SZOMBATHELY MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 9700 Szmbathely, Kssuth u. 1-3. Tel.: (06) 94-520-100; Fax: (06) 94-328-148 E-mail: inf@szmbathely.hu www.szmbathely.hu Rendeletalktás és egyéb szabályzási flyamatk egyszerűsítése (1.d.) Tanulmány az Államrefrm Operatív Prgram (ÁROP 1.A.2/B) keretében IV. ütem PROJEKTZÁRÁS Érvényessége kiterjed Szmbathely Megyei Jgú Várs Önkrmányzata Plgármesteri Hivatala vezetőire, alkalmazttaira, partnerkapcslataira, a szervezetfejlesztéssel érintett valamennyi hivatali működési flyamatra. Készítette: A kiadás dátuma: 2010.01.31. A Prjekt az Európai Unió támgatásával, az Európai Szciális Alap társfinanszírzásával valósul meg.
Tartalmjegyzék I. Bevezetés... 3 II. Rendeletalktás flyamata Szmbathelyen... 4 II.1. A rendeletalktás flyamatszabályzása:... 6 III. Rendeletalktás IT támgatása Szmbathelyen... 7 III.1. Közgyűlési és Bizttsági Rendszer /KBR/... 8 2
I. Bevezetés A közgyűlési munka az önkrmányzatiság egyik alappillére. Alapjában véve a döntés-előkészítő munka és a knkrét döntések végrehajtásának követése a feladat. Ez lényegesen eltér a plgármesteri hivatal által végzett helyhatósági jellegű ügyintézési munkától. A testületi munkában a hivatal minden szervezeti egysége (némi túlzással minden köztisztviselője) érintett. Egyrészt a döntés előkészítés másrészt az ülések dkumentálása, és a végrehajtása az önkrmányzati szféra kiterjedt körét érintheti (akár az intézményi kört is). A civil szféra itt nem knkrét ügyhöz kapcslódó ügyfélként, hanem képviselőként, vagy véleménynyilvánító választóplgárként illeszkedik a flyamatba. Mivel alapvetően az önkrmányzati jelleg dminál, így az adtt flyamatk szabályzása is helyi szinten történik. Az rszágs szintű jgszabályk (önkrmányzati törvény, államháztartási törvény) csak laza kereteket adnak. Az 1990. évi LXV. törvény a helyi önkrmányzatkról 16. (1) bekezdése alapján a képviselő-testület (Közgyűlés) a törvény által nem szabályztt helyi társadalmi visznyk rendezésére, tvábbá a törvény felhatalmazása alapján annak végrehajtására önkrmányzati rendeletet alkt. A rendeletalktás a közgyűlés hatáskörébe tartzik. Az önkrmányzatk legfntsabb döntési, határzathzatali fórumával, a közgyűléssel kapcslats ezen feladatk, egyetlen az előkészítéstől a végrehajtásig tartó, összetett lépésekből álló flyamattal mdellezhetők. Így nyílik lehetőség arra, hgy egységes infrmatikai rendszert lehessen létrehzni, amely azután paraméterezéssel, és a hzzáférések szabályzással képes legyen az egyes települések helyi elvárásainak megfelelni. 3
II. Rendeletalktás flyamata Szmbathelyen A Közgyűlés napirendje az éves munkaterv valamint az egyéb, az SZMSZ szerint erre jgsultak által javaslt előterjesztésekből kerül összeállításra a tisztségviselőkkel valamint a belső szervezeti egységek vezetőivel történő egyeztetést követően. A bizttságk napirendje a bizttság feladat-és hatáskörébe tarzó közgyűlési előterjesztésekből, valamint egyéb aktuális bizttsági feladatkból kerül összeállításra a bizttság elnökével történő egyeztetést követően. Így tehát vannak munkaterv alapján készülő előterjesztések, és vannak azn kívüliek. A munkatervben nem szereplő előterjesztéseket sk esetben nem lehet előre tervezni, a munkatervbe beépíteni, azk a gyakran ad-hc, a feladatk jelentkezésével egyidejűleg szükségesek. Pl: pályázat esetén a képviselő testület tulajdnsi nyilatkzata az önerő biztsításáról, vagy közpnti jgszabályváltzás esetén helyi rendelet módsítása.stb. A napirend-tervezet alapján előkészített előterjesztések az illetékes belső szervezeti egységtől kerülnek a Jgi és Képviselői Osztályhz, amit az sztályvezető a felelős ügyintézőnek ellenőrzés, kntrll céljából átad. A plgármester, az alplgármesterek, a jegyző és az aljegyző bizttsági, illetőleg közgyűlési előterjesztések elkészítésével megbízza a Jgi és Képviselői Osztály vezetőjét, aki azt a felelős ügyintéző részére végrehajtás céljából átadja. Az ügyintéző megvizsgálja, hgy az adtt anyag tartalmi, illetőleg frmai szempntból megfelel-e a hatálys jgszabályi előírásknak. Amennyiben szükséges, az előterjesztést készítő belső szervezeti egységgel szakmai egyeztetést flytat, melynek srán az esetleges kérdéseket tisztázzák, illetve szükség esetén a javításkat is elvégzik. A Jgi és Képviselői Osztály adtt ügyintézője a hatálys jgszabályk alapján azt is megvizsgálja, az adtt előterjesztést előzetesen mely szerveknek (bizttságk) kell megtárgyalniuk. Az ügyintéző az általa leellenőrzött anyagt az sztályvezető részére szignálás céljából átadja. Ezt követően: 4
a./ amennyiben az előterjesztés bizttsági ülésre kerül, úgy azt az illetékes belső szervezeti egység vezetőjének szignálása után az előterjesztő (plgármester, alplgármesterek, jegyző, sztályvezető) aláírja; b./ amennyiben az előterjesztés Közgyűlés elé kerül, úgy a Jgi és Képviselői Osztály vezetőjének, valamint az előterjesztés készítéséért felelős belső szervezeti egység vezetőjének szignálásával az előterjesztés az aljegyzőhöz kerül, aki azt tartalmi és frmai megfelelés esetén szignálja. Az aljegyzői és az sztályvezetői szignáláskkal elláttt előterjesztés a jegyzőhöz kerül, aki az előterjesztést a jbb felső sarkban elhelyezett törvényességi szempntból megvizsgáltam megjegyzés alatt aláírja, rendelet-tervezet esetében pedig az előterjesztést, mint egyik előterjesztő aláírja. Ezt követően az előterjesztést a témaköre szerint illetékes alplgármester megvizsgálja, és szignóval ellátja. Legvégül kerül az előterjesztés a plgármesterhez, aki azt, mint az előterjesztő aláírja. Amennyiben a Közgyűlés az előterjesztést elfgadta, úgy a./ a megalkttt rendelet sajtó útján történő kihirdetéséről az Jgi és Képviselői sztály felelős ügyintézője gndskdik; b./ a meghztt határzatt az sztály felelős ügyintézője a határzat végrehajtásának előkészítéséért felelős belső szervezeti egység vezetője részére megküldi, majd a határzat végrehajtásáról a határidő lejárta után jelentést kér. 5
II.1. A rendeletalktás flyamatszabályzása: 6
III. Rendeletalktás IT támgatása Szmbathelyen Szmbathelyen a Minőségügyi Kézikönyv EI-01/M01 számú flyamata szabályzza a képviselőtestületi, bizttsági anyagkkal kapcslats feladatkat, így a rendeletalktást is. A megvizsgált dkumentumk, a személyes interjúk alapján az - a várs vezetésével megegyező vélemény alakult ki, hgy új, más infrmatikai rendszer bevezetését nem javasljuk, hanem a jelenlegi által biztsíttt lehetőségek kihasználást, annak alkalmazását tartjuk szükségesnek. A jelenleg működő elektrnikus alkalmazás úgy támgatja a közgyűlés munkáját, hgy biztsítja a feladatk kisztására, a munkafázisk nymn követésére és a csprtmunka szervezésére. Az ismétlődő feladatsrk zárt rendszerbe szervezése révén teljes flyamatvezérlés valósítható meg. Az e-közgyűlés rendszer végigköveti a közgyűlési tevékenységet és a kapcslódó flyamatt. A munkafázisk átláthatóak és követhetőek,az előterjesztésektől kezdve, a szakmai és jgi fórumkn történő bírálatkn és módsításkn keresztül, a közgyűlés döntéshzataláig. Az alkalmazás a feladatsr végrehajtásáhz szükséges infrmációkat a beállíttt hierarchikus rendszernek megfelelően sztja el és áramltatja. Megfelelő felhasználói jgsultság beállítás mellett, mód van a flyamatk ellenőrzésére és a beavatkzásra. A hivatali és képviselőtestületi csprtmunka és dkumentumkezelés egységesített megvalósításával azns kmmunikációs platfrmra hzhatók a hivatal, a testület és az intézmények közötti kmplex kmmunikációs, végrehajtási és kntrll flyamatk. Az e-közgyűlési rendszer célja az önkrmányzat rendeletalktási és határzathzatali feladatainak követése, támgatása. A rendszer végigköveti a közgyűlési flyamatkat, az elsődlegesen megfgalmaztt előterjesztési szövegek létrejöttétől, ezek szakmai és jgi fórumkn történő bírálatán és módsításán keresztül, a bizttsági üléseken történő tárgyaláskn és véleményalktásn keresztül, egészen a közgyűlési döntéshzatalig s az így létrejövő jg- 7
anyag végleges frmában való rögzítéséig. A feladatk, egyetlen az előkészítéstől a végrehajtásig tartó, összetett lépésekből álló flyamattal mdellezhetők. A kapcslódó tevékenységek ilyen flyamat centrikus leképezése és az ismétlődő feladatsrk zárt rendszerbe szervezése révén teljes flyamatvezérlés valósítható meg. III.1. Közgyűlési és Bizttsági Rendszer /KBR/ Szmbathelyen a Közgyűlési és Bizttsági Rendszer /KBR/ célja a testületi ülésszervezési és lebnylítási munka, az előterjesztések elkészítésének, véleményezésének és előterjesztésének illetve az adminisztrációs feladatk támgatása, valamint a szükséges háttérnyilvántartáskhz való hzzáférés biztsítása. A KBR rendszeren belül lehetőség nyílik a testületek (közgyűlés és bizttságk) üléseinek megtervezésére, a napirendi pntk /NRP/ rögzítésére, a hzzájuk tartzó dkumentumk feltöltésére, az ülés, illetve a napirendi pntk által érintett személyek, tárgyaló testületek megadására, a napirendi pntkhz kapcslódó munka végig követése és vezérlése, valamint az ülésekhez kapcslódó adminisztrációs feladatk elvégzésére. A Kézikönyv fő menüpntjai a következők: A testületek menüpntn belül nyílik lehetőségünk a testületi munkával kapcslats tervezési és adminisztrációs feladatk elvégzésére. Az új testület nymógmb segítségével lehet új testületet felvenni a rendszerbe A Beállításk menüpnt segítségével tudja a megfelelő jgsultsággal rendelkező felhasználó az adtt testület elnökét, tagjait, állandó 8
meghívttjait és a testület ülésszervezőjét megadni, módsítani és ha szükséges törölni. Ezek közül ahhz, hgy a rendszeren belül az ülésszervezői munka megindulhassn, minimálisan a testület elnökét és ülésszervezőjét meg kell adni. Az Anyagk menüpntn belül van lehetőség a testület feladattervének autmatikus elkészítésére, a krábban feltöltött ülések és napirendi pntk alapján. Ehhez elég létrehzni a testületi ülések bejegyzéseit és azkn belül az egyes napirendi pntkat, ekkr még nem szükséges, a rendszer nem ellenőrzi, a napirendi pntk érintettjeinek illetve anyagainak megléte és feltöltöttsége A Várakzó napirend menüpntn belül láthatja az adtt testület ülésszervezője, azkat a napirendi pnt javaslatkat, amiket az Indítványaim menüpnt alatt az adtt üléshez felvettek. Az Ülések menüpntn belül van lehetősége az arra jgsult felhasználónak, célszerűen a testületi ülésszervezőnek, hgy a testületi üléseket felvegyék, és az állaptváltásaikat kezeljék. A Meghívttak menüpntn belül lehet megnézni az összes lyan meghívtt személyt, akik a napirendi pntknál érintettként (előkészítő, előterjesztő, meghívtt) meg lett adva. Az Állaptváltás menüpnt segítségével lehet az egész ülés, és benne a napirendi pntk állaptát is részben állítani. Megkülönböztetünk előkészítés alatt, aláírás alatt, aláírt, lezajltt és lezárt ülést. A testületi ülés létrehzása után az ülésszervező felveszi az adtt ülés napirendi pntjait. Ezt két módn teheti meg. Az egyik lehetőség, hgy a Testületek/Várakzó napirendi pnt funkció segítségével egy javaslt napirendi pntt szerkesztésre beemel, a másik pedig, hgy a Testületek/Ülések/Napirend/Új nymógmb segítségével felveszi az új napirendi pntt. Amennyiben felvételre került az új napirendi pnt, akkr a következő feladat a hzzá kapcslódó személyek megadása. Erre az Érintettek/Érintett személyek menüpntn belül van lehetőség. 9
A napirendi pnthz az Anyagk menüpntn belül nyílik mód. Az Új nymógmb segítségével tudunk feltölteni egy új dkumentumt, melynek frmátuma tetszőleges lehet. A srszámzás menüpntn belül van lehetősége az ülésszervezőnek arra, hgy elvégezze a napirendi pntk induló srszámzását. Erre ahhz van szükség, hgy a rendszerben rögzítve legyen, hgy a napirendi pntk milyen srrendbe kerülnek megtárgyalásra. Az induló srszámzás után az egyes napirendi pntkat egymáshz képest el lehet mzgatni, ilyenkr a rendszer a srszám módsítását autmatikusan elvégzi. A meghívóra aznban nem ez a srszám kerül rá, hanem az, amit a napirendi pnt létrehzásakr megadtt a felhasználó. Ez a srszám a napirendi pntk listájában a Meghívóra szlpba került kiírásra. Ez az szlp, ebben a táblázatban módsítható, mely módsításk a Mentés nymógmbbal menthetők el. A napirendi pntk állaptváltásai részben önálló életet élnek a teljes ülés állaptától, ez alól kivétel a két krábban említett eset (az ülés aláírt illetve lezajltt állaptváltásai). A napirendi pnt állaptai lehetnek: szerkesztés alatt, aláírás alatt, aláírt, véleményezésen (mikr más testület is tárgyalja), döntésre előkészített, napirendre került, visszavnt, tárgyalt, lezárt. Ezeken felül van két speciális állapt, az utójavítás és annak befejezése. A rendszer az állaptváltásk között ellenőrzi, hgy a napirendi pnt feltöltöttsége megfelelőe. Szerkesztést csak akkr lehet befejezni, ha a napirendi pnt típusának megfelelő dkumentum feltöltésre került és meg lett adva az előkészítő személy és az előterjesztő. Véleményezésre akkr lehet küldeni, ha van beállítva tárgyaló testület. Döntésre állaptba akkr kerülhet, ha az összes tárgyaló testületnél az átmáslt napirendi pntk tárgyalt állaptba kerülnek. A máslás egy kényelmi funkció, melynek segítségével az ülésszervező egy napirendi pntt részben (Űrlap máslás) vagy egészben (Teljes máslás) át tud máslni egy másik létező ülésre. Űrlap máslás esetén a kiválaszttt ülésbe csak a napirendi pnt alapadatai 10
kerülnek átmáslásra, azk melyeket a napirendi pnt felvételekr meg kell adni. Teljes máslásnál visznt átmáslásra kerülnek a feltöltött dkumentumk és a beállíttt érintett személyek is. Az Engem érint menüpnt ad módst arra, hgy a KBR rendszer tájékztassa a felhasználót minden lyan testületi ülésekkel kapcslats munkavégzést érintő tényről, melyek a KBR rendszeren belül adminisztrálva lettek. Az Indítványaim menüpntn belül van lehetősége az arra jgsult felhasználónak új napirendi pntra javaslatt tennie. A Keresések menüpntn belül a napirendi pntk anyagai között tud válgatni az arra jgsult felhasználó és a Beállításk menüpntn belül nyílik lehetősége arra, hgy a személyes beállításait megváltztassa illetve megfelelő jgsultság megléte esetén a KBR rendszer felhasználói körét módsítsa. A Beállításk menüpnt segítségével tudja a megfelelő jgsultsággal rendelkező felhasználó az adtt testület elnökét, tagjait, állandó meghívttjait és a testület ülésszervezőjét megadni, módsítani és ha szükséges törölni. Ezek közül ahhz, hgy a rendszeren belül az ülésszervezői munka megindulhassn, minimálisan a testület elnökét és ülésszervezőjét meg kell adni. Budapest, 2010. január 31. Cntrll Hlding Tanácsadó Zrt. 11