3/2002. számú Ügyviteli Utasítás - az oktatási célú létesítmények üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyviteli folyamatok végrehajtásáról A Pécsi Tudományegyetem oktatási célokat szolgáló létesítményeinek üzemeltetésével kapcsolatban az alábbiakat rendelem el. Az Ügyviteli Utasítás hatályos: 2002.10.01. I. fejezet Általános rendelkezések 1.0. A 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás a Pécsi Tudományegyetem következő osztályainak működését szabályozza: Oktatás Üzemeltetési és Fejlesztési Műszaki Adminisztráció 2.0. A felsorolt osztályok működésének ügyviteli folyamatait az 1. számú mellékletben leírtaknak megfelelően kell végrehajtani. 3.0. A ügyviteli folyamatok végrehajtásában a leírtaktól eltérni, csak az ügyviteli utasítás módosítását követően lehet.
II. fejezet Tervek készítése 1.0. Az érintett területen az alábbi terveket kell készíteni Karbantartási Terv (üzemeltetési költségek) Felújítási - Korszerűsítési Terv Építési Beruházási Terv Rendészeti ellenőrzések munkaterve Munkavédelmi ellenőrzések munkaterve Tűzvédelmi ellenőrzések munkaterve 2.0. A tervek készítésének időpontja Tárgyévet megelőző év vége, tárgy év eleje. 3.0. A tervek elkészítésének egyeztetése A tervek készítésekor minden esetben egyeztetni kell a Karok, Intézetek és egyéb ek vezetőivel, gazdasági vezetőivel. 4.0. Tervek ütemezése A feladatok várható időbeni ütemezése az éves tervekben nem napi részletezettségű, de hónapokra lebontott ütemezést tartalmaz. Azokban az esetekben, amikor a munkavégzés ideje előre pontosan meghatározható, ott törekedni kell a pontos tervezésre. 5.0. Tervek költségszámítása A költségek várható nagyságának megállapításánál minden esetben a tárgyévet, (amennyiben a terv a tárgy évben készül, akkor az előző évet) kell bázisul venni, figyelembe véve, az infláció várható alakulását. 6.0. Tervek mellékletének kötelező tartalma A terv mellékletében kell felsorolni azokat a feladatokat, amelyeket az Egyetem főmérnöke műszakilag indokoltnak tart, de a szükséges pénzügyi források rendelkezésre bocsátásának hiányában a tervből kimaradtak. Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\ugyv_fm_00.doc
III. fejezet Beszámolók készítése 1.0. Az érintett területen az alábbi beszámolókat kell készíteni Karbantartási Beszámoló (éves időszakra készül) Felújítási - Korszerűsítési Beszámoló (éves időszakra készül) Építési Beruházási Beszámoló (éves időszakra készül) Rendészeti Ellenőrzések Beszámolója (féléves időszakra készül) Munkavédelmi Ellenőrzések Beszámolója (féléves időszakra készül) Tűzvédelmi Ellenőrzések Beszámolója (féléves időszakra készül) IV. fejezet Munkalap 1.0. Munkalap alkalmazása Minden az Egyetem karbantartói által végzett munkáról munkalapot kell kiállítani. 2.0. Munkalap igazolása A munkalapot, a munkavégzést követően a megrendelő szervezeti ott jelenlévő dolgozójával igazoltatni kell. Csak igazolt munkalap alapján terhelhető költség egy gazdálkodási keret terhére. 3.0. Munkalapok Egyetemi összesítése A munkalapok összesítése minden hónap 5. munkanapjáig, a Controlling on történik. (2-es számú melléklet) 4.0. Munkalapok Egyetemi összesítése A létesítmények üzemeltetési költségeinek ek közötti megosztása 2002-ben a 2001. évi gyakorlatnak megfelelően történik. V. fejezet Számított mutatók 1.0. A mutatók számítása A mutatókat a Controlling állítja elő, amely tevékenységhez a Műszaki Adminisztráció biztosít szakmai támogatást. 2.0. Alkalmazott mutatók Terv-tény elemzések készítése, a területi beszámolókhoz igazodva. Állapot: végleges 3/3 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\ugyv_fm_00.doc
VI. fejezet Alkalmazott nyomtatványok adatbázisok (táblázatok) 1.0. Az érintett területen alkalmazott nyomtatványok Munkalap (Hibaelhárítási, karbantartási munkák nyilvántartására) Átadás-átvételi jegyzőkönyv (Épület felújítások, beruházások átadás-átvételére) Munkabaleseti jegyzőkönyv Felhívás kárigény-bejelentésre Kárigény-bejelentés Beszállási engedély (Tartályban, közműalagútban, stb. történő munkavégzéshez) Felhívás kárigény bejelentésre (Munkabaleseti kárigény bejelentésére) Megbízólevél (Munkavédelmi feladatok ellátására) Igazolás és nyilvántartás munkavédelmi oktatásról Igazolás (Biztonságos munkavégzés feltételeinek ismereteiről, azok alkalmazásáról) Baleseti nyilvántartás (Munkabalesetek nyilvántartására) Munkavédelmi üzembe helyezési jegyzőkönyv Nyilvántartás tanuló- és gyermekbalesetekről Megbízólevél (Tűzvédelmi feladatok ellátására) Dolgozó tűzvédelmi oktatásáról nyilatkozat Tűzoltó készülékek ellenőrzési és javítási nyilvántartása Épületek tűzveszélyességi osztályba sorolása Engedély alkalomszerű tűzveszélyes tevékenység végzésére (Alkalomszerű tűzveszélyes tevékenység engedélyezésére) Jegyzőkönyv (Tűzriadó terv gyakoroltatásáról) Veszélyes anyagok nyilvántartó könyve Állapot: végleges 4/4 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\ugyv_fm_00.doc
2.0. Az érintett területen alkalmazott adatbázisok, táblázatok Munkalap összesítő (2. számú melléklet) Tervezett ellenőrzések összesítése (3. számú melléklet) Eseti ellenőrzések összesítése (4. számú melléklet) Szerződések nyilvántartása (Oktatási célú létesítmények üzemeltetéséhez kapcsolódó szerződések) Pécs,2002.10.01. Dr. Kisbánné Karis Ilona gazdasági főigazgató Állapot: végleges 5/5 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\ugyv_fm_00.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás Mellékletek
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1.sz. melléklet Folyamatleltár Sorszám Folyamat neve 1.1. Hibaelhárítás 1.2. Karbantartási Terv készítése 1.3. Karbantartási Terv módosítása 1.4. Ütemezett karbantartás 1.5. Karbantartási szerződés kötése 1.6. Folyamatos karbantartás 2.1. Felújítási - Korszerűsítési Terv készítése 2.2. Felújítási - Korszerűsítési Terv módosítása 2.3. Felújítás - Korszerűsítés 3.1. Építési Beruházási Terv készítés 3.2. Építési Beruházási Terv módosítás 3.3. Építési Beruházás 4.1. Biztonságtechnikai ellenőrzés tervezése 4.2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés 4.3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés 4.4. Tűzoltó készülék ellenőrzése 4.5. Munkavállalók oktatása 4.6. Munkahelyi baleset 5.1. Megrendelés 5.2. Szerződéskötés 6.1. Számla fogadás Állapot: végleges Dátum: 2002.10.14 Fájlnév: folyamat_leltar
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.1 Hibaelhárítás Sor szá m Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör 1. Igény felmerülés Hiba észlelése. Gondnoknak, létesítményfelelősnek jelzik a hibát. Ezek az események előre nem tervezhetőek, általában azonnali intézkedést igényelnek. 2. Iktatás A karbantartási igényt iktatni kell. Létesítménykörzet Adminisztrátor Alkalmazott szoftver 3. Egyeztetés A létesítmény felelős vezetésével megtörténik a hiba felmérése. Hatékonysági szempontok figyelembe vételével, dönteni kell, Egyetemi karbantartó, vagy vállalkozó alkalmazásáról. Meg kell becsülni, a javítás várható költségeit, amelynek pénzügyi forrását, egyeztetni kell az adott vezetőjével. A pénzügyi forrás előzetes vizsgálatától, csak balesetveszély, életveszély elhárítása esetén lehet eltekinteni. Ebben az esetben az ajánlatkérés, egyeztetés a vállalkozóval szóban történik. 4. Azonnali intézkedés szükségességének vizsgálata A hiba jellege alapján el kell dönteni, hogy azonnali hibaelhárítás szükséges vagy sem. 5. Megrendelés Amennyiben a hiba azonnali intézkedést igényel, akkor az ajánlatkérés, megrendelés szóban történik. 6. Megrendelés (Folyamathívás) 7. Szerződéskötés (Folyamathívás) Amennyiben vállalkozó bevonásával történik a hiba elhárítás, akkor a Megrendelés, szerződéskötés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Szerződéskötés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető Állapot: véglegess 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.1.Hibaelharitas.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.1 Hibaelhárítás Sor szá m Tevékenység neve Leírás 8. Munkavégzés A vállalkozó a megbízásának megfelelően elvégzi az adott munkát. 9. Átvétel A létesítmény-felelős vagy annak megbízottja átveszi a munkát. A hiba elhárításáról, az adott vezetőjét, vagy gazdasági vezetőjét értesíteni kell. 10. Számlafogadása (Folyamathívás) A Számlafogadása elnevezésű folyamat hívása történik meg. Az ott leírtaknak megfelelően kell eljárni. 11. Dolgozók átcsoportosítása Amennyiben az Egyetem saját dolgozói végzik el a munkát, abban az esetben meg kell vizsgálni, hogy szükséges-e átcsoportosítani szakembereket másik létesítmény körzetből, körzetekből. Munkalapot kell kiállítani. 12. Raktári kivételezés vagy vásárlás szükségességének a vizsgálata 13. Ellátmány (Folyamathívás) Meg kell nézni, hogy hiba elhárításhoz szükséges anyag, a szükséges mennyiségben, a raktárban rendelkezésre áll-e. Közvetlen beszerzés csak indokolt esetben vehető igénybe. Az Ellátmány elnevezésű folyamat hívása történik meg. Az ott leírtaknak megfelelően kell eljárni. 14. Egyéni beszerzés Az osztályvezető vagy az általa megbízott személy, megvásárolja a szükséges anyagot. Közvetlen beszerzés csak abban az esetben engedélyezett, ha a raktárban a hibaelhárításhoz szükséges anyagmennyiség nem áll rendelkezésre, és a munka nem halasztható el a beszerzés időpontjáig. 15. Számlafogadása (Folyamathívás) A Számlafogadása elnevezésű folyamat hívása történik meg. Az ott leírtaknak megfelelően kell eljárni. Szervezeti Végrehajtó szerepkör Vállalkozó Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető, karbantartó Állapot: véglegess 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.1.Hibaelharitas.doc Alkalmazott szoftver
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.1 Hibaelhárítás Sor szá m Tevékenység neve Leírás 16. Raktári kivételezés Ha az Egyetem raktárában rendelkezésre áll a felhasználandó anyag, akkor azt onnan kell kivételezni. Szervezeti Végrehajtó szerepkör Létesítménykörzet vezető 17. Munkavégzés A felmerült hibát el kell hárítani. Létesítménykörzet Karbantartó 18. Munka ellenőrzése Az osztályvezetőnek ellenőrizni kell az elvégzett munka minőségét, a kiállított munkalap hitelességét. Létesítménykörzet vezető 19. Átvétel A hiba elhárítását követően a munkalapot igazoltatni kell. Létesítménykörzet vezető, karbantartó 20. Iktatás Az igazolt munkalapokat iktatni, majd az erre rendszeresített Excel táblában, a meghatározott adattartalommal rögzíteni, és összesíteni kell. Az Excel fájlt minden hónap 5. munkapapjáig be kell küldeni a Controlling ra. (Tárgyévi adatokat göngyölten.) 21. Hibaelhárítás befejezve Karbantartás befejezve. Létesítménykörzet vezető, adminisztrátor Alkalmazott szoftver Excel Állapot: véglegess 3/3 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.1.Hibaelharitas.doc
Kiegészítő tábla Igény felmerülés 1.1 Hibaelhárítás Iktatás Egyeztetés Vállalkozó PTE dolgozó Azonnali intézkedés szükségességének vizsgálata Dolgozók átcsoportosítása Munkalap Azonnali Nem azonnali Raktári kivételezés vagy vásárlás szükségességének a vizsgálata Megrendelés Megrendelés Beszerzés Raktári kivételezés Szerzõdéskötés Raktári kivételezés Készletkivételezési bizonylat Ellátmány Munkavégzés Egyéni beszerzés Átvétel Számlafogadása Számlafogadása 1. 2 Állapot: végleges Dátum 2002. September 28. Fájlnév: 1.1.Hibaelharitas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1 1
Kiegészítő tábla 1. 2 1.1 Hibaelhárítás Munkavégzés Munka ellenőrzése Átvétel Igazolt munkalap Iktatás Hibaelhárítás befejezve Állapot: végleges Dátum 2002. September 28. Fájlnév: 1.1.Hibaelharitas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2 2
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.2 Karbantartási Terv készítése Sor szá m Tevékenység neve Leírás 1. Igény felmerülés Év végén el kell készíteni a következő év Karbantartási Tervét. 2. Igény felmérés Minden létesítményfelelősnek fel kell mérni, a kezelésébe tartozó épületek karbantartási igényét. A Karbantartási Terv munkaanyagának összeállításakor, a következő évben műszakilag indokolható karbantartási munkákat kell figyelembe venni. A tervezés során folyamatosan egyeztetni kell az érintett vezetőjével, gazdasági vezetőjével. Az egyes feladatokhoz tartozó bekerülési költségek megállapításánál, a tárgyévi árakat kell figyelembe venni, megnövelve a várható infláció nagyságával.. A terv a következő évi karbantartási költségek mellett a működés várható költségeit tartalmazza. Szervezeti Végrehajtó szerepkör Létesítménykörzet vezető Alkalmazott szoftver 3. Iktatás A karbantartási igények iktatása. Törzskar Titkárnő Iktató program 4. Karbantartási Terv munkaanyagának elkészítése 5. Költségvetési előirányzat felbontása A létesítményfelelősök által elkészített anyagokból össze kell állítani az Egyetem es Karbantartási Terv munkaanyagát. Az összesítést a Műszaki Adminisztráció vezetője végzi. Folyamat hívás. 6. Karbantartási Terv A Karbantartási Tervet az Egyetem Gazdasági Terv mellékleteként kell kezelni. Amennyiben pénzügyi fedezet hiányában a Karbantartási Terv nem tartalmazza a műszakilag indokolt igényeket, erre Törzskar, Létesítménykörzet Törzskar, Műszaki Adminisztráció, Főmérnök, vezető Főmérnök, Csoportvezető, vezetők, Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.2.karb_terv_kesz.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.2 Karbantartási Terv készítése Sor szá m Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver a tervben ki kell térni. Létesítménykörzet 6. Hatályos Karbantartási Terv Karbantartási Terv készítése befejezve. Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.2.karb_terv_kesz.doc
Kiegészítő tábla 1.2. Karbantartási Terv készítése Igény felmerülés Igény felmérés Iktatás Karbantartási Terv munkaanyagának elkészítése Karbantartási Terv munkaanyag Költségvetési elõirányzat felbontása Karbantartási Terv Jóváhagyott Karbantartási Terv Hatályos Karbantartási Terv Állapot: végleges Dátum: 2002. September 28. Fájlnév: 1.2.karb_terv_kesz.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.3. Karbantartási Terv módosítása Sor szá m Tevékenység neve Leírás 1. Igény felmerülés Az év elején elkészített Karbantartási Tervben nem szereplő karbantartási igény merül fel. 2. Igény felmérés A létesítményfelelős felméri, a felmerült karbantartási igényt. Szervezeti Végrehajtó szerepkör Létesítménykörzet vezető Alkalmazott szoftver 3. Iktatás A karbantartási igény iktatása. Törzskar Titkárnő Iktató program 4. Igénylista elkészítése A létesítményfelelős által elkészített anyagokból össze kell állítani a karbantartási igénylistát. 5. Gazdasági Főigazgató tájékoztatása A gazdasági főigazgatót tájékoztatni kell a felmerült, de a Karbantartási Tervben nem szereplő karbantartási igényről. A karbantartás csak a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően végezhető el. 6. Folyamat vége Ha a gazdasági főigazgató a Karbantartási Terv módosítását nem hagyja jóvá, a karbantartás nem végezhető el. 7. Költségvetési előirányzat Folyamat hívás. módosítása 8. Folyamat vége A karbantartás elvégezhető. Törzskar, Műszaki Adminisztráció, Létesítménykörzet Törzskar Főmérnök, Csoportvezető, vezető Gazdasági Főigazgató Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.3.karb_terv_mod.doc
Kiegészítő tábla 1.3. Karbantartási Terv módosítása Igény felmerülés Karbantartási igény Igény felmérés Iktatás Igénylista elkészítése Karbantartási igény Gazdasági Főigazgató tájékoztatása Elutasítás Jóváhagyás Költségvetési elõirányzat módosítás Folyamat vége Folyamat vége Állapot: végleges Dátum: 2002. September 28. Fájlnév: 1.3.karb_terv_mod.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.4. Ütemezett karbantartás Sor szá m Tevékenység neve Leírás 1. Igény Az év elején elfogadott, vagy a módosított Karbantartási Tervben szereplő karbantartási igény. 2. Egyeztetés A létesítmény felelős vezetésével megtörténik a karbantartás várható költségeinek felmérése. Amennyiben a várható költség, jelentősen eltér a Karbantartási Tervben szereplő összegtől, akkor az érintett vezetőjével, vagy gazdasági vezetőjével egyeztetni kell. A költségviselő gazdálkodási keretet pontosan meg kell jelölni. 3. Megrendelés (Folyamathívás) 4. Szerződéskötés (Folyamathívás) Amennyiben vállalkozó bevonásával történik a karbantartás, akkor a Megrendelés, szerződéskötés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Szerződéskötés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 5. Munkavégzés A vállalkozó a megbízásának megfelelően elvégzi az adott munkát. 6. Átvétel A létesítmény-felelős vagy annak megbízottja átveszi a munkát. Az elvégzett munkáról az érintett vezetőjét, vagy gazdasági vezetőjét is értesíteni kell. Nagyobb összegű munkák esetén átvételi jegyzőkönyv készül. 7. Számlafogadása (Folyamathívás) A Számlafogadása elnevezésű folyamat hívása történik meg. Az ott leírtaknak megfelelően kell eljárni. 8. Dolgozók átcsoportosítása Amennyiben az Egyetem saját dolgozói végzik a karbantartást, meg kell vizsgálni, hogy szükséges-e átcsoportosítani szakembereket másik létesítmény Szervezeti Végrehajtó szerepkör Létesítménykörzet vezető Vállalkozó Létesítménykörzet vezető Létesítménykörzet vezető Alkalmazott szoftver Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.4.ut_karbantartas.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.4. Ütemezett karbantartás Sor szá m Tevékenység neve Leírás körzetből, körzetekből. Minden esetben munkalapot kell kiállítani. 9. Raktári kivételezés Az Egyetem raktárából a szükséges anyagmennyiséget ki kell vételezni. Szervezeti Végrehajtó szerepkör Létesítménykörzet Karbantartó 10. Munkavégzés A karbantartási feladat végrehajtása. Létesítménykörzet Karbantartó 11. Munka ellenőrzése Az osztályvezetőnek ellenőrizni kell az elvégzett munka minőségét. Létesítménykörzet vezető 12. Átvétel A kiállított munkalapot igazoltatni kell. Létesítménykörzet vezető, karbantartó 13. Iktatás Az igazolt munkalapokat iktatni, majd az erre rendszeresített Excel táblában, a meghatározott adattartalommal rögzíteni, és összesíteni kell. Létesítménykörzet vezető, adminisztrátor Alkalmazott szoftver Excel 14. Továbbítás A munkalapok összesítését tartalmazó Excel fájlt minden hónap 5. munkapapjáig be kell küldeni a Controlling ra. (Tárgyévi adatokat göngyölten.) 15. Karbantartás befejezve. Karbantartás befejezve. Létesítménykörzet vezető, adminisztrátor Excel Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.4.ut_karbantartas.doc
Kiegészítő tábla Karbantartási Terv készítése Karbantartási Terv módosítás 1.4. Ütemezett karbantartás Egyeztetés Vállalkozó PTE dolgozó Megrendelés Dolgozók átcsoportosítása Munkalap Szerzõdéskötés Raktári kivételezés Készletkivételezési bizonylat Munkavégzés Munkavégzés Átvétel Átvételi jegyzõkönyv Munka ellenőrzése Számlafogadása Átvétel Igazolt munkalap Iktatás Továbbítás Excel file Karbantartás befejezve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 1.4.ut_karbantartas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.5. Karbantartási szerződés kötése Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés Az oktatási célú létesítményekben üzemelő műszaki berendezések karbantartására, vállalkozókkal kötött szerződés érvényességi ideje lejár. 2. Szerződés lejáratának jelzése A szerződések karbantartásával megbízott adminisztrátor, egy hónappal a szerződés lejáratának határideje előtt értesíti a Műszaki Adminisztráció vezetőjét. 3. Értékelés Az Egyetem szerződéses partnerének eddigi tevékenységét értékelni kell. 4. Megrendelés (Folyamathívás) 5. Szerződéskötés (Folyamathívás) A Megrendelés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Szerződéskötés folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 6. Szerződés megkötve Karbantartási szerződés meg van kötve. Műszaki Adminisztráció Törzskar, Létesítménykörzetek Adminisztrátor Főmérnök, vezetők Állapot: végleges 1/1 FájlnévG:\Gazdalkodas\internetre\1.5.karb_szerzodes_kotes.doc
Kiegészítő tábla 1.5. Karbantartási szerződés kötése Igény felmerülés Lejárt szerzõdés Szerződés lejáratának jelzése Értékelés Megrendelés Szerzõdéskötés Szerződés megkötve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 1.5.karb_szerzodes_kotes.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1.6. Folyamatos karbantartás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés Az oktatási célú létesítményekben üzemelő műszaki berendezések karbantartására, vállalkozókkal kötött szerződések tartalmának megfelelően. 2. Munkavégzés A vállalkozó eleget tesz a szerződésben vállalt kötelezettségének. 3. Munka igazolása Az Egyetem dolgozója (létesítményfelelős, gondnok, stb ) igazolja a munka elvégzését. 4. Számla fogadása (Folyamathívás) 5. Karbantartás befejezve A Számla fogadása elnevezésű folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. Karbantartás befejezve. Vállalkozó PTE Közalkalmazott Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\1.6.foly_karbantartas.doc
Kiegészítő tábla 1.6. Folyamatos karbantartás Karbantartási szerződés kötése Munkavégzés Munka igazolása Számla Számlafogadása Karbantartás befejezve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 1.6.foly_karbantartas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2. 1. Felújítási-Korszerűsítési Terv készítése Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Finanszírozás A felújítás forrása lehet felügyeleti szervek által rendelkezésre bocsátott pénzeszköz, központi Egyetemi forrás, szervezeti ek saját forrása, illetve más gazdálkodó szervezet által nyújtott támogatás. 2. Igénygyűjtés Év végén, év elején fel kell mérni az épületekben Létesítménykörzet vezetők szükséges felújítási igényeket. A tervezés során folyamatosan egyeztetni kell az érintett vezetőjével, gazdasági vezetőjével. 3. Iktatás A felújítási igényeket iktatni kell. Törzskar Titkárnő Iktató program 4. Igények rangsorolása A felújítási igények a felújítási jegyzékben kerülnek összesítésre, rangsorolásra. A sorrend kialakításánál a műszaki állapot, a jelentkező új feladatok, és egyéb egyedi szempontok kerülnek figyelembe vételre. Meg kell határozni a felújítás forrását. 5. Költségvetési Folyamat hívás. előirányzat felbontása 6. Felújítási- Korszerűsítési Terv 7. Hatályos Felújítási- Korszerűsítési Terv A Felújítási - Korszerűsítési Tervet az Egyetem Gazdasági Terv mellékleteként kell kezelni. A Felújítási - Korszerűsítési Terv hatályos. Törzskar Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\2.1.felujitas_korsz_terv_kesz.doc
Kiegészítő tábla 2.1. Felújítási - Korszerűsítési Terv készítése OM EÜM Intézmény Egyéb Igénygyűjtés Iktatás Igények rangsorolása Felújítási jegyzék Költségvetési elõirányzat felbontása Felújítási- Korszerűsítési Terv Felújítási- Korszerûsítési Terv Hatályos Felújítási- Korszerűsítési Terv Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 2.1.felujitas_korsz_terv_kesz.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2. 2. Felújítási-Korszerűsítési Terv módosítás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmérés Az év elején elkészített Felújítási Korszerűsítési Tervben nem szereplő felújítási igény merül fel. 2. Iktatás A felújítási igényeket iktatni kell. Törzskar Titkárnő Iktató program 3. Igénylista elkészítése A létesítményfelelős által elkészített anyagból, anyagokból össze kell állítani a felújítási igénylistát. 4. Gazdasági Főigazgató tájékoztatása A gazdasági főigazgatót tájékoztatni kell a felmerült, de a Felújítási Korszerűsítési Tervben nem szereplő felújítási igényről. A felújítás csak a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően végezhető el. 5. Folyamat vége Ha a gazdasági főigazgató a Felújítási Korszerűsítési Terv módosítását nem hagyja jóvá, a felújítás nem végezhető el. 6. Költségvetési Folyamat hívás. előirányzat módosítása 7. Folyamat vége A felújítás elvégezhető. Törzskar Létesítménykörzet Törzskar Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Gazdasági Főigazgató Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\2.2.felujitas_korsz_terv_mod.doc
Kiegészítő tábla 2.2. Felújítási - Korszerűsítési Terv módosítás OM EÜM Intézmény Egyéb Felújítási igény Igény felmérés Iktatás Igénylista elkészítése Felújítási igény Gazdasági Főigazgató tájékoztatása Elutasítás Jóváhagyás Költségvetési elõirányzat módosítás Folyamat vége Folyamat vége Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 2.2.felujitas_korsz_terv_mod.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2. 3. Felújítás - Korszerűsítés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény Az év elején elfogadott, vagy a módosított Felújítási Korszerűsítési Tervben szereplő felújítási igény. 2. Felújítási Terv ütemezése 3. Forrást rendelkezésre bocsátójának vizsgálata 4. Továbbítás Felügyeleti szervnek A Szenátus által jóváhagyott Felújítási Tervet főbb lépéseiben ütemezni kell. Az ütemezés a gazdálkodási keretekre és a felújításhoz szükséges előirányzatokra is kiterjed. A felügyeleti szerv (szervek) által finanszírozott felújítás esetén, a forrást biztosító felügyeleti szerv jóváhagyása szükséges. Az Egyetem által javasolt tervezetet, a finanszírozó részére továbbítani kell. A Felügyeleti szerv jóváhagyja, vagy módosítást kér. 5. Módosítás Az Egyetem által összeállított tervezetet módosítani kell, majd az anyagot ismételten továbbítani kell a Felügyeleti szervnek jóváhagyás céljából. 6. Jóváhagyás, értesítés Felügyeleti szerv a jóváhagyásról értesítést küld az Egyetemnek. 7. Pályázat összeállítása Az elvégzendő feladatok részletes ütemezését tartalmazó pályázati anyagot kell összeállítani. 8. A osztályvezetője folyamatosan figyelemmel kíséri a felújítási munkálatokat. Létesítménykörzet Műszaki Adminisztráció Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető, Közgazdász Közgazdász Törzskar Főmérnök Törzskar Főmérnök Törzskar, Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\2.3.felujitas_korsz.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2. 3. Felújítás - Korszerűsítés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 9. Megrendelés (Folyamathívás) 10. Szerződéskötés (Folyamathívás) A Megrendelés című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Szerződéskötés című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 11. Munkavégzés A vállalkozó a szerződésben leírtaknak megfelelően elvégzi az adott feladatot. 12. Ellenőrzés A munkát folyamatosan ellenőrizni kell, amelynek eredménye az építési naplóban kerül rögzítésre. 13. Munkaátvétel A felújítás befejezését követően az épületet, épületrészt, át kell venni. Az észrevételek, megállapítások az átadás átvételi jegyzőkönyvben kerülnek rögzítésre. Törzskar, Létesítménykörzet Törzskar, Létesítménykörzet 14. Irattározás A felújításhoz kapcsolódó teljes anyagot irattározni kell. Műszaki Adminisztráció Vállalkozó Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Titkárnő Iktató program 15. Számlafogadás (folyamathívás) A számlafogadás című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 16. Felír program A változásokat, változtatásokat, át kell vezetni a Felír nyilvántartó programban. Műszaki Adminisztráció Felír program kezelője Felír program 17. Tervtár A tervrajzokat (amennyiben a felújítás során módosult) a tervtárban nyilvántartásba kell venni. Műszaki Adminisztráció Tervtár kezelője 18. Felújítás befejezve A felújítás befejezve. Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\2.3.felujitas_korsz.doc
Kiegészítő tábla Felújítási- Kotrszerűsítési Terv készítés Felújítási- Korszerűsítési Terv módosítás 2.3. Felújítás - Korszerűsítés Felújítási Terv ütemezése Forrást rendelkezésre bocsátójának vizsgálata Felügyeleti szerv Módosítás Terv Továbbítás Felügyeleti szervnek Módosítás igen Nem felügyeleti szerv Módosítás nem Értesítés Jóváhagyás, értesítés AND Pályázat összeállítás AND Megrendelés 1 Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 2.3.felujitas_korsz.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
Kiegészítő tábla 1 2.3. Felújítás - Korszerűsítés Szerzõdéskötés Munkavégzés Építési napló Ellenőrzés Munkaátvétel Átadás - átvételi jegyzókönyv Irattározás AND Számlafogadása Felír program Tervtár AND Felújítás befejezése Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 2.3.felujitas_korsz.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 3. 1. Építési Beruházási Terv készítés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Finanszírozása Az építési beruházások forrása lehet felügyeleti szervek által rendelkezésre bocsátott pénzeszköz, központi Egyetemi forrás, szervezeti ek saját forrása, illetve más gazdálkodó szervezet által nyújtott támogatás. 2. Igénygyűjtés Év végén, év elején fel kell mérni az épületekben Létesítménykörzet vezető szükséges építési beruházási igényeket. A tervezés során folyamatosan egyeztetni kell az érintett vezetőjével, gazdasági vezetőjével. Az Egyetem rövid és középtávú beruházási terveit az Intézmény Fejlesztési Terv tartalmazza. 3. Iktatás Az építési beruházási igényeket iktatni kell. Törzskar Titkárnő Iktató program 4. Igények rangsorolása Az építési beruházási igények a beruházási jegyzékben kerülnek összesítésre, rangsorolásra. A sorrend kialakításánál a műszaki állapot, a jelentkező új feladatok, és egyéb egyedi szempontok kerülnek figyelembe vételre. Meg kell határozni a beruházás forrását. 5. Költségvetési Folyamat hívás. előirányzat felbontása 6. Építési Beruházási Terv 7. Hatályos Építési Beruházási Terv Az Építési Beruházási Tervet az Egyetem Gazdasági Terv mellékleteként kell kezelni. Az Építési Beruházási Terv hatályos. Törzskar Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\3.1.épit_beru_terv_kesz.doc
Kiegészítő tábla 3.1. Építési Beruházási Terv készítés OM EÜM Intézmény Egyéb Igénygyűjtés Iktatás Beruházási igények listája Igények rangsorolása Beruházási jegyzék Költségvetési elõirányzat felbontása Építési Beruházási Terv Építési Beruházási Terv Hatályos Építési Beruházási Terv Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 3.1.épit_beru_terv_kesz.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 3. 2. Építési Beruházási Terv módosítás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmérés Az év elején elkészített Építési Beruházási Tervben nem szereplő felújítási igény merül fel. 2. Iktatás Az építési beruházási igényeket iktatni kell. Törzskar Titkárnő Iktató program 3. Igénylista elkészítése A létesítményfelelős által elkészített anyagból, anyagokból össze kell állítani a beruházási igénylistát. 4. Gazdasági Főigazgató tájékoztatása A gazdasági főigazgatót tájékoztatni kell a felmerült, de az Építési Felújítási Tervben nem szereplő építési beruházási igényről. Az építési beruházás csak a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően végezhető el. 5. Folyamat vége Ha a gazdasági főigazgató az Építési Felújítási Terv módosítását nem hagyja jóvá, a beruházás nem végezhető el. 6. Költségvetési Folyamat hívás. előirányzat módosítása 7. Folyamat vége Az építési beruházás elvégezhető. Törzskar Létesítménykörzet Törzskar Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Gazdasági Főigazgató Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\3.2.épit_beru_terv_mod.doc
Kiegészítő tábla 3.2. Építési Beruházási Terv módosítás OM EÜM Intézmény Egyéb Igény felmérés Iktatás Beruházási igények listája Igénylista elkészítése Beruházási igény Gazdasági Főigazgató tájékoztatása Elutasítás Jóváhagyás Költségvetési elõirányzat módosítás Folyamat vége Folyamat vége Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 3.2.épit_beru_terv_mod.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 3. 3. Építési Beruházás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény Az év elején elfogadott, vagy a módosított Építési Beruházási Tervben szereplő építési beruházási igény. 2. Beruházási Terv ütemezése 3. Forrást rendelkezésre bocsátójának vizsgálata 4. Továbbítás Felügyeleti szervnek A Szenátus által jóváhagyott Beruházási Tervben szereplő beruházások, megvalósításának egyes fázisait ütemezni kell. Az ütemezés a gazdálkodási keretekre és a felújításhoz szükséges előirányzatokra is kiterjed. A felügyeleti szerv (szervek) által finanszírozott beruházás esetén, a forrást biztosító felügyeleti szerv jóváhagyása szükséges. Az Egyetem által javasolt tervezetet, a finanszírozó részére továbbítani kell. A Felügyeleti szerv jóváhagyja, vagy módosítást kér. 5. Módosítás Az Egyetem által összeállított tervezetet módosítani kell, majd az anyagot ismételten továbbítani kell a Felügyeleti szervnek jóváhagyás céljából. 6. Jóváhagyás, értesítés Felügyeleti szerv a jóváhagyásról értesítést küld az Egyetemnek. 7. Szakmai terv elkészítése 8. Össze kell állítani a beruházás szakmai tervét. A osztályvezetője folyamatosan figyelemmel kíséri a beruházási munkálatokat. Törzskar Létesítménykörzet Műszaki Adminisztráció Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető, Közgazdász Közgazdász Főmérnök Törzskar Főmérnök Törzskar Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\3.3.épít_beruhazas.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 3. 3. Építési Beruházás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 9. Továbbítás (szaktervező) A szakmai tervet továbbítani kell a kiválasztott szaktervező cég részére. A szaktervező kiválasztásánál a megrendelés és a szerződéskötés című folyamatokban leírtaknak megfelelően kell eljárni. 10. Tender elkészítése Összeállításra kerül a tender, amely tartalmazza az elvégzendő feladatok részletes ütemezését. 11. Megrendelés (Folyamathívás) 12. Szerződéskötés (Folyamathívás) A Megrendelés című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Szerződéskötés című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 13. Munkavégzés A vállalkozó a szerződésben leírtaknak megfelelően elvégzi az adott feladatot. Törzskar Főmérnök Törzskar Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Vállalkozó 14. Ellenőrzés A munkát folyamatosan ellenőrizni kell, amelynek eredménye az építési naplóban kerül rögzítésre. 15. Munkaátvétel A beruházás befejezését követően az épületet, épületrészt, át kell venni. Az észrevételek, megállapítások az átadás átvételi jegyzőkönyvben kerülnek rögzítésre. 16. Üzembe helyezési eljárás Le kell bonyolítani az üzembe helyezési eljárást. Létesítménykörzet Törzskar Létesítménykörzet Törzskar Létesítménykörzet Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Főmérnök, vezetők, Beruházási vezető Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\3.3.épít_beruhazas.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 3. 3. Építési Beruházás Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 17. Irattározás A beruházáshoz kapcsolódó teljes anyagot irattározni kell. Műszaki Adminisztráció 18. Számlafogadás (folyamathívás) A számlafogadás című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 19. Felír program A változásokat, változtatásokat, át kell vezetni a Felír nyilvántartó programban. Műszaki Adminisztráció 20. Tervtár A tervrajzokat a tervtárban nyilvántartásba kell venni. Műszaki Adminisztráció 21. Beruházás befejezve A beruházás, befejezve. Titkárnő Felír program kezelője Tervtár kezelője Iktató program Felír program Állapot: végleges 3/3 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\3.3.épít_beruhazas.doc
Kiegészítő tábla Építési Beruházási Terv készítés Építési Beruházási Terv módosítás 3.3. Építési Beruházás Beruházási Terv ütemezése Forrást rendelkezésre bocsátójának vizsgálata Felügyeleti szerv Módosítás Továbbítás Felügyeleti szervnek Terv Módosítás igen Nem felügyeleti szerv Módosítás nem Értesítés Jóváhagyás, értesítés AND Szakmai terv elkészítése Szakmai terv AND Továbbítás (szaktervező) Szakmai terv 1 Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 3.3.épít_beruhazas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
Kiegészítő tábla 1 3.3. Építési Beruházás Tender elkészítése Tender dokumentáció Megrendelés Szerzõdéskötés Munkavégzés Építési napló Ellenőrzés Munkaátvétel Átadás - átvételi jegyzókönyv Üzembe helyezési eljárás Irattározás Beruházás teljes dokumentációja AND Számlafogadása Felír program Tervtár AND Beruházás befejezve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 3.3.épít_beruhazas.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 4. 1. Biztonságtechnikai ellenőrzés tervezése Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés A folyamat a rendészeti, munkavédelmi és tűzvédelmi szakterületek ellenőrzéseit foglalja magában. 2. Éves Terv munkaanyagának összeállítása 3. Munkaanyag egyeztetése 4. Éves munkaterv munkaanyag véglegesítése 5. Módosítások átvezetése 6. Végleges terv továbbítása Év végén, össze kell állítani a következő év szemléinek munkatervét. A munkatervet nem kell napi bontásban részletezni, csak az ellenőrzés tervezett sorrendjét, és várható időpontját kell ütemezni. Az osztályvezető helyettesek által elkészített munkatervet egyeztetni kell az osztályvezetővel. A kialakított munkatervet az Egyetem főmérnökének kell jóváhagynia. A főmérnök által kért módosításokat át kell vezetni, majd a munkaterv ezt követően tekinthető elfogadottnak. A munkatervet a Műszaki Adminisztráción iktatni, és irattározni kell. Egy-egy példányt továbbítani kell a gazdasági főigazgató, és a főmérnök részére. 7. Terv elkészítve A tervezés folyamata befejezve. vezetőhelyettesek vezető, vezetőhelyettesek Főmérnök vezető vezető vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.1.biztonsagtech_ell_terv.doc
Kiegészítő tábla 4.1. Biztonságtechnikai ellenőrzés tervezése Igény rendészeti Igény munkavédel mi Igény tüzvédelmi Éves terv munkaanyagának összeállítása Munkaanyag egyeztetése Módosítások átvezetése Éves munkaterv munkanyag véglegesítése Módosítás igen Módosítás nem Végleges terv továbbítása Munkaterv Terv elkészítve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 4.1.biztonsagtech_ell_terv.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
3/2002. számú Ügyviteli utasítás 1. sz. melléklet 4. 2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés Az ellenőrzési tevékenységet a munkaterv ütemezésének megfelelően év közben folyamatosan folytatni kell. 2. Időpont egyeztetés Az ütemterv év elején nem készül napi lebontásban, ezért a munka megkezdése előtt, az érintett vezetőjével, a létesítményfelelőssel egyeztetni kell a bejárás pontos időpontját. Tűzvédelmi ellenőrzés esetén értesíteni kell a tűzvédelmi megbízottat. Az osztályvezetőnek írásban értesíteni kell az érintett vezetőjét, az ellenőrzés végleges időpontjáról. 3. Ellenőrzés Az ellenőrzést a jogszabályokban leírtaknak megfelelően kell végrehajtani. 4. Emlékeztető készítés Amennyiben az ellenőrzés nem tár fel hiányosságokat, akkor annak eredményéről, tapasztalatairól emlékeztetőt kell készíteni. Az emlékeztető egy példányát el kell juttatni az érintett vezetőjének. 5. Jegyzőkönyv Ha az ellenőrzést végző szakember a törvényi előírások megszegését tapasztalja, abban az esetben jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyv három példányban készül, amelyből egyegy példányt kap a létesítményfelelős (tűzvédelmi megbízott), az érintett vezetője, valamint egy példány irattározásra kerül a irattárában. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a következő ellenőrzés időpontját. Az érintett vezetőjével, gazdasági vezetőjével Szakterületi előadó Szakterületi előadó vezetők, Ellenőrzést végző előadó Ellenőrzést végző előadó Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.2.terv_biztonsagtech_ellenorzes.doc
3/2002. számú Ügyviteli utasítás 1. sz. melléklet 4. 2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver együtt, meg kell vizsgálni, hogy milyen intézkedések szükségesek, a törvény által előírt működés biztosításához. 6. Ismételt ellenőrzés Az ismételt ellenőrzést a jegyzőkönyvben feltüntetett, időpontban ismételten el kell végezni. 7. Jegyzőkönyv Ha az ellenőrzést végző szakember azt, tapasztalja, hogy a hiányosságok továbbra is fennállnak, jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyv három példányban készül, amelyből egyegy példányt kap a létesítményfelelős (tűzvédelmi megbízott), az érintett vezetője, valamint egy példány irattározásra kerül a irattárában. 8. Főmérnök tájékoztatás Ha a hiányosságok felszámolása nem történt meg, akkor erről tájékoztatni kell az Egyetem főmérnökét. A tájékoztatás, írásban rövid szöveges összefoglaló formájában történik, amely tartalmazza a osztályvezetőjének javaslatait a lehetséges megoldásokra. Csatolni kell az elkészült dokumentumok másolatait 9. Intézkedés vizsgálata A főmérnök megvizsgálja a további intézkedések lehetőségét, dönt a gazdasági főigazgató bevonásának szükségességéről. Ha nincs szükség további intézkedésre, erről írásban értesíti a vezetőjét. Szakterületi előadó Ellenőrzést végző előadó Főmérnök, vezető Főmérnök Állapot: végleges 2/2 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.2.terv_biztonsagtech_ellenorzes.doc
3/2002. számú Ügyviteli utasítás 1. sz. melléklet 4. 2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 10. Főigazgató tájékoztatása A gazdasági főigazgató részletes írásbeli tájékoztatása. Törzskar Gazdasági Főigazgató Főmérnök 11. Intézkedés Az intézkedések, egyeztetések lebonyolítása, végrehajtása. 12. Féléves jelentés elkészítése Az ellenőrzések tapasztalatairól féléves beszámolót kell készíteni. A beszámolót táblázatos formában kell készíteni, és az, rövid szöveges elemzést tartalmaz az adott terület sajátosságairól, főbb problémáiról, elért eredményekről, hiányosságairól. Amennyiben az év elején készített munkatervtől, lényeges eltérés mutatkozik, akkor ki kell térni annak okára. Javaslatot kell tenni az esetleges problémák elhárításának módjára. A jelentést a gazdasági főigazgató és a főmérnök kapja. vezető Excel 13. Ellenőrzés befejezve A tervezett ellenőrzés befejezve. Állapot: végleges 3/3 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.2.terv_biztonsagtech_ellenorzes.doc
Kiegészítő tábla Biztonságtechnikai ellenőrzés tervezése 4.2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés Időpont egyeztetés Ellenőrzés Nincs hiányosság Hiányosság Jegyzőkönyv Jegyzõkönyv Ismételt ellenőrzés Hiányosság nincs Hiányosság van Emlékeztető készítés Emlékeztetõ Jegyzőkönyv Jegyzõkönyv Főimérnök tájékoztatás Feljegyzés, jegyzõkönyvek Intézkedés vizsgálata Feljegyzés 1 2 Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 4.2.terv_biztonsagtech_ellenorzes.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
Kiegészítő tábla 1 2 4.2. Tervezett biztonságtechnikai ellenőrzés Intézkedés igen További tájékoztatás Gazdasági főigazgató tájékoztatása Nincs további tájékoztatás Intézkedés nem Intézkedés Féléves jelentés elkészítése Jelentés Ellenőrzés befejezve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 4.2.terv_biztonsagtech_ellenorzes.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 4. 3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés A tervezett ellenőrzés mellett eseti bejárást, ellenőrzést kell végezni. Eseti ellenőrzésre a vagy az Egységek kezdeményezésére kerül sor. 2. Időpont egyeztetés Az ellenőrzés megkezdése előtt, az érintett vezetőjével, a létesítményfelelőssel egyeztetni kell a bejárás pontos időpontját. Tűzvédelmi ellenőrzés esetén értesíteni kell a tűzvédelmi megbízottat. Az osztályvezetőnek írásban értesíteni kell az érintett vezetőjét, az ellenőrzés végleges időpontjáról. Az időpont egyeztetés történhet szóban is. 3. Ellenőrzés Az ellenőrzést az érintett terület előadói végzik el, kiemelt figyelmet fordítva az ellenőrzést kiváltó tényezőre. 4. Emlékeztető készítés Amennyiben az ellenőrzés nem tár fel hiányosságokat, akkor annak eredményéről, tapasztalatairól emlékeztetőt kell készíteni. Az emlékeztető egy példányát el kell juttatni az érintett vezetőjének. 5. Jegyzőkönyv Ha az ellenőrzést végző szakember a törvényi előírások megszegését tapasztalja, abban az esetben jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyv három példányban készül, amelyből egyegy példányt kap a létesítményfelelős (tűzvédelmi megbízott), az érintett vezetője, valamint egy példány irattározásra kerül a irattárában. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a következő ellenőrzés Szakterületi előadó Állapot: végleges 1/1 Fáljnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.3.eseti_biztonsagtech_ellenorzes.doc Előadó vezető Helyettes, Előadó Előadó
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 4. 3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 6. Ismételt ellenőrzés vizsgálata időpontját. Az érintett vezetőjével, gazdasági vezetőjével Az ellenőrzés jellege, dönti el, hogy szüksége van-e újabb ellenőrzésre. 7. Ismételt ellenőrzés Az ismételt ellenőrzést a jegyzőkönyvben feltüntetett, időpontban ismételten el kell végezni. 8. Jegyzőkönyv Ha az ellenőrzést végző szakember azt, tapasztalja, hogy a hiányosságok továbbra is fennállnak, jegyzőkönyvet kell kiállítani. A jegyzőkönyv három példányban készül, amelyből egyegy példányt kap a létesítményfelelős (tűzvédelmi megbízott), az érintett vezetője, valamint egy példány irattározásra kerül a irattárában. 9. Főmérnök tájékoztatás Ha a hiányosságok felszámolása nem történt meg, akkor erről tájékoztatni kell az Egyetem főmérnökét. A tájékoztatás, írásban rövid szöveges összefoglalót formájában történik, amely tartalmazza a osztályvezetőjének javaslatait a lehetséges megoldásokra. Csatolni kell az elkészült dokumentumok másolatait. 10. Intézkedés vizsgálata A főmérnök megvizsgálja a további intézkedések lehetőségét, dönt a gazdasági főigazgató bevonásának szükségességéről. Ha nincs szükség további intézkedésre, erről írásban Törzskar, vezető Helyettes Szakterületi előadó Ellenőrzést végző előadó Főmérnök, vezető Törzskar Főmérnök Állapot: végleges 2/2 Fáljnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.3.eseti_biztonsagtech_ellenorzes.doc
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 4. 3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver értesíti a vezetőjét. 11. Gazdasági főigazgató tájékoztatása A gazdasági főigazgató részletes írásbeli tájékoztatása. Törzskar Gazdasági Főigazgató Főmérnök 12. Intézkedés Az intézkedések, egyeztetések lebonyolítása, végrehajtása. 13. Féléves jelentés elkészítése Az ellenőrzések tapasztalatairól féléves beszámolót kell készíteni. A beszámolót táblázatos formában kell készíteni, és az, rövid szöveges elemzést tartalmaz az adott terület sajátosságairól, főbb problémáiról, elért eredményekről, hiányosságairól. Amennyiben az év elején készített munkatervtől, lényeges eltérés mutatkozik, akkor ki kell térni annak okára. Javaslatot kell tenni az esetleges problémák elhárításának módjára. A jelentést a gazdasági főigazgató és a főmérnök kapja. vezető Excel 14. Ellenőrzés befejezve Ellenőrzés befejezve. Állapot: végleges 3/3 Fáljnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.3.eseti_biztonsagtech_ellenorzes.doc
Kiegészítő tábla Igény környezetvédelemi Igény rendészeti Igény munkavédelmi Igény tüzvédelmi 4.3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés Időpont egyeztetés Ellenőrzés Nincs hiányosság Hiányosság Jegyzőkönyv Jegyzõkönyv Ismételt ellenőrzés vizsgálata Ellenőrzés igen Ismételt ellenőrzés Hiányosság nincs Ellenőrzés nem Hiányosság Jegyzőkönyv Jegyzõkönyv 1. 2 Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 4.3.eseti_biztonsagtech_ellenorzes.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 1
Kiegészítő tábla 1. 2 4.3. Eseti biztonságtechnikai ellenőrzés Emlékeztető készítés Emlékeztetõ Főimérnök tájékoztatás Feljegyzés Intézkedés vizsgálata Feljegyzés Intézkedés igen További tájékoztatás Gazdasági főigazgató tájékoztatása Nincs további tájékoztatás Intézkedés nem Intézkedés Féléves jelentés elkészítése Jelentés Ellenőrzés befejezve Állapot: végleges Dátum: 2002. September 30. Fájlnév: 4.3.eseti_biztonsagtech_ellenorzes.vsd 3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 2
3/2002. számú Ügyviteli Utasítás 1. sz. melléklet 4. 4. Tűzoltó készülék ellenőrzése Sor szám Tevékenység neve Leírás Szervezeti Végrehajtó szerepkör Alkalmazott szoftver 1. Igény felmerülés A tűzoltó készülékeket negyedévente ellenőrizni kell. A vizsgálat tűrési ideje kettő hét, amelyet a 2/2002. (I. 23.) BM rendelet 1. számú mellékletének 2. fejezete szabályoz. 2. Ellenőrzés Az ellenőrzést az üzembentartó szervezeti tűzvédelmi megbízottja vagy a helyileg illetékes tűzvédelmi előadó végzi. Szemrevételezéssel meg kell győződni, a nyilvántartásban szereplő készülék, előirt módon, és helyen való tárolásáról. 3. Vállalkozó értesítése Amennyiben a készülék nincs kifogástalan műszaki állapotban, értesíteni kell, a karbantartással megbízott vállalkozót. Tűzvédelmi előadó Tűzvédelmi előadó 4. Javítás A vállalkozó elvégzi a készülék javítását. Vállalkozó 5. Selejtezés Ha a tűzoltó készülék külső sérülései alapján, egyértelműen eldönthető a selejtezés szükségessége, akkor ez irányba kell intézkedéseket foganatosítani 6. Selejtezési eljárás (folyamathívás) 7. Számlafogadás (folyamathívás) A Selejtezési eljárás című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. A Számlafogadás című folyamatnál leírtaknak megfelelően kell eljárni. 8. Hiányzik Ha a készülék nem található meg, akkor fel kell venni a kapcsolatot, az érintett vezetőjével. Amennyiben a leltárfelelős bevonásával, sem sikerül a tűzoltó készülék fellelhetőségi helyét meghatározni, akkor ezt jelenteni kell az Anyagkönyvelési és Leltárellenőrzési Tűzvédelmi előadó, vezető Tűzvédelmi előadó, vezető Állapot: végleges 1/1 Fájlnév: G:\Gazdalkodas\internetre\4.4.tuzoltok._ellenorzes.doc