A MISKOLCI EGYETEM ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁGÁNAK ÜGYRENDJE Miskolc 2016.
8.6. sz. Egyetemi Szabályzat A MISKOLCI EGYETEM ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁGÁNAK ÜGYRENDJE Készült 8 példányban. sorszámú, változás átvezetésére kötelezett példány.
Kiadásért felelős: rektora Kiadja a Miskolci Egyetem Üi.2016..ME Miskolc-Egyetemváros 2016. A szabályzat gondozásáért felelős: Pintér Zoltán üzemeltetési igazgató
Oldalszám: Tartalomjegyzék Fejezet szám I. II. III. IV. V. IV. Fejezetcím Oldalszám Változat szám PREAMBULUM 1 A szervezet működésének céljai 1 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1 Elnevezés, működési hely, képviselet, jogállás 1 SZERVEZETI FELÉPÍTÉS 1 Az igazgatóság feladatai 1 Az Üzemeltetési Igazgatóság szervezeti egységei 2 Üzemeltetési szervezeti egységek 2 Hallgatói szolgáltatási egységek 3 A SZERVEZET MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI 3 Az Üzemeltetési Igazgatóság gazdálkodása 3 Az Üzemeltetési Igazgatóság vezetési szerkezete 4 AZ ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG MŰKÖDÉSI RENDJE4 Ügyvitel és kapcsolattartás rendje 4 Együttműködés más szervezetekkel 5 ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 5 Bevezetés dátuma A1 2016. 06. 01.
Oldalszám: 1 I. fejezet PREAMBULUM A szervezet működésének céljai (1) Az Üzemeltetési Igazgatóság küldetése és feladata, hogy elősegítse az Egyetem oktatási, kutatási tevékenységet az állam által az intézményre bízott vagyon állagának megőrzésével, az épített környezet fejlesztésével és a természeti környezet megóvásával. Az intézmény működtetésével, üzemeltetésével, a karbantartással, a beruházásokkal, a vagyon használatával, hasznosításával kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős. Kiemelt küldetésének tekinti az intézmény fejlesztésével kapcsolatos feladatok ellátását. (2) A gazdálkodási egység feladatának tekinti a saját szakterületén végzett minőségi munkával hozzájárulni a Miskolci Egyetem hírnevének növeléséhez. (3) Jelen ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye az Üzemeltetési Igazgatóság (továbbiakban Igazgatóság) feladatkörét felelősségi körét, ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységeket. Jelen szabályzat összhangban van a Miskolci Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzat I. kötete Szervezeti és Működési Rend Üzemeltetési Igazgatóságra vonatkozó szakaszával. (4) Az ügyrend hatálya az Igazgatóságra, valamint az Igazgatóságon dolgozó alkalmazottakra terjed ki. II. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Elnevezés, működési hely, képviselet, jogállás 1. (1) Az Igazgatóság neve: Üzemeltetési Igazgatóság Rövidítve: ÜI Igazgatóság működési helye: 3515 Miskolc- Egyetemváros. (2) Az Igazgatóság a Miskolci Egyetem szervezeti rendszerében a Kancellária szervezet része. III. fejezet SZERVEZETI FELÉPÍTÉS Az igazgatóság feladatai 2. 1) Az intézmény műszaki, beruházási, felújítási, karbantartási feladatainak koordinálása és ellátása, 2) létesítményüzemeltetéssel illetve létesítménygazdálkodással és vagyonkezeléssel kapcsolatos feladatok ellátása, 3) gépkocsi szolgálat üzemeltetése, 4) környezetvédelmi feladatok ellátása,
Oldalszám: 2 5) munkavédelmi és tűzvédelmi feladatok irányítása, ellátása, 6) vagyonvédelmi feladatok ellátása, 7) részvétel az Egyetem fejlesztését szolgáló pályázatok kidolgozásában, projektek megvalósításban, 8) a Neptun rendszer üzemeltetése. 1) Üzemeltetési Igazgatói Titkárság a) Neptun csoport 2) Biztonságszervezési Csoport 3) Műszaki és Üzemeltetési Osztály Az Üzemeltetési Igazgatóság szervezeti egységei 3. a) Üzemeltetési Csoport aa) Hibaelhárító Részleg ab) Villamos Részleg ac) Víz- Fűtésszerelő Üzemeltető Részleg ad) Kertészet b) Építész Csoport c) Gondnokság d) Telefonközpont e) Szállítási Csoport f) Oktatástechnikai Csoport 4) Hallgatói Központ 5) Bolyai Kollégium 6) Sport Központ Üzemeltetési szervezeti egységek (1) A Műszaki és Üzemeltetési Osztály feladata: 4. a) az Egyetem működésével kapcsolatos műszaki, fejlesztési, üzemeltetési feladatok ellátása, helyiségek, eszközök, ingatlanok bérbeadása a hatályos szabályzatok szerint, b) közreműködik az éves vagyongazdálkodási terv és az egyéb, az MNV Zrt. felé teljesítendő adatszolgáltatások, jelentések elkészítésében, c) kiállítja a diszpécser központ 24 órás szolgálatát, d) üzemelteti az Egyetem Bolyai Kollégiuma épületeit (beleértve a PPP konstrukcióban felújított épületeket is). (2) A Biztonságszervezési Csoport feladata: a) gondoskodik a rendészeti és vagyonvédelmi szervezet működésének személyi és tárgyi feltételeiről, felügyeli a rendkívüli események kivizsgálását,
Oldalszám: 3 b) ellenőrzi/ellenőrizteti a rendészeti és vagyonvédelmi tevékenységet, arról indokolt esetben soron kívül tájékoztatja az egyetem vezetőit. c) az intézmény munkavédelmi tevékenységének biztosítása d) az Egyetem környezetvédelmi kötelezettségeinek teljesítése e) az Egyetem tűzvédelmi és katasztrófavédelmi feladatainak ellátása (1) Hallgatói Központ feladata: Hallgatói szolgáltatási egységek 5. a) a hallgatókkal kapcsolatos ügyek minél magasabb színvonalú ügyintézése, a minőségi oktatáshoz való hozzáférés elősegítése, a hallgatók tájékoztatása, információkkal való ellátása, szolgáltatás- és segítségnyújtás. (2) Sport Központ feladata: a) az egyetemi tanórai testnevelés helyszínének biztosítása, b) a szabadidő sportolás feltételeinek biztosítása a hallgatók és az Egyetem alkalmazottai részére, c) a MEAFC működési feltételeinek biztosítása. (3) Bolyai Kollégium feladata: a) a kollégium működésének biztosítása, b) a hallgatók kollégiumi elhelyezésének koordinálása, c) szabadférőhelyek hasznosítása. IV. fejezet A SZERVEZET MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI Az Üzemeltetési Igazgatóság gazdálkodása 1) az ÜI rendelkezésre álló vagyon eszközökkel önállóan gazdálkodik. 6. 2) az ÜI gazdálkodását éves terv alapján végzi, az egyes feladatokhoz kapcsolódó önálló témaszámok alatt. 3) az ÜI bevételét képezi a) a helyiségek és más ingatlanok, szabad területek, eszközök bérbeadásából származó bevétel. b) szabadférőhelyek hasznosításából származó bevétel a Bolyai Kollégiumban. c) a Sport Központ létesítményeinek hasznosításából származó bevétel. d) a Hallgatói Központ tevékenységéhez köthető bevételek. e) az intézményben keletkező hulladék újrahasznosításából keletkező bevétel. f) az Egyetem költségvetése által az ÜI feladatainak ellátására biztosított források.
Oldalszám: 4 Az Üzemeltetési Igazgatóság vezetési szerkezete 7. 1) az ÜI tevékenységét az üzemeltetési igazgató irányítja 2) az ÜI szervezeti egységeinek élén igazgatók (Hallgatói Központ, Bolyai Kollégium, Sport Központ) és osztályvezető áll. 3) a szervezeti egységvezetőket pályázat alapján az Egyetem kancellárja bízza meg és gyakorolja felettük a munkáltatói jogokat. 4) a szervezeti egységvezető feladata: a) szervezeti egység képviselete, b) szervezeti egység vezetése, c) ügyviteli és nyilvántartási tevékenység irányítása, szervezése, d) döntések kezdeményezése a szervezeti egységet érintő kérdésekben, e) kapcsolattartás az igazgatóság gazdasági partnereivel, f) beszámolás az Egyetem vezetői felé a szervezeti egység tevékenységéről, g) kötelezettségvállalási, kiadványozási és utalványozási jogkör gyakorlása az Egyetem belső szabályzatai által megszabott keretek között. 5) az igazgató az igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek felett utasítási, ellenőrzési, javaslattételi és véleményezési jogköröket gyakorol. A szervezeti egységek vezetőit heti rendszerességgel beszámoltatja. 6) a szervezeti egységvezetők felelősek a kezelésükben levő vagyon rendeltetésszerű használatáért, az egységek gazdálkodásáért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítésért. Felelősek az Egyetem hatályos belső szabályzatai előírásainak betartásáért. V. fejezet AZ ÜZEMELTETÉSI IGAZGATÓSÁG MŰKÖDÉSI RENDJE Ügyvitel és kapcsolattartás rendje 8. (1) Az Igazgatóság feladatait az Igazgatósághoz beosztott alkalmazottak, valamint szerződés alapján külső munkavállalók látják el. Az Egyetem alkalmazottainak feladatait munkaköri leírások tartalmazzák. (2) Az Igazgatóság munkatársai feladataikat elvárható pontossággal, szakértelemmel, a takarékossági szempontok figyelembevételével és az egyetemi vagyon megóvására tekintettel kötelesek végezni, a szolgálati út betartásával. (3) A beérkező ügyiratokat az igazgatók, osztályvezető a munkaköri leírásoknak megfelelően adják ki (szignálják) elintézésre az ügyintézőknek, akik gondoskodnak a MonDoc irat és dokumentumkezelő programban történő rögzítésről. (4) Az intézkedést igénylő ügyiratoknál az intézkedést a válaszlevél (e-mail) dokumentálja, amelyet az ügyintéző aláírásra az illetékes vezetőnek előkészít.
Oldalszám: 5 (5) A kiadmány elküldését a postai küldemények feladó jegyzéke tartalmazza. (6) Az intézkedést követően az ügyirat és a kiadmány másolata irattárba kerül, amely egyben az ügyirat lezárását jelenti, mely tényt rögzíteni szükséges az iratkezelő programban, megjelölve az irat tárolási módját. Az ügyirat lezárása egyben az elintézési folyamat befejezését is jelenti. (7) A papíralapú írat mozgását az iratkezelő programmal összhangban dokumentáltan kell végezni. E célra kézbesítőkönyv alkalmazandó. (8) Az ügyiratkezelést az egyetemi Iratkezelési Szabályzatban foglalt előírások alapján kell végezni. (9) Az Igazgatóság szervezeti egységei a kiadmányaikhoz a szervezeti egység fejléces papírját és az bélyegzőinek készítése, nyilvántartása és használata Együttműködés más szervezetekkel 9. (1) A hatékony működés biztosítása, a párhuzamosságok elkerülése érdekében olyan munkakapcsolatot, hatékony belső kommunikációs csatornákat kell kialakítani, amelyek segítik az egymásra épülő feladatok legmagasabb szintű megoldását. (2) Az Igazgatóság munkatársai hatáskörük gyakorlása során a szakszerűség, az egyszerűség és a munkatársakkal, hallgatókkal, valamint külső ügyfelekkel való együttműködés követelményeinek megfelelően, a jóhiszeműség, költségtakarékosság és hatékonyság elveire figyelemmel kötelesek eljárni. (3) Az Igazgatóság munkatársai kötelesek segíteni egymás és más szervezeti egységek munkáját határidőre történő adatszolgáltatással, feladataik maradéktalan teljesítésével. (4) Az Igazgatóság és más gazdálkodási egységek, szervezeti egységek közötti munkakapcsolat vezetői szinten és ügyintézői szinten egyaránt létrejöhet. A kapcsolat formáját az aktuális feladat határozza meg. (5) Az Igazgatóság összehangolt működése érdekében az üzemeltetési igazgató a szervezeti egységek vezetőivel rendszeresen egyeztetést tart. VI. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK (1) Jelen ügyrend 2016. június 1. napján lép hatályba. Miskolc, 2016. június 1. Pintér Zoltán üzemeltetési igazgató Dr. Deák Csaba kancellár