Folyamat menedzsment Workflow 1
Üzleti folyamatok változása Mind az üzleti, mind a privát életben egyre fontosabbá válik a meglévő idő minél hatékonyabb felhasználása és a beérkező igényekre való gyors, pontos reagálás. A korábban kialakult papír alapú modellek helyére elektronikus megoldások kerülnek előtérbe Napjainkban erre a problémára adnak megoldást az úgynevezett Workflowrendszerek, amelyek hathatósan segítik és szabályozzák a különböző munkafolyamatokat. 2
Workflow definició Adminisztratív eljárások papírmentes, számítógépes megvalósítását nevezzük workflow-nak,más szóval ügymenet automatizálásnak 3
Példa szabadságolás folyamata A beosztott kitölti a szabadságolási formanyomtatványt Elküldi az osztályvezetőnek Az osztályvezető vagy elfogadja a szabadság igényt, vagy visszautasítja Amennyiben az osztályvezető elfogadja az igényt, akkor továbbítja azt az ő felettesének (igazgató) A felettes (igazgató) dönt a szabadságolási kérelemről. Szabadságolási kérelem 4
5
Workflow modellek 6
Folyamatábra elemei 1 7
Feladatok egymással való kapcsolata Szekvencia, sorrendiség: egyes feladatok csak meghatározott sorrendbe követhetik egymást Kiválasztás:végrehajtás feltétel rendszer függvénye Párhuzamosság: A feladatok végrehajtása egymástól függetlenül, de egy időben történik Összehangolás szinkronizáció: külön futó feladatokat kövehetolyan feladat, mely igényli minden megelőző feladat befejezését Ismétlődés:az egyes feladatok, de akár szekvenciák is ismétlődhetnek 8
Folyamatábra elemei 2 9
Tipikus workflow folyamatok Engedélyezési folyamatok pl: utazás engedélyezés, szabadság engedélyezés, IT igénylések login, eszköz stb; választ igénylő folyamtok; reklamáció, panaszkezelés, helpdesk; jóváhagyási folyamatok; költség elszámolás, beszerzések kezdeményezése, szabályzatok publikálása stb. 10
Workflow előnyei 11
Átláthatóság Költséghatékonyság Automatizáltság Biztonság Követhetőség Workflow előnyei 12
Workflow felépítése WorkflowEngine, amelyik működteti a munkafolyamatokat Munkafolyamatokat tervező szoftver A vállalat szervezeti felépítését tartalmazó Organizációs adatbázis, melyet mindig napra készen állapotban kell tartani a munkafolyamatok sikeres működtetése érdekében Felhasználói felület Workflowviewerlehetővé teszi egy futó vagy lezajlott munkafolyamat megtekintését visszajátszását egy folyamatábrában 13
https://creately.com Munkafolyamat tervező program 14
Konferencia szervezés workflow diagramja 15
Folyamatábra szerkesztés https://creately.com 16
Átláthatóság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. -A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. -Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. -Valósidőben monitorozható az osztályok működése. 17
Költséghatékonyság A vállalati folyamatok átláthatóvá válnak. - Minden lépésnél konkrét felelős adható meg. - Követhető a munkatársak tevékenysége. -A csúcsvezetők a teljes folyamatot ellenőrizhetik. -Csökkenti a folyamatokban rejlő működési kockázatokat. -Valósidőben monitorozható az osztályok működése. 18
Automatizáltság -Automatizálja a folyton ismétlődő manuális feladatokat. -Hatékonyan végigvezeti a folyamatokon a feladatvégzőket. -Pontosan annak adja a feladatot, akinek dolga van vele. -Mindig tudható, hol kell beavatkozni a folyamatokba. 19
Biztonság - Ellenőrzötté válik az adatbevitel (többszemelv). - Kontrollált az adatokhoz való hozzáférés. - Jól definiálhatók a szerepkörök. -A jóváhagyási folyamatok biztonságossá teszik az üzletmenetet. - A felhasználók saját profilokkal rendelkeznek. 20
Követhetőség -Az emlékeztetők biztosítják, hogy minden időben legyen elvégezve. -A riasztások figyelmeztetnek, ha be kell avatkozni. -Elemezhetővé válnak a folyamatok gyenge pontjai. -Az összegyűlt adatok minden szempontból lekérdezhetők. 21