A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) szabályzat

Átírás

1 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 3.SZ. MELLÉKLET NGYKÁTI IPRI SZKKÖZÉPISKOL ÉS SZKISKOL FEUVE szabályzat nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzatának melléklete folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzés (FEUVE) szabályzat 3.sz.melléklet/ 1

2 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei Tartalom Bevezetés I. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok II. FEUVE rendszer és a szabályozottság III. FEUVE rendszer és a szabályosság IV. FEUVE rendszer és a gazdaságosság V. FEUVE rendszer és a hatékonyság VI. FEUVE rendszer és az eredményesség VII. Költségvetési ellenőrzés VII.1. Szabálytalanságok kezelésének rendje VII.2. z ellenőrzési nyomvonal VII.3. belső ellenőrzési kötelezettség, a belső ellenőrzést végző személy jogállásának, feladatának meghatározása VIII. Kockázatkezelés Mellékletek Bevezetés 1. Szabályzatkészítési kötelezettség z intézmény FEUVE szabályzatának kidolgozására - az Államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 121. (1) bekezdése, valamint - az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/. -a, továbbá - a Pénzügyminisztérium költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor. 2. szabályzat hatálya szabályzat az Intézmény, mint költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzésére terjed ki, a szabályzat borítóján megjelölt időponttól. 3.sz.melléklet/ 2

3 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei I. Folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzésre vonatkozó általános szabályok folyamatba épített előzetes és utólagos vei ellenőrzésre vonatkozó szabályokat az Államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény 121. (1) bekezdése, valamint az Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/. -a határozza meg. 1. FEUVE fogalma Folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) az Áht ában meghatározott ellenőrzés. FEUVE a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer. 2. pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok tartalma pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). 3. pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok ellátásának megszervezése pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatoknak, tevékenységnek az intézményen belüli, feladatköri elkülönítését az Áht (2) bekezdésben meghatározott előírás érdekében - a 3. számú melléklet biztosítja. 4. FEUVE rendszer FEUVE rendszer tartalmazza mindazon o elveket, o eljárásokat és o belső szabályzatokat, melyek alapján az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való o szabályszerű, o gazdaságos, o hatékony és o eredményes gazdálkodás követelményeit. 3.sz.melléklet/ 3

4 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 5. z intézményve felelőssége a FEUVE rendszerrel kapcsolatban z intézményve köteles o olyan szabályzatokat kiadni, o olyan folyamatokat kialakítani és működtetni az intézményen belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. z intézményve köteles o kialakítani, o működtetni és o fejleszteni a FEUVE rendszerét. FEUVE rendszer kialakításánál, működtetésénél, valamint fejlesztésénél az intézmény vejének figyelembe kell venni: o a gazdálkodás folyamatait, így a tervezési, a végrehajtási, a beszámolási tevékenység feladatait, valamint o az egyéb sajátosságokat. szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a VII.1. pont tartalmazza. 6. pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott követelmények pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelmények, hogy biztosítsák azt, hogy a) az intézmény valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az intézmény gazdálkodásával kapcsolatosan; d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek; e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 7. FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 7.1. Szabályosság szabályosság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. 3.sz.melléklet/ 4

5 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 7.2. Szabályozottság szabályozottság azt jelenti, hogy az intézmény működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vei rendelkezéseknek Gazdaságosság gazdaságosság a tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett Hatékonyság hatékonyság a tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat Eredményesség Eredményesség a tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. II. FEUVE rendszer és a szabályozottság folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek z első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményve feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény o mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem tartásával lássa el a belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen; o a belső szabályozásánál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott követelmények, célkitűzések, elvárások; o a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről; o az intézmény működése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészítsék a vonatkozó szabályzatokat, előírásokat. 2. Eljárások szabályozottság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: 3.sz.melléklet/ 5

6 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei o Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi előírások kötelező előírásai miatt. o Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek o szabályozása (anélkül, hogy azt kötelező központi előírás kötelezővé tenné) szükséges az intézmény működési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl, o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára. o Új belső szabályozás esetén ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott a szabályozás o előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal. o szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot 1.sz. folyamatábra szerinti időközönként felül kell vizsgálni. o felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a a munkafolyamatba épített vei ellenőrzés tapasztalatait, a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. o felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal. 3. megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 1. számú folyamatábra tartalmazza. 4. Belső szabályzatok z intézmény vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény működését alapvetően meghatározó, írásban rögzített, az intézményre nézve kötelező előírást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. folyamatba épített, előzetes és utólagos vei ellenőrzés érdekében az intézmény a 4. számú mellékletben meghatározott szabályzatokkal rendelkezik. szabályzatok felülvizsgálati időszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelős személyek megnevezése szintén a 4. számú mellékletben található. 3.sz.melléklet/ 6

7 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei III. FEUVE rendszer és a szabályosság folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek z első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményve feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa o a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, o a belső szabályzatokhoz való hozzáférést, o a központi, illetve a belső szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében. 2. Eljárások szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: o Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). o központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. o belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. o belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. o z objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. o központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani: o előzetes vei ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, o utólagos vei ellenőrzéssel. szabályosság területén az előzetes vei ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók szabályozottsági ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, 3.melléklet/7

8 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vei ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. 3. Belső szabályzatok szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni. IV. FEUVE rendszer és a gazdaságosság folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek z első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményve feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló o bevételi és kiadási előirányzatokkal, o a létszám-előirányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. Cél, a megfelelő minőségi áru beszerzése a legalacsonyabb áron. gazdaságosság követelménye, az hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei a minőség fenntartása mellett optimálisak legyenek. z intézmény akkor működik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erőforrásokból költséghatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erőforrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek. 2. Eljárások gazdaságosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. kiadási előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha figyelembe veszik azt, hogy mikor, honnan lehet a legolcsóbban megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a legolcsóbban oldják meg. 3.sz.melléklet/ 8

9 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei o a vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. o gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat lehet javasolni. o gazdaságosság szem tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani. 3. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: o pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, o a létszám és személyi juttatás előirányzatai és felhasználása. 4. Belső szabályzatok gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltség-számítási szabályzat nyújthat segítséget. mennyiben a gazdaságosság számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhetőek legyenek. V. FEUVE rendszer és a hatékonyság folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek z első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményve feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, a o bevételi és kiadási előirányzatokkal, o a létszám-előirányzattal, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. 3.sz.melléklet/ 9

10 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehető legkevesebb tárgyi eszköz és munkaerő felhasználásával o a lehető legtöbb, és o legjobb minőségű feladatellátást végez. 2. Eljárások hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. létszám-előirányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. a vagyongazdálkodás során. vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon a szerv nem hatékony működését eredményezi. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. 3. FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen: - a szervezeti felépítést, ezzel összefüggésben az SZMSZ-t - szakmai működésre vonatkozó szakmai előírásokat. 4. Belső szabályzatok mennyiben a hatékonyság számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek. 3.sz.melléklet/ 10

11 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei VI. FEUVE rendszer és az eredményesség folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben az eredményesség követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül. 1. Elvek z első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az intézményve feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. z eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: o kiadási előirányzatok felhasználása, o a létszám-előirányzat felhasználása, valamint o a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. z eredményesség az intézmény tevékenysége - ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatás megvalósításának mértéke -, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. z eredményesség azt mutatja, hogy az intézmény működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása - eléri-e a célját, - s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. 2. Eljárások hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: o Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és minőségben jut el. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. létszám-előirányzatok felhasználása hogyan hat a feladatellátásra. o Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. 3. Belső szabályzatok z eredményesség követelménye érvényesítéséhez a főkönyvi könyvelési és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. 3.melléklet/11

12 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei VII. Költségvetési ellenőrzés 1. szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje z államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/. (5) bekezdése alapján az intézményve köteles rendelkezni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. z Intézménynél előforduló szabálytalanságok kezelésére az itt meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni Szabálytalanság szabálytalanság, valamely létező szabálytól: o központi jogszabályi rendelkezéstől, o helyi rendelettől, o egyéb belső szabályzattól, utasítástól való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti. szabályok be nem tartása adódhat o nem megfelelő cselekményből, o mulasztásból, o hiányosságból Jelen eljárásrend tekintetében a szabálytalanságok körének meghatározása Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minősülnek azok a szabálytalanságok, melyek mértékük alapján o a büntető-, o szabálysértési, o kártérítési, illetve o fegyelmi eljárás megindítására adnak okot szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja szabálytalanságok kezelési rendje meghatározásának célja a szabálytalanságok (újbóli) előfordulásának megelőzése. megelőzés érdekében a szabálytalanságok kiküszöbölésére, megakadályozására a FEUVE rendszerbe új elemeket kell beépíteni, hogy az előzetes, a folyamatos, valamint az utólagos vei ellenőrzés eszközével a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. FEUVE rendszerben az ellenőrzési pontok kialakításakor figyelembe kell venni a független belső ellenőrzés érintett területre vonatkozó megállapításait, különös tekintettel a 3.melléklet/12

13 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei mulasztások, hiányosságok, helytelen cselekmények tényeire, okaira, körülményeire, illetve a felelősökre. FEUVE rendszer karbantartása, fejlesztése során a független belső ellenőrzési tapasztalatokat úgy kell hasznosítani, hogy az adott területre meghatározott részletes szabályozással, a szabályozás megismertetésével, a szabályozás betartatásával, illetve közvetlen felelősök meghatározásával az újabb szabálytalanságok kivédhetőek legyenek Általános elvek FEUVE rendszer kialakításáért felelős intézményvenek kell gondoskodnia arról, hogy az első szintű pénzügyi irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését elkerüljék. FEUVE rendszer kielégítő működését biztosítani kell az intézmény minden tevékenysége vonatkozásában nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok kiemelt kezelése a szabálytalanságok megelőzése érdekében z intézménynél nagyobb kockázatot rejtő feladatok, folyamatok a következők: o a tervezési folyamatok egyes területei, o az intézmény belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek, o a pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek tervezési folyamatok esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: 1. korábbi évek tapasztalatai alapján, - a költségvetési k adatait is figyelembe véve, - meg kell keresni azokat a tételeket, melyek különösen kényes területek. 2. Biztosítani kell egyes, az elmúlt évek tapasztalatai, illetve a megváltozott szabályozások miatt megnőtt jelentésű területek fokozott ellenőrzését, a szabályosság kontrollálását. 3. Figyelembe kell venni a külső ellenőrzés által tett észrevételeket, melyek kihatnak a tervezési tevékenységre is szerv belső eljárási rendjének áttekintésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: o rendszeresen át kell tekinteti a szerv belső eljárásrendjét, különös tekintettel a belső szabályozottságra, és az ott szabályozott folyamatokra, o vizsgálni kell a tényleges folyamatok és a folyamatleírások közötti összhangot, eltérés esetén meg kell keresni az okokat, és a szabályosság követelményének megfelelően gondoskodni kell a szabályok módosításáról, illetve a betartatás ellenőrzéséről pénzügyi tranzakciók tesztelésekor nagy kockázatot rejtő feladatnak, folyamatnak minősített területek esetében a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a következő: 3.sz.melléklet/ 13

14 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei o a valódiság és hitelesség érdekében egyes pénzügyi tranzakciók folyamatában való teljes végigkísérése történik meg. Ilyen pénzügyi tranzakció csoportok lehetnek pl.: - dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése, - a rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások köre, - a beruházások pénzügyi lebonyolítása. pénzügyi tranzakció csoport egyik lehetséges területének a dologi kiadások készletbeszerzéseinek nyomonkövetése esetében a tényleges ellenőrzési feladatok például a következők lehetnek: o a beszerzés kezdeményezése körülményeinek, dokumentumának vizsgálata, o a beszerzés kezdeményezés ellenőrzése, áttekintése jogosság, célszerűség szempontjából, o a megrendelés áttekintése az alábbi szempontokból: o a megrendelő jogosult volt-e a megrendelésre, mint kötelezettségvállaló, o megtörtént-e a megrendelésnek, mint egyfajta kötelezettségvállalásnak az ellenjegyzése, o az ellenjegyzést az ellenjegyzésre jogosult végezte-e, o gazdaságosság elvét szem tartották-e; o a készletjellegű termékek beérkezést követő nyilvántartásba vételének, tárolásának vizsgálata, o az utalvány ellenjegyzésének ellenőrzése, o a tényleges pénzügyi teljesítés dokumentumainak vizsgálata, o a pénzügyi teljesítést követő számviteli folyamatok nyomonkövetése z intézményve értékelési feladata a szabálytalanságok megakadályozása érdekében z intézményve a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy értékeli az intézmény egyes működési folyamatait. z értékelési feladatok ellátásába más személyeket is bevonhat. z értékelés során át kell, hogy tekintsék legalább a következőket: o az intézménynél, illetve annak tevékenységeinél, feladatellátásánál mennyire tudatos FEUVE tevékenység, o a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő rugalmassággal válaszol-e a feltárt szabálytalanságok kezelésére, o az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer még nem került kialakításra, o a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak, o a FEUVE szabályzata elkészült-e, annak betartására fordítanak-e kellő figyelmet. z intézményve a FEUVE tevékenységet köteles értékelni o a külső ellenőri szervezet megállapításai alapján is. 3.sz.melléklet/ 14

15 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 1.7. büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárások büntetőeljárás megindítása Büntető Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény 10. (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. büntetőeljárásról szóló évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. Be (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni Szabálysértési eljárás szabálysértésekről szóló LXIX. Törvény 1. (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg Kártérítési eljárás Polgári Törvénykönyvről szóló évi IV. törvény 339. (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. Törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései Fegyelmi eljárás Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók. 2. Ellenőrzési nyomvonal z Államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 145/B. (2) bekezdése kimondja, hogy az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. jogszabályhelynek való megfelelés céljából az intézményve a következők szerint határozza meg az intézmény ellenőrzési nyomvonalát. 3.sz.melléklet/ 15

16 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 2.1. z ellenőrzési nyomvonal a hivatkozott jogszabály alapján az alábbi területekhez kapcsolódva került meghatározásra: o tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal, o végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal, valamint o az ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza az egyes tervezéshez kapcsolódó, annak részeként definiálható főtevékenység megnevezését így az alábbi kiemelt területeket: o költségvetési koncepció, o költségvetési tervezés. kiemelt, főtevékenységeken belül munkafolyamatok kerültek meghatározásra. z egyes tevékenységekhez meghatározásra kerültek a következők: o előzetes vei ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o munkafolyamatba épített ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o utólagos vei ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság. tervezéssel kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes táblázatos ismertetését az 1. számú táblázat, o összefoglaló folyamatábráját az 2. számú folyamatábra tartalmazza végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza a végrehajtáshoz kapcsolódó, főfolyamatok, tevékenységek megnevezését így az alábbi kiemelt területeket: o szabályzatok készítése, aktualizálása, o személyi juttatások és a létszám-előirányzat felhasználása, o dologi kiadások előirányzat felhasználása, o felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása, o saját bevételek előirányzat teljesítése, o egyéb bevételek, átvett pénzeszközök előirányzat teljesítése, o főkönyvi és analitikus könyvelés, o bizonylati rend és bizonylatkezelés, o házipénztári pénzkezelési tevékenység, o bankszámlaforgalom kezelési tevékenység, o leltározási tevékenység, o selejtezési tevékenység, o pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés), 3.sz.melléklet/ 16

17 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei o vagyongazdálkodás, o féléves beszámolási tevékenység, o éves beszámolási tevékenység. kiemelt, főtevékenységeken belül munkafolyamatok kerültek meghatározásra. z egyes tevékenységekhez meghatározásra kerültek a következők: o előzetes vei ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o munkafolyamatba épített ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság; o utólagos vei ellenőrzés módja, eszköze, feladatellátója, határidők, illetve feladat-ellátási gyakoriság. végrehajtással kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes táblázatos ismertetését a 2. számú táblázat, o összefoglaló folyamatábráját a 2. számú folyamatábra tartalmazza z ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala z ellenőrzéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza o a tervezési folyamatokhoz, illetve o a végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódó kiemelt fontosságú ellenőrzési folyamatokat. z ellenőrzési folyamatokkal kapcsolatos konkrét ellenőrzési nyomvonal o részletes szöveges ismertetését az 1. számú melléklet o összefoglaló folyamatábráját a 4. számú folyamatábra tartalmazza. 3. belső ellenőrzési kötelezettség, a belső ellenőrzést végző személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározása költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 4. (2) bekezdése alapján az intézmény az alábbiak szerint rendelkezik a belső ellenőrzési kötelezettségről, a belső ellenőrzést végző személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározásáról belső ellenőrzési kötelezettség z intézmény köteles megszervezni és gondoskodni a vonatkozó jogszabályok által meghatározott előírások szerinti belső ellenőrzést. belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről az államháztartási törvényben meghatározottak szerint az intézmény veje köteles gondoskodni. 3.sz.melléklet/ 17

18 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 3.2. belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy/szervezet jogállása belső ellenőrzési tevékenység a 2. számú mellékletben meghatározott formában kerül megszervezésre. belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet tevékenységét o az intézményvenek közvetlenül alárendelve végzi, o jelentéseit közvetlenül az intézményvenek küldi meg. z intézményve köteles biztosítani a belső ellenőrzést végzők függetlenségét az alábbiak tekintetében: a) az éves belső ellenőrzési terv kidolgozása, kockázatelemzési módszerek alapján és a soron kívüli ellenőrzések figyelembevételében, b) az ellenőrzési módszerek kiválasztásában, c) következtetések és ajánlások kidolgozása, ellenőrzési jelentés elkészítésében. belső ellenőrzést végző személyek feladatainak maradéktalan ellátása érdekében o bármely helyiségébe beléphet, o számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi irathoz, adathoz és informatikai rendszerhez, o kérésére az bármely dolgozó köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni. belső ellenőrzést végző személy o államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve o személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával z ellátandó feladatok belső ellenőrzési tevékenység során végezendő ellenőrzések belső ellenőrzési tevékenység során o szabályszerűségi, o pénzügyi, o rendszer ellenőrzéseket és o teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve o informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni, valamint o az éves król megbízhatósági igazolásokat kell kibocsátani belső ellenőrzést végző személyek munkavégzésének keretei belső ellenőrzést végző személy munkáját o a vonatkozó jogszabályok, o a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és o nemzetközi belső ellenőrzésre vonatkozó standardok szerint végzi. 3.sz.melléklet/ 18

19 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei VIII. Kockázatkezelés 1. z intézményi kockázatok kezelésének folyamata z intézmény működésének alapvető érdeke, hogy a nevelés-oktatás terén célkitűzéseit elérje. z iskola az alaptevékenysége során különféle kockázatokkal szembesül. z intézmény vezetésének feladata: o elősegítse az intézmény céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, o időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. kockázatok elsődleges okai lehetnek: o véletlenszerű események, o hiányos ismeret vagy információ, o ellenőrzés hiánya és/ vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amelynek során szükséges a o kockázat azonosítása, azonosításra alkalmas keretek meghatározása, o kockázatok értékelése, o elfogadható kockázati szint meghatározása /szervezet vagy vezetés számára/ o kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, o kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, o a válaszintézkedés beépítése és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. 2. z intézményve kockázatokkal kapcsolatos feladata z intézményve köteles a kockázati tényezők figyelembevételével o kockázatelemzést végezni, és o kockázatkezelési rendszert működtetni kockázatelemzés kockázatelemzés: objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrző rendszerekben rejlő kockázatokat. kockázatelemzés során o fel kell mérni és o meg kell állapítani az intézmény tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. 3.sz.melléklet/ 19

20 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 2.2. kockázatkezelés kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni o azon intézkedéseket és o az intézkedések megtételének módját, melyek o csökkentik, illetve o megszüntetik a kockázatokat. 3. kockázat kezelés célja z intézmény kockázatkezelési eljárásának meghatározására szolgál /kockázat azonosítása, - mérése, és kezelése/. z intézmény feltárja a kockázatot, megelőzi a kockázatos események, következmények előfordulását kockázat fogalma kockázat lehet o esemény vagy következmény, o véletlenszerű esemény, o eredendő kockázat, hibák előfordulásának kockázata, o ellenőrzési kockázat, ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat kockázatkezelési hatókör ve felelőssége o az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és a folyamatba épített ellenőrzés, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése, o kockázatelemzés felöleli az intézmény valamennyi tevékenységi területét, o a ve az éves munkaterv elkészítése során elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését /azonosítás, értékelés6, annak kezelési módját, o a ve felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni Kockázatok azonosítása Külső kockázatok Infrastrukturális Jogi és szabályozási Környezetvédelmi z infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést z állami támogatás normatív rendszerének változása hatással van a tervekre jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. környezetvédelmi megszorítások az intézmény működési 3.sz.melléklet/ 20

21 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei Politikai Piaci Elemi csapások területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek. z intézmény tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. Tevékenységi kockázatok Működés-stratégiai Működési Információs Hírnév Kockázat-átviteli Technológiai Újítási Nem megfelelő stratégia követése. stratégia elégtelen vagy pontatlan információkra épül. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. célok csak részben valósulnak meg. döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. z átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. technológiai üzemzavar megbéníthatja az intézmény működését. Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a kockázhatok megfelelő elemzése nélkül. Emberi erőforrás kockázatok Személyzeti Egészség és biztonsági hatékony működést korlátozza vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. z intézményen belül az igazgató, az igazgatóhelyettesek, gazdasági ve felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. 4. Kockázatértékelés kockázatok számszerűsíthetők /számszakilag értékelhetők, pl. pénzügyi kockázatok/, más kockázatok értékelésére, mint pl. a hírnév, csak szubjektívebb értékmérés áll rendelkezésre. kockázat azonosításakor el kell végezni a kockázatok számszerűsítését is. Szükséges a kockázati kategóriák besorolási kereteit is kialakítani /pl. magas/közepes/alacsony/ a kockázatvizsgálat közben. 3.sz.melléklet/ 21

22 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 5. z elfogadható kockázati szint meghatározása feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. Ha a kockázat elviselhető szintű, nem kell intézkedést megfogalmazni. kockázattűrő képesség, szubjektív, azonban a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. Ha a kockázat elfogadható szintre csökkentése aránytalanul nagy költséget igényel, intézkedést nem kell megfogalmazni. 6. Kockázati reakciók o kockázat átadása o kockázat elviselése /válasz intézkedés aránytalanul nagy költségei miatt/, o kockázat kezelése /célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése/, o kockázatos tevékenység befejezése. 7. kockázatokra adható válaszok, a kockázat-nyilvántartás z intézmény nem hoz létre intézményi kockázat-nyilvántartást. kockázatok évente értékelési, a kockázatok kezelését féléves jelentés alapján gazdasági ve és az intézményve intézkedéseivel végzi. 8. Beépítés és felülvizsgálat kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült csak időszakos feladattá válik. kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete változott-e vagy sem. 9. Kockázatkezelés o z intézményve kockázatkezelési tevékenységében támaszkodik a belső ellenőrzése, valamint a félévente átadott kockázatkezelés aktuális helyzetét bemutató jelentésre. o kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározására tesz javaslatot. o választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. o hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére, ezért a kockázatkezelés hatékony eszközeként az ellenőrzési nyomvonal kialakítását és karbantartását kell alkalmazni. o kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében az intézmény veje intézkedési legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről, folyamatos jelentést, t kér vagy helyszíni vizsgálatot tart vagy felkéri az arra illetékes vet belső ellenőrzési vizsgálat elvégzésére. 3.sz.melléklet/ 22

23 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 10. kockázatkezelés időtartama o kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésénél, a költségvetési tervezés első szakaszaiban kell megkezdenie az intézmény vejének. o költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait, a kockázatok folyamatos változásával. 11. kockázatok és intézkedések nyilvántartása nyilvántartást a rendes irattártól elkülönülten kell vezetni úgy, hogy a kockázati nyilvántartásnak a rendes irattárból kell számot adni, míg a nyilvántartásba kerülő dokumentumoknak az irattári szám/sorszám azonosítót kell adni: felelőse az iskolatitkár. dokumentumoknak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázhat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét. kockázatkezelési eseteket az intézményve elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. IX. Táblázatok, folyamatábrák, mellékletek Mellékletek 1. számú melléklet z ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonaláról 2. számú melléklet belső ellenőrzési tevékenység ellátási formájának meghatározása 3.számú melléklet Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok feladatkörök szerinti elkülönítése 4.sz. melléklet Belső szabályzatok listája és a felülvizsgálat rendje Folyamatábrák 1.számú folyamatábra megfelelő szabályozottság kialakításának és fenntrtásának folyamatábrája 2. számú folyamatábra tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonalról 3. számú folyamatábra végrehajtási folyamatokhoz kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalról 4. számú folyamatábra z ellenőrzési folyamatokhoz kapcsolódó ellenőrzési nyomvonalról Táblázatok 1. számú táblázat tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal 2. számú táblázat végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal 3.sz.melléklet/ 23

24 nagykátai Ipari Szakközépiskola és Szakiskola Szervezeti és Működési Szabályzata mellékletei 1.sz. melléklet Ellenőrzési folyamatok ellenőrzési nyomvonala z ellenőrzési folyamatok behálózzák a szerv valamennyi tevékenységét, így kapcsolódnak a külön meghatározott: o tervezéssel és o a végrehajtással kapcsolatban ellátott feladatokhoz és az ott ellátandó ellenőrzési tevékenységekhez. tervezéssel kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: o a tervezési feladatok ellátása során munkamegosztást kell alkalmazni, o gondoskodni kell arról, hogy az egyes számítások mindig ellenőrzésre kerüljenek, o a felhasználásra kerülő alapdokumentumok teljességéről, valódiságáról külön meggyőződjenek, legyenek erre vonatkozóan is felelősök. végrehajtással kapcsolatban az ellenőrzési folyamatok során kiemelt fontosságúak a következők: a) szabályzatok körében: o a szabályzatok folyamatos ellenőrzése a jogszabályoknak és belső szervezeti felépítésnek, folyamatoknak való megfelelőség szempontjából, o a szabályzatok betarthatóságának folyamatos ellenőrzése, visszacsatolások, a túlszabályozás csökkentése, a szabályozások rugalmassá tétele; b) személyi juttatások és létszám-gazdálkodás körében: o a rendelkezésre álló személyi nyilvántartások, valamint a kötelező béremelések figyelembevételének ellenőrzése a tervezés során, - beleértve a pótlékokat, kiegészítéseket stb. is, o a személyi juttatások bérszámfejtésénél ellenőrzési pont beiktatása, o a megbízási szerződések kötésénél, a díjak meghatározásánál a szerződések ellenjegyzésének biztosítása, o a személyi juttatások bérszámfejtésére vonatkozó dokumentumok ellenőrzése, o a jutalomra felhasználni kívánt összegek eredetének és a kifizetés jogosságának kifizetés i ellenőrzése, o a személyi juttatások előirányzata gazdálkodásának előirányzat-felhasználási ütemtervvel való összehasonlítása, a kiemelt előirányzat felhasználásának nyomon követése, c) dologi kiadások körében: o a beszerzések összehangolása, a beszerzések gazdaságos bonyolítása megszervezésének folyamatos ellenőrzése, o az egyes előirányzatok felhasználásának nyomonkövetése a pénzgazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása során, o a dologi kiadások készletek, szolgáltatások pontos felhasználási helye megjelölésének ellenőrzése, hogy az egyes tevékenységek, feladatok pontos ráfordításairól megfelelő információ álljon rendelkezésre az önköltségszámításhoz, valamint a gazdaságossági, hatékonysági, valamint eredményességi számításokhoz; d) felhalmozási kiadások körében: o a felhalmozási kiadások szükségességének ellenőrzésre, 3.sz.melléklet/ 24