A kockázat kontrollja Egy látszólag kisebb területet választottam témaként, hiszen, noha a kockázatelemzés a belső ellenőrzés alapja, maga a kockázatkezelés konkrét leírása a FEUVE rendszer része. A kockázat definíciója szerint egy olyan esemény bekövetkezésének a lehetősége, amely negatív hatással lehet valamely tevékenység folytatására, valamilyen célkitűzés megvalósítására. A tevékenység vagy célkitűzés lehet akár egy pohár víz megszerzése vagy egy többmilliárdos beruházás megvalósítása. A negatív hatás pedig ugyancsak széles skálán mozog. A kockázatot a következmények és a valószínűség szempontjait figyelembe véve mérni lehet. A mindennapi élet területén, készség szinten, gondolkodás nélkül mérlegel mindenki, rendszerint még annak sincs a tudatában, hogy éppen kockázatot elemez, értékel és kezel. A gazdaság területén a kockázat nehezebben fogható meg, elemzése, kezelése bonyolult, viszont feltétlenül szükséges: Jobb félni, mint megijedni. Mindez az önkormányzatok gazdálkodásában azzal a ténnyel súlyosbodik, hogy a kockázat minden előfordulása közpénzt és intézményi presztizst veszélyeztet. A kontroll tevékenység a kockázat felmérésére, a fenyegetés természetének azonosítására, az esemény bekövetkeztének lehető megelőzésére (hiszen amit nem ismerünk, arra nem tudunk készülni sem), vagy ha már nem előzhető meg a baj, annak minél korábbi, minél hatékonyabb és eredményesebb kezelésére irányul. Kockázat elemzést, kezelést mindig végeztek, a felelős gazdálkodás, a tervezés elengedhetetlen része volt ez a folyamat. Azonban mindez esetlegesen történt, feladat meghatározás, felelősök kijelölése nélkül. A kockázatok értékelésének, kezelésének szabályzatban lefektetett metódusát az Államháztartási törvény tette kötelezővé a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerének kialakítását. A FEUVE rendszer meghatározza az ellenőrzési nyomvonalat, szabályozza a kockázatkezelést, előírja a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakítását. Az ellenőrzési nyomvonal pontosan is tartalmazza azokat a csomópontokat, amelyek a gazdálkodás kockázatait hordozhatják. Táblázatos formában, a költségvetés tervezése, a befektetett eszközök ellenőrzése, a készletek, követelések, értékpapírok kezelése, a pénzügyi elszámolások, kötelezettségek, szállítók ellenőrzése mellett a költségvetési kiadások, bevételek, támogatások, intézmény zárlati feladatai ellátása teljes folyamatát részletesen leírja az ellenőrzési nyomvonal. A téma illetve feladat pontos és részletes meghatározása mellett nevesíti a hivatkozott jogszabályt vagy belső szabályt, az előkészítő, koordináló és a végrehajtó személyét, a kötelezően elkészítendő dokumentumot, meghatározza a felelős, kötelezettségvállaló személyét. A feladatok mellé kerül a határidő megjelölése, az ellenőrzés, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés, pénzügyi teljesítés rendjére történő utalás, illetve a könyvvezetésben való megjelenés. A FEUVE rendszer tartalmazza azokat az elveket, eljárásokat, melyek alapján a érvényesíthetők a feladatok ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a 1
vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményei. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer. Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti eljárások dokumentumait is), az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, - a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). Az első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítani kell, hogy valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenység összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a gazdálkodással kapcsolatosan, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. Olyan szabályzatokat kell kiadni, olyan, gyakorlatilag automatikus folyamatokat kell kialakítani és működtetni, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A szabályzatban foglaltakat vissza kell forgatni a mindennapi gyakorlatba: a feladat és felelősségi körök be kell hogy kerüljenek a munkaköri leírásokba. Fontos, hogy minden intézkedési szinten mindenki pontosan ismerje a rá vonatkozó szabályozást, azonban, ha döntési helyzetbe kerül, a legfontosabb, hogy azonnal felismerje a felmerülő kockázatot, és automatikusan cselekedjék. Azonban az sem elég, hogy különböző szabályzatokban előírjuk a követelményeket, és kellő szigorral ellenőrizzük azok teljesülését, a vezetés, konkrétan a jegyző feladata és felelőssége azoknak a körülményeknek a biztosítása, amelyek lehetővé teszik a szabályzatokban foglaltak objektív teljesíthetőségét. A folyamatokban rejlő kockázat kiszűrésének, kezelésének minden szabályozási szinten meg kell jelenni, a kockázat minimalizálást segítik a működési alapelvek: szabályosság, szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség. 2
Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv vagy szervezeti egysége működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során biztosítani kell a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, biztosítani kell a belső szabályok megismerését és az azokhoz való hozzáférést. Gondoskodni kell a polgármesteri hivatalt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás hozzáférhetőségéről. (jogszabály változások figyelemmel kísérése személyesen is, figyelemfelhívások, a jogszabály szövegváltozásához való hozzáférés biztosítása papíron illetve interneten) A központi jogszabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek beszerzését, illetve az internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályzatok könnyen hozzáférhetők, mindenki a saját számítógépén ellenőrizheti, pontosíthatja a teendőit, bármikor, bármelyik szabályzatnak utánanézhet. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor elengedhetetlen a hivatal részletesen tájékoztatása az új, végleges szabályokról. Ezek végrehajtása egy kis hivatalban egyszerű, az is kivihető, hogy közvetlenül, munkaértekezlet keretében kerüljön ismertetésre, de az irodai szintű elemzés napi gyakorlat. A központi előírások és a helyi szabályok betartását többszintű ellenőrzés biztosítja: - előzetes vezetői ellenőrzés (iratminták kiadásával, azok rendszeres frissítése, ellenőrzése, ellenjegyzés, szakmai teljesítésigazolás szabályozása - egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszere (irodavezető, jogász, jegyző, a pénzügyi folyamatok esetében a szabályozásnak megfelelő), - utólagos vezetői ellenőrzés (irodavezetői, jegyzői, személyes megbeszélés, dokumentumok áttekintése), - Végső soron pedig a független belső ellenőrzés vizsgálja a szabályosságot. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a nagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását, illetve gyakrabban kerül sor utóellenőrzésre. 3
Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy a működés, tevékenységek, illetve valamely tevékenységi folyamat, részfolyamat, alaptevékenységi körbe tartozó szakfeladat megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek-e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a jegyző gondoskodik arról, hogy a polgármesteri hivatal - mindig a hatályos jogszabályok, előírások figyelembevételével lássa el belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen, - a hatályos jogszabályokban kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, a szükséges szabályzatokat megalkossa, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről, - a belső szabályozás során a jogszabályi környezeten túl figyelembe vegyék a képviselő-testület által meghatározott útmutatásokat, célkitűzéseket is. - a polgármesteri hivatal helyi sajátosságait is figyelembe véve a szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, és ennek megfelelően készüljenek el a vonatkozó szabályzatok. A szabályozottság érdekében meg kell határozni azokat a területeket, melyek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelező központi előírások miatt, illetve lehetnek olyan helyi sajátosságok, melyek kezelését ugyancsak szabályozással lehet megoldani. Ugyanakkor kerülendő a bonyolult szabályozás, az egymást átfedő előírások alkalmazása, a megfogalmazásban az egyértelműségre kell törekedni. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében jogszabály változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni a meglévő szabályzatokat. A felülvizsgálat során figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit, javaslatait is. A belső szabályozás előtt, vagy azok felülvizsgálatakor előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival, a szabályozási folyamat során egyeztetni kell, hiszen nincs értelme olyan szabályzat kiadásának, mely ugyan megfelel a jogszabályokban előírtaknak, azonban leheteten vagy értelmetlen használni. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a feladatok ellátására szolgáló bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal a gazdaságosság követelményeit figyelembe véve kell gazdálkodni. 4
A gazdaságosság követelménye, hogy az adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei - a minőség fenntartása mellett - optimalizálva legyenek. A gazdaságosság biztosítása érdekében számításokat kell végezni - a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Nem gazdaságos a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe, hogy mikor, hol lehet a legkedvezőbb áron megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. (beszerzési szabályzat) - a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében végzett számítások elengedhetetlenek, mivel a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a helyi körülmények figyelembevételével a létszám szükségletet a legkevesebb költséggel oldják meg. - a vagyongazdálkodás során kézenfekvő a gazdaságossági számítások elvégzése, minden esetben ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti viszony, hivatali szervezet esetében is megfogható. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során is. A tevékenység akkor hatékony, ha a polgármesteri hivatal a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával a lehető legtöbb, és legjobb minőségű feladatellátást, szolgáltatást végzi. A hatékonyság biztosítása érdekében hatékonysági számításokat kell végezni ugyancsak a - a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, Vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz mennyiségben és minőségben. Vizsgálni kell, hogy a legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni.(számítástechnikai eszközök, irodaszer, postaköltség) - a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, Hogy az milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, annak lehetséges igénybevételére, valamint a létszám felhasználása hogyan hat a 5
Eredményesség szolgáltatást igénybevevőkre. A polgármesteri hivatalnak vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalábbis szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. - a vagyongazdálkodás során, A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat arra terjed ki, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e. A feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon kevéssé hatékony működést eredményez. Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. Az eredményesség elveinek ugyancsak érvényesülnie kell a kiadási előirányzatok, a létszám előirányzat felhasználása, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat, ami elég nehezen mérhető. Az eredményesség azt mutatja, hogy a hivatal működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása eléri-e a célját, s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. Polgármesteri hivatalról lévén szó, annak tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. Vonatkozhat ez a hatósági munkára is, de vonatkozhat a képviselőtestület döntéseinek a végrehajtására is. Az eredményesség javítása érdekében számításokkal, közvélemény kutatásokkal, ügyfél elégedettségi kérdőívek kitöltetésével, egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. KOCKÁZATKEZELÉS Az Ámr. VIII. fejezete alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázat két jellemző tulajdonsága, hogy egyrészt oka van, amit fel kell tárni, másrészt hatása van, amit pedig kezelni kell. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a tevékenységben, gazdálkodásban rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat, illetve ha a kockázati fenyegetettség nem kívánatos 6
eredménybe fordul, annak hatása miként mérsékelhető. A kockázatkezelés, mint módszer, a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. Külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelés minden folyamatba beépüljön, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. A kockázat fogalma A régi Ámr. 2. 63. pontja meghatározta a kockázat fogalmát: kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését." A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának a kockázata. Ellenőrzési kockázat: az ezen hibák vagy szabálytalanságok előzetes feltáratlansága, és ebből következően a kontroll elmaradásából fakadó kockázat. A kockázatkezelés, a kockázat kezelő A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv (célkitűzések) végrehajtását akadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válaszokat/intézkedéseket meg kell határozni. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is fel kell mérni, a felmérés eredményét pedig össze kell vetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében intézkedni kell a terület vagy tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos jelentésekkel, beszámolókkal vagy helyszíni vizsgálatokkal kell a kockázatot minimalizálni. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a polgármesteri hivatalban a gazdasági vezető és a jegyző végzi. A kockázatkezelési hatókör A hivatal vezetőjének felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. 7
A jegyző elkészíti a célkitűzések végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. Felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázatnagyságokkal lehet számolni, valamint, hogy a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A kockázatok kezelésének folyamata A polgármesteri hivatal működésének alapvető érdeke, hogy elérje a célkitűzéseit. A vezetés feladata az, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitűzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse a hivatal eredeti céljai elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. A kockázatok elsődleges okai - együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: - véletlenszerű események, - hiányos ismeret vagy információ, - ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: - a kockázatok felmérése, - a kockázat azonosítása - a kockázatok értékelése, - az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára), - a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók, - a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, - a válaszintézkedés "beépítése" és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes negatív események bekövetkeztének a kockázata, és azok milyen hatással lehetnek. Évről évre meg kell határozni és aktualizálni a rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket éves tervben kell rögzíteni. Az éves belső ellenőrzési munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni. Az év közben bármilyen okból felbukkanó kockázat soron kívüli ellenőrzést tehet szükségessé. 8
A kockázat azonosítás célja annak pontos megállapítása, hogy melyek a polgármesteri hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A kockázatok azonosítását a jegyző végzi. A kockázatvizsgálat során munkacsoport jön létre (akár szervezeten belüli, irodákat magába foglaló, vezetői, vagy akár szervezeten kívüli tagokból), hogy felmérje a polgármesteri hivatal összes tevékenységét, vagy valamely váratlan esemény esetén annak hatását, és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat. A "munkacsoport" kialakítja a kockázati térképet: 9
szervezetre hatás magas gyakorolt mérsékelt kockázat jelentős kockázat alacsony alacsony kockázat mérsékelt kockázat alacsony magas bekövetkezés valószínűsége A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs munkamegbeszélések során részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. A kockázatokat ezen ismeret alapján lehet felismerni, azonosítani. A kockázat felmérésikezelési rendszer kiépítésének első célszerű lépése az adott szervezet stratégiai célkitűzéseit megismerni és azokat vizsgálni. A könnyebb kezelhetőség érdekében érdemes ezek számát minimálisra szorítani (legfeljebb 10). Ez az egyszerűsítés megkönnyíti a célkitűzésekhez tartozó alapvető kockázatok elemzését, azonosítását. (Pl. belső ellenőrzési ütemtervet megalapozó kockázatelemzés értékelési szempontjai: ellenőrzési környezet, ellenőrzés gyakorisága, ellenőrzés kötelezettsége, pénzügyi hatás, dokumentált folyamatok) Kockázati kategóriák A kockázatok forrása lehet a hivatalra nézve külső eredetű kockázat, vagy a szervezet saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális Gazdasági Jogi és szabályozási Elemi csapások Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a rendes működést. Külső pénzügyi szabályozók negatív hatással lehetnek a költségvetésre (kamat, adó, infláció) A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Előfordul a jogszabályok Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. 10
PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Biztosítási Beruházási Felelősségvállalási TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működési Információs Hírnév Kockázat átviteli Projekt végrehajtása A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül (hitel). Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet köteles helytállni. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti az intézmény kihasználtságát, a csoportlétszámokat. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. A megfelelő előzetes kockázatelemzés nélkül készült el a projekt tervezet. A projekt nem teljesül határidőre vagy megfelelő EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti A hatékony működést korlátozza, a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Egészség és biztonsági Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye nem érvényesül, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. Bizonyos típusú kockázatok számszerűsíthetők (számszakilag értékelhetők, pl. a pénzügyi kockázatok). Más kockázatok értékelésére csak szubjektív értékmérés áll rendelkezésre. A meghatározott kockázati szint azt jelenti, ami felett a hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra, azaz előzetes terveket dolgoz ki vagy intézkedéseket hoz a kockázat mérséklése vagy elkerülése, illetve az esetlegesen bekövetkező negatív esemény kezelése érdekében. Kockázati reakciók A kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet: 11
- kockázat átadása (biztosítás révén); - kockázat elviselése (a válasz intézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); - kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése); - kockázatos tevékenység befejezése (a közszférában nehezen megvalósítható). A kockázatokra adható válaszok, kockázat-nyilvántartás A hivatal sajátosságainak megfelelően ki kell alakítani egy intézményi kockázat - nyilvántartást. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell: - a bekövetkezés valószínűségét, - az esetleg felmerülő kár mértékét, - a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, - a felelős munkatárs nevét, - azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezet célkitűzései mégiscsak teljesüljenek, - illetve, ha a folyamatba épített ellenőrzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz a polgármesteri hivatal a konkrét területen. A kockázatkezelési eseteket a jegyző elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. A kockázat-nyilvántartást a jegyző vezeti. A polgármesteri hivatal céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak a polgármesteri hivatal legfőbb feladataihoz, célkitűzéseihez, abból levezethetők. Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelés során elengedhetetlen a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat; ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete ("profilja") változott-e vagy sem. A kockázatkezelés célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. (munkaköri leírások) Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült - időszakos - feladattá válik. 12