Kockázatkezelési szabályzat

Átírás

1 Kockázatkezelési szabályzat 37. számú függelék SZENTLŐRINCI KÖZÖS ÖNKRMÁNYZATI HIVATAL

2 Kockázatkezelési szabályzat. SZENTLŐRINCI KÖZÖS ÖNKROMÁNYZATI HIVATAL Kockázatkezelési szabályzat 37. számú függelék Az Szentlőrinci közös Önkormányzati Hivatal 8. (5) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a 28. (1) bekezdésben meghatározott, az Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal SZMSZ mellékletét és függelékét tartalmazó szabályzatok hatálya kiterjed a hivatal szervezeti egységeire és valamennyi hivatali dolgozóra, valamint eltérő szabályozás hiányába Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal illetékeséig területén működő valamennyi önkormányzat intézményeire szervezeti egységeire, dolgozóira, tisztségviselőire. Szentlőrinc február 1. Dr. Tóth Sándor jegyző

3 Tartalom 1. Értelmező rendelkezések A fogalma A kezelője (gazda) Kockázatkezelési hatókör A Kockázati Munkacsoport A kezelés végrehajtásának szabályai A ok azonosítása A ok értékelése i térkép Kockázati tűréshatár Kockázati reakciók Kockázatkezelés módjai Kockázat-nyilvántartás Kockázatok felülvizsgálata Nyomon követés Felülvizsgálat célja A felülvizsgálat eszközei Záró rendelkezés... 9

4 KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő kezelési rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A elemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a.. Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal (a továbbiakban: Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal) tevékenységében, gazdálkodásában rejlő okat. A kezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a okat. A kezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kezelést minden folyamatba beépítsék és a szervezet minden tagja megértse a kezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat és nem a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatalon kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. 1. Értelmező rendelkezések 1.1 A fogalma A lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának a. Ellenőrzési az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó. Maradvány : a csökkentésére tett azonnali válaszlépések (szervezeten belül működő belső kontroll) után még fennálló. A ok lehetnek: a) külső ok b) pénzügyi ok c) tevékenységi ok d) emberi erőforrás ok Az egyes ok kategóriái, lehetséges megnyilvánulásuk és hatásuk az alábbiak lehetnek: a) külső ok Infrastrukturális: Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. Gazdasági: Kamatlábváltozások, árfolyamváltozások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre. Jogi és szabályozási: A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Környezetvédelmi: A környezetvédelmi megszorítások a szervezet működési területén korlátot szabhatnak a lehetséges tevékenységeknek.

5 Politikai: Piaci: Elemi csapások: Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót. Versenyhelyzet kialakulása vagy szállítói probléma negatív hatással lehet a tervekre. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A katasztrófavédelmi terv elégtelennek bizonyulhat. b) pénzügyi ok Költségvetési: A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Csalás vagy lopás: Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Biztosítási: Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása. Tőke beruházási: Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala. Felelősségvállalási: A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. c) tevékenységi ok Működés-stratégiai: Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül. Működési: Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. Információs: A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Hírnév: A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki. Például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység terjedelmét. Kockázat-átviteli: Az átadható ok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. Technológiai: A hatékonyság megtartása érdekében a technológia fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar Projekt: megbéníthatja a szervezet működését. A megfelelő előzetes elemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre. Újítási: Elmulasztott újítási lehetőségek. Új megközelítés alkalmazása a ok megfelelő elemzése nélkül. d) emberi erőforrás ok Személyzeti: Egészség és biztonsági: A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. 1.2 A kezelője (gazda) A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal ellenőrzési nyomvonalában meghatározott ok kezeléséért az adott feladatnál felelősként megjelölt személy a felelős. 1.3 Kockázatkezelési hatókör A kezelés a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal valamennyi tevékenységi területére kiterjed.

6 1.4 A Kockázati Munkacsoport A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal vezetőjének (Jegyző) felelőssége és kötelessége a szervezet minden szintjén érvényesülő kezelési rendszer kialakítása és működtetése. A kezelési folyamat koordinálására, irányítására és a feladatai között meghatározott tevékenységek elvégzésére a Jegyző Kockázati Munkacsoportot (a továbbiakban: Munkacsoport) hoz létre. A Munkacsoport vezetője a Jegyző, tagjai: aljegyző, belső ellenőr, osztályvezetők A tagok megbízása az 1. melléklet alapján írásban történik. A Munkacsoport feladatai: - a kezelési folyamat koordinálása, irányítása, - a i tényezők, elemek azonosítása, - a ok bekövetkezésének valószínűsítése, a i hatás mérése (elemzés), - a ok kezelési módjának meghatározása, - a ok felülvizsgálata, - a okhoz kapcsolódó nyilvántartások vezetése Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott okhoz kapcsolódó kezelők a Munkacsoport irányításával vesznek részt a kezelési folyamatban. 2. A kezelés végrehajtásának szabályai A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a ok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő elemzési tevékenységet ellátni. A ok elsődleges okai együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: véletlenszerű események, hiányos ismeret vagy információ, ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: a ok azonosítása, a ok értékelése (i térkép), az elfogadható i szint meghatározása (i tűréshatár), a okhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, a kezelés módjának kiválasztása, a ok nyilvántartása, a ok felülvizsgálata. 2.1 A ok azonosítása A azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal célkitűzéseit veszélyeztető fő ok. A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal stratégiai célkitűzéseit a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatalra vonatkozó szervezeti stratégiáról szóló Jegyzői Utasítás tartalmazza. Fenti stratégiában meghatározott célok megvalósításához kapcsolódó folyamatok az alábbiak: I. Gazdálkodási folyamatok: I/1. Költségvetés tervezés I/2. Közbeszerzési eljárások II. Hatósági folyamatok: II/1. Adóellenőrzés II/2. Birtokvédelem

7 III. Egyéb folyamatok: III/1. Európai Uniós pályázatok III/2. Civil szervezetek támogatása Az egyes folyamatokhoz tartozó feladatok elvégzése során felmerülő okat az ellenőrzési nyomvonalak tartalmazzák. Az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott ok kezeléséért a kezelő felelős. A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal a ok azonosítására a vizsgálat módszerét választja, amelyre Munkacsoportot hoz létre. A Munkacsoport fő munkamódszere: a kezelőkkel interjú lefolytatása, amely alapján a Munkacsoport elkészíti a szervezet i térképét. Az interjú történhet írásban és szóban egyaránt. Az interjúk során az egyes feladatokról az alábbiakat kell megállapítani: - a nyomvonalban meghatározott bekövetkezésének valószínűségét; alacsony, közepes, magas kategóriákba sorolással, - a hatását; alacsony, közepes, magas kategóriák szerint, - a feladat végrehajtása során felmerült-e új. 2.2 A ok értékelése i térkép A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal tevékenységére ható ok teljes körének összegyűjtését követően, az alábbi i térképet kell elkészíteni: Szervezetre gyakorolt hatás Alacsony Alacsony Alacsony Alacsony Alacsony Bekövetkezés valószínűsége Fenti mátrixba, a lefolytatott interjúk alapján kell a Munkacsoportnak az egyes okat minősíteni. Bekövetkezés valószínűségének értékelése: alacsony 1 pont közepes 2 pont magas 3 pont Szervezetre gyakorolt hatás értékelése: alacsony 1 pont közepes 2 pont magas 3 pont Kockázat összértékelése: bekövetkezés valószínűsége szorozva szervezetre gyakorolt hatással. A i térkép elemzése (ok besorolása): 1-2 pont alacsony 3-4 pont közepes 5-9 pont magas

8 A magas ok a legjelentősebb ok, az alacsony ok a legkisebb szintűek. A köztük lévők közepes szintűeknek minősíthetők. A i térkép összeállításáért, elemzéséért a Munkacsoport felelős. 2.3 Kockázati tűréshatár A i térkép alapján a i tűréshatár meghatározása következik, mely a Munkacsoport feladata. A i tűréshatár meghatározása a 2. melléklettel történik. A i tűréshatár azt a szintet jelenti, ami felett a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő okra. A kialakított i tűréshatár nem kötött, a Munkacsoportnak megvan a lehetősége, hogy változtasson rajta, a pillanatnyilag adott körülményektől függően. A már kezelt ok esetében, ha a még mindig a i tűréshatár felett marad, a Munkacsoport átveheti a további kezelését. 2.4 Kockázati reakciók A feltárt okkal kapcsolatos reakciókat a i tűréshatár meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a Munkacsoport felelős. Négy alapvető kezelési stratégia lehet: átadása (biztosítás révén); elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); kezelése (célja a ok elfogadható szintre való csökkentése); os tevékenység befejezése. 2.5 Kockázatkezelés módjai Amennyiben a kezelésére kerül sor, az további négy különböző típusú kontroll tevékenységen keresztül valósítható meg: - megelőző kontrollok: korlátozzák a realizálódásának lehetőségét (feladat szétválasztása, megfelelő képzettség). A belső kontrollok többsége ide tartozik. - korrekciós kontrollok: a realizálódott következményeit korrigálják, a kár vagy veszteség csökkentésével (szerződési feltételek megadása). - iránymutató kontrollok: a kívánt következmény elérést biztosítják. Általában egy tevékenység konkrét lépéseit tartalmazzák (eljárásrendek, előírások, utasítások). - felderítő kontrollok: fényt derítenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be (megvalósítás áttekintése, monitoring jelentések). A Munkacsoport feladata, a fenti kontrollok közül meghatározni az egyes ok esetében alkalmazandó kontrollokat a ok kezelésére. A Munkacsoport feladata a kezelendő okról a kezelőket értesíteni, a 3. mellékletben szereplő minta alapján. A Munkacsoport, a válaszintézkedések kiválasztásában támaszkodhat a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. 3. Kockázat-nyilvántartás A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal kialakítja sajátosságainak megfelelő nyilvántartást. Valamennyi ról a i térkép elkészítéséhez a 4. melléklet szerinti i alapnyilvántartás kitöltése kötelező. A i tűréshatár feletti okról hivatali -nyilvántartás is kialakításra kerül az 5. melléklet szerint.

9 A i alapnyilvántartás és a hivatali -nyilvántartás elkészítéséért a Munkacsoport felelős. 4. Kockázatok felülvizsgálata 4.1 Nyomon követés A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követni a folyamatokat, frissíteni a megállapításokat, illetve ellenőrizni a kezelendő okra megtett intézkedések hatásait, amelyekről a kezelő köteles a Munkacsoportot tájékoztatni adott év április 15-éig. 4.2 Felülvizsgálat célja Mivel a i környezet állandóan változik, a kezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, amelynek alapvetően két célja van: - A változások megfigyelése a szervezet i profiljában: a korábban beazonosított ok fennállnak-e, merültek-e fel új ok, változott-e az egyes ok bekövetkezésének valószínűsége, illetve hatása. - Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kezelési folyamat hatékonyságáról: a működő kontrollok megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő ok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére. Mivel a két fent említett cél különbözik egymástól, egyik sem helyettesítheti a másikat. Tulajdonképpen a kezelés lépéseinek megismétléséről van szó, amelyek közül egyik sem hagyható ki a hatékony kezelési rendszer működéséhez (jelen szabályzat 2. pont) A felülvizsgálat során kiemelt figyelmet kell fordítani a folyamatosságra. Fontos, hogy a kezelés minden évben legalább évente egyszer felülvizsgálatra kerüljön. 4.3 A felülvizsgálat eszközei A felülvizsgálat eszközei hasonlóak a beazonosításánál használtakkal. A Munkacsoport interjúk lefolytatásával, a kezelők beszámoltatásával végzi a ok felülvizsgálatát. A ok felülvizsgálatát a költségvetési tervezés első szakaszában kell megkezdeni, és minden év október 15-éig összeállítani az aktuális i térképet. 5. Záró rendelkezés A Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal kezelési szabályzata február 1. napjától lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti minden e tárgyban született korábbi szabályzat és valamennyi módosítása. Szentlőrinc, február 1. napján jegyző

10 1. melléklet MEGBÍZÁS.-i Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatalnál a Kockázati Munkacsoport tagjaként, a Munkacsoport feladatainak ellátásával megbízom (név). (hivatali tisztség). Feladatát a helyi szabályzatban foglaltak szerint köteles ellátni. Kelt:. Tudomásul vettem:.. jegyző. munkacsoport tagja

11 Kockázati tűréshatár meghatározása 2. melléklet Az elkészített i térkép alapján a i tűréshatárt a Kockázati Munkacsoport 201. évre az alábbiak szerint határozza meg: Szervezetre gyakorolt hatás Alacson y Alacsony Alacsony Alacsony Alacsony Bekövetkezés valószínűsége A tűréshatár megjelölése határozott, jól elkülönülő vonalakkal a fenti ábrában történik. A meghatározott i tűréshatár felett a Szentlőrinci Közös Önkormányzati Hivatal mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő okra. Kelt:. Munkacsoport vezető.. Munkacsoport-tag Munkacsoport-tag

12 Tisztelt Kockázatkezelő! Értesítés a kezelendő okról 3. melléklet Értesítem, hogy az Ön által végzett feladatoknál felmerült ok közül az alábbiak minősítése tűréshatár feletti, amelyre az alább megjelölt intézkedést kell elvégezni. Sorszá m Azonosítá s (nyomvo nal szerint) Kockázatos feladat megnevezé se Kockázat megnevezé se Kockázatkezel ési stratégia Javasolt intézked és Kelt:... Munkacsoport vezető

13 Kockázati alapnyilvántartás a i térkép összeállításához 4. melléklet Sorszá m Azonosítás (nyomvona l szerint) Kockázat megnevezés e Kockázat i kategóri a Bekövetkezé s valószínűség e Bekövetkezé s hatása Kockáza t értéke (1-9) Kockázat besorolás a (A/K/M) Kockázati tűréshatár alatti/felet ti Szentlőrinc, Munkacsoport vezető Munkacsoport-tag Munkacsoport-tag

14 Hivatali -nyilvántartás 5. melléklet Sorszám Azonosítás (nyomvonal szerint) Kockázatos feladat megnevezése Kockázat megnevezése Kockázatkezelési stratégia Javasolt intézkedés Kockázatkezelő neve, beosztása Budapest, Munkacsoport vezető Munkacsoport-tag Munkacsoport-tag