KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 Szám: 21-21/263-10/2013. PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA PÉCS MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

2 2 ÁLTALÁNOS RÉSZ Jogszabályi háttér Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (továbbiakban Áht.) VIII. fejezetében rendelkezik az államháztartás ellenőrzési rendszeréről. Az előírások szerint az államháztartási kontrollok célja az államháztartás pénzeszközeivel és a nemzeti vagyonnal történő szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. Az államháztartás belső kontrollrendszere a költségvetési szervek belső kontrollrendszere - beleértve a belső ellenőrzést - keretében valósul meg. A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló CLXXXIX. törvény 119. (3)-(4) bekezdése a következőket határozza meg a kontrollrendszer működése kapcsán: (3) A jegyző köteles - a jogszabályok alapján meghatározott - belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. (4) A jegyző köteles gondoskodni - a belső kontrollrendszeren belül - a belső ellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével. A helyi önkormányzat belső ellenőrzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről is. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és a belső ellenőrzésről szóló 370/2011. (XII.31.) számú Korm. rendelet (továbbiakban Bkr.) 3. -a szerint a költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő kockázatkezelési rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A kockázat fogalma Kockázat: mindazon elemek és események bekövetkezésének a valószínűsége, amelyek hátrányosan befolyásolhatják a költségvetési szerv működését. Kockázat lehet minden olyan esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van a szervezet célkitűzéseire. A kockázatok elsődleges okai együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: - véletlenszerű események, - hiányos ismeret vagy információ, - ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a hivatalban. A kockázatkezelési rendszer fogalma Olyan irányítási eszközök és módszerek összessége, melynek elemei a szervezeti célok elérését veszélyeztető tényezők (kockázatok) azonosítása, elemzése, csoportosítása, nyomon követése, valamint szükség esetén a kockázati kitettség mérséklése.

3 3 A VÉGREHAJTÁS SZABÁLYAI 1. A kockázatkezelési hatókör, a kockázat kezelőjének kijelölése A kockázatelemzés felöleli a Hivatal belső szervezeti egységeinek (továbbiakban főosztály) valamennyi tevékenységi területét. A főosztályoknak évente el kell végezni a működési területük célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés) és azok kezelési módját. A főosztály vezetőjének ki kell jelölnie a felelős személy(eke)t, aki(k) a kockázatkezelés feladatát végzi(k). A feladatellátást a munkaköri leírásban is rögzíteni kell. A kockázatkezelő(k)nek fel kell mérni, hogy mi jelenthet kockázatot az adott területen, mekkora kockázati nagyságokkal lehet számolni és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A főosztály vezetőjének felelőssége, hogy a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése megtörténjen. 2. Kockázatkezelés A főosztály a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. A főosztályvezető felelőssége, hogy a főosztály a működését érintő célkitűzéseket érintő lényegi befolyással bíró kockázatokra oly módon tudjon válaszolni, hogy lehetőség szerint elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérését és ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ennek módszere a kockázatkezelés. A kockázatok kezelésének elengedhetetlen feltétele, hogy azokat objektív és szubjektív tényezők együttes figyelembevételével rangsorolják és elsősorban a nagyobb kockázatot jelentő tényezők kiszűrésére irányítsák a figyelmet. Fontos az is, hogy a kockázatkezelést ne statikusan értelmezzék, hanem a már felmért kockázatokat időközönként vizsgálják felül és végezzék el a környezet vagy a főosztály működésének változása miatt szükségessé váló módosításokat. A kockázatkezelés állandó, ciklikus feladat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: 1. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása 2. A kockázatok értékelése 3. Az elfogadható kockázati szint meghatározása (a hivatali, illetve önkormányzati vezetés számára) 4. A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók kiválasztása 5. Kockázatok nyilvántartása 6. A válaszintézkedés beépítése és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata.

4 A kockázat azonosítása A főosztályok tevékenységében meglévő kockázatokról részben a vezetők, részben a szervezeten belüli folyamatok végrehajtásában résztvevők rendelkeznek hasznosítható ismeretekkel. Ezek összegyűjtése, elemzése, hasznosítása főképp kérdőíves megkérdezések, személyes interjúk, csoportos megbeszélések alkalmazásával lehetséges. A főosztályok vezetőinek a tapasztalatok alapján meg kell határoznia a különböző kockázatok elfogadhatósági mértékét, a kockázatok csökkentésére vonatkozó stratégia és intézkedéssorozat kidolgozását, azok végrehajtásáért felelős dolgozókat, annak függvényében, hogy tevékenységükkel milyen módon tudnak hatással lenni a kockázatok előfordulásának megakadályozására. A kockázat azonosítás célja a szervezeti egységek célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok megállapítása. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítása a főosztály vezetőjének a felelőssége, melyet maga vagy az általa kijelölt kockázatkezelő(k) végez(nek). A szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza azon kockázati kategóriákat, melyeket a főosztály kockázatainak azonosításakor kötelező, illetve ajánlott figyelembe venni. Az ajánlott kockázati kategóriák köre a főosztály működésének és tevékenységének sajátosságaira tekintettel bővíthető, módosítható A kockázatok értékelése A kockázati kategóriák besorolási módjait a szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza, melyekből az összesített mérőszám értékelést kötelező elvégezni. A kockázatok azonosítását és értékelését évente, a tárgyév február 28-ig kell elkészíteni Az elfogadható kockázati szint Amennyiben a főosztályon azonosított kockázatok összesített mérőszáma a 60%-ot eléri (lásd 2. számú melléklet II/1. pont), a főosztályvezető a kockázatok kezelésére vonatkozóan a hivatal vezetője részére köteles írásos javaslatot tenni Kockázati reakciók A főosztály vezetője a kockázat kezelésére az alábbi intézkedések közül választhat: - kockázat átadására javaslattétel a hivatali vezetés felé (pl. biztosítás révén), - kockázat elviselése a hivatali vezetéssel történő előzetes egyeztetést követően (pl. amennyiben a válaszintézkedés aránytalanul nagy költséget jelentene), - kockázat kezelése (olyan intézkedés, mellyel a kockázat elfogadható szintre csökkenthető), - kockázatos tevékenység kiváltása, illetve befejezése előzetes vezetői egyeztetést követően.

5 Kockázatok nyilvántartása A főosztály vezetője intézkedik a főosztály kockázat-nyilvántartásának kialakításáról. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét. Amennyiben a folyamatba épített ellenőrzések nem elégségesek, a felmerülő kockázatok kezelésére annak érdekében, hogy a szervezet célkitűzései teljesüljenek, úgy az esetlegesen felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést és az intézkedés megtételéért felelős munkatárs nevét a kockázat-nyilvántartásban szintén rögzíteni kell Beépítés és felülvizsgálat A kockázatkezelés alapvető célja, hogy a kockázatok kezelésére tett intézkedés és az ezzel kapcsolatos felelősség egyértelművé váljék minden érintett számára. A kockázatkezelést be kell építeni a mindennapi tevékenységek közé. Amennyiben az eredetileg azonosított kockázatokhoz képest év közben új kockázati elemek jelennek meg, úgy az éves kockázatértékelést felül kell vizsgálni, és módosítani kell. Záró rendelkezések A tárgyévre szóló kockázatértékelést a szabályzatban megjelölt határidő lejártát követő 5 munkanapon belül a jegyző részére meg kell küldeni. Ezen szabályzat. lép hatályba, ezzel egyidejűleg a január 1- jén kelt PMJV Polgármesteri Hivatal Kockázatkezelési Szabályzata hatályát veszti. P é c s, július 31. Dr. Páva Zsolt polgármester Dr. Lovász István jegyző

6 6 Kötelező kockázati kategóriák 1. sz. melléklet - Költségvetési kockázat: a kívánt tevékenység ellátására nem áll rendelkezésre elegendő anyagi erőforrás. - Jogi és szabályozási kockázat: - a jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét (túlszabályozottság vagy hiányos szabályozás) - adott időszakban a jogi környezet változása nehezíti a tevékenység megfelelő ellátását - főosztályi ellenőrzési rendszer működése nem eléggé hatékony. - Felelősségvállalási kockázat: a főosztály által végzett tevékenységre más szervezet vagy személy negatív hatást gyakorolhat. - Információs kockázat: a szükségesnél kevesebb információ nem megfelelő döntést eredményez. - Személyzeti kockázat: a hatékony működést korlátozza vagy teljesen ellehetetleníti: - a szükséges számú vagy megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya - a beosztottak nem megfelelő felkészültsége, illetve magatartása - a vezetők nem megfelelő felkészültsége, illetve magatartása. Ajánlott kockázati kategóriák - Infrastrukturális kockázat: az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja, illetve megnehezítheti az elvárható szintű működést - Környezetvédelmi kockázat: a környezetvédelmi jogszabályok, előírások korlátot szabhatnak a tevékenységeknek - Politikai kockázat: a szervezet tevékenységére hatással lehetnek politikai döntések, melyek megváltoztathatják a kitűzött célokat - Gazdasági bűncselekmények kockázata: a korrupció és a pénzügyi visszaélések lehetősége fennállhat - Biztosítási kockázat: nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen - Működési kockázat: - a jogszabályok, illetve a helyi testületi döntések által meghatározott, a főosztályt érintő feladatok az eredeti célkitűzés szerint megvalósíthatatlanok - nem megfelelő információáramlás - szakmai feladatok, célok és a pénzügyi feltételek összhangjának a hiánya - főosztályok közötti együttműködés hiánya - főosztályon belüli munkaszervezési problémák - Gazdasági kockázat: az előirányzatokra vonatkozó tervek megvalósulását befolyásolhatja a banki árfolyam-változás, a kamatláb-változás, az infláció negatív hatása - Likviditási kockázat: a pénzellátási terv bevételi és kiadási oldalának eltérései miatt ideiglenes tőkehiány keletkezhet, melynek következtében az elkötelezettségek finanszírozása késhet - Bevételi kockázat: a tervezésnél számításba vett források nem vagy csak részben teljesülnek, ezért szigorúbb gazdálkodás válik szükségessé - Fejlesztési kockázat: a tervezett beruházási célok megvalósulásának költségigénye az előirányzott pénzügyi forrásokat meghaladhatja - Hírnév kockázata: a város lakosságában kialakult rossz hírnév negatív hatást válthat ki (például a kialakult rossz megítélés csökkentheti a kívánt tevékenység hatását)

7 7 2. sz. melléklet I. A kockázatok azonosításának ajánlott módszerei A kockázatfelmérés célja a kockázatok és azok bekövetkezési valószínűségének megállapítása, a szervezetre és ezen belül az adott főosztályra gyakorolt hatásának vélelmezése. A kockázatfelmérésnek több módszere létezik, meghatározó jelentőségű a rendelkezésre álló információ mértéke és minősége. A kockázatkezelés rendszerének kialakításához ismerni kell a hivatali szervezetre, ezen belül a főosztályra vonatkozó fő stratégiai, középtávú és operatív célkitűzéseket és az ezekre ható kockázatokat kell kezelni. A két leggyakrabban alkalmazott megközelítés a kockázatvizsgálat, illetve a kockázati önértékelés. Az első esetben megtörténik a fő célkitűzések felmérése és az ehhez kapcsolódó kockázatok meghatározása. A megismerés módszere: az érintett területek munkatársaival folytatott interjú, amely alapján történik a szervezet kockázati térképének felvázolása. A másik esetben a kockázati tényezők feltárására önértékeléssel kerül sor, mely történhet: kérdőívek felhasználásával vagy munkamegbeszélések alkalmazásával. A kockázatkezelés akkor hatékony, ha az egyes vezetői szintek felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat- és hatáskörét szabályzat, a munkaköri leírások és ezen módszertani útmutató tartalmazza. Kérdőíves felmérésen alapuló kockázatelemzés Célszerű a kockázatok felmérésekor olyan általános jellegű, illetve az adott főosztályi szervezetre adaptált munkalapokat használni, amelyek előre meghatároznak néhány kockázati tényezőt azok közül, amelyek a főbb kockázat-felmérési kategóriákban szóba jöhetnek. Az előre elkészített munkalapokat a felmérés alkalmával pontosítani szükséges a ténylegesen előforduló, feltárt speciális kockázatok leírásának és későbbi minősítésének dokumentálása céljából.

8 8 Példa a munkalapra: Kockázati tényezők Kötelező kockázati kategóriák Költségvetési kockázat Jogi és szabályozási kockázat - Szabályozottságból adódó problémák - Jogszabályi környezet változása - Főosztályi ellenőrzési rendszer működésének elégtelensége Felelősségvállalási kockázat Információs kockázat Személyzeti kockázat -Létszám - Képzettség - Beosztottak felkészültsége - Beosztottak magatartása - Vezetők felkészültsége - Vezetők magatartása Ajánlott kockázati kategóriák Infrastrukturális kockázat Környezetvédelmi kockázat Politikai kockázat Gazdasági bűncselekmények kockázata Biztosítási kockázat Működési kockázat -Szervezeti stratégia, célkitűzések - Információáramlás - Szakmai feladatok, célok és a pénzügyi feltételek összhangja - Főosztályok közötti együttműködés - Főosztályon belüli munkaszervezés Gazdasági kockázat Likviditási kockázat Bevételi kockázat Fejlesztési kockázat Hírnév kockázat Egyéb: Főosztályra gyakorolt hatása, Bekövetkezés valószínűsége jelentősége II. A kockázatok értékelésének javasolt módszerei II/1. Összesített mérőszám meghatározás A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően az egyes kockázati tényezők jelentőségét és bekövetkezésének valószínűségét a fenti formában elkészített munkalapon kell rögzíteni. A munkalapokon szereplő adatok értékelésére az ún. összesített mérőszám módszer szolgál. A fentiekben bemutatott munkalapból összesített mérőszám képzésével folyamatok, tevékenységek kockázati értékeit tudjuk meghatározni. A munkalap ebben az esetben kiegészül egy további oszloppal, melyben soronként a szervezetre gyakorolt hatás (jelentőség), valamint a bekövetkezés valószínűsége oszlopok adatainak szorzata található. A szorzatok összegzésével kapott számot a maximálisan képezhető szorzatértékkel összevetve határozhatjuk meg az összesített mérőszámot.

9 9 Példa az összesített mérőszám meghatározására: Kockázati tényezők Főosztályra gyakorolt hatása, jelentősége Bekövetkezés valószínűsége Összesen Kötelező kockázati kategóriák Költségvetési kockázat x x 9 Jogi és szabályozási kockázat - Szabályozottságból adódó problémák x x 12 - Jogszabályi környezet változása x x 16 - Főosztályi ellenőrzési rendszer működésének elégtelensége x x 6 Felelősségvállalási kockázat x x 9 Információs kockázat x x 16 Személyzeti kockázat - Létszám x x 6 - Képzettség x x 4 - Beosztottak felkészültsége x x 12 - Beosztottak magatartása x x 4 - Vezetők felkészültsége x x 8 - Vezetők magatartása x x 6 Összes pontszám 108 Maximálisan képezhető szorzatérték 300 Összesített mérőszám 36% Ajánlott kockázati kategóriák Infrastrukturális kockázat x x 12 Környezetvédelmi kockázat x x 8 Politikai kockázat x x 9 Gazdasági bűncselekmények kockázata x x 8 Biztosítási kockázat x x 8 Működési kockázat -Szervezeti stratégia, célkitűzések x x 8 - Információáramlás x x 16 - Szakmai feladatok, célok és a pénzügyi feltételek összhangja x x 9 - Főosztályok közötti együttműködés x x 8 - Főosztályon belüli munkaszervezés x x 12 Gazdasági kockázat x x 8 Likviditási kockázat x x 12 Bevételi kockázat x x 16 Fejlesztési kockázat x x 9 Hírnév kockázat x x 15 Összes pontszám 158 Maximálisan képezhető szorzatérték 375 Összesített mérőszám 42 % Összes pontszám 266 Maximálisan képezhető szorzatérték 675 Összesített mérőszám 39%

10 10 Az összesített mérőszám módszerén túl további számos összehasonlítási mód lehetséges, például a kockázati tényezők mátrixa. II/2. Kockázati tényezők mátrixa A B C D E Összesen A X (AB) B (BA) X C x D x E x A táblázatban A, B, C, D, E betűkkel jelöltük a kockázati tényezőket (pl. pénzügyi feltételek, létszám, információáramlás, stb.). A módszer lényege, hogy a kockázati tényezőket párosával összehasonlítjuk és megvizsgáljuk, hogy melyik jelent nagyobb kockázatot az adott folyamatra, tevékenységre. Az összehasonlítás és a pontozás páronként történik. A viszonyítás alapja az adott sorban lévő kockázati tényező. A két tényező közül a nagyobb kockázatú 1 pontot kap, a kisebb 0-t, amit két rovatban rögzítünk. A táblázat kitöltését követően soronként összegezzük a pontszámokat és ez alapján rangsoroljuk a kockázati tényezőket (a legmagasabb pontszámú tényező jelenti a legnagyobb kockázatot a szervezetre, folyamatra, tevékenységre). Példa: A: információáramlás, B: létszám Amennyiben a nem megfelelő információáramlás bekövetkezési valószínűsége és szervezetre gyakorolt hatása nagyobb kockázatot jelent, mint a létszámhiány, akkor az AB rovatba 1-et, a BA rovatba 0-t írunk. Célszerű a módszert a szubjektivitás csökkentése érdekében csoportos munkában végezni, illetve páratlan számú kockázati tényezőt vizsgálni a rangsorolás megkönnyítése érdekében.