BELSŐ KONTROLLRENDSZER

Átírás

1 BELSŐ KONTROLLRENDSZER Iskolai könyvtári gyűjtőköri szabályzat Adatkezelési szabályzat BELSŐ KONTROLLRENDSZER Érvényes: január 01.-től

2 Jóváhagyta:... Csordásné Bereczki Ildikó igazgató

3 BELSŐ KONTROLLRENDSZER A Gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola Belső kontrollrendszerét az államháztartásról szóló többször módosított évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló többször módosított 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet alapján a következők szerint határozom meg. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER KIALAKÍTÁSA ÉS MŰKÖDTETÉSE A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, valamint az annak részét képező belső ellenőrzést. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A belső kontrollok kialakítása során a költségvetési szerv vezetője figyelembe veszi az államháztartásért felelős miniszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet. A belső kontrollrendszer kialakítása és működtetése során a költségvetési szerv vezetőjének figyelembe kell vennie az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatókban foglaltakat. A belső kontrollrendszer fejlesztése során figyelembe kell venni az államháztartási külső ellenőrzést és belső ellenőrzést végző szervek által megfogalmazott ajánlásokat és javaslatokat is.

4 A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és a tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, mely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa az alábbi célokat: a tevékenységeket, műveleteket szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) összhangban hajtsa végre, teljesítse az elszámolási kötelezettségeket, megfeleljen a vonatkozó törvényeknek és szabályozásnak, megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől, és a nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontroll műveletek sora, amelyek jelen vannak a költségvetési szerv minden tevékenységében, folyamatosan végbemennek azokban, szerves részét képezik annak a módnak, ahogyan a vezetés a szervezetet működteti. A belső kontroll egy összetett folyamat, amelyet a költségvetési szerv vezetése és dolgozói valósítanak meg, valamint folyamatosan alkalmazkodik a szervezetet érintő változásokhoz. A belső kontroll közvetlenül a költségvetési szerv céljaihoz kapcsolódó, vezetés által használt eszköz, ugyanakkor a többi dolgozók is fontos szerepet játszanak abban, ami a szervezetben történik. A belső kontroll kialakítása a vezetők részéről kezdeményező magatartást és kommunikációs tevékenységet követel meg a dolgozókkal. A belső kontroll öt, egymással összefüggő eleme: a kontrollkörnyezet, a kockázatkezelés, a kontrolltevékenységek, az információ és kommunikáció,

5 a monitoring. A költségvetési szerv belső kontrollrendszerének keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE) az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága, c) a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. Az a), c) és d) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell, melyre a szabályzat 2. számú melléklete tartalmaz mintát. I. BELSŐ ELLENŐRZÉS A belső kontrollrendszer keretén belül működő belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát.

6 A költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni a belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről. A belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet tevékenységét a költségvetési szerv vezetőjének közvetlenül alárendelve végzi, jelentéseit közvetlenül a költségvetési szerv vezetőjének küldi meg. A belső ellenőrzés ugyan a belső kontrollrendszer részeként működik, de az ellenőrzéssel kapcsolatos eljárásrendet a Belső ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza. II. KONTROLLKÖRNYEZET 1. Kontrollkörnyezet Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben világos a szervezeti struktúra, egyértelműek a hatásköri viszonyok és feladatok, meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, átlátható a humán erőforrás kezelés. A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

7 A kontrollkörnyezet a teljes kontrollrendszer alapja. Biztosítja a fegyelmet és a szervezeti felépítést, valamint azt a légkört, amely befolyásolja a belső kontroll általános minőségét. A kontrollkörnyezet alapozza meg a belső kontroll összes többi elemét a fegyelem és a szervezeti struktúra biztosítása által. A kontrollkörnyezet összetevői: a vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje, beleértve a támogató hozzáállást a költségvetési szerv folyamatos belsőkontrolljához, elkötelezettség a szakmai hozzáértés (kompetencia) iránt, a vezetés hozzáállása, vagyis a vezetési filozófia és stílus, a szervezeti felépítés, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos politika és gyakorlat (humánpolitika) A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, etikai értékrendje A vezetés és a dolgozók személyes és szakmai becsületessége, az általuk vallott etikai értékek meghatározzák, hogy ők mit részesítenek előnyben, milyen az értékítéletük, amelyek végül is viselkedési normákban jelennek meg. A szervezet minden dolgozójának beleértve a vezetést és az alkalmazottakat fenn kell tartania és demonstrálnia kell a személyes és szakmai becsületességet és az etikai értékeket és mindig meg kell felelnie a vonatkozó magatartási szabályoknak.

8 Tevékenységeiknek szabályszerűnek, gazdaságosnak, hatékonynak és eredményesnek kell lenniük Elkötelezettség a szakmai hozzáértés iránt Az elkötelezettség a szakmai hozzáértés iránt magában foglalja azt a tudás- és készségszintet, amely hozzájárul a szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes teljesítéshez, továbbá a személyes felelősség megfelelő megértését a belső kontroll tekintetében. A szervezet bármely dolgozója a saját felelősségi körében részese a belső kontrollnak, ezért a vezetés és a dolgozók kötelesek fenntartani és bizonyítani a kockázatok értékeléséhez szükséges hozzáértési szintjüket és elősegíteni a hatékony és eredményes teljesítés biztosítását, és saját feladataik hatékony teljesítéséhez megfelelően megérteni a belső kontroll szerepét A költségvetési szerv vezetésének hozzáállása A vezetés szemléletét, hozzáállását, vagyis a vezetési filozófiát és stílust tükrözi: a folyamatos belső kontrollhoz való támogató hozzáállás, függetlenség és példás vezetés; a vezetés által meghatározott magatartás-szabályok, valamint tanácsadás és teljesítményértékelések, amelyek támogatják a belső kontroll célkitűzéseit. A vezetés példamutatása, és az etikus magatartás folyamatos hangsúlyozása alapvetően fontos a belső kontrollcélok megvalósításához. A vezetésnek saját tevékenységén keresztül kell példát mutatnia és magatartásának sokkal inkább azt kell tükröznie, hogy mi a helyes, mint azt, hogy mi a hasznos, vagy a még elfogadható. Vagyis a vezetői politikáknak, eljárásoknak és gyakorlatnak kezdeményezőnek kell lennie a szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes munkavégzés megvalósításában A költségvetési szerv szervezeti felépítése

9 A költségvetési szerv szervezeti felépítése biztosítja: a felhatalmazás és felelősség felosztását; hatáskör és elszámolási kötelezettség meghatározását; megfelelő beszámolást. A szervezeti felépítés lényegében tükrözi a költségvetési szervben a felelősségek (feladat- és hatáskörök) legfontosabb területeit. A hatáskör és az elszámolási kötelezettség megjelölése a felhatalmazás és a felelősség felosztásának a módját képezi a teljes szervezet tekintetében. A szervezeti felépítés magában foglalhatja a belső ellenőrt (belső ellenőrzési egységet), amelynek függetlennek kell lennie a vezetéstől, és jelentéstételi kötelezettségét közvetlenül a szervezet legfelső vezetője felé kell teljesítenie. Egy szervezetben mindenki visel valamilyen felelősséget a belső kontroll iránt: A vezetők közvetlenül felelősek a költségvetési szervben folyó minden tevékenységért, beleértve a tervezést, megvalósítást, a belső kontrollrendszer megfelelő működésének, karbantartásának és dokumentálásának felügyeletét. A vezetők felelőssége a szervezetben betöltött beosztásuktól és a szervezet jellemzőitől függően változó. A belső ellenőrök vizsgálják és értékeléseik és ajánlásaik segítségével támogatják a belső kontrollrendszer folyamatos eredményességét, ez által jelentős szerepet játszanak a belső kontroll eredményességében. A belső ellenőrök ugyanakkor nem viselnek elsődleges vezetői felelősséget a belsőkontroll kialakításáért, megvalósításáért, karbantartásáért és dokumentálásáért.

10 A költségvetési szerv dolgozói szintén hozzájárulnak a belső kontrollhoz. A dolgozói állomány minden tagja szerepet játszik az eredményes belső kontrollban, és felelősnek kell lennie a műveletekben jelentkező problémák, a kialakított belső szabályzatoknak való meg nem felelés, vagy az elvek megszegésének a jelentéséért Humán erőforrás politika és gyakorlat A belső kontrollrendszer működését nagymértékében befolyásolja a dolgozói állomány. A hatékony belső kontroll biztosításához hozzáértő, megbízható dolgozókra van szükség. Ezért a dolgozók felvételének, képzésének, értékelésének, javadalmazásának és előléptetésének módszerei alapvetően fontos részét képezik a belső kontrollkörnyezetnek. A dolgozók állományba vételével kapcsolatos döntéseknek ezért arra a bizonyosságra kell alapoznia, hogy az alkalmazott személyek becsületesek, rendelkeznek a megfelelő képesítéssel és gyakorlattal feladatuk végrehajtásához, és biztosított a szükséges tanfolyami oktatásuk Az ellenőrzési nyomvonal Az Ámr. rendelkezése szerint a kontrollkörnyezet kialakítása során a költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és folyamatosan aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, mely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet.

11 Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét, kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, együttes koordinálására kerül sor, valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a folyamatok megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal eljárások együttesét jelenti, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, és az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén

12 A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek a működési folyamatoknak megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szerv rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során a működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a szabályzatokban való rögzítése a költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelezettsége. A kialakított ellenőrzési nyomvonalat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért az intézmény vezetője a felelős.

13 Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A működési folyamatokra, gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet, szervezeti egység felelősségi és információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódási pontokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: sorszám tevékenység, feladat megnevezése jogszabályra, belső szabályzatra történő hivatkozás előkészítés, koordinálás, végrehajtás keletkező dokumentum felelős/kötelezettségvállaló határidő ellenőrzés/érvényesítés utalványozás/ellenjegyzés pénzügyi teljesítés könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. 2. A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje

14 Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet (3) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minősülnek azok a szabálytalanságok, melyek mértékük alapján a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására adnak okot. A szabálytalanság valamely létező: központi jogszabályi rendelkezéstől, helyi rendelettől, egyéb belső szabályzattól, utasítástól való eltérést, ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti. A szabálytalanság bekövetkezhet: nem megfelelő cselekményből, mulasztásból, hiányosságból.

15 A szabálytalanság bekövetkezhet: az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás valamely területén, a költségvetési szerv valamely feladatellátásában A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapestei: a szándékosan okozott szabálytalanságok a nem szándékosan okozott szabálytalanságok A szándékosan okozott szabálytalanságok közé az alábbiakat kell sorolni: félrevezetés, csalás, vagy hamisítás, sikkaszás, megvesztegetés, szándékosan elkövetett szabálytalan kifizetés. A csalás vagy hamisítás az alábbiakat foglalhatja magában: adatok vagy dokumentumok manipulálása, meghamisítása vagy megváltoztatása, eszközök jogellenes eltulajdonítása,

16 a gazdasági események hatásának eltitkolása vagy kihagyása a nyilvántartásokból, vagy dokumentumokból, valótlan ügyletek rögzítése, az érvényben lévő szabályzatok, eljárás rendek tudatos helytelen alkalmazása. A nem szándékosan okozott szabálytalanságok, közé kell sorolni a következőket: figyelmetlenségből elkövetett szabálytalanság, nem megfelelő módon és tartalommal vezetett nyilvántartásokból származó szabálytalanság, hanyag munkavégzésből, magatartásból származó szabálytalanság, határidő elmulasztása miatti szabálytalanság. A hiba a kimutatásokban előforduló nem szándékos tévedésre utal. A hiba az alábbiakat foglalhatja magában: számszaki vagy elírási hibák a pénzügyi kimutatásokban,alátámasztó nyilvántartásokban és számviteli adatokban, tények figyelmen kívül hagyása vagy téves értelmezése A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen a költségvetési szerv vezetőjének felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a költségvetési szerv vezetőjének felelőssége, hogy: a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet.

17 a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. A költségvetési szervben a szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a vezető feladata A szabálytalanságok észlelése a belső kontroll rendszerben A szabálytalanságok észlelése a belső kontroll rendszer részét képező folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés során történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt A költségvetési szerv valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot a költségvetési szerv valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén az irányító szervet kell értesítenie.

18 Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti a szervezet vezetőjét. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról A költségvetési szerv vezetője észleli a szabálytalanságot A költségvetési szer vezetőjének, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére A költségvetési szerv belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.).

19 A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgozni A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása A költségvetési szerv vezetője felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben a költségvetési szerv vezetője vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával Intézkedések, eljárások nyomon követése A költségvetési szerv vezetője nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségeket beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása A költségvetési szerv vezetőjének feladata:

20 a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok (jogszabály szabályozza) nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; III. KOCKÁZATKEZELÉS 1. Kockázatkezelés Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a

21 kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden dolgozója megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a költségvetési szerv feladatellátását támogató belső folyamat, és nem az adott költségvetési szerven kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. A kockázatkezelés alapvető célja, hogy ez az összefüggésrendszer, és az ezzel kapcsolatos felelősség világossá váljék minden érintett számára. A célok szintjeivel párhuzamosan, annak megfelelően a kockázatokért való felelősségeket is delegálni kell a megfelelő szintekre. Ezáltal a kockázatkezelés beépül a mindennapi tevékenységek közé, és nem elkülönült csak időszakos feladattá válik A kockázat fogalma Kockázat a költségvetési szerv tevékenysége és gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését A kockázatkezelés, a kockázat kezelő A kockázatkezelésért felelős költségvetési szerv vezetőjének tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv (célkitűzések) végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válaszintézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében a költségvetési szerv vezetője intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről (preventív ellenőrzés), folyamatos

22 jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést a költségvetési szervben az intézményvezetője végzi A kockázatkezelési hatókör A költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelessége a szervezet működtetése, folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. A költségvetési szerv vezetője elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. A költségvetési szerv vezetője felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen, és mekkora kockázat-nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni A költségvetési szerv kockázatai kezelésének folyamata A költségvetési szerv működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit. A cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. A költségvetési szerv vezetésének feladata az, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitűzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel

23 egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. A kockázatok elsődleges okai együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: véletlenszerű események, hiányos ismeret vagy információ, ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: a kockázatok felmérése, a kockázat azonosítása, a kockázatok értékelése, az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára), a kockázatokhoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, a válaszintézkedés beépítése és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata A kockázatok felmérése A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük szerinti sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek a költségvetési szervre, ha valóban felmerülnek. A költségvetési szerv vezetője évről évre köteles meghatározni és aktualizálni a szervezet előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket, melyet az éves munkatervben tervben kell rögzíteni.

24 Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas módszerek meghatározása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek a költségvetési szerv célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. A kulcsfontosságú kockázatok azonosítása nemcsak abból a szempontból fontos, hogy ennek alapján lehet meghatározni azokat a területeket, ahol a kockázatértékelési forrásokat biztosítani kell, hanem azért is szükséges, hogy ennek alapján legyen meghatározva az egyes vezetők felelőssége az adott kockázatokért. A kockázat azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a költségvetési szerv vezetője végzi. szervezetre gyakorolt hatás mérsékelt kockázat jelentős kockázat magas alacsony kockázat mérsékelt kockázat alacsony

25 alacsony magas bekövetkezésvalószínűsége KÜLSŐ KOCKÁZATOK Infrastrukturális Jogi és szabályozási Elemi csapások PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési Csalás vagy lopás Biztosítási Az infrastruktúra elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak. Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére. A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül. Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre. Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása.

26 Felelősségvállalási TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Működési Információs Kockázat-átviteli A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni. Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg. A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez. Az átadható kockázatok megtartása, illetve azok rossz áron történő átadása. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK Személyzeti Egészség és biztonsági A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya. Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat. A költségvetési szerv a kockázatazonosítás során a kockázatvizsgálat módszerét alkalmazza. A kockázatvizsgálat során a Belső kontrollrendszer 4. sz. mellékletét kell alkalmazni A kockázatok értékelése A kockázatértékelés a szervezet céljai elérésével kapcsolatos kockázatok azonosításának és elemzésének, valamint a megfelelő válaszok meghatározásának folyamata. A folyamat magában foglalja A kockázatok azonosítását:

27 o o amelyek a szervezet céljaival kapcsolatosak; amelyek átfogóak; o amelyek magukban foglalják a külső és belső tényezőkből eredő kockázatokat mind a szervezet, mind pedig egyes tevékenységek szintjén; o o A kockázatok kiértékelését: a kockázat jelentőségének megbecslését; a kockázatos esemény megtörténése valószínűségének értékelését; A szervezet kockázatokra való hajlamosságának (kockázat érzékenységének, kockázat tűrésének) értékelését; A válaszok kialakítását a kockázatokra. A kockázatokra való válaszadás négy alapvető típusát kell mérlegelni: kockázat átadása (biztosítás révén); kockázat elviselése (a válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt); kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése); kockázatos tevékenység befejezése Az elfogadható kockázati szint meghatározása A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat a költségvetési szerv által elviselhetőnek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni, melynek a meghatározásáért a szervezet vezetője felelős.

28 A kockázati szint azt jelenti, ami felett a költségvetési szerv mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra A kockázatokra adható válaszok, kockázat-nyilvántartás A költségvetési szerv kialakítja sajátosságainak megfelelően az intézményi kockázatnyilvántartást. A feltárt kockázatok, hibák nyilvántartása központi feladat. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell minden kockázatra kiterjedően a bekövetkezés valószínűségét, az esetleg felmerülő kár mértékét, a kockázat kezelésére javasolt intézkedést, a felelős munkatárs nevét, azt, hogy vannak-e olyan folyamatba épített ellenőrzések, eljárások, amelyek biztosítják, hogy a szervezet célkitűzései teljesüljenek, illetve, ha a folyamatba épített ellenőrzések, eljárások nem elégségesek, mit tesz a költségvetési szerv az adott konkrét területen. A kockázatkezelési eseteket a költségvetésin szerv vezetője elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerűsítésére. Az intézményi kockázat-nyilvántartást igazgatóhelyettes végzi Beépítés és felülvizsgálat

29 A költségvetési szerv céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek, illetve személyek céljai szorosan kapcsolódnak a szervezet legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetők. Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat; ezért meg kell győződni arról, hogy a szervezet kockázati környezete változott-e vagy sem A kockázatkezelés időtartama A kockázatkezelés tevékenységét a döntés előkészítésnél kell megkezdeni. A költségvetési év során folyamatosan nyomon kell követnie a folyamatokat, frissítenie a megállapításait, illetve ellenőrizni a megtett intézkedések hatásait a kockázatok folyamatos változásával A költségvetési szerv működése során végzendő kockázatelemzési feladatok figyelemmel az AHT- ban definiált fogalmakra Szabályszerűség A kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve tevékenységek folyamatgazdáinak figyelmét a szabályzatok, illetve azok egyes elemeinek betartására Szabályozottság Kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, melyek szabályozása szükséges

30 a költségvetési szerv működési, szervezeti, illetve az ellátott feladatok sajátossága miatt, szabályozását gyakran felül kell vizsgálni, mivel a kockázati tényező jelentős, szabályozását előtérbe kell helyezni, mivel meghatározó a szervezet tevékenysége számára Gazdaságosság A kockázatelemzés során fel kell tárni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek gazdaságosság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. a vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására, a gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, amelyektől a költségvetési szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani Hatékonyság A kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek a hatékonyság tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni Eredményesség

31 A kockázatelemzés során eszközeit felhasználva meg kell keresni az előirányzatok felhasználása körében azokat az előirányzatokat, melyek az eredményesség tekintetében a legnagyobb kockázatot rejtik. Az eredményesség javítása érdekében számításokkal, közvélemény kutatásokkal, egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. IV. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 1. Kontrolltevékenységek A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, amelyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. A költségvetési szerv vezetője köteles a szervezet különféle belső szabályzataiban az alábbiakat szabályozni: engedélyezési és jóváhagyási eljárások, az információkhoz való hozzáférés, fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz) beszámolási eljárások. Fentieken túlmenően szabályozni szükséges még az igazolást;

32 az egyeztetéseket; a műveletek, folyamatok, tevékenységek vizsgálatát; a felügyeletet (feladatkijelölést, engedélyezést, felülvizsgálatot és jóváhagyást (útmutatást és képzést). A kontrolltevékenységek azok az elvek és eljárások, amelyeket a kockázatok meghatározása és a szervezet céljainak elérése érdekében alakítanak ki. Ahhoz, hogy a kontrolltevékenységek hatékonyak legyenek, megfelelőnek, az adott időszakra vonatkozó tervnek megfelelően funkciójukat tekintve következetesnek, valamint költséghatékonynak, átfogónak, ésszerűnek, továbbá közvetlenül a kontroll célokra vonatkozónak kell lenniük. A szervezetnek megfelelő egyensúlyt kell biztosítania a megelőző és feltáró kontrolltevékenységek között. A célok elérése érdekében műveleteknek kell kapcsolódnia. a kontrolltevékenységekhez szükségszerűen helyrehozó 1.1. Engedélyezési és jóváhagyási eljárások A különféle tranzakciók és események engedélyezését és végrehajtását a személyek csak felhatalmazottságuk keretein belül teljesíthetik. Az engedélyezés a fő eszköz annak biztosítására, hogy csak a vezetés szándékának megfelelő, indokolt tranzakciókat és eseményeket kezdeményezzenek. Az engedélyezési feltételeknek való megfelelés azt jelenti, hogy az alkalmazottak az utasításoknak és a vezetés, vagy a jogszabályok által szabott korlátozásoknak megfelelően cselekszenek.

33 1.2. Fizikai kontrollok, (hozzáférés az eszközökhöz, nyilvántartásokhoz) Az eszközökhöz, nyilvántartásokhoz való hozzáférést korlátozni kell az arra felhatalmazott személyekre, akik egyben elszámolási kötelezettséggel tartoznak az eszközök megőrzéséért és/vagy felhasználásáért. A megőrzéssel kapcsolatos elszámolás bizonyítékaként szolgálnak az átvételi elismervények, nyugták, leltározási dokumentumok, bizonylatok a megőrzésbe adásról, illetve a megőrzési kötelezettség átadásáról. Az eszközökhöz való hozzáférés korlátozása csökkenti a felhatalmazás nélküli használat, vagy a pénzügyi veszteségek lehetőségét, és elősegíti a vezetés utasításainak végrehajtását. A korlátozás foka az eltulajdonítás, vagy rendeltetés ellenes használat kockázatától függ és ezeket időnként felül kell vizsgálni, ki kell értékelni. Fontos, hogy az eszközökhöz, nyilvántartásokhoz, különösen a számítógépes programokhoz a dolgozók, a vezetők csak a munkakörükkel összefüggésben férhessenek hozzá. A számítógépes programoknál jelszavak alkalmazásával korlátozni kell a hozzáférési jogosultságot. Ezeket a szabályokat a költségvetési szervnek belső szabályzataiban és a dolgozók munkaköri leírásaiban részletesen rögzíteni kell Beszámolási eljárások

34 Az Áht a (5) bekezdésének t) pontja alapján meghatározott kötelezettségnek megfelelően a költségvetési szerv vezetője az irányítása alá tartozó költségvetési szervről a 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 21. számú melléklet szerint értékelni köteles a belső kontrollok működését. Az értékelést a költségvetési szerv vezetője az éves elemi költségvetési beszámolóval együttesen megküldi az irányító szervnek. A költségvetési szerv vezetője a költségvetési szervre kötelező vezetői ellenőrzési rendszerben előírt, az adott költségvetési év során működtetett beszámoló rendszert alátámasztó jelentések, ellenőrzési listák összegzése, értékelése alapján teszi meg nyilatkozatát a belső kontrollrendszer működésével kapcsolatosan. A beszámolási rendszer alapvető elemei a következők lehetnek: - a költségvetési szerv éves beszámolója (számviteli törvény és végrehajtási rendeletei alapján); - a belső ellenőrzés működéséről készített éves ellenőrzési jelentés (193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. alapján) - a belső ellenőrök (saját, irányító szerv) által készített ellenőrzési jelentések; - a költségvetési szervet vizsgáló külső ellenőrök (ÁSZ) által készített ellenőrzési jelentések. Az 5. sz. melléklet tartalmaz egy olyan kérdéssort, amelynek kitöltésére a költségvetési szerv vezetője felkéri a szervezeti egységek vezetőit a vezetői nyilatkozat Ámr. 21. sz. melléklete szerinti alátámasztása érdekében. Segítségével a szervezeti egységek vezetői egyszerűen és egységes formában számolnak be a költségvetési szerv vezetőjének, aki a listák felhasználásával összegezi a tapasztalatokat, illetve begyűjti a szervezeti egységek vezetőitől a nyilatkozatokat, így maga is alátámasztottan írja alá az Ámr. 21. sz. melléklete szerinti nyilatkozatot Igazolások A gazdasági eseményeket, folyamatokat igazolni kell. (szakmai teljesítés igazolása) A Gazdálkodási szabályzatban kerülnek meghatározásra a szakmai teljesítés igazolásának szabályai.

35 1.5. Egyeztetések A nyilvántartásokat rendszeresen egyeztetni kell a megfelelő dokumentumokkal A műveletek, folyamatok és tevékenységek felülvizsgálata A műveleteket, folyamatokat és tevékenységeket időnként felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy megfeleljenek a hatályban lévő szabályozásoknak, irányítási elveknek. A költségvetési szerv tevékenységeinek az ilyen típusú felülvizsgálatát világosan meg kell különböztetni a belső kontroll monitoringjától, amelyet az VI. fejezet tárgyal Felügyelet (feladatkör meghatározás, felülvizsgálat és jóváhagyás, útmutatás és képzés) A hozzáértő felügyelet segítséget nyújt a kontroll célok eléréséhez. Egy dolgozó feladatkörének meghatározása, munkájának felülvizsgálata és jóváhagyása felöleli a következőket: A dolgozói állomány minden egyes tagja feladatkörének, felelősségének és elszámolási(számadási) kötelezettségének világos meghatározása és tudomására hozatala; Minden dolgozó munkavégzésének időszakonkénti felülvizsgálata a szükséges mértékben; Az elvégzett munka jóváhagyása (igazolása) a kritikus pontokon annak biztosítása érdekében, hogy az a szándékolt irányban folyik.

36 A munka kiosztása (feladat- és felelősségi körök meghatározása) a felügyeletet ellátó személy (vezető) által nem csökkentheti a felügyelő személy (beosztott dolgozó) elszámolási kötelezettségét ezekért a feladat- és felelősségi körökért. A felügyeletet ellátó személyeknek (vezetőknek) emellett biztosítania kell az alkalmazottak számára a szükséges útmutatást és a továbbképzést, hogy csökkentse a hibák, veszteségek, rossz műveletek lehetőségét, és biztosítsa, hogy a dolgozók megismerjék, megértsék és végrehajtsák a vezetés utasításait. 2. Folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere A költségvetési szerv belső kontrollrendszerének keretében, a kontrolltevékenység részeként biztosítani kell a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE) az alábbiak vonatkozásában. A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók figyelembevételével A FEUVE rendszer működésének célja, tartalma A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A FEUVE, mint a belső kontroll rendszer része, magában foglalja: a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),

37 az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, a gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollját. A tevékenységek feladatköri elkülönítését a dolgozók munkaköri leírásaiban, a gazdasági szervezet ügyrendjében, vagy jelen szabályzat 2. sz. melléklete szerint rögzíteni kell. A FEUVE-nek biztosítania kell, hogy a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel; az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan; a FEUVE harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével A kontrollkörnyezet részét képező FEUVE - ben alkalmazott fogalmak, valamint megvalósításukkal, működésükkel kapcsolatos feladatok, eljárás rendek Az Áht. 121/A. -a alapján a költségvetési szerv vezetőjének biztosítani kell a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását Szabályszerűség A szabályszerűség azt jelenti, hogy az adott költségvetési szerv vagy szervezeti egysége működése, tevékenysége megfelel-e a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak.

38 A pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata, hogy a költségvetési szerv dolgozói számára biztosítsa a hatályos központi jogszabályok, és más kötelező szabályozások megismerhetőségét, a belső szabályzatokhoz való hozzáférést. A szabályszerűség érdekében a következő eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell a költségvetési szervet közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás hozzáférhetőségéről. A központi jogszabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítani kell az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek beszerzését, illetve az internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályzatok kezelésének úgy kell történnie, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor az érintett dolgozókat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról. A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályszerűséget a következő eszközökkel kell biztosítani: előzetes vezetői ellenőrzéssel, egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, utólagos vezetői ellenőrzéssel, független belső ellenőrzéssel. A szabályszerűség területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsági ismereteinek megismerése megbeszélés, beszámoltatás stb. útján.

39 A folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályszerűség tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyanaz a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Az utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályszerűség vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályszerűség vonatkozásában a nagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy a költségvetési szerv vagy annak szervezeti egysége működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. A pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata az, hogy gondoskodjon arról, hogy a szervezet mindig a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak figyelembevételével lássa el belső szabályozási feladatait, ezekről a központi szabályokról tájékozott legyen, a hatályos jogszabályok alapján kötelezően előírt belső szabályozási követelményeknek eleget tegyen, gondoskodjon a kialakított belső szabályok megismertetéséről, a belső szabályozásnál figyelembe vételre kerüljenek a fenntartó által meghatározott útmutatások, célkitűzések is. a költségvetési szerv helyi sajátosságait is figyelembe véve a szabályozandó területek feltárásra kerüljenek, a szabályzatok elkészítése során ennek megfelelően készítsék el a vonatkozó szabályzatokat.

40 A szabályozottság érdekében a költségvetési szerv vezetőjének meg kell határozni azokat a területeket, mely területek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelező központi előírások miatt. A belső szabályozás előtt, vagy azok felülvizsgálatakor előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival. Csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetét, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot jogszabályi változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni. A felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint az irányító szervi, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit is Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. A pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata, hogy a feladatai ellátására szolgáló bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszámelőirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye a gazdaságosság követelményeit. A gazdaságosság követelménye az, hogy adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei a minőség fenntartása mellett optimalizálva legyenek.

41 A gazdaságosság biztosítása érdekében a költségvetési szerv vezetőjének az alábbi feladatokat kell elvégezni, az eljárás rendet kialakítani: Gazdaságossági számításokat kell végezni a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, mivel nem tekinthető gazdaságosnak a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe, hogy mikor, hol lehet a legkedvezőbb áron megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, mivel a létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a helyi körülmények figyelembe vételével a létszám szükségletet a legkevesebb költséggel oldják meg. A vagyongazdálkodás során is fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. A költségvetési szerv feladatai ellátása során a költségvetési szerv vezetőjének feladata úgy gazdálkodni, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell a bevételi és kiadási előirányzatokkal, a létszám-előirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat, tevékenység során az ellátott feladat, nyújtott szolgáltatás, valamint ezek elvégzéséhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelő legyen.

42 A tevékenység akkor hatékony, ha a költségvetési szerv a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználásával a lehető legtöbb, és legjobb minőségű feladatellátást végez. A hatékonyság biztosítása érdekében hatékonysági számításokat kell végezni a költségvetési szerv vezetőjének a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában, Vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz mennyiségben és minőségben. Vizsgálni kell, hogy a legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében, A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, annak lehetséges igénybevételére, valamint a létszám felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre. Az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. a vagyongazdálkodás során, A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat arra terjed ki, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e. A feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon nem eredményezi a költségvetési szerv hatékony működését.

43 Eredményesség Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. A pénzügyi és ellenőrzési feladatok ellátása során a költségvetésin szerv vezetőjének feladata, hogy a gazdálkodás során vegye figyelembe az eredményesség elveit, követelményeit. Az eredményesség elveinek érvényesülnie kell kiadási előirányzatok, a létszám-előirányzat felhasználása, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal való gazdálkodás során. Az eredményesség a költségvetési szerv tevékenysége, nyújtott szolgáltatása megvalósításának mértéke, azaz a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy a költségvetési szerv működése, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása eléri-e a célját, s ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. A költségvetési szerv adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, s azzal elégedettek. V. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 1. Információs és kommunikációs rendszer

44 A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a meglévő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy az hatékony, megbízható és pontos legyen, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. Az információ és kommunikáció nélkülözhetetlen az összes kontroll célok megvalósításához Információ Az információra a költségvetési szerv minden szintjén szükség van az eredményes kontroll és a hivatal céljainak elérése érdekében. A vezetés képességét a megfelelő döntések meghozatalára alapvetően befolyásolja az információ minősége, amely magában hordozza azt a követelményt, hogy az információ legyen: megfelelő (azt az információt kapja, amire szükség van); időben rendelkezésre álló (akkor biztosított, amikor szükség van rá); aktuális (ez a legutolsó megszerezhető információ); pontos (korrekt, hibátlan); és elérhető (az érintett személyek könnyen hozzájuthatnak) Kommunikáció

45 A hatékony kommunikáció minden irányban - hierarchikus rendszerben és a szervezeti egységeknek, dolgozóknak egymás mellett is - információ áramoltatást jelent a szervezetben, annak minden részében és teljes struktúrájában. Az egyik legkritikusabb kommunikációs csatorna a vezetés és az alkalmazottak közötti kommunikáció. A vezetésnek naprakész információval kell rendelkeznie a teljesítményekről, fejlődésről, kockázatokról és a belső kontroll működéséről, valamint más vonatkozó eseményekről és kérdésekről, melyet a dolgozók biztosítanak a vezetés számára. A vezetésnek közölnie kell az alkalmazottakkal, hogy milyen információra van szüksége, és biztosítania kell a visszacsatolást és az utasításokat. Hatékony kommunikációra van szükség a külső partnerekkel is. A kommunikáció kiindulópontja az információ, amelynek ki kell elégítenie az egyes csoportok, vagy személyek azon várakozását, hogy az információ tegye lehetővé feladatkörük eredményes végrehajtását. A belső és külső kommunikáció révén megszerzett információ alapján a vezetésnek döntést kell hoznia, és gondoskodnia kell azok hatásának nyomon követéséről.

46 VI. MONITORING 1. A monitoring rendszer A költségvetési szerv köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. A költségvetési szerv monitoring rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. A belső kontrollrendszer teljesítmény-minőségének időnkénti kiértékeléséhez folyamatosan figyelemmel kell kísérni, és értékelni kell (együtt: monitoring) a rendszert Folyamatos monitoring A belső kontroll folyamatos monitoringja a szervezet normális, ismétlődő műveletei során történik meg. Végrehajtása folyamatosan, a történésekkel egy időben valósul meg, azonnal reagál a változó feltételekre, ezért hatékonyabb, mint a külön elvégzett értékelések, és a helyrehozó intézkedések feltételezetten kisebb költségekkel járnak. Mivel a külön értékelésekre a tényeket követően kerül sor, a problémák feltárása, azonosítása sokszor gyorsabban megtörténik a folyamatos monitoring által.

47 1.2. Eseti nyomon követés (külön értékelések) A külön értékelések gyakorisága és hatóköre elsősorban a kockázatértékeléstől és a folyamatos monitoring tevékenységek hatásosságától függ. A külön értékelések a belső kontrollrendszer eredményességének kiértékelésére irányulnak és céljuk biztosítani, hogy a belső kontroll az előre meghatározott módszerekkel és eljárásokkal elérje a kívánt eredményeket. A monitoring által biztosítani kell, hogy az ellenőrzési megállapítások és ajánlások megfelelően és azonnal végrehajtásra kerüljenek. A belső kontroll monitoringjának ki kell terjednie azokra az elvekre, és eljárásrendekre, amelyek az ellenőrzések és más vizsgálatok megállapításai és ajánlásai haladéktalan megoldásának biztosítását szolgálják. A vezetők kötelesek haladéktalanul kiértékelni az ellenőrzésekből és más vizsgálatokból származó megállapításokat, beleértve a szervezet tevékenységeit értékelő ellenőrök, vagy mások által jelentett hiányosságokat és ajánlásokat; meghatározni a megfelelő intézkedéseket az ellenőrzésből, vagy más vizsgálatokból eredő megállapítások és ajánlásokra adandó válasz (probléma megoldás) tekintetében; meghatározott időkereteken belül teljes tájékoztatást adni mindazokról a műveletekről, intézkedésekről, amelyek kijavítják, megoldják a tudomására hozott ügyeket.

48 A megoldás folyamata akkor kezdődik, amikor az ellenőrzés, vagy más vizsgálat eredményeit jelentik a vezetésnek, és csak akkor fejeződik be, amikor a foganatosított intézkedések: kijavították az azonosított hiányosságokat; fejlődést eredményeztek, vagy azt mutatják, hogy a megállapítások és ajánlások nem indokolnak vezetői intézkedéseket. VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉS A gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola BELSŐ KONTROLLRENDSZERE január 01.napjától lép hatályba. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell. Dátum: Miskolc, január 01.

49 Csordásné Bereczki Ildikó Igazgató

50 1. sz. melléklet MŰKÖDÉSI FOLYAMATAINAK ELLENŐRZÉSI NYOMVONALA A tervezéssel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal Munkafolyamat, tevékenység 1 Költségvetési tervezés - a tervezet elkészítésére való elméleti, szakmai felkészülés - a tervezés munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás - a tervezéssel kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatása - a tervezés során ellátandó egyeztetési feladatok Munkafolyamat, tevékenység

51 - a személyi juttatások és a létszám-előirányzat tervezése - a munkaadókat terhelő járulékok tervezése - dologi jellegű kiadások tervezése Munkafolyamat, tevékenység - juttatások, támogatások tervezése

52 - beruházások, felújítások és egyéb felhalmozási célú kiadások, támogatások tervezése - saját bevételek tervezése - átvett pénzeszközök tervezése Munkafolyamat, tevékenység - az elemi költségvetés megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása - a költségvetési dokumentációk megőrzése

53 A végrehajtással kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal 2. számú táblázat Munkafolyamat, tevékenység 1. Szabályzatok elkészítése, aktualizálása

54 - működést megalapozó szabályzatok elkészítése, aktualizálása - a pénzügyi-gazdálkodási terület költségvetési végrehajtási szabályzatainak elkészítése, aktualizálása 2. A személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználása - személyi juttatások és a létszám előirányzat felhasználásának nyomon követése - jutalom előirányzata és a jutalmazásra kifizetett összegek ellenőrzése - az előirányzat-felhasználási terv személyi juttatásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kid 3. A dologi kiadások előirányzatának felhasználása - a dologi kiadások beszerzésével kapcsolatos munkamegosztás áttekintése tevékenységi területenként, feladaton - a megrendelések és felhasználások kezelése

55 - az előirányzat-felhasználási terv dologi kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok kidolg 4. A felhalmozási kiadások előirányzatának felhasználása - a felhalmozási kiadások teljesítésével kapcsolatos felelősségi kategóriák áttekintése - az előirányzat-felhasználási terv felhalmozási kiadásokra vonatkozó részének betartása, módosítási javaslatok 5. A saját bevétek előirányzat teljesítése - a saját bevételek beszedésével kapcsolatos munkamegosztás áttekintése tevékenységi területenként, feladatonk - a bérleti díjak beszedése - egyéb az előzőekben ki nem emelt bevételek 6. Támogatások, hozzájárulások előirányzatának teljesítése - az év közben igényelhető támogatások, hozzájárulások, egyéb források igénylése - pályázatok 7. Főkönyvi és analitikus könyvelés

56 - a főkönyvi könyvelés - analitikus könyvelés - a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat, feladások 8. Bizonylati rend és bizonylatkezelés - a bizonylati rend - bizonylatkezelés 9. Házipénztári pénzkezelési tevékenység

57 - a szerv készpénzforgalmának bonyolítása bevételi és kiadási pénztárbizonylat alapján 10. A bankszámlaforgalom kezelési tevékenység - a bankszámlaforgalom bonyolítása - az utalások teljesítése 11. A leltározási tevékenység - a leltározásra vonatkozó aktuális szabályok áttekintése - a leltározás értékelésénél figyelembe veendő értékelési szabályok - a leltározási ütemterv elkészítése - a leltározási tevékenység tényleges végrehajtása 11. A selejtezési tevékenység

58 - a selejtezésre vonatkozó aktuális szabályok áttekintése - a selejtezés kezdeményezése - a selejtezési tevékenység tényleges végrehajtása 12. Pénzgazdálkodással kapcsolatos tevékenység (kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenje - a területre vonatkozó szabályok áttekintése - a kötelezettségvállalások bonyolítása - a kötelezettségvállalások ellenjegyzése

59 - a teljesítés szakmai igazolása - érvényesítés - utalványozás - utalványozás ellenjegyzése 13. Vagyongazdálkodás - a vagyon nyilvántartása - a meglévő vagyon hasznosítása - a meglévő vagyon értékesítése 14. A féléves beszámolási tevékenység

60 - a féléves beszámoló elkésztésére való felkészülés - a féléves beszámolás főbb munkafolyamatokra való lebontása, munkamegosztás - a féléves beszámolóval kapcsolatos feladatellátásra vonatkozó általános szabályok meghatározása és betartatás - a féléves beszámoló során ellátandó egyeztetési feladatok - a féléves beszámoló számszaki adatainak előkészítése - a féléves beszámoló számszaki elkészítése

61 - a féléves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása - a féléves beszámoló dokumentációk megőrzése 15. Az éves beszámolási tevékenység - az éves beszámoló elkésztésére való felkészülés - az éves beszámoló számszaki adatainak előkészítése - a pénzmaradvány, és a személyi juttatások maradványának meghatározása - az éves beszámoló számszaki elkészítése

62 - az éves elemi beszámoló megállapítása, dokumentációjának elkészítése, továbbítása - az éves beszámoló dokumentációk megőrzése 2. sz. melléklet A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok

63 feladatkörök szerinti elkülönítése Pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok Feladatkörök megnevezése megnevezése 1. Pénzügyi dokumentumok elkészítése igazgató Gazdaság -vezető 1.1. Intézményi költségvetés - azt intézményre vonatkozó költségvetési X X koncepció - az intézmény éves költségvetési terve X X -az intézmény költségvetésének módosításai X X - az intézményt érintő normatív állami X X támogatások adatszolgáltatása a fenntartónak 1.2. Féléves beszámoló X X 1.3. Éves beszámoló X X 1.4. Kötelezettségvállalás dokumentumai X X 1.3.Vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek - beszerzések X X - értékesítések X X - selejtezés X X 2. Előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyása, ellenőrzése 2.1.Költségvetési terv - jóváhagyása X - előirányzat-felhasználási ütemterv X X - likviditási terv X X 2.2. Kötelezettségvállalások ellenjegyzése X 3. Egyéb gazdasági események elszámolása

64 3.1. Költségvetési bevételi és kiadási előirányzatok könyvelése X - eredeti előirányzatok X - módosított előirányzatok X 3.2. Előirányzat teljesítések könyvelése X

65 KOCKÁZATELEMZÉS ÖSSZESÍTÉSE év Folyamat megnevezése Folyamat jelentősége kockázatossága Összesített kockázatfelmér Tárgyi eszközök nyilvántartása és az értékcsökkenés elszámolása M/K/A M/K/A M/K/A Befektetett pénzügyi eszközök nyilvántartása M/K/A M/K/A M/K/A Készletek nyilvántartása M/K/A M/K/A M/K/A Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás M/K/A M/K/A M/K/A Jelölések: Magas (3) Közepes (2)

66 Alacsony (1)

67 4. sz. melléklet KOCKÁZATKEZELÉS KÜLSŐ KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Infrastrukturális kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáza t viselés Kocká A számítógép meghibásod ik Adatfeldolg ozás késedelmes. Az adatállomán y törlődik, megsérül. M A K Szállításból eredő kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáz at viselés Ko A számla nem érkezik meg időben Pénzszállítá s A kifizetés késedelmes, késedelmi kamat Az ellátmányt ellophatják A M K X

68 Tárgyi eszközök szállítása M A K X Az eszköz sérülhet, rongálódhat K A A

69 Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáz at viselés Ko Alkalmazási jogviszonyt megszüntető és egyéb bérszámfejté shez kapcsolódó iratok nem érkeznek meg határidőben az intézményhe z Szállítás, rakodás során a csomagolás sérül A tisztítószer kiömlik Nem történik meg időben a bér kifizetése A dolgozót sérülés érheti egészségkár osodás K A A K A A K K K Rakodás Közúti közlekedés A dolgozó izomzata, dereka sérülhet baleset A A A A A A

70 Elemi csapások, meghibásodások Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáza t viselés Kocká Tűz, csőtörés egyéb külső meghibásod ás A tevékenység et átmenetileg nem tudja ellátni az intézmény M A K Jogi és szabályozási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáza t viselés Kocká A dolgozó nem szerez tudomást időben a jogszabályi változásokr ól A munka során hiba következik be. M A K

71 TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZAT Információs kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáza t viselés Kocká Az információ áramlás lassú, vagy az több lépcsőben jut el a végrehajtóh oz. Adminisztrá cióügyintézé s hibás K A A EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZAT Személyi kockázat Lehetséges ok A dolgozó iskolai végzettsége Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockázat A teljesítés hibás, vagy a dolgozó nem A A A viselés Koc

72 az ellátandó feladatnak nem felel meg tud teljesíteni

73 Lehetséges ok A dolgozó figyelmetle n Lehetséges okozat A munka során hibázik Hatás Valószínűs ég Kockázat A A A viselés Koc A személyi állományba n váratlan változás következik be, a feladatellát ás miatt magasabb bérrel tudunk alkalmazni helyettesítő t, mint a költségveté sben tervezve van. Az intézmény túllépi a bérkeretet M A K X A beérkező irat elkallódik M A K

74 PÉNZÜGYI KOCKÁZAT Csalás, lopás kockázata Lehetséges ok Az iroda ajtaját nem zárják be A pénz befizetése hamis bankjeggye l történik Lehetséges okozat Az irodában lévő értéktárgyat, esetleg műszaki cikket eltulajdonítjá k Anyagi és erkölcsi kár Hatás Valószínűs ég Kockázat viselés K K K X M A K Felelősségvállalási kockázat Lehetséges ok A dolgozó nem számol el határidőben az ellátmánny al vagy az előleggel Lehetséges okozat Az intézmény nem tudja határidőre elvégezni a könyvelést Hatás Valószínűs ég Kockázat K A A viselés K

75 Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockázat viselés K Bevételek befizetése a pénzforgal mi számlára nem a szabályzatn ak megfelelőe n történik Az ellenjegyzé s nem történik meg a gazdasági vezető részéről Késve érkezik be a bevétel a számlára Késik a kifizetés A A A K A A Biztosítási kockázat Lehetséges ok Lehetséges okozat Hatás Valószínűs ég Kockáza t viselés K Nem történik tájékoztatás időben a káresemény ről Késik a kér helyreállítása A A A X

76

77 5. sz. melléklet Kérdéslista a költségvetési szerven belüli szervezeti egységek vezetői számára Kérdés Igen Nem Ellenőrzési környezet 1. Egyértelműen meg van-e határozva (írásban rögzítve) a felelősségek és feladatkörök megosztása és elhatárolása vezetői szinten? Nem értelmezhető 2. Létezik-e a kontrolleljárásokkal kapcsolatos részletes útmutató a szervezeten belül? 3. Támogató-e az alkalmazottak magatartása a kontrolleljárások alkalmazásában? - igen, ha az eljárásokkal egyetértenek, elfogadják és alkalmazzák őket; - nem, ha az eljárásokkal nem értenek egyet, nem fogadják el, azonban alkalmazzák őket 4. Van-e írásos formában, mindenki által ismert és betartandó etikai normarendszer a szervezeten belül? 5. Ez az etikai normarendszer (vagy egyéb írásos anyag) tartalmazza-e, hogy mi a nem elfogadható viselkedés és az milyen szankciókat von maga után? 6. Rendelkeznek-e a vezetők munkaköri leírással? 7. Működik-e a teljesítményértékelés rendszere? 8. Van-e humánpolitikai stratégia, amely magában foglalja a képzések rendszerét? 9. Működik-e a vezetői információs rendszer? 10. Működtet-e a szervezet vezetője számviteli információs rendszert? 11. Működtet-e a szervezet vezetője

78 humánpolitikai információs rendszert? 12. Működtet-e a szervezet vezetője monitoring rendszert? 13. Működtet-e a szervezet vezetője belső ellenőrzési rendszert? 14. A szervezet belső struktúrája képes hatékonyan elősegíteni a szervezeti célok teljesítését? 15. Megfelelő-e a feladatok és felelősségek meghatározása az egyes szervezeti struktúrákban? 16. A beszámolási rendszerben azok a döntéshozók jutnak az érdemi információkhoz, akik leginkább érintettek az adott területen?

79 Kérdés Igen Nem 17. A vezetés együtt működik a felügyeleti szervekkel, kölcsönösen segítik egymás munkáját? Nem értelmezhető Kockázatkezelés 18. Készült-e szabályzat, kézikönyv a szervezeten belüli kockázatkezelésre? 19. Megjelenik-e a vezető felelőssége a szabályzatban? 20. Vannak-e világosan megfogalmazott szervezeti célok? 21. Kezeli-e a kockázatkezelési kézikönyv az Ön szakterületének sajátosságait? 22. Működnek-e a kialakított eljárások? 23. Működik-e a külső feltételek változásainak monitoringja? 24. Működik-e a végrehajtás kontrollja? 25. Kockázatelemzés során meghatározzák az Ön szakterületének fő kockázati tényezőket? 26. A kockázatok jelentőségét, lehetséges hatásait becslik? 27. A kockázatos események bekövetkeztének valószínűségét vizsgálják? 28. A kockázatokra adható válaszok típusait alkalmazzák (áthárítás, elviselés, kezelés, megszüntetés)? 29. Működik-e a követő intézkedések meghatározása? 30. Működik-e regisztrálás az intézkedésről, a

80 végrehajtásról? Kontroll tevékenység 31. Rendelkezésre áll(nak) ellenőrzési nyomvonal(ak) az Ön szakterületén? 32. Van szabálytalanságkezelési rendszer (eljárásrend, kézikönyv, stb.) az Ön szakterületén? 33. Működik a szabálytalanságkezelési rendszer az Ön szakterületén? 34. A munkatársak munkaköri leírásai aktualizáltak? 35. A felelősségi körök (döntés, kiadmányozás) megfelelően elhatároltak? 36. Az egyes feladatok/feladatcsoportok végrehajtását szabályozzák-e pontos utasítások, eljárásrendek?

81 Kérdés Igen Nem 37. A feladatok végrehajtása megfelel-e az utasításokban/eljárásrendekben szereplő leírásoknak? Nem értelmezhető 38. A munkatársak nyilvántartásokhoz, (minősített) információkhoz való hozzáférése szabályozott? 39. A kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés rendjére készült belső utasítás, kézikönyv? 40. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben a belső ellenőrzés? 41. Ellenőrizte az Ön területét az elmúlt évben külső ellenőr? 42. Tettek megállapításokat, javaslatokat a belső, illetve külső ellenőrök? 43. Ha igen, készült intézkedési terv a megállapításokra, javaslatokra? 44. A jelentések megállapításai, javaslatai alapján történt kiigazítás a belső kontrollok területén? Információ és kommunikáció 45. Az információk megfelelő időben és formában jutnak el a vezetőkhöz és folyamatban meghatározott alkalmazottakhoz? 46. A gazdasági események nyilvántartása naprakész? 47. Számítástechnikai rendszerek segítik a jelentéstételi kötelezettség teljesítését? 48. A belső (munkatársak egymás közötti) kommunikáció szabályozott? (jelentéstételi,

82 tájékoztatási kötelezettség szervezeti egységek között; formai, tartalmi követelmények írásbeli kommunikációra vonatkozóan) 49. A külső partnerekkel bonyolított kommunikáció szabályozott? (bizalmas dokumentumok kezelésére, az egyes kommunikációs eszközökhöz való hozzáférési jogra vonatkozó szabályzatok; formai, tartalmi követelmények) 50. Biztosítottak a megfelelő információs eszközök a kommunikációs feladatok teljesítése érdekében? 51. Biztosítottak a megfelelő információs technológiák ahhoz, hogy az információk nyilvántartása és közlése, megbízható és folyamatos legyen?

83 Kérdés Igen Nem Nyomonkövetés (monitoring) 52. Az Ön szakterületén létezik írásban rögzített (szabályzat, folyamatábra, ellenőrző lista stb.) nyomon követési eljárás az egyes tevékenységek, folyamatok előrehaladására vonatkozóan? Nem értelmezhető 53. Az Ön szakterületén létezik előre meghatározott indikátorokon alapuló értékelési tevékenység az egyes feladatok, célok teljesítésére vonatkozóan?

84 6. sz. melléklet Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanság fajtára Szabályozottságbeli az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testre szabásának elmaradása; Lebonyolítással kapcsolatos a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása; az előírt határidők be nem tartása; pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeletetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés; uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezetvédelem) figyelmen kívül hagyása; Pénzügyi pénztárban jelentkező pénztárhiány, jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása); a szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása; a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása; Számviteli a szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása; olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető; Irányítási-vezetési az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE azon belül a kontrollfunkciók kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük; az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása;

85 a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok;

86 Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Informatikai az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása; adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága; az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése; számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások; késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek; a programrendszer szabályozás szerinti működésének ki nem alakítása, a működtetés elmaradása vagy hiányos jellege; az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése; Dokumentációs, nyilvántartásbeli nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció Közbeszerzéssel kapcsolatos a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése; hibás előkészítés; a pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti megoldásnak megfelelő lebonyolítása; egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállító-

87 specifikus feltételek kiírása); megfelelő dokumentálás elhanyagolása

88 Szabálytalanság fajtája Példa a szabálytalanságfajtára Ellenőrzéssel összefüggő a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása; kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása elfogultság vonatkozó szabályok megsértése a kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása Monitoringgal összefüggő kötelező monitoring tevékenységek elhanyagolása; elfogultság Összeférhetetlenséggel kapcsolatos az összeférhetetlenségi szabályok megsértése; a szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása; Titoktartással kapcsolatos az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése; a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok; Tájékoztatással kapcsolatos szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása;

89 a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése; 7. sz. melléklet Jegyzőkönyv a szabálytalanságról Iktatószám: A vizsgálat kezdetének időpontja: 201..hó.nap

90 A vizsgálat befejezésének időpontja: 201 hó nap A vizsgálatot végző személy(ek) neve, beosztása:.. A szabálytalanság észlelésének időpontja: 201. hó.nap A szabálytalanságot bejelentő neve, beosztása:.. (pl.: munkatárs, vezető, üzleti partner, ügyfél stb) A szabálytalanság észlelésének módja (az észlelő elmondása alapján) Az észleléskor kiállított dokumentum tartalmi helyességének felülvizsgálati tapasztalatai: Az észlelést követően már megtett intézkedések és azok hatásai: A szabálytalanság leírása: a szabálytalanság ténye, a szabálytalanság minősítése (gondatlan, szándékos), a szabálytalanság elkövetésének időpontja, a megsértett előírástól való eltérés (jogszabály, belső szabályzat, utasítás), a folyamat, vagy tevékenység szabálytalanság által érintett része, a szabálytalansághoz vezető körülmények, tényezők, a szabálytalanság korrigálhatóságának, vagy korrigálhatatlanságának ténye,

91 a szabálytalanságot elkövető/k/ megnevezése, az elkövetés módja, a szabálytalanság gyakorisága (eseti, időszakos, rendszeres), a szabálytalanság következménye (minőségromlás, hibás szolgáltatás, téves kifizetés, egyéb kár). A helyben hozott intézkedések: az intézkedés jogalapja a döntéshozó megnevezése a döntéshozatal időpontja az intézkedés ismertetése (megszüntetés, korrekció, javaslattétel felsőbb szintű intézkedésre) az eljárás eredménye A vizsgálatot végzők által szükségesnek tartott további intézkedések megtételére vonatkozó javaslatok: A jegyzőkönyv továbbításának időpontja (az átadás napja) Csatolt dokumentumok a tényt alátámasztó alapdokumentumok, (pl. számlák, pénztári kiadási bizonylatok) a szabálytalanságot elkövető/k/ és más érintettek nyilatkozatai A jegyzőkönyv készítésének helye, időpontja:.., 201..hó..nap Vizsgált szervezet/szervezeti Jegyzőkönyv készítő aláírása egység vezetőjének aláírása

92 Iskolai könyvtári gyűjtőköri szabályzat 1. Az iskolai könyvtárra vonatkozó általános adatok A könyvtár neve: Gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola Könyvtára A könyvtár címe, telefonszáma: 3533 Miskolc Bolyai Farkas út 10. Tel.: 46/ / 128-as mellék Fax.: A könyvtár jellege: korlátozottan nyilvános könyvtár Az iskolai könyvtárat csak az iskola pedagógusai, tanulói, adminisztratív és technikai dolgozói használhatják. A beiratkozás ingyenes. Az iskolai könyvtár működését az iskola igazgatója vagy az általa kijelölt helyettese ellenőrzi. - Ellenőrzi a könyvtár használatának intenzitását a tanulók és a tanárok körében, - a könyvtár szolgáltatásait és azok kihasználtságát - a nevelőtestület és a könyvtáros együttműködését - az iskolai könyvtáros szakmai és pedagógiai munkáját A könyvtár bélyegzője: ovális alakú tulajdonbélyegző Gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola Könyvtára felirattal. A könyvtár létesítésének időpontja: december.3 A könyvtár az A épület alagsorában, jól megközelíthető helyen található. Alapterülete70 m szeptemberétől a könyvtár kapott egy kb30 m2 alapterületű termet, ami raktárhelyiségként működik. A könyvtár berendezése, felszereltsége kielégítő 2. A könyvtár fenntartása

93 A könyvtár fenntartója: Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata, így a könyvtár fenntartása és fejlesztése az iskolai költségvetésben biztosított. A könyvtár a B.-A.-Z. Megyei iskolai könyvtári hálózat tagja. Szakmai kapcsolatot tart fent a Megyei és Városi Pedagógiai Intézet munkatársaival, ezen belül is az iskolai könyvtárak szaktanácsadójával. 3. Az iskolai könyvtár gazdálkodása Az iskolai könyvtár feladatainak ellátásához szükséges financiális feltételeket az intézmény a költségvetésben biztosítja. A könyvtár fejlesztésére tervezett keretet úgy kell a könyvtáros rendelkezésére bocsátani, hogy a tervszerű és folyamatos beszerzés biztosítható legyen. A könyvtár működéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok beszerzése a könyvtáros tanár feladata. A könyvtári költségvetés célszerű felhasználásáért a könyvtáros tanár a felelős. Ezért csak a beleegyezésével lehet a könyvtár részére a könyvtári keretből dokumentumot vásárolni. 4. Az iskolai könyvtár feladatai Az iskolai könyvtár az oktató - nevelőmunka eszköztára, szellemi bázisa, gyűjtőkörének igazodnia kell a műveltségi területek követelményrendszeréhez és az iskola tevékenységéhez: - biztosítja az iskola nevelői és tanulói részére az oktatáshoz és a tanuláshoz szükséges információkat, ismerethordozókat, - gyűjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megőrzi, gondozza, és rendelkezésre bocsátja, - rendszeres folyamatos tájékoztatást nyújt a könyvtár dokumentumairól - központi szerepet tölt be a tanulók önálló könyv és könyvtárhasználatának felkészítésében, - biztosítja a dokumentum helyben használatát, kölcsönzését -részt vesz ill., közreműködik az intézmény könyvtári tevékenységében (bevezetés a könyvtárhasználatba, segédeszközök biztosítása iskolai programokhoz, vetélkedők szervezéséhez) -biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak hozzáférhetőségét

94 (tájékoztatás, információcserék, dokumentum beszerzése könyvtárközi kölcsönzés útján, számítógépes hálózaton elérhető információs források, adatbázisok) - fenntartó részére statisztikai adatokat szolgáltat - dokumentumról fénymásolat készít. 5. Az iskolai könyvtár gyűjtőköre Az iskolai könyvtár gyűjtőkörének az intézmény által megfogalmazott és a nevelőtestület által elfogadott pedagógiai program határozza meg. A gyűjtőkört meghatározó tényezők: - az iskola szerkezet, profilja - nevelési és oktatási célja - helyi tanterve, tantervi követelményrendszer Az iskola alapvető feladatainak megvalósításához kapcsolódó dokumentumok az intézmény főgyűjtőkörébe tartoznak, a másodlagos iskolai funkciókhoz kapcsolódó dokumentumok pedig a mellékgyűjtőkörbe. Főgyűjtőkörbe tartoznak a tantárgyi programok tankönyvei, házi és ajánlott olvasmányok, tananyaghoz közvetlenül kapcsolódó szakirodalom és szépirodalom, kézikönyvek, a tanárok alapvető pedagógiai szakirodalmi igényét kielégítő dokumentumok. A mellékgyűjtőkörbe sorolandók mindazon dokumentumok, melyek az előzőekben felsoroltakhoz nem tartoznak illetve azok határesetei Kézikönyvtári állomány Alapvetően szükségesek: - általános és szaklexikonok - általános és szakenciklopédiák - szótárak, fogalomgyűjtemények - kézikönyvek, összefoglalók - adattárak - atlaszok - tankönyvek

95 - tantárgyaknak megfeleltetett folyóiratok, napilapok - nem nyomtatott ismerethordozók ( AV, CD, CD-ROM) - jogszabálygyűjtemények - szak és általános bibliográfiák - színvonalas ismeretterjesztő művek - tanári kézikönyvek Ismeretközlő irodalom Teljességgel kell gyűjteni az alapvizsga, az érettségi vizsga és a szakképesítő vizsga követelményrendszerének megfelelt alap és középszintű irodalmat. Biztosítani kell a közismereti és szakmai tantárgyi programokban meghatározott házi és ajánlott olvasmányokat, munkáltató eszközként használatos dokumentumokat. Gyűjteni kell az iskolában folyó szakképzés szakirodalmát: -géptan, minőségbiztosítás,minőségszabályozás, -informatika - vállalkozástan, vállalkozási ismeretek - közgazdaságtan - környezetvédelem: víz, talaj, levegő, hulladék, zaj, sugárzás - marketing - számvitel, pénzügy - általános jogi ismeret - textilműves, bőrműves, keramikus szakmához kapcsolódó szakirodalom Szépirodalom Teljességgel kell gyűjteni az alapvizsga és az érettségi vizsga követelményrendszerének megfeleltetett: - antológiákat

96 - házi és ajánlott olvasmányokat - teljes életműveket - nemzeti antológiákat - nevelési program megvalósításához szükséges alkotásokat - klasszikus és kortárs szerzők műveit - ifjúsági regényeket, elbeszéléseket Pedagógiai gyűjtemény Gyűjteni kell a pedagógiai szakirodalom és határtudományainak dokumentumait: - pedagógiai és pszichológiai lexikonok, enciklopédiák - fogalomgyűjtemények, szótárak - pedagógiai, pszichológiai és szociológiai összefoglalókat, dokumentumgyűjteményeket - pedagógiai programban meghatározott nevelési és oktatási cél megvalósításához szükséges szakirodalmat - a tehetséggondozás és a felzárkóztatás módszertani irodalmát - az alkalmazott pedagógia, lélektan és a szociológia különféle területeihez kapcsolódó műveket - műveltségi területek módszertani segédkönyvei - iskolával kapcsolatos statisztikai és jogi gyűjtemények - oktatási intézmények tájékoztatói - általános pedagógiai és tantárgymódszertani folyóiratok - az iskola történetéről, az iskola névadójáról szóló dokumentumok, iskola évkönyvei Könyvtári szakirodalom (a könyvtáros segédkönyvtára) - a kurrens és retrospektív jellegű tájékozódási segédletek - könyvtári feldolgozó munka szabályait, szabályzatait tartalmazó segédletek - könyvtártani összefoglalókat

97 - könyvtárügyi jogszabályok - iskolai könyvtárakkal kapcsolatos módszertani kiadványok - módszertani folyóiratok Hivatali segédkönyvtár Gyűjteni kell az iskola: -irányításával, igazgatásával - gazdálkodásával - ügyvitelével - munkaüggyel kapcsolatos kézikönyveket, jogi és szabálygyűjteményeket, folyóiratokat. Kéziratok - az iskola pedagógiai dokumentációi - pályázati munkák - iskolai rendezvények forgatókönyvei, dokumentációja - iskolai újság. Az iskolai könyvtár gyűjt minden az adott iskola típusnak megfelelő pályaválasztási tanácsadókat, útmutatókat és felvételi követelményeket ismertető kiadványokat. Válogatva gyűjti a könyvtár az iskola környezetére vonatkozó helyismereti és helytörténeti kiadványokat. Idegen nyelv A könyvtár gyűjti az iskolában folyó idegen nyelvi oktatáshoz nélkülözhetetlen: - szótárakat - tankönyveket

98 - idegen nyelvű irodalmat - idegen nyelvű folyóiratokat angol, német, francia nyelven. A könyvtár gyűjtőköre magában foglalja az iskola feladatainak ellátásához szükséges alább felsorolt dokumentum típusokat illetve információhordozókat: - folyóiratok, oktatófilmek, diák, hanglemezek, videó kazetták, CD-k, CD-ROM-ok, oktató programok. 6. Könyvtári állományalakítás Az iskolai könyvtári állományalakítási tevékenység az állománygyarapítási és apasztási tevékenységeiből tevődik össze. Az állománygyarapítás állandó tevékenységet jelentő munkafolyamat, amely magába foglalja a gyűjtőkörnek megfelelő dokumentumok kiválasztását, beszerzését és állományba vételét. Az iskolai könyvtár gyarapítási módjai vétel, ajándék, csere. Vásárlás: -jegyzéken megrendeléssel és előfizetéssel (könyvtárellátótól, kiadóktól, folyóirat terjesztőktől) - dokumentum megtekintése alapján készpénzfizetéssel (könyvesbolt, antikvárium, magánszemély) Ajándék: - intézményektől, más iskolai könyvtártól, magánszemélytől, kiadóktól bemutató példány Az ajándékba kapott dokumentumokat az állományba vétel előtt meg kell feleltetni a gyűjtőköri szabályoknak. A gyűjteménybe nem illő művek, elcserélhetők, jutalmazásra felhasználhatók. Az ajándékozás független a könyvtári költségvetéstől. Hagyatékot is kaphat a könyvtár ajándékba. Ilyenkor is figyelembe kell venni a könyvtár gyűjtőkörét. Bekérés az ajándékozás sajátos formája (tanfolyami tankönyvek, prospektusok, katalógusok, évkönyvek) Csere alapja lehet fölöspéldány és/vagy az iskola saját kiadványa Legfontosabb gyarapítási segédletek:

99 - Új könyvek jegyzéke - kiadói katalógusok - folyóiratok ismertetői - készletájékoztatók - ajánlóbibliográfiák - könyvesbolt, antikvárium megtekintése Beszerzés előtt mérlegelni kell, hogy beletartozik-e a könyvtár gyűjtőkörébe, össze kell hasonlítani a katalógussal és a meglévő állománnyal. A dokumentum beérkezése után a számlát tételesen egyeztetni kell a csomag tartalmával. Hiány esetén, vagy ha a dokumentum hibás azonnal reklamálni kell. A dokumentum leltárba vétele csak a számla és a dokumentum együttes megléte alapján lehetséges. A megrendelésből és a számlából a könyvtáros magának is készít másolatot. Az iskolai könyvtár állományába tartozó minden dokumentumot tulajdonbélyegzővel kell ellátni: - könyveknél a verzót, a 17. oldalt és az utolsó számozott oldalt, időszaki kiadványoknál a külső borítót, audiovizuális dokumentumoknál a csatolt, rögzített címkét. A tulajdonbélyegző mellett a könyvtárba bármely forrásból bekerülő dokumentumot leltári számmal kell ellátni. A nyilvántartás módját a 3/1975. (VIII.17.) KM-PM számú állományvédelmi rendelethez igazodó 1980 óta érvényben lévő MSZ számú állomány nyilvántartási szabvány szabályozza. A leltári nyilvántartás jellege szerint időleges vagy végleges, formája szerint egyedi vagy összesített. Időleges nyilvántartásba kerülnek mindazok a dokumentumok, amelyeket a könyvtár átmeneti időre (legfeljebb 3 évre szerez be), továbbá a végleges megőrzésre szánt periodikumok. mindaddig, amíg köttetésre nem kerülnek. Az időleges nyilvántartás formái: kardex összesített. Az összesített (brossura) nyilvántartásúnak minősített dokumentumokat összegezve kell nyilvántartásba venni, oly módon, hogy az azonos időpontban, azonos módon érkezett szállítmányt egy tételként kell figyelembe venni a szállítmányt darabszámától függetlenül.

100 Időleges megőrzésre minősíthetők: - brosúrák, propagandaanyagok - tankönyvek, jegyzetek, módszertani segédanyag - tervezési és oktatási segédletek - tartalom alapján gyorsan avuló kiadványok, gazdasági és jogi segédletek, rendelet és utasításgyűjtemények, törvénykönyvek, pályaválasztási és felvételi dokumentumok - kisnyomtatvány, szabvány A tartós megőrzésre szánt dokumentumokat 6 napon belül végleges nyilvántartásba kell venni. Ez a dokumentum egyedi nyilvántartásba vételét jelenti. Az egyedi nyilvántartás formái: leltárkönyv- csoportos és címleltár, számítógépes nyilvántartás. A csoportos leltárkönyv gyarapodási, törlési és összesítő (állománymérleg) részből áll. Ebből a nyilvántartásból megállapítható az állomány egészének darabszáma és értéke. Ez a nyilvántartás nem pénzügyi okmány, hanem statisztikai kimutatás. A címleltárkönyv a könyvek egyedi leltári számát, a dokumentum adatait, raktári jelzetét, beszerzés módját, értékét tartalmazza. A könyvtárhasználó a könyvtárállományáról a katalógusból kaphat tájékoztatást. Az iskolai könyvtár katalógusa a raktári jelzet alapján van beosztva. Sajnos így szerző és cím szerint nem lehet benne keresni januárjától a Mezo BT könyvtári programon kerültek feldolgozásra a könyvtár dokumentumai májusában vásároltuk meg a SZIRÉN Könyvtári Integrált Rendszert. A dokumentumok feldolgozása folyamatos. A könyvtár cédula katalógusa lezárásra került. A katalógus szerkesztése az iskolai könyvtáros feladata. Bármilyen úton gyarapított állományú könyvekről, dokumentumról, ismerethordozóról katalógus cédulát kell készíteni. A katalógus cédulát a bibliográfiai leírás szabályai szerint kell elkészíteni, amelyen szerepelnie kell az alábbi adatoknak: mű címe, szerzője, alcíme, kiadás, megjelenés helye, ideje, kiadó neve, terjedelme, mérete, ára raktári jelzet, leltári szám, ISBN szám, tárgyszó, ETO szakjelzet. A katalógus cédulán szereplő bibliográfiai adatok a dokumentum azonosítását szolgálják. A betűrendes katalógust szerző és cím alapján kell rendezni, a szakkatalógus rendjét az ETO szakrendje szerint kell kialakítani. Az állományapasztása az állomány gyarapításával egyenrangú feladat, s a kettő együtt képezi a gyűjteményszervezés folyamatát. A könyvtár állományának apasztása történhet, ha:

101 - a dokumentum tartalmi, szakmai szempontból elavult - a dokumentum felesleges példánynak minősül (olvasói igényhiány) - a dokumentum használat következtében elrongálódott - a dokumentum elveszett, megsemmisült - leltár során hiányként jelentkezett. Tartalmi elavulásnál a könyvtáros tanár vegye figyelembe a szaktanár véleményét. Tartalmi elavulás jellemzi a dokumentumot: - ha a benne lévő ismeretanyag téves információhoz juttatja a tanulókat - ha a benne levő adatok, rendeletek és szabványok megváltoztak - ha az ismeretterjesztő és tudományos munkának megjelent egy átdolgozott, bővített kiadása. Helyismereti, muzeális értékű dokumentum elavulás címén nem törölhető. Az iskolai könyvtárban fölös példány keletkezik, ha - megváltozik a tanterv - változik az ajánlott és házi olvasmányok jegyzéke - megváltozik a tanított idegen nyelv - módosul az iskola profilja, szerkezete - csonka többkötetes művek terhelik az állományt - korábbi szerzeményezés nem követte a gyűjtőköri elveket Természetes elhasználódáshoz azok a dokumentumok sorolhatóak, amelyek rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak. Ezen dokumentumok kivonása az iskolai könyvtárakban az esztétikai nevelés érdekében fontos feladat. Hiány keletkezhet, ha a dokumentum: - elhárítatlan esemény miatt megsemmisül - olvasónál marad - az állomány ellenőrzésekor hiányzott.

102 Bármilyen okból kerül sor az állományapasztásra, a könyvtáros tanár csak javaslatot tehet a törlésre, a kivezetésre az engedélyt az iskola igazgatója adja meg. Kivételt képez az időleges megőrzésű dokumentumok kivonása. Az állományapasztásnál kivont dokumentumok közül a fölös példányt fel lehet ajánlani: - más könyvtáraknak - antikváriumnak (megvételre) - az iskola dolgozóinak, tanulóinak (térítés nélküli megvételre) A fizikailag sérült dokumentumokat az iskola ipari felhasználásra eladhatja. Az elszállításáról a gazdasági vezető köteles gondoskodni. A dokumentum eladását igazoló bizonylat másolatát a törlési jegyzőkönyv mellékleteként a könyvtár irattárában marad. A tervszerű állományapasztás során befolyt pénzösszeget térítményként a könyvtár állományának gyarapítására kell felhasználni, míg az ipari hasznosításra átadott dokumentumokért kapott összeget egyéb bevételként kell kezelni, állománygyarapításra nem fordítható. A dokumentum kivezetése a leltárkönyvből mindenkor az igazgató aláírásával és az iskola bélyegzőjével hitelesített jegyzőkönyv alapján történik. A selejtezendő vagy egyéb okból törlendő dokumentumokról típusonként és a törlés okának feltüntetésével jegyzéket kell készíteni 3 példányban. A törlési jegyzékben fel kell sorolni: a leltári számot, a mű címét, szerzőjét, értékét, szakjelzetét, a törlés indokoltságát. A törlésre vonatkozó jóváhagyást követően az egyedileg nyilvántartott dokumentumokat ki kell vezetni a címleltárkönyvből, oly módon, hogy át kell húzni a leltári számot pirossal, a megjegyzés rovat törlési rovatába be kell írni a törlési dokumentum sorszámát vagy iktató számát, a katalógus cédulát ki kell emelni a katalógusból. Az összesített nyilvántartású anyagok törlése ún. törlési ügyiratban történik, amelyen fel kell tüntetni az ügyirat számát, keltét, a törlés indokát, törölt művek együttes értékét, összes darabszámát. Az időleges megőrzésre szánt dokumentumok nem leltárkötelesek. A könyvtár revízióját az iskola igazgatója rendeli el, kivéve személyi változás esetén, amikor az átvevő könyvtáros kezdeményezheti. A leltározás végrehajtásáért, a személyi és tárgyi feltételek biztosításáért a gazdasági vezető mint az iskolai leltári bizottság vezetője - a felelős. A könyvtári állományellenőrzés lehet: időszaki vagy soronkívüli folyamatos vagy fordulónapi

103 teljes vagy részleges. A teljes körű állományellenőrzés az állomány egészére terjed ki, személyi változás esetén vagy elháríthatatlan esemény esetén soronkívüli, időszaki ellenőrzést kell tartani kötet közötti állomány esetén, 3 évente. Leltározás alatt a könyvtári szolgáltatás szünetel. Erre az időre mindenki köteles a kikölcsönzött dokumentumokat visszahozni. A revízió tényét a dokumentumban dátumbélyegzővel kell jelölni. A revíziót két személynek kell lebonyolítania. Egyszemélyes könyvtár esetén a gazdasági vezető köteles egy állandó munkatársról gondoskodni. Ellenőrzés módszere: - a dokumentum és egyedi nyilvántartás összevetése - számítógépes ellenőrzés - lengyel módszer A revízió befejezéseként el kell készíteni a zárójegyzőkönyvet, melyet három napon belül át kell adni az iskolaigazgatójának. Jegyzőkönyv mellékletei: - leltározás kezdeményezése - jóváhagyott leltározási ütemterv - hiányzó vagy többletként jelentkező dokumentumok jegyzéke A jegyzőkönyvet a könyvtáros tanár, személyi változás esetén az átadó és átvevő írja alá. A leltározáskor felvett jegyzőkönyvben megállapított hiány ill. többlet okait a könyvtáros tanár köteles indokolni. Az ellenőrzés során megállapított hiányt csak akkor lehet kivezetni az állományból, ha az iskola igazgatója a jegyzőkönyv alapján erre engedélyt ad. Ezután történik a dokumentum kivezetése a leltárkönyvből, a katalógusból. Az állomány hiányának megengedett mértéke, ha a dokumentum 70%-a szabadpolcon van a káló évi 4 ezreléke. Megengedhető hiány címén csak olyan dokumentum törölhető, amelynek hollétéről a könyvtárnak nincs tudomása és feltételezhetően a szabadpolcos tárolás következtében veszett el. Az olyan dokumentum, amelynek hollétéről a könyvtárnak tudomása van (pl. kölcsönvevőnél van) káló címén nem törölhető a nyilvántartásból. Az állomány ellenőrzést (leltározást) a 3/1975.(VIII.17.) KM-PM számú együttes rendelet az ezt kiegészítő együttes irányelv ( Művelődési közlöny 1978/9. száma és az MSZ számú szabvány alapján kell végrehajtani.

104 7. Állomány jogi védelme A könyvtáros tanár anyagilag és fegyelmileg felel a gyűjtemény tervszerű, folyamatos gyarapításáért, könyvtári beszerzési keret felhasználásáért. A kölcsönző anyagilag felel a dokumentum vagy technikai eszközök megrongálásával és elvesztésével okozott kárért. A tanulók és a dolgozók tanuló és munkaviszonyát csak az esetleges könyvtári tartozás esetén lehet megszüntetni. Amennyiben ezt elmulasztják, akkor a kiléptetést intéző személyt terheli az anyagi felelősség. A könyvtár kulcsa a könyvtárosnál, tartalék kulcs az iskola portáján található. Azt csak a könyvtáros veheti fel vagy hosszantartó betegség idejére az őt helyettesítő személy. A könyvtárban bármely személy csak a könyvtáros jelenlétében tartózkodhat. A kulcsot csak indokolt esetben veheti fel az iskola igazgatója (vis major, betegség). A helyettesítést ellátó személy is anyagi felelősséggel tartozik, melyet jegyzőkönyvben kell rögzíteni. 8. Az állomány fizikai védelme A könyvtárban dohányozni, nyílt lángot használni tilos. A könyvtárból való távozás előtt a helyiséget áramtalanítani kell. Kézi tűzoltó készüléket kell elhelyezni a könyvtár bejáratánál. Tűz esetén vizet nem szabad használni az oltáshoz. Szigorúan ügyelni kell a könyvtár tisztaságára. A helyiséget rendszeresen takarítani kell. A dokumentumokat védeni kell a fizikai ártalmaktól (fény, por, szélsőséges hőmérséklet). 9. A könyvek elhelyezése A könyvtári állomány elhelyezése áttekinthető. A dokumentumok 90%-a szabadpolcon található, az audióvizuális dokumentumok pedig zárt raktárban. A raktári rendet a Könyvtári Raktározási Táblázat szerint kell kialakítani. Az elrendezést eligazító táblákkal, feliratokkal kell áttekinthetővé tenni. A jobb áttekinthetőség érdekében az állomány egyes részei külön ki vannak emelve:

105 - kézikönyvtár ( csak helyben használható) - folyóiratok - kölcsönözhető állomány - tankönyvek - új könyvek 10. A könyvtár használatára, kölcsönzésére vonatkozó szabályzat A Gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola könyvtárának használati szabályzata Az iskolai könyvtár korlátozottan nyilvános könyvtár, csak az iskola tanulói, pedagógusai, adminisztratív és technikai dolgozói használhatják. A beiratkozás és a szolgáltatások igénybevétele ingyenes, kivéve a fénymásolás. A könyvtárat csak a könyvtáros jelenlétében lehet használni, a meghatározott nyitvatartási időben. A könyvtár nyitvatartási rendje: Hétfő 8-tól 14-óráig

106 Kedd 8-tól 14 óráig Szerda Csütörtök Péntek 8-tól 14-óráig 8-tól 14-óráig 8-tól 14-óráig Az iskolai könyvtár feladata, hogy gyűjteményével és szolgáltatásaival segítse az iskolában folyó oktató-nevelő munkát. A könyvtár szolgáltatásai: dokumentumok kölcsönzése, kézikönyveknek, folyóiratoknak, audiovizuális dokumentumoknak, az iskola dokumentumainak helyben használata, helyben olvasás, számítógép használata információszerzésre, könyvtári foglalkozások, tájékoztatás, irodalomkutatás. Az alábbi szolgáltatások csak térítés ellenében vehetők igénybe: Fénymásolat csak könyvtári könyvből készíthető, hozott anyagból nem! Fénymásolás A/4-es oldal 10 Ft A/3-as oldal.20 Ft

107 A könyvtárból bármely dokumentumot csak a könyvtáros engedélyével lehet kivinni. Dokumentumokat kölcsönözni csak olvasójeggyel és a kölcsönzési nyilvántartásban való rögzítéssel szabad. A dokumentum átvételét a kölcsönző aláírásával igazolja. Kölcsönözni egyszerre 5 dokumentumot lehet, 3 hét időtartamra. Hosszabbításra egyszer van lehetőség. Tankönyveket, ha tartós használatról van szó, tanulnak vagy tanítanak belőle, a tanév végéig kölcsönözhetők. Ha a tanuló a kölcsönzés lejárta után a felszólítások ellenére sem hozza vissza a kikölcsönzött dokumentumokat, addig nem kölcsönözhet újat, amíg tartozását nem rendezi. A kikölcsönzött dokumentumokért a kölcsönző anyagi felelősséggel tartozik. Az elveszett vagy erősen megrongált dokumentumot az olvasó köteles ugyanazzal a című művel pótolni. Amennyiben az adott dokumentum már nem beszerezhető, a könyvtár kérheti a fénymásolat útján történő pótlását is. A könyvtárból kikölcsönzött dokumentumokat az olvasó köteles az előre meghatározott időpontig hibátlanul és tisztán visszaszolgáltatni. A késedelmes olvasók felszólítása: 1. Osztályfőnök értesítése I. 2. Osztályfőnök értesítése II. 3. I. felszólító szülőnek 4. II. felszólító szülőnek/tértivevényes Ha a késés többször is megismétlődik és a felszólító ellenére sem hozza vissza a kikölcsönzött dokumentumokat osztályfőnöki figyelmeztetés! A könyvtári házirend és kölcsönzési szabályzat betartása minden könyvtárhasználó számára kötelező. A csak helyben használható dokumentumokat /kézikönyv, videó, CD, DVD, CD-ROM, audió kazetták, folyóiratok/ a szaktanárok egy-egy tanítási órára, indokolt esetben a könyvtár zárása és nyitása közötti időre, max. 3 napra kikölcsönözhetik. A tanév végén illetve az iskolából való kilépéskor a kikölcsönzött dokumentumokat mind az iskola dolgozói, mind a tanulók kötelesek a könyvtárban leadni. Amennyiben ezt elmulasztják, a kiléptetést intéző személyt terheli az anyagi felelősség.

108 Minden könyvtártag köteles a tanév végén tartozását rendezni: Pedagógusok, dolgozók: június utolsó hetéig évfolyam: április utolsó hetéig évfolyam: június első hetéig A könyvtár helyisége órarendszerű tanítás vagy/és értekezlet számára nem vehető igénybe, mert ezzel akadályozzák a könyvtár működését. Kivételt képeznek a könyvtárismereti, könyvtárhasználatra épülő szakórák, amelyek keretében a könyvtár használata elengedhetetlen. A könyvtár nyitva tartása alatt a könyvtárost más munkával megbízni nem lehet! Az iskolai könyvtárban a könyvtárlátogatóktól elvárt magatartás: Mivel a könyvtár munkahely, és elmélyülésre, ismeretszerzésre, kikapcsolódásra szolgáló helyiség, ezért a könyvtár a látogatóktól elvárja, hogy csendben dolgozzanak, magatartásukkal ne zavarják a könyvtár olvasóit. A könyvtárban étkezni, mobiltelefont használni TILOS! A könyvtár dokumentumainak védelme minden könyvtárhasználó kötelessége, hiszen pótlásuk szinte lehetetlen. A könyvtár informatikai eszközeinek épségére, szabályos működtetésére mindenkinek kötelessége ügyelni. A könyvtár bútoraira, berendezéseire is mindenki köteles vigyázni. Amennyiben rongálás történik a használó, vagy a kárt okozó köteles az anyagi kárt megtéríteni. A könyvtári számítógép használati rendje

109 A számítógépeket az oktatáshoz-tanuláshoz szükséges információszerzés támogatására telepítették. Használatuk egyénileg és nem csoportosan engedélyezett. Ha két diák szeretné egy időben ugyanazt a gépet használni, ahhoz könyvtáros tanári engedély szükséges. Mivel a számítógépek is a könyvtári tájékozódást szolgálják, a könyvtár szerves részét képezik, ezért használóira a könyvtári rend vonatkozik. A számítógépnél folyó tevékenység nem zavarhatja a könyvtári munka nyugalmát. A szolgáltatást a felhasználók információszerzésre, böngészésre, levelezésre, szövegszerkesztésre vehetik igénybe. A gépek használatára előre be lehet jelentkezni. Ez a torlódások és a viták elkerülése érdekében szükséges. Előre történő bejelentkezés esetén a gépet csak információszerzésre lehet használni. Sürgős feladat esetén ez alól kivételt lehet tenni. TILOS! A gépek konfigurációjának megváltoztatása, programok, programrészek letörlése, az alaphelyzethez képest bármiféle változtatás végrehajtása. A játékprogramok telepítése, használata, chat-elés. A könyvtárba nem illő oldalak, képek letöltése, nézegetése. Saját lemez, cd stb.használata és programok telepítése. A szabálytalan kilépés és minden egyéb rongálás. Aki megszegi a szabályokat, a számítógép használatából kizárható. Az iskolai Könyvtári Szabályzat aktualizálásáért a könyvtáros a felelős.

110 Záradék: Az Iskolai könyvtári Szabályzat mellékletet alkalmazásra elfogadom, mely az iskolai SzMSz tantestület által történő elfogadását és Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata Képviselőtestületének jóváhagyását követően szeptember 1-vel lép hatályba. A korábbi ilyen szabályzatok ezzel egyidejűleg érvényüket vesztik. Miskolc, április 30. Csordásné Bereczki Ildikó igazgató Adatkezelési szabályzat A. Gábor Áron Művészeti Iskola Szakközépiskola közoktatási intézmény nevelőtestülete a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény 2. számú mellékletének rendelkezése alapján a törvény 57. -ának (1) bekezdése b) pontban biztosított jogkörében az intézmény szervezeti és működési szabályzata... számú mellékleteként a következő adatkezelési szabályzatot fogadta el. I. Általános rendelkezések

111 1. Az adatkezelési szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) célja: az alkalmazottak, valamint a tanulók adatainak nyilvántartása, kezelése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, intézményi rendjének megállapítása, az ezekkel összefüggő adatvédelmi követelmények szabályozása. 2. A Szabályzat alapját képező jogszabályok: a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény 2 3., 7..-ai a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény 2. számú melléklete a nevelési-oktatási intézmények működéséről szóló 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet 4. számú melléklete a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt.) 83/B D -ai és 5. számú melléklete. 3. A szabályzat hatálya: A Szabályzat hatálya kiterjed az intézmény vezetőjére, vezető beosztású alkalmazottjaira, minden közalkalmazottjára, továbbá az intézménnyel jogviszonyban álló tanulóra. 4. E szabályzat alapján kell ellátni a közalkalmazotti alapnyilvántartást, valamint a közalkalmazott személyi iratainak és adatainak kezelését (továbbiakban együtt: közalkalmazotti adatkezelés), valamint a tanulók adatainak nyilvántartását, továbbítását, kezelését (továbbiakban: tanulói adatkezelés). 5. E szabályzatot megfelelően kell alkalmazni a közalkalmazotti jogviszonyok megszűnése után, illetve e jogviszony létesítésére irányuló előzetes eljárásokra. A gyermekekkel/tanulókkal kapcsolatos titoktartási kötelezettség független a közalkalmazotti jogviszony fennállásától, annak megszűnése után határidő nélkül fennmarad. 6. A Szabályzatban használt fogalmakat a Függelékértelmező rendelkezései tartalmazzák.

112

113 II. A közalkalmazottakra vonatkozó adatkezelés Kjt. 83/B D, 5. számú melléklet 1. Felelősség a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért Az intézményben a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért az intézmény vezetője, az érintett közalkalmazottak tekintetében a teljesítményértékelést végző vezető (vezetőhelyettes), az óvodatitkár/iskolatitkár (más megbízott személy) személyügyi adatkezelésben bármely formában közreműködő közalkalmazott, a közalkalmazott a saját adatainak közlése tekintetében tartozik felelősséggel. Az intézmény vezetője felelős a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adatok védelmére és kezelésére vonatkozó jogszabályok, valamint e Szabályzatban rögzített előírások megtartásáért, illetve e követelmények ellenőrzéséért. A teljesítményértékelést végző vezető (vezetőhelyettes) felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a teljesítményértékelés folyamatába bevont harmadik személy kizárólag csak a jogszerű és tárgyilagos teljesítményértékeléshez szükséges adatokat ismerhesse meg. A vezető felelős azért, hogy az illetményszámfejtés körébe tartozó adatok intézményen belüli feldolgozása és továbbítása során az adatvédelmi rendelkezéseket betartsák. 2. Az alkalmazottak nyilvántartott adatai 2.1 A közoktatásról szóló törvény alapján nyilvántartott adatok: név, születési hely és idő, állampolgárság;

114 lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosító szám; közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó adatok: iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása, munkában töltött idő, közalkalmazotti jogviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok, alkalmazott által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés, munkavégzés ideje, túlmunka ideje, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultjai, szabadság, kiadott szabadság, alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei, az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei. 2.2 A közoktatásról szóló törvény szerint nyilvántartott és kezelt adatok köre alapvetően megegyezik a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény 5. számú mellékletében meghatározott adatkörök adataival, ezért az alkalmazottak adatainak nyilvántartására a közalkalmazotti alapnyilvántartás vezetésére szolgál a Szabályzat melléklete szerinti adatlapok formájában. 2.3 A közalkalmazotti alapnyilvántartás rendezetten tárolja és feldolgozza a közalkalmazott közalkalmazotti jogviszonyával összefüggésben keletkezett és az azzal kapcsolatban álló adatait. 2.4 A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatkörén kívül törvény eltérő rendelkezése hiányában adatszerzés nem végezhető, ilyen adat nem tartható nyilván.

115 2.5 Az intézmény külön törvény alapján nyilvántartja a közalkalmazott bankszámlaszámát, valamint a magán-nyugdíjpénztári tagságával kapcsolatos adatokat A közoktatásról szóló törvény által előírt, de a közalkalmazotti törvény alapnyilvántartási adatkörébe nem tartozó nyilvántartás vezetését a munkaköri leírással feladatkörébe utalt ügyintéző végzi, aki titoktartási kötelezettségre vonatkozó nyilatkozatot köteles tenni. 3. A közalkalmazotti adatkezelésben közreműködők feladatai 3.1 Az intézmény közalkalmazottainak adatkezelését az iskolatitkár/munkaügyi előadó (továbbiakban: megbízott személy) végzi. Feladatkörén belül a megbízott adatokat kezeli. 3.2 A magasabb vezető beosztású vezető tekintetében a közalkalmazotti adatkezelést a munkáltatói jogokat gyakorló fenntartó szerv látja el. 3.3 A közalkalmazotti alapnyilvántartás VII. adatköréből a munkából való rendes szabadság miatti távollét időtartamának nyilvántartását a megbízott vezeti. 3.4 A közalkalmazotti alapnyilvántartás személyi juttatásokról szóló VI. adatköréhez tartozó nyilvántartást a megbízott vezeti, amelyből egy példányt a tárgyév zárását követően a személyzeti anyagok közé kell helyeznie. 3.5 A megbízott személy felelősségi körén belül köteles gondoskodni arról, hogy: az általa kezelt, a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen a jogszabályi rendelkezések tartalmának; a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amelynek alapja közokirat vagy közalkalmazott írásbeli nyilatkozata, írásbeli rendelkezése, bíróság vagy más hatóság döntése, jogszabályi rendelkezés, a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését egyeztesse az óvodavezetővel, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg,

116 ha a közalkalmazott nem általa szolgáltatott adatainak kijavítását vagy helyesbítését kéri, kezdeményezze az óvodavezetőnél az adathelyesbítés, illetve kijavítás engedélyezését, a közalkalmazott írásbeli hozzájárulásának beszerzéséről az önkéntes adatszolgáltatás körébe tartozó adatok nyilvántartását megelőzően. 3.6 Személyügyi nyilvántartási feladatban működik közre minden olyan közalkalmazott, aki az intézménynél tevékenysége során közalkalmazotti alapnyilvántartás adatkörével és a személyi irattal összefüggő adatot is kezeli. 4. A közalkalmazotti alapnyilvántartás vezetése, az adatok továbbítása 4.1 A közalkalmazotti alapnyilvántartás számítógépes módszerrel is vezethető. Ez esetben a következő kivétellel papíralapú adatlapot nem kell vezetni. A számítógéppel vezetett adatokat ki kell nyomtatni a közalkalmazott adatainak első alkalommal történő felvételekor, ebben az esetben az érintett közalkalmazott aláírásával igazolja az adatok valódiságát, áthelyezéskor, közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén, valamint a betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére (azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed). 4.2 A 4.1 pont alapján készített iratokat személyi iratként kell kezelni. 4.3 A számítógépes módszerrel vezetett alapnyilvántartásból a közalkalmazotti jogviszony megszűnése és végleges áthelyezése esetén azonnal és véglegesen törölni kell a közalkalmazott személyazonosító adatait. Statisztikai célokból a személyazonosításra alkalmatlan adatok továbbra is felhasználhatók. 4.4 A technikai azonosító a közalkalmazott egyéni azonosítására szolgáló számjegy. Az egyéni azonosítót az intézmény nem változtathatja meg a közalkalmazotti jogviszony fennállása alatt. A technikai azonosítóról az adatok megismerése végett a jogosultakon

117 kívül másnak tájékoztatás nem adható. 4.5 Az adatokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, megsemmisítés, jogosulatlan továbbítás és nyilvánosságra hozatal ellen. A számítógépen vezetett közalkalmazotti alapnyilvántartás technikai védelmére vonatkozó szabályokat az informatikai szabályzat tartalmazza. 4.6 A közalkalmazotti alapnyilvántartás adatai közül a munkáltató megnevezése, a közalkalmazott neve, továbbá a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni. 4.7 A közérdekű adatokon kívül a közalkalmazott nyilvántartott adatairól a 4.8 pont szerinti adattovábbítás kivételével tájékoztatás nem adható. A közalkalmazott személyi anyagát az áthelyezéshez kapcsolódó eset kivételével kiadni nem lehet. 4.8 Az intézmény a nem nyilvános személyes adatokat csak jogszabályban meghatározott esetekben és célokra, illetve az érintett közalkalmazott erre irányuló írásbeli kérelmére használhatja fel, vagy adhatja át harmadik személynek. 4.9 Az adattovábbítás a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírásával történik. Az illetményszámfejtő hely részére történő adattovábbítást a megbízott személy irányítja. 5. A közalkalmazott jogai és kötelezettségei 5.1 A közalkalmazott a saját anyagába, az alapnyilvántartásba, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, személyi iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet, illetve kérheti adatai helyesbítését, kijavítását. Tájékoztatást kérhet a személyi irataiba való betekintésről, az adatszolgáltatásról, személyi anyagának más szervhez történő megküldéséről. 5.2 A közalkalmazott az általa szolgáltatott adatai helyesbítését és kijavítását a nyilvántartás vezetőjétől, egyéb esetekben az iskolaigazgatótól írásban kérheti. A közalkalmazott felelős azért, hogy az általa a munkáltató részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.

118 5.3 A közalkalmazott az adataiban bekövetkező változásokról 8 napon belül köteles írásban tájékoztatni az iskolaigazgatót, aki 8 napon belül köteles intézkedni az adatok aktualizálásáról. 6. Személyi irat 6.1 Közalkalmazotti szempontból személyi irat minden bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett adathordozó, amely a közalkalmazotti jogviszony létesítésekor (ideértve a közalkalmazotti jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat is), felhasználása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik, és a közalkalmazott személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz. 6.2 A közalkalmazotti álláshelyekre kiírt pályázatokra (álláshirdetésekre) beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat személyi iratként, de más ügyiratoktól elkülönítve kell iktatni és kezelni. 6.3 A személyi iratok körébe az alábbiak tartoznak: a személyi anyag iratai, a közalkalmazotti jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok, a közalkalmazottnak az alkalmazotti jogviszonyával összefüggő más jogviszonyaival kapcsolatos iratok (adóbevallás, fizetési letiltás), a közalkalmazott saját kérelmére kiállított vagy önként átadott, adatokat tartalmazó iratok. 6.4 Az iratokban szereplő személyes adatokra a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény rendelkezései vonatkoznak. 7. Személyi irat kezelése 7.1 Az intézmény állományába tartozó közalkalmazottak személyi iratainak őrzése és

119 kezelése, személyi számítógépes nyilvántartó rendszer működtetése a megbízott feladata. 7.2 A személyi iratokba a következő szervek és személyek jogosultak betekinteni: a közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény 83/D -ában meghatározott személyek: a közalkalmazott felettese, a teljesítményértékelést végző vezető, feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző szerv, a fegyelmi eljárást lefolytató testület vagy személy, munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, az illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, az adóhatóság, a társadalombiztosítási igazgatási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv. más jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr) 7.3 Az intézményben keletkezett személyi iratok kezelése jelen Szabályzat, valamint a 11/1994. (VI. 8.) MKM-rendelet iratkezelési előírásai alapján történik. 7.4 A közalkalmazotti jogviszony létesítésének elmaradása esetén a közalkalmazotti jogviszony létesítését kezdeményező iratokat vissza kell adni az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte. 7.5 A személyi anyag tartalma: a közalkalmazotti alapnyilvántartás adatlapjai, a pályázat vagy szakmai önéletrajz,

120 az erkölcsi bizonyítvány, az iskolai végzettséget és szakképzettséget tanúsító oklevél másolata, iskolarendszeren kívüli képzésben szerzett bizonyítvány másolata, a kinevezés és annak módosítása, a vezetői megbízás és annak visszavonása, a címadományozás, a besorolás iratai, közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos iratok, a teljesítményértékelés, minősítés, a közalkalmazotti jogviszonyt megszüntető irat, a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, a közalkalmazotti igazolás másolata. 7.6 A 7.5 pontban felsorolt iratokat (személyi anyagként) minden esetben együttesen kell tárolni. 7.7 A közalkalmazotti jogviszony létesítésekor a közalkalmazotti alapnyilvántartást el kell készíteni. A megbízott személy összeállítja a közalkalmazott személyi anyagát. A törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a személyi iratokon kívül más irat nem tárolható. 7.8 A személyi iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keltezésük sorrendjében, az e célra személyenként kialakított iratgyűjtőben kell őrizni. Az elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. 7.9 A személyi anyagnak Betekintési lap -ot is kell tartalmaznia, amelyen jelölni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, a betekintés időpontját, a megismerni kívánt adatok körét, a betekintő aláírását. A Betekintési lap -ot a személyi anyag részeként kell kezelni.

121 7.10 A közalkalmazott személyi anyagába, egyéb személyi irataiba, illetve az alapnyilvántartásba a Kjt. 83/D -ában felsorolt személyek a Betekintési lap kitöltését követően jogosultak betekinteni, kivéve a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló évi CXXV. törvény 42. -ában foglalt eseteket A közalkalmazotti jogviszony megszűnése esetén a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot le kell zárni, és a személyi anyagot irattározni kell. A közalkalmazotti jogviszony megszűnése után a közalkalmazott személyi iratait az irattározási tervnek megfelelően a központi irattárban kell elhelyezni. Az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását rögzíteni kell A személyi anyagot kivéve, amellyel áthelyezés esetén átadták a közalkalmazotti jogviszony megszűnésétől számított ötven évig meg kell őrizni. A személyi anyag 50 évig nem selejtezhető. III. A tanulók adatainak kezelése, továbbítása évi LXXIX. törvény 2. számú melléklet 1. Felelősség a tanulók adatainak kezeléséért 1.1 Az intézmény vezetője felelős a tanulók adatainak nyilvántartásával, kezelésével, továbbításával kapcsolatos jogszabályi rendelkezések és jelen Szabályzat előírásainak megtartásáért, valamint az adatkezelés ellenőrzéséért. 1.2 Az arra kijelölt személy felelős a vezetői feladatmegosztás szerint irányítása alá tartozó területen folyó adatkezelés szabályszerűségéért. 1.3 A pedagógusok, az osztályfőnöki feladatokat ellátó pedagógus, a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, iskolapszichológus, valamint az arra kijelölt személy a munkaköri

122 leírásukban meghatározott adatkezeléssel összefüggő feladatokért tartoznak felelősséggel. 1.4 Az arra kijelölt személy (például: munkaügyi, személyi ügyintéző, iskolatitkár) és a feladatköre szerint illetékes ügyintéző felelős a pénzügyi elszámolásokhoz kapcsolódó személyes adatok szabályszerű kezeléséért. 2. Nyilvántartható és kezelhető tanulói adatok 2.1 A tanulók személyes adatai a közoktatásról szóló törvényben meghatározott nyilvántartások vezetése céljából, pedagógiai célból, gyermek- és ifjúságvédelmi célból, egészségügyi célból, társadalombiztosítási, szociális juttatás céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhoz kötötten kezelhetők. 2.2 A közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény 2. számú melléklete alapján nyilvántartott adatok: a tanuló neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelyének, tartózkodási helyének címe, telefonszáma, nem magyar állampolgárság esetén a Magyar Köztársaság területén való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma; a szülő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma; a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok: felvételivel kapcsolatos iratok, beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő tanuló rendellenességére vonatkozó adatok, a gyermekbalesetre vonatkozó adatok, a többi adat a szülő hozzájárulásával, továbbá a fentieken túl jogszabályban biztosított kedvezményekre való jogosultság elbírálásához és igazolásához szükséges azon adatok, amelyekből megállapítható a jogosult személye és kedvezményre való jogosultsága. 3. Az adatok továbbítása

123 A tanulói adatok a közoktatásról szóló évi LXXIX. szóló törvényben meghatározott célból továbbíthatók az intézményből: a) fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, államigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat, b) sajátos nevelési igényre, a beilleszkedési zavarra, tanulási nehézségre, magatartási rendellenességre vonatkozó adatok, c) a magatartás és tudás értékelésével kapcsolatos adatok a nevelőtestületen belül, a szülőnek, f) a gyerek óvodai/iskolai felvételével, átvételével kapcsolatban az érintett óvodához, iskolához g) az egészségügyi, óvodai, iskolai egészségügyi feladatot ellátó intézménynek a gyermek, tanuló egészségi állapotának megállapítása céljából, h) a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a gyermek veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából. 4. Az adatkezelés és -továbbítás intézményi rendje 4.1 A gyermeki/tanulói adatkezelésre és továbbításra jogosultak: az intézményvezető, a helyettes, a pedagógus feladatköre vagy megbízása szerint, gyermek és ifjúságvédelmi felelős, balesetvédelmi felelős, iskolatitkár. 4.2 Az iskolatitkár feladata a tanulói nyilvántartásra szolgáló névsor vezetése. A névsort és a nyilvántartásokat biztonságos módon elzárva tartja, a hozzáférést csak az arra illetékes személynek biztosítja. 4.3 A balesetvédelmi felelős kezeli a gyermekbalesetekre vonatkozó adatokat, jegyzőkönyvet, a jogszabályban meghatározottak szerint. 4.4 A gyermek- és ifjúságvédelmi felelős kezeli a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézségekkel küzdő gyermek rendellenességére vonatkozó adatokat, a 3. h) pontban írt

124 adattovábbításra vonatkozó iratot. Nyilvántartja és kezeli a kedvezményes intézményi étkezési díj megállapításához szükséges adatokat. A kedvezmények megállapításához szükséges adatok kezelésében feladatkörén belül részt vesz az intézményvezető-helyettes. 4.5 Az intézményvezető adhatja ki a3. a), b), f) és h) pontban írt adattovábbításról szóló iratokat. Az irat előkészítőjét az intézményvezető jelöli ki. 4.6 Az illetékes vezetőhelyettes adja ki a3. g) pont szerinti adattovábbításról szóló iratokat. 4.7 A pedagógus, osztályfőnök a tanuló haladásával, tanulmányai, magatartása és szorgalma értékelésével, hiányzásával összefüggő adatokat közölheti a szülővel. 4.8 Az adatkezelő az adatfelvételkor tájékoztatja a szülőt arról, hogy az adatszolgáltatás kötelező-e vagy önkéntes. A kötelező adatszolgáltatás esetében közölni kell az alapul szolgáló jogszabályt. Az önkéntes adatszolgáltatásnál fel kell hívni a szülő figyelmét arra, hogy az adatszolgáltatásban való részvétel nem kötelező. 4.9 Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt A gyermek- és ifjúságvédelmi felelős köteles gondoskodni az adatok megfelelő eljárásban történő megsemmisítéséről, ha azok nyilvántartása már nem tartozik a közoktatásról szóló törvényben és jelen Szabályzat II/2.1 pontjában leírt célok körébe. 5. Titoktartási kötelezettség 5.1 Az intézményvezetőt, helyettest, a beosztott pedagógust, gyermek- és ifjúságvédelmi felelőst, továbbá azt, aki esetenként közreműködik a tanuló felügyeletének ellátásában, hivatásánál fogva harmadik személyekkel szemben titoktartási kötelezettség terheli minden olyan tényre, adatra, információra vonatkozóan, amelyről a tanulóval, szülővel való kapcsolattartás során szerzett tudomást.

125 5.2 A kiskorú gyermek szülőjével közölhető minden gyermekével összefüggő adat, kivéve ha az adat közlése súlyosan sértené vagy veszélyeztetné a gyermek érdekét. 5.3 Az adat közlése akkor is sérti, súlyosan veszélyezteti a gyermek érdekét, ha olyan körülményre (magatartásra, mulasztásra, állapotra) vonatkozik, amely a tanuló testi, értelmi, érzelmi vagy erkölcsi fejlődését gátolja vagy akadályozza, és amelynek bekövetkezése szülői magatartásra, közrehatásra vezethető vissza. 5.4 A titoktartási kötelezettség nem terjed ki a nevelőtestületi értekezleten a nevelőtestület tagjainak egymás közti, a tanuló fejlődésével, értékelésével, minősítésével összefüggő megbeszélésre. A titoktartási kötelezettség kiterjed mindazokra, akik részt vettek a nevelőtestületi értekezleten. 5.5 A titoktartási kötelezettség alól a szülő írásban felmentést adhat. A felmentést a pedagógus, a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a nevelőtestület javaslatára vagy saját döntése alapján az intézményvezető kezdeményezheti írásban. 5.6 A titoktartási kötelezettség nem vonatkozik a gyermekek adatainak a közoktatásról szóló évi LXXIX. törvény 2. számú mellékletében meghatározott nyilvántartására és továbbítására. Az adatok nyilvántartását és továbbítását végzők és abban közreműködők azonban betartják az adatkezelésre vonatkozó előírásokat. 5.7 A közoktatásról szóló törvényben meghatározottakon túlmenően a gyermekkel kapcsolatban adatok nem közölhetők.

126 IV. Központi nyilvántartáshoz kapcsolódó adatkezelés és adattovábbítási kötelezettség 1. A tanuló fejlődésének nyomon követése 1.1 Az iskola és vezetője, továbbá a tanuló és a pedagógus jogszabályban meghatározottak szerint köteles részt venni az országos mérés-értékelés feladatainak végrehajtásában. A méréshez, értékeléshez központilag elkészített, mérési azonosítóval ellátott dokumentum alkalmazható, amelyen nem szerepelhet olyan adat, amelyből a kitöltő tanuló azonosítható. A tanulói teljesítmény mérése és értékelése céljából az országos mérés-értékelés során keletkezett, a tanulók teljesítményének értékelésével kapcsolatos adatok feldolgozhatók, s e célból a mérési azonosítóval ellátott dokumentumok átadhatók a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatal részére. Az átadott dokumentumhoz személyazonosításra alkalmatlan módon kapcsolni lehet az önkéntes adatszolgáltatás útján gyűjtött, a tanuló szociális helyzetére, a tanulási és életviteli szokásaira, a szülők iskolázottságára, foglalkozására vonatkozó adatokat. Az adatokat a tanulói jogviszony megszűnését követő ötödik tanítási év végén törölni kell. Az iskola az önkéntes adatszolgáltatással gyűjtött adatokat a dokumentumoknak a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatalnak történő megküldést követő három munkanapon belül törli. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt adatok csak az iskolán belül használhatók fel, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérése, a fejlődéshez szükséges pedagógiai intézkedések kidolgozása és megvalósítása céljából. A személyazonosításra alkalmas módon tárolt, a tanuló fejlődésének figyelemmel kísérésére vonatkozó adatok a szülő egyetértésével átadhatók a pedagógiai szakszolgálat részére a tanuló fejlődésének megállapításával kapcsolatos eljárásban történő felhasználás céljára. Ha a tanuló átlépéssel iskolát vált, adatait beleértve a mérési azonosítót is a másik iskolának továbbítani kell. Az iskola értesíti a közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatalt arról, hogy a mérési azonosítót melyik iskolának küldte tovább. A közoktatási feladatkörében eljáró oktatási hivatal a feldolgozott adatokat a honlapján az érintett tanuló és szülője részére hozzáférhetővé teszi. 1.2 A középiskola és a szakiskola minden év október 31-éig értesíti az általános iskolát arról, hogy az ott végzett tanulók a középiskola, illetve a szakiskola első két évfolyamán a tanítási év végén milyen tanulmányi eredményt értek el. A középiskola és a szakiskola megküldi az általános iskolának a tanuló nevét, oktatási azonosítóját, továbbá az elért tanulmányi eredményeket. Az általános iskola a megküldött adatokat feldolgozza, és személyazonosításra alkalmatlan módon az iskola honlapján, annak hiányában a helyben szokásos módon nyilvánosságra kell hozni. 2. A pályakövetési rendszerbe történő adatszolgáltatás 2.1 A szakiskola és a szakközépiskola a szakmai vizsga letételéről jelentést küld a pályakövetési rendszer működtetéséért felelős szerv részére. A jelentés tartalmazza a

127 vizsgázó nevét, tanulói azonosító számát, a megszerzett szakképesítés megnevezését, a vizsga helyét és időpontját. Az adatok személyazonosításra alkalmatlan módon feldolgozhatók, iskolánként csoportosíthatók, nyilvánosságra hozhatók. Az adatok a megküldéstől számított öt évig tárolhatók. 2.2 A volt tanuló jogszabályban meghatározott rend szerint információt szolgáltat a pályakövetési rendszer részére abban az esetben, ha nem létesített foglalkoztatási jogviszonyt. 2.3 Ha a volt tanuló foglalkoztatási jogviszonyt létesített, a foglalkoztató szolgáltat adatot. Az adatszolgáltatás keretében közölni kell, hogy a volt tanulót milyen munkakörben foglalkoztatják, illetve milyen tevékenységet lát el. 2.4 A közoktatás információs rendszerébe kormányrendeletben meghatározottak szerint kötelesek adatot szolgáltatni azok az intézményfenntartók, illetve azok az intézmények, amelyek közreműködnek az e törvényben meghatározott feladatok végrehajtásában. 2.5 A közoktatási információs iroda azonosító számot ad ki annak, akit pedagógusmunkakörben, illetve nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő alkalmazotti munkakörben, pedagógiai előadó vagy pedagógiai szakértő munkakörben alkalmaznak. 2.6 A közoktatás információs rendszere tartalmazza azoknak a nyilvántartását, akik azonosító számmal rendelkeznek. A nyilvántartás tartalmazza az érintett nevét, születési adatait, az azonosító számot, a végzettségre és szakképzettségre vonatkozó adatokat, a munkahely címét és típusát, valamint OM-azonosítóját. A nyilvántartásból személyes adat az érintetten kívül csak az egyes, a foglalkoztatáshoz kapcsolódó juttatások jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható, a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott személy részére. Az információs rendszerben adatot az érintett foglalkoztatásának megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba. 2.7 A közoktatási információs iroda azonosító számot ad ki annak, aki tanulói jogviszonyt létesített. 2.8 A közoktatás információs rendszere tartalmazza a tanulói nyilvántartást. A tanulói

128 nyilvántartás tartalmazza a tanuló nevét, születési helyét és idejét, azonosító számát, anyja nevét, lakóhelyét, tartózkodási helyét, állampolgárságát, diákigazolványának számát, valamint az érintett nevelési-oktatási intézmény adatait. A tanulói nyilvántartásból személyes adat az érintetten kívül csak a tanulói jogviszonyhoz kapcsolódó juttatás jogszerű igénybevételének megállapítása céljából továbbítható a szolgáltatást nyújtó vagy az igénybevétel jogosságának ellenőrzésére hivatott személy részére. A tanulói nyilvántartásban adatot a tanulói jogviszony megszűnésére vonatkozó bejelentéstől számított öt évig lehet kezelni, kivéve, ha ez alatt az idő alatt az érintettet ismét bejelentik a nyilvántartásba. 3. A pedagógusigazolvány A munkáltató a pedagógus-munkakörben, a pedagógiai előadó és pedagógiai szakértői munkakörben, továbbá a gyermek- és ifjúságvédelmi felelős, a szabadidő-szervező és a pedagógiai felügyelő munkakörökben foglalkoztatottak részére kérelemre pedagógusigazolványt ad ki. A pedagógusigazolványt a közoktatási információs iroda készítteti el, és a munkáltató útján küldi meg a jogosult részére. A pedagógusigazolvány a közoktatás információs rendszerében található adatokat tartalmazhatja. A pedagógusigazolvány tartalmazza továbbá az igazolvány számát, a jogosult fényképét és aláírását. A pedagógusigazolványt jogszabályban meghatározottak szerint kell igényelni. Az igényléshez szükséges adatok a pedagógusigazolvány elkészítéséhez továbbíthatók. A pedagógusigazolvány elkészítője az adatokat az igazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig kezelheti. Az adatkezelés kizárólagosan a pedagógusigazolvány elkészítését, az adatok tárolását és a közoktatási információs irodával történő egyeztetését foglalja magában. 4. A diákigazolvány Az iskola a tanuló részére kérelemre diákigazolványt ad ki. A diákigazolványt a közoktatási információs iroda készítteti el, és az iskola útján küldi meg a jogosult részére. A diákigazolvány tartalmazza a tanuló nevét, születési helyét és idejét, lakcímét, tartózkodási helyét, állampolgárságát, a tanuló aláírását, cselekvőképtelen tanuló esetén a szülő aláírását. A diákigazolvány tartalmazza továbbá a tanuló fényképét, azonosító számát, az iskola nevét és címét. A diákigazolványon a kedvezmények igénybevételéhez szükséges további nem személyes adatok is feltüntethetők. A diákigazolványt a jogszabályban meghatározottak szerint kell igényelni. Az elkészítéshez szükséges adatok a diákigazolvány elkészítőjéhez továbbíthatók. A diákigazolvány elkészítője az adatokat kezelheti, az igazolvány érvényességének megszűnését követő öt évig. Az adatkezelés a közoktatási információs irodával folytatott adategyeztetés mellett kizárólag a diákigazolvány elkészítését, az adattárolást foglalja magában.

129 Záradék: Az Adatkezelési Szabályzat mellékletet alkalmazásra elfogadom, mely az iskolai SzMSz tantestület által történő elfogadását és Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata Képviselőtestületének jóváhagyását követően szeptember 1-vel lép hatályba. A korábbi ilyen szabályzatok ezzel egyidejűleg érvényüket vesztik. Miskolc, április 30. Csordásné Bereczki Ildikó igazgató

130 Függelék Értelmező rendelkezések a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló évi LXIII. törvény 2. -a alapján: Személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) adatból levonható az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt közvetlenül vagy közvetve név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet. Hozzájárulás: az érintett kívánságának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok teljes körű, vagy egyes műveletekre kiterjedő kezeléséhez. Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (például: ujj- vagy tenyérlenyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is. Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik. Nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik. Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy helyreállításuk többé nem lehetséges.

131 Adatmegsemmisítés: az adatok vagy az azokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése. Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feltételek elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől. Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásáról beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is személyes adatok feldolgozását végzi. Adatállomány: az egy nyilvántartó rendszerben kezelt adatok összessége. Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, amely vagy aki nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval.