SZERVEZETI KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁG ELEMZÉS ÉS JAVASLATCSOMAG

KISKUNFÉLEGYHÁZA VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE című, ÁROP-1.A.5-2013-2013-0013 kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása SZERVEZETI KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁG ELEMZÉS ÉS JAVASLATCSOMAG 2014. szeptember HUNGARO SUPPORT KFT. 6087 Dunavecse, Fő út 79. +36-78-437-449 info@hungarosupport.hu

TARTALOMJEGYZÉK Ábrajegyzék... 3 Bevezetés... 4 A feladat tartalma... 4 A tanulmány módszertana... 5 A Hivatal humánerőforrás kapacitáskihasználtsága... 7 1. Polgármesteri Kabinet... 8 2. Jegyzői titkárság... 11 3. Pénzügyi Osztály... 14 4. Városüzemeltetési Osztály... 18 5. Hatósági Osztály... 20 Összesített eredmények... 24 Hivatali benchmark adatok bemutatása... 27 Összefoglaló... 30 Javaslatok, jó gyakorlatok... 31 Mellékletek... 33 2

ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra Kérdőívet kitöltők száma (fő)... 7 2. ábra Polgármesteri Kabinet feladatok tisztázottsága átlagértékekkel... 8 3. ábra Polgármesteri Kabinet munkakörök leszabályozottsága átlagértékei... 9 4. ábra Polgármesteri Kabinet kommunikáció, információáramlás átlagértékei... 9 5. ábra Polgármesteri Kabinet munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve)... 10 6. ábra Jegyzői Titkárság feladatok tisztázottsága átlagértékekkel... 11 7. ábra Jegyzői Titkárság munkakörök leszabályozottsága átlagértékei... 12 8. ábra Jegyzői Titkárság kommunikáció, információáramlás átlagértékei... 12 9. ábra Jegyzői Titkárság munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve)... 13 10. ábra Pénzügyi Osztály feladatok tisztázottságának átlagértékei... 14 11. ábra Pénzügyi Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei... 15 12. ábra Pénzügyi Osztály csoportonkénti átlagértékek... 16 13. ábra Pénzügyi Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve)... 17 14. ábra Városüzemeltetési Osztály feladatok tisztázottsága átlagértékei... 18 15. ábra Városüzemeltetési Osztály munkakörök szabályozottságának átlagértékei... 19 16. ábra Városüzemeltetési Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei... 19 17. ábra Városüzemeltetési Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve)... 20 18. ábra Hatósági Osztály feladatok tisztázottsága átlagértékei... 21 19. ábra Hatósági Osztály munkakörök szabályozottságának átlagértékei... 22 20. ábra Hatósági Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei... 22 21. ábra Hatósági Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve)... 23 22. ábra Összesített eredmények... 24 23. ábra A legjobban leterheltnek ítélt osztály/egység... 25 24. ábra Munkaidő megoszlás szervezeti egységenkénti átlagértékei... 26 25. ábra HR benchmark tábla... 27 26. ábra Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (hivatali viszonylatban)... 28 3

BEVEZETÉS Kiskunfélegyháza Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) a Hungaro Support Kft-t bízta meg az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0013 azonosítószámú pályázat keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és javaslatcsomag kidolgozására. A Polgármesteri Hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése feladat kötelezően teljesítendő azon Önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. Kiskunfélegyháza Város Önkormányzatának szakmai koncepciója bemutatja, mely problémák vetették fel a 12. tevékenységi terület felülvizsgálatának indokoltságát: Az önkormányzati feladatváltozások eredményeként a járási hivatalok létrejöttével a Hivatalban átszervezések valósultak meg, azonban a módosult munkakörök nem minden esetben illeszkednek pontosan a megváltozott feladatokhoz. A munkatársak leterheltsége nem egyenletes, ami nehézségeket okoz a folyamatok végrehajtása során és nem biztosítja az optimális erőforrás-kihasználást. A FELADAT TARTALMA A feladat tartalma a szervezeti változások által érintett egységek és munkakörök kérdőíves felmérése, az érintett egységek/munkakörök kapacitás-felhasználásának interjú és kérdőív alapján történő elemzése, eredmények kiértékelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása. A feladat elvégzésének fő lépései: 1. Kapacitáskihasználtság vizsgálata a Hivatalon belül Első lépésként meghatároztuk, hogy a kapacitás-kihasználtság vizsgálata mely területeken szükséges. Ennek során figyelembe vettük a belső átszervezések, feladatváltozások hatásait, illetve a Városvezetés javaslatait. A vizsgálat fókuszterületeit a Városvezetéssel együtt közösen határoztuk meg. A munkatársak kapacitáskihasználtságának vizsgálata során figyelembe vettük saját benchmark adatbázisunkat, illetve az interjúk és kérdőívek eredményeit. A tevékenységek kapacitásigényének meghatározásánál a következő fő lépéseket alkalmaztuk. az érintett feladatok, folyamatok és munkakörök meghatározása, a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertan meghatározása, a felméréshez szükséges adatok, az adatok felvételéhez szükséges űrlap, kérdőív, az adatok forrásainak meghatározása, adatfelvétel 4

a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében interjúk készítése, a mérések, adatfelvétel alapján a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzése és bemutatása. A TANULMÁNY MÓDSZERTANA A fejezet célja áttekinteni azokat a módszereket, módszertanokat, melyeket a tanulmány elkészítése során alkalmaztunk. Alapvetően a módszertant az adatgyűjtésre építettük fel, mivel a feladatellátás lekövető belső szabályzat elkészítéséhez elengedhetetlen a Polgármesteri Hivatal elvégzendő feladatainak és a hozzájuk párosuló humán erőforrás szükségletnek a megismerése. A projekt kapcsán a következő adatgyűjtési módszerekkel éltünk: 1. Interjúzás Az interjúk keretében előre megfogalmazott, de az interjúalanynak ki nem küldött kérdések alapján gyűjtöttünk információkat a Polgármesteri Hivatal humán erőforrás kapacitásgazdálkodására, valamint a vezetők döntési, felelősségi körére, az irodákon dolgozó munkatársak leterheltségére és hatékonyabb munkaszervezésre vonatkozóan. Az interjúk eredményeképpen számos információt kaptunk a jegyzőtől, aljegyzőtől és az osztályok vezetőitől, melyeket a Feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat című, összefoglaló tanulmány tartalmaz. 2. Kérdőív, online űrlap kitöltése Az Önkormányzatnak egy előre elkészített online űrlapot küldtünk ki. A kérdőívben állításokat fogalmaztunk meg a Hivatal dolgozóinak - munkakörükre, a feladatok tisztázottságára és leterheltségükre vonatkozóan. A válaszokban súlyozniuk kellett (1-4-ig) hogy az adott állítás tartalma milyen mértékben jellemző rájuk. Skála: 1 egyáltalán nem jellemző 2 kismértékben jellemző 3 nagymértékben jellemző 4 teljes mértékben jellemző Az 1-es pontszám az egyáltalán nem jellemző, míg a 4-es pontszám a teljes mértékben jellemző válaszokat jelöli. 5

A legfőbb állítások a következők voltak: Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. Az utolsó kérdésben pedig egy átlagos hétre vetítve kellett meghatározniuk, hogy milyen tevékenységgel mennyi időt töltenek el százalékos megoszlásban. Az alábbi tevékenységek közül választhattak: szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületetek ügyfélfogadás / tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben munkaközi szünet A teljes kérdőív a 1. számú mellékletben található. 3. Benchmark, összehasonlító adatok feldolgozása Az ÁROP-1.A.5 Szervezetfejlesztés a konvergencia régióban lévő önkormányzatok részére című pályázat során, különböző fekvésű és nagyságú településekkel dolgozunk együtt. Megismerve az Önkormányzatok és Hivatalok felépítését és humánerőforrás gazdálkodását benchmark adatokat képeztünk az adatok viszonyítása, összehasonlítása érdekében. A 15 települési Önkormányzat Magyarország különböző pontjain helyezkedik el. 6

A HIVATAL HUMÁNERŐFORRÁS KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁGA A fejezet célja, hogy a Hivatal szervezeti egységeinek kapacitáskihasználtságát részletesen megvizsgáljuk a kérdőív eredményeinek elemzésén keresztül, melyben a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal 2014 augusztusában részt vett. A felmérést online űrlap formájában a Hivatalban dolgozó összes munkatársra, míg vezetői interjúk formájában az osztályvezetők személyére terjesztettük ki. Így kapva egy általános, illetve egy osztályonként eltérő, pontosabb képet a dolgozók leterheltségére, feladatainak tisztázottságára és az információáramlásra vonatkozóan, mely adatokat a Feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat című, összefoglaló tanulmány foglal össze. A Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal létszáma 84 fő, melyből 62 fő köztisztviselő, 5 fő közalkalmazott és 17 fő munka törvénykönyve alapján foglalkoztatott munkavállaló. A Hivatal teljes létszámából 58 fő töltötte ki a kapacitáskihasználtság kérdőívet, ami 69%-os kitöltöttséget jelent a teljes létszámhoz viszonyítva. A kitöltők számát és megoszlását tekintve, a Jegyzői Titkárságon a legnagyobb a kitöltöttsége aránya, míg a Polgármesteri Kabinetben a legalacsonyabb. A pontos létszámokat az alábbi diagramon ábrázoltuk. Kérdőívet kitöltők száma (fő) 11 5 6 13 23 Polgármesteri Kabinet Jegyzői Titkárság Pénzügyi Osztály Városüzemeltetési Osztály Hatósági Osztály 1. ábra Kérdőívet kitöltők száma (fő) A továbbiakban külön-külön bemutatásra kerülnek az egyes szervezeti egységeken dolgozók válaszainak eredményei osztályonként, majd a Hivatalra vonatkozó összesített eredmények, benchmark értékek, átlagok is. Az elemzésben található adatokat a módszertanban már leírt módszerekkel dolgoztuk fel. 7

1. Polgármesteri Kabinet A Polgármesteri Kabinetet 14 fő alkotja, melyből 3 fő köztisztviselő: egy fő főszerkesztő, egy fő MOVIS tanácsadó és egy fő általános ügyintéző. Valamint a Kabinethez tartozik 11 fő MTs dolgozó, melyből öt fő részmunkaidőben dolgozik, a pontos összetétel: egy fő külkapcsolati és eu referens egy fő gondnok egy fő hivatalsegéd két fő takarító egy fő portás, karbantartó két fő biztonsági őr egy fő irodai adminisztrátor két fő portás A Polgármesteri Kabinet munkavállalói közül 5 fő töltötte ki a Hivatal dolgozói részére összeállított kérdőívet. A kérdőív első három kérdése a feladatok tisztázottságára vonatkozott, ezen kérdésekre adott válaszok átlagát az alábbi ábra szemlélteti: Feladatok tisztázottsága átlagértékekkel 4 4 3,9 3,8 3,8 3,7 3,6 3,5 3,4 3,4 3,3 3,2 3,1 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 2. ábra Polgármesteri Kabinet feladatok tisztázottsága átlagértékekkel Az állításokat négyfokú skálán értékelhették a dolgozók, ahol 1 jelentette az egyáltalán nem, 4 a teljes mértékben. A kérdőívet kitöltők válaszaiból egyértelműen kiderült, hogy teljes mértékben tisztában vannak feladataikkal, hogy a valós feladataik többnyire összhangban vannak a munkaköri leírássukkal. A válaszokból kiderül továbbá, hogy ritkán fordul elő, hogy 8

nem a saját hatáskörükbe tartozó feladatot kapnak, azonban ha elakadnak feladataikkal, a legtöbb esetben tudják, kihez kell fordulniuk. Munkakörök leszabályozottsága átlagértékekkel 3,8 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 1,8 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3. ábra Polgármesteri Kabinet munkakörök leszabályozottsága átlagértékei A kérdőív további részében a Hivatalon belüli kommunikáció került értékelésre. A Hivatalon belül, az egység dolgozói az esetek túlnyomó részében időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információkat, valamint a szervezeti egységen belül gyakorta kerül sor munkamegbeszélésekre. Azt az állítást, hogy a szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést, átlagban 3,4 -re értékelték, tehát kisebb fennakadásokat észlelnek ezen a téren. Kommunikáció, információáramlás átlagértékei A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,4 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,6 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,6 3,3 3,4 3,4 3,5 3,5 3,6 3,6 4. ábra Polgármesteri Kabinet kommunikáció, információáramlás átlagértékei 9

A leterheltségre vonatkozó kérdésekből kiderült, hogy a Polgármesteri Kabinet dolgozóinak gyakran kell túlóráznia ahhoz, hogy napi feladataikat elvégezzék, ezt 3,6-ra értékelték. Ugyanakkor a Hivatalon belül meglátásuk szerint akad olyan szervezeti egység, ahol még náluk is magasabb a leterheltség. Arra a kérdésre, hogy melyik ez a szervezeti egység, 3 fő a Szociális Csoportot, 1 fő a Beruházási Csoportot és 1 fő a Pénzügyi Osztályt nevezte meg. A kérdőív utolsó részében egy átlagos hétre vetített munkaidő megoszlást kellett a dolgozóknak kitölteniük %-os értékben kifejezve. A Polgármesteri Kabinet esetében egy átlagos hét 35%-a telik szakmai tevékenységgel, szintén jelentős mértékű az adminisztrációval, az ügyfélfogadással és az egyeztetésekkel töltött idő. Nem elhanyagolható a várakozással töltött idő sem. Ezek az eredmények láthatók a következő ábrán. Munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 11% 5% 35% 16% 16% 17% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 5. ábra Polgármesteri Kabinet munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 10

2. Jegyzői titkárság Jelenleg 12 fő alkotja ezt a szervezeti egységet, melyből 9 fő köztisztviselő. A tárgyi szervezet vezetője az aljegyző. 5 fő általános ügyintéző 1 fő titkárságvezető 1 fő humánpolitikai ügyintéző 2 fő informatikus 2 fő irodai adminisztrátor 1 fő gépjármű karbantartó A kérdőív kitöltöttsége 100%, tehát valamennyien kitöltötték azt. Az első három kérdésre, mely a feladatok tisztázottságára vonatkozott, átlagosan a következő eredmények születtek: Feladatok tisztázottsága átlagértékekkel 3,94 3,92 3,92 3,90 3,88 3,86 3,85 3,85 3,84 3,82 3,80 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 6. ábra Jegyzői Titkárság feladatok tisztázottsága átlagértékekkel A négyfokú skálán, ahol 1 az egyáltalán nem, míg 4 a teljes mértékben értékeket jelentette, minden állítást 3,5-nél magasabbra értékeltek a szervezeti egység dolgozói, tehát elmondható, hogy szinte teljesen tisztában vannak a feladataikkal és úgy vélik, szervezeti egységük többi tagja is jól ismeri saját feladatát és hatáskörét, továbbá a munkaköri leírások és a valós feladatok teljes mértékű összhangja valósul meg. A válaszok összegzéséből kiderült továbbá, hogy a Jegyzői Titkárság esetében nem jellemző, hogy olyan feladatot kapnak az alkalmazottak, melyek nem a saját hatáskörükbe tartozik, viszont ha mégis elakadnak feladatukkal, mindig tudják, kihez kell fordulniuk. Ezek az eredmények láthatók a 7. ábrán. 11

Munkakörök leszabályozottsága átlagértékekkel 4,00 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 1,85 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 7. ábra Jegyzői Titkárság munkakörök leszabályozottsága átlagértékei A kérdőív következő három kérdése a Hivatalon belüli kommunikációra vonatkozott. Ahogy az a következő ábrán is látható, a Jegyzői Titkárság szerint a szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményessége többnyire nem teljes körű, viszont saját szervezeti egységükön belül rendszeresen tartanak munkamegbeszéléseket, illetve a Hivatalon belül többnyire időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információkat. Kommunikáció, információáramlás átlagértékei A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 2,77 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,77 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,54 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 8. ábra Jegyzői Titkárság kommunikáció, információáramlás átlagértékei Arra a kérdésre, hogy gyakran van-e olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznia szükséges ahhoz, hogy elvégezze a napi feladatait, 2,62-es átlagérték született. Azonban az egyes válaszok alapján az látható, hogy a szervezeti egység bizonyos munkaköreiben egyáltalán 12

nem, míg másokban sokat kell túlórázni. Ugyanakkor azt az állítást, miszerint a Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk átlagosan 1,61-re értékelték az egység tagjai, tehát magukat igen leterheltnek érzik a többi osztályhoz viszonyítva. Arra a kérdésre, hogy véleménye szerint a Hivatalon belül melyik a legjobban leterhelt osztály/egység, egy munkavállaló kivételével minden kérdőívet kitöltő a Pénzügyi Osztályt vagy az Adó Csoportot jelölte meg. Végül, az utolsó kérdésben egy átlagos hétre vetített munkaidő megoszlást kellett a dolgozónak kitölteniük százalékos értékben kifejezve. Ahogy az a 9. ábrán látható, a Jegyzői Titkárság dolgozóinak többségének munkaidejéből legmagasabb arányt a szakmai tevékenység tesz ki, ezt követi hasonló mértékben az adminisztráció, az egyeztetés más szakterületekkel és az ügyfélfogadás. A várakozással eltöltött idő aránya nem mutat kimagasló értéket. Munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 6 5 4 3 2 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 9. ábra Jegyzői Titkárság munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 13

3. Pénzügyi Osztály A Pénzügyi osztályt egy fő osztályvezető irányítja, aki 28 fő munkájáért felel. Az osztályon dolgozókból 26 fő köztisztviselő. A kérdőívet 23 fő töltötte ki, melynek első három kérdése a feladatok tisztázottságára vonatkozott. A válaszok átlagértékei alapján elmondható, hogy az Osztály dolgozói túlnyomórészt tisztában vannak feladataikkal és hatáskörükkel és úgy gondolják, hogy a szervezeti egység többi tagja is tisztában van a feladataival. Továbbá úgy látják, hogy valós feladataik többnyire megegyeznek a munkaköri leírásukban foglaltakkal. Feladatok tisztázottságaátlagértékekkel 3,80 3,78 3,70 3,60 3,50 3,43 3,52 3,40 3,30 3,20 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 10. ábra Pénzügyi Osztály feladatok tisztázottságának átlagértékei A kérdőív további részének elemzéséből kiderül, hogy a Pénzügyi Osztályon szinte egyáltalán nem jellemző, hogy a dolgozók olyan feladatot kapnak, mely nem tartozik a hatáskörükbe, ezt átlagosan 1,83-ra értékelték, viszont ha elakadnak feladataikkal, szinte minden esetben tudják, kihez kell fordulniuk (3,48-as átlagértékeléssel). A kérdőív következő része a Hivatalon belüli kommunikációra vonatkozott. Az átlagértékek azt mutatják, hogy nagyrészt időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információkat a dolgozók, viszont nem mondható rendszeresnek az Osztályon belüli munkamegbeszélések tartása. Az Osztály dolgozói továbbá úgy ítélik meg, hogy a Hivatalon belül a szervezeti egységek közötti kommunikáció nem minden esetben eredményes, ahogy az a 11. ábrán látható: 14

Kommunikáció, információáramlás átlagértékei A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 2,78 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 2,43 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,09 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 11. ábra Pénzügyi Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei A kérdőív eredményeinek további elemzése alapján elmondható, hogy a Pénzügyi Osztályon gyakori van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlórázniuk szükséges ahhoz, hogy elvégezzék a napi feladatokat, átlagosan 3,22-re értékelték ezt az állítást. Továbbá a válaszadók úgy gondolják (1,48-as átlagértékkel), hogy a Hivatalon belül nem, vagy csak néhány esetben van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint náluk. A Pénzügyi Osztály dolgozói saját egységükön kívül a Szociális Csoportot jelölték meg, mint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/egység. A Pénzügyi Osztály adatait részletesebben megvizsgálva, csoportokra bontva azt láthatjuk, hogy a feladatok és hatáskörök tisztázottsága, valamint a leterheltség tekintetében nincsenek nagy eltérések az egyes csoportok között. Míg a feladatok nagyrészt mindenhol tisztázottak, a túlórázás is minden csoportnál jellemző. A Hivatalon belüli kommunikáció megítélésében azonban már nagyobb eltérések tapasztalhatók. Míg az Adó csoport és a Beruházási csoport inkább pozitívan értékeli a szervezeti egységek közötti információáramlást, addig a Pénzügyi és számviteli csoport kevésbé tartja azt hatékonynak. Ez utóbbira ugyanakkor a szervezeti egységen belüli rendszeres munkamegbeszélések sem jellemzőek, ami egyúttal a Beruházási csoportra is jellemző. Ezeket az eredményeket szemlélteti a következő összesítő ábra: 15

Csoportonkénti átlagértékek A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 1,4 2,0 1,4 2,0 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 3,4 3,5 3,1 3,5 A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,4 3,5 2,4 3,0 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,8 2,0 2,0 2,5 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 4,0 3,0 2,8 3,0 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,8 3,5 3,3 4,0 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 1,4 1,5 2,0 2,0 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 4,0 3,5 3,3 4,0 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,8 3,5 3,3 3,5 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 4,0 3,5 3,7 4,0 Adó csoport Pénzügyi és számviteli csoport Beruházási csoport Vagyonhasznosítási és lakásügyi csoport 12. ábra Pénzügyi Osztály csoportonkénti átlagértékek Végül, a kérdőív utolsó részében a Pénzügyi Osztály dolgozóinak is egy átlagos hétre vetített munkaidő megoszlást kellett kitölteniük százalékos értékben kifejezve. Az osztályonkénti átlagértékekből azt láthatjuk, hogy a többségnél szakmai tevékenység ellátása van túlsúlyban, de néhány esetben jelentős időt vesznek el az adminisztrációs feladatok. Ezen értékeket követi az ügyfélfogadás és a más szakterületekkel való egyeztetések. Szintén néhány esetben a várakozással a heti munkaidő 10-20%-át is eltöltik, ami meglehetősen magas érték. 16

Munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 13. ábra Pénzügyi Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 17

4. Városüzemeltetési Osztály Az osztályvezetőn túl 10 fő alkotja az osztályt, melyből 5-5 fő közalkalmazott, illetve köztisztviselő. A közalkalmazottak mezőőri feladatokat látnak el egy fő vezetésével. A további munkatársak: 1 fő környezetvédelmi referens 2 fő általános ügyintéző 2 fő közterület felügyelő A Városüzemeltetési Osztály dolgozói közül hatan töltötték ki a kérdőívet a tizenegy főből. Az első három kérdésből, mely a feladatok tisztázottságára vonatkozott, kiderült, hogy a Városüzemeltetési Osztály munkatársai teljes mértékben tisztában vannak feladataikkal és hatáskörükkel, valamint úgy gondolják, hogy osztályukon a legtöbb dolgozó tisztában van a feladataival. Ugyanakkor az eredmények alapján valós feladataik kis mértékben eltérhetnek a munkaköri leírásukban foglaltaktól. Feladatok tisztázottságaátlagértékekkel 4,00 4 3,83 3,9 3,8 3,7 3,6 3,50 3,5 3,4 3,3 3,2 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 14. ábra Városüzemeltetési Osztály feladatok tisztázottsága átlagértékei A kérdőív további részéből kiderül, hogy ezen az Osztályon ritkán fordul elő, hogy valaki nem a saját hatáskörébe tartozó feladatot kap, átlagosan 2,17-re értékelték ezt az állítást. Azonban ha elakadnak a feladatukkal, többnyire tudják, kihez kell fordulni (3,67-as átlagérték született). 18

Munkakörök leszabályozottsága átlagértékekkel 3,67 4,00 3,00 2,17 2,00 1,00 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 15. ábra Városüzemeltetési Osztály munkakörök szabályozottságának átlagértékei A Hivatalon belüli kommunikációt a válaszadók többnyire pozitívan értékelték, az egyes állítások átlagos értékelése látható a következő ábrán. Ahogy látható, az Osztályon belül többnyire rendszeres megbeszéléseket tartanak az elvégzendő feladatokról, illetve időben megkapják a Hivatalon belül a munkavégzéshez szükséges információkat, valamint a szervezeti egységek közötti kommunikációt is többnyire pozitívnak ítélik. Kommunikáció, információáramlás átlagértékei A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,33 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,33 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,67 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 16. ábra Városüzemeltetési Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei A leterheltséget illetően a kérdőívet kitöltők átlagosan jelentősnek értékelték a túlóra előfordulásának gyakoriságát (3,17-es értékkel) és egyúttal úgy ítélik meg, hogy a Hivatalon belül lehet olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint náluk (2,5-ös átlagérték). Arra a kérdésre, hogy a Hivatalon belül melyik a legjobban leterhelt 19

osztály/egység, többnyire eltérő választ adtak. Hárman jelölték meg a Szociális csoportot, egy fő a Pénzügyi osztály, egy fő az Adó csoportot és csak egy fő saját szervezeti egységét. Ez esetben is a kérdőív utolsó részében egy átlagos hétre vetített munkaidő megoszlást kellett kitölteniük %-os értékben kifejezve az osztály dolgozóinak. Az eredményekből azt látható, hogy minden dolgozónál a munka legnagyobb részét a szakmai tevékenység tölti ki, ezt követi az adminisztráció, és az ügyfélfogadás/tájékoztatás. Munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 6 5 4 3 2 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 17. ábra Városüzemeltetési Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 5. Hatósági Osztály A Hatósági Osztályt jelenleg az osztályvezetőn túl 15 fő ügyintéző alkotja, kik mindannyian köztisztviselők: 2 fő anyakönyvvezető 1 fő építéshatósági csoportvezető 4 fő építéshatósági ügyintéző 3 fő hatósági ügyintéző 1 fő szociális csoportvezető 4 fő szociális ügyintéző 20

A Hatósági Osztályról összesen 11 fő töltötte ki a kérdőívet. Az összesített eredmények alapján, a feladatok tisztázottságára vonatkozó állítások értékeléséből kiderült, hogy a Hatósági Osztály munkatársai is teljes mértékben tisztában vannak feladataikkal és hatáskörükkel, valamint úgy gondolják, hogy osztályukon a legtöbb dolgozó tisztában van a feladataival. Továbbá, az eredmények alapján valós feladataik többnyire megegyeznek a munkaköri leírásukban foglaltakkal. Feladatok tisztázottsága átlagértékekkel 4,00 3,90 3,80 3,70 3,60 3,50 3,40 3,30 3,20 3,91 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,45 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,73 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 18. ábra Hatósági Osztály feladatok tisztázottsága átlagértékei A kérdőív kitöltők értékeléseit átlagolva elmondható, hogy nem jellemző, hogy nem a saját hatáskörükbe tartozó feladatot kapnának, azt 2,36-ra értékelték a négyfokú skálán, viszont ha elakadnak, általában tudják, hogy kihez kell fordulniuk, ezt 3,5-re értékelték. 21

Munkakörök leszabályozottsága átlagértékekkel 3,45 3,50 3,00 2,36 2,50 2,00 1,50 1,00 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 19. ábra Hatósági Osztály munkakörök szabályozottságának átlagértékei A szervezeti egységben és a Hivatalon belül kommunikáció értékelésével kapcsolatban a kitöltők úgy vélik, hogy a szervezeti egységek közötti kommunikáció nem minden esetben eredményes, a munkavégzéshez szükséges információkat többnyire időben kapják meg, továbbá az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket is tartanak. Kommunikáció, információáramlás átlagértékei A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,00 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,18 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,18 2,90 2,95 3,00 3,05 3,10 3,15 3,20 20. ábra Hatósági Osztály kommunikáció, információáramlás átlagértékei Az osztály leterheltségét tekintve az összesített eredmények alapján a Hatósági Osztály munkatársainak nem túl gyakran van szükségük túlórára ahhoz, hogy a napi feladataikat elvégezzék, ezt a kitöltők, átlagban 2,82-re értékelte. Úgy vélik továbbá, hogy előfordulhat, hogy van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint náluk (2,18-ra 22

értékelve átlagosan). Ezzel szemben arra kérdésre, hogy a Hivatalon belül melyik a legjobban leterhelt osztály/egység, egy válaszadó kivételével mindenki a Hatósági osztályt, vagyis saját osztályuk csoportjait jelölte meg. A kérdőív végén ismét egy átlagos hétre vetített munkaidő megoszlást kellett kitölteniük %- os értékben kifejezve az Osztály dolgozóinak. Az eredményekből az látható, hogy egyes dolgozóknál a szakmai tevékenység, más dolgozóknál az ügyfélfogadás teszi ki a munkaidő legnagyobb részét. Munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 21. ábra Hatósági Osztály munkaidő megoszlás (1 átlagos hétre vetítve) 23

ÖSSZESÍTETT EREDMÉNYEK Jelen fejezet célja bemutatni a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal kapacitásvizsgálatában részt vett kitöltők szervezeti egységenkénti összesített eredményeit. Az osztályonkénti csoportosítás lehetővé teszi a Hivatalon belül az egyes szervezeti egységek több szempontú összehasonlítását. Az űrlap eredményeire reflektálva a diagramok végén találhatóak tanácsadói megállapításaink. Összesített eredmények átlagértékek A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 2,80 1,62 2,00 2,50 2,18 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 3,60 2,62 3,50 3,17 2,82 A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,40 2,77 3,00 3,33 3,00 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,60 3,77 2,50 3,33 3,18 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információkat. 3,60 3,54 3,00 3,67 3,18 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,80 4,00 4,00 3,67 3,45 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 1,80 1,85 2,00 2,17 2,36 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,80 3,85 4,00 3,83 3,73 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,40 3,92 3,50 3,50 3,45 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 4,00 3,85 4,00 4,00 3,91 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Polgármesteri Kabinet Jegyzői Titkárság Pénzügyi Osztály Városüzemeltetési Osztály Hatósági Osztály 22. ábra Összesített eredmények 24

A fenti, összesítő ábrán látható, hogy a legtöbb állítás esetében nincs nagy eltérés az egyes osztályok értékelései között. A feladatok tisztázottságára vonatkozó állításokkal kapcsolatos értékelésekből látható, hogy a Hivatal minden osztályán jól lehatároltak a felelősségi körök, a munkaköri leírások is az esetek nagy részében a valóságot fedik. Minden osztályról elmondható továbbá, hogy viszonylag ritkán kapnak olyan feladatot a dolgozók, melyek nem a saját hatáskörükbe tartozik és azt is tudják, kihez kell fordulniuk, ha elakadnak. A hivatali kommunikáció értékelésénél már nagyobb eltérések is mutatkoztak az osztályok között. Az válaszadók a Hivatalon belül többnyire időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információkat, ez legkevésbé a Pénzügyi Osztályra igaz. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményességét a Jegyzői Titkárság után szintén a Pénzügyi Osztály értékelte a legalacsonyabbra. Az osztályok saját leterheltségüket értékelve sem születettek nagyon eltérő vélemények. Míg a Jegyzői Titkárságnak van szüksége legkevesebb túlórára ahhoz, hogy elvégezze a napi feladatait, addig a Polgármesteri Kabinetnek és a Pénzügyi Osztálynak van a legtöbb túlórára szüksége. Arra a kérdésre, hogy a Hivatalon belül melyik osztályt tartják a legleterheltebbnek, összesítettük a válaszokat az alapján, hogy melyik osztályt hányan említettük, a saját osztályon túl. A következő diagramon látható, hogy a Szociális csoportot tartják legtöbben a legleterheltebbnek, majd a Pénzügyi Osztályt összességében, illetve azon belül az Adó csoportot. Valamint a Pénzügyi Osztály két másik csoportját is említették, így összességében a Pénzügyi Osztály még a Hatósági Osztály Szociális csoportjánál is leterheltebbnek tartják. A legjobban leterheltnek ítélt osztály/egység 12 11 10 8 6 6 7 4 2 1 1 0 Pénzügyi és számviteli csoport Beruházási csoport Adó csoport Pénzügyi Osztály Szociális csoport 23. ábra A legjobban leterheltnek ítélt osztály/egység 25

A következő diagram az osztályonkénti munkaidő megoszlást jelöli százalékos értékekkel. A kitöltőknek ennél a kérdésnél egy átlagos hétre vetítve kellett meghatározniuk, hogy milyen tevékenységgel mennyi időt töltenek el %-os megoszlásban. A 24. ábra a szervezeti egységek közötti eltéréseket szemlélteti. A %-os értékek az osztályokon dolgozók válaszainak átlagából születtek. Munkaidő megoszlás szervezeti egységenkénti átlagértékei Hatósági Osztály 33% 20% 10% 35% 5% 2% Városüzemeltetési Osztály 38% 20% 14% 17% 7% 4% Pénzügyi Osztály 43% 20% 10% 17% 6% 4% Jegyzői Titkárság 56% 10% 12% 15% 3% 4% Polgármesteri Kabinet 27% 17% 17% 15% 14% 10% 0% 20% 40% 60% 80% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) 24. ábra Munkaidő megoszlás szervezeti egységenkénti átlagértékei A fenti ábrából az látható, hogy nagyobb eltérés a szakmai tevékenységgel és az ügyfélfogadással töltött idő arányában mutatkozik az egyes osztályoknál. Várakozással és munkaközi szünettel egyaránt kevés időt tölt minden osztály, bár a Polgármesteri Kabinet esetében a várakozással töltött idő kissé magasnak tekinthető. 26

HIVATALI BENCHMARK ADATOK BEMUTATÁSA Jelen fejezetben bemutatásra és összehasonlításra kerülnek azon ÁROP-1.A.5 pályázaton nyert Önkormányzatok nyilvános adatai, amelyekkel szervezetünk kapcsolatban áll illetve kölcsönösen együttműködik a projekt során. A kapacitásvizsgálat során a települések lélekszáma illetve a hivatalok létszámadatai alapján is kerestük a rációt. Így az alábbi ábrán a települések lélekszáma szerint rendeztük növekvő sorrendbe az Önkormányzatokat. Az ábrán feltüntettük a hivatalok típusát Polgármesteri Hivatal (PH), vagy Közös Önkormányzati Hivatal (KÖH), a települések lélekszámát attól függően, hogy tartoznak hozzájuk települések vagy sem. A Közös Önkormányzati Hivataloknál az együttes dolgozói létszámot és az adott önkormányzathoz tartozó települések együttes lélekszámát vettük figyelembe. A hivatalok létszámadatán túl, amely a tényleges dolgozói létszámot (és nem az engedélyezett létszámot) jelenti, a pénzügyi terület illetve az igazgatási terület létszámát, és a hivatali összlétszámhoz való arányát is felmértük. A 25. ábrán ezeket az adatokat mutatja be. Települések Hivatal típusa Település lélekszáma/ Település + KÖH lélekszáma (fő) Hivatal létszáma Településfejlesztés/ üzemeltetés Pénzügyi terület nagysága (%) Igazgatási terület nagysága (%) Tiszaalpár PH 5 085 18,5 0% 43% 27% Kisbér PH 5 652 22 18% 23% 55% Létavértes KÖH 8 027 27 22% 30% 37% Szentgotthárd KÖH 9 143 44 14% 34% 27% Jászapáti PH 9 062 40 8% 30% 38% Derecske KÖH 12 341 41 29% 27% 34% Sarkad PH 10 571 36 25% 28% 36% Celldömölk KÖH 13 752 44 14% 43% 16% Bicske PH 12 098 43 12% 35% 21% Tiszavasvári PH 13 473 41 22% 46% 27% Tapolca KÖH 17 747 65 35% 23% 22% Oroszlány PH 19 611 92 51% 22% 14% Békés PH 20 744 48 35% 38% 19% Tata KÖH 27 004 85 13% 33% 22% Kiskunfélegyháza PH 30 979 84 36% 26% 17% 14353 49 22% 32% 27% 25. ábra HR benchmark tábla 27

Tanácsadói megállapításaink: Az összehasonlításban szereplő Hivatalok létszáma nem minden esetben egyenesen arányos a települések lélekszámával. A Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal létszáma a település lélekszámhoz viszonyítva átlagosnak tekinthető. Mind a pénzügyi, mind az igazgatási terület átlagos nagysága a hivatali összlétszámhoz viszonyítva az átlagos érték alul marad, az igazgatási terülten mintegy 10%-kal. A településfejlesztéssel, üzemeltetéssel foglalkozók aránya ugyanakkor az átlagon felüli. A munkaidő megoszlás százalékos értékei szintén bemutatásra kerülnek benchmark viszonylatban. A 26. ábra az online űrlapok kitöltésének eredménye, a munkaidő megoszlásra vonatkozó kérdésben egy átlagos hétre levetítve kellett meghatározniuk a dolgozóknak mivel mennyi időt, hány %-ot foglalkoznak. A táblázatban található százalékos értékek a Hivatalok összesített százalékait jelölik. Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/ tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben munkaközi szünet Hivatal 1 38% 22% 12% 18% 7% 3% Hivatal 2 39% 23% 11% 11% 12% 4% Hivatal 3 39% 22% 12% 17% 7% 3% Hivatal 4 36% 25% 10% 15% 9% 5% Hivatal 5 38% 24% 11% 17% 6% 4% Kiskunfélegyháza 41% 17% 12% 19% 6% 5% Hivatal 7 33% 20% 13% 21% 8% 5% Hivatal 8 38% 24% 11% 18% 5% 4% Hivatal 9 41% 21% 10% 19% 6% 3% Hivatal 10 41% 19% 12% 11% 11% 6% Hivatal 11 42% 25% 8% 15% 7% 3% Hivatal 12 30% 21% 19% 21% 6% 3% Hivatal 13 42% 21% 11% 16% 7% 3% Hivatal 14 42% 22% 12% 12% 7% 5% ÁTLAG 39% 22% 12% 16% 7% 4% 26. ábra Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (hivatali viszonylatban) Tanácsadói megállapításaink: A vizsgált 15 Hivatal átlagos munkaidő megoszlása között számottevő eltérést nem tapasztaltunk. Átlagosan szakmai tevékenységgel 39%-ot töltenek az egyes hivatalok dolgozói, míg Kiskunfélegyháza esetében ennél többet, mintegy 41%-ot. 28

Adminisztratív teendőkkel átlagosan 22%-ot töltenek az egyes hivatalok dolgozói, míg Kiskunfélegyházán 17%-ot. Más szakterületekkel való egyeztetéssel átlagosan 12%-ot töltenek az egyes hivatalok dolgozói, ahogy Kiskunfélegyházán is. Átlagosan ügyfélfogadás/tájékoztatással 16%-ot töltenek az egyes hivatalok dolgozói, míg Kiskunfélegyházán 19%-ot. Feladatvégzés közben átlagosan 7%-ot várnak az egyes hivatalok dolgozói, míg Kiskunfélegyházán mindössze 6%-ot. Az egyes hivatalok dolgozói átlagosan 4%-ot töltenek munkaközi szünettel, míg Kiskunfélegyházán 5%-ot. 29

ÖSSZEFOGLALÓ A szervezeti kapacitáskihasználtság vizsgálata során többféle szempontot figyelembe véve elemeztük a kapott adatokat. Kiskunfélegyháza Város esetében a kapacitásmérés eredménye pozitív kimenetelű, a jelenlegi helyzet fenntartása, a további hatékonyság növelés az információáramlás, munkavégzés pontosítása és erősítése továbbra is célként kezelendő. Az összesített eredményeknél jól látható, hogy az egyes egységek között nincs számottevő eltérés. A feladatok és hatáskörökkel való tisztázottság kérdésében 3,5 feletti átlagértékek születtek. A valós feladatok és a munkaköri leírások nagymértékű összhangja valósul meg. A szervezeti egységek közötti, Hivatalon belüli kommunikációt kissé alacsonyabbra értékelték az osztályok, ezen a téren mindenki lát fejlesztésre lehetőséget. Ezért kiemelten fontosan kezeljük az információáramlás hatékonyságának növelését, továbbá a megfelelő infrastrukturális háttértámogatást, amely a zökkenőmentes munkavégzést szolgálja. Minden szervezeti egység viszonylag magasra értékelte a leterheltségét, de a legtöbb túlórára a kérdőív szerinte a Polgármesteri Kabinetnek és a Pénzügyi Osztálynak van szüksége. Ezt az önértékelést a többi szervezeti egység megítélésével összevetve azt a következtetést vontuk le, hogy jelenleg a leginkább leterhelt egység a Pénzügyi Osztály, valamint a Hatósági Osztály Szociális Csoportja. A munkaidő megoszlás összességében átlagosnak mondható, mind a Hivatalt mind az egyes osztályok szempontjából. A benchmark adatokat is figyelembe véve pozitívumként emelendő ki, hogy a vizsgált mintán a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatalban több időt töltenek szakmai tevékenységgel, ugyanakkor kevesebbet adminisztrációval, mint a vizsgált minta átlaga. A hivatali benchmark adatok további elemzése során azt tapasztaltuk, hogy a Hivatalokban dolgozók létszáma nem minden esetben egyenesen arányos a települések lélekszámával. A Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal létszáma átlagosnak tekinthető. 30

JAVASLATOK, JÓ GYAKORLATOK A fent említett összefoglalóra és megállapításokra reflektálva összegyűjtöttük az ÁROP tudásmegosztó rendezvényen elhangzott javaslatokat és jó gyakorlatokat. A javaslatok és jó gyakorlatok megosztásának fő célja, hogy a Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal megfelelően tudja kezelni a humánerőforrás gazdálkodás és kapacitásgazdálkodás kapcsán felmerült problémákat, illetve a jövőre vonatkozóan meg tudja tenni a szükséges lépéseket. A Kiskunfélegyházi Polgármesteri Hivatal humánerőforrás gazdálkodásában felmerült problémákat és megállapításokat összesítve A feladatellátást lekövető belső szabályzat bemutatását tartalmazó dokumentum és szabályozási javaslat című tanulmányban teszünk konkrét megoldási javaslatok. Felmerült problémakör: Javaslatok: 1. Általános leterheltség a Hivatalokon belül Munkaköri leírások aktualizálása, feladatok, munkakörök átgondolása, átcsoportosítások eszközölése, osztott munkakörök kialakítása. Feladatok arányosítása, helyettesítés problémakörének megoldása. 2. (Szakképzett) munkaerőhiány Jelenlegi üres státuszok betöltése, kapacitásvizsgálat eredményeinek figyelembevételével a legszükségesebb munkakörök helyének kialakítása és feltöltése. Belső munkaerő képzésre nagyobb hangsúly fektetése, saját dolgozókból szakképzett munkaerő képzése motiváció egyik eszköze is lehet. 3. Információáramlás (hiánya, Rendszeres munkamegbeszélések tartása (heti, kétheti, havi). nem megfelelő áramlása) Az információ lefelé történő áramoltatása. Vezetői feladat a munkatársak felé történő rendszeres kommunikáció. Belső levelezőrendszer kialakítása, hivatali email-címek kiosztása. 4. Határidős feladatok Időbeni tájékoztatás. Pl.: olyan egyszerű Excel tábla vezetése ahol a feladatok, határidőkkel, felelősökkel, prioritással összegezve vannak. 5. Hatékony kommunikáció Javasoljuk felülvizsgálni az ügyintézők közötti hiánya kommunikáció lehetséges egyszerűsítésének feltételeit. A kommunikáció minősége javulhat, ha a kommunikációban részt vevők közvetlenül egymással kommunikálnak, és nem 31

tartalmaz olyan felesleges csatornát, lépést, ami lassítja, esetleg torzítja az információ áramlását. 6. TÉR (szóbeli értékelés hiánya) Közlés módjának megválasztásával egy reális értékelési rendszer kialakítása, amely teljesítményalapú értékelést biztosít a dolgozó részére. Vezetői HR szemlélet erősítése. 32

MELLÉKLETEK 1. számú melléklet Kedves Kolléga! Kiskunfélegyháza Város Önkormányzata szervezetében elindult az ÁROP.1.A.5-2013 projekt egyik alprojektjében (a Polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése) való közreműködésre kérjük. Köszönjük támogató együttműködését! A Hungaro Support Kft. munkatársai Állítás egyáltalán nem jellemző kismértékben jellemző nagymértékben jellemző teljes mértékben jellemző Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információhoz. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 33

A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/iroda/egyéb: Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (1 átlagos hétre vetítve) szakmai tevékenység % adminisztráció % egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás % várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) % % % 34