KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEKET KISZOLGÁLÓ INTÉZMÉNY

Átírás

1 BUDAPEST FŐVÁROS III. KER. ÓBUDA-BÉKÁSMEGYER ÖNKORMÁNYZATA KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEKET KISZOLGÁLÓ INTÉZMÉNY (a továbbiakban: KSZKI) Budapest, 1033 Folyamőr u. 22. A KONTROLLRENDSZER ÉS A FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS (FEUVE) SZABÁLYZATA

2 TARTALOMJEGYZÉK I. KONTROLLRENDSZER és FEUVE SZABÁLYZAT SZABÁLYZATKÉSZÍTÉSI KÖTELEZETTSÉG A SZABÁLYZAT HATÁLYA... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3. A SZABÁLYZAT CÉLJA... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 4. A SZABÁLYZATBAN HASZNÁLT FOGALMAK... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 5. FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉSRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK. Hiba! A könyvjelző nem létezik. 6. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOZOTTSÁG... Hiba! A könyvjelző nem létezik Elvek... Hiba! A könyvjelző nem létezik Eljárások... Hiba! A könyvjelző nem létezik A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása... Hiba! A könyvjelző nem létezik Belső szabályzatok... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 7. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOSSÁG... Hiba! A könyvjelző nem létezik Elvek... Hiba! A könyvjelző nem létezik Eljárások... Hiba! A könyvjelző nem létezik Belső szabályzatok... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 8. A FEUVE RENDSZER ÉS A GAZDASÁGOSSÁG.. Hiba! A könyvjelző nem létezik Elvek... Hiba! A könyvjelző nem létezik Eljárások... Hiba! A könyvjelző nem létezik Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 9. A FEUVE RENDSZER ÉS A HATÉKONYSÁG... Hiba! A könyvjelző nem létezik Elvek... Hiba! A könyvjelző nem létezik Eljárások... Hiba! A könyvjelző nem létezik A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei... Hiba! A könyvjelző nem létezik Belső szabályzatok... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 10. A FEUVE RENDSZER ÉS AZ EREDMÉNYESSÉG... Hiba! A könyvjelző nem létezik Elvek... Hiba! A könyvjelző nem létezik Belső szabályzatok... Hiba! A könyvjelző nem létezik. II. KOCKÁZATKEZELÉS ELJÁRÁS RENDJE SZABÁLYZAT CÉLJA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 2. FELELŐSSÉGEK, HATÁSKÖRÖK ELJÁRÁS LEÍRÁSA A kockázat fogalma Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata

3 4. A VÉGREHAJTÁS SZABÁLYAI A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása A kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása A kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról A kockázatkezelés felülvizsgálata III. SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSI RENDJE... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 1. ELJÁRÁS CÉLJA, JOGSZABÁLYI HÁTTERE... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 2. FELELŐSSÉGEK, HATÁSKÖRÖK... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3. ELJÁRÁS LEÍRÁSA... Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanság fogalma... Hiba! A könyvjelző nem létezik Alapesetei... Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanságok megelőzése... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 4. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSI RENDJE. Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanságok észlelése... Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások meghatározása... Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások nyomon követése... Hiba! A könyvjelző nem létezik A szabálytalanságok és a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása.... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 5. AZ INTÉZMÉNY IGAZGATÓJÁNAK ÉRTÉKELÉSI FELADATA A SZABÁLYTALANSÁGOK MEGAKADÁLYOZÁSA ÉRDEKÉBEN... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 1. számú melléklet... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 2. melléklet... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3. számú melléklet... Hiba! A könyvjelző nem létezik. 4. számú melléklet

4 I KONTROLLING ÉS FEUVE SZABÁLYZAT 1. SZABÁLYZATKÉSZÍTÉSI KÖTELEZETTSÉG A intézmény szabályzatának kidolgozását az alábbi jogszabályok alapján végezte el: az Államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 61. (4) bekezdése, 69. -a, valamint az Államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19.) Kormányrendelet 155., 156., 157., 158., 159., 160., a, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, továbbá a Nemzetgazdasági Minisztérium költségvetési ellenőrzéssel kapcsolatban közzétett módszertani útmutatói, illetve ajánlásai figyelembevételével került sor. A KONTROLLIG- és FEUVE rendszer Szabályzata az intézmény Szervezeti és Működési Szabályzatának (továbbiakban SZMSZ) részét képezi. Jelen szabályzat tartalmazza a belső kontrollrendszerre, ezen belül a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésre vonatkozó szabályokat, ennek során követendő szabályokat, eljárásokat, módszertant, amelyeket az intézmény minden munkatársának be kell tartania. A szabályzathoz tartozó mellékletek és iratminták az ellenőrzés előírásainak, módszereinek megértését/alkalmazását hivatottak segíteni. 2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA A szabályzat az intézmény, mint költségvetési szerv belső kontrollrendszerére, ezen belül a folyamatába épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésére terjed ki. A szabályzat napjától hatályos, ezt követően megkezdett ellenőrzések során kell alkalmazni. 3. A SZABÁLYZAT CÉLJA A belső kontrollrendszer, ezen belül FEUVE rendszer működtetésével az intézmény érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való - szabályszerű, - gazdaságos, - hatékony és - eredményes gazdálkodás követelményeit. 4

5 4. A SZABÁLYZATBAN HASZNÁLT FOGALMAK Gazdaságosság: annak követelménye, hogy az erőforrások felhasználásához kapcsolódó kiadás vagy ráfordítás az elérhető legkisebb legyen, a jogszabályban meghatározott vagy általánosan elvárható minőség mellett; Hatékonyság: annak követelménye, hogy az előállított termékek, nyújtott szolgáltatások, az ellátott feladat más eredményének értéke, vagy az azokból származó bevétel a lehető legnagyobb mértékben haladja meg a felhasznált erőforrásokhoz kapcsolódó kiadásokat vagy ráfordításokat; Eredményesség: annak követelménye, hogy a kitűzött célok - az elfogadott módosításokat, változó körülményeket figyelembe véve - megvalósuljanak, a tevékenység tervezett és tényleges hatása közötti különbség a lehető legkisebb mértékű legyen, vagy a tényleges hatás legyen kedvezőbb a tervezettnél; Belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. Kockázatelemzés (belső ellenőrzés által alkalmazott): objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a költségvetési szerv tevékenységében és belső kontrollrendszerében rejlő kockázatokat; Kockázatkezelési rendszer: olyan irányítási eszközök és módszerek összessége, melynek elemei a szervezeti célok elérését veszélyeztető tényezők (kockázatok) azonosítása, elemzése, csoportosítása, nyomon követése, valamint szükség esetén a kockázati kitettség mérséklése; 5. FOLYAMATBA ÉPÍTETT, ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉSRE VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 5

6 A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok tartalma A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, c) a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolást), d) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottságát. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok ellátásának megszervezése A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatoknak, tevékenységnek a szerven belüli, feladatköri elkülönítését az 1. számú melléklet biztosítja. Az intézmény igazgatójának feladata és felelőssége Az igazgató köteles - kialakítani, - működtetni és - fejleszteni a FEUVE rendszerét. Az igazgató köteles - olyan szabályzatokat kiadni, - olyan folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE rendszer kialakítása és működtetése, valamint fejlesztése során figyelembe veszi: - a fenntartó gazdálkodásának folyamatait ezen belül - a tervezési, - a végrehajtási, - a beszámolási tevékenységet, valamint - a szerv egyéb sajátosságait. A PÉNZÜGYI IRÁNYÍTÁSI ÉS ELLENŐRZÉSI RENDSZERREL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK: A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerrel szemben támasztott legfontosabb követelmények, hogy biztosítsák azt, hogy a) az intézmény valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; 6

7 b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az intézmény gazdálkodásával kapcsolatosan; d) a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek; e) a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 6. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOZOTTSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy az intézmény - mindig a hatályos központi jogszabályoknak, irányelveknek, útmutatásoknak a szem előtt tartásával lássa el a belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen; - a belső szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott követelmények, célkitűzések, elvárások; - a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről; - az intézmény működése során, a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, majd elkészítsék a vonatkozó szabályzatokat, előírásokat Eljárások A szabályozottság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a központi előírások kötelező előírásai miatt. Objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket melyek o szabályozása (anélkül, hogy azt kötelező központi előírás kötelezővé tenné) szükséges az intézményműködési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára Új belső szabályozás esetén ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott a szabályozás előtt 7

8 o előzetes konzultációt kell folytatnia területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot 2. számú melléklet szerinti időközönként felül kell vizsgálni. o A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a - munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, - független belső ellenőrzés megállapításait, valamint - felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. o A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal, illetve a szabályozott működési folyamathoz (tartozó folyamatgazdákkal) 6.3. A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása folyamatábráját a 3. számú melléklet tartalmazza Belső szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény működését alapvetően meghatározó, az írásban rögzített, a szervre nézve kötelező előírást, követelményt meghatározó dokumentumot kell érteni. Belső szabályozás körébe így a következők tartozhatnak: Szervezeti és működési szabályzat Közalkalmazotti szabályzat FEUVE Szabályzat és belső ellenőrzési nyomvonal Belső ellenőrzési szabályzat Házipénztár és Pénzkezelési szabályzat Leltározási szabályzat Selejtezési szabályzat Számviteli politika, Számlatükör Kötelezettségvállalási, utalványozási és érvényesítési szabályzat Bizonylati Szabályzat Közbeszerzési szabályzat Munkavédelmi szabályzat Tűzvédelmi szabályzat tervek (mint pl. közép-, és hosszú távú program, fejlesztési program, a fenntartó költségvetési rendeletben meghatározott költségvetési terv, és intézményre vonatkozó eljárási szabályai, egyéb megállapodások a fenntartóval, likviditási terv és előirányzat-felhasználási ütemterv stb.) rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat) A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés érdekében a szervnek a 2. számú mellékletben meghatározott szabályokkal kell rendelkeznie. A szabályzatok felülvizsgálati időszakai, határnapjai, valamint a felülvizsgálatért felelős személyek megnevezése szintén a 2. számú mellékletben található. 8

9 7. A FEUVE RENDSZER ÉS A SZABÁLYOSSÁG 7.1. Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata, hogy az intézmény dolgozói számára biztosítsa a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, a belső szabályokhoz való hozzáférést, a központi, illetve a belső szabályzatokkal kapcsolatos információkat a szabályosság betartása érdekében Eljárások A szabályosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). A központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve a folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdái figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítani: o előzetes vezetői ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, o utólagos vezetői ellenőrzéssel, o független belső ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottság ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyan az a 9

10 személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a legnagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását Belső szabályzatok A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a FEUVE és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni. 8. A FEUVE RENDSZER ÉS A GAZDASÁGOSSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a gazdaságosság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló - bevételi és kiadási előirányzatokkal, - a létszám-előirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. Cél a megfelelő minőség biztosítása, a beszerzés folyamán, a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei a minőség fenntartása mellett optimalizálva legyenek. Egy szerv akkor működik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erőforrásokból költség-hatékony módon szerzik be, használják fel azokat az eszközöket és emberi erőforrást, amelyek a feladat, tevékenység ellátásához szükségesek Eljárások A gazdaságosság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gazdaságossági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe azt, hogy mikor, honnét lehet a legolcsóbban megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a legolcsóbban oldják meg. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a 10

11 legkevesebb költséggel járjon. (pl.: Nem működik egy szerv, szervezeti egység gazdaságosan akkor, ha egy indokoltnál nagyobb épületben működik, stb.) Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, a létszám és személyi juttatás előirányzatai és felhasználása. 9. A FEUVE RENDSZER ÉS A HATÉKONYSÁG A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a hatékonyság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell, a - bevételi és kiadási előirányzatokkal, - a létszám-előirányzattal, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, egyéb eredmény, valamint ezek elvégzéséhez, nyújtásához felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával - a lehető legtöbb, és - legjobb minőségű feladatellátást végez (beleértve a feladatkörébe tartozó szolgáltatás-nyújtási tevékenységét is). 11

12 9.2. Eljárások A hatékonyság érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Hatékonysági számításokat kell végezni o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon a szerv nem hatékony működését eredményezi. Objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak hatékonysága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a hatékonysági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen: a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ, szakmai működésre vonatkozó szakmai, és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai előírások Belső szabályzatok Amennyiben a hatékonyság számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a hatékonysági számítások elvégezhetőek legyenek. 10. A FEUVE RENDSZER ÉS AZ EREDMÉNYESSÉG 12

13 A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben az eredményesség követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül Elvek Az első szintű pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során az igazgató feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell az alábbi területeken: - kiadási előirányzatok felhasználása, - a létszám-előirányzat felhasználása, valamint - a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a szerv tevékenysége, ezen belül, pl. egy feladata, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett, elgondolt és tényleges teljesítése, ellátása közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása - eléri-e a célját, - s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek a működési engedélyben szereplő maximális létszámban ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek Belső szabályzatok Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a főkönyvi könyvelési és analitikus nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújthatnak segítséget. Amennyiben az eredményesség számításához szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyigazdálkodási szabályozatok analitikus nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy az eredményességi számítások elvégezhetőek legyenek. A KSZKI belső kontrollrendszere A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (FEUVE) működtetni. A belső kontrollok kialakítása során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie az államháztartásért felelős miniszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet. 13

14 A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre, b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével. A költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében - a szervezet minden szintjén érvényesülő megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, e) nyomon követési rendszer (monitoring) 14

15 kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést, kormányzati szintű ellenőrzést végző szervek és a belső ellenőrzési tevékenységet végzők által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat. I. KONTROLLKÖRNYEZET 1. Kontrollkörnyezet A költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben a) világos a szervezeti struktúra, 15

16 b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, d) átlátható a humánerőforrás-kezelés. A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A kontrollkörnyezet a teljes kontrollrendszer alapja. Biztosítja a fegyelmet és a szervezeti felépítést, valamint azt a légkört, amely befolyásolja a belső kontroll általános minőségét. A kontrollkörnyezet alapozza meg a belső kontroll összes többi elemét a fegyelem és a szervezeti struktúra biztosítása által. A kontrollkörnyezet összetevői: a vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje, beleértve a támogató hozzáállást a költségvetési szerv folyamatos belsőkontrolljához, elkötelezettség a szakmai hozzáértés (kompetencia) iránt, a vezetés hozzáállása, vagyis a vezetési filozófia és stílus, a szervezeti felépítés, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos politika és gyakorlat (humánpolitika) A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, az általuk vallott etikai értékek meghatározzák, hogy ők mit részesítenek előnyben, milyen az értékítéletük, amelyek végül is viselkedési normákban jelennek meg. A KSZKI minden dolgozójának fenn kell tartania és demonstrálnia kell a személyes és szakmai becsületességet és az etikai értékeket és mindig meg kell felelnie a vonatkozó magatartási szabályoknak. Tevékenységeknek szabályszerűnek, gazdaságosnak, hatékonynak és eredményesnek kell lenniük. 16

17 1.2. Elkötelezettség a szakmai hozzáértés iránt Az elkötelezettség a szakmai hozzáértés iránt magában foglalja azt a tudás- és készségszintet, amely hozzájárul a szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes teljesítéshez, továbbá a személyes felelősség megfelelő megértését a belső kontroll tekintetében. A KSZKI minden dolgozója a saját felelősségi körében részese a belső kontrollnak, ezért a vezetés és a dolgozók kötelesek fenntartani és bizonyítani a kockázatok értékeléséhez szükséges hozzáértési szintjüket és elősegíteni a hatékony és eredményes teljesítés biztosítását, és saját feladataik hatékony teljesítéséhez megfelelően megérteni a belső kontroll szerepét. A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége érvényre juttatni a költségvetési szerv működésében a szakmai felkészültség, a pártatlanság és elfogulatlanság, az erkölcsi fedhetetlenség értékeit, valamint biztosítani a közérdekek előtérbe helyezését az egyéni érdekekkel szemben A KSZKI vezetésének hozzáállása A vezetés szemléletét, hozzáállását, vagyis a vezetési filozófiát és stílust tükrözi: a folyamatos belső kontrollhoz való támogató hozzáállás, függetlenség és példás vezetés; a vezetés által meghatározott magatartás-szabályok, valamint tanácsadás és teljesítményértékelések, amelyek támogatják a belső kontroll célkitűzéseit. A vezetés példamutatása és az etikus magatartás folyamatos hangsúlyozása alapvetően fontos a belső kontrollcélok megvalósításához. A vezetésnek saját tevékenységén keresztül kell példát mutatnia és magatartásának azt kell tükröznie, hogy mi a helyes, mi a motivált viselkedés A KSZKI szervezeti felépítése A szervezeti felépítés biztosítja: a felhatalmazás és felelősség felosztását; hatáskör és elszámolási kötelezettség meghatározását; megfelelő beszámolást. A szervezeti felépítés tükrözi a KSZKI-nál a felelősségek (feladat- és hatáskörök) legfontosabb területeit. A hatáskör és az elszámolási kötelezettség megjelölése a felhatalmazás és a felelősség felosztásának a módját képezi a teljes szervezet tekintetében. A vezetők közvetlenül felelősek a KSZKI-ban folyó minden tevékenységért, beleértve a tervezést, megvalósítást, a belső kontrollrendszer megfelelő működésének, karbantartásának és dokumentálásának felügyeletét. A vezetők felelősségét a munkaköri leírások és az SzMSz tartalmazza. 17

18 A belső ellenőr vizsgálja és értékelései és ajánlásai segítségével támogatja a belső kontrollrendszer folyamatos eredményességét, ez által jelentős szerepet játszik a belső kontroll eredményességében. A belső ellenőr ugyanakkor nem viselnek elsődleges vezetői felelősséget a belsőkontroll kialakításáért, megvalósításáért, karbantartásáért és dokumentálásáért. A KSZKI dolgozói szintén hozzájárulnak a belső kontrollhoz. A dolgozói állomány minden tagja szerepet játszik az eredményes belső kontrollban, és felelősnek kell lennie a műveletekben jelentkező problémák, a kialakított belső szabályzatoknak való meg nem felelés, vagy az elvek megszegésének a jelentéséért Humán erőforrás politika és gyakorlat A belső kontrollrendszer működését nagymértékében befolyásolja a dolgozói állomány. A hatékony belső kontroll biztosításához hozzáértő, megbízható dolgozókra van szükség. Ezért a dolgozók felvételének, képzésének, értékelésének, javadalmazásának és előléptetésének módszerei alapvetően fontos részét képezik a belső kontrollkörnyezetnek. A dolgozók állományba vételével kapcsolatos döntéseknek ezért arra a bizonyosságra kell alapoznia, hogy az alkalmazott személyek becsületesek, megbízhatóak, motiváltak, rendelkeznek a megfelelő képesítéssel és gyakorlattal feladatuk végrehajtásához, és biztosított a szükséges belső képzésük Az ellenőrzési nyomvonal Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a KSZKI működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a KSZKI működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét, kialakításával valamennyi tevékenység, együttes koordinálására kerül sor, valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a folyamatok megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő. 18

19 Az ellenőrzési nyomvonalban foglalt ellenőrzéseket az ellenőrzött dokumentumon, vagy ellenőrzési listán dokumentálni kell az, ellenőrzés dátumának és az ellenőrzést végző aláírásának feltüntetésével. A részletes ellenőrzési feladatokat a vonatkozó szabályzatok, illetve szervezeti egységek ügyrendjei tartalmazzák Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal eljárások együttesét jelenti, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, és az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése A KSZKI működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a KSZKI tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. 19

20 Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során a működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése az igazgató felelőssége és kötelezettsége. A kialakított ellenőrzési nyomvonalat legalább évente, július 30 napig felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért a szervezeti egységek vezetői felelősek a gazdasági vezető iránymutatása alapján Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A működési folyamatokra, gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet, szervezeti egység felelősségi és információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódási pontokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: sorszám tevékenység, feladat megnevezése jogszabályra, belső szabályzatra történő hivatkozás előkészítés, koordinálás, végrehajtás keletkező dokumentum felelős/kötelezettségvállaló határidő ellenőrzés/érvényesítés utalványozás/ellenjegyzés pénzügyi teljesítés beszámolás, könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. 2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 2.1. Az eljárás célja, jogszabályi háttere Az eljárás célja hogy a III. kerületi Óbuda-Békásmegyer Önkormányzat KSZKI igazgatója a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét a 292/2009. (XII.19) Korm. számú rendelet alapján kialakítsa. Az eljárás rögzíti a szabálytalanság fogalmát, a szabálytalanság észlelésének folyamatát, a szabálytalanság észlelése esetén meghatározza a szükséges intézkedéseket, eljárásokat, ezek nyomon követését, valamint a nyilvántartás szabályait. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja egyrészt, hogy hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, azaz a megelőzés. Másrészt, hogy keretet biztosítson 20

21 ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi Felelősségek, hatáskörök Az eljárásban szabályozott tevékenységek végrehajtásában az alábbiak illetékesek, illetve felelősek: az eljárás kidolgozásáért: az intézmény igazgatója az eljárás alkalmazásáért: az intézmény munkatársai az eljárás alkalmazásának ellenőrzéséért: az intézmény igazgatója a felülvizsgálat során az eljárásban szabályozott tevékenységek ellenőrzéséért: az intézmény vezetője 2.3. Az eljárás leírása A szabálytalanság fogalma a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi- büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények. A szabálytalanság valamely létező szabálytól: jogszabályi rendelkezéstől, helyi rendelettől, egyéb belső szabályzattól való eltérést, az elvárások be nem tartását jelenti, továbbá az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, a feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben fordulhat elő. A szabályok be nem tartása adódhat: nem megfelelő cselekményből, mulasztásból, hiányosságból Alapesetei a szándékosan okozott szabálytalanságok, ilyen lehet a félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb. a nem szándékosan okozott szabálytalanságok, ilyen lehet figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság Szabálytalanságnak minősül az, amely mértéke alapján: a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve 21

22 fegyelmi eljárás megindítására adhat okot. A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) az intézményvezető feladata A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az intézmény igazgatójának felelőssége. Az intézmény igazgatója megelőzés érdekében a FEUVE rendszerbe olyan ellenőrzési pontokat határozott meg, hogy a szabálytalanság előfordulása, illetve ismételt felmerülése kivédhető legyen. A megelőzés alapelvei a szabályozottság, valamint a szabályosság. A folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzési rendszerben a szabályozottság követelménye a következő elvek, eljárások és belső szabályzatok alapján érvényesül: Az intézmény igazgatójának feladata az, hogy a belső szabályozás feladatait a hatályos központi jogszabályok, irányelvek, útmutatások, a III. Óbuda-Békásmegyer Önkormányzat Képviselő-testülete, mint fenntartó által meghatározott és elfogadott szakmai, pénzügyi koncepciók, rendeletek, és egyéb szakmai követelmények figyelembevételével végezze. a helyi sajátosságok miatt folyamatosan vizsgálja és a szabályozandó területek feltárására törekedjen, és ennek figyelembevételével készítse el a vonatkozó szabályzatokat, előírásokat, illetve a KSZKI hatáskörébe tartozó szabályzatok, előírások esetében tegyen javaslatot a módosításra, tegye ismertté az intézmény munkatársai előtt, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről. Belső szabályozás körébe így a következők tartozhatnak: o Szervezeti és működési szabályzat o Közalkalmazotti szabályzat o FEUVE Szabályzat és belső ellenőrzési nyomvonal o Belső ellenőrzési szabályzat o Házipénztár és Pénzkezelési szabályzat o Leltározási szabályzat o Selejtezési szabályzat o Számviteli politika, Számlatükör o Kötelezettségvállalási, utalványozási és érvényesítési szabályzat o Bizonylati Szabályzat o Közbeszerzési szabályzat o Vagyonvédelmi Szabályzat o Munkavédelmi szabályzat o Tűzvédelmi szabályzat 22

23 Tervek (mint pl. közép-, és hosszútávú program, fejlesztési program, a fenntartó költségvetési rendeletben meghatározott költségvetési terv, és intézményre vonatkozó eljárási szabályai, egyéb megállapodások a fenntartóval, likviditási terv és előirányzat-felhasználási ütemterv stb.) Rendeletek (pl. a már említett költségvetési rendelet, továbbá a vagyongazdálkodási rendelet és szabályzat) Az 1 számú melléklet tartalmazza a szabályozottság érdekében azokat a szakmai és pénzügyi területeket, folyamatokat, amelyek a központi előírások miatt kötelező, valamint a meghatározott kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek szabályozása az intézményműködési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, o szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel jelentős kockázati területet jelöl, o szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó az intézmény tevékenysége számára. Új belső szabályozás esetén ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott a szabályozás előtt o előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot 2. számú melléklet szerinti időközönként felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni o a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, o a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint o a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit. A felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal, illetve a szabályozott működési folyamathoz (tartozó folyamatgazdákkal) A szabálytalanságok kezelési rendje Az alábbi feladatok ellátása tartozik ide: a szabálytalanságok észlelése, intézkedések, eljárások meghatározása, intézkedések, eljárások nyomon követése, a szabálytalanságok és az azokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása A szabálytalanságok észlelése A szabálytalanságok észlelése több módon is történhet. Ilyen észlelési pontok, helyzetek lehetnek: 23

24 a FEUVE rendszerbe történő észlelés, ahol konkrét észlelő lehet o a dolgozó, o az igazgató, a belső ellenőrzési szerv (A fenntartó Önkormányzat) külső ellenőrzési szervezet. ha az intézmény valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni az intézmény igazgatóját. Abban az esetben, ha az intézmény igazgatója az adott ügyben érintett, a munkatársnak írásban a Fenntartót kell értesítenie. A dolgozó által értesített személynek meg kell vizsgálnia az észlelés tartalmát, s ha az észlelt szabálytalanságot tényleges szabálytalanságnak tartja, akkor értesítenie kell az intézmény igazgatóját. Az igazgató köteles megvizsgálni a szabálytalanságot, intézkedést hozni, illetve megindítani a szükséges eljárást. ha az intézmény igazgatója észleli a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére. ha az intézmény ellenőrzése során belső ellenőrzési szerv észleli akkor a vonatkozó jogszabály, azaz a 193/2003 (XI.26) Korm. rendelet szerint kell eljárni. Az intézmény igazgatójának gondoskodnia kell a szabálytalanságok megszüntetése céljából intézkedési terv kidolgozásáról és annak végrehajtásáról. ha az intézmény ellenőrzése során külső ellenőrzési szerv észleli, akkor a külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, Önkormányzat belső ellenőrzése, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az intézmény igazgatója intézkedési tervet dolgoz ki, majd gondoskodik annak végrehajtásáról. A szabálytalanságokkal kapcsolatos dokumentumokat az KSZKI titkársága egy elkülönített nyilvántartásba iktatja A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások meghatározása A feltárt szabálytalanságok megszüntetése, illetve a szabálytalanságok orvoslása, a hibák kijavítása, a hiányosságok pótlása mind-mind intézkedést, illetve valamilyen eljárást tesz szükségessé. Az intézkedések megtételéért, az eljárások meghatározásáért az intézmény igazgatója tartozik felelősséggel. 24

25 Az intézkedések két csoportra oszthatók: külső szerv bevonását indokoló intézkedések: feljelentés büntetőügyben, szabálysértési ügyben, intézményen belül megoldható intézkedések sora: o tényállás tisztázása, o a tényállás megállapítása alapot adhat további vizsgálatok megindítására és elvégzésére, o a tényállás teljes tisztázása és az esetleges további vizsgálatok eredményeképpen a szükséges válaszintézkedések meghatározása, o a válaszintézkedések hatásának, hatékonyságának áttekintése, majd o a megfelelő intézkedés megtétele A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások nyomon követése Az intézmény igazgatójának feladata a szabálytalansággal kapcsolatos intézkedések nyomon követése, ennek során: nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanságlehetőségeket beazonosítja, (a hasonló témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. Az intézmény igazgatójának kiemelt feladata az, hogy a feltárt szabálytalanságok ismételt előfordulási lehetőségét kiküszöbölje, azaz felderítse azokat a körülményeket, helyzeteket, amelyek hasonló szabálytalanságok előfordulását lehetővé teszik A szabálytalanságok és a szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása Az intézmény igazgatójának feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás nyilvántartása, ennek során: gondoskodik a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről; nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; A szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratokat külön kell iktatni. 25