SZERVEZETI KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁG ELEMZÉS (HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS)

Átírás

1 JÁSZAPÁTI VÁROSI ÖNKORMÁNYZAT SZERVEZETFEJLESZTÉSE CÍMŰ, ÁROP-1.A kódszámú projekt szakmai tevékenységeinek megvalósulása, az eredménytermékek létrehozása SZERVEZETI KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁG ELEMZÉS (HUMÁNERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁS) szeptember HUNGARO SUPPORT KFT Dunavecse, Fő út

2 TARTALOMJEGYZÉK Bevezetés... 3 A feladat tartalma... 3 A tanulmány módszertana... 4 Humánerőforrás kapacitáskihasználtság elemzés eredménye... 6 Összesített eredmények Hivatali benchmark adatok bemutatása Összefoglaló Javaslatok, jó gyakorlatok Mellékletek ÁBRAJEGYZÉK 1. ábra: Kitöltők száma és megoszlása Hivatalon belül ábra: Műszaki Osztály válaszainak átlaga ábra: A Műszaki Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve ábra: Műszaki Osztály átlagos munkaidő megoszlása ábra: Pénzügyi Osztály válaszainak átlaga ábra Pénzügyi Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve ábra: Pénzügyi Osztály átlagos munkaidő megoszlása ábra Szervezési és Hatósági Osztály válaszainak átlaga ábra: Szervezési és Hatósági Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve ábra: Szervezeti és Hatósági Osztály átlagos munkaidő megoszlása ábra: Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet válaszainak átlaga ábra: Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve ábra Jegyző, Aljegyző, Polgármesteri kabineten az átlagos munkaidő megoszlása ábra Összesített eredmények ábra Munkaidő megoszlás %-ban szervezeti egységenként ábra HR benchmark tábla ábra Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (hivatali viszonylatban)

3 BEVEZETÉS Jászapáti Városi Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) a Hungaro Support Kftt bízta meg az ÁROP-1.A azonosítószámú pályázat keretében az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés kidolgozására. A Polgármesteri Hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése feladat kötelezően teljesítendő azon Önkormányzatok számára, amelyek az ÁROP-1.A.5 pályázaton támogatást nyertek el szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására. Jászapáti Városi Önkormányzat szakmai koncepciója bemutatja, melyek azok a problémák melyek felvetették a 12. tevékenységi terület felülvizsgálatának indokoltságát. Ezek a következők: Az önkormányzati feladatváltozások eredményeként a járási hivatalok létrejöttével a Hivatalban átszervezések valósultak meg, azonban a módosult munkakörök nem minden esetben illeszkednek pontosan a megváltozott feladatokhoz. A munkatársak leterheltsége nem egyenletes, ami nehézségeket okoz a folyamatok végrehajtása során és nem biztosítja az optimális erőforrás-kihasználást. A FELADAT TARTALMA A feladat tartalma a szervezeti változások által érintett egységek és munkakörök kérdőíves felmérése, az érintett egységek/munkakörök kapacitás-felhasználásának interjú és kérdőív alapján történő elemzése, eredmények kiértékelése és fejlesztési javaslatok megfogalmazása. A feladat elvégzésének fő lépései: 1. Kapacitáskihasználtság vizsgálata a Hivatalon belül Első lépésként meghatároztuk, hogy a kapacitás kihasználtság vizsgálata mely területeken szükséges. Ennek során figyelembe vettük a belső átszervezések, feladatváltozások hatásait illetve a Városvezetés javaslatait. A vizsgálat fókuszterületeit a vezetéssel együtt közösen határoztuk meg, melynek eredménye képp a teljes Jászapáti Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalára (továbbiakban: Hivatal) kiterjesztettük a kapacitás vizsgálatot. A munkatársak kapacitás kihasználtságának vizsgálata során figyelembe vettük saját benchmark adatbázisunkat illetve az interjúk és kérdőívek eredményeit. A tevékenységek kapacitásigényének meghatározásánál a következő fő lépéseket alkalmaztuk. 3.

4 az érintett feladatok, folyamatok és munkakörök meghatározása, a modellhez tartozó kapacitásmérési módszertan meghatározása, a felméréshez szükséges adatok, az adatok felvételéhez szükséges űrlap, kérdőív, az adatok forrásainak meghatározása, adatfelvétel a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében interjúk készítése, a mérések, adatfelvétel alapján a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzése és bemutatása. A TANULMÁNY MÓDSZERTANA A fejezet célja áttekinteni azokat a módszereket, módszertanokat, melyeket a tanulmány elkészítése során alkalmaztunk. Alapvetően a módszertant az adatgyűjtésre vezetői interjúkra és online űrlap kitöltésére építettük fel, mivel a szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés elkészítéséhez elengedhetetlen a Polgármesteri Hivatal elvégzendő feladatainak és a hozzájuk párosuló humánerőforrás szükségletnek a megismerése mind vezetői mind dolgozói szemszögből. A projekt kapcsán a következő adatgyűjtési módszerekkel éltünk. 1. Interjúzás Az interjúk keretében előre megfogalmazott, de az interjúalanynak ki nem küldött kérdések alapján gyűjtöttünk információkat a Hivatal humánerőforrás kapacitás-gazdálkodására, valamint a vezetők döntési, felelősségi körére, az osztályokon dolgozó munkatársak leterheltségére és hatékonyabb munkaszervezésre vonatkozóan. Az interjúk eredményeképpen számos információt kaptunk a jegyzőtől és az osztályok vezetőitől. Az interjúkészítés során ugyanazt a strukturált kérdéssort tettük fel. Az alábbiakban felsoroljuk a fő kérdéseket: Felelősségi körébe, feladatkörébe, döntési jogkörébe mi tartozik? Mennyire látja tisztázottnak a felelősségi- és feladatköröket a területén? Milyennek látja a területe leterheltségét? Milyen speciális oka lehet a leterheltségnek? Hogyan lehetne ennyi emberrel ennyi feladatot hatékonyabban ellátni? Kiknek a támogatása szükséges a változtatáshoz (külső, belső)? Az interjúalanyok között voltak a Polgármesteri Hivatal jegyzője és az érintett osztályok vezetői. A teljes kérdéssor az 1. számú mellékletben található. 4.

5 2. Kérdőív, online űrlap kitöltése A Hivatalnak egy előre elkészített online űrlapot küldtünk ki. A kérdőívben állításokat fogalmaztunk meg a Hivatal dolgozóinak - munkakörére, a feladataik tisztázottságára és leterheltségére vonatkozóan. A válaszokban súlyozniuk kellett (1-4-ig) hogy az adott állítás tartalma milyen mértékben jellemző rájuk. Egy 1-4-ig terjedő skálán: 1 egyáltalán nem jellemző 2 kismértékben jellemző 3 nagymértékben jellemző 4 teljes mértékben jellemző Az 1-es pontszám az egyáltalán nem jellemző, míg a 4-es pontszám a teljes mértékben jellemző válaszokat jelöli. A legfőbb állítások a következők voltak: Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. Az utolsó kérdésben pedig egy átlagos hétre vetítve kellett meghatározniuk, hogy milyen tevékenységgel mennyi időt töltenek el %-os megoszlásban. Az alábbi tevékenységek közül választhattak: szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületetek ügyfélfogadás / tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben munkaközi szünet Az online űrlap tartalma a 2. számú mellékletben található. 5.

6 HUMÁNERŐFORRÁS KAPACITÁSKIHASZNÁLTSÁG ELEMZÉS EREDMÉNYE A felmérést online űrlap formájában a Hivatalban dolgozó összes munkatársra, míg vezetői interjúk formájában a jegyző és osztályvezetők személyére terjesztettük ki. Így kapva egy általános illetve egy osztályonként eltérő pontosabb képet a dolgozók leterheltségére, feladataik tisztázottságára és az információáramlásra vonatkozóan. A Hivatalban a kapcsolattartó személyén keresztül, számos dolgozó segítette kitöltésével a munkánkat. Az online űrlap kitöltésében 28 fő vett részt. A kitöltők számát és megoszlását az alábbi diagramon ábrázoltuk. Kitöltők száma és megoszlása a Hivatalon belül 29% 3% 7% 18% Jegyző, aljegyző, polgármester, Polgármesteri kabinet Műszaki Osztály 43% Pénzügyi Osztály Szervezési és Hatósági Osztály Önkormányzati Kft. 1. ábra: Kitöltők száma és megoszlása Hivatalon belül A továbbiakban külön-külön bemutatásra kerülnek az egyes osztályokon dolgozók válaszainak eredményei, majd a Hivatalra vonatkozó összesített eredmények, benchmark értékek, átlagok is. Az elemzésben található adatokat a módszertanban már leírt módszerekkel dolgoztuk fel. 6.

7 Műszaki Osztály A Műszaki Osztály vezetője elmondta, hogy az Osztály tevékenysége két fő területre osztható fel, műszaki és építéshatósági feladatokra. A műszaki ügyintézők körében magasabb a leterheltség, mert nagyon sok a karbantartással és felújítással kapcsolatos ügy, mivel az Önkormányzat tulajdonában álló épületállomány elavult, illetve a minisztériumok felé is sok adatot kell szolgáltatniuk. Sajnos a fluktuáció is magas az osztályon belül, mert a pályakezdők a bértábla szerint sokkal alacsonyabb fizetést kapnak, mint más vállalatoknál műszaki végzettséggel. A Műszaki Osztályon dolgozó 5 fő munkatárs segítette a kérdőív kitöltésével a felmérésünket. A válaszadók által megszületett átlagértékeket az alábbi diagram ábrázolja. A Műszaki Osztály válaszainak átlaga A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 2,4 2,4 A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információt. 2,4 2,8 2,8 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,4 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 1,6 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,4 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 2,8 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,6 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 7.

8 2. ábra: Műszaki Osztály válaszainak átlaga Eredmények: A válaszok alapján, az Osztályon kérdőívet kitöltők 90 %-ig vannak tisztában a feladataikkal és hatáskörükkel. A Műszaki Osztályon dolgozók szerint közepes mértékben van átfedés a munkaköri leírásuk és a ténylegesen ellátandó feladataik között. Amikor a szervezeti egységükben dolgozó kollégákról kérdeztük őket hasonló eredmények, vélekedés született, mint saját maguk megítélése során. A dolgozókra kismértékben jellemző hogy olyan feladatot kapnak, ami nem a hatáskörükbe tartozik. Ha az Osztályon a kollégák elakadnak a munkájukban, tudják, hogy kihez tudnak fordulni segítségért. A Hivatalon belüli információáramlás közepesen jónak mondható, az Osztályon lévő felmérésben résztvevő dolgozók 70 %-ra becsülik ennek hatékonyságát. Az Osztályra kismértékben jellemző hogy, rendszeres belső munkamegbeszéléseket tartanak. A szervezeti egységek közötti kommunikáció esetében is közepes az információáramlás hatékonyságának megítélése. Az osztály munkatársaira jellemző, hogy időnként túlórázni kényszerülnek a napi teendőik elvégzéséhez, befejezéséhez. A Hivatalon belül a Műszaki Osztály dolgozóinak véleménye alapján a többi szervezeti egység sem leterheltebb, mint a saját egységük. A 11. kérdésben (Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/osztály/egyéb) a Műszaki Osztály munkatársainak többsége szerint a Pénzügyi Osztály a legleterheltebb szervezeti egység. A munkaidő %-os megoszlását kitöltőnként és osztályi átlagban is ábrázoltuk. A 3. ábra jól szemlélteti a munkakörök közötti eltéréséket és hasonlóságokat. 8.

9 Munkaidő megoszlása %-ban kifejezve a Műszaki Osztályon, kitöltőnként 5 40% 20% 4 60% 20% 3 50% 20% % 1 0% 20% 40% 60% 80% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás 3. ábra: A Műszaki Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve Az egyéni különbségek a munkaidő megoszlásában vélhetően a különböző munkakörökből fakadnak. A más szakterületekkel való egyeztetés minden dolgozó esetében aránylag egységesen kevés időt ölel fel. A legnagyobb szórás az adminisztratív, az ügyfélfogadási, tájékoztatási és a szakmai feladatokkal töltött időtartamok között vannak. Megállapítható, hogy az idejük nagy részében adminisztrációval foglalkozó dolgozók kisebb mértékben foglalkoznak szakmai feladatokkal, ugyanez pedig igaz fordítottan is. Így van olyan ügyintéző, aki a szakmai munkaelvégzésére munkaidejének felét fordítja, míg más munkatárs csak 5 vagy 10 %-ban végez szakmai munkát. várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) Az információra vagy az informatikai rendszerre való várakozás az ügyintézők munkaidejének összesen 5--át emészti fel, illetve munkaközi szünetet szintén 5--os mértékben tartanak saját bevallásuk szerint. A következő diagram a Műszaki Osztályon dolgozók átlagos munkaidő megoszlását jeleníti meg. Az összesített átlagok itt eltérnek a személyenkénti átlagtól. A várakozással és munkaközi szünettel töltött idő átlagosan a munkaidő 7-8%-át fedik le. Az ügyfelek fogadása és a velük való 9.

10 egyeztetés 24%-át teszi ki a Műszaki Osztályon dolgozók munkaidejének, a más szakterületekkel való egyeztetés pedig -ot. A munkavégzés nagy részét a szakmai feladatok (30%) és az adminisztráció (21%) jelentik. Műszaki Osztály átlagos munkaidő megoszlása szakmai tevékenység 24% 7% 8% 30% 21% adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 4. ábra: Műszaki Osztály átlagos munkaidő megoszlása 10.

11 Pénzügyi Osztály A Pénzügyi Osztály vezetője elmondta, hogy magas volt a fluktuáció a pénzügyi ügyintézők körében, részben személyi okok részben pedig a juttatások végett. Jelenleg egy nagyobb átalakítás van folyamatban az Osztályon belül, amely keretében a munkaelosztást újraszervezik, hogy legyen lehetőség a helyettesítésre, feladatok átadására, illetve a nagyobb önállóságra. A Pénzügyi Osztályból 12 fő segítette kitöltésével a felmérésünket. A válaszadók által megszületett átlagértékeket az alábbi diagram ábrázolja. A Pénzügyi Osztály válaszainak átlaga A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 1,7 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 2,5 A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információt. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,0 3,1 2,9 3,3 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 2,1 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,3 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,3 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,8 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 5. ábra: Pénzügyi Osztály válaszainak átlaga 11.

12 Eredmények értelmezése: A válaszok alapján az irodában dolgozó munkatársak tisztában vannak feladataikkal és hatáskörükkel. A valós feladatok többnyire megegyeznek a munkakörben leírtakkal az ügyintézők véleménye szerint. Az Osztályon ritkán fordul elő, hogy nem az ügyintézők hatáskörébe tartozó feladatot kapnak. A Pénzügyi Osztályon az esetek többségében tisztában vannak azzal az ügyintézők, hogy ha elakadnak egy feladatukkal, akkor kihez tudnak fordulni. A Hivatalon belül nem minden esetben kapják meg időben a munkavégzéshez szükséges információt. A kérdőívet kitöltők megítélése alapján viszonylag rendszeresen tartanak munkamegbeszéléseket az irodán. A szervezeti egységek közötti információáramlást is jónak ítélik meg, bár hatékonyságán van még javítási lehetőség. Az osztály munkatársaira időnként jellemző, hogy túlórázni kényszerülnek napi teendőik elvégzéséhez, befejezéséhez. A legtöbb dolgozó úgy vélte, hogy a Pénzügyi Osztály a leterheltebb. A 11. kérdésben (Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/osztály/egyéb) a Pénzügyi Osztály munkatársai közül legtöbben a saját irodájukat jelölték meg a legleterheltebb egységként, illetve a Szervezési és Hatósági Osztályt is megemlítik négyen. 12.

13 Munkaidő megoszlása %-ban kifejezve a Pénzügyi Osztályon, kitöltőnként % 7% % 20% 0% % 20% 0% 9 70% 8 40% 4 0% 0% % % 20% 3 7% 5 5 0% 30% 0% % 40% 0% 3 18% 18% 13% 20% 1 18% % 1 20% 5 20% 0% 0% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 6. ábra Pénzügyi Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve A munkaidő %-os megoszlását kitöltőnként és osztályi átlagban is ábrázoltuk. A 6. ábra jól szemlélteti a munkakörök közötti eltéréséket és hasonlóságokat. A válaszok alapján megállapíthatjuk, hogy a kitöltők közül mindenki végez szakmai és adminisztratív munkát, tájékoztató tevékenységet a kérdőívet kitöltők közül 7 fő végez. Azoknál a dolgozóknál, akik 0 % és 10 % közé tehető az ügyfél tájékoztatási tevékenység, ők jellemzően nagyobb részben szakmai feladatokat és adminisztrációt látnak el. A heti munkavégzés 5-1-át teszi ki az osztály 13.

14 dolgozóinak tevékenységében a többi szervezetei egységgel történő egyeztetés. A Pénzügyi Osztályon a dolgozók munkaidejük 5-30%-át kényszerülnek várakozással tölteni pl.: informatikai rendszer lassúsága/hibája, hiányzó információ/adat miatt. Amennyiben a várakozással és a munkaközi szünettel eltelt együttes időintervallumot, munkaidő megoszlás %-os értékét vizsgáljuk, azt tapasztaljuk, hogy az Pénzügyi Osztályon ez a munkaidő 33 %-át is elveheti egy héten. A következő diagram az Pénzügyi Osztályon dolgozók átlagos munkaidő megoszlását ábrázolja, az összesített átlagok itt eltérnek a személyenkénti átlagtól. A várakozással és munkaközi szünettel töltött százalékok átlagosan 16%-ot tesznek ki. A munkaidő jelentős részét szakmai tevékenységgel és adminisztrációval töltik az ügyintézők. Pénzügyi Osztály átlagos munkaidő megoszlása szakmai tevékenység 11% 9% 12% 3% 24% 41% adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 7. ábra: Pénzügyi Osztály átlagos munkaidő megoszlása 14.

15 Szervezési és Hatósági Osztály A Szervezési és Hatósági Osztály vezetését jelenleg az aljegyző, dr. Ádám Mónika látja el. Az interjú során elmondta, hogy a hatósági területen dolgozó ügyintézők leterheltebbek A kérdőív kitöltésével 8 fő segítette a felmérésünket. Az alábbi diagram mutatja az összesített eredményeket. A Szervezési és Hatósági Osztály válaszainak átlaga A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 2,1 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információt. 2,5 2,8 2,9 3,0 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,9 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 2,4 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,3 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,3 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,8 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 8. ábra Szervezési és Hatósági Osztály válaszainak átlaga 15.

16 A válaszok alapján az Osztályon dolgozó munkatársak tisztában vannak feladataikkal és hatáskörükkel. A munkaköri leírásuk szinte teljes mértékben összhangban valós feladataikkal. Arra az állításra, hogy a szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata, pontosan ugyanaz az eredmény született, mint a munkaköri leírás kapcsán tett állításra. Ebből is következik, hogy a munkaköri leírások meghatározó szereppel bírnak az Osztályon dolgozók feladatellátása és annak tudatossága tekintetében. A válaszok alapján tehát a munkavállalók szinte teljes mértékben tisztában vannak az ellátandó feladataikkal. A válaszolók fele úgy érzi, hogy gyakran kap olyan feladatot, amely nem a hatáskörébe tartozik. A kérdőívet kitöltők teljes mértékben tisztában vannak azzal, hogy ha elakadnak a feladat elvégzése közben, akkor kihez tudnak fordulni. Az Osztályon belül jellemző, hogy időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információkat, továbbá a többség szerint rendszeres az irodán belüli munkamegbeszélések tartása. A Szervezési és Hatósági Osztály úgy véli, hogy van még fejlesztési lehetőség a Hivatalon belüli kommunikáción, ezáltal hatékonyabbá tehetné a munkavégzést. Az irodán belül a válaszolók felének esetében jellemző a túlóra is a napi teendők befejezése érdekében. A 11. kérdésben (Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/osztály/egyéb) a Szervezési és Hatósági Osztály munkatársai a legleterheltebb osztályok között első sorban saját magukat és egy fő még a Pénzügyi Osztályt is megjelölte. A munkaidő %-os megoszlását kitöltőnként és osztályi átlagban is ábrázoltuk. A 9. ábra jól szemlélteti a munkakörök közötti eltéréséket és hasonlóságokat. A válaszok alapján megállapíthatjuk, hogy a kitöltők közül mindenki végez szakmai tevékenységet, és minden dolgozó munkavégzéséhez szükségesek a társosztályokkal való egyeztetések. Az egyéni munkaidő megoszlások vélhetően a sokszínű munkakörökből adódnak. A Szervezési és Hatósági Osztálynál dolgozók munkaidejük 0--át kényszerű várakozással töltik pl.: informatikai rendszer lassúsága/hibája, hiányzó információ/adat miatt. 16.

17 Munkaidő megoszlása %-ban kifejezve a Szervezeti és Hatósági Osztályon, kitöltőnként 8 40% 40% 0% % % 1 2 0% 0% 5 30% % 0% 4 30% 1 40% 3 30% 3 20% 2 90% 0% 0% 1 40% 40% 0% 0% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 9. ábra: Szervezési és Hatósági Osztály munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve Az Osztályon dolgozók saját bevallásuk alapján egyáltalán nem, vagy csak nagyon kevés szünetet tartana a munkaidejük alatt, ami 0-5 % -ra tehető. A következő diagram az Szervezési és Hatósági Osztályon dolgozók átlagos munkaidő megoszlását láthatják, az összesített átlagok itt eltérnek a személyenkénti átlagtól. Szakmai tevékenységgel átlagosan 33 %, míg adminisztrációval 26%-ot töltenek az ügyintézők. Az ügyfélfogadás az ügyintézők idejének átlagosan 20%-át teszi ki. A várakozással és munkaközi szünettel töltött százalékok átlagosan 6 % és 2 %-ot tesznek ki, továbbá a más szakterületekkel való egyeztetés 13%-ot tesz ki. 17.

18 Szervezeti és Hatósági Osztály átlagos munkaidő megoszlása szakmai tevékenység 20% 6% 2% 33% adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel 13% 26% ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 10. ábra: Szervezeti és Hatósági Osztály átlagos munkaidő megoszlása 18.

19 Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet A Polgármesteri kabinetről 2 fő segítette kitöltésével a felmérésünket. Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet válaszainak átlaga A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 1,5 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő 3,0 3,0 3,0 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges 2,5 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,0 3,0 3,0 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,5 3,5 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 4,0 11. ábra: Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet válaszainak átlaga A válaszok alapján a Polgármesteri kabineten dolgozó munkatársak teljes mértékben tisztában feladataikkal és hatáskörükkel. A valós feladatok és a munkaköri leírások szinte teljes mértékben összhangban állnak egymással. A válaszok átlagát tekintve, a felmérésben résztvevők szerint a szervezeti egységében dolgozó kollégái jellemzően tisztában vannak az ellátandó feladataikkal. A dolgozókra rendszerint jellemző, hogy olyan feladatot kapnak, ami nem a hatáskörükbe tartozik. 19.

20 A kabineten dolgozók tisztában vannak vele, hogy kihez kell fordulniuk, ha elakadnak feladta végzés közben. A Hivatalon belül kismértékben jellemző, hogy minden esetben időben megkapják a munkavégzéshez szükséges információt. A Polgármesteri kabineten dolgozók szoktak belső munkamegbeszélések folytatni. A szervezeti egységek közötti kommunikációt viszonylag eredményesnek és hatékonynak tartják. Az osztály munkatársaira nagymértékben jellemző, hogy túlórázni kényszerülnek napi teendőik elvégzéséhez, befejezéséhez. A 11. kérdésben (Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/osztály/egyéb) a Polgármesteri kabineten dolgozók a Pénzügyi Osztályt és a Szervezési és Hatósági Osztályt gondolják a legleterheltebb osztálynak. Munkaidő megoszlása %-ban kifejezve a Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabineten, kitöltőnként 2 50% % 1 0% 20% 40% 60% 80% 100% szakmai tevékenység adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 12. ábra: Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabinet munkatársainak munkaidő megoszlása %-ban kifejezve A munkaidő %-os megoszlását kitöltőnként és osztályi átlagban is ábrázoltuk. A 13. ábra jól szemlélteti a munkakörök közötti hasonlóságokat. A válaszok alapján megállapíthatjuk, hogy a kitöltők közül mindenki végez szakmai, adminisztratív, tájékoztató tevékenységet, továbbá minden 20.

21 dolgozó munkavégzéséhez szükségesek a osztályokkal való egyeztetések. A Polgármesteri kabineten dolgozók munkaidejük -át kényszerű várakozással töltik pl.: informatikai rendszer lassúsága/hibája, hiányzó információ/adat miatt. Megállapítható, hogy felmérésben résztvevő két fő heti munkavégzése szinte ugyanolyan arányban épül fel. Legtöbb idejüket a szakmai tevékenység öleli fel, minden más feladatra, elfoglaltságra hozzávetőlegesen egyenlő részben oszlik el az időráfordításuk. A következő diagram a Polgármesteri kabineten dolgozók átlagos munkaidő megoszlását mutatja, az összesített átlagok itt szinte megegyeznek a személyenkénti átlaggal. Látható, hogy a szakmai munkavégzésnek van a legnagyobb súlya, ami a munkaidő megoszlást illeti. Utána következik az adminisztráció és az ügyfélfogadás, továbbá a más szervezeti egységekkel való egyeztetés. A várakozással és munkaközi szünettel töltött százalékok átlagosan 5--ot tesznek ki. Jegyző, Aljegyző, Polgármester, Polgármesteri kabineten az átlagos munkaidő megoszlása szakmai tevékenység 13% 50% adminisztráció egyeztetés más szakterületekkel 12% ügyfélfogadás/tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) 13. ábra Jegyző, Aljegyző, Polgármesteri kabineten az átlagos munkaidő megoszlása 21.

22 ÖSSZESÍTETT EREDMÉNYEK Jelen fejezet célja bemutatni a Jászapáti Polgármesteri Hivatal kapacitásvizsgálatában részt vett kitöltők irodánkénti összesített eredményeit. Az irodánkénti csoportosítás lehetővé teszi a Hivatalon belül az egyes szervezeti egységek több szempontú összehasonlítását. Az űrlap eredményeire reflektálva a diagramok végén megtalálják tanácsadói megállapításainkat. Összesített eredmények (Osztályok átlagai) A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. 1,5 2,1 1,7 2,4 Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi 3,0 2,5 2,5 2,4 A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. 3,0 2,8 3,0 2,8 Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. 3,0 2,9 3,1 2,4 A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információt. 2,5 3,0 2,9 2,8 Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. 3,0 3,9 3,3 3,4 Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. 3,0 2,4 2,1 1,6 A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. 3,0 3,3 3,3 3,4 A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. 3,5 3,3 3,3 2,8 Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. 3,5 3,8 3,8 3,6 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0 Polgármesteri Kabinet Szervezési és Hatósági Osztály Pénzügyi Osztály Műszaki Osztály ábrázoltuk. 14. ábra Összesített eredmények Az osztályok által adott válaszok pontátlagát összehasonlítás céljából egy tengelyen 22.

23 Tanácsadói megállapítások: Leginkább a Szervezési és Hatósági Osztályra, illetve a Pénzügyi Osztályra jellemző, hogy pontosan tisztában vannak az ügyintézők a pontos feladataikkal. A Kabineten dolgozó munkatársak vélik úgy, hogy valós feladataik nagy része megegyezik a munkaköri leírásukban foglaltakkal, míg a többi osztály munkatársai 3,3 és 2,8 pont átlag közötti értéket adtak erre a kérdésre. A szervezeti egységükben dolgozó kollegákról nagyrészt pozitív véleményt alkottak munkatársaik, tehát a dolgozók tudják mi a feladatuk. Kismértékben jellemző, hogy a dolgozók olyan feladatot kapnak, amely nem az ő hatáskörükbe tartozik, kivéve a Polgármesteri Kabinetben, ahol ez gyakrabban fordul elő. Amennyiben a hivatali dolgozók elakadnak a munkájuk során, szinte minden esetben tudják, kihez fordulhatnak. A Hivatalon belül közepesen jellemző, hogy a munkatársak hozzájutnak a munkavégzéshez szükséges információkhoz. Az osztályokon belüli munkamegbeszéléseket a legtöbb ügyintéző kevésnek értékeli, ezek közül is kiemelkedő a Műszaki Osztály. A kommunikáció eredményességéről a szervezeti egységek hasonlóan vélekedtek, mely szerint az egységek közötti kommunikáció kis mértékben támogatja csak a hatékony munkavégzést. A napi teendők elvégzéséhez a Kabinetben a legjellemzőbb a túlóra, de a többi osztályon is előfordul. A Pénzügyi Osztály véli leginkább úgy, hogy nincs náluk leterheltebb szervezeti egység a Hivatalon belül. A következő diagram az irodánkénti munkaidő megoszlást jelöli százalékos értékekkel. A kitöltőknek ennél a kérdésnél egy átlagos hétre vetítve kellett meghatározniuk, hogy milyen tevékenységgel mennyi időt töltenek el %-os megoszlásban. A 16. ábra a szervezeti egységek közötti eltéréseket szemlélteti. A %-os értékek az osztályokon dolgozók válaszainak átlagából születtek. 23.

24 Munkaidő megoszlás %-ban osztályonként munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) 2% 4% 8% 6% 12% 7% ügyfélfogadás/tájékoztatás 20% 11% 24% egyeztetés más szakterületekkel 13% 13% 9% adminisztráció 13% 26% 24% 21% szakmai tevékenység 50% 33% 41% 30% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% Polgármesteri Kabinet Szervezési és Hatósági Osztály Pénzügyi Osztály Műszaki Osztály 15. ábra Munkaidő megoszlás %-ban szervezeti egységenként Tanácsadói megállapításaink: A szakmai tevékenységek elvégzése 30-50%-ot tesznek ki az osztályok munkavégzéséből. Az adminisztratív teendők a munkaidő 13-26%-át teszik ki szervezeti egységtől függően. Az egységek átlagosan -ot töltenek munkaidejükből a társosztályokkal való egyeztetésekre. Ügyfélfogadással átlagosan 10 és 20% közötti időt töltenek az egyes osztályok, a munkaidő nagyobb részét a Műszaki Osztály és a Szervezési és Hatósági Osztály tölti ügyfélfogadással. A feladatvégzés közbeni kényszerű várakozás informatikai rendszer lassúsága/hibája vagy információ/adat hiány miatt 5-12% között ingadozik, ami már jelentős munkaidő kiesést jelent, főleg a Pénzügyi Osztályon. Munkaközi szünet pedig 2- körül mozog. Az egységek között jelentős eltérés a szakmai tevékenységgel és ügyfélfogadással töltött időtartamban tapasztalható. A diagram alapján megállapíthatjuk, hogy a munkaközi szünettel töltött idő egyáltalán nem jelentős az osztályokat tekintve. Azonban az már említésre méltóbb, hogy akár 10-1-ot is kitehetnek a kényszerű várakozással töltött időszakok egy osztály átlagos heti munkavégzésből. Ezért a kapacitások minél teljesebb körű kihasználásához mindenképpen elengedhetetlen a jól 24.

25 működő, stabil informatikai és infrastrukturális háttértámogatás, a pontos és gyors információáramlás, illetve az osztályok közötti hatékony kommunikáció. 25.

26 HIVATALI BENCHMARK ADATOK BEMUTATÁSA Jelen fejezetben bemutatásra és összehasonlításra kerülnek azon ÁROP-1.A.5 pályázaton nyert Önkormányzatok nyilvános adatai, amelyekkel szervezetünk kapcsolatban áll illetve kölcsönösen együttműködik a projekt során. A kapacitásvizsgálat során a települések lélekszáma illetve a hivatalok létszámadatai alapján is kerestük a rációt. Így az alábbi ábrán a települések lélekszáma szerint rendeztük növekvő sorrendbe az Önkormányzatokat. Az ábrán feltüntettük a hivatalok típusát Polgármesteri Hivatal (PH), vagy Közös Önkormányzati Hivatal (KÖH), a települések lélekszámát attól függően, hogy tartoznak hozzájuk települések vagy sem. A Közös Önkormányzati Hivataloknál az együttes dolgozói létszámot és az adott önkormányzathoz tartozó települések együttes lélekszámát vettük figyelembe. A hivatalok létszámadatán túl, amely a tényleges dolgozói létszámot (és nem az engedélyezett létszámot) jelenti, a pénzügyi terület illetve az igazgatási terület létszámát, és a hivatali összlétszámhoz való arányát is felmértük. A pénzügyi terület létszámát a pénzügyi, adóügyi dolgozók és ügyintézők létszámának összevonásával, míg az igazgatási terület létszámát a hatósági-, szociális-, általános ügyintézők, segélyekkel foglalkozó munkatársak összevonásával határoztuk meg. A 15. ábrán ezeket az adatokat mutatja be. A táblázat alatt tanácsadói megállapításainkat olvashatják. HR Benchmark Hivatal típusa Település lélekszáma / Település + KÖH lélekszáma Hivatal létszáma Pénzügyi terület létszáma 16. ábra HR benchmark tábla Igazgatási terület létszáma Pénzügyi terület nagysága (%) Igazgatási terület nagysága (%) Tiszaalpár PH , % 27% Kisbér PH % 5 Létavértes KÖH % 37% Jászapáti PH % 38% Szentgotthárd KÖH % 27% Sarkad PH % 36% Bicske PH % Derecske KÖH % 34% Tiszavasvári PH % 46% Celldömölk KÖH % 16% Tapolca KÖH % 22% Oroszlány PH % 14% Békés PH % 19% Tata KÖH % 22% Kiskunfélegyháza PH % 17% 26.

27 Tanácsadói megállapításaink: Az összehasonlításban szereplő Hivatalokban dolgozók létszáma nem minden esetben egyenesen arányos a települések lélekszámával. A Jászapáti Polgármesteri Hivatal létszáma a többi polgármesteri hivatal létszámához képest viszonylag magasnak mondható. A Pénzügyi terület átlagos nagysága a hivatali összlétszámhoz viszonyítva 31%, Jászapátin ez az érték 30%. Az Igazgatási terület átlagos nagysága a hivatali összlétszámhoz viszonyítva 29%, Jászapátin ez az érték 38%. A munkaidő megoszlás százalékos értékei szintén bemutatásra kerülnek benchmark viszonylatban. A 16. ábra az online űrlapok kitöltésének eredménye, a munkaidő megoszlásra vonatkozó kérdésben egy átlagos hétre levetítve kellett meghatározniuk a dolgozóknak mivel mennyi időt, hány százalékot foglalkoznak. A táblázatban található százalékos értékek az egyes Hivatalok (random) összesített eredményszázalékait jelölik. Jászapáti értékeit külön kiemeltük. Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve szakmai tevékenység egyeztetés más adminisztráció szakterületekkel ügyfélfogadás/ tájékoztatás várakozás feladatvégzés közben 17. ábra Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (hivatali viszonylatban) munkaközi szünet Hivatal 1 38% 22% 12% 18% 7% 3% Hivatal 2 39% 23% 11% 11% 12% 4% Hivatal 3 39% 22% 12% 17% 7% 3% Jászapáti 36% 2 1 9% Hivatal 5 38% 24% 11% 17% 6% 4% Hivatal 6 41% 17% 12% 19% 6% Hivatal 7 33% 20% 13% 21% 8% Hivatal 8 38% 24% 11% 18% 4% Hivatal 9 41% 21% 19% 6% 3% Hivatal 10 41% 19% 12% 11% 11% 6% Hivatal 11 42% 2 8% 1 7% 3% Hivatal 12 30% 21% 19% 21% 6% 3% Hivatal 13 42% 21% 11% 16% 7% 3% Hivatal 14 42% 22% 12% 12% 7% ÁTLAG 39% 22% 12% 16% 7% 4% A Polgármesteri Hivatalra vonatkozó átlagos munkaidő megoszlás a következő értékeket veszi fel Jászapátinál: 1. szakmai tevékenység: 36% 2. adminisztráció: 2 3. egyeztetések: 27.

28 4. ügyfélfogadás: 1 5. várakozás: 9% 6. munkaközi szünet: 28.

29 ÖSSZEFOGLALÓ A szervezeti kapacitáskihasználtság vizsgálata során többféle szempontot figyelembe véve elemeztük a kapott adatokat. Az összesített eredményeknél jól látható hogy, az egyes osztályok között alig van számottevő eltérés. A legtöbb osztályon belül nem találták elég gyakorinak a munkamegbeszéléseket az ügyintézők, illetve úgy vélték, hogy az osztályok között sem elég hatékony az információáramlás, így kevéssé segíti elő a munka elvégzését. Ezzel összefüggésben lehet az is, hogy nem minden információt kapnak meg időben az ügyintézők a feladatok elvégzéséhez. Ezek mind olyan tényezők, amelyeken érdemes és hasznos változtatni a kapacitások növelése és az információáramlás, munkavégzés pontosítása és erősítése végett. Az ügyintézők úgy vélték, hogy a Pénzügyi Osztály a legleterheltebb szervezeti egység a Polgármesteri Hivatalon belül. A munkaidő megoszlás összességében teljesen átlagosnak mondható mind a Hivatal mind az egyes osztályok szempontjából. A feladatvégzés közbeni várakozásokkal eltelt időt figyelembe véve akár a Hivatalban dolgozók munkaidejének 1-át is kitehetik. Ezért kiemelten fontosan kezeljük az információáramlás rendszerességét és hatékonyságának növelését, továbbá a megfelelő infrastrukturális háttértámogatást, amely a zökkenőmentes munkavégzést szolgálja. A hivatali benchmark adatok elemzése során azt tapasztaltuk, hogy a Hivatalokban dolgozók létszáma nem minden esetben egyenesen arányos a települések lélekszámával. Jászapátiban a Polgármesteri Hivatal létszáma felfelé eltér a hasonló lélekszámú településekétől. 29.

30 JAVASLATOK, JÓ GYAKORLATOK A fent említett összefoglalóra és problémakörre reflektálva összegyűjtöttük a Hivatalra vonatkozó javaslatokat és az ÁROP tudásmegosztó rendezvényen elhangzott jó gyakorlatokat. A javaslatok és jó gyakorlatok megosztásának fő célja, hogy Jászapáti Polgármesteri Hivatala megfelelően tudja kezelni a humánerőforrás gazdálkodás és kapacitásgazdálkodás kapcsán felmerült problémákat, illetve a jövőre vonatkozva meg tudja tenni a szükséges lépéseket. Felmerült Javaslatok: problémakör: 1. Általános leterheltség a Hivatalokon belül Munkaköri leírások aktualizálása, feladatok, munkakörök átgondolása, átcsoportosítások eszközölése, osztott munkakörök kialakítása. Feladatok arányosítása, helyettesítés problémakörének megoldása. 2. (Szakképzett) Jelenlegi üres státuszok betöltése, kapacitásvizsgálat munkaerőhiány eredményeinek figyelembevételével a legszükségesebb munkakörök helyének kialakítása és feltöltése. Belső munkaerő képzésre nagyobb hangsúly fektetése, saját dolgozókból szakképzett munkaerő képzése motiváció egyik eszköze is lehet. 3. Információáramlás (hiánya, nem megfelelő áramlása) Rendszeres munkamegbeszélések tartása (heti, kétheti, havi). Az információ lefelé történő áramoltatása. Vezetői feladat a munkatársak felé történő rendszeres kommunikáció. Belső levelezőrendszer kialakítása, hivatali -címek kiosztása. Kisebb hivataloknál érdemes egy mindenki@jaszapati.hu címet kialakítani, melyre a fontos eket továbbküldhetik és a dolgozók szabadon hozzáférhetnek az őket is érintő információkhoz. 4. Határidős feladatok Időbeni tájékoztatás. Pl.: olyan egyszerű Excel tábla vezetése ahol a feladatok, határidőkkel, felelősökkel, prioritással összegezve vannak. 5. Hatékony kommunikáció A szervezeti egységek közötti együttműködés, és hatékonyabb hiánya kommunikáció elősegítése céljából javasoljuk rendszeres (kétheti, havi) Hivatali fórumok megrendezését, ahol egy-egy 30.

31 6. TÉR (szóbeli értékelés hiánya) osztály mutatja be működését, kapcsolódását más osztályok működéséhez. Valamint javasoljuk felülvizsgálni az ügyintézők közötti kommunikáció lehetséges egyszerűsítésének feltételeit. A kommunikáció minősége javulhat, ha a kommunikációban részt vevők közvetlenül egymással kommunikálnak, és nem tartalmaz olyan felesleges csatornát, lépést ami lassítja, esetleg torzítja az információ áramlását. Közlés módjának megválasztásával egy reális értékelési rendszer kialakítása, amely teljesítményalapú értékelést biztosít a dolgozó részére. Vezetői HR szemlélet erősítése. 31.

32 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet ÁROP-1.A HUMÁNKAPACITÁS-MÉRÉS VEZETŐI INTERJÚ Név: Munkakör: Szervezeti egység: Bevezetés: az interjú felhasználási módjának megbeszélése. 1. Hány beosztottja van? 2. Felelősségi köre, feladatai: 3. Döntési jogköre: 4. Milyen folyamatokban vesz részt? 5. Mennyire látja tisztázottnak a felelősségi- és feladatköröket a területén? 6. Mennyire látja tisztázottnak a folyamatokat a területén, a szervezet egészében? 7. Milyennek látja a területe leterheltségét? (folyamatos, időszakos, normál) Vannak-e kiemelten leterhelt egységek, munkakörök? 8. Milyen speciális oka lehet a leterheltségnek? 9. Hogyan lehetne ennyi emberrel ennyi feladatot hatékonyabban ellátni? 10. A leterheltségnek lehet-e végzettség, tudás-tapasztalat, életkor összetevői? 11. Vannak-e olyan egységek, munkakörök, ahol alacsonyabb a leterheltség? 12. Mi ennek az oka? 13. Hogyan lehetne ezen változtatni? 14. Kiknek a támogatása szükséges a változtatáshoz (belső, külső)? 32.

33 2. számú melléklet Kedves Kolléga! Jászapáti Városi Önkormányzat szervezetében elindult az ÁROP.1.A projekt egyik alprojektjében (a Polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése) való közreműködésre kérjük. Köszönjük támogató együttműködését! A Hungaro Support Kft. munkatársai Állítás egyáltalán nem jellemző kismértékben jellemző nagymértékben jellemző teljes mértékben jellemző Pontosan tisztában vagyok a feladataimmal, hatáskörömmel. A valós feladataim teljesen összhangban vannak a munkaköri leírásommal. A szervezeti egységemen dolgozó minden kolléga pontosan tudja, mi a feladata. Gyakran előfordul, hogy nem az én hatáskörömbe tartozó feladatot kapok. Ha elakadok a feladatommal, minden esetben tudom, kihez kell fordulnom. A Hivatalon belül minden esetben időben megkapom a munkavégzéshez szükséges információhoz. Az osztályon belül rendszeres munkamegbeszéléseket tartunk az elvégzendő feladatokról. A szervezeti egységek közötti kommunikáció eredményes, támogatja a hatékony munkavégzést. Gyakran van olyan időszak a munkavégzés során, amikor túlóráznom szükséges, ahhoz, hogy elvégezzem a napi feladataimat. 33.

34 A Hivatalon belül van olyan szervezeti egység, ahol magasabb a kollégák leterheltsége, mint nálunk. Véleményem szerint a Hivatalon belül a legjobban leterhelt osztály/osztály/egyéb: Munkaidő megoszlás %-ban kifejezve (1 átlagos hétre vetítve) szakmai tevékenység % adminisztráció % egyeztetés más szakterületekkel ügyfélfogadás/tájékoztatás % várakozás feladatvégzés közben (informatikai rendszer lassúsága/hibája, információ/adat más szakterülettől) munkaközi szünet (dohányzás, kávé stb.) % % % 34.