TÉRSÉGI INTÉZMÉNYIRÁNYÍTÁSI MODELL Nagykálló Város Önkormányzata Készült a,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 projekt keretében
KÉSZÍTETTE: MEGAKOM STRATÉGIAI TANÁCSADÓ IRODA KFT. MEGBÍZÓ: NAGYKÁLLÓ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÁTUM: 2014. JÚNIUS 30. A tanulmány az Államreform operatív program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára című egyfordulós pályázati felhívás (Kódszám: ÁROP-1.A.5-2013) keretében finanszírozott,, Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0 ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra.
Bevezető Nagykálló Város Önkormányzata esetében térségi szintű feladatellátás 2014-ben kizárólag már a szociális és egyészségügyi feladatcsoport esetében valósult meg a következő konkrét tevékenységeket illetően: étkeztetés házi segítségnyújtás jelzőrendszeres házi segítségnyújtás idősek nappali ellátása családsegítés gyermekjóléti szolgáltatás A fenti feladatok ellátása a Dél-Nyírségi Többcélú Önkormányzati Társulás keretében, a Társulás Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központ nevű szervezete által történik. A Társulás által ellátott feladatok minden esetben jogszabályok által szabályozott, előírt feladatokat, ellátásokat fednek le, azaz azok kialakításában, módosításában a Társulásnak minimális a mozgástere. Lényegében maga a társulási forma a költséghatékonyság és takarékosság érvényesítésének egyik kulcsa, ezen felül további hatékonyságnövekedést elsősorban a szakmai és adminisztratív munkafolyamatok jobb megszervezésével, illetve a méretgazdaságosságból származó előnyök növelésével, azaz esetleg újabb települések társuláshoz való csatlakozásával lehetne elérni. A Térségi Intézményirányítási Modell célja, hogy javaslatot tegyen arra, hogy Nagykálló Város Önkormányzata szemponjából milyen ellenőrző és információszolgáltatási funkciók alakíthatóak ki a Társulás, illetve feladatellátó-szervezete irányában, hogyan lehetne javítani az Önkormányzat rálátását a Tárulás gazdálkodására, tekintettel arra, hogy népességsúlyából következően Nagykállónak döntő befolyása van a Társulás felett. A modell, nevéből adódón is, alkalmas lesz arra, hogy a jövőben, a társulások és a térségifeladatellátás formáinak esetleges bővülésekor, vagy bármilyen jellegű szervezeti változása esetén is, az adott, konkrét körülményekhez igazodóan egy vagy több eleme alkalmazásra kerüljön a térségi feladatellátást végző szervezeteknél. Azonban az alkalmazhatóságról minden esetben egyedileg, a konkrét szervezetekhez igazítottan, összhangban a hatályos tárulási a megllapodással és az aktuális jogszabályi környezetet figyelembe véve kell és lehet csak dönteni.
A Térségi Intézményirányítási Modell a következő három elemből áll: 1. Mini kontrolling rendszer (Rendszeres információáramlás biztosítása) 2.Egységes engedélyezési és beszerzési folyamat 3. Feladat-alapú menedzsment A következőkben a modell elmeinek részletes bemutatása következik, mindhárom esetben azonos struktúrában, az alábbiak szerint: Háttér Az eljárás célja Szervezeti keretek Az eljárás leírása (folyamat) Mellékletek A későbbiek során meg kell vizsgálni, hogy a modell mely konkrét elemei, milyen ütemezéssel vezetehtők be a Dél-Nyírségi Szociális és Gyermekjóléti Szolgáltató Központ esetében.
1. elem: NEGYEDÉVES / HAVI RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS BIZTOSÍTÁSA ÉS A SZÜKSÉGES VÁLTOZTATÁSOK BEVEZETÉSE (MINI KONTROLLING) 1.1. Háttér A Hivatali Intézmények pénzügyi mutatószámainak folyamatos és rendszeres ellenőrzése céljából célszerűnek mutatkozik egy egységes, a legfontosabb pénzügyi mutatókat tartalmazó nyilvántartási rendszer bevezetése. A Hivatal működése szempontjából felelős vezetők (Polgármester, Jegyző) átláthatóbb pénzügyi rálátása érdekében rendszeres (negyedéves/havi) információáramlás formai és tartalmi pontosítása vált szükségessé. Ennek érdekében javasolt a Hivatalban egy mini kontrolling teljesítménytábla bevezetése. A mini kontrolling bevezetésével biztosítottá válik a Hivatal egységes rálátása az intézmények által szolgáltatott alapadatokra. 1.2. Az eljárás célja Az eljárás legfontosabb célja, hogy a mini kontrolling teljesítménytábla hivatali bevezetésével a szervezeten belül létrejöjjön egy általános kontrolling funkció. A rendszeresen frissített pénzügyi mutatók egységes nyilvántartása hozzájárul, hogy ezen mutatók alapján ne csak (fél)évente, hanem havonta kerüljön sor a Hivatal működésének értékelésére. A mini kontrolling táblában összegyűjtött adatok alapján az értékelés kiterjed - a pénzügyi áttekintésen túl az intézményi működés volumenének és minőségének vizsgálatára is. Az eljárási utasításban továbbá meghatározásra kerül: A mini kontrolling tábla adattartalma A tábla kitöltésére vonatkozó általános szabályozás A kitöltésért felelős személyek meghatározása Az adattartalmak kiértékelésével kapcsolatos intézkedési rend A mini kontrolling teljesítménytábla bevezetésével a kontrolling funkció lehetővé teszi, hogy a Hivatal Intézményekre vonatkozó éves tervét havi szinten tudja kontrollálni, és szükség szerint havi szinten azonnali operatív beavatkozásokat is eszközöljön, ha a tervekhez képest jelentős nagyságrendű eltéréseket tapasztal. 1.3 Szervezeti keretek Intézményvezetők Az intézményvezetők felelősek a Gazdasági Iroda vezetője felé - a jelen eljárásban rögzített módon összegyűjteni és eljuttatni saját intézményükre vonatkozóan a kért adatokat. Gazdasági Iroda vezetője
A Gazdasági Iroda vezetője felelős az adatok összegyűjtéséért, és előzetes kiértékeléséért. Az összesített adattartalmat köteles a Vezetői megbeszélést megelőzően az előzetes értékeléssel együtt a Jegyző felé eljuttatni. Majd az Intézményvezetői megbeszélésen tájékoztatja mind az Intézményvezetőket, mind a Hivatal vezetőit (Polgármester, Jegyző) a teljesítménytáblákban szereplő információkról. Jegyző A Gazdasági Iroda vezetőjének előzetes javaslatai és a teljesítménytáblában szereplő eltérések alapján javaslatot tesz intézkedésre. Az intézkedések végrehajtását folyamatosan figyelemmel kíséri, ellenőrzi. 1.4. Az eljárás leírása (a kontrolling folyamata) A mini kontrolling tábla adattartalma A mini kontrolling tábla tartalmazza az egyes intézményekre vonatkozóan külön-külön a releváns intézményi adatokat, mellyel az alábbi mutatószámok válnak transzparenssé a Hivatal számára: Intézményi bevételek és kiadások (mft) Intézményi engedélyezett létszám (fő) és ebből üres álláshely (db) Túlóra (óra és Ft) Valamennyi soron megjelenítésre kerülnek mind a havi tervezett, mind a havi tényleges mutatószámok, annak érdekében, hogy a permanens összehasonlíthatóság kritériuma teljesüljön. A mini kontrolling tábla kitöltésére vonatkozó általános szabályozás, felelősségi körök A mini kontrolling adattábla valamennyi terv-és tényadatának feltöltéséért a releváns Intézményvezetők felelősek. A mutatónkénti felelősöket az alábbi táblázat szemlélteti: Intézményi mini kontrolling Mutató Intézményi bevételek és kiadások (mft) Intézményi engedélyezett létszám (fő) és ebből üres álláshely (db) Túlóra (óra) Kitöltésért felelős Intézményvezető, Gazdasági vezetők Intézményvezető, Személyügyi előadó Intézményvezető és helyettesei, Szakágazati referens Valamennyi Hivatalhoz beérkező adat előzetes kiértékelését a Gazdasági Iroda vezetője végzi. Ennek érdekében a kitöltésért felelős Intézményvezetők a feltöltött adattábláikat a Gazdasági Iroda vezetőjének kötelesek eljuttatni a tárgyhót megelőző adatokkal minden hónap 10-ig (amennyiben munkaszüneti napra esik, akkor az azt megelőző legutolsó
munkanapig). A Gazdasági Iroda vezetője a beérkező Intézményi adatokat egy összesített mini kontrolling adattáblába integrálja, majd egy előzetes értékeléssel együtt a Jegyző részére továbbítja. A Jegyző felé 2 munkanapon belül kell továbbítani az összesített adatokat tartalmazó mini kontrolling teljesítménytáblát. A mini kontrolling teljesítménytábla minden hónap Intézményvezetői értekezletén kerül előterjesztésre a résztvevők számára. Az Intézményvezetői értekezlet során a Gazdasági Iroda vezetője értékeli a mini kontrolling teljesítménytáblában szereplő adatokat. Amennyiben a Vezetői megbeszélésen valamely érintett Intézmény vezetője nem tud részt venni valamilyen oknál fogva, azt előzetesen jeleznie kell a Jegyző felé, továbbá delegálnia kell maga helyett más intézményi felelős vezetőt a megbeszélésre. Az adattartalmak kiértékelésével kapcsolatos intézkedési rend A havi Vezetői megbeszélés keretében, a Gazdasági Iroda vezetője által ismertetett mini kontrolling tartalom alapján a felmerülő eltérésekre vonatkozóan intézkedési javaslatot a Jegyző tesz. A szükséges intézkedések megvalósításáért a Jegyző a felelős.
2. ELEM: EGYSÉGES ENGEDÉLYEZÉSI ÉS BESZERZÉSI FOLYAMAT BEVEZETÉSE 2.1 Háttér A Polgármesteri Hivatal beszerzési folyamatai jelenleg alapvetően két szabályzat alapján működnek: Költségvetési rendelet Közbeszerzési szabályzat Ezen előírások alkalmazásával azonban a beszerzés folyamata a Hivatal és Intézményei tekintetében nem egységes, valamennyi szervezeti egység esetében előfordul, hogy a működési év során ugyanazon típusú termékek beszerzése más-más beszállító segítségével történik. Annak érdekében, hogy a Hivatal és Intézményei a jövőben beszerzéseiket költséghatékonyabban és egységesebben végezzék, jelen eljárásban a beszerzés folyamatának pontosítására és egységesítésére kerülhet sor. 2.2 Az eljárás célja Az eljárási utasítás a Hivatal és szervezeti egységeinek beszerzési folyamatát hivatott szabályozni. A szabályozás célja, hogy valamennyi szervezeti egység éves beszerzési eljárása egységes, átlátható, költséghatékony legyen, és meghatározott rend szerint történjen. Célja továbbá a beszállítói szerződések tartalma közötti átfedések kiszűrése és megszüntetése, a leginkább költségkímélő árstruktúrákat alkalmazó beszállítókkal való egységes együttműködés megvalósítása. Valamint célja, hogy a jelentős volumenben történő termékek beszerzése egy megállapodással, a jelentős volumenre tekintettel árelőnyt biztosító beszállítóktól, központilag történjen. 2.3 Szervezeti keretek Jelen eljárási utasítás a Polgármesteri Hivatalra és azon szervezeti egységeire terjed ki, melyek a lent hivatkozott dokumentumok hatálya alá esnek. a mindnekori hatályos Költségvetési rendelet (jelenleg hatályos: 4/2014 rendelet az Önkormányzat 2014. évi költségvetéséről és a költségvetés vitelének szabályairól) Közbeszerzési szabályzat (9/2005. (I.11.) KT. határozattal elfogadva, /Módosította a 109/2006. (IV.26.) Kt. számú határozat A 165/2009. (III.26.) KT. határozat és a 10/2012.(II.21.) önkormányzati rendelet 13. -a/
2.4 A beszerzés folyamata Tárgyévi beszállítói szerződések nyilvántartása Minden érintett szervezeti egység köteles összeállítani egy alap-nyilvántartást, mely lezárt évre vonatkozóan tartalmazza valamennyi beszerzési eljárását. Ezen nyilvántartások segítségével tehát valamennyi érintett szervezeti egység számbaveszi azévi beszállítói szerződéseit. A nyilvántartás tény-adatai a következő évi beszerzési tervezet alapadatai lesznek, a döntéselőkészítés bázisaként szolgálnak. Az érintett szervezeti egységek a beszerzési nyilvántartásban feltüntetik: az adott évben alkalmazott beszállítóikat az egyes beszállítói szerződések tárgyát milyen termékek beszerzésére került sor az adott szerződés alapján milyen áron történt a beszerzés következő évi tervezett beszerzések az adott beszállítótól következő évi egyéb beszerzések, melyekre adott évben nem került sor mely beszerzés esik közbeszerzés hatálya alá, és melyik nem. A beszerzések nyilvántartási tábláját a melléklet tartalmazza. A beszerzési alap-nyilvántartások összesítése és értékelése A Hivatal és valamennyi szervezeti egység a tárgyévet megelőző év adataiból, valamint a tárgyévre tervezett beszerzéseiből összeállított beszerzési nyilvántartását a Gazdasági Iroda vezetőjének küldi meg január 15-ig. A Gazdasági Iroda vezetője minden szervezeti egység tény és tervezett beszerzési adatait feldolgozza, összesíti, és január hónap második felében Vezetői megbeszélésen terjeszti elő. A Vezetői megbeszélésen az egyes szervezeti egységek vezetői ismertetik tény és tervezett beszerzéseiket, a Gazdasági Iroda vezetője pedig javaslatot tesz, hogy melyek azok a több szervezeti egységet érintő (azonos beszerzésre vonatkozó) tételek, melyek esetében központi beszerzés foganatosítható. Ezen tételek esetében a Gazdasági Iroda vezetőjének javaslata alapján a Jegyző/Képviselő-testület/Polgármester döntést hoz a központi beszerzési eljárás megindítására vonatkozóan. Azon termékek/beszerzési szerződések, melyek nem esnek közbeszerzés hatálya alá, de jelentős volumenük miatt valamely beszállítónál árelőny érhető el, azok központi beszerzésre történő összevonásáról a Jegyző/Képviselő-testület/Polgármester hoz döntést. Ezen beszerzések esetében a beszállítókat központi pályáztatás (ár-verseny) elé állítja a Hivatal, az azévi beszállítások költséghatékonyabb megvalósítása érdekében.
Az egyes szervezeti egységek valamennyi tervezett beszerzési szerződésének átvizsgálását követően alakul ki az éves hivatalos beszerzési folyamat, és összeállításra kerül az önkormányzat engedélyezett éves beszállítói köre. Ettől eltérni nem lehet az éves beszerzések során. A beszerzési folyamatok felülvizsgálata A Hivatal negyedévente ellenőrzi, hogy az év elején jóváhagyott és engedélyezett beszerzési folyamatokat valamennyi szervezeti egység konzekvensen követi. Amennyiben eltérést tapasztal, intézkedik a jóváhagyott beszerzési folyamat helyreállításáról, illetve az eltérések okainak vizsgálatáról.
3. elem FELADAT ALAPÚ MENEDZSMENT MÓDSZER BEVEZETÉSE 3.1. Háttér A Polgármesteri Hivatal intézményekkel szemben támasztott követelményeinek szabályozása történhet meg ezen eljárás keretében. A mindezidáig egyetlen költségvetési soron szereplő mutatók részletezésére az intézményekkel kötött pontos, a valódi megállapodásokat részleteiben tükröző dokumentumok adják meg a keretet a jövőben. Így az intézmények viszonylatában a Hivatal egységesen és írásban rögzített módon járhat el az úgynevezett feladat alapú költségvetés módszertanának alkalmazásával. 3.2. Az eljárás célja Rövid távú cél, hogy a Hivatal a feladat alapú menedzsment intézményének bevezetésével első lépésként a saját alapítású gazdasági társaságával, illetve saját alapítású intézményeivel szemben támasztott feladat-, és követelményrendszert kívánja dokumentálni. A Hivatal hosszú távú célja a feladat alapú menedzsment eljárás kiterjesztése az önkormányzat valamennyi Intézményére, illetve a vele szerződő gazdasági társaságokra vagy nonprofit szervezetekre. 3.3. Szervezeti keretek Képviselő-testület A költségvetési előterjesztés elkészültével az egyes intézményi megállapodások a Képviselő-testület elé kerülnek. A finanszírozási keretekről a Képviselő-testület hivatott dönteni. A Képviselő-testület által jóváhagyott és aláírásra előkészített intézményi megállapodásokat a fenntartó és a finanszírozott arra jogosult képviselői hagyják jóvá aláírásukkal. 3.4 A feladat alapú menedzsment eljárás folyamata Az eljárás menete A megállapodások összeállítása az éves költségvetés tervezésének folyamatába illeszkedik. Az intézményi költségvetési tervek előkészítése során a Hivatal ellenőrzi a releváns intézményi mutatókat, melyek adott intézmény tárgyévi működését jellemezték. A Hivatal az intézményi fenntartókkal együtt, közösen fogalmazza meg a következő évi elvárásokat, feladatokat. A feladatok meghatározásánál a tárgyévi mutatók szolgálnak alapul. A feladatok ismeretében kerülnek meghatározásra a fenntartó által viselt finanszírozási keretek. A Hivatal és az intézmények a feladatok meghatározását követően az egyes intézményi megállapodások előkészítéséhez részletesen definiálják az alábbiakat:
1.1. A Megállapodás időtartamát 1.2. A Megállapodás tartalmát és a megbízás alapját: Az intézmény feladatellátása (szolgáltatások), részletezve; E tevékenységek törvényi kötelezettségei (mely törvények alapján); E tevékenységek önkéntes kötelezettségei (mely önkormányzati határozatok alapján) 1.3. A Szakpolitikai és stratégiai célokat 1.4. Az Operatív célokat a megállapodás időszakára (indoklással) 1.5. Az intézményi teljesítménymutatókat (volumen és fajlagos mutatók) 1.6. A finanszírozási kereteket (költségek / bevételek) 1.7. A beszámolási kötelezettség eljárásrendjét Valamint rendelkeznek 1.8. A teljesítményhez kötött kifizetésekről. Döntés a finanszírozás kereteiről Amennyiben a költségvetési előterjesztés elkészült az Önkormányzat valamennyi elemére kiterjedően, akkor kerülnek az egyes intézményi megállapodások a Képviselő-testület elé. A Képviselő-testület hivatott dönteni az előterjesztés alapján a finanszírozási keretekről. A Képviselő-testület döntését követően a Hivatal intézményeket felügyelő munkatársa készíti elő az éves intézményi megállapodásokat. A megállapodások véglegesítése A Képviselő-testület által jóváhagyott és aláírásra előkészített intézményi megállapodásokat a fenntartó és a finanszírozott arra jogosult képviselői látják el kézjegyükkel. A megállapodások felülvizsgálata A megállapodások felülvizsgálatára a működésről és gazdálkodásról szóló beszámoló struktúrájában negyedévente kerül sor. A felülvizsgálat során a fenntartó a megállapodásban rögzített részletezéssel értékeli az elmúlt időszak teljesítményét. Az értékelés során tapasztaltak alapján a Hivatal szükség szerint intézkedik a megállapodás szerinti további működés érdekében.