Irodai automatizálás 3. Iroda alapfunkciói Elekes Edit, 2014. elekes.edit@eng.unideb.hu 1
Tartalom Az iroda alapfunkciói Iratok fogadása Iktatás Irattárolás Irattovábbítás Iratkészítés Iratmásolás Iratmegsemmisítés Kommunikáció 2
Iroda és alapfunkciók Információáramlás meghatározó hordozója: IRAT. Egyéb információforrások: telefonon, személyesen, tárgyalások során. Ügymenet: irodai folyamatok összessége. Tevékenységek sorozata, többségük nem ügyspecifikus. Alapfunkciók: tevékenységekből állnak. 3
1. Iratok fogadása Személyes vagy telefonos megkeresés: ügyintéző személye egyértelmű. Küldemény érkezése: ügyintéző személye nem egyértelmű. Irat fogadása: hivatal, titkárság, iktató, ügykezelési csoport. Irat fogadásának első fázisa: érkeztetés küldemény azonosítása. Érkeztetés jelzése: Érkeztető bélyegzővel: cég adatai + érkezés dátuma + sorszám azonosítást szolgálja) Érkeztető könyvben (küldemény alapadatainak rögzítése) 4
Iratok azonosítása 5
2. Iktatás Iratok azonosítása nyilvántartás, rendszerezés visszakeresés és nyomon követés szempontjából = Iktatás. Iktatás: levélbontás + iktatóbélyegző iraton elhelyezése, lenyomat kitöltése + irat adatainak iktatókönyvben való rögzítése. Iratok visszakeresése: Tárgymutatókönyv: valamely iktatási adat betűrendes mutatózása = egy szempont szerinti indexelés. Táblázatkezelő program: már rögzített partneradatok részben használhatók, nm hiteles Adatbáziskezelő program használata Iktatóprogram használata: partneradatbázis, hiteles nyomtatás nélkül is. Visszakeresés: összetett keresés szerint. 6
Iktatóprogram 7
3. Irattárolás Iratok tárolása + legrövidebb időn belüli megtalálása, elővétele Iratok életciklusa az irodában: átmenetei és központi irattár (fellebbezési határidő megvárása) 8
Irattár típusok KÉZI Ügyintézők közvetlen környezetében: iratgyűjtő, polc, szekrény KÖZPONTI Iratok hosszú távú tárolása Logikai sorrendben Iratok gyors elérése Irattárolás: Iroda mérete Tárolt iratok mennyisége Visszakeresés szempontjai Tárolási idő Adathordozó típusa Iroda mérete: Központosított Elosztott irattárolás. Iratmennyiség: Irattár kialakítása (helység, bútor) Manuális vagy gépesített (iratlift) 9
Irattárolás egyéb követelményei Védelem: Biztonságos tárolás Illetéktelenek ellen; Megsemmisüléstől; Rongálódástól. 10
4. Irattovábbítás Iratmozgás: belső és külső megfelelően dokumentált legyen Irattípusok: Beérkező és kimenő iratok (postázás, futár, telefax) Belső iratok (kézbesítő, csőposta, robotkézbesítő) Elektronikus iratok (elektronikus adathordozó, hálózat, internet, elektronikus levél) 11
Beérkező és kimenő iratok Postázás Nyilvántartásba vétel, Felszerelés (borítékolás, címzés, küldeménytípus jelzése, postai mellékletek) Futár Gyors és biztonságos kézbesítés Belső vagy külső futárszolgálattal Felszerelés elvégzése Telefax Nem kielégítő biztonsági és bizonylatolási szempontból Boríték előállítása: fedőlap, előlap 12
Belső iratok Iratok pontos helyének meghatározása! Kézbesítő Nagyobb hivatalokban külön személyzet Kisebb hivatalokban titkárság, ügyintézők Csőposta Ügyintézők összekötése csőhálózattal Irattovábbítás (nagy áruházak) Robotkézbesítő Nagy iratforgalmú hivatalokban Programozható módon továbbítja az iratokat Akadálymentesített hivatalokban 13
Elektronikus iratok Nem nyomtatott iratok továbbítása Elektronikus adathordozó CD, DVD, FlashDrive, memóriakártya, Pendrive, mobil winchester, stb Hálózat, internet Megfelelő jogosultsággal érhető el Elektronikus levél Egyszerű, gyors, népszerű Hitelesítés és biztonság megoldása: teljes mértékben átveheti az irattovábbítást az irodákban 14
5. Iratkészítés Rögzített információ jellege: szöveges, hang, kép Iratkészítés módja, felhasznált eszközök: információ jellege Manuális iroda: papír és irodaszerek Elektronikus iroda: papír drasztikus csökkentése Munka mennyiségének növekedése, ráfordítási idő csökkenésének igénye: új irodatechnikai eszközök és módszerek alkalmazása (írógép, számológépek, pénztárgépek) Iratok csomagolása: borítékolás (borítékoló gépek) 15
Képi jellegű és hanginformáció Képi információk: tervrajz, műszaki rajz, fénykép Információk digitalizálása: szkenner, digitális fényképezőgép Alkalmazás: okmányirodák, biztosítók kárfelvételi eljárásai, új postahivatal) Hanginformációk: digitális kamera, videó, webkamera (számítógépekbe beépítve) 16
6. Iratmásolás Fénymásolók Irodai papírpazarlás Többfunkciós nyomtatók (+ fénymásolás, + szkennelés + telefax) Mini irodák 17
7. Iratmegsemmisítés Iratok tárolása Iratok megőrzési ideje: ügyirat típusonként más Iratok megsemmisítése Iratok továbbítása irattáraknak Bizalmas, titkos, személyes adatokat tartalmazó iratok kezelése: kidobás előtt megsemmisítés úgy, hogy ne legyenek az adatok visszaállíthatók (elégetés, nagyteljesítményű iratmegsemmisítők) 18
Kommunikáció Iroda hatékonysága: kommunikáció minősége Kommunikáció: szervezeti egységek között, egységeken belül, munkatársak között Kommunikációs lehetőségek: Személyes kontaktus (értekezletek, munkamegbeszélések, rögzítés: jegyzőkönyv, emlékeztető, hang és videófelvétel) 19
Kommunikációs eszközök Vezetékes telefonok előnye. Személyes jelenlét nélkül is közvetlen kapcsolat. Hátrány: nem lényegre törő, félreérthető, hiányosan dokumentált. Telefonkészülékek: ISDN: integrált hang- és adatátviteli hálózat: egyidejű hangátvitel és adatátvitel) ADSL: ISDN továbbfejlesztése: aszimmetrikus digitális előfizetői vonal (egy vonalon két szolgáltatás működése). 20
Telefonhálózatok Külön telefonvonal mindenkinek Alközpont kialakítása (korlátozott számú fővonal szétosztása több munkaállomásra) Üzleti ISDN alközpont (minden munkaállomásnak külön főszáma van, automatikus vagy kézi kapcsolású) Integrált hálózatok: telefon és számítógépes LAN hálózat kombinálása. Iroda kommunikációs rendszerének kialakítása (költség-haszon elemzés) Mobiltelefonok (vonalas telefonok helyettesítése,, mini irodák, új technológia, okos telefonok. Biztonsági protokollok használata! 21
Informatikai kommunikációs lehetőségek Videokonferencia: multinacionális cégeknél értekezletek, megbeszélések tartása. Nagy sávszélesség, komoly technikai feltételek (lehetséges képátvitel nélkül is). Telefonhálózaton és informatikai hálózaton is keresztül vitelezhető. Chat (irodatechnikai alkalmazása ritka, más kommunikáció kiegészítésére használják) E-mail: egyik legfontosabb kommunikációs csatorna. Előnyök: rugalmasság, gyorsaság, nyomon követhetőség + titkosítás, hitelesség, biztonság. 22
Köszönöm a figyelmet! 23