1/19 KÉSZÍTETTE: Dr. Tölli Katalin al ELLENİRIZTE: HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: 2010. december 1.
2/19 I. Általános rész Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata 200/2009. (V. 28.) Kgy. számú határozatával elfogadott Alapító Okiratban meghatározta Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) szervezetét, amelynek szervezeti és mőködési szabályait, a feladatellátás feltétel- és kapcsolatrendszerét az alábbiakban állapítjuk meg. 1. A Hivatal jogállása és irányítása 1.1. A Hivatal jogállása A Hivatal jogi személyiséggel rendelkezı önállóan gazdálkodó költségvetési szerv. Felügyeleti szerve Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyőlése. 1.2. A Hivatal alaptevékenysége és kiegészítı tevékenysége A Hivatal alaptevékenysége az Ötv. 38. (1) bekezdése alapján az önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. A Hivatal vállalkozási tevékenységet folytathat. Vállalkozási tevékenységnek minısül a Hivatal alaptevékenységén kívüli szolgáltató, termelı tevékenysége, amelyet nyereség és vagyonszerzés céljából, rendszeresen (üzletszerően) ellenérték fejében végez. A vállalkozás mértéke az alapfeladatok ellátását nem veszélyeztetheti. A Hivatal feladatellátásának követelményrendszerét a minıségcélok, a kötelezettségvállalások célszerőségét megalapozó eljárást a minıségügyi eljárások tartalmazzák. A Hivatal szabad kapacitásának kihasználása keretében az Alapító Okiratában felsorolt kisegítı tevékenységeket folytathatja.
3/19 1.3. A Hivatal iratkezelése A hivatal iratkezelése vegyes iratkezelési rendszerben, elektronikus úton történik. Az iratkezelés folyamatát, a részfeladatok ellátóit, felelıseit szabályzatban kell meghatározni. A vegyes iratkezelés központosított szervezeti egységét (Igazgatási Osztály) az 1. melléklet tartalmazza, felügyeletét annak vezetıje látja el. 2. A Hivatal irányítása, vezetése és feladatai A a Közgyőlés döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében eljárva, a útján irányítja a Hivatalt. A Hivatalt Sopron Megyei Jogú Város Jegyzıje vezeti. A Hivatalban ISO 9001:2000 minıségirányítási rendszer mőködik, melynek kijelölt képviselıje a minıségügyi vezetı. 2.1. A és az al A - a javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában, - dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörében, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja, - saját feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, utalványozás és ellenjegyzés rendjét, - a közgyőlés bizottságainak átruházott hatáskörben hozott döntései tekintetében gyakorolja a kiadmányozási jogot, - meghatározza azok körét, akiknek a általi kinevezéséhez, vezetıi megbízásához, felmentéséhez, vezetıi megbízásának visszavonásához, jutalmazásához az egyetértése szükséges, - irányítja a munkaterv tervezetének elkészítését, - intézkedik államtitkot vagy szolgálati titkot sértı cselekmény elkövetése esetén, továbbá a titoksértés megelızése és megszüntetése iránt, - gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az önkormányzati alapítású intézmények és társaságok vezetıi felett - gyakorolja a munkáltatói jogokat az önkormányzati fıtanácsadó, és az egyéb munkáltatói jogokat a tekintetében.
4/19 Az alek A munkáját fıállású gazdasági ügyekért felelıs, és fıállású közösségi ügyekért felelıs al segíti. A általános helyettese a gazdasági ügyekért felelıs al, a távollétében, illetve akadályoztatása esetén a jogosultságai illetik meg. Az alek a munkamegosztásnak megfelelıen ellátják a által meghatározott feladatokat. Az alek távolléte vagy akadályoztatása esetén a gyakorolja a hatáskörüket, illetve látja el a feladataikat. A és az alek közötti munkamegosztás A feladatai közül személyesen az alábbi tevékenységi területeket látja el: Nemzetközi kapcsolatok, Településfejlesztési feladatok ellátásának felügyelete, Turisztikai, idegenforgalmi feladatok ellátásának felügyelete, Termelı beruházásokkal (ipartelepítés) kapcsolatos inventíciók, EU-s pályázatok felügyelete, Oktatási feladatok ellátásának felügyelete (intézmény-felügyelet kivételével), Gazdasági koncepció elkészítésének irányítása, felügyelete, Önkormányzati fejlesztések, beruházások, projektek felügyelete, Költségvetési folyamat felügyelete, Környezetvédelmi feladatok ellátásának felügyelete. A gazdasági ügyekért felelıs al a feladatai közül az alábbi tevékenységi területeket látja el: Önkormányzati és részben önkormányzati tulajdonú gazdasági és közhasznú társaságok felügyelete. Városüzemeltetési feladatok ellátásának felügyelete. Vagyongazdálkodási feladatok ellátásának felügyelete. Egészségügyi feladat ellátásának felügyelete. A közösségi ügyekért felelıs al a feladatai közül az alábbi tevékenységi területeket látja el: Oktatási-nevelési intézményekkel kapcsolatos feladatok felügyelete, Kulturális és közmővelıdési feladatok ellátásának felügyelete, Sportfeladatok ellátásának felügyelete, Civil kapcsolatok, Szociális ellátórendszerrel és szociális bérlakásokkal kapcsolatos feladatok ellátásának felügyelete.
5/19 2.2. A és az al: A Mint a Hivatal vezetıje, szakmailag felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı, szakszerő, pártatlan, igazságos és színvonalas ügyintézés ellátásáért. Feladatai különösen: A/ A testületi mőködéssel kapcsolatban: - összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a törvényességrıl, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek végrehajtásáról, - figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását, - törvényességi szempontból figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni, - gondoskodik a könyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére. B/ A Hivatal mőködésével kapcsolatban: - ellátja a Hivatal belsı szervezeti egységei útján a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási, iratkezelési feladatokat, - a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, munkarendjére, és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a nek, - a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét, - irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat, - irányítja a dolgozók továbbképzését, - vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát, - elkészíti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót, amelyet a terjeszt a közgyőlés elé, - irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét, - biztosítja a Hivatal mőködését és ellenırzi a feladatellátás törvényességét, - köteles a szakszervezettel együttmőködni, ennek keretében az érdekképviseleti tevékenységéhez szükséges információk biztosításával feladata ellátását elısegíteni, valamint
6/19 Az al észrevételeikre, javaslataikra vonatkozó munkáltatói álláspontot és annak indokait közölni, - a Ktv. 30/A. (1) bekezdése alapján szakmai tanácsadói, fıtanácsadói címet adományozhat a felsıfokú iskolai végzettséggel rendelkezı köztisztviselık mindenkori összlétszámának 20 %-áig. Ellátja a által meghatározott feladatokat, a munkáját segíti, illetve a akadályoztatása esetén megilletik annak jogosultságai. A és az al közötti részletes feladat- és munkamegosztást az al munkaköri leírása tartalmazza. 2.3. A minıségügyi vezetı A minıségügyi vezetı felelıs: - a minıségirányítási rendszer kiépítésével, tanúsíttatásával, mőködtetésével és folyamatos ellenırzésével kapcsolatos tevékenység koordinálásáért, - az ISO 9001:2000 szabványrendszer elıírásainak betartásáért, betartatásáért, - a minıségirányítási rendszer mőködtetésével kapcsolatos rendszerdokumentációk karbantartásáért, szétosztásáért, visszavonásáért, archiválásáért, - nyilvántartások vezetéséért, a dokumentumok aktualizálásáért, - a külsı és belsı felülvizsgálatok lefolytatásának elıkészítéséért, vezetıi átvizsgálásokban való részvételért, - a minıségügyi információk áramlásának biztosításáért, a szervezeti egységek és azok vezetıi között, - a beszállítók minısítésével kapcsolatos nyilvántartások vezetéséért, - a szerzıdések átvizsgálásának irányításáért, - a folyamatok fejlesztésének ellenırzéséért, - a nem megfelelıségek kijavításának és megszüntetésének koordinálásáért, - minıségügyi bizonylatok kezeléséért, - minıségügyi oktatások megtartásáért, - tevékenységi körök és felelısségek folyamatos napi nyomon követéséért, - új, a Hivatal hagyományos tevékenységétıl eltérı vagy megváltozott tevékenységekkel kapcsolatos minıségügyi tervek elkészítéséért.
7/19 2.4. A vezetı Az iroda, illetve osztályvezetı (a továbbiakban együtt: vezetı) ellátja a szervezeti egység vezetését a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelıen. A Ktv. 45. (10) bekezdés c) pontja alapján a vezetıi munkakör fıosztályvezetı-helyettesi szintnek felel meg. 3. A munkáltatói jogok gyakorlása A gyakorolja a munkáltatói jogokat - az önkormányzati tanácsadó, fıtanácsadó, közhasznú és közcélú munkavállalók kivételével - a Hivatal köztisztviselıi és munkavállalói tekintetében. A által meghatározott körben a kinevezéshez, felmentéshez, a vezetıi megbízáshoz, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a egyetértése szükséges. A által meghatározott munkaköröket a és közötti megállapodás tartalmazza. 3.1. A a Hivatal köztisztviselıi tekintetében a közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos döntések meghozatalához kikéri a vezetık véleményét. A vezetık részére átadott egyéb munkáltatói jogok tekintetében a indokolt esetben a döntést magához vonhatja, az elıkészítés folyamán utasítást adhat. 3.2. A vezetı a döntése alapján az osztály, illetve az iroda dolgozóira nézve az alábbi munkáltatói jogok gyakorlására jogosult: évi rendes szabadság kiadása a szabadságolási ütemterv szerint, rendkívüli munkavégzés engedélyezése, belföldi kiküldetés engedélyezése, egyéni teljesítménycélok meghatározása és a teljesítés értékelése. Javaslattételi jog illeti meg a vezetése alá tartozó szervezeti egységben beosztott köztisztviselık tekintetében: kinevezésre, képzésben, továbbképzéseken való részvétel esetében jutalmazásra, célfeladat kitőzésére, kitüntetésekre felterjesztésre, fizetés nélküli szabadság engedélyezésére, feladat- és munkakör megváltoztatására,
8/19 szakmai tanácsadói, szakmai fıtanácsadói, címzetes fımunkatársi, címzetes vezetı-tanácsosi, címzetes vezetı-fıtanácsosi cím adományozására, kevéssé alkalmas minısítés esetén a szakmai tanácsadói, szakmai fıtanácsadói cím visszavonására, rendkívüli munkavégzés esetén szabadidı-átalány megállapítására, Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi és ügykezelıi közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseirıl szóló rendeletében szabályozott juttatásokra. 3.3. A vezetı a köztisztviselı esetében felfedezett fegyelmi felelısségre vonás alapjául szolgáló kötelezettségszegést köteles a nek haladéktalanul bejelenteni. Amennyiben bejelentési kötelezettségét elmulasztja, abban az esetben az eljárás ellene is lefolytatható. 3.4. A, mint a munkáltatói jog gyakorlója minısíti a vezetıit, meghatározza a vezetık egyéni teljesítménykövetelményét, és elvégzi teljesítményértékelésüket. A vezetı minısíti a vezetése alá tartozó szervezeti egységbe beosztott köztisztviselıket, meghatározza egyéni teljesítménykövetelményüket, és elvégzi teljesítményértékelésüket. 4. A Hivatal belsı ellenırzése A Hivatal belsı ellenırzési feladatait az Ellenırzési Csoport látja el. Belsı ellenırzési tevékenységét közvetlenül a Polgármesteri Hivatal vezetıjének, a nek alárendelve végzi. A csoport tagjai az ellenırzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonhatók be. Az Ellenırzési Csoport tevékenységének tervezése során önállóan jár el, ellenırzési terveit kockázatelemzésre alapozva és a soron kívüli ellenırzések figyelembevételével állítja össze. A belsı ellenır az ellenırzési program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat tartalmazó ellenırzési jelentést a belsı ellenır befolyástól mentesen állítja össze, amelynek tartalmáért felelısséggel tartozik. Az Ellenırzési Csoport ellátja a Polgármesteri Hivatal belsı ellenırzését, és ellenırzést végez az önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési intézményeknél: - vizsgálja és értékeli a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszerek kiépítése és mőködése jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését,
9/19 - vizsgálja és értékeli a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerek mőködésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, - vizsgálja a rendelkezésre álló erıforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít a és a számára a költségvetési szerv mőködése eredményességének növelése, valamint a FEUVE, és a belsı ellenırzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, - ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a kockázati tényezık, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében, - nyomon követi az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket, - a belsı ellenırzési tevékenység során szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenırzéseket, illetve informatikai rendszerellenırzéseket, valamint megbízhatósági ellenırzéseket végez.
10/19 - II. A Hivatal belsı szervezeti tagozódása és feladatai 1. A Hivatal belsı szervezeti tagozódása A Hivatal a szükséges feladatmegosztás céljából osztályokra és irodákra tagolódik. Az osztály, és az iroda, mint belsı szervezeti egység nem önálló jogi személy. A szervezeti felépítést az 1. melléklet tartalmazza. A szervezeti egységek élén osztály-, illetve irodavezetı áll, aki vezetıi megbízását a egyetértésével a tıl kapja. Az egységek egymással mellérendeltségi viszonyban állnak, és kötelesek együttmőködni a feladatok ellátásában. A Hivatalon belül a munkaköri megnevezéseket a munkaköri leírások tartalmazzák. 1.1. A vezetı hatásköre és feladatköre A vezetı - felelıs az általa vezetett szervezeti egység szakszerő, jogszerő mőködéséért, ennek keretében figyelemmel kíséri a tevékenységi körét érintı jogszabály-változásokat, - jogszabályok hatályon kívül helyezése esetén gondoskodik azoknak a hatályos jogszabályoktól történı elkülönítésérıl az ME 4.2-02 Ügyiratok, adatok és dokumentumok kezelése, azonosítása és nyomon követhetısége, ellenırzöttsége és vizsgált állapotának jelölésérıl szóló eljárás szerint, - gondoskodik a jogszabályi elıírásoknak, belsı szabályzatoknak, utasításoknak nem megfelelı elemek, eljárási hibák javításáról, a hibák okainak feltárásáról, helyesbítı és megelızı intézkedésekrıl, - kialakítja az egységes jogértelmezést és jogalkalmazást, a feladatvégrehajtás hatékony ellenırzésének eljárását, - felelıs a szervezeti egység feladatkörébe tartozó, illetve az esetenként kapott utasítások szakszerő döntés-elıkészítéséért, határidıben történı végrehajtásáért. Szervezi, irányítja a szervezeti egység feladatainak végrehajtását, a törvényes ügyintézést, ennek keretében
11/19 - meghatározza a szervezeti egység dolgozóinak munkaköri feladatait, a helyettesítés rendjét. - ha szükséges, a szervezeti egységen belül átfogó vagy célellenırzést rendel el, - a szervezeti egységen belüli munkaszervezési, jogalkalmazási, illetve szakmai hiányosságok észlelésekor intézkedik ezek megszüntetése iránt, a megszüntetés mikéntjére utasítást ad, az ügyet a saját eljárásába vonhatja, - közremőködik a belsı oktatásokban, - gyakorolja a kiadmányozási jogot, - kapcsolatot tart a szervezeti egység mőködését elısegítı érdekvédelmi, érdekképviseleti szervezetekkel, egyesületekkel, alapítványokkal, kamarákkal, civil szervezetekkel, - gondoskodik a vezetése alatt mőködı szervezeti egységben a Hivatal ügyfélfogadási és munkarendjére vonatkozó szabályok hatályosulásáról, a munkafegyelem betartásáról a megfelelı munkaszervezésrıl, - felelıs a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egységes Hivatal munkáját elısegítı, az egyes egységek együttmőködését biztosító kapcsolattartásért, - részt vesz a vezetık értekezletén, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl, - gondoskodik mindazon feladatok ellátásáról, amelyekre a utasítja, - beszámol a nek a szervezeti egység munkájáról, - havonta értekezletet, legalább félévente pedig értékelı munkaértekezletet tart a szervezeti egység köztisztviselıi részére, - szignálja a szervezeti egységhez érkezı ügyiratokat, - rendszeresen ellenırzi a szervezeti egységben az ügyiratkezelést, - gondoskodik a szervezeti egység szabadságolási tervének elkészítésérıl, és az egység dolgozóinak szabadságnyilvántartásáról. - elvégzi az egyéni teljesítménycélok kitőzését és értékelését, az ügykezelık munkájának értékelését a szervezeti egységen belül. Az önkormányzati döntések elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok keretében a vezetı - köteles részt venni a közgyőlés ülésein, meghívás alapján a bizottsági üléseken, a megbízása alapján a kisebbségi, illetve településrészi önkormányzati üléseken, akadályoztatása esetén helyettesítésrıl köteles gondoskodni,
12/19 - biztosítja a szakterületét érintı jogszabályok, közgyőlési döntések végrehajtását, - a szervezeti egység feladatkörébe tartozó ügyekben köteles minden olyan tudomására jutott információról a t tájékoztatni, amely intézkedést igénylı helyi közügynek tekintendı, - gondoskodik a közgyőlés és bizottságai munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a tisztségviselık és a bizottságok által elıterjesztett rendelettervezeteket és egyéb anyagokat, elıadóként felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért. A vezetıt távolléte esetén az ügyrendben meghatározott, ennek hiányában a által megbízott köztisztviselı helyettesíti. 2. A Hivatal feladatai 2.1. Általános feladatok, követelmények A Hivatal feladatai ellátása során köteles biztosítani - a törvényesség betartását, - a közgyőlés rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, - az állampolgári jogok érvényesülését. A Hivatalnak az ügyintézés során törekednie kell - az anyagi és eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására, - a hatékony és gyors ügyintézésre és a határidık betartására, - az ügyintézés színvonalának emelésére. 2.2. A Hivatal feladatai a közgyőlés és bizottságai, valamint a településrészi és kisebbségi önkormányzatok tevékenységével kapcsolatban A Hivatal köteles: szakmailag elıkészíteni az önkormányzati rendelettervezetet és a határozati javaslatot az erre vonatkozó belsı szabályozás alapján, szervezni a Közgyőlés és bizottságai rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését,
13/19 ellátni a Közgyőlés munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat, különös tekintettel a testületi ülés könyvére, az önkormányzati képviselık kérdéseit kivizsgálni és azokra a vonatkozó hatályos jogszabályok szerint választ adni, az önkormányzati képviselınek a munkájához szükséges tájékoztatást és ügyviteli segítséget megadni, az önkormányzati képviselı közérdekő bejelentésére 15 napon belül érdemben választ adni, a közgyőlés bizottságainak mőködéséhez szükséges tájékoztatást megadni, mőködését elısegíteni, az ehhez kapcsolódó ügyviteli feltételeket biztosítani, tájékoztatást nyújtani a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmet, javaslatot, gondoskodni a bizottsági titkári feladatok ellátásáról, koordinálni a titkárok munkáját, a településrészi önkormányzatok munkáját a bizottságokéval egyezıen segíteni, a kisebbségi önkormányzatok munkáját megállapodás szerint segíteni. 2.3. A Hivatal feladatai a, alek munkájával kapcsolatban - feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben döntés-elıkészítı munkát végez és szervezi a döntések végrehajtását, - segíti a közgyőlési és bizottsági munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet. 2.4. A kiadmányozás rendje A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. (Ötv.) 35. (2) bekezdésében meghatározott ügyekben a kiadmányozás jogát a gyakorolja. A kiadmányozhat az önkormányzat nevében, saját nevében, valamint a vel együttesen. Az alek feladataik ellátása során a helyett és nevében kiadmányozásra jogosultak. A megbízásából és felhatalmazása alapján a Városi Gyámhivatal vezetıje kiadmányozza az Intézményi Osztály ügyrendjében számára meghatározott i hatáskörbe tartozó döntéseket. A helyett és nevében a kiadmányozás jogát az általuk vezetett szervezeti egység
14/19 mőködési körében a vezetık gyakorolják, a szervezeti egység ügyrendjében feltüntetett kivételekkel. A meghatározott körben átadhatja a kiadmányozási jog gyakorlását az alnek, melyet az al munkaköri leírása tartalmaz. Az önkormányzati alapítású intézmények, társaságok felé az alábbi feladatkörbe tartozó ügyek esetében a kiadmányozási jogot a gyakorolja: - az önkormányzat költségvetésének, zárszámadásának elıkészítésével, összeállításával, végrehajtásával összefüggı ügyek, - az intézmények mőködésével kapcsolatos, i hatáskörbe tartozó ügyek, - a közgyőlési döntések (határozatok, rendeletek) végrehajtásával kapcsolatos kiadmányok tekintetében, - körlevelek, kitöltési útmutatók, értekezletek meghívói esetében. III. A Hivatal belsı szervezeti egységeinek feladatai A Hivatal szervezeti egységei (osztályok, illetve irodák) önkormányzati feladataikat elıkészítı, végrehajtó jelleggel, illetve államigazgatási ügyekben minden esetben a hatáskör címzettjének nevében eljárva látják el. Az egyes szervezeti egységek által ellátott feladatokat a jelen szervezeti és mőködési szabályzat függelékét képezı ügyrendjükben kell meghatározni. A Hivatal gazdasági szervezete a Közgazdasági Osztály, melynek részletes feladatait az ügyrendje határozza meg. A feladatok szervezeti egységen belüli munkamegosztását és az egyénekre megállapított felelısségi szabályokat a munkaköri leírásokban kell meghatározni. 1. Általános követelmények IV. A Hivatal mőködése A Hivatal köteles: - ügyfélfogadási idıben az ügyfeleket fogadni és az ügyintézı akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, - az ügyiratokat az erre vonatkozó belsı szabályozás szerint kezelni.
15/19 2. A képviselet A Közgyőlést a, távolléte és akadályoztatása esetén a gazdasági al, vagy megbízása alapján más al jogosult képviselni. A Hivatalt a, távollétében és akadályoztatása esetén az al, vagy felhatalmazás alapján az általa kijelölt szervezeti egység vezetı jogosult képviselni. A Hivatal belsı mőködése során a szervezeti egységet a vezetı vagy az általa - a egyetértésével - megbízott köztisztviselı jogosult képviselni. A hivatali ügyintézés és ügyiratkezelés részletes szabályait külön szabályzatok, és minıségügyi dokumentumok tartalmazzák. 3. Munkarend A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıinek heti munkaideje 40 óra, amely tartalmazza a napi 30 perces, hétfın +20 perces munkaközi szünetet. A hivatali munkaidı: hétfın 7.30. - 17.30. óráig kedden 7.30. - 16.00. óráig szerdán 7.30. - 16.00. óráig csütörtökön 7.30. - 15.00. óráig pénteken 7.30. - 13.00. óráig tart. A Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportjához beosztott munkavállalók munkaideje hétfıtıl péntekig 8.00.-16.00 óráig tart, kivéve az ügyeleti munkakörben dolgozókat, akiknek munkaidejét az ügyeleti szabályzat határozza meg. 3.1. Az ügyfélfogadás rendje A hivatalban az ügyfélfogadás általános rendje: hétfı 13.30.-17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig péntek 8.00.-12.00. óráig. Nyári ügyfélfogadási idı július 1-tıl augusztus 20-ig: hétfı 13.30-17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig. Okmányirodai ügyekben, valamint haláleset, nem soproni származású újszülöttek bejelentésénél és az okmányok kiállításához szükséges anyakönyvi kivonatok kiadásánál az ügyfélfogadási idı:
16/19 hétfı 10.00.-12.00. és 13.00. -17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-15.30. óráig csütörtök 8.00.- 12.00. és 13.00. -14.30. óráig péntek 8.00.-12.00. óráig. Fenti ügyekben külön nyári ügyfélfogadási idı nincs. Szociális ügyekben az ügyfélfogadási idı: hétfı 13.30.-17.00.- óráig (csak ügyfélszolgálat) kedd 08.00.-12.00. és13.00.-16.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) szerda 08.00.-12.00. és13.00.-16.00. óráig csütörtök 08.00.-12.00. és13.00.-14.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) péntek 08.00.-12.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) Szociális ügyekben nyári ügyfélfogadási idı: hétfı 13.30.-17.00 óráig (csak ügyfélszolgálat) szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig. 3.2. A, az al és a ügyfélfogadási rendje Polgármester: minden hónap harmadik szerda 9.00-12.00 óráig Alek: Gazdasági ügyekért felelıs al: minden hónap elsı szerda 9.00-12.00 Közösségi ügyekért felelıs al: minden hónap második szerda 9.00-12.00 Fejlesztési ügyekért felelıs al: minden hónap negyedik szerda 9.00-12.00 Jegyzı: minden hónap második szerda 9.00-12.00 óráig. 3.3. Soron kívüli ügyfélfogadás A települési képviselıket soron kívül, munkaidıben bármikor fogadni kell. Az önkormányzat intézményeinek, társaságainak vezetıit ügyfélfogadási idın kívül is - lehetıleg egyeztetett idıpontban - fogadni kell.
17/19 4. Bélyegzı-nyilvántartás, bélyegzık használata 4.1. A bélyegzık megrendelésérıl a Jegyzıi Iroda Gondnoksági Csoport gondoskodik. A használatba adott bélyegzıkrıl nyilvántartást vezet. A használatra kiadott bélyegzık meglétét évenként köteles ellenırizni. 4.2. A használatra történı átadás során a bélyegzılenyomat mellett az átvevı aláírásával igazolja az átvételt. A bélyegzı kezelıje anyagi, fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik a bélyegzı jogszerő használatáért. Ha valamely dolgozó a rábízott bélyegzıt elveszti, errıl a vezetıjének azonnal köteles jelentést tenni. A vezetı köteles az elvesztés körülményeit és a köztisztviselı felelısségét megvizsgálni. 4.3. Az elhasználódott, megrongálódott, vagy feleslegessé vált bélyegzıt vissza kell a Jegyzıi Iroda Gondnoksági Csoport részére adni, aki ezt könyv felvétele mellett megsemmisíti. A könyvet a nyilvántartás mellékleteként kell megırizni. 4.4. Ha a bélyegzı kezelıjének megszőnik a közszolgálati jogviszonya, a bélyegzı átadását az átvevı nyilatkozaton kell igazolni. 5. A Hivatal információáramlása és belsı koordináció 5.1. A feladatokat a a dokumentumon történı szignálással osztja el, mely utasításnak minısül. 5.2. Az önkormányzati alapítású intézmények, társaságok vezetıinek tartandó megbeszéléseket a, az alek és a hívhatnak össze. Az adott területet érintı általános információk kiadásáról által aláírt és folyamatos sorszámmal ellátott körlevelek útján kell gondoskodni. Körlevél, szakmai vélemény, állásfoglalás kiadására csak a jogosult.
18/19 5.3. A vezetıket az egymáshoz kapcsolódó szakmai területeken egyeztetési és tájékoztatási kötelezettség terheli. A több szervezeti egységet érintı kérdésekben, ahol koordináció szükséges, a t tájékoztatni kell, és amennyiben szükséges, i intézkedést kell kérni. 5.4. A Hivatalban kiadott szabályozó jellegő belsı és külsı dokumentumokat, utasításokat, körleveleket valamennyi érintett köztisztviselıvel ismertetni kell. 5.5. Értekezletek rendszere - Évente legalább egy alkalommal összapparátusi értekezletet kell tartani, amelynek keretében a és a értékeli az elmúlt idıszak tevékenységét és meghatározza az elkövetkezı idıszak fıbb feladatait. - A vezetık legalább félévente értékelı munkaértekezletet tartanak a szervezeti egység dolgozói részére, melyen értékelik az elvégzett munkát és meghatározzák a következı idıszak legfontosabb feladatait. - A az alek, a és az al, valamint az általa meghívottak részvételével hetente tisztségviselıi megbeszélést tart. A megbeszélésen elhangzottakról írásos emlékeztetı készítésérıl a Polgármesteri Iroda vezetıje gondoskodik. - A havonta legalább két alkalommal vezetıi megbeszélést tart a, az alek, az al és a vezetık részvételével. A megbeszélésen elhangzottakról írásos emlékeztetı készítésérıl az al gondoskodik. - A vezetık legalább havonta egy alkalommal osztály-, illetve irodai értekezletet, csoport tagozódású osztály, illetve iroda esetén csoportvezetıi értekezletet tartanak, melynek célja a feladat-meghatározás, az egységes jogalkalmazás és álláspont kialakítása, és a feladatok elvégzésének értékelése. Az osztály-, illetve irodai értekezleten a vezetı kiadja az egyes dolgozókat, csoportvezetıi értekezleten a csoportokat érintı feladatokat. Osztály-, illetve irodai értekezleten a dolgozók közvetlenül jelzik, csoportvezetıi értekezleten a csoportvezetık közvetítik a csoportjuk mőködése során észlelt problémákat, dolgozói észrevételeket. A csoportvezetıi értekezleten kiadott feladatokról és egyéb információkról a csoportvezetı tájékoztatja a csoport dolgozóit.
19/19 1. V. Záró rendelkezések Jelen szervezeti és mőködési szabályzat mellékletei: 1. Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése 2. Képzettségi pótlékra jogosító szakképesítések jegyzéke 3. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök jegyzéke 4. A hatósági eljárás folyamatának és a költségvetés készítés és beszámolás folyamatának eljárási nyomvonala és kockázatbecslése Jelen szervezeti és mőködési szabályzat függelékei a szervezeti egységek részletes feladatait tartalmazó ügyrendjei. 2. A szervezeti és mőködési szabályzat és mellékletei, valamint függelékei hatályos és egységes szerkezetben történı vezetésérıl az al gondoskodik. 3. A szervezeti és mőködési szabályzatban foglaltak megtartását a folyamatosan figyelemmel kíséri, az indokolt változtatásokra a szükséges intézkedést megteszi. 4. Jelen szervezeti és mőködési szabályzat 28. változata a Jogi és Ügyrendi Bizottság egyetértı határozatával, 2010. december 1. napján lép hatályba. Egyidejőleg a 2009. július 1. napján kiadott 40309-4/2009. ügyiratszámú 22. változat hatályát veszti. A mellékletek 2010. december 1-jén hatályos változatai a következık: 1. melléklet 28. változat, 2. melléklet 28. változat, 3. melléklet 25. változat, 4. melléklet 21. változat.