SZEGEDI MŰSZAKI ÉS KÖRNYEZETVÉDELMI KÖZÉPISKOLA ÉS SZAKKÉPZŐ ISKOLA. SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT II. számú melléklete ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 SZEGEDI MŰSZAKI ÉS KÖRNYEZETVÉDELMI KÖZÉPISKOLA ÉS SZAKKÉPZŐ ISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZAT II. számú melléklete ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 2009

2 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Az Adatkezelési Szabályzat törvényi háttere és célja és hatálya 1.1. Adatkezelési szabályzatunk az alábbi jgszabályk alapján készült: A személyes adatk védelméről és a közérdekű adatk nyilvánsságáról szóló évi LXIII. törvény (a tvábbiakban Adatvédelmi törvény ) A Közktatásról szóló évi LXXIX. törvény Az adatkezelési szabályzat legfntsabb céljai az alábbiak: a személyes adatk védelméről és a közérdekű adatk nyilvánsságáról szóló évi LXIII. Törvény végrehajtásának biztsítása, az intézményi adatkezelés és adatfeldlgzás szabályainak rögzítése, azn személyes és különleges adatk körének megismertetése az intézménnyel jgvisznyban állókkal, amelyeket az iskla tanulóiról, közalkalmazttairól az intézmény nyilvántart, az adattvábbításra meghatalmaztt alkalmazttak körének rögzítése, az adatk tvábbítási szabályainak rögzítése, a nyilvántarttt adatk helyesbítési, törlési rendjének meghatárzása, az adatnyilvántartásban érintett személyek jgai és érvényesítésük rendjének közlése Az adatkezelési szabályzat elfgadása, jóváhagyása, megtekintése A Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla működésére vnatkzó adatkezelési szabályzatt az iratkezelési szabályzathz kapcslódóan az intézmény főigazgatója adta ki. Jelen adatkezelési szabályzatt a tanulók, szüleik megtekinthetik a tagisklák könyvtárában a könyvtár nyitva tartása alatt. Tartalmáról és előírásairól a tanulókat és szüleiket szervezett frmában tájékztatni kell, egyéb esetekben a főigazgató, helyettesei, illtve a adnak felvilágsítást Az adatkezelési szabályzat személyi és időbeli hatálya Az adatkezelési szabályzat betartása az intézmény főigazgatójára, valamennyi közalkalmazttjára és a tanulójára nézve kötelező érvényű. Adatkezelési szabályzatunkat, a kiadást követő dátummal létesített közalkalmaztti jgviszny esetén a közalkalmaztt köteles tudmásul venni. A tanulók adatai A tanulókról nyilvántarttt adatk körét a Közktatási törvény 2. számú mellékletének A közktatási intézményekben nyilvántarttt és kezelt személyes és különleges adatk fejezete rögzíti. Ezek az adatk kötelezően nyilvántartandóak az alábbiak szerint. 2

3 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A törvény alapján nyilvántarttt adatk A tanulók adatai tanuló neve, születési helye és ideje, államplgársága, állandó lakásának és tartózkdási helyének címe és telefnszáma, nem magyar államplgár esetén a Magyar Köztársaság területén való tartózkdás jgcíme és a tartózkdásra jgsító kirat megnevezése, száma A szülő adatai vezeték-és keresztneve, valamint az édesanya leánykri neve, állandó lakásának és tartózkdási helyének címe, telefnszáma. A tanulói jgvisznnyal kapcslats adatk A Tanulói jgvisznnyal kapcslats adatk közül különös figyelemmel nyilvántartandóak a felvételivel kapcslats adatk, a tanuló magatartásának, szrgalmának, a tanuló tudásának értékelésére és minősítésére vnatkzó adatk és vizsgaadatk, a tanulói fegyelmi-és kártérítési ügyekkel kapcslats adatk, a sajáts nevelési igényre vnatkzó adatk, beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő gyermek esetén a tanuló rendellenességére vnatkzó adatk, a tanuló- és gyermekbalesetre vnatkzó adatk, a tanuló diákigazlványának srszáma, a tanuló aznsító száma, a többi adatt az érintett hzzájárulásával lehet nyilvántartani. A tanulók személyi adatainak vezetése A tanulók személyi adatainak védelme A tanulók személyi adatainak kezelői kizárólag az alábbiak lehetnek a főigazgató és helyettesei a tagintézmény igazgatója az igazgatóhelyettesek a tagintézmény gazdasági ügyintézője (munkaköri leírásuk alapján besztttai) az isklatitkár. Az adatkat védeni kell különösen a jgsulatlan hzzáférés, megváltztatás, tvábbítás, nyilvánsságra hzatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatk tvábbítása hálózatn vagy egyéb infrmatikai eszköz útján történik, a személyes adatk technikai védelmének biztsítása érdekében az adatkezelőnek és az adat tvábbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie. 3

4 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A tanulók személyi adatainak vezetése és tárlása A tanulói jgviszny létesítésekr a tagintézmény vezetője gndskdik a tanulók személyi adatainak összeállításáról, és azt a vnatkzó jgszabályk, és jelen szabályzat szerint kezeli. A személyi adatkat sztálynként csprtsítva az alábbi nyilvántartáskban kell őrizni: összesített tanulói nyilvántartás (elektrnikus és nymtattt frmában) törzslapk biznyítványk beírási napló (évflyamnként) elektrnikus napló a diákigazlványk nyilvántartó dkumentuma. Az összesített tanulói nyilvántartás Célja az isklában tanuló diákk legfntsabb adatainak naprakész tárlása a szükséges adatk biztsítása, igazlásk kiállítása, tanügy-igazgatási feladatk flyamats ellátása céljából. Az összesített tanulói nyilvántartás a következő adatkat tartalmazhatja: elektrnikus váltzat: a tanuló neve, sztálya, születési helye és ideje, anyja neve, nymtattt váltzat: a tanuló neve, sztálya, gyakrlati képzőhelye, beírási száma A nyilvántartást a tagintézmény igazgatója utasításait követve az isklatitkár és az adminisztrátr vezeti. A tanulói nyilvántartás minden év szeptember 1-jéig első alkalmmal papír alapn készül, majd a tvábbiakban számítógépes módszerrel vezethető. A beírást követően rögzíteni kell a tanulói adatkat az elektrnikus nyilvántartásban is. A számítógéppel vezetett tanulói nyilvántartás flyamatsan pnts és teljes vezetéséért az isklatitkár felelős. Tárlásának módjával biztsítani kell, hgy az adatkhz illetéktelen személy ne férhessen hzzá. A tanuló és szülője a tanuló adataiban bekövetkező váltzáskról 8 napn belül köteles tájékztatni az sztályfőnököt, aki 8 napn belül köteles intézkedni az adatk átvezetéséről. Az adatk tvábbítása Valamennyi adat tvábbítható fenntartó: önkrmányzat és a végrehajtó ktatási testület, bíróság, rendőrség, ügyészség, nemzetbiztnsági szlgálat részére valamennyi adat, ktatási minisztérium: statisztikai és tudmánys célú adatk. A pedagógiai szakszlgálat intézményeinek, valamint másik nevelési-ktatási intézménynek tvábbítható adatk sajáts nevelési igényre, a beilleszkedési zavarra, tanulási nehézségre, magatartási rendellenességre vnatkzó adatk mindkét irányban da-vissza tvábbíthatóak. 4

5 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Egyéb esetekben tvábbítható adatk Az érintett sztályn belül, a nevelőtestületen belül, a szülőnek, a vizsgabizttságnak, a gyakrlati képzés szervezőjének, a tanulószerződés kötőjének, illetve, ha az értékelés nem az isklában történik az isklának, isklaváltás esetén az új isklának, a szakmai ellenőrzés végzőjének, a magatartás, a szrgalm, és a tudás értékelésével kapcslats adatk tvábbíthatóak. A diákigazlvány - jgszabályban meghatárztt - kezelője részére a diákigazlvány kiállításáhz szükséges valamennyi adat tvábbítható. Más intézmények felé az érintett iskláhz, az érintett kllégiumhz, felsőktatási intézménybe történő felvétellel kapcslatsan az érintett felsőktatási intézményhez tvábbíthatók az adatk. Az egészségügyi, iskla-egészségügyi feladatt ellátó intézmény részére a gyermek, tanuló egészségügyi állaptának megállapítása céljából tvábbítható adat. A családvédelemmel fglalkzó intézmények, szervezetek, a gyermek- és ifjúságvédelemmel fglalkzó szervezetek, intézmények részére a gyermek, tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából tvábbíthatók az adatk. Az állami vizsgák alapján kiadtt biznyítványkat nyilvántartó szervezet részére a biznyítványk nyilvántartása céljából Adatk nyilvántartásáról nevelési-ktatási intézmény nyilvántartja Az intézmény nyilvántartja azkat az adatkat, amelyek a jgszabálykban biztsíttt kedvezményekre való igényjgsultság (pl. ingyenes tankönyv-ellátás, tanulók 50%-s étkezési kedvezménye, stb.) elbírálásáhz és igazlásáhz szükségesek. E célból azk az adatk kezelhetők, amelyekből megállapítható a jgsult személye és a kedvezményre való jgsultsága. Az isklában csak lyan személyes adatk tarthatók nyilván, amelyekre a Közktatásról szóló törvény felhatalmazást ad A tanulók adatainak védelméről Alapfgalmak Az adatkezelés személyi, időbeli és térbeli hatálya Az adatkezelés és az adatvédelem a pedagóguskkal és a nevelő ktató munkát közvetlenül segítő közalkalmazttakkal kapcslats titktartási kötelezettség azkra a tényekre, adatkra és infrmációkra vnatkzik, melyekhez hivatásuk gyakrlása srán jutttak, függetlenül attól, hgy annak nyilvántartására, kezelésére a közktatásról szóló törvény felhatalmazást ad vagy sem. 5

6 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A közktatásról szóló törvény rendelkezései alapján a tanuló az iskla felügyelete alatt áll. A felügyeleten érteni kell A tanuló testi épségének megóvásáról és erkölcsi védelméről történő gndskdást az isklába történő belépéstől a nevelési-ktatási intézmény jgszerű elhagyásáig történő időben, a nevelési illetve a pedagógiai prgram részeként tarttt kötelező, az isklán kívül tarttt fglalkzásk, prgramk ideje alatt. A felügyelet a pedagógus munkaköri kötelessége. Titktartási kötelezettség A titktartási kötelezettség alá esők köre A pedagógust, a nevelő és ktató munkát közvetlenül segítő közalkalmazttat titktartási kötelezettség terheli a gyermekkel, a tanulóval, munkahelyével és családjával kapcslats minden lyan tényt, adatt, infrmációt illetően, amelyről hivatásának ellátása srán szerzett tudmást. E kötelezettség a fglalkztatási jgviszny megszűnte után, határidő nélkül fennmarad. A titktartási kötelezettség frmái Abszlút titktartási kötelezettség áll fenn minden lyan személlyel, szervezettel szemben, akinek részére a Közktatásról szóló törvény rendelkezései szerint nem tvábbítható adat. Kivéve, ha az érintett íráss hzzájárulását adja. (Pl.: kereskedelmi célból nem adható ki adat.) Relatív titktartási kötelezettség áll fenn akkr, ha az adat tvábbítására a közktatásról szóló törvény meghatárztt célból felhatalmazást ad. Ilyenkr a törvényben meghatárztt adat a törvényben meghatárztt célból tvábbítható. A titktartási kötelezettség kiterjed minden adatra, tényre, infrmációra, illetve azkra is, akik részt vesznek a nevelőtestületi ülésen. A titktartási kötelezettség alól kivételt élvező esetek Írásbeli felmentés alapján A titktartási kötelezettség nem vnatkzik arra az esetre, ha alóla a szülővel történő közlés tekintetében a tanuló máskkal történő közlés tekintetében a tanuló és a szülő közösen, mindkét esetben írásban felmentést adtt. Nevelőtestület tagjai között Nem terjed ki a titktartási kötelezettség a nevelőtestületi értekezletre, a nevelőtestület tagjainak egymásközti, a tanuló érdekében végzett megbeszélésre. Törvényben meghatárztt esetekben Titktartási kötelezettség nem terjed ki azkra az adatkra, amelyek a Közktatási törvény alapján kezelhetők és tvábbíthatók. Szülővel és törvényes képviselővel szemben A jgszabályban meghatárztt esetekben nem terheli titktartási kötelezettség a pedagógust. 6

7 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Tanulók személyes adatai kiadhatók Az adatk tvábbíthatók pedagógiai célból, pedagógiai célú habilitációs és rehabilitációs feladatk ellátása céljából, gyermek- és ifjúságvédelmi célból, iskla-egészségügyi célból, a törvényben meghatárztt nyilvántartásk vezetése céljából már flyamatban levő büntetőeljárásban, szabálysértési eljárásban a büntethetőség és felelősségre vnás mértékének megállapítása céljából a célnak megfelelő mértékben, célhz kötötten. Kedvezményekre való jgsultság elbírálásáhz az igazlás adatait is nyilván kell tartani, melyből megállapítható a jgsult személye és a kedvezményre való jgsultsága. Nem kell a jgsult beleegyezését kérni a szükséges adatk tvábbításáhz a gyermekvédelemről és a gyámügyi igazgatásról szóló törvény 17. -ára tekintettel, a pedagógus, az ktató munkát segítő alkalmaztt az igazgató és a meghatalmazás keretei között az általa meghatalmaztt vezető útján köteles az illetékes gyermekjóléti szlgálatt haladéktalanul értesíteni, ha megítélése szerint a kiskrú (18 év alatti) tanuló más, vagy saját magatartása miatt súlys veszélyhelyzetbe kerülhet, vagy kerül. Önkéntes adatszlgáltatás Ebben az esetben a tanulót, kiskrú tanuló esetén a szülőt is tájékztatni kell arról, hgy az adatszlgáltatásban való részvétel nem kötelező. Kiskrú tanulónak az önkéntes adatszlgáltatásban történő bevnásakr be kell szerezni a szülő íráss engedélyét. Adatk statisztikai célú felhasználása A Közktatási törvény 2. sz. mellékletében felsrlt adatk statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai felhasználás céljára személyaznsításra alkalmatlan módn átadhatók. Osztályfőnökök által kezelhető adatk a szülő felé Tájékztatási kötelezettsége van az sztályfőnöknek tanuló magatartásával, szrgalmával, tanulmányi munkájával, tudásának értékelésével, minősítésével, a vizsgákkal, fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcslats adatk tekintetében, valamint a szülőket érintő kérdések esetén. 7

8 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Figyelmeztetési kötelezettsége van az sztályfőnöknek, ha a tanuló jgának megóvása, vagy fejlődésének elősegítése érdekében intézkedést tart szükségesnek a lehetőségekről, amelyekkel az iskla segítséget tud nyújtani a gyermek eredményes felkészüléséhez. Tehát nem terheli titktartási kötelezettség a pedagógust a szülő irányában. Szaktanár, szakktató, gyakrlati ktató Csak a tantárgyát és ktató nevelő munkáját érintő ügyekben frdulhat a szülőhöz. Adatk közlésének frmái a szülő (gndviselő) számára történhet Írásban írásban, személyes beszélgetéssel, telefn segítségével. ellenőrző felhasználásával, levélben (hagymánys, ajánltt, tértivevényes) felhasználásával, ha erre a szülő íráss engedélyt adtt. Íráss megkeresés esetén ügyelni kell minden esetben a félreérthetőség elkerülése érdekében a megfgalmazáskra. A személyes megbeszélést kell előnyben részesíteni. Telefnn, SMS-ben, ben Csak rövid infrmációcsere törtéhet. Telefnbeszélgetés csak arra krlátzódhat, hgy mikr és hl lehet a tanulóval kapcslats kérdést megbeszélni. Tanulói jgvisznyt nem érintő adatk Titktartási kötelezettség tanulói jgvisznyt nem érintő kérdésekben Titktartási kötelezettség fennáll minden lyan adat és tény tekintetében amely nem tartzik a tanulói jgviszny teljesítésével kapcslats adatk körébe. Pl.: ha a tanuló bizalmas beszélgetés srán tájékztatja a pedagógust, hgy isklán kívül alkhlt ivtt. Esetleg kipróbálta a kábítószert. Mentelmi jg titktartási kötelezettség alól tanulói jgvisznyt nem érintő kérdésekben Bizalmas, a tanulói jgvisznnyal összefüggésbe nem hzható adatk tekintetében tehát a pedagógust titktartási kötelezettség terheli, amely alól csak az érintett tanuló írásbeli felhatalmazása adhat felmentést. Bizalmas az az infrmáció is, melyet a tanuló saját családjával kapcslatban közölhet. Természetesen, ha ilyen az isklában történik (dhányzik, iszik, kábítószerezik), akkr megszegi a tanulói jgvisznnyal kapcslats kötelezettségeit, ezért fegyelmező intézkedésben részesülhet. Adattvábbítás rendje - Adattvábbításra jgsult személyek Az isklai adatk tvábbítására az intézmény vezetője, a főigazgató-helyettesek, saját tanulóik esetében a tagintézményvezető igazgatók és helyetteseik, és a meghatalmazás keretei között az általuk kijelölt alkalmaztt jgsult. 8

9 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A tagintézményvezető igazgatók felelősek a tanulók 2. pntban meghatárztt adatainak kezelésének és tvábbításának rendszeres ellenőrzéséért Isklatitkár: tanulók adatainak kezelése a , a 2.1.2, pnt, illetve a pnt (7)- (8). bekezdése szerint Gyermek- és ifjúságvédelmi felelős: a pntban szereplő adattvábbítás Munkavédelmi felelős: a pnt 6. bekezdésében meghatárztt nyilvántartás vezetése és az adatk jgszabályban előírt tvábbítása Az érettségi vizsgabizttság jegyzője: A pntban meghatárzttak közül a magatartás, szrgalm és tudás értékelésével kapcslats adatk tvábbítása az érintett sztályn belül, a nevelőtestületen belül, adattvábbítás a vizsgabizttság számára Az isklai és tagisklai weblap szerkesztésével megbíztt személy: beszerzi a hzzájárulást a hnlapra kerülő lyan pedagógusktól, diákktól és szülőktől, akikről a weblapn személyes adatkat tartalmazó infrmációk jelennek meg, beszerzi a hzzájárulást a hnlapra kerülő lyan pedagógusktól és diákktól, akikről kiemelten a személyüket ábrázló fénykép jelenik meg a hnlapn (a csprtképeken szereplő személyektől hzzájárulást kérni nem szükséges), a fentiekben említett hzzájárulás általában szóbeli, kritikus esetekben íráss. A kívülről érkező megkeresések vezetői mérlegelésére, és íráss döntésre van szükség annak elbírálásáhz, hgy az adtt adat tvábbítható-e, vagy sem, illetőleg, hgy az adtt adat tvábbításáhz, közléséhez szükséges-e az érintett beleegyezése vagy sem (írásban). Az alkalmazttak nyilvántarttt és kezelt adatai Az isklai alkalmazttak személyes adatait a fglalkzással, juttatáskkal, kedvezményekkel, kötelezettségek megállapításával és teljesítésével, államplgári jgk és kötelezettségek teljesítésével kapcslatsan, nemzetbiztnsági kkból, a Közktatási törvényben meghatárztt nyilvántartásk kezelése céljából, a célnak megfelelő mértékben, célhz kötötten kezelhetők. A közktatási törvény mellett más jgszabályk is tartalmaznak adatkezeléssel kapcslats előíráskat Ezek: adójgszabályk, társadalmbiztsítási jgszabályk. Az intézménynek ezeket az előíráskat is be kell tartani. 9

10 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A Közktatási törvény alapján nyilvántarttt alkalmaztti adatk: név, születési hely és idő, államplgárság; állandó lakcím és tartózkdási hely, telefnszám; munkavisznyra, közalkalmaztti jgvisznyra vnatkzó adatk, így különösen º isklai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazlása, º munkában töltött idő, közalkalmaztti jgvisznyba beszámítható idő, besrlással kapcslats adatk, º alkalmaztt által kaptt kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, º munkakör, munkakörbe nem tartzó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló tvábbi jgviszny, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés, º munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, tvábbá az azkat terhelő tartzás és annak jgsultja, º szabadság, kiadtt szabadság, º alkalmaztt részére történő kifizetések és azk jgcímei, º az alkalmaztt részére adtt juttatásk és azk jgcímei, º az alkalmaztt munkáltatóval szemben fennálló tartzásai, azk jgcímei, º a többi adat az érintett hzzájárulásával. A törvény által kötelezően kezelendő adatkn kívül az intézmény az illetmények átutalása céljából kezeli a közalkalmazttak bankszámlájának számát. Az adatk tvábbításának rendje A pedagógusk adatainak tvábbítása Az intézmény pedagógusainak a 4.3. fejezet szerint nyilvántarttt adatai tvábbíthatók a fenntartónak, a kifizetőhelynek, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, helyi önkrmányzatnak, államigazgatási szervnek, a munkavégzésre vnatkzó rendelkezések ellenőrzésére jgsultaknak, a nemzetbiztnsági szlgálatnak Az adatkezeléssel fglalkzó alkalmazttak körének meghatalmazása A nem szabályztt területeken az adatkezeléssel kapcslats feladatkat az intézmény főigazgatója illetve a tagintézmények tekintetében a tagisklák igazgatói személyesen vagy utasítási jgkörét alkalmazva saját felelősségével látja el. A főigazgató felelős az alkalmazttak 4. pntban meghatárztt adatainak kezelésének és tvábbításának rendszeres ellenőrzéséért. Gazdasági csprtvezető: besztttjainak az érvényes munkaköri leírásk szerint feladatait tvábbadhatja, az adatkezelői feladatkörért aznban személyes felelősséggel tartzik az alábbi körben: a 4.3. pnt (3) bekezdése szerint munkavisznyra, közalkalmaztti jgvisznyra vnatkzó összes adat kezelése, a 4.3. pntban felsrlt adatk tvábbítása a pntban felsrlt esetekben, kezeli a közalkalmazttak bankszámlájának számát. 10

11 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A munkaügyi előadók felelősek: a pedagógusk és alkalmazttak adatainak kezelése a 4.1., és a 4.2. pnt szerint, a pedagógusk és alkalmazttak személyi anyagának kezelése, a pedagógusk erkölcsi biznyítványának nyilvántartása Az adatkezelés technikai lebnylítása Az adatkezelés általáns módszerei Az intézményünkben kezelt adatk nyilvántartási módja a következő lehet: nymtattt irat, elektrnikus adat, az iskla weblapján elhelyezett (elektrnikus) adat, fénykép. Az alkalmazttak személyi iratainak vezetése Személyi iratk Személyi irat minden bármilyen anyagn, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett adathrdzó, amely a közalkalmaztti jgviszny létesítésekr, fennállása alatt, megszűnésekr, illetve azt követően keletkezik és a közalkalmaztt személyével összefüggésben adatt, megállapítást tartalmaz. A személyi iratk köre az alábbi: a közalkalmaztt személyi anyaga, 1 a közalkalmaztt tájékztatásáról szóló irat, 2 a közalkalmaztti jgvisznnyal összefüggő egyéb iratk (pl. illetményszámfejtéssel kapcslats iratk), a közalkalmaztt bankszámlájának száma a közalkalmaztt saját kérelmére kiállíttt vagy önként átadtt adatkat tartalmazó iratk A személyi iratkra csak lyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: a közkirat vagy a közalkalmaztt írásbeli nyilatkzata, a munkáltatói jgkör gyakrlójának írásbeli rendelkezése, bíróság vagy más hatóság döntése, jgszabályi rendelkezés A személyi iratkba való betekintésre az alábbi személyek jgsultak: az intézmény vezetője és helyettesei, az intézmény vezető gazdasági ügyintézője és munkaköri leírásuk alapján besztttai, az isklatitkár mint az adatkezelés végrehajtója, a vnatkzó törvény szerint jgsult személyek (adóellenőr, TB-ellenőr, revizr, stb.), saját kérésére az érintett közalkalmaztt. 1 Személyi anyagn a Közalkalmazttak jgállásáról szóló évi XXXIII. tv. 5. számú melléklete szerint kötelezően vezetendő adatk körét értjük. 2 Lásd a Munka törvénykönyve 76. (6)-(7) bekezdése, valamint a 76/B. szakaszait 11

12 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A személyi iratk védelme A személyi iratk kezelői kizárólag az alábbi személyek lehetnek: az intézmény igazgatója az intézmény vezető gazdasági ügyintézője az adatk kezelését végző isklatitkár illetve gazdasági ügyintéző. A személyi iratkat és a személyi adatkat védeni kell különösen a jgsulatlan hzzáférés, megváltztatás, tvábbítás, nyilvánsságra hzatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen. Ha az adatk tvábbítása hálózatn vagy egyéb infrmatikai eszköz útján történik, a személyes adatk technikai védelmének biztsítása érdekében az adatkezelőnek és az adat tvábbítójának külön védelmi intézkedéseket (ellenőrzés, jelszavas védelem, az elküldés után a hálózatról való törlés, stb.) kell tennie A személyi anyag vezetése és tárlása A közalkalmaztti jgviszny létesítésekr az intézmény vezetője gndskdik a közalkalmaztt személyi anyagának összeállításáról, s azt a vnatkzó jgszabályk és jelen szabályzat szerint kezeli. A személyi anyagban az fejezetben felsrltakn kívül más anyag nem tárlható. A személyi anyagt tartalmuknak megfelelően csprtsítva, keletkezésük srrendjében, az e célra személyenként kialakíttt gyűjtőben zárt szekrényben kell őrizni. A személyi anyag részét az évi XXXIII. törvény 5. sz. mellékletében meghatárztt adatk képezik. Az adatkat elektrnikusan kell nyilvántartani, ki kell nymtatni a következő esetekben: a közalkalmaztti jgviszny első alkalmmal való létesítésekr, a közalkalmaztt áthelyezésekr, a közalkalmaztti jgviszny megszűnésekr ha a közalkalmaztt adatai lényeges mértékben megváltztak. A közalkalmaztt az adataiban bekövetkező váltzáskról 8 napn belül köteles tájékztatni a munkáltatói jgkör gyakrlóját, aki 8 napn belül köteles intézkedni az adatk átvezetéséről. A személyi anyag vezetéséért és rendszeres ellenőrzéséért az intézmény vezetője a felelős. Utasításai és az alkalmazttak munkaköri leírása alapján az anyag karbantartását a vezető gazdasági ügyintéző, a gazdasági ügyintéző és az isklatitkár végzik. Az adatnyilvántartásban érintett alkalmazttak, tanulók és szülők jgai és érvényesítésük rendje Az érintettek tájékztatása, kérelem az érintett adatainak módsítására Az adatkezelés által érintett személlyel az adat felvétele előtt közölni kell, hgy az adatszlgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszlgáltatás esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jgszabályt is. A közalkalmaztt, a tanuló vagy gndviselője tájékztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint kérheti személyi adatainak helyesbítését illetve kijavítását, amelyet az adatkezelő köteles teljesíteni. A közalkalmaztt, a tanuló illetve gndviselője jgsult 3 Lásd az Adatvédelmi törvény át. 12

13 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla megismerni, hgy az adatkezelés srán adatait kinek, milyen céljából és milyen terjedelemben tvábbíttták. A közalkalmaztt a közkirat, illetve a munkáltató döntése alapján bejegyzett adatk helyesbítését vagy törlését csak közkirat, illetve a munkáltató erre irányuló nyilatkzata vagy döntésének az illetékes szervek által történt megváltztatása alapján kérheti. Az érintett közalkalmaztt, tanuló illetve gndviselője kérésére az intézmény vezetője tájékztatást ad az intézmény által kezelt, illetőleg az általa megbíztt feldlgzó által feldlgztt adatairól, az adatkezelés céljáról, jgalapjáról, időtartamáról, az adatfeldlgzó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, tvábbá arról, hgy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatkat. Az intézmény igazgatója a kérelem benyújtásától számíttt 30 napn belül írásban, közérthető frmában köteles megadni a tájékztatást Az érintett személyek tiltakzási jga Az érintett tiltakzhat 4 személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adatk kezelése (tvábbítása) kizárólag az adatkezelő vagy az adatátvevő jgának vagy jgs érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha az adatkezelést törvény rendelte el; a személyes adat felhasználása vagy tvábbítása közvetlen üzletszerzés, közvélemény-kutatás vagy tudmánys kutatás céljára történik; a tiltakzás jgának gyakrlását egyébként törvény lehetővé teszi. Az intézmény főigazgatója - az adatkezelés egyidejű felfüggesztésével - a tiltakzást köteles a kérelem benyújtásától számíttt legrövidebb időn belül, de legfeljebb 15 nap alatt megvizsgálni, és annak eredményéről a kérelmezőt írásban tájékztatni. Amennyiben a tiltakzás indklt, az adatkezelő köteles az adatkezelést - beleértve a tvábbi adatfelvételt és adattvábbítást is - megszüntetni és az adatkat zárlni, valamint a tiltakzásról, illetőleg az annak alapján tett intézkedésekről értesíteni mindazkat, akik részére a tiltakzással érintett személyes adatt krábban tvábbíttta, és akik kötelesek intézkedni a tiltakzási jg érvényesítése érdekében. Amennyiben az érintett a meghztt döntéssel nem ért egyet, az ellen - annak közlésétől számíttt 30 napn belül az Adatvédelmi törvény szerint bírósághz frdulhat A bírósági jgérvényesítés lehetősége Ha az intézmény adatkezelési tevékenysége srán az érintett jgait megsérti, az érintett közalkalmaztt, tanuló vagy annak gndviselője az adatkezelő ellen bírósághz frdulhat 5. A bíróság az ügyben srn kívül jár el. Az elektrnikus napló rendszer Az adatbázisba az alábbi adatalanyk következő adatai kerülnek be: Az Intézménnyel közalkalmaztti vagy egyéb jgviszny alapján tanári, ktatói tevékenységet végző személyek 4 Lásd az Adatvédelmi törvény 16. (1) 5 Lásd az Adatvédelmi törvény 17.. * az érintett tanuló/szülő hzzájárulása alapján kerülhetnek be az adatbázisba 13

14 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Az Intézménnyel közalkalmaztti jgvisznyban álló azn személyek, akiknek feladatkörébe tartzik a Számítógépes Napló bármilyen frmájú használata, karbantartása. Az Intézménnyel tanulói jgvisznyban állók. Az adatbázisba a fentebb felsrlt adatalanyk következő adatai kerülhetnek be: Tanuló neve; Tanuló tanügyi aznsító száma; Isklatípus; Osztály / csprt; Születési hely; Születési idő; Államplgársága; Anyja neve; Anyja fglalkzása * ; Anyja telefnszáma * Lakóhely; Lakcím; Megye; Irányítószám; Apa / Gndviselő neve; Apa / Gndviselő fglalkzása *; Apa / Gndviselő telefnszáma*; Apa / Gndviselő értesítési címe; Beiratkzás dátuma; Diákigazlvány száma; Diákigazlvány kiadási dátuma;személyi igazlvány száma / külföldinél útlevélszám;tartózkdási kirat / külföldinél /;Társadalmbiztsítási Aznsító Jel;Adóaznsító; Beírási napló száma;tanuló előző isklája;tanult szakma;tanuló fényképe * ; Tanuló tantárgyai; Tanuló tantárgyak szerinti sztályzatai; Tanuló tantárgyak és dátum szerinti hiányzásai; Tanuló dicséretei, fegyelmi fkzatai Jelölt állaptk a tanuló-nyilvántartásban, közvetlen adatkat nem tartalmaz: Elvált szülők; Magántanuló; Vendégtanuló; Térítési díjat fizető; Tandíjat fizető; Jgvisznyt szüneteltet; Évismétlő; 3, v. több gyerekes család; Rendszeres gyermekvédelmi támgatás; Tartósan beteg; Állami gndztt; Veszélyeztetett; Mzgássérült; Beszédfgyatéks; Hallássérült; Diszlexia; Diszkalkulia; Diszgráfia A fenti felsrlásban nem szereplő adatk csak az érintett írásbeli hzzájárulása alapján kerülhetnek be az adatbázisba. Az adatbázisba bekerülő adatk kezelésének jgalapja: A tanulói jgvisznyban álló személyek adatai közül a felsrltak: a Közktatási törvény 2. sz. melléklete alapján kerülhetnek be az adatbázisba. (Ezen belül a hivatkztt törvényhely alapján a tanulók jövedelmi és szciális helyzetét igazló, illetve az egyes juttatásk megállapításáhz szükséges adatknak minősülnek a fentebb megjelölt adatk.) a diákigazlványról szóló 17/2005. (IV. 5.) Krmányrendeletben fglalt rendelkezés alapján kerülhetnek az adatbázisba a személyi jövedelemadóról szóló 1995.évi CXVII. törvényben, valamint az adózás rendjéről szóló 2003.évi XCII. törvényben fglalt rendelkezés alapján kerülnek be az adatbázisba a társadalmbiztsítási ellátáskról szóló 1997.évi LXXX. tv. végrehajtására kiadtt 195/1997 (XI. 5.) Krmányrendelet 24. -ban fglalt rendelkezés alapján kerülhetnek be az adatbázisba. Az adatbázisba bekerülő adatk felvételének frmája, az adatk frrása, az adatbevitelre jgsultak köre, az adatbevitel módja Az adatfelvétel frmája 14

15 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Az adatbázisba bekerülő hivatals adatk felvétele minden esetben eredeti, vagy hitelesített dkumentumk alapján történik. Egyéb adatk felvitele az adatközlő lap alapján történik. Szóbeli közlés alapján az adatbázisba semmilyen adat nem kerülhet be Az adatbevitelre jgsultak köre Azn adatk bevitele, amelyek frrása az alkalmaztti nyilvántartás, az adatk bevitelét a gazdasági csprtvezető és a tagintézmény igazgatója felügyeli és ellenőrzi. A tanulói adatk bevitelét a tagintézményvezető igazgató által kijelölt igazgatóhelyettes, felügyeli és ellenőrzi. A tanulók törzsadatainak bevitele után az adatk aktualizálása az sztályfőnök feladata Az adatbevitel módja Az adatbázisba bevitt adatk nem térhetnek el az adat frrásául szlgáló iratban szereplő adattól. Az adatk egyezőségéért az adatbevitelt végző személy felelősséggel tartzik. Amennyiben az adatk frrásául szlgáló iratban szereplő adat értelmezhetetlen, lvashatatlan, ellentmndáss vagy hiánys, abban az esetben az adat nem vihető be az adatbázisba. Ilyen esetben az adat frrásául szlgáló irat kijavítását illetve kiegészítését kell kérni az adatalanytól. A kijavítás minden esetben Adatváltzás jelentő Lap kitöltésével történik. Az adatbázis adatainak kiegészítése az eredeti Adatközlő Lap kiegészítésével történik azzal, hgy a kiegészítést csak az adatalany (vagy az eredeti irat kiállítója) végezheti el és a kiegészítés tényét és időpntját sajátkezű aláírásával igazlja. Az adatk kijavítása, illetve kiegészítése szóbeli közlés alapján nem történhet. Az adatk bevitele srán lyan körülményeket kell biztsítani, hgy az adatkhz illetéktelen személyek ne férhessenek, hzza. Az adatk bevitele után az adat frrásául szlgáló iratkat az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelően kell tárlni és megőrizni. A fentiekben leirt körülmények és feltételek biztsítása az adatbevitelt végző személy közvetlen felettesének kötelezettsége Adathelyesbítés, adatváltzás Tekintettel az adatk pntsságának, teljességének, időszerűségének és valódiságának követelményére, az adatbázisban szereplő adatk helyesbítésére, illetve az adatk váltzásának átvezetésére az adatkezelés időtartama alatt bármikr mód van Az adatk helyesbítése Az adatk helyesbítése történhet az adatalany kérésére, illetve akkr, ha az adatkezelő hivatalból észleli, hgy az adatbázisban nem valós adat szerepel. Az adatalany kérésére történő helyesbítés esetén a helytelen adat törlésére és a valós adat bevitelére csak az adatalany írásbeli bejelentése alapján kerülhet sr. Az adatalany bejelentéséhez köteles csatlni az általa bejegyezni kért adat valódiságát alátámasztó dkumentumt. Az Intézmény által kezdeményezett adathelyesbítés eseten a valótlan adat törlésére és a valós adat bevitelére csak akkr kerülhet sr, ha a törölni kívánt adat valótlansága minden kétséget kizáró módn megállapítható és a bevinni kívánt adat valódiságát igazló dkumentum az adatkezelő rendelkezésére áll Az adatk váltzása Az adatbázisban szereplő adatk megváltzása esetén a váltzás tényét és a megváltztt adat pnts tartalmát az sztályfőnökök havnta az Adatváltzás jelentő Lapn kötelesek írásban bejelenteni tanulmányi csprt részére. 15

16 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Adatbiztnság A bejelentés elmulasztásával, kapcslats jgkövetkezmények az adatalanyt terhelik. A rendszer adatbiztnsági követelményeinek betartásáért az Intézményi rendszergazda felelős. Ezen tevékenysége srán köteles biztsítani azt, hgy a rendszer az alábbi adatbiztnsági követelményeknek flyamatsan megfeleljen. A rendszergazda gndskdik a szükséges, rendszeres karbantartásról, gndskdik arról, hgy az adatbázis-szerver megfelelő fizikai védelemmel elláttt zárt helyiségben kerüljön elhelyezésre, biztsítja, hgy az adatbázis-szerver közvetlen hálózati útn ne legyen elérhető és a rendszer feltörése hálózati hzzáféréssel ne legyen lehetséges, biztsítja, hgy minden felhasználó csak egyéni aznsítás után léphessen a rendszerbe, gndskdik arról, hgy a legutóbbi adatmódsítás tényét, időpntját és elvégzőjét a rendszer naplózza (a naplózási bejegyzés rögzítése 3 hónap után törölhető!) biztsítja, hgy az adatkról napnta biztnsági mentés készüljön. A szakmai főigazgató-helyettes jgsult kizárólagsan engedélyezni bármely személy számára a hzzáférési jgsultságt, Hzzáférési jgsultságk Célhz kötöttség Elektrnikus naplóban kezelt személyes adatkhz való hzzáférés a célhz kötöttség és az önrendelkezés elvén, valamint a hivatkztt jgszabályk rendelkezésein alapul. Minden felhasználó a meghatárztt adatkezelési célhz szükséges mértékben és ideig férhet hzzá a személyes adatkhz. Minden adatalany jgsult közvetlen számítógépes hzzáféréssel megismerni a rendszerben kezelt adatainak teljes körét, felvilágsítást kérni az adatkezelés céljáról, az adatk tvábbításáról, az adattvábbítás címzettjéről és időpntjáról, s e jga csak törvényben szabályztt esetekben krlátzható. Az Intézmény közalkalmazttainak és munkavégzésre irányuló egyen jgvisznyban fglalkztatttainak neve, besztása, feladatköre, illetőleg az általuk ktattt tárgyak az Intézmény hnlapján bárki által krlátzás nélkül megismerhetők A hzzáférés gyakrlása A rendszer felhasználói jgsultsági szintjük alapján az egyes adatfajtákhz csak lvasási, vagy írás és lvasási jgsultsággal férhetnek, hzza. A megismert adatkról az adtt adattal kapcslatban hzzáférési jgsultsággal rendelkező személy nymtatványt készíthet. A nymtatást végző személy köteles gndskdni a kinymtattt adatk célhz-kötöttségén alapuló felhasználásáról, tvábbá arról, hgy a kinymtattt adatk ne kerülhessenek illetéktelenek tudmására. A hzzáférési jgsultságk gyakrlása az elektrnikus naplóban személyre szóló kód és jelszó alkalmazásával történik Személyre szóló jgsultság kérése, megadása A felhasználók személyre szóló jgsultságukat, illetve személyes kódjukat a szakmai főigazgató-helyettestől, illetve a tagisklákban a tagintézmény igazgatója által megbíztt igazgatóhelyettestől kapják. 16

17 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla A tanulók hzzáférési jgsultságának megállapítása, illetve kódjuk generálása adataiknak a rendszerbe való bevitelét követően, külön kérés nélkül történik. A kódt az Intézmény a tanuló gndviselőjével, illetve nagykrúság esetén a tanulóval írásban közli. A tanulók kivételével a felhasználk jgsultságuk megadásával egyidejűleg, nyilatkzatban vállalják hzzáférési jgsultságuk jgszerű felhasználását. A nyilatkzat szövege a jelen szabályzat mellékletét képezi Jgsultsági szintek A számítógépes tanulmányi rendszerben tárlt adatkhz való hzzáférés az alábbi jgsultsági szintek alapján történik. Az adatkezelés törvényességéért és a jelen szabályzat betartásáért felelős a szakmai főigazgató-helyettes, a tanintézmény igazgatója, illetve az általa megbíztt igazgatóhelyettes valamint az intézményi rendszergazda. A rendszer számítástechnikai üzemeltetését végző Rendszergazda, valamint a főigazgató és a szakmai főigazgató-helyettes a rendszerben tárlt összes adathz, írás és lvasási jgsultsággal hzzáférhet, az intézményi rendszergazda aznban e hzzáférési jgsultságát csak a szakmai főigazgató-helyettes engedélyével használhatja. Az ktatási igazgatóhelyettes lvasási jggal hzzáférhet az összes tanulói adathz, az iskla titkárk írási jggal a beiratkzási adatkhz. Az intézmény főigazgatója, szakmai főigazgató-helyettese a felvett tanulók összes adatáhz lvasási jgsultsággal hzzáférhetnek, a tantárgyi érdemjegyek téves bejegyzéseinek javítására írási jgsultsággal rendelkeznek. Az intézmény tanárai, ktatói lvasási jggal hzzáférhetnek az összes tanuló adataihz, írási jggal az általuk ktattt tantárgy érdemjegyeihez, hiányzásaihz. Tantárgyak felvételére csak az sztályfőnök jgsult. Tantárgyak érdemjegyeinek módsítása csak az igazgatóhelyettesek hzzáférési jgsultságán keresztül lehetséges. A tanuló és gndviselője lvasási jggal hzzáférhet saját adataihz, valamint tantárgyi érdemjegyeihez és hiányzásaihz. Adattvábbítás A számítógépes tanulmányi rendszerből egyedi adatk személyaznsításra alkalmas módn az álabbi adatkezelőknek tvábbíthatk: a TB törvény felhatalmazása alapján a társadalmbiztsítási jgvisznnyal összefüggő adatk az Országs Egészségbiztsítási Pénztárnak, illetve a Budapesti Társadalmbiztsítási Igazgatóságnak; az SzJA törvény felhatalmazása alapján az adózással összefüggő adatk az APEH Budapesti Igazgatóságának; a Közktatási törvény felhatalmazása alapján a tanulók nevét, születési helyét és idejét tartalmazó nyilvántartás adatai az Oktatási Minisztérium nyilvántartása számára; a nrmatív finanszírzásáhz szükséges adatk a fenntartó Szeged Megyei Jgú Várs Önkrmányzat számára, a diákigazlványról szóló krmányrendelet felhatalmazása alapján a rendeletben megjelölt adatkat a diákigazlvány kibcsátójának, a rendszerben tarlt adatk statisztikai felhasználás céljára személyaznsításra alkalmatlan módn más adatkezelőnek tvábbíthatk. 17

18 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Záró rendelkezések Az elektrnikus napló krdinációjáról, a rendszer működtetésében, fejlesztésében, karbantartásában közreműködő szervezetek munkájának összehanglásáról a szakmai főigazgató-helyettes gndskdik. Az intézményi rendszergazda gndskdik a Számítógépes Napló adatvédelmének rendszeres ellenőrzéséről, a műszaki, illetőleg a jgi környezet váltzásai által szükségessé tett váltztatásk végrehajtásáról és dkumentálásáról. Szeged, augusztus 24. Lengyel Zltán Tamás főigazgató TARTALOMJEGYZÉK Az Adatkezelési Szabályzat törvényi háttere és célja és hatálya...2 A tanulók adatai...2 A törvény alapján nyilvántarttt adatk...3 A tanulók személyi adatainak vezetése...3 Az adatk tvábbítása Adatk nyilvántartásáról nevelési-ktatási intézmény nyilvántartja...5 Az isklában csak lyan személyes adatk tarthatók nyilván, amelyekre a Közktatásról szóló törvény felhatalmazást ad...5 A tanulók adatainak védelméről...5 Alapfgalmak...5 Titktartási kötelezettség...6 A titktartási kötelezettség alól kivételt élvező esetek...6 Tanulók személyes adatai kiadhatók... 7 Az adatk tvábbíthatók...7 Nem kell a jgsult beleegyezését kérni a szükséges adatk tvábbításáhz...7 Önkéntes adatszlgáltatás...7 Adatk statisztikai célú felhasználása...7 Osztályfőnökök által kezelhető adatk a szülő felé...7 Szaktanár, szakktató, gyakrlati ktató... 8 Adatk közlésének frmái a szülő (gndviselő) számára történhet...8 Tanulói jgvisznyt nem érintő adatk

19 Szegedi Műszaki és Környezetvédelmi Középiskla és Szakképző Iskla Adattvábbítás rendje - Adattvábbításra jgsult személyek...8 Az alkalmazttak nyilvántarttt és kezelt adatai...9 Az isklai alkalmazttak személyes adatait...9 A közktatási törvény mellett más jgszabályk is tartalmaznak adatkezeléssel kapcslats előíráskat... 9 A Közktatási törvény alapján nyilvántarttt alkalmaztti adatk:...10 Az adatk tvábbításának rendje...10 Az adatkezelés technikai lebnylítása...11 Az adatkezelés általáns módszerei...11 Az alkalmazttak személyi iratainak vezetése...11 Az adatnyilvántartásban érintett alkalmazttak, tanulók és szülők jgai és érvényesítésük rendje...12 Az elektrnikus napló rendszer...13 Az adatbázisba a fentebb felsrlt adatalanyk következő adatai kerülhetnek be:...14 Az adatbázisba bekerülő adatk kezelésének jgalapja:...14 Az adatbázisba bekerülő adatk felvételének frmája, az adatk frrása, az adatbevitelre jgsultak köre, az adatbevitel módja Adathelyesbítés, adatváltzás...15 Adatbiztnság...16 Hzzáférési jgsultságk...16 Adattvábbítás...17 Záró rendelkezések