ÁRUFORGALMI ISMERETEK Áruátvétel Készítette: Friedrichné Irmai Tünde
1. Az áruátvétel Az áruátvétel elhelyezése a beszerzés folyamatában Az áruátvétel előkészítése, az áru fogadása Az áruátvétel lebonyolítása Az áruátvétel adminisztrációs feladatai és bizonylatai A szállítókkal szembeni kifogások intézésének módjai, szabályai
2. Az áruk tárolása és raktározása Tárolás, állagvédelem, vagyon-, tűz-, munkavédelmi és közegészségügyi előírások Tárolási módok Árumozgató gépek, eszközök
3. Készletezés A készlet összetételének, nagyságának meghatározása A leltározás célja, szerepe
4. Az áruk eladásra történő előkészítése Az áruelőkészítés műveletei Az áruk eladótéri elhelyezésére szolgáló berendezések
5. Értékesítési módok Hagyományos értékesítés Önkiválasztó értékesítés Minta utáni értékesítés Önkiszolgáló értékesítés
Az áruátvétel Az áruátvétel a megrendelt áruk birtokbavétele, valamint a szerződés (megrendelés) teljesítésének ellenőrzése és igazolása. Feltételek: Üzemi helyiség megléte (értékesítés módjának és a forgalmazásra kerülő áruknak megfelelően) Az áruátvétel idejére szabaddá kell tenni az áruátvevő helyiséget Biztosítani kell: Az árumozgatáshoz szükséges gépeket, berendezéseket A mennyiségi és minőségi átvételhez szükséges eszközöket Az áru beérkezésekor rendelkezésre kell, hogy álljon elegendő számú és megfelelő hatáskörű dolgozó 11
Az áruátvétel elhelyezése a beszerzés folyamatában A kereskedelmi vállalkozások alaptevékenysége: az áruforgalom lebonyolítása. Az áruforgalom az áruk adásvételének folyamata. Az áruforgalmi folyamat legelső szakasza a beszerzés, melynek utolsó mozzanata az áruk átvétele. 12
Az áruforgalmi folyamat szakaszai Az áru beszerzése Áruátvétel Készletezés Az áruk eladása
Az áruátvételt megelőző tevékenységek Szállítók kiválasztása Beszerzendő áruk mennyiségének és összetételének meghatározása Megrendelés Szempontok: Figyelembe kell venni: Történhet: -Termékválaszték - A kereskedelmi egység típusát - Írásban (e-mailben, megrendelőlevéllel) - Termék minősége - Az előző időszak forgalmát - Telefonon - Ár - Vevőkör keresletét - Személyesen - Megbízhatóság - Versenytársak kínálatát - Üzletszerző útján - Szállítás gyakorisága - A vállalkozás anyagi helyzetét - Fizetési kondíciók - A szállítók árait - Raktárhelyiség kapacitását 14
Az áruátvétel mozzanatai 1. Az áruátvétel előkészítése, az áru fogadása 2. Az áruátvétel lebonyolítása A megrendelés és szállítólevél összehasonlítása A beérkezett áru kirakodása Az áru mennyiségi átvétele Az áru minőségi átvétele 3. Az áruátvétellel kapcsolatos adminisztrációs feladatok 15
1. Az áruátvétel előkészítése, az áru fogadása A kereskedelmi egység nem áll mindig készen az áru fogadására, szükséges felkészülni, gondoskodni a személyi és tárgyi feltételekről. Tárgyi feltételek érdekében a következőket kell előkészíteni: Áruátvételhez szükséges anyagmozgató gépek Kicsomagoláshoz és méréshez szükséges eszközök Minőségellenőrzéshez használatos kellékek A raktárhelyiséget alkalmassá tenni az áru fogadására Személyi feltételek biztosítása azt is jelenti, hogy az ezzel megbízott dolgozónak: Ismernie kell az átvétel szabályait Ismernie kell az áruátvétel menetét Tisztában kell lenniük pontos feladatukkal a munkafolyamatban 16
Áruátvételhez szükséges anyagmozgató gépek
Az áruk kicsomagolásához használt eszközök 96 német áruházra kiterjedő és a foglalkozási baleseteket feltáró elemzés szerint évente 400 vágási sérülés történik, amelyből: 72% abból ered, hogy a penge kiugrik a vágandó anyagból 27% át a vágási művelet végén a szabadon lévő penge okozza 1% pedig szabadon lévő pengébe való belenyúlás miatt történik
Méréshez szükséges eszközök
Asztali mérlegek
Hőmérsékletmérő eszközök Minőségellenőrzéshez használatos kellékek
A raktárhelyiséget alkalmassá tenni az áru fogadására
Az áruátvevő helyiség a beérkező áruk fogadására, mennyiségének és minőségének ellenőrzésére szolgál. Lehet önálló helyiség, A raktározásra szolgáló terület egy része Zavartalan feltételeket biztosítson a beérkező áru ellenőrzéséhez, Adminisztrációs feladatok elvégzéséhez Jól megközelíthető legyen áruszállító járművel Közvetlenül kapcsolódjon a raktárhoz, és az áruéelőkészítőhöz, Elég térrel rendelkezzen az áruk mozgatásához
Éjszakai áruszállítás Forgalmas, nagyobb üzletekben alkalmazzák a zsiliprendszerű árufogadást, mely lehetővé teszi akár az éjszakai áruszállítást. A zsiliprendszerű raktár egy speciális raktárfajta, mely két ajtóval rendelkezik: egyik az utcára nyílik, a másik pedig az üzletbe. A külső ajtó kulcsát a szállítóvállalat képviselője kezeli, és az éjszaka szállított árut szállítólevéllel együtt az üres raktárba helyezi el, majd nyitáskor a kereskedő átveszi az árut, kiüríti a helyiséget.
Tárgyi feltételek, szükséges eszközök Biztosítani kell a forgalom lebonyolításához szükséges berendezéseket, felszereléseket, szerszámokat, gondoskodni kell azok folyamatos karbantartásáról, ki kell alakítani a lehető legjobb áruszállítási útvonalat gondoskodni kell az egység vagyonának védelméről, vagyonvédelmi berendezésekről, eszközökről biztosítani kell a dolgozók számára a biztonságos, higiénikus munkavégzés feltételeit.
Árumozgató eszközök és gépek Kézikocsik kézi targoncák emelővillás targoncák (kézi vagy motoros)
Az áru szintek között mozgatása megoldható csúszdák, szállítószalagok, görgős szállítólejtők, teherliftek használatával
Személyi feltételek Feladatok: a szükséges létszám és létszámösszetétel biztosítása, a dolgozók tűz- és munkavédelmi oktatásának, tájékoztatásának megszervezése, valamint a szabályok betartásának ellenőrzése, a feladatok kijelölése, a végrehajtás megszervezése és ellenőrzése
Az áruátvevő és a raktáros feladatai Az áruátvevő gondoskodik az áruk átvételéhez szükséges feltételekről, ellenőrzi a beérkezett áruk mennyiségét, minőségét, és igazolja az átvételt. A raktáros teendői közé tartozik az áru raktárba történő beszállítása, a raktári árumozgatás, árukezelés, valamint a raktárból történő kiszállításhoz kapcsolódó feladatok elvégzése. 30
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos áruátvevői feladatok A. Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos áruátvevői feladatok A szállítmánnyal érkező bizonylatok (szállítólevél vagy számla összehasonlítása a megrendeléssel) A szállítmány kirakása az áruátvevő helyiségbe A ténylegesen beérkezett árumennyiség összehasonlítása a szállítólevélen, illetve a számlán szereplő mennyiséggel A beérkezett áru minőségének, kellékeinek, tartozékainak ellenőrzése B. A munkavégzés feltételeinek biztosításával kapcsolatos áruátvevői feladatok Gondoskodás arról, hogy az áruátvevő helyiségben a beérkezett áru átvételéhez, a raktárban annak elhelyezéséhez elegendő hely álljon rendelkezésre Az áruátvételhez szükséges anyagmozgató gépek, a kicsomagoláshoz, méréshez és a minőségellenőrzéshez szükséges eszközök biztosítása C. Az áruátvevő nyilvántartási, ügyviteli feladatai (Árubevételezési jegy kitöltése) Az áru átvételének igazolása Mennyiségi vagy minőségi kifogás esetén jegyzőkönyv felvétele
Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos raktárosi feladatok A. Az áruforgalom lebonyolításával kapcsolatos raktárosi feladatok Az áruátvevő helyiségből kézi vagy gépi árumozgató eszközökkel az áruk beszállítása a raktárba A beszállított áruk elhelyezése az erre kijelölt területeken, polcokon Az áruk átválogatása és tisztán tartása Az áruk előkészítése az értékesítésre (árazás, szeletelés, mérés, előrecsomagolás stb.) Az áruk megrendelésenkénti összeállítása A megrendelt áruk kiszállítása a tárolási helyről a kiadóhelyre Közreműködés a kiszállítandó áruk szállító járműre történő felrakásában B. A raktári munkavégzés feltételeinek biztosításával kapcsolatos raktárosi feladatok Gondoskodás a beérkezett áruk elhelyezéséről Gépek, berendezések meghibásodásának jelentése a felettesnek Esetenként kisebb karbantartási munkák elvégzése C. A raktáros nyilvántartási, ügyviteli feladatai Készletekkel kapcsolatos számítógéppel támogatott - nyilvántartási feladatok
2. Az áruátvétel lebonyolítása Az áruátvétel tényleges lebonyolítása a következő munkafolyamatokból tevődik össze: 1. A megrendelés és a kísérőokmány összehasonlítása 2. A beérkezett áruk kirakodása 3. Az áru mennyiségi átvétele 4. Az áru minőségi átvétele 33
1. A megrendelés és a kísérőokmány összehasonlítása Az áruk szállítólevéllel vagy számlával érkezhetnek az üzletbe. Az áruk mennyiségi átvételekor először meg kell állapítani, hogy a szállítólevélben vagy a számlán feltüntetett árumennyiség megegyezik-e a megrendelttel, és a megfelelő áron számították-e fel. Ha valamilyen eltérés tapasztalható, akkor a boltvezető nem köteles átvenni az árut. 34
Megrendelés Keretmegállapodás száma: KM0101ITBT2011/8 IT biztonság 2011 - WSH - Atigris - Kürt - ICTS Hungary - Telvice Megrendelés száma: A MEGRENDELŐ ADATAI Megrendelő intézmény neve: KSzF kódja: Intézmény címe: Megrendelő képviselője: Számlázási cím: Tel.: Fax: E-mail: Átvevő neve: Szállítás címe/ Szolgáltatás végzésének helye: Tel: Fax: E-mail: A SZÁLLÍTÓ ÉS PROJEKTIRODA ADATAI Neve: WSH Számítástechnikai, Oktató és Szolgáltató Kft. KSzF kódja: 100115 Kapcsolattartás címe: 1117 Budapest, Budafoki út 97. Székhely: 1117 Budapest, Budafoki út 97. Kapcsolattartó neve: Hetényi Andrea Tel: 1/452-5055 Fax: 1/452-5055 E-mail: kozbeszerzes@wsh.hu A SZÁLLÍTÓ ADATAI (amennyiben a szállítást nem a projektiroda végzi): Neve: WSH Számítástechnikai, Oktató és Szolgáltató Kft. KSzF kódja: 100115 Címe: 1117 Budapest, Budafoki út 97. Székhely: 1117 Budapest, Budafoki út 97. Kapcsolattartó neve: Tel: 1/452-5055 Fax: 1/452-5055 E-mail: MEGRENDELT TERMÉK/SZOLGÁLTATÁS Termékazonosító (cikkszám) Megrendelt termék/szolgáltatás megnevezése Bruttó egységár (2% kb. díjjal és áfa-val növelt) (Ft) Megrendelt mennyiség (db) Összesen (Ft) Kért szállítási határidő (nap) Mindösszesen: - A KSzF Portálon a megrendelést rögzítettük. x Kérjük az WSH Kft.-t, hogy jelen megrendelésünket a KSzF portálon rögzítse. (Kérjük a megfelelő rész kiválasztását a négyzet bejelölésével.) Dátum: p.h. pénzügyi ellenjegyzésre jogosult megrendelő aláírása A megrendelés visszaigazolása A megrendelést a WSH Kft. a keretmegállapodás szerint, a fentiek figyelembevételével az előszállítás jogának fenntartásával igazolja vissza. A KSzF-portálon a megrendelést kérésük szerint rögzítettük, amelynek igazolását levelünk mellékleteként küldjük. Dátum: Oldalszám: p.h. WSH Kft. Jelen megrendelés a visszaigazolást követően a hivatkozott keretmegállapodás alapján egyszerűsített szerződésnek minősül, a keretmegállapodásos eljárás 2. részére vonatkozó előírások verseny újraindítása nélküli kiválasztás esetében.
2. A beérkezett áru kirakodása A beérkezett áruk kirakodása akkor kezdődhet el, ha a szállítási okmányon szereplő áruk egyeznek a megrendeléssel, vagy az eltérést az átvételért felelős vezető elfogadja. 38
3. Az áru mennyiségi átvétele A mennyiségi átvétel során a kereskedőnek azt kell ellenőriznie, hogy a ténylegesen beérkezett és a szállítási okmányon szereplő árumennyiség megegyezik-e. Méréssel, számolással kell megállapítani a szállított áruk mennyiségét. Ezt mindig a fuvarozó jelenlétében kell megtenni, hiszen a fuvarozó távozásával nem igazolható az esetleges mennyiségi differencia. Az átvétel történhet: bruttó súly vagy darabszám szerint (szállítási csomagolással együtt, egységcsomagok alapján idő- és helyhiány esetén) nettó súly vagy darabszám szerint (számolás és mérés csomagolás, göngyöleg nélkül időigényes, pontos) 39
Az áruk nyilvántartásba vételéhez használt eszközök Azokban a boltokban, ahol központi számítógépes készletnyilvántartást vezetnek, az áru beérkezésekor vonalkód-leolvasó segítségével az áru több jellemzőjét azonosítva vételezhetik be a terméket. Első lépésben le kell olvasni a vonalkódot, majd be kell ütni a mennyiséget.
Számla szerinti átvételkor a boltvezető a kezében lévő számlán szereplő adatokhoz hasonlítja a megszámolt mennyiséget. Kettős kontrollátvétel esetén a két átvevő (csoport) egymástól függetlenül végzi a számolást, majd utána összehasonlítják az eredményt. Vakátvételkor az áruátvétellel megbízott dolgozók az árut lemérik, megszámolják anélkül, hogy tudnák milyen mennyiségű árunak kellett beérkeznie. A számolás eredményéről átvételi jegyzéket készítenek, és ezt hasonlítják össze a számlán szereplő mennyiséggel.
4. Az áru minőségi átvétele A minőségi átvétel a szállított áruk minőségi vizsgálatát jelenti, mely többnyire szúrópróbaszerűen történik. Minőségi hiba észlelése esetén teljes körű minőségi vizsgálatra van szükség (érzékszervi ellenőrzés: szín, illat, állag, szabványi előírások) A minőségi átvételnek ki kell terjednie arra, hogy: Az áru a szállítólevélben feltüntetett minőségben érkezett-e meg A termék meddig őrzi meg a minőségét, meddig tartható el A terméket ellátták-e árucímkével, magyar nyelvű kezelésihasználati útmutatóval Szemrevételezéssel meg kell állapítani, hogy az áruban nincs-e minőségi romlásra, minőségi hibára utaló elváltozás 42
3. Az áruátvétel adminisztrációs feladatai Az áruátvétel utolsó mozzanata az adminisztráció, mely az áru megérkezésének igazolása. Az áruátvételhez különböző bizonylatok kapcsolódnak, melyeknek azért van fontos szerepe, mert ez alapján történik az átvétel. Az áruátvétel bizonylatai: Számla Szállítólevél Megrendelőlevél Átvételi jegyzék Stb. 43
A szállítmány hivatalos kísérő okmányokkal érkezik a boltba. Ez a szállítólevél vagy számla lehet. A szállítólevél tartalmazza: A bizonylat sorszámát A szállító cég megnevezését, címét, adószámát A vevő nevét, címét, egyéb adatait A megrendelés dátumát A teljesítés dátumát A szállított áruk megnevezését A göngyöleg darabszámát és betétdíját A szállító vállalat bélyegző-lenyomatát A szállító cég képviselőjének aláírását 44
A számlán fel kell tüntetni: A termék ÁFA-kulcsát, árának ÁFA tartalmát A szállított termékek értékét Ft-ban és a fizetendő összeg ÁFA tartalmát A teljesítés és a számla kibocsátás dátumát A fizetés módját és határidejét A szállítólevél abban különbözik a számlától, hogy kizárólag a szállítmány kísérő okmánya, amely az áru átvételének igazolására szolgál, de az ellenérték kifizetéséhez nem elegendő. A szállítmány kifizetése kizárólag a számla alapján történhet! 45
Szállítólevéllel akkor érkezik az áru, amikor a számla előkészítése időt vesz igénybe, a számlát közvetlenül a kiskereskedelmi vállalat központja kapja. Ha az átvétel során a szállítási okmányok szerinti árumennyiség érkezett és a minőségi átvétel során kifogás nem történt, akkor a szállítólevélen, illetve a számlán az áru- átvétellel megbízott személy aláírással és bélyegző lenyomattal igazolja az áru átvételét, s abból leg- alább egy példányt visszaad a szállítónak.
Szállítókkal szembeni kifogások intézésének módjai, szabályai Mennyiségi vagy minőségi hiány esetén jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek tartalmaznia kell, melynek tartalmaznia kell: Az időpontot és a helyet Jelenlévők megnevezését A hiány, kifogás pontos leírását Észrevételeket Aláírásokat, bélyegző-lenyomatokat A szállító felé 8 napon belül van lehetőség reklamációra! A hibát a szállító többféleképpen orvosolhatja: Jóváírhatja az adott összeget Küldhet egy újabb szállítmányt Ha azonnal nem tudja korrigálni a hibát, akkor lehetőséget adhat arra, hogy mást vásároljunk helyette 47