Háttér PÉNZÜGYI LEBONYOLÍTÁS PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁS RÉSZLETES SZABÁLYAI PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS, ONLINE SZÁMLAKITÖLTŐ 4/2011. (I. 28.) Korm. Rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről Pénzügyi elszámolás részletes szabályaia Regionális Fejlesztési Operatív Programok keretében támogatott projektek pénzügyi lebonyolításához Ferenczi Anna DARFÜ Nonprofit Kft Utófinanszírozás: Szállítói finanszírozás: A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, a számla, vagy egyéb, az elszámolást alátámasztó dokumentum teljes összegének kiegyenlítését igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési igénylés benyújtását követő 45 napon belül kerül a támogatás folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve. A támogatás folyósítása közvetlenül a Kedvezményezettnek illetve engedményezés esetén az engedményesnek a Szerződésben megjelölt bankszámlájára történő utalással történik. A kizárólag utófinanszírozású időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. Ebben a finanszírozási formában a számla támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak, illetve engedményezés esetén az engedményesnek a számlájára kerül kifizetésre, az önerő (a számla támogatás feletti részének) kifizetésének igazolása után, a benyújtást követő 30 napon belül, a hiánypótlás idejét nem beleértve. A szállítói finanszírozási módban a számla akkor nyújtható be, amennyiben a számla egyedi támogatástartalma eléri az 1 millió forintot. A korláttól eltérni az alábbi esetekben lehetséges: a 2010. szeptember 15-től hatályos Kbt. 305., illetve a 306/2011. Korm. rend. 14. szerint kiállított, alvállalkozói teljesítéssel érintett szállítói számlák; a szállítói előleg esetén előlegbekérő; részszámlázás esetében a végszámla; egyéb, indokolt esetben a KSZ engedélyével. Vegyes finanszírozás: Engedményezés: A Kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett ugyanazon kifizetési igénylés keretében kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A támogatás szállítói finanszírozású tételek esetében az igénylés benyújtását követő 30, míg az utófinanszírozású tételek esetében 45 napon belül kerül folyósításra, a hiánypótlás idejét nem beleértve. Kedvezményezett az engedményezés tényéről a KSZ-t az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő másolatának benyújtásával köteles értesíteni. Kedvezményezett általi engedményezés esetén az engedményezési szerződésnek tartalmaznia kell, hogy az engedményes tudomásul veszi, hogy a támogatási összegre vagy annak egy meghatározott részére szóló követelés hatályosságának feltétele a támogatási szerződés szerinti adott kifizetésiigénylés támogató általi jóváhagyása. Amennyiben a szállító engedményezi követelését, azonban a támogatás kifizetése utófinanszírozású módban történik, a támogatás folyósításának bár a kifizetés a kedvezményezett részére történik feltétele az engedményezési szerződés vagy az engedményezési értesítő benyújtása. 1
Előleg típusai Előlegigénylés általános szabályai: Támogatási előleg Szállítói előleg (Fordított áfára jutó előleg) Amennyiben a kedvezményezett valamely projekteleme(i) vonatkozásában utófinanszírozást választ, lehetősége van ezen projektelem(ek)re, azaz költségkategóriákra jutó támogatási előleg igénylésére. Jelen kiírás keretében támogatott projektek esetében az igénybe vehető maximális előleg mértéke a megítélt támogatás 50%-a. A kedvezményezett a támogatási szerződés Projekt elszámolható költségei című 1. számú mellékletében határozza meg, hogy a projekt projektelemei tekintetében milyen finanszírozási módot kíván alkalmazni, illetve melyik projektelem tekintetében kíván előleget igénybe venni, a fentiek szerint. A támogatási előleg elszámolás módja Előleg felhasználása: A kedvezményezett az előleg igénybevételét követően bármikor megkezdheti az előleggel való elszámolást. Az előleggel, illetve annak egy részével történő elszámolás folyamata megegyezik a kifizetési igénylés folyamatával. Az előleg terhére elszámolandó költségeket a kifizetési kérelem formanyomtatvány előleg elszámolására vonatkozó táblázatában fel kell tüntetni. A Kedvezményezett a kifizetett előleggel legkésőbb a záró kifizetési igénylés keretében köteles elszámolni. Amennyiben a záró kifizetési igénylésben elfogadott utófinanszírozású számlák/bizonylatok támogatástartalma alacsonyabb, mint a még el nem számolt előleg összege, a különbözetet a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt a kedvezményezett köteles visszafizetni. A Kedvezményezett köteles a korábban kifizetett előleget a Ptk. szerinti ügyleti kamattal együtt visszafizetni, amennyiben az előleg kifizetésétől számított 6 hónapon belül nem nyújtott be utó- vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylést, illetve a benyújtott kifizetési igénylés a támogatás nem rendeltetésének megfelelő használatát bizonyítja. A visszafizetési kötelezettség teljesítéséig a benyújtott kifizetési igénylés ellenében történő időközi kifizetésre a kedvezményezett nem jogosult. Szállítói előleg Időközi kifizetési igénylés: A szállítói előleg a projekt keretein belül elszámolható költségnek minősül, tehát a Kedvezményezettnek történő támogatási előlegfizetésen túlmenően lehetőség van a szállítók részére fizetett előleg megelőlegezésére, illetve utólagos elszámolására. A Kedvezményezett a támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül köteles a projektjét megkezdeni, és a) a támogatás igénybevételét kezdeményezni, a megítélt támogatás legalább 10%-ának rendeltetésszerű felhasználását igazoló, kifizetési kérelem benyújtásával, és b) a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben esetleges közbeszerzési kötelezettségének teljesítése mellett megrendelni, vagy az erre irányuló szerződést harmadik féllel megkötni. Időközi kifizetési igénylés kizárólag a projekt fizikai előrehaladását bemutató időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető. A beszámoló minden esetben projekt szintű adatokat tartalmaz. A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása. 2
Időközi kifizetési igénylés: Időközi kifizetési igénylés benyújtására vonatkozó korlátok: Az időközi kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok: kifizetési kérelem formanyomtatvány, időközi beszámoló, a Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, amennyiben a kedvezményezett biztosítéknyújtásra kötelezett, a Támogatási Szerződésben rögzített önrész rendelkezésre állásának igazolása, (1. kifizetési igénylés esetén) összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), alátámasztó dokumentumok a Pénzügyi elszámolás részletes szabályai útmutató 6.2 pontjában meghatározottak szerint. Időközi kifizetési igénylés a záró kifizetési igénylés benyújtásáig kezdeményezhető. Kizárólag utófinanszírozású számlát tartalmazó időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 200 ezer forintot. A százalékos korlátokat nem szükséges elérnie a benyújtott időközi kifizetési igénylésnek: szállítói vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylés esetén; az első időszakos beszámolóval együtt benyújtott kifizetési igénylés esetén; egyéb, indokolt esetben a KSZ engedélyével; Záró elszámolás esetében. Támogatás folyósításának feltétele: Záró kifizetési igénylés: A támogatás bármely típusú igénylés ellenében történő folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek nincs lejárt esedékességű, meg nem fizetett köztartozása. A köztartozásokat a Magyar Államkincstár figyeli, amennyiben a Közreműködő Szervezet tudomást szerez arról, hogy a Kedvezményezettnek köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a Kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét. A köztartozás mentesség igazolására elfogadható nyilatkozat a köztartozásmentes adózói adatbázisban való szereplésről, vagy a folyósítás időpontjához képest 30 napnál nem régebbi összevont adóigazolás eredeti példányának projektgazda által hitelesített, szkennelt példánya. A záró kifizetési igénylés keretében nyújtható be az összes korábban elszámolásra nem került, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számla, valamint kötelező mellékleteként a projekt megvalósításának előrehaladásáról szóló záró beszámoló. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a záró kifizetési igénylés a projekt szakmai zárásához szükséges feltételek megléte esetén hagyható jóvá, melyek teljesítése (pl. működési engedély, üzemeltetési engedély beszerzése) számos esetben jelentős időigényű. Tájékoztatjuk, hogy lehetőség van nullás, azaz számlát nem tartalmazó záró kifizetési igénylés benyújtására is, így javasoljuk, hogy törekedjenek a támogatás teljes összegének elszámolására időközi kifizetési igénylések formájában. Szállítói finanszírozású számla nem nyújtható be záró kifizetési igénylés keretében, kivéve amennyiben a projekt teljes egészében szállítói finanszírozással valósul meg. Pályázati e-ügyintézés, Online számlakitöltő elérési útvonala, bejelentkezés PÁLYÁZATI E-ÜGYINTÉZÉS ONLINE SZÁMLAKITÖLTŐ 3
Elérési útvonal, bejelentkezés Elérési útvonal, bejelentkezés Belépéshez szükséges adatok: Pályázó Tájékoztató funkciói alintézkedés(konstrukció) kiválasztása; pályázatszám (EMIR azonosító) kiválasztása; felhasználó kiválasztása: főpályázó vagy nem (amennyiben nem főpályázóként lép be, úgy kérjük, adja meg a főpályázótól kapott bejelentkező nevet); jelszó megadása:a jelszót a pályázatát kezelő illetékes szervezet küldi meg a befogadó levélben pályázói számára (amennyiben nem főpályázóként lép be, úgy a főpályázótól kapott jelszó segítségével léphet be). Help/Információk fül alatt található az ÚSZT Számlakitöltő kézikönyv, mely segítséget nyújt az elszámolások benyújtásához Pályázó Tájékoztató funkciói Elszámolások Az Elszámolások modulban tekinthetik meg a pályázók a finanszírozással (kifizetési igénylésekkel) kapcsolatos információkat, illetve itt érhető el a számlakitöltő alkalmazás is. Figyelem! Amennyiben a Kedvezményezett még nem rendelkezik hatályba lépett szerződéssel, úgy a felületen az alábbi üzenet jelenik meg: A pályázathoz még nem tartozik szerződés. 4
Elszámolási ütemek Elszámolási ütemek Az Elszámolási ütemek táblázatban láthatók a Pályázóval kötött támogatási szerződés alapján az EMIR-ben rögzített költségütemterv adatok. Az Elszámolási ütemek felületen lehetősége nyílik arra is, hogy egy adott ütemhez új elszámolást készítsünk, az Új elszámolás linkre kattintva. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy elszámolás összege meghaladhatja a tervezet elszámolási összeget, azonban erről értesíteni kell az illetékes Közreműködő Szervezetet (KSz-t) Elszámolások Az Elszámolások táblázat mutatja meg, hogy történt e már elszámolás rögzítés, illetve ha igen, akkor azok milyen főbb adatokkal rendelkeznek. Az utolsó oszlopban szereplő Megnyitás link segítségével lehet az elszámolásokat megtekinteni, módosítani vagy törölni. Lehetőség van új elszámolás létrehozására is, a jobb alsó sarokban szereplő Új elszámolás link segítségével. Figyelem! Nem módosítható az elszámolás, amennyiben státusza Jóváhagyott vagy Beküldött. Előleg kifizetések Itt tekinthető meg, hogy milyen összegű előlegek kerültek az eddigiek folyamán lehívásra, azok átutalása mikor történt meg, milyen típusú az előleg, illetve szállítói előlegbekérés esetén ki a szállító. Innen is letölthető az elszámoláshoz kötődő előleg lehíváshoz szükséges dokumentum. Kifizetések adatai Új elszámolás rögzítése Kifizetések adatai táblázatban tekintheti meg, hogy milyen számla alapú kifizetések történtek. Kétféle úton lehetséges: az elszámolási ütemek táblázatból és elszámolások táblázatból egyaránt. Megnyitás: a kifizetés alapjául szolgáló számlák alapadatai tekinthetőek meg. 5
Elszámolás létrehozásának, benyújtásának lépései röviden Új elszámolás létrehozása. Számlák rögzítése (a Műveletek fülön). Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok csatolása ( Kifizetési igénylést alátámasztó dokumentumok linkre kattintva a 2. lépés fülön). Rendelkezés az előleg elszámolásról (a 3. lépés fülön található Rendelkezés az előleg elszámolásról linkre kattintva). Közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatok ismertetése (a 4. lépés fülön található Közbeszerzési eljárás ismertetése linkre kattintva). Elszámolás ellenőrzése (az 5. lépés fülön található Elszámolás ellenőrzése linkre kattintva). Elszámolás hozzárendelése Beszámolóhoz (6. lépés fülön található Elszámolás(ok) és Beszámoló összerendelése linkre kattintva). Kifizetési igénylés és Beszámoló együttes ellenőrzése és a rögzítés lezárása (7. lépés fülön található Ellenőrzés és rögzítés lezárása linkre kattintva ). A művelet a Beszámolók, jelentések funkcióból is elvégezhető (részletes leírás az Beszámoló kitöltő kézikönyvben található). Az alátámasztó dokumentumok ellenőrzése és a csomag beküldése (a 8. lépés fülön található Alátámasztó dokumentumok jóváhagyása, elszámolás és beszámoló beküldése linkre kattintva. Új elszámolás rögzítése Új elszámolás rögzítésének első lépése az elszámolás létrehozása, melyhez alábbi felület mentése szükséges Figyelem! Amennyiben az új elszámolást az Elszámolások táblázat alatti linkről indította, úgy ki kell választania az elszámolási ütemet. Papír alapú benyújtás kérvényezése A benyújtani kívánt kifizetési igénylés alátámasztó dokumentumait a számlakitöltő felületen szükséges csatolni és benyújtani. Abban az esetben, ha valamilyen oknál fogva nem tudja elektronikusan benyújtani valamely alátámasztó dokumentumot, akkor lehetőség van azok papír alapú benyújtásának kérvényezésére. Az elszámolás létrehozásakor már lehetőség van a kérvényezésre úgy, hogy az Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásának kérvényezése sorban az Igen opciót választja. Az elszámolás megnyitását követően megjelenő felület 3 fő részből áll: Elszámolás alapadatai;műveletek; Elszámoláshoz tartozó számlák. Műveletek táblázat Műveletek: 2. lépés: Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok 3. lépés: Rendelkezés az előleg elszámolásról 4. lépés: Közbeszerzési eljárás ismertetése 5. lépés: Elszámolás ellenőrzése 6. lépés: Időszakos beszámoló készítése Záró beszámoló készítése Elszámolás(ok) és Beszámoló összerendelése 7. lépés: Ellenőrzés és rögzítés lezárása Kifizetési igénylés letöltése 8. lépés: Alátámasztó dokumentumok jóváhagyása, elszámolás és beszámoló beküldése Új számla rögzítése Az Új számla link segítségével rögzíthetjük a számlák adatait. A megnyíló felületet két részre bonthatjuk: számlafej: számla alapadatainak rögzítésére szolgál; számlatétel: számlán szereplő tételek rögzítésére szolgál. 6
Új számla rögzítése Szállítói finanszírozás A számlafejen található mezőket csoportosíthatjuk a kitöltés típusa alapján: - automatikus: rendszer által generált, nem módosítható adatok; - kötelező: ezen adatok megadása nélkül az adatlap nem menthető el; - nem kötelező: megadása opcionális. Ha a számla szállítói finanszírozású (azaz a kifizetést közvetlenül a szállító számlaszámára kéri), úgy a számlafejen a jelölőnégyzet bepipálásával jelezze ezt. Számlaösszesítő esetén a Kedvezményezett önmagát kell, hogy kiválassza szállítóként. Engedményezés Számla adatok Lehetőség van a felületen engedményes rögzítésére is, ez esetben kérjük elsőként pipálja ki az Engedményezés mezőt. Ezt követően aktívvá válik a Keres funkció, melynek segítségével már ki lehet választani az engedményest. Előleg számla elszámolása Új tétel rögzítése Ahhoz, hogy egy adott számlához tételeket lehessen rögzíteni, először sikeresen el kell menteni a számlát. A mentés után aktívvá válik az Új tétel rögzítése link, melynek segítségével rögzíthetők a számlatételek. Lehetőség van a korábban már beküldött és jóváhagyott előleg számlákat összekötni a számlákkal. Fontos, hogy erre csak akkor nyílik lehetőség, amennyiben a számla típusa számla, rész-, vég-, helyesbítő számla. A + jelre kattintva felugró ablakban jelennek meg az érintett szerződésnél már jóváhagyott előleg számlák. Egy számlához több tétel is tartozhat. Ebben az esetben a további tételeket is a számlafej alatt található Új tétel segítségével rögzítheti. Fontos tehát, hogy a számlát nem szabad annyiszor rögzíteni, ahány tétele van, mert az hibás rögzítésnek minősül. 7
Számlatétel adatai Alátámasztó dokumentumok csatolása a számlatétel felületen A számlatétel rögzítése során van lehetőség kiválasztani az elszámolható költségnek megfelelő Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriát. A kifizetést alátámasztó dokumentumok rögzítésére már a Számlatétel oldalon is lehetőség nyílik a Mentés és átlépés a kifiz. alátám. dok. oldalra gomb segítségével. A megjelenő felületen az a kifizetést alátámasztó dokumentum kategória fog megjelenni, amelyet a tételen kiválasztott. Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok, 2. lépés Csatolt fájlok listája Miután minden számlát és tételt rögzített, az itt található Kifizetési Igénylést alátámasztó dokumentumok link alatt elérhető funkció segítségével megtekinteni, hogy milyen alátámasztó dokumentumok benyújtása szükséges és a csatolást is itt van lehetőség megtenni. A Kifizetést alátámasztó dokumentumok táblázatban jelennek meg az elszámolásban rögzített számlák. A számla nevére kattintva lenyíló felületen szerepelnek a számlához kapcsolódó tételen/tételeken rögzített Elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák. A Dokumentummátrix alapján a költségkategória jelöli ki, hogy milyen alátámasztó dokumentumot szükséges benyújtani az adott kategóriához. ebben a táblázatban nyílik lehetőség dokumentumokat csatolni a ikonra kattintva, illetve itt jelennek meg a már csatolt fájlok is. Fontos, hogy csak akkor jelenik meg az ikon, ha a Releváns a számlára nézve? mezőben az Igen opció került kiválasztásra! Rendelkezés az előleg elszámolásról, 3. lépés Közbeszerzési eljárás ismertetése, 4. lépés A Rendelkezés az előleg elszámolásáról funkcióban van lehetőség arra, hogy rögzítse az elszámoláshoz tartozó kifizethető összegből azt, hogy mennyit kíván elszámolni a már kiutalt előleg terhére. A Közbeszerzési eljárás ismertetése funkcióban kell rögzíteni, hogy az elszámolás költségeihez kapcsolódó beszerzés megvalósítása érdekében történt-e közbeszerzés. 8
Elszámolás ellenőrzése, 5. lépés Elszámolás és Beszámoló összerendelése, 6. lépés Ahhoz, hogy az elszámolás és a beszámoló összekapcsolása után be lehessen küldeni őket, kötelező ellenőrizni az elszámolást. Az ellenőrzés eredményeképpen kiírt üzenetek kétféle típusúak lehetnek: a piros betűszínnel jelölt hiba üzenetek: kötelező javítani, az elszámolás nem küldhető be korrigálás nélkül; a zöld betűszínnel jelölt figyelmeztető üzenetek, a beküldést nem akadályozzák. Fontos, hogy önállóan kifizetési igénylés nem küldhető be, minden esetben beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt beküldeni! Az összerendelés funkció a 6. lépés fülön található felületről érhető el. Ellenőrzés és rögzítés lezárása, 7. lépés Alátámasztó dokumentumok jóváhagyása, elszámolás és beszámoló beküldése, 8. lépés Ezen a fülön van lehetőség ellenőrizni az összekapcsolt kifizetési igénylést és beszámolót, a lezárás előtt az Ellenőrzés és rögzítés lezárása likre kattintva. Figyelem! Csak abban az esetben aktív, ha az elszámolás nem tartalmaz javítandó (piros szövegszínnel jelölt) hibát. Az elszámolás ellenőrzése az 5. lépés fül alatt végezhető el. Fontos, hogy a link csak akkor válik aktívvá, ha már megtörtént a rendszer által az alátámasztó dokumentumok táblázat és a kifizetési kérelem PDF összeállítása. A gombra kattintva a lezárásnál megismert felülettel találkozhatunk, azonban az Ellenőrzés gombra kattintva a számlakitöltő nem az elszámolás és a beszámoló tartalmát ellenőrzi, hanem azt, hogy megtörtént-e az alátámasztó dokumentumok táblázatának és a kifizetési kérelem PDF-nek az összeállítása. KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET! ferenczia@darfu.hu 9