Az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal közleménye az elektrnikus útn kibcsáttt számlákra vnatkzó egyes rendelkezések értelmezéséről I. Az elektrnikus útn kibcsáttt számlákról általában Az általáns frgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfatv.) 174. (1) bekezdése alapján számla [ide értve az Áfatv. 176. (1) bekezdése alapján egyszerűsített adattartalmmal rendelkező számlát is] elektrnikus útn is kibcsátható. Az Áfatv. 259. 5. pntja szerint elektrnikus útn kibcsáttt számlának minősül a termék beszerzője, szlgáltatás igénybevevője részére az adatk vagy - digitális tömörítés felhasználásával - adatállmányk elektrnikus útn történő tvábbítása, személyes rendelkezésre bcsátása telefnvezetékes, rádiós, ptikai vagy egyéb elektrmágneses rendszeren keresztül, elektrnikus adatfeldlgzás céljára. Az elektrnikus számlázás számlakibcsátónál történő bevezetése nincs hatósági engedélyhez kötve, az adózó maga választja meg (akár számlánként) az általa alkalmaztt számlázási módt, vagyis hgy papíralapn vagy elektrnikus útn bcsát-e ki számlát. 1. Az elektrnikus útn kibcsáttt számlával kapcslats alapelvek Az Áfatv. 175. (1) bekezdése alapján számlát elektrnikus útn kibcsátani, illetőleg ilyen alapn rendelkezésre álló számlára az Áfatv.-ben szabályztt jgt alapítani, kizárólag abban az esetben lehet, ha biztsíttt. a) a számla és az abban fglalt adattartalm sértetlensége, valamint b) eredetiségének hitelessége Ad a) Az elektrnikus számla és annak adattartalmának sértetlensége azt jelenti, hgy a számla megegyezik az eredetileg kibcsátttal, a számlára utólag semmiféle váltztatást, módsítást nem vezethetnek. Ad b) Az elektrnikus számla eredetének hitelessége azt jelenti, hgy a technikai eszközök segítségével egyértelműen aznsítható a számlát kibcsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hgy a számlát az az adóalany bcsáttta ki, aki/amely számlakibcsátásra kötelezett (az adóalany saját maga, vagy az Áfatv. 160-161. szerinti szabályk alapján a meghatalmaztt). 2. Az elektrnikus útn kibcsáttt számla fajtái Az előző pntban részletezett követelményeknek való megfelelés érdekében az elektrnikus útn kibcsáttt számlát kétféle módn lehet kibcsátani: a) az elektrnikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (Eat.) rendelkezései szerinti, legalább fkztt biztnságú elektrnikus aláírással és minősített szlgáltató által kibcsáttt időbélyegzővel kell ellátni; vagy b) az elektrnikus adatcsererendszerben (EDI) elektrnikus adatként kell létrehzni és tvábbítani. Ad a) Amennyiben a számlakibcsátásra kötelezett úgy dönt, hgy elektrnikus aláírás és időbélyegző használatával bcsátja ki elektrnikus útn a számlát, úgy erről előzetesen nem kell megállapdnia a termék beszerzőjével, szlgáltatás igénybevevőjével. Ugyanakkr a számlakibcsátás előtt célszerű jelezni a partnernek, hgy elektrnikus számlát fgnak kiállítani, különös tekintettel arra, hgy a partnernek infrmációval kell rendelkeznie arról, hgy hgyan tudja megismerni az e-számla tartalmát. A számla kibcsátója nem tudja rákényszeríteni partnereit az e-számla elfgadására még akkr sem, ha egyébként írásbeli szerződést erről nem kell velük kötnie. Az e-számla tárlása, archiválása a partner részéről is felkészülést igényel, ha még nem fgadtt be ilyen számlát, e nélkül az e-számla megfelelő kezelése nehézségekbe ütközhet. Ad b) Az EDI rendszer alkalmazásának feltétele, hgy a számlakibcsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szlgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapdjn az EDI alkalmazásáról és használatáról [Áfatv. 175. (3) bekezdés]. E megállapdási kötelezettségüknek az adóalanyk az elektrnikus számlával kapcslats egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet (Eszr.) mellékletében szereplő szerződés megkötésével is eleget tehetnek. EDI rendszer alkalmazása esetében a számlakibcsátásra kötelezett köteles gndskdni arról is, hgy havi rendszerességgel az adtt hónapban kibcsáttt számlákról papírn kiegészítő összesítő jelentés készüljön, és azt a termék beszerzője, szlgáltatás igénybevevője megkapja [Áfatv. 175. (4) bekezdés].
Nem minősül elektrnikus számlának a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási aznsításáról, valamint a nyugta adását biztsító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (Számla r.) 1/F. (2) bekezdése alapján a számítástechnikai eszköz útján előállíttt és papírra nymtattt számlának a kibcsátónál maradó, elektrnikus útn megőrzött adatállmánya [Számla r. 1/F. (3) bekezdés]. 3. Az elektrnikus útn kibcsáttt számla adattartalma Az elektrnikus útn kibcsáttt számlának ugyanazn adattartalmmal kell rendelkeznie, mint a papírn kibcsátttnak. Az Áfatv. 169. -a alapján a számla kötelező adattartalma a következő: a) a számla kibcsátásának kelte; b) a számla srszáma, amely a számlát kétséget kizáróan aznsítja; c) a termék értékesítőjének, szlgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szlgáltatás nyújtását teljesítette; d) a termék beszerzőjének, szlgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szlgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt az adómentes Közösségen belüli termékértékesítést részére teljesítették; e) a termék értékesítőjének, szlgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szlgáltatás igénybevevőjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibcsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmaztt vtsz., tvábbá mennyisége, illetőleg a nyújttt szlgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibcsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmaztt SZJ, tvábbá mennyisége, feltéve, hgy az természetes mértékegységben kifejezhető; g) a 163. (1) bekezdésének a) és b) pntjában említett időpnt, ha az eltér a számla kibcsátásának keltétől; h) az adó alapja, tvábbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetőleg a nyújttt szlgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmaztt árengedmény, feltéve, hgy azt az egységár nem tartalmazza; i) az alkalmaztt adó mértéke; j) az átháríttt adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzője, szlgáltatás igénybevevője kötelezett, jgszabályi hivatkzás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hgy a termék értékesítése, szlgáltatás nyújtása ka) mentes az adó alól, vagy kb) után a termék beszerzője, szlgáltatás igénybevevője az adófizetésre kötelezett; l) új közlekedési eszköz adómentes Közösségen belüli értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vnatkzó, az Áfatv. 259. 25. pntjában meghatárztt adatk; m) utazásszervezési szlgáltatás nyújtása esetében jgszabályi hivatkzás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hgy az Áfatv. XV. fejezetben meghatárztt különös szabálykat alkalmazták; n) használt ingóság, műalktás, gyűjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jgszabályi hivatkzás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hgy az Áfatv. XVI. fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatárztt különös szabálykat alkalmazták; ) pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma. A számla egyszerűsített adattartalmmal is kibcsátható az Áfatv. 176. (1) bekezdésben lévő feltételek teljesítése esetén, ekkr az Áfatv. 176. (2) bekezdése szerinti adatkat kell feltüntetni. 4. Külföldi hitelesítés-szlgáltató Az Eat. 5. (1) bekezdése szerint külföldi székhelyű, illetve lakóhelyű hitelesítés-szlgáltató által kibcsáttt tanúsítványhz az Eat.-ban meghatárztt jgkövetkezmények fűződnek, ha a) nemzetközi szerződés így rendelkezik, vagy b) belföldi székhelyű (a tvábbiakban: belföldi) hitelesítés-szlgáltató felelősséget vállal a külföldi hitelesítés-szlgáltató által kibcsáttt tanúsítványkért, vagy c) a hitelesítés-szlgáltató székhelye, illetve lakóhelye az Európai Unió valamely tagállamában van.
Mindezeken túlmenően a külföldi hitelesítés-szlgáltató által kibcsáttt tanúsítványhz akkr is az Eat.-ban meghatárztt jgkövetkezmények fűződnek, ha a) a külföldi hitelesítés-szlgáltató által kibcsáttt tanúsítványkért felelősséget vállal egy lyan hitelesítés-szlgáltató, amely az Európai Unió tagállamában, az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapdásban részes más államban, illetve lyan államban rendelkezik székhellyel, illetve lakóhellyel, amelynek államplgára az Európai Közösség és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapdásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapdásban részes állam államplgárával azns jgállást élvez, illetve b) a külföldi hitelesítés-szlgáltató teljesíti az Európai Közösség vnatkzó irányelvében fglalt előíráskat, és egy tagállamban létrehztt önkéntes akkreditációs rendszer keretében akkreditálták. Vagyis meghatárztt feltételek megvalósulása esetén a külföldi hitelesítés-szlgáltató is ugyanlyan jgsítványkkal rendelkezik Magyarrszágn, mint a belföldi. Erről részletesebb tájékztatást a Nemzeti Hírközlési Hatóság tud adni. 5. Az elektrnikus banki kivnat Az elektrnikus banki kivnat akkr minősülhet elektrnikus számlának, amennyiben teljesíti annak jgszabályban előírt feltételeit, vagyis egyrészt tartalmilag megfelel a számla kritériumainak, másrészt az elektrnikus számlára vnatkzó speciális tulajdnságkkal is rendelkezik. Fnts még kiemelni, hgy kizárólag akkr lehet számláról beszélni, amennyiben azt termékértékesítéshez, vagy szlgáltatásnyújtáshz kapcslódóan bcsáttták ki, ennek hiányában számviteli biznylatnak tekintendő. Ebből következően pl. abban az esetben, ha kizárólag a számlaegyenleg váltzásáról szól a kivnat, (szlgáltatásnyújtás hiányában) számlának nem, kizárólag számviteli biznylatnak minősülhet. Ugyanakkr a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 167. (5) bekezdése alapján számviteli biznylatként elektrnikus dkumentum is alkalmazható, amennyiben az Eat. szerinti legalább fkztt biztnságú elektrnikus aláírással és időbélyegzővel látták el. II. Számlakiállítás Az elektrnikus útn a számlákat két rendszerben lehet kibcsátani: a) elektrnikus aláírással és időbélyegzővel elláttt elektrnikus adat frmájában (PKI), vagy b) EDI rendszer alkalmazásával. Ad a) Az Eat. határzza meg az elektrnikus iratk aláírásának rendjét. Ezen jgszabályban fglalt feltételeknek megfelelően legalább fkztt biztnságú elektrnikus aláírással és minősített szlgáltató által kibcsáttt időbélyegzővel elláttt elektrnikus dkumentum kezelhető számlaként. Természetesen nincs annak akadálya, hgy a számla kibcsátásakr a fkztt biztnságú elektrnikus aláírásnál szigrúbb követelményekkel rendelkező minősített elektrnikus aláírás kerüljön alkalmazásra. Az elektrnikus aláírással kapcslatban szlgáltatást nyújtók névsrát a Nemzeti Hírközlési Hatóság hnlapján lehet megtekinteni (http://www.nhh.hu) az Elektrnikus aláírás menüpntn belül az Elektrnikus aláírással kapcslats nyilvántartásk alpntban. Ad b) az EDI rendszerben kibcsáttt számlák a felek között történt előzetes megállapdás alapján zárt technikai rendszeren jutnak el a számlakibcsátótól a számla befgadójáig. Az EDI rendszerben való számlázás tvábbi követelményei, hgy a felek előzetesen írásban megállapdjanak az EDI alkalmazásában és erre vnatkzóan szerződéssel rendelkezzenek, valamint tvábbi követelmény, hgy az EDI rendszeren kibcsáttt számlákhz kapcslódóan papíralapú összesítő jelentést kell készítenie a számlakibcsátásra kötelezettnek. EDI számla esetén előfrdulhat, hgy a partnerek számítástechnikai rendszereiben eltérő frmátumkat alkalmaznak, ezért knverzióra van szükség. Jgszabály önmagában nem tiltja a knverziót, amennyiben a knverziót követően az elektrnikus számla tvábbra is megfelel a jgszabályi követelményeknek. Technikai részletkérdésnek tekinthető tvábbá, hgy a knverziót ki végzi el, az EDI szlgáltató, vagy a befgadó fél. Természetesen egyik esetben sem csrbulhatnak az elektrnikus útn kibcsáttt számlákra vnatkzó alapelvek. Az Eszr. mellékletében meghatárztt EDI Mdell Megállapdás a Európai Közösségek Bizttsága 1994. któber 19-i 94/820/EK Ajánlásán alapul. Az Ajánlás az Európai Mdell EDI Egyezmény szabályairól rendelkezik, a rendelkezések magyarázatát jelen közlemény 1. és 2. számú mellékletei tartalmazzák.
1. A kiegészítő összesítő jelentés Az Eszr. 2. (1) bekezdése alapján EDI alkalmazása és használata esetében az Áfatv. 175. -ának (4) bekezdésében előírt kiegészítő összesítő jelentésnek legalább a következő adatkat kell tartalmaznia: a) az Áfatv. 169. b) pntja alapján a tárgyhónapban kibcsáttt számlák srszámának felsrlása; b) az Áfatv. 169. -ának c), d) és e) pntjában meghatárztt adatk, vagyis: a termék értékesítőjének, szlgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szlgáltatás nyújtását teljesítette; a termék beszerzőjének, szlgáltatás igénybevevőjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szlgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt az adómentes Közösségen belüli termékértékesítést részére teljesítették; a termék értékesítőjének, szlgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szlgáltatás igénybevevőjének neve és címe; c) a tárgyhónapban kibcsáttt számlákban szereplő ügyletek adóalapjai összesítetten az Áfatv. 169. -ának i) pntja, illetve k) pnt ka) alpntja szerinti csprtsításban, vagyis az alkalmaztt adó mértéke szerint, tvábbá; adómentesség szerint. d) a tárgyhónapban kibcsáttt számlákban szereplő ügyletek átháríttt adója összesen. A kiegészítő összesítő jelentést legkésőbb a tárgyhónapt követő hónap huszadik napjáig kell megküldeni a termék beszerzőjének, szlgáltatás igénybevevőjének. Amennyiben a számlán található adatk külföldi pénznemben kifejezettek, az átháríttt adót az Áfatv. 172. -a alapján frintban (is) fel kell tüntetni. Ez a szabály igaz a kiegészítő összesítő jelentésre is, mivel a vnatkzó szabály visszautal a számlára, vagyis amennyiben a kiegészítő összesítő jelentésben az egyes adatk külföldi pénznemben kerültek feltüntetésre, ettől függetlenül az átháríttt adót frintban (is) szerepeltetni kell. 2. Az elektrnikus útn kibcsáttt számla adóigazgatási aznsításra való alkalmasságáról A Számla r. 1/E. (1) bekezdés a) pntja, valamint 1/G. -a alapján az elektrnikus útn kibcsáttt számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási aznsításra, ha szigrú számadás alá vnása úgy valósul meg, hgy a számla kibcsátására szlgáló számítástechnikai prgram (a tvábbiakban: számlázó prgram) - a következő eltérésekkel - kihagyás és ismétlés nélkül, flyamatsan biztsítja a srszámzást: A számlázó prgram az adóalany nem magyarrszági adószámán [Áfatv. 258. (3) bekezdés b) és c) pnt] történő számlakibcsátásáhz a belfölditől elkülönített srszámtartmányt határz meg. A srszámzás flyamatssága nem sérül, ha a) a csprts adóalanyiságban [Áfatv. 8. ] részt vevő tagk belső, egymás közötti kapcslataiban a számlának nem minősülő egyéb számviteli biznylat kibcsátása, illetőleg b) a csprts adóalanyiságban részt vevő tagk külső, harmadik személlyel szembeni kapcslataiban a számla kibcsátása azns srszámtartmányn belül történik. A srszámzás flyamatssága nem sérül akkr sem, ha a számla és az Áfatv. 165. (1) bekezdés a) pntjában meghatárztt számviteli biznylat kibcsátása azns srszámtartmányn belül történik. A számlázó prgramnak a hiánys, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell. A számla kibcsátójának a számlázó prgram lyan dkumentációjával kell rendelkeznie, amely biztsítja a prgram működésének ellenőrizhetőségét. A dkumentáció tartalmazza a prgram működésére, használatára vnatkzó részletes leírást, valamint a prgram készítője által a számla kibcsátójának címzett íráss nyilatkzatát arról, hgy az maradéktalanul megfelel a vnatkzó jgszabályi előírásknak. E dkumentációt a számla kibcsátásra kötelezettnek meg kell őriznie és adóhatósági ellenőrzéskr kérésre be kell mutatnia. 3. Egyebek Sem az Áfatv., sem a Számla r. nem tartalmaz lyan rendelkezést, mely alapján egy adózó kizárólag egy megjelenési frmában (papíralapn vagy elektrnikusan) állíthat ki számlát valamennyi partnere részére. Ebből következően az adózó párhuzamsan használhat két rendszert, vagyis lehetősége
van, hgy biznys partnereinek elektrnikus számlát állítsn ki, míg más partnereinek papíralapú számlát. Mivel sem az Áfatv., sem a Számla r. nem tartalmaz krlátzó szabályt a srszámtartmány, illetve az egy ügyleten belül kiállíttt számlák vegyes használatára vnatkzóan, ezért nincs jgszabályi akadálya annak, hgy a kiállíttt számláknál egy srszámtartmányn belül legyenek papíralapú és elektrnikusan kibcsáttt számlák. Ugyanakkr ez a megldás akkr alkalmazható, ha ugyanazn számlázóprgram alkalmas papíralapú, valamint elektrnikus számla előállítására. Két különböző számlázóprgram használata esetén egy srszámtartmány vegyes felhasználása nem értelmezhető. A PKI rendszerű elektrnikus útn kibcsáttt számláknál nincs akadálya a kötegelt aláírásnak, vagyis annak, hgy több elektrnikus számlát lássanak el egyszerre egy elektrnikus aláírással és időbélyegzővel, amennyiben az elektrnikus útn kibcsáttt számlákra vnatkzó alapelvek nem sérülnek (jelen közlemény I/1. pnt), illetve a számla adóigazgatási aznsításra alkalmas marad (jelen közlemény II/2. pnt). Megkérdőjelezhető az alapelveknek történő megfelelés pl. abban az esetben, ha a kötegelt aláíráshz kapcslódó időbélyegzőben szereplő időpnt és a számla kibcsátásának időpntja eltér. Az elektrnikus számla vevő felé történő tvábbítására nem tartalmaz rendelkezéseket a jgszabály, így arra bármilyen frmában lehetőség van (akár e-mail útján). Az elektrnikus aláírással és időbélyegzővel elláttt elektrnikus számlát tvábbi elektrnikus aláírással nem kell ellátni az e-mailes tvábbításnál. III. Az elektrnikus számlák megőrzése 1. Általáns rendelkezések Az Áfatv. 179. (1) bekezdése alapján minden személy, szervezet, aki (amely) az Áfatv.-ben szabályztt jgt gyakrl, illetőleg akire (amelyre) az Áfatv. kötelezettséget állapít meg, köteles az adómegállapítás hiánytalan és helyes vlta ellenőrizhetőségének érdekében az általa vagy nevében kibcsáttt kirat másdlati példányát, valamint a birtkában levő vagy egyéb módn rendelkezésére álló kirat eredeti példányát, vagy - ha azt e törvény nem zárja ki - eredeti példány hiányában annak hiteles máslatát legalább az adó megállapításáhz való jg elévüléséig megőrizni. A megőrzés egész időtartama alatt flyamatsan biztsítani kell az kirat és az abban fglalt adattartalm sértetlenségét, eredetiségének hitelességét és lvashatóságát. A jelenleg hatálys szabályk szerint az elektrnikus számlát és az összesítő dkumentumt a kiállítása szerinti eredeti frmában kell megőrizni. Ez azt jelenti, hgy - fő szabály szerint - az elektrnikus útn kibcsáttt számlákat nem lehet más frmátumban (pl. kinymtatva) megőrizni. Minden esetben a számla kibcsátáskri frmátuma igazlja az adófizetéssel összefüggő kötelezettségek és jgk meglétét. Az elektrnikus útn kibcsáttt számla megőrzésére kötelezett adóalany kötelessége, hgy gndskdjn az előírásknak megfelelő megőrzésről, az ezek megsértéséből eredő következmények őt terhelik. Ez aznban nem azt jelenti, hgy a megőrzést az adóalanynak minden esetben saját magának kell ellátnia, hanem e feladattal mást is megbízhat, ezt szlgáltatásként mástól is igénybe veheti. A Szt. 169. (5) bekezdése szerint az elektrnikus frmában kiállíttt biznylatt - az elektrnikus archiválásra vnatkzó külön jgszabály előírásainak figyelembevételével - elektrnikus frmában kell megőrizni, ly módn, hgy az alkalmaztt módszer biztsítsa a biznylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, flyamats lelvashatóságát, illetve kizárja az utólags módsítás lehetőségét. A Szt. 169. (2) bekezdése a könyvviteli elszámlást alátámasztó számviteli biznylatk megőrzési idejét legalább 8 évben határzza meg, amely megőrzési idő az elektrnikus frmában kiállíttt számlákra is érvényes. 2. Részletes szabályk A részletes szabálykat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza. A rendelet meghatárzza azkat az alapvető követelményeket, amelyeket teljesíteni kell az elektrnikus útn kibcsáttt számlák megőrzése srán annak érdekében, hgy a számlák hitelessége, épsége és használhatósága megmaradjn a megőrzés teljes időtartama alatt. Eszerint a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig flyamatsan köteles biztsítani, hgy az elektrnikus dkumentumk megőrzése lyan módn történjen, amely kizárja az utólags módsítás lehetőségét, valamint védi az elektrnikus dkumentumkat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jgsulatlan hzzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles biztsítani, hgy az őrzött elektrnikus dkumentumk értelmezhetősége (lvashatósága) - a dkumentumk
megjeleníthetőségét lehetővé tevő szftver- és hardverkörnyezet biztsításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjn. A megőrzés srán annak figyelembevételével kell eljárni, hgy az elektrnikus útn kibcsáttt számla készült-e. a) elektrnikus aláírással és időbélyegzővel elláttt elektrnikus adat frmájában (PKI), vagy b) EDI rendszer alkalmazásával Ad a) Ha elektrnikus aláírással és időbélyegzővel elláttt elektrnikus számlát kell megőrizni, hárm lehetőség áll a megőrzésre kötelezett előtt: 1. Az Eat. szerinti archiválási szlgáltatót bíz meg a megőrzés ellátásával. Az archiválási szlgáltatók működését az Eat. és annak végrehajtási rendeletei részletesen szabályzzák, a Nemzeti Hírközlési Hatóság rendszeresen ellenőrzi a működésük megfelelőségét. 2. Saját maga őrzi a számlákat. 3. A megőrzés ellátásával mást nem az Eat. szerinti archiválási szlgáltatót bíz meg. Ez esetben a megőrzésre kötelezett és a szlgáltató szerződésben rendezik, hgy a szlgáltató milyen szlgáltatáskat nyújt és milyen felelősséget vállal a megőrzés megfelelőségéért. A 2. és 3. esetben a megőrzést végző feladata, hgy ellenőrizze a számlán lévő elektrnikus aláírás és időbélyegző érvényességét. Ezen túlmenően, ha a megőrzési kötelezettség időtartama hsszabb, mint az elektrnikus aláírás elhelyezésétől számíttt 11 év, a megőrzésre kötelezett aa) gndskdik az elektrnikus aláírás hsszú távú érvényesítéséhez szükséges infrmációk (az érvényességi lánc) beszerzéséről és megőrzéséről; ab) az Eat. szerinti minősített szlgáltató által kibcsáttt időbélyegzőt helyeztet el az érvényességi láncn; ac) az ab) pntban meghatárztt időbélyegzést megismétli akkr, ha az ab) pnt szerint krábban elhelyezett időbélyegző kriptgráfiai algritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztnságs. Ha több elektrnikus útn kibcsáttt számlán helyeztek el egy elektrnikus aláírást és időbélyegzőt, akkr ezeket a számlákat a megőrzés srán együtt kell kezelni. Az elektrnikus útn kibcsáttt számla archiválását tehát vagy a kibcsátó, vagy az általa megbíztt (archiválási) szlgáltató is elláthatja. Archiválási szlgáltatást általában a hitelesítés szlgáltatók látnak el. A hitelesítés szlgáltatók névsrát a Nemzeti Hírközlési Hatóság hnlapján lehet megtekinteni (http://www.nhh.hu) az Elektrnikus aláírás menüpntn belül az Elektrnikus aláírással kapcslats nyilvántartásk alpntban. Ad b) A 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet melléklete szerinti ajánltt tartalmmal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján EDI rendszer alkalmazásával létrehztt elektrnikus útn kibcsáttt számla esetében a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek lyan EDI rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely kielégíti az általáns megőrzési követelményeket, valamint biztsítja az elektrnikus útn kibcsáttt számla megőrzését mind a kibcsátó, mind a befgadó ldalán. EDI rendszer alkalmazásával létrehztt elektrnikus útn kibcsáttt számla esetében az utólags módsítás lehetőségének kizárása biztsítható a számlán az Eat. szerinti minősített szlgáltató által kibcsáttt időbélyegző elhelyezésével is. Ha több, EDI rendszer alkalmazásával létrehztt elektrnikus útn kibcsáttt számlán helyeznek el egyetlen, az Eat. szerinti minősített szlgáltató által kibcsáttt időbélyegzőt, akkr ezeket a számlákat a tvábbiakban együtt kell kezelni. 3. Számlamáslatk Az elektrnikus számlák esetén az elektrnikus máslat fgalma nem értelmezhető, mivel a kiállíttt elektrnikus számlát (melyen elektrnikus aláírást és időbélyegzőt helyeztek el) bármennyi példányban lehet többszörözni, az tvábbra is eredeti marad. A lényeg, hgy az így többszörözött elektrnikus számla az Áfatv. 175. (1) bekezdés szerinti adattartalm sértetlenségét és eredetiség hitelességét biznyítsa. Az Eat. 4. (3) bekezdése alapján a fkztt biztnságú, illetve minősített elektrnikus aláírással elláttt elektrnikusan aláírt elektrnikus dkumentum kinymtattt váltzatáhz nem fűződnek az ugyanezen dkumentum elektrnikus váltzatának biznyító ereje tekintetében előírt szabályk. Ebből következően az elektrnikus számlák vnatkzásában kizárólag az elektrnikus frmában (elektrnikus aláírással és időbélyegzővel) megőrzött számlák tekinthetők adóigazgatási aznsításra alkalmasnak, vagyis adólevnási jg csak ilyen frmában meglévő elektrnikus számlák birtkában gyakrlható. IV. Az elektrnikus számlák kntírzása
Az Szt. 167. -ának (1) bekezdése tartalmazza a biznylatk kötelező alaki és tartalmi kellékeit. Ezen belül a h) és az i) pnt fgalmazza meg a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkzás, valamint a könyvviteli nyilvántartáskban történt rögzítés igazlásának követelményét. Ezen követelmények szerepe, hgy visszakereshetővé, könnyen ellenőrizhetővé tegyék a biznylatk és a számviteli nyilvántartásk közötti kapcslatt. A követelményeknek külső biznylat esetén a biznylat kiállítója, és a biznylat könyvelését végző, befgadó gazdálkdó is meg kell, hgy megfeleljen, mindegyik a saját nyilvántartás rendszere tekintetében. Az elektrnikus frmában kiállíttt biznylatk tekintetében a számlát a kiállító az Szt. 167. (1) bekezdésének h) és i) pntjában fglalt infrmációk nélkül elektrnikusan hitelesíti. A befgadóra vnatkzó, hivatkztt infrmációkat a kiállító nem is tudja a biznylatn feltüntetni, hiszen azk csak a befgadónál állnak rendelkezésre. A befgadónak ezt követően a papíralapú számlákhz hasnlóan kell biztsítania az Szt. 167. (1) bekezdés h) és i) pntban fglaltak teljesítését. Természetesen a kiállítónak is szükséges ezeket a hivatkztt infrmációkat rögzítenie a saját nyilvántartási rendszerében. Az ennek történő megfelelés érdekében a számla kiállítójának és a számla befgadójának is lehetősége van a könyvelésre vnatkzó infrmációkat egy csatlt "mellékleten", azaz az eredeti számláhz külön csatlva, elektrnikus frmában szerepeltetni abban az esetben, ha ez a csatlás egyértelmű hzzárendeléssel, elválaszthatatlan módn, az utólags módsítás lehetőségét kizárva történik. A csatlt "melléklet" csatlásának részletes technikai kérdéseit (azn belül is kiemelten a hitelesség és a felelősség kérdését) a gazdálkdónak kell szabályznia a belső működési rendjében. A Szt. 167. (7) bekezdésében előírt követelmények teljesíthetők elektrnikus könyvelési rendszer alkalmazásával is, amennyiben a biznylat hzzárendelése a könyveléshez a biznylat srszáma (aznsítója) alapján visszakereshető módn, a könyvelésben történt rögzítés időpntját megőrizve és az utólags módsítás lehetőségét kizárva történik. Ezen túlmenően megfelelő lehet pl. egy iktatóprgram, mely a számlákhz iktatószámt rendel, egyúttal ehhez az iktatószámhz kapcslódik a könyvelési infrmáció. Az iktatószám alapján tehát mind a számla, mind a könyvelési infrmáció megismerhető, azk egyértelműen egymáshz rendelhetők, elválaszthatatlank. Gndskdni kell ugyanakkr az utólags módsítás kizárásáról. A számlabefgadó a leírtakn túlmenően más módszert is alkalmazhat, amennyiben az egyértelmű hzzárendelés, az elválaszthatatlanság biztsítható, valamint az utólags módsítás lehetősége kizárható ezzel. V. Az elektrnikus számlázás srán az adóhatóság által elfgadtt fájlfrmátumk Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 95. (3) bekezdése alapján (figyelemmel az Eszr. 3. -ára is) az adózó az iratkat és az adózással összefüggő, elektrnikus adathrdzón tárlt adatkat (ide értve az elektrnikus útn kibcsáttt számlát is) felhívásra az adóhatóság által közzétett frmátumban rendelkezésre bcsátja. Az elektrnikus útn kibcsáttt számlákra vnatkzóan az állami adóhatóság által elfgadtt fájlfrmátumk a következők:.txt frmátum (text fájl) bármilyen más lyan ún. print fájl frmátum, mely nem frmáztt szöveget, illetve karaktereket tartalmaz, tvábbá nem találhatók a fájlban - a sremelésen és az ldalkezdet jelzésén kívül - utasításk, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinymtattt adatknak (a fájlban szereplő karakterek srzata, tulajdnsága a papírra történő kinymtatással sem váltzik),.csv fájlfrmátum,.dbf fájlfrmátum,.mdb fájlfrmátum,.xls (Excel) fájlfrmátum,.xml fájlfrmátum. Az.xml fájlfrmátum definícióit a közlemény 3. számú melléklete tartalmazza. Az előzőekben részletezett fájlfrmátumkban az elektrnikus számlákat kérésre adathrdzón (flppyn, CD vagy DVD lemezen, USB csatlakzású adattárló eszközön) kell az adózónak az adóhatóság rendelkezésére bcsátania. Fnts kiemelni, hgy az említett fájlfrmátumk ellenőrzési frmátumk, vagyis az adózó bármilyen frmátumban kibcsáthatja elektrnikus útn a számlát (akár pl..pdf frmátumban is), aznban az adóhatósági ellenőrzéskr az előzőekben említett frmátumban kell az adóhatóságnak átadnia azkat. Szükséges megjegyezni ugyanakkr, hgy kérésre a fájlk adatszerkezetét is rendelkezésre kell bcsátani, mivel a fájlfrmátumkn belül is lehetnek eltérések, melyek az ellenőrzés leflytatását nehezítik. VI. Az elektrnikus számlázás ellenőrzése
1. Az adózó kötelezettségei A Számla r. 1/H. (1) bekezdése szerint az elektrnikus útn kibcsáttt, illetőleg az ilyen alapn rendelkezésre álló számla helyszíni ellenőrzése srán az adóhatóság részére a) biztsítani kell a számla lvashatóságáhz szükséges technikai eszközöket, b) rendelkezésre kell bcsátani az a) pntban említett eszközök használatára vnatkzó dkumentációt, tvábbá c) meg kell adni az a) pntban említett eszközök használatáhz szükséges felvilágsítást. Az adóhatóság jgsult a számla kiállításának flyamatát úgy is ellenőrizni, hgy felügyelete alatt a számla kiállítója - próbajelleggel - állít ki számlát. Az Eszr. 3. -a alapján az elektrnikus útn kibcsáttt és/vagy ilyen alapn rendelkezésre álló számla esetében az Art. 47. -ának (2) bekezdésében előírt bemutatási kötelezettségnek a számla kibcsátásakr érvényben levő - az állami adóhatóság által közleményben közzétett - frmátumnak megfelelő adatk átadásával kell eleget tenni. 2. Az ellenőrzés kiemelt szempntjai Az APEH az elektrnikus számlázás ellenőrzése srán az alábbi területekre frdít kiemelt figyelmet: A számlák kötelező tartalmi elemeinek megléte, A vevővel, megrendelővel kötött előzetes írásbeli szerződés, valamint annak tartalma, Az elektrnikus számlázás zárt és biztnságs működését biztsító belső szabályzás vizsgálata, Az elektrnikus számlázási rendszer és a könyvelési rendszer kapcslatának ellenőrzése, PKI rendszerű elektrnikus számlázás esetén a megfelelő elektrnikus aláírás és az időbélyegző megléte, EDI rendszer alkalmazásával kibcsáttt számlák esetén a papír alapú összesítő dkumentum vizsgálata, Véletlenszerűen és célzttan kiválaszttt számlák szúrópróbaszerű ellenőrzése. Az elektrnikus számlázást alkalmazó cégek adóellenőrzése srán az APEH fő szabály szerint a krábbi ellenőrzési gyakrlatt követi, az alábbi kiegészítésekkel: A helyszíni ellenőrzés srán a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztsítani az elektrnikus számlák ellenőrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatáhz szükséges dkumentációt, felvilágsítást, Az adózó köteles az elektrnikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatárztt csprtsításban és az adóhatóság által közzétett frmátumban is rendelkezésre bcsátani a kért adatkat, EDI rendszer alkalmazásával kibcsáttt számlák esetén az adózó köteles az elektrnikus számlákról havnta kiállítandó, papír alapú összesítő dkumentumkat az ellenőrzés részére átadni, Az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek elektrnikus számlákra vnatkzó mellékletei gépi adathrdzón - várhatóan flppyn vagy CD-n - kerülnek csatlásra. Az elektrnikus számlák meghatárztt csprtsításban történő bekérése és vizsgálata srán az APEH fő szabály szerint - hasnlóan a papír alapú számlázást alkalmazó cégek vizsgálatáhz - elsődlegesen a kapcslódó infrmatikai rendszerből (pl. könyvelési, raktárkészlet nyilvántartó, stb.) származó adatkat vnja ellenőrzés alá. Amennyiben aznban az elektrnikus számlák hitelességével, valóságtartalmával kapcslatsan kétely merül fel, úgy az adóhatóság az eredeti, archivált elektrnikus számlák állmányát is bekérheti. Ez esetben az adózónak kérésre az adóhatóság rendelkezésére kell bcsátania az eredeti frmátumú számlákat tartalmazó adatbázist is. A fájlkban lévő titksíttt adattartalm esetén a vizsgálat részére biztsítani kell a dekódlt adatkat, amennyiben azk beflyáslják az adózás ellenőrizhetőségét. Az állami adóhatóság az elektrnikus útn kibcsáttt számlákat az Art.-ban szabályztt ellenőrzési típusk egyikének alkalmazása srán vizsgálhatja. Nincs jgszabályi lehetőség arra, hgy kizárólag az elektrnikus számlázással összefüggő technikai megldáskat ellenőrizzen az adóhatóság tényleges adóellenőrzés nélkül. VII. Záró rendelkezés Az Adó és Ellenőrzési Értesítő 2005. augusztus 22-i számában megjelent elektrnikus számlákról szóló APEH közlemény rendelkezései helyett jelen közlemény szabályait kell alkalmazni. http://www.nav.gv.hu/magyar_ldalak/nav/ad/afa080101_hatalys/elektrnikus_szamla.html?qu ery=e-sz%25c3%25a1mla