Üzleti folyamatok modellezése az. Szöllősi Sándor

Üzleti folyamatok modellezése az ARIS folyamatmodellező ő és tervező szoftver segítségével Szöllősi Sándor szollosi.sandor@nik.bmf.hu 1

ARIS módszertan ARIS ház koncepciója Architecture of Integrated Information Systems Integrált Informatikai rendszerek architektúrája

Miért van szükségünk az üzleti folyamatok modellezésére? é Üzleti realitás - ma (tény szituáció) - holnap (cél szituáció) modell Easy Design ARIS Toolset Standard software bevezetése egyedi software fejlesztése üzleti folyamat optimalizálása tevékenység alapú költség számítás BPR workflow rendszerek bevezetése ISO certifikáció ió

Mi is az az üzleti folyamat? Definíció A folyamat: egy, vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká, vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő ill. felhasználó) áó) számára, á emberek, e módszerek e és eszközök kombinációjával. Arthur R. Tenner, Irving J. DeToro

eepc Kibővített EPC ügyfél megrendelés megérkezett ügyfél megrendelés adat ok ügyfél megrendelés bevitele értékesítés ügyfél megrendelés rögzítve ügyfél megrendelés adatok Ügyfél megrendelés technikai ellenőrzése technikai értékesítés ügyfél megrendelés technikailag nem lehetséges ügyfél megrendelés technikailag lehetséges

Vállalat leírására szolgáló objektumok események pl. áru megérkezett, ügyfél megrendelés megérkezett, műszaki hiba, számlát kiállították tevékenységek pl. vevő jóságának vizsgálata, áru minőségének ellenőrzése, kézbesítés dátumának meghatározása, ajánlatkérés feldolgozása adat és információ hordozó pl. cikk, ügyfél, beszállító, ajánlat, megrendelés szervezeti egységek/elemek pl. értékesítés, beszerzés, számvitel, adminisztráció, termelés erőforrások (IT vagy hagyományos) pl. standard software, toll és papír, gépek

Leíró modellek Szöveges forma Az értékesítés felelős a vevői ajánlat feldolgozásáért. Táblázatos forma Funkció szervezeti egység reláció Vevői ajánlat feldolgozása értékesítés felelős Grafikus forma Vevői ajánlat feldolgozása tevékenység felelős értékesítés szervezeti egység

Nézetek Az üzleti folyamatok komplexitásának csökkentése érdekében kerültek bevezetésre a nézetek Modellezés az ARIS ház koncepcióval Funkció nézet (Statikus nézet) Adat nézet (Statikus nézet) Szervezeti nézet (Statikus nézet) Irányítási nézet (Dinamikus nézet)

Az ARIS architektúra koncepciója ARIS ház: nézetek Szervezeti nézet Adat nézet Irányítási nézet Funkció nézet

Módszertani integráció Cégvezetés Anyaggazdálkodás Értékesítés Szervezeti nézet Szállítmányozás Org 5 Értékesítés Ajánlat Ajánlatkérés Ajánlatkérés beérkezett Értékesítési eljárás Ajánlat- kérésé Ajánlatkérés feldolgozása l Értékesítés Ajánlatkérés feldolgozása l Ajánlat- készítés Ügyfél Adat nézet Irányítási nézet Ajánlatkérés feldolgozva Bonításvizsgálat Ajánlatkészítés Szállításihatáridő meghatározás Funkció nézet

Az ARIS architektúra koncepciója Vállalat megközelítési mód Lehetőség van a nézetekben a modellek független elemzésére. De az irányítási nézetben ezek a statikus relációk elvesznek. A statikus nézetek közti kapcsolatok modellezésére és elemzésére a dinamikus irányítási nézetben kerül sor.

Az ARIS architektúra koncepciója modelltípusok (kivonat) eepc - eerm - extended Even driven Process Chain kibővített tt esemény vezérelt folyamatlánc extended Entity Relationship Modell kibővített egyed kapcsolat modell Szervezeti ábra eerm, eerm-attribútum hozzárendelési modell, Szakkifejezési modell eepc, Esemény diagram, Tevékenységhez rendelési diagram, Információ áramlási diagram, Értékteremtő lánc diagram, Irodai folyamat diagram, Ipari folyamat diagram Funkciófa, Y Diagram, Cél Diagram

Modell és Modell típus Egy modell mindig egy meghatározott modelltípuson alapszik. modell tevékenység 1 modell típus: Funkciófa tevékenység 1.11 tevékenység 1.2 tevékenység 1.3 tevékenység 1.1.1 tevékenység 1.1.2

Modellezési megközelítések Top-down megközelítés Statikus nézetekből épül fel a dinamikus nézet Bottom-up megközelítés Dinamikus nézetből generálom a Dinamikus nézetből generálom a statikus nézeteket

Modell és Modell típus Modelltípusok kiválasztásának folyamata Célok definiálása (mutatószámok, funkciók) - Céldiagram Termékek, szolgáltatások definiálása, hogy céljaimat elérjem - Termék és szolgáltatás fa Mit tegyek, hogy termékeimet előállítsam? - Funkció fa Hogyan végezzem folyamataimat? - eepc Folyamataim Erőforrás allokációja. - Erőforrás modell

Kapcsolat és kapcsolat típus kapcsolat típus Típusa: folyamat orientáltan fölérendelt Forrás objektum cél objektum Forrás objektum Típusa: output cél objektum kapcsolatok a kapcsolattípus hivatkozásai. kapcsolatok csak a forrás és cél objektumok között léteznek kapcsolatok lehetnek irányítottak, vagy nem irányítottak.

Objektum típus és szimbólum Egy objektumtípust különbözőszimbólumokkal jelölhetünk. Itt pl. az információ hordozó objektumtípus különböző szimbólumait láthatjuk. fájl dokumentum kártya

Attribútum és attribútum típus Az attribútum típusok a modell típusokhoz, objektum típusokhoz és kapcsolat típusokhoz vannak rendelve. Modellek, objektumok és kapcsolatok további attribútumokkal jellemezhetők. Elnevezés Azonosító ID Teljes név Leírás/definíció Megjegyzés/példa Rendszer attribútum

Specifikus attribútum típusok a tevékenység objektum típusnál Idő várakozási idő átlagos várakozási idő minimális várakozási idő maximális várakozási idő eligazítási idő... feldolgozási idő... költség teljes költség átlagos teljes költség... nyersanyag költség... személyi költség... egyéb költség

ARIS ház - Funkció nézet Céldiagram

Céldiagram Célja: Vállalati célok definíciója ( projektcélok,...) Vállalati célok hierarchiájának felállítása Célok támogatása funkciókkal Kritikus sikertényezők hozzárendelésével a cél elérésének minősítése.

Céldiagram A definiált és egyben hierarchizált vállalati célokat céldiagram tartalmazza. A célok elérésének mérésére mutatókat ill. paramétereket állapíthatunk meg. Minden egyes célnál ábrázolhatjuk, hogy a vállalat mely tevékenységei ill. folyamatai segítik a cél elérését.

Céldiagram A Céldiagram szimbólumai: zöld ZÖLD Cél zöld ZÖLD Funkció fehér Sikertényező

Példa a Céldiagramra Céldiagram Hosszútávon életben maradni tartalmazt Piaci részesedés megtartása Sikerkritérium Piaci részesedés tartalmazt Nyereség növelése tartalmaz Forgalom növelése támogatva Új vevők megnyerése támogatva Árak emelése tartalmaz Költségek csökkentése

ARIS ház Funkció nézet Termék/szolgáltatás fa (Product/service tree) A Termék / szolgáltatás fa az absztrakció különböző szintjeit definiálja. Ezért, egy komplex termék vagy szolgáltatás felbontható részeire/komponenseire. E modell típus segítségével ábrázolhatjuk a termékek és szolgáltatások felépítését, melyek segítenek céljaim elérésében.

Termék/szolgáltatás fa Ez a modell típus termékeket (materiális), szolgáltatásokat (immateriális) és célokat ír le. Mind a termékek, mind a szolgáltatások segíthetik a rögzített célok elérését. A termék és szolgáltatás fa szimbólumai:

Termék/szolgáltatás fa Milyen elemei vannak egy termék/szolgáltatás fának?

ARIS ház - Funkció nézet Funkció fa

Funkció fa Célja: statikus tik relációk ábrázolása á a tevékenységek é k közöttött brain-storming információk strukturálása Egyaránt használható start és áttekintő modellként (Bottom up, Top down)

Funkció fa A funkció fa egyetlen, s ezért leggyakoribb szimbóluma a: tevékenység Tevékenységnek nevezünk egy (információs) objektumon elvégzett szakmai feladatot ill. tevékenységet, mely a vállalati célok elérése érdekében történik. A tevékenységnek idő és költség vonzatai is vannak. Grafikai ábrázolása : Ügyfél ajánlat aláírása Információs objektum művelet

Funkció fa A Funkciófa a vállalat által elvégzendő tevékenységek strukturális hierarchiáját ábrázolja. Egy komplex funkciót alfunkciókra bonthatunk. Egy funkció felbontását alfunkciókra a funkciófa (hierarchiadiagram) segítségével ábrázolunk grafikusan. Funkció 1 funkció 1.1 funkció 1.2 funkció 1.3 funkció 1.1.1 funkció 112 1.1.2

Funkció fa A funkció és folyamat fogalmak elhatárolása Egy funkció leírja, hogy MIT kell tenni. -> statikus nézet Egy folyamat leírja, HOGYAN kell valamit tenni. -> időbeli - logikus (dinamikus) nézet. A funkció fogalmat a folyamat szó szinonimájaként is használhatjuk pl. Értékteremtő diagramban vagy a Folyamat kiválasztási mátrixban.

Funkció fa Funkció fa típusok: Folyamat-orientált funkciófa Objektum-orientált funkciófa Tevékenység-orientált funkciófa

Funkció fa Példa a Folyamat-orientált funkciófára: Értékesítési funkciók Típus: folyamat-orientáltan fölérendelt Vevői igény feldolgozása Ajánlattétel folyamata Rendelés megerősítése Megrendelés Nyomonkövetése Vevő azonosítása Vevői hitelképesség vizsgálata Rendelési adatok ellenőrzése Rendelés kiadása Vevő igényének bevitele Ajánlatmegírása Rendelkezésreállás ellenőrzése Rendelés ellenőrzése Igény ellenőrzése Ajánlat ellenőrzése Áru lefoglalása Eltérés elemzése

Funkció fa Példa az Objektum-orientált funkciófára: MEGRENDELÉS Vevői megrendelés feldolgozása Megrendelés elkészítése Megrendelés elküldése Megrendelés fogadása, ék érkeztetése té Megrendelés kiértékelése Megrendelés teljesítése

Funkció fa Példa a Tevékenység-orientált funkciófára: MEGVÁLTOZÁS Adatok megváltozása Fizetőképesség megváltozása A vevő bankjának megváltozása á A vevő nevének megváltozása Kapcsolattartók adatinak megváltozása á A vevő címének megváltozása

ARIS ház - Szervezeti nézet Szervezeti ábra

ARIS ház - Szervezeti nézet Szervezeti Nézet A szervezeti nézet azoknak a különböző egységeknek a statikus kapcsolatait írja le, melyek a vállalaton belül a funkciók végrehajtásáért felelősek. A szervezeti ábra a vállalat szervezeti struktúráját rajzolja j le. A szervezeti egységek g a megadott kritériumok alapján kerülnek kialakításra (pld. hasonló vagy kapcsolódó feladatok végrehajtói).

Szervezeti ábra példa Példa Kft. értékesítés termelés beszerzés humán Kelemen értékesítési vezető termelés tervezés beszerzés raktár Bradács Árpádházy alválalkozók értékesítési titkárnő SAP projekt team Szabó Németh Kiss A vállalatok szervezeti struktúráját a Szervezeti ábrák segítségével ábrázoljuk. Szervezeti ábra a vállalat szervezeti struktúráját írja le, összhangban a szervezeti elemekkel, azok kapcsolataival ill. strukturális kritériumaival.

Szervezeti ábra Csoport: Egy csoport olyan dolgozók/személyek csoportját jelöli, akik együtt dolgoznak egy specifikus feladaton, egy meghatározott időtartam alatt meghatározott erőforrás kerettel gazdálkodva (pl.: egy projekt csapat). vezetője Kapcsolat típusok: Termelés SAP projekt csapat tagja hozzá van rendelve John Black Thomas White IDS konzultáns

ARIS ház - Folyamat nézet

Másolási módok Navigáció a nézetek között

Folyamat nézet Modellezés az irányítási nézetben Az adat és a funkció nézettel kapcsolatos tipikus kérdések: Mik a tevékenységek input adatai? Mik a tevékenységek output adati? Milyen adatok cserélődnek ki a tevékenységek között? Melyik tevékenységnek van szüksége ugyanarra az adatra?

Folyamat nézet Modellezés az irányítási nézetben Tipikus kérdések a szervezeti és adat nézettel kapcsolatban: Kinek a felelőssége lő az adat biztosítás? Melyik információ melyik hálózaton érthető el? Ki, milyen felelőséggel, melyik adatot érheti el? Melyik szervezeti elemnek melyik adatra van szüksége?

Folyamat nézet Modellezés az irányítási nézetben Tipikus kérdések a szervezeti és funkció nézettel kapcsolatban: Mely tevékenység é hat mely szervezeti elemre? Mely szervezeti elemek mely tevékenységek végrehajtásáért felelősek funkcionálisan vagy diszciplinárisan? Mely szervezeti elemeket kell informálni a tevékenység elvégzésének eredményéről? Mely szervezeti elemek mely tevékenységeket hajtják végre?

Folyamat nézet Modellezés az irányítási nézetben Az irányítási nézet folyamat modellezési módszerei terén a nézetek különböző ő kombinációja iój lehetséges: adat - funkció adat - szervezet funkció - szervezet adat - funkció - szervezet

ARIS ház - Folyamat nézet Kibővített eseményvezérelt folyamatlánc diagram (eepc)

eepc eepc - extended Event driven Process Chain Kibővített eseményvezérelt folyamatlánc diagram Alkalmazásának célja: Az adat, funkció és szervezeti nézetek objektumai közötti kapcsolatok ábrázolása. Folyamatok modellek folyamat-orientált kapcsolatainak idő y y p és logikai struktúrában történő ábrázolása

eepc A funkciókon kívül, az eseményeknek fontos szerepük van a folyamatok eepc-ben való ábrázolásában. Az események információs objektumra vonatkozó hivatkozásai szerepelnek az adat nézetben is. Az események előidézhetnek funkciókat és lehetnek funkciók eredményei is. Az események és funkciók kombinációinak sorrendbe rendezésével úgynevezett esemény-vezérelt folyamat láncok (eepck) jönnek létre. Egy folyamat időleges lefutásának logikai elágazásait logikai kapcsolók reprezentálják logikai operátorok formájában: ÉS(AND) (AND),, VAGY(OR) (OR),, és KIZÁRÓLAGOS VAGY(XOR) (XOR).. Az operátorokat a logikai kapcsoló (rule) objektum típus különböző szimbólumai jelölhetik.

eepc Folyamat modellezés alapelemei Esemény Események Ajánlat megfelelõ Funkció Tevékenységek Ajánlat ellenõrzése Logikai operátorok: ÉS, VAGY, kizárólagos VAGY XOR

Az esemény definíciója eepc Egy esemény leírja egy információs objektum üzleti folyamatban betöltött státuszát. Ez a státusz akár irányíthatja, vagy befolyásolhatja az üzleti menetet. Eseményekben szereplő információs objektumok hivatkozásai az adat nézetben található meg. ügyfél Grafikai megjelenítése: ajánlat aláírása ügyfél ajánlat aláírva Információs objektum megváltozott státusz

eepc Amikor az események és a tevékenységek egymás utáni váltakozása létrejön, azt hívjuk esemény-vezérelt folyamat láncnak. események tevékenységeket váltanak ki. tevékenységek eseményeket eredményeznek. magenta zöld aktiválja aktiválásra kerül magenta ki lesz értékelve kiértékel zöld magenta kivált (létrehoz) kiváltásra kerül (létrehozásra kerül)

eepc Eseményvezérelt folyamatlánc diagram A vállalat által elvégzendő összes feladat konzisztens megjelenítése és leírása tartalmi és időbeni függőségükkel együtt. A feladatok összekapcsolása az őket kiváltó, valamint a feladat elvégzése által létrejött eseményeken keresztül történik. A folyamatmodelleket különböző részletezési szinteken és elvonatkoztatási síkokon lehet definiálni.

eepc Logikai operátorok Alapvetően minden olyan helyen szükséges a logikai kapcsolók használata, ahol több él csatlakozik be, ill. hagyja el az eseményt vagy a tevékenységet. XOR XOR

Szabályok szabályai: eepc A logikai kapcsolók a folyamat lefutásában az elágazások logikai tartalmát jelölik. Az ÉS(AND) operátor megfelel a párhuzamos folyamat lefutásoknak a KIZÁRÓLAGOS VAGY(XOR) operátor pedig az alternatív folyamat lefutásokat ábrázolja. A VAGY(OR) operátor mind a párhuzamos, mind a kizárólagos folyamat lefutásokat lehetővé teszi. Egy KIZÁRÓLAGOS VAGY vagy egy VAGY operátor után el kell dönteni, hogy melyik utat válasszuk. Ezért ezeket az operátorokat meg kell, hogy előzze egy funkció. Egy döntési operátornak korlátlan számú kimenő útvonala lehet, de csak egy bejövő kapcsolata. Minden eseménynek és funkciónak csak 1 bemenő és kimenő kapcsolata lehet. Tehát ha több jelentkezik akkor operátorokat kell alkalmaznunk. Ilyenek lehetnek: Konvergáló operátor: több be és 1 kimenő kapcsolat (csatlakozási pont) Divergáló operátor: 1 be és több kimenő kapcsolat (döntési pont) Ha a folyamatok ismét összetalálkoznak, akkor szétváló operátort kell ismét alkalmazni!

eepc XOR XOR Ne használjon VAGY / KIZÁRÓLAGOS VAGY kapcsolókat események után!!!

eepc Logikai kapcsolók használata folyamatláncokban Alapvetően minden olyan helyen szükséges a logikai kapcsolók használata, ahol több él csatlakozik be, ill. hagyja el az eseményt vagy a tevékenységet. XOR

eepc Egyszerű EPC ügyfél megrendelés megérkezett ügyfél megrendelés bevitele ügyfél megrendelés e rögzítve Ügyfél megrendelés technikai ellenőrzés ügyfél megrendelés technikailag nem lehetséges ügyfél megrendelés technikailag lehetséges

eepc Két általános módja van a folyamat láncok realizálásának: a karcsú (lean) modellezés csak ez időbeli és a logikai folyamat aspektusokat ábrázolja egy eepc-ben ben, ahol a kibővített modellezés integrálja a funkciók és adatok, illetve a termék / szolgáltatás és szervezeti nézet közti statikus kapcsolatokat az eepcbe. A karcsú modellezési módszer használatával a későbbi információkat leírhatja egy különálló diagramban. A szervezeti elemek és funkciók között különböző típusú kapcsolatokat hozhat létre. Ez lehetővé teszi a folyamat végrehajtásakor felmerülő különböző bonyodalmak ábrázolását. A folyamat értékelésekor a kapcsolatok másféleképpen lesznek értelmezve. Az input és output adat kapcsolatokon kívül, egyéb kapcsolattípusokat p is használhat az adatok és funkciók közti kapcsolatok jellemzésére. A funkció objektum típus folyamat interfész szimbóluma jelzőtáblaként használt a megelőző és a követő szakaszokra vonatkozóan. A használt objektumok a részletezés egy magasabb szintjéhez tartoznak. A részletes folyamat modellezés egyéb érdekes modell típusai: Folyamat lánc diagram (PCD), eepc anyag áramlással, EPC oszlopos megjelenítés, UML Dinamikus Modell

eepc Folyamatlánc funkciójának kibontása A folyamatláncok összetettségének és hosszának csökkentésére a folyamat egyes részei összefoglalhatók egyetlen tevékenységben, azaz más szóval egy tevékenység részletezhető egy folyamatlánccal. Ez a folyamatlánc a tevékenység mögé helyezhető és a Ez a folyamatlánc a tevékenység mögé helyezhető és a következő hierarchiaszinten tárolható.

eepc Kibővített EPC ügyfél megrendelés megérkezett ügyfél megrendelés adat ok ügyfél megrendelés bevitele értékesítés ügyfél megrendelés rögzítve ügyfél megrendelés adatok Ügyfél megrendelés technikai ellenőrzése technikai értékesítés ügyfél megrendelés technikailag nem lehetséges ügyfél megrendelés technikailag lehetséges

eepc Kibővített EPC Vevői megbízás megérkezése K. Schmitt Munkatárs Megbízás Megbízás regisztrálása Regisztrálás helye Ügyfélkártya R / 3 Megbízás regisztrálva SD Alkalmazott szoftver típusa Információ hordozó Munkaterv Megbízás műszaki vizsgálata Mûszaki értékesítés Megbízás kereskedelmi vizsgálata Kereskedelmi értékesítés Müller úr Megbízás műszakilag végrehajtható Megbízás kereskedelmileg rendben Információ hordozó

eepc Alkalmazható objektum- és szimbólumtípusok Tevékenységek Események Logikai kapcsolók Szervezet leképezése (szervezeti egység, szervezeti egységtípus, székhely, munkakörtípus, külső személy, belső személy, beosztás, csoport, rendszer szervezeti egység, rendszer szervezeti egységtípus, hardvertípus) Információs (adat) objektumok (Entitytípus, kapcsolattípus, átértelmezett kapcsolattípus, leíró attribútum, kulcs attribútum, idegenkulcs attribútum, szakkifejezés) Adathordozók (file-ok, dokumentáció, mágnesszalag, adatnyilvántartó kartoték, Know-how, dossziék, vonalkód, mikrofilm, telefon, fax) Input-output elemek (lista, listaterv, maszk, tervezet) Alkalmazási rendszerek leírása (alkalmazási rendszerek, alkalmazási rendszertípus, modul, modultípus, adatfeldolgozási funkció, adatfeldolgozási funkciótípus)

ARIS-Toolset hierarchizálás Organigramm 64 Clustermodell 6 Prozeßauswahlmatrix 44 Y-Diagramm 78 eerm 75 eepk Level 50 1 SP Funktionsbaum 52 Level 1 CL Attributzuordnungsdiagramm 25 EN D D eepk Level 77 2 Funktionszuordnung 76 Level 1 CL D Funktionszuordnung 35 Level 2 A Funktionsbaum 52 Level 2 Funktionszuordnung Level 1 B E F D C D F F EN

Módszertani integráció Cégvezetés Anyaggazdálkodás Értékesítés Szervezeti nézet Szállítmányozás Org 5 Értékesítés Ajánlat Ajánlatkérés Ajánlatkérés beérkezett Értékesítési eljárás Ajánlat- kérésé Ajánlatkérés feldolgozása l Értékesítés Ajánlatkérés feldolgozása l Ajánlat- készítés Ügyfél Adat nézet Irányítási nézet Ajánlatkérés feldolgozva Bonításvizsgálat Ajánlatkészítés Szállításihatáridő meghatározás Funkció nézet

Objektumok újra-felhasználása Funkciófa eepc modellszint F11 másolás F11 Adatbázis - objektumszint t F11 Csak egy objektum van az adatbázisban!

Objektumok azonossága Másolási módok Áttekinthető és teljes adatbázis létrehozásához figyelni kell arra, hogy a statikus objektumok csak egyszer legyen letárolva/létrehozva. A dinamikus objektumokra ez nem áll fent: Funkció, esemény, logikai kapcsoló E 1 E1 F2 F 1 E 2 OE 1 F 1 OE 1 E 2 E 1 C 1 E 1 F 1 E 2 C 1 C 2 F 2 E 3

Másolási módok Hivatkozási-másolás F11 0001 hivatkozási-másolás F11 0001 F11 0001 Az adatbázisban csak egy objektum kerül definiálásra.

Másolási módok Definíció-másolás definíció-másolás F11 F11 0001 0011 F11 F11 0001 0011 Két objektum kerül definiálásra az adatbankban. A művelet az adatbankban automatikusan új azonosítószámot generál az objektumnak.

Befejezés Köszönöm szépen a figyelmet! Ha bárkinek kérdése van írjon bátran a: szollosi.sandor@nik.bmf.hu e-mail címre