Beszámoló az Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodás gyakornokképzésre a potenciális fogalmazói kör biztosítása érdekében című projekt eredményeiről Feladat: Egyetemekkel, oktatási intézményekkel partnerségi megállapodások kötése (a folyamat fejlesztése) Indokoltság: Széleskörű szakmai utánpótlás még nem kellően megoldott az intézményeknél Fejlesztési cél: A partnerségi megállapodások kötéséhez szükséges módszertan kidolgozása, fejlesztése, a meglévő partnerségi megállapodások továbbfejlesztése, gondozása. A megállapodások folyamatának, indikátorainak, ellenőrzési módszereinek kidolgozása, standardban történő rögzítése. Felelősségi és döntéshozatali kör tisztázása. Mérföldkövek meghatározása. A gyakornoki képzés folyamatának fejlesztése, a folyamat eredményességének mérése. Szabályzat készítése a gyakornokok munkájának értékelési rendjéről. Visszajelzések, értékelések alapján a gyakornoki képzés folyamatának állandó fejlesztése. 1/3 2
Vezetői összefoglaló A fejlesztő csapat követte a folyamatoptimalizálással kapcsolatos útmutató egyes lépéseit. A CAF rendszer fejlesztési területeinek elemzése után a csapat meghatározta az elemzés célját, várható eredményeit. A folyamat fejlesztése során a következő ábrák, dokumentumok készültek: Folyamatábra Mérési tervek a jelenre és a jövőre vonatkozóan Ok-okozat diagram Projektterv határidőkkel és felelősökkel A gyakornoki program fejlesztése érdekében a résztvevők a következő intézkedések bevezetésére dolgoztak ki projekttervet: Értesítési formula kidolgozása Írásbeli tájékoztató készítése gyakornokoknak Gyakornoki képzés létszámának maximalizálása Tanácselnöki fogadások protokolljának elkészítése Gyakornokok munkáját értékelő rendszer elkészítése Kérdőív kidolgozása gyakornokok számára értékelésre Prezentáció készítése eljárásjogból Egy-egy nap elrendelése a polgári és büntető irodában töltésről Az ÁROP program keretében eddig elkészült anyagok: 1. számú melléklet: A Szegedi Ítélőtáblán foglalkoztatott gyakornokok munkájának értékelési rendjéről és az értékelés részletes szempontjairól szóló szabályzat 2. számú melléklet: Gyakornokok részletes értékelése 3. számú melléklet: Kérdőív gyakornokoknak 2/3 2
A gyakornoki képzés folyamatának terjedelme A Szegedi Ítélőtábla és a Szegedi Tudományegyetem Állam- és Jogtudományi Kara között 2012. június 11. napján jött létre megállapodás, a "Projekt a szegedi joghallgatók gyakorlat-orientált képzésének elősegítésére" címet viselő projekt keretében. Az ítélőtábla ebben a megállapodásban vállalta, hogy az SZTE ÁJTK nappali tagozatos jogász hallgatói gyakorlati orientált képzésének elősegítése érdekében a 2012/2013-as tanévtől kezdődően minden szemeszterben, legalább négy fő hallgatót, hallgatóként három hónap időtartamra szakmai gyakornoki tevékenység ellátására fogad. Az SZTE ÁJTK vállalta a szakmai gyakornoki program pályáztatási eljárásnak lefolytatását. A pályázatot az ítélőtábla az SZTE ÁJTK-val együttműködve, közösen írja ki a hallgatók részére, meghatározza a gyakornoki tevékenységre pályázó hallgatókkal szemben támasztott elvárásokat, gondoskodik a jogszabályok szerinti adat- és titokvédelmi szabályok betartásáról, meghatározza a foglalkoztatás konkrét idejét, módját, beosztását, és közösen dönt a gyakornoki tevékenység folytatására jogosult hallgatók személyéről. A szakmai gyakornoki program időtartama alatt az SZTE ÁJTK Karrier Iroda folyamatos kapcsolatot tart mind az ítélőtáblával, mind a gyakornokokkal. Koordinálja a program teljes körű magvalósulását. A gyakornoki program során a hallgató foglalkoztatási naplót vezet, melyet a jelenléti ívvel és a beszámolójával együtt a tárgyhót követő hónap 10. napjáig, záró beszámolóját a program lezárulását követő 10 napon belül köteles a kar részére eljuttatni. Az ítélőtábla a gyakornokok tevékenységével kapcsolatban írásbeli beszámolót készít, melyet az érintett hallgató gyakornoki tevékenysége befejezésétől 3/3 2
számított 10 munkanapon belül, az SZTE ÁJTK Karrier Iroda részére eljuttat. Az ítélőtábla vállalja, hogy a vonatkozó jogszabályi előírások figyelembevételével biztosítja a gyakornoki tevékenység ellátásának feltételeit a hallgatók számára a gyakornoki tevékenység időtartamára. A felek a megállapodást határozatlan időtartamra kötik. Az ítélőtábla további egy megállapodást kötött a gyakorlat-orientált képzés elősegítésére a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel (a továbbiakban: NKE) a Budapest Környéki Törvényszékkel, valamint a Szegedi Törvényszékkel együtt 2013. május 9. napján. Az együttműködési megállapodásban a bíróságok, többek között a Szegedi Ítélőtábla is vállalta, hogy a megállapodás alapján az NKE (különösen a Közigazgatástudományi Kar) nappali tagozatos hallgatói gyakorlat-orientált képzések elősegítése érdekében a 2013/2014-es tanévtől kezdődően minden szemeszterben, Budapesten és Szegeden, legalább öt-öt fő hallgatót, hallgatóként három hónap időtartamra szakmai gyakornoki tevékenység ellátására fogad. A NKE lefolytatja a szakmai gyakornoki program pályáztatási eljárását, a bíróságok a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel együttműködve, közösen írják ki a hallgatók részére a pályázatot, meghatározzák a gyakornoki tevékenységre pályázó hallgatókkal szemben támasztott elvárásokat. A szakmai gyakornoki program időtartama alatt a NKE folyamatosan kapcsolatot tart mind a bíróságokkal, mind a gyakornokokkal. A gyakornoki program során a hallgató foglalkoztatási naplót vezet, melyet a jelenléti ívvel és a beszámolójával együtt a tárgyhót követő hónap 10. napjáig, záró beszámolóját a program zárását követő 10 napon belül köteles az NKE részére eljuttatni. A bíróságok vállalják, hogy a gyakornokok tevékenységével kapcsolatban írásbeli beszámolót készítenek, melyet az érintett hallgató 4/3 2
gyakornoki tevékenysége befejezésétől számított 10 munkanapon belül, a Nemzeti Közszolgálati Egyetem részére eljuttatnak. A bíróságok vállalják, hogy a vonatkozó jogszabályi előírások figyelembevételével biztosítják a gyakornoki tevékenység ellátásának feltételeit a hallgatók számára, a gyakornoki tevékenység időtartamára, a felek a megállapodást határozatlan időtartamra kötötték. A Szegedi Ítélőtáblának tehát a mai helyzet szerint két élő megállapodása van, egyrészt a Szegedi Tudományegyetem Állam- és Jogtudományi Karával, másrészt a Nemzeti Közszolgálati Egyetemmel. A SZIT az SZTE ÁJTK-val 2012. június hó 11. napján kötött megállapodást joghallgatók gyakorlat-orientált képzésére, az első gyakornokok 2013. február 11. napján érkeztek. Az átfutási idő 8 hónap. Ezt követően folyamatosan, a tavaszi és az őszi szemeszterben érkeznek hallgatók, szemeszterenként egyszer. Emellett szóbeli megállapodás alapján a gyakornoki programon kívül a hallgatók szakmai gyakorlatot teljesíthetnek az Ítélőtáblán. Írásbeli megállapodás lenne szükséges. 2013. június 7. napján a SZIT és az SZTE ÁJTK közös rendezvényt tartott, amelyen első ízben már értékelni tudták közösen az eddigi tapasztalatokat. Célkitűzés: Szemeszterenként egy közös eredményértékelő találkozás az adott szemeszter végén. Tapasztalatok értékelése és azok hasznosítása a következő szemeszterben. A SZIT és a NKE közötti megállapodás alapján még nem érkeztek hallgatók. 5/3 2
Célkitűzés: A gyakornoki program népszerűsítése a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen azzal, hogy az ÁJTK-ról és a NKE-ről érkező hallgatók összlétszámát maximálni szükséges tekintettel arra, hogy az ítélőtáblán a foglalkoztatásukat 5-6 tanácsnak kell megoldania. A jelenleg hatályos megállapodások mind tartalmi, mind formai szempontból megfelelőek, azok változatlan tartalommal használhatóak az esetlegesen jövőben kötendő megállapodások során. Előkészítés alatt van egy újabb megállapodás. Ez a partnerségi megállapodás a Szegedi Tudományegyetemmel kötendő mentori tevékenységre vonatkozik. A mentori tevékenység magába foglalja a szélesebb hallgatói bázist érintő tevékenységeket, mint a cég bemutatása a kiválasztott karon, előadás formájában cég- vagy gyárlátogatás szervezése, blogvezetés a szakmai témákról, melyeken keresztül bemutatja a szakterületekhez kapcsolódó szakmai újdonságokat, cikkeket, honlapokat, másrészről a szorosabb mentori viszony kialakítását támogató tevékenységeket, melyekkel a kiválasztott hallgatókat támogatja, többek között személyes és online tanácsadás, projektmunkák, cégen belüli karrierutak, lehetőségek bemutatása, látogatások keretében. 6/3 2
A fejlesztés során csoportban megtett lépések a következők voltak: - Folyamat teljesítményt jellemző mutatószámok meghatározása - Folyamatfejlesztési csapat összeállítása során tekintettel voltunk a fejlesztendő folyamatban való érintettségre és a szükséges kompetenciákra. Meghatároztuk az egyes feladatok végrehajtásához szükséges felelősségi köröket is. - Folyamatfejlesztési tervet készítettünk annak érdekében, hogy célkitűzéseinket összhangba hozzuk a szervezet stratégiai elképzeléseivel. 7/3 2
- A folyamatoptimalizálás lépései 1. lépés: Folyamat teljesítményt jellemző mutatószám megállapítása A kiválasztott, fejlesztendő folyamattal kapcsolatos indikátorok meghatározásánál figyelembe vettük az Útmutató által ajánlott főbb mutatócsoportokat: Átfutási idő Minőségi problémák Költség Figyelembe vett hatékonysági elemek: Eredményesség, gazdaságosság Hatásosság Biztonság Fejlődés A kiválasztott folyamatokra vonatkozóan a követező mutatószámokat dolgoztuk ki (ajánlás): Folyamat megnevezése A partnerségi megállapodások kötéséhez szükséges módszertan kidolgozása, a meglévő partnerségi megállapodások továbbfejlesztése, A folyamat terjedelme (első és utolsó tevékenység megnevezése) Első lépés: Döntés a gyakornoki program elkezdéséről Utolsó lépés: Jelentés készítése: A gyakornoki program Folyamathoz kapcsolódó mutatószámok (2 vagy 3) 1. Partnerségi megállapodás módszertanának leírása 2. Megkötött partnerségi megállapodások száma 3. Partnerségi megállapodások db db Előzetes célérték (kívánt mutató) hónap 8/3 2
gondozása. A megállapodás folyamatának, indikátorainak, ellenőrzési módszereinek kidolgozása, standardban történő rögzítése. Felelősségi és döntéshozatali kör tisztázása. Mérföldkövek meghatározása. értékelése átfutási ideje 9/3 2
2. lépés: Folyamatfejlesztési csapat összeállítása Ebben a lépésben megtörtént a folyamatfelelősök kijelölése, a projekt felelősségek meghatározása. Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga Felelősség mátrix Lépés Dr. Harangozó Attila Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga Folyamatok átvilágítása R/A R R Fejlesztési projekt indítása R/A R R Kiválasztott folyamat R/A R R felmérése Indikátorok kidolgozása R/A R R Folyamat állandó követése, R/A R R monitorozása Magyarázat: R (Responsible, Felelős): A tevékenység végrehajtásáért, az eredményért felelős szerepkör; A (Accountable/Approver, Számon kérhető/jóváhagyó): A feladat végrehajtása kapcsán végső felelősséget vállaló vezetői szerepkör. Egy folyamatlépéshez csak egy A szerepkör tartozhat; C (Consulted, Bevonandó): A tevékenység végrehajtásában közreműködő szerepkör; I (Informed, Tájékoztatandó): A tevékenység végrehajtásáról a tájékoztatást megkapó szerepkör. 10/
3. Folyamatfejlesztési terv készítése A folyamatfejlesztési terv elkészítése során elsősorban a fejlesztést kiváltó okokat, majd a problémákat elemeztük. Ezután pontosan definiáltuk az előforduló hibákat, tisztáztuk a fejlesztendő folyamat első és utolsó lépését. Az eredményeket a következő táblázat segítségével összegeztük: Szervezeti környezet Az intézménnyel szemben meghatározott fejlesztéspolitikai elvárás: A fejlesztés a következő stratégiai céllal áll összefüggésbe: Projekt terjedelmen belül Első és utolsó tevékenység megjelölése: Döntés a partnerségi megállapodásról A folyamat első lépése: A gyakornoki program értékelése az emberi erőforrások optimális elosztása, hasznosítása, a képzési rendszer fejlesztése, együttműködés a többi hivatásrenddel. Probléma meghatározása Mik jelenleg a problémák, tapasztalatok a partnerségi megállapodásokkal? Kiváltó tényezők felsorolása, alapprobléma összefoglalása: Célmeghatározás Megfelelő módszertan kidolgozása partnerségi megállapodásokra. Projekt terjedelmen kívül Folyamaton kívül eső elemek: CAF minőségbiztosítási rendszerben meghatározott fejlesztési területekkel, projektekkel a fejlesztésnek összhangban kell lennie. Folyamatoptimalizálási módszertant kell figyelembe venni a fejlesztés során. Megoldás generáló csapat Alcsoportvezető: Dr. Harangozó Attila Csoporttagok: Dr. Ződi Zita Dr. Tóth Kinga 11/
4. Folyamatábra készítése: A folyamat jelenlegi állapotát leíró ábra A folyamatábra elkészítésé műhelyfoglalkozás keretében történt a fejlesztő csapat részvételével. Meghatároztuk a folyamat egyes lépéseit, az egyes lépések során keletkező dokumentumokat. Az egyes lépésekhez meghatároztuk a felelősöket is. Az elkészült folyamatábra a következőképpen néz ki: A folyamat legfontosabb lépéseit írásban is rögzítettük: A gyakornoki program folyamatának lépései A hallgatók a pályázati lehetőségről a Karrier Iroda honlapján keresztül szereznek tudomást, illetőleg azon hallgatók beszámolói alapján, akik már gyakornoki programot teljesítettek. A Szegedi Tudományegyetemmel együtt együttműködve a Szegedi Ítélőtáblán nyílt napot is szerveztek, ahol az egyetem képviselője és a Szegedi Ítélőtábla vezetői beszéltek a bíróvá válásról, amit az egyetem képviselője a pályázati program bemutatásával egészített ki. A pályázathoz szükséges formanyomtatvány a Karrier Iroda honlapjáról tölthető le. A a gyakornokká váláshoz szükséges a jelentkezési lap kitöltése, önéletrajz csatolása, valamint egy motivációs levél elkészítése, négyes tanulmányi átlag és esetleg a pályázó által szükségesnek tartott mellékletek (nyelvvizsga bizonyítványok) csatolása. Ezeket a dokumentumokat elektronikus formában kell a Karrier Iroda részére elküldeni, a pályázati kiírásban szerepel a pályázatról szóló döntési határidő is. A pályázó a Szegedi Ítélőtábla elnökhelyettesétől e-mailben kap értesítést pályázatának elfogadásáról. Az értesítésben a Szegedi Ítélőtábla megjelöli a gyakornoki program időtartamát, a gyakornoki program első napját a helyszín pontos megjelölésével. A gyakornoki program lezárását követően a SZIT írásbeli beszámolót készít a gyakornokok tevékenységével kapcsolatban az SZTE ÁJTK Karrier Iroda részére. 12/
A folyamatábra 13/
Dátum: 2014. március 25. Készítette: Fejlesztő csapat Szegedi Ítélőtábla Partnerségi megállapodások kötése Dokumentumok Folyamatábra Felelős Döntés partnerségi megállapodásról Ítélőtábla Pályázat Pályázat kiírása Ítélőtábla Pályázat 2 kompetencia teszt Pályázat megjelentetése Nyílt nap szervezése Karrier Iroda Ítélőtábla Feljegyzés Pályázatok elektronikus fogadása Karrier Iroda Értesítés Szabályzat Nem Pályázatok elbírálása Ítélőtábla Igen e-mail Értesítés e.mail-ben Ítélőtábla alelnöke Gyakornoki program lefuttattatása SZIT Beszámoló Írásbeli beszámoló készítése SZIT Éértékelés Gyakornoki program értékelése SZIT. Karrieriroda 14/
5. lépés: Jelenlegi folyamatteljesítmény meghatározása: Mérési terv készítése A mérési terv elkészítése során a következő szempontokat vettük figyelembe: Milyen módszerekkel mérjük, illetve gyűjtjük az adatokat; Ki végzi az adatgyűjtést és mi az adatforrás; Az adatgyűjtés mintaszámának meghatározása; Az adatgyűjtés tervezett kezdete és vége, helyszíne, érintettjei; Milyen gyakorisággal érdemes mérni a folyamat teljesítményt. A szempontok figyelembevételével a következő mérési tervet készítettük: Folyamat megnevezése: Értekezleti rend A folyamat célértéke A folyamat mutatószámai (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérési terv Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága Partnerségi megállapodás módszertanának leírása 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Megkötött partnerségi megállapodások száma 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Partnerségi megállapodások átfutási ideje hónap (?) Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. április 30 Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Egyszeri: 2014. éprilis 30. Egyszeri: 2014. éprilis 30. Éves 6. lépés: A veszteségek feltárása, problémaelemzés A veszteségek leírása, a problémák azonosítása során a következő szempontokat vettük figyelembe: a probléma rövid leírását, az érintett folyamatlépést (folyamatlépéseket); a probléma típusát (IT eszköz, humán, eljárás, stb.); a probléma fontosságát jellemző adatot; egyéb jellemző információkat. 15/
Probléma- és prioritáslista Problémák rövid leírása Érintett folyama Problém a típusa Problém a Problém a Összes pontszá Fontoss ági Szükséges lenne részletesen kidolgozott értesítési formula bevezetésére, amelyben a munkaidő megjelölésénél szerepelne annak a lehetősége is, hogy a délutáni munkarend az egyetemi órák figyelembevételével rugalmasan alakítható azzal, hogy ez a gyakornoki program sikerességét nem veszélyeztetheti. (átlagos súlyú probléma) A gyakornokok az első, a Szegedi Ítélőtáblán töltött napjukon aláírnak egy titoktartási nyilatkozatot. Ezt követően szóbeli tájékoztatást kapnak. A tájékoztatás fejlesztésre, egységesítésre szorul. A megállapodásban az szerepel, hogy az ítélőtábla minden szemeszterben, legalább négy fő hallgatót foglalkoztat, hallgatónként három hónap időtartamra. A gyakornokok első gyakornoki napján, a tanácselnökökkel is találkoznak. Nincs egységesített protokoll. A gyakornoki program során a hallgató foglalkoztatási naplót vezet, és jelenléti ívet. Mind a foglalkoztatási napló, mind pedig a jelenléti ív a Karrier Iroda honlapjáról tölthető le. A foglalkoztatási napló tartalmazza a gyakornok nevét, születési helyét és idejét, szak és évfolyam megjelölését, a gyakorlat helyét, a gyakorlat idejét és a gyakorlat vezetőjének nevét. Ezt követően fel kell tüntetni a szakmai tevékenység megnevezését, végzésének időtartamát, értékelését és az aláírást. A szakmai tevékenység megnevezését, valamint a végzés időtartamát a gyakornok tölti ki, annak teljesítését aláírásával a tanácselnök igazolja. 1 2 2 4 4. 8 3 3 9 1. 8 3 3 9 2. 8 2 2 4 5. 8 2 2 4 6. 16/
Problémaként merült fel a gyakornokok részéről, hogy az értékelés kinek a feladata. A gyakornok munkájának értékelése 9 2 2 4 7. egyértelműen a tanácselnök jogköre, de ezt érdemes lenne írásbeli formában is rögzíteni. A gyakornokok Nem értékelik a gyakorlaton eltöltött időt. A gyakornoki programra a pályázati felhívás szerint, legalább harmad-, vagy negyedéves 9 2 2 4 8. hallgatók jelentkezhetnek. Általános tapasztalat az, hogy a negyedéves hallgatók ritkábban jelentkeznek gyakorlati programra, ugyanis tanulmányaik a negyedik évfolyamban jelentős leterheltséggel jár, vizsgaszámuk is megnő, illetőleg az évfolyamdolgozatot is ebben az időszakban kell elkészíteniük. Ezért rögzíthetjük azt, hogy a gyakornokok nagy része a harmadéves joghallgatók közül kerülnek ki. A harmadéves joghallgatók eljárásjogi ismeretekkel nem rendelkeznek, sem büntető eljárásjogot, sem polgári perrendtartást nem tanultak még az egyetemen. Fontos lenne, hogy a gyakornokok mind a 9 3 3 9 3. büntető irodában, mind pedig a polgári irodában megfelelő időt töltsenek. Ez a jelenlegi gyakorlat szerint kb. fél óra. Az anonimizálási folyamat jelenleg nem külön 9 2 2 4 9. blokk. Magyarázat: A fontossági sorrend felállításához a következő értékeket vettük figyelembe: Fontosság: 1 pont: nem fontos, 2 pont: átlagos súlyú, 3. pont: nagyon fontos és sürgős Súlyosság: 1 pont: Csak kis mértékben okozza a folyamat lassúságát, 2 pont: Közepesen hat a folyamatra, 3 pont: Nagyon nagy hatással van a folyamatra 7. Veszteségek feltárása, problémaelemzés: Probléma és a gyökér-okok meghatározása: Halszálka diagram Első lépésként az ábra bal oldalán feltüntettük az okozatot, azaz azt a hibát, amelyet korábbi lépéseink során azonosítottunk. Ezek után meghatároztuk az eljárásokra (módszer), dokumentumokra, emberekre és rendszerekre 17/
Partnerségi megállapodások kötése (folyamatfejlesztés) Partnerségi megállapodások kötése - Jelentés visszavezethető okokat és azok gyökér-okait. Az ábra elkészítésével pontos képet kaptunk arról, mely okok játszanak szerepet abban, hogy elemzendő folyamatunk nem teljesítő képes. Ok-okozat diagram Foglalkoztatott hallgatók száma nem szabályozott Nincs egységesített protokoll a tanácselnök fogadására Eljárások Nincs tájékoztatás arról, hogy kinek a feladata a gyakornokok értékelése Az anonimizálási folyamat jelenleg nem külön blokk Nincs egységes tájékoztatási rend az első napon Dokumentumok Nincs értesítési formula A harmadéves joghallgatók eljárásjogi ismeretekkel nem rendelkeznek, sem büntető eljárásjogot, sem polgári perrendtartást nem tanultak még az egyetemen. A gyakornokok mind a büntető irodában, mind pedig a polgári irodában jelenleg nem töltenek elegendő időt. Emberek Eszközök 8. lépés: Fejlesztési feladatok kidolgozása, értékelése A probléma elemzése során meghatározott okok megszüntetése érdekében, és a folyamat optimalizálásáért optimalizálási javaslatot fogalmaztunk meg, amelyet a következő táblázatban foglaltunk össze: Ssz. Probléma Megoldási javaslat 1. Jelenleg nincs részletesen kidolgozott Szükséges lenne részletesen 18/
értesítési formula a gyakornokok számára. 2. A gyakornokok az első, a Szegedi Ítélőtáblán töltött napjukon aláírnak egy titoktartási nyilatkozatot. Ezt követően szóbeli tájékoztatást kapnak. A tájékoztatás fejlesztésre, egységesítésre szorul. 3. A megállapodásban az szerepel, hogy az ítélőtábla minden szemeszterben, legalább négy fő hallgatót foglalkoztat, hallgatónként három hónap időtartamra. 4. A gyakornokok első gyakornoki napján, a tanácselnökökkel is találkoznak. Nincs egységesített protokoll. 5. A gyakornoki program során a hallgató foglalkoztatási naplót vezet, és jelenléti ívet. Mind a foglalkoztatási napló, mind pedig a jelenléti ív a Karrier Iroda honlapjáról tölthető le. A foglalkoztatási napló tartalmazza a gyakornok nevét, kidolgozott értesítési formula bevezetésére, amelyben a munkaidő megjelölésénél szerepelne annak a lehetősége is, hogy a délutáni munkarend az egyetemi órák figyelembevételével rugalmasan alakítható azzal, hogy ez a gyakornoki program sikerességét nem veszélyeztetheti. Írásbeli tájékoztató kialakítására lenne szükség, amelyben a Szegedi Ítélőtábla minden egyes, a gyakornokokat érintő problémára kitér, úgymint: fénymásoló használata, munkavédelmi, balesetvédelmi előírások betartása. A Szegedi Ítélőtáblával megbízási jogviszonyban álló munkavédelmi szakértő egy rövid előadást tarthatna a gyakornokok számára, tekintettel a három hónapos itt tartózkodásra. A létszámot maximálni kellene, az ítélőtáblán működő polgári és büntető tanácsok számát is figyelembe véve a maximális létszámot hat főben kell meghatározni. Érdemes lenne kialakítani egy protokollt a tanácselnökök számára azokról a kérdésekről, amelyek feltétlenül szóba kell, hogy kerüljenek az itt töltött időre tekintettel. A gyakornok munkájának értékelése egyértelműen a tanácselnök jogköre, de ezt érdemes lenne írásbeli formában is rögzíteni, továbbá kiegészíteni az értékelést azzal, hogy visszajelzésként a gyakornokok is 19/
születési helyét és idejét, szak és évfolyam megjelölését, a gyakorlat helyét, a gyakorlat idejét és a gyakorlat vezetőjének nevét. Ezt követően fel kell tüntetni a szakmai tevékenység megnevezését, végzésének időtartamát, értékelését és az aláírást. A szakmai tevékenység megnevezését, valamint a végzés időtartamát a gyakornok tölti ki, annak teljesítését aláírásával a tanácselnök igazolja. Problémaként merült fel a gyakornokok részéről, hogy az értékelés kinek a feladata. 6. A gyakornokok nem értékelik a gyakorlaton eltöltött időt. 7. A gyakornoki programra a pályázati felhívás szerint, legalább harmad-, vagy negyedéves hallgatók jelentkezhetnek. Általános tapasztalat az, hogy a negyedéves hallgatók ritkábban jelentkeznek gyakorlati programra, ugyanis tanulmányaik a negyedik évfolyamban jelentős leterheltséggel jár, vizsgaszámuk is megnő, illetőleg az évfolyamdolgozatot is ebben az időszakban kell elkészíteniük. Ezért rögzíthetjük azt, hogy a gyakornokok nagy része a harmadéves joghallgatók közül kerülnek ki. A harmadéves joghallgatók eljárásjogi ismeretekkel nem rendelkeznek, sem büntető eljárásjogot, sem polgári perrendtartást nem tanultak még az egyetemen. értékeljék az ítélőtábla számára az itt töltött időt, jelöljék meg a pozitív és negatív tapasztalatokat, értékeljék azt, hogy mennyiben volt hasznos számukra az itt töltött idő. Erre szintén szerkeszteni és rendszeresíteni kellene egy megfelelő szempontok szerint összeállított értékelési lapot. Sablont vagy kérdőívet kellene kidolgozni arra, hogy a gyakornokok is értékeljék a gyakorlat hasznosságát és hatékonyságát. Ezért, kívánatos lenne, hogy a gyakornoki program kezdetén mind büntető eljárásjogból, mind pedig a polgári perrendtartásból egy átfogó képet kapjanak. A megoldási javaslat a következő: Akár bíró, akár titkár a legfontosabb, a gyakornoki program során felmerülő büntető eljárásjogi, illetőleg polgári perrendtartási szabályokról egy átfogó előadás keretében tájékoztatná a gyakornokokat, támogatva ezt esetleg power point-os prezentációval. Ez két előadást jelentene, egyet a büntető-, egyet pedig a polgári ügyszakban. Miután a gyakornokok átfogóbb ismereteket szereztek az eljárási törvényekről, ezt követően meg kellene határozni azokat a legfontosabb ügytípusokat, amelyek intézése, az ezekkel 20/
8. Fontos lenne, hogy a gyakornokok mind a büntető irodában, mind pedig a polgári irodában megfelelő időt töltsenek. Ez a jelenlegi gyakorlat szerint kb. fél óra. 9. Az anonimizálási folyamat jelenleg nem külön blokk. kapcsolatos határozattervezetek készítése rábízható egy gyakornokra is. Ez a büntetőjog területén ez az ún. bíróság kijelölésével kapcsolatos ügyek, az előzetes letartóztatás fenntartásával kapcsolatos ügyek, védőt kirendelő végzések, illetve fordítási díjmegállapító határozatok. A négy ügytípushoz megfelelő sémaleírásokat lehetne készíteni, határozatmintákkal és az általános eljárásjogi kérdéseket követően az ügytípus sémákat bemutató előadások következhetnének. A gyakornoki program lehetővé tenné azt, hogy a gyakornokok egy-egy napot töltsenek el a két irodában, és a bírósági ügyviteli szabályokról megfelelő információkhoz jussanak. Ennek keretében beszélni lehetne a büntetőügy aktáinak borítóján szereplő ügyszámok jelentéséről, az idegen irat, a kezdőirat, a felterjesztő lap fogalmáról, a nyilvántartási napról, ezek egy harmadéves joghallgató számára teljesen ismeretlen fogalmak. Átfogó képet kaphatnának a bírósági ügyviteli szabályzatról. A gyakornokok a büntető- illetve polgári irodában megismerkedhetnének az ún. BIIR rendszerrel is, annak használatával. Külön blokkot képezhetne az anonimizálási folyamat bemutatása a gyakornokok számára. Az anonimizálás jogszabályi hátterének ismertetése és a 21/
9. Döntés előkészítés: javaslatok vezetői jóváhagyatása program bemutatását követően egy ítélet anonimizálására való előkészítése is sor kerülhetne, erre a gyakornokok megfelelő felkészítés után, önállóan is képesek. A fejlesztési javaslatokat középvezetői és felsővezetői szinten elemeztük, támogatás, jóváhagyás érdekében. A jóváhagyott megoldási és fejlesztési javaslatokat a következő táblázat tartalmazza: Ssz. Probléma Megoldási javaslat Jóváhagyás Igen/nem 1. Jelenleg nincs részletesen Szükséges lenne kidolgozott értesítési részletesen kidolgozott formula a gyakornokok értesítési formula számára. bevezetésére, amelyben a munkaidő megjelölésénél szerepelne annak a lehetősége is, hogy a délutáni munkarend az egyetemi órák figyelembevételével rugalmasan alakítható azzal, hogy ez a gyakornoki program sikerességét nem veszélyeztetheti. 2. A gyakornokok az első, a Írásbeli tájékoztató Szegedi Ítélőtáblán töltött kialakítására lenne napjukon aláírnak egy szükség, amelyben a titoktartási nyilatkozatot. Szegedi Ítélőtábla Ezt követően szóbeli minden egyes, a tájékoztatást kapnak. A gyakornokokat érintő tájékoztatás fejlesztésre, problémára kitér, egységesítésre szorul. úgymint: fénymásoló használata, munkavédelmi, 22/
3. A megállapodásban az szerepel, hogy az ítélőtábla minden szemeszterben, legalább négy fő hallgatót foglalkoztat, hallgatónként három hónap időtartamra. 4. A gyakornokok első gyakornoki napján, a tanácselnökökkel is találkoznak. Nincs egységesített protokoll. 5. A gyakornoki program során a hallgató foglalkoztatási naplót vezet, és jelenléti ívet. Mind a foglalkoztatási napló, mind pedig a jelenléti ív a Karrier Iroda honlapjáról tölthető le. A foglalkoztatási napló tartalmazza a gyakornok nevét, születési helyét és idejét, szak és évfolyam megjelölését, a gyakorlat helyét, a gyakorlat idejét és a gyakorlat balesetvédelmi előírások betartása. A Szegedi Ítélőtáblával megbízási jogviszonyban álló munkavédelmi szakértő egy rövid előadást tarthatna a gyakornokok számára, tekintettel a három hónapos itt tartózkodásra. A létszámot maximálni kellene, az ítélőtáblán működő polgári és büntető tanácsok számát is figyelembe véve a maximális létszámot hat főben kell meghatározni. Érdemes lenne kialakítani egy protokollt a tanácselnökök számára azokról a kérdésekről, amelyek feltétlenül szóba kell, hogy kerüljenek az itt töltött időre tekintettel. A gyakornok munkájának értékelése egyértelműen a tanácselnök jogköre, de ezt érdemes lenne írásbeli formában is rögzíteni, továbbá kiegészíteni az értékelést azzal, hogy visszajelzésként a gyakornokok is értékeljék az ítélőtábla számára az itt töltött időt, jelöljék meg a pozitív és negatív tapasztalatokat, értékeljék azt, hogy 23/
vezetőjének nevét. Ezt követően fel kell tüntetni a szakmai tevékenység megnevezését, végzésének időtartamát, értékelését és az aláírást. A szakmai tevékenység megnevezését, valamint a végzés időtartamát a gyakornok tölti ki, annak teljesítését aláírásával a tanácselnök igazolja. Problémaként merült fel a gyakornokok részéről, hogy az értékelés kinek a feladata. 6. A gyakornokok nem értékelik a gyakorlaton eltöltött időt. 7. A gyakornoki programra a pályázati felhívás szerint, legalább harmad-, vagy negyedéves hallgatók jelentkezhetnek. Általános tapasztalat az, hogy a negyedéves hallgatók ritkábban jelentkeznek gyakorlati programra, ugyanis tanulmányaik a negyedik évfolyamban jelentős leterheltséggel jár, vizsgaszámuk is megnő, illetőleg az évfolyamdolgozatot is ebben az időszakban kell elkészíteniük. Ezért rögzíthetjük azt, hogy a gyakornokok nagy része a mennyiben volt hasznos számukra az itt töltött idő. Erre szintén szerkeszteni és rendszeresíteni kellene egy megfelelő szempontok szerint összeállított értékelési lapot. Sablont vagy kérdőívet kellene kidolgozni arra, hogy a gyakornokok is értékeljék a gyakorlat hasznosságát és hatékonyságát. Ezért, kívánatos lenne, hogy a gyakornoki program kezdetén mind büntető eljárásjogból, mind pedig a polgári perrendtartásból egy átfogó képet kapjanak. A megoldási javaslat a következő: Akár bíró, akár titkár a legfontosabb, a gyakornoki program során felmerülő büntető eljárásjogi, illetőleg polgári perrendtartási szabályokról egy átfogó előadás keretében tájékoztatná a gyakornokokat, támogatva ezt esetleg 24/
harmadéves joghallgatók közül kerülnek ki. A harmadéves joghallgatók eljárásjogi ismeretekkel nem rendelkeznek, sem büntető eljárásjogot, sem polgári perrendtartást nem tanultak még az egyetemen. 8. Fontos lenne, hogy a gyakornokok mind a büntető irodában, mind pedig a polgári irodában power point-os prezentációval. Ez két előadást jelentene, egyet a büntető-, egyet pedig a polgári ügyszakban. Miután a gyakornokok átfogóbb ismereteket szereztek az eljárási törvényekről, ezt követően meg kellene határozni azokat a legfontosabb ügytípusokat, amelyek intézése, az ezekkel kapcsolatos határozattervezetek készítése rábízható egy gyakornokra is. Ez a büntetőjog területén ez az ún. bíróság kijelölésével kapcsolatos ügyek, az előzetes letartóztatás fenntartásával kapcsolatos ügyek, védőt kirendelő végzések, illetve fordítási díjmegállapító határozatok. A négy ügytípushoz megfelelő sémaleírásokat lehetne készíteni, határozatmintákkal és az általános eljárásjogi kérdéseket követően az ügytípus sémákat bemutató előadások következhetnének. A gyakornoki program lehetővé tenné azt, hogy a gyakornokok egy-egy napot töltsenek el a két 25/
megfelelő időt töltsenek. Ez a jelenlegi gyakorlat szerint kb. fél óra. 9. Az anonimizálási folyamat jelenleg nem külön blokk. irodában, és a bírósági ügyviteli szabályokról megfelelő információkhoz jussanak. Ennek keretében beszélni lehetne a büntetőügy aktáinak borítóján szereplő ügyszámok jelentéséről, az idegen irat, a kezdőirat, a felterjesztő lap fogalmáról, a nyilvántartási napról, ezek egy harmadéves joghallgató számára teljesen ismeretlen fogalmak. Átfogó képet kaphatnának a bírósági ügyviteli szabályzatról. A gyakornokok a büntetőilletve polgári irodában megismerkedhetnének az ún. BIIR rendszerrel is, annak használatával. Külön blokkot képezhetne az anonimizálási folyamat bemutatása a gyakornokok számára. Az anonimizálás jogszabályi hátterének ismertetése és a program bemutatását követően egy ítélet anonimizálására való előkészítése is sor kerülhetne, erre a gyakornokok megfelelő felkészítés után, önállóan is képesek. 26/
10. Fejlesztési javaslatok bevezetése: Bevezetési terv 27/
28/
29/
11. Az optimalizált folyamat visszamérése: Mérési terv 30/
Folyamat megnevezése: Értekezleti rend A folyamat célértéke A folyamat mutatószámai (alsó és felső tűréshatár) Folyamatért felelős neve Mérési terv Mérésért felelős személy neve Mérés helyszíne Mérés időpontja (időszaka) Mérés módja Mérés gyakorisága Partnerségi megállapodás módszertanának leírása 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Megkötött partnerségi megállapodások száma 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Partnerségi megállapodások átfutási ideje hónap (?) Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Értesítési formula kidolgozása Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Írásbeli tájékoztató készítése gyakornokoknak 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Gyakornoki képzés létszámának maximalizálása 1d rendelet Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Tanácselnöki fogadások protokolljának elkészítése 1 db Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Gyakornokok munkája értékelési szabályzatának elkészítése db1 Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. április 30 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Egyszeri: 2014. éprilis 30. Egyszeri: 2014. éprilis 30. Éves Egyszeri Egyszeri Egyszeri Egyszeri Egyszeri Kérdőív kidolgozása gyakornokok számára a gyakorlat értékelésére Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Prezentáció készítése eljárásjogokból Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT 1-1 nap elrendelése a polgári és büntető irodában töltésről Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT Anomizálási folyamat bemutatása Dr. Tóth Kinga Dr. Tóth Kinga SZIT 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. 2014. március 7-2014. december 31. Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Dokumentum meglétének ellenőrzése Egyszeri Egyszeri Egyszeri Egyszeri 31/
Teljes körűen bevezetendő feladatok: Értesítési formula kidolgozása Írásbeli tájékoztató készítése gyakornokoknak Gyakornoki képzés létszámának maximalizálása Tanácselnöki fogadások protokolljának elkészítése Gyakornokok munkáját értékelő rendszer elkészítése Kérdőív kidolgozása gyakornokok számára értékelésre Prezentáció készítése eljárásjogból Egy-egy nap elrendelése a polgári és büntető irodában töltésről Eddig elkészült anyagok: 4. számú melléklet: A Szegedi Ítélőtáblán foglalkoztatott gyakornokok munkájának értékelési rendjéről és az értékelés részletes szempontjairól szóló szabályzat 5. számú melléklet: Gyakornokok részletes értékelése 6. számú melléklet: Kérdőív gyakornokoknak 12.Folyamat állandó követése, monitorozása A folyamat egyes lépéseinek bevezetése a projekt terv utasításai alapján történik. Az ellenőrzés és a korrigáló lépések megtétele is a határidők figyelembe vételével történik. /