Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2013. évi működéséről és az ellenőrzések tapasztalatairól A szakfelügyelői kar a tárgyévben tizenegy fővel (8 közlevéltári és 2 nyilvános magánlevéltári szakfelügyelő, valamint 1 ügyviteli alkalmazott) kezdte működését. A szakfelügyelői munka ellentételezésének tisztázatlansága miatt dr. Lakos János vezető szakfelügyelő úr tisztségéről 2013. február 28-án lemondott. A költségvetés rendezését követően Katona Klára szakfelügyelő kapott megbízást e teendők ellátására, azonban új szakfelügyelő belépésére nem került sor. A szakfelügyelők az ellenőrzéseket dr. Lakos János vezető szakfelügyelő úr által kidolgozott program alapján végezték. A vizsgált levéltárak körébe a közlevéltárak közül a Magyar Nemzeti Levéltár megyei tagintézményei, a nyilvános magánlevéltárakat tekintve 10 intézmény tartozott. Mind a közlevéltárak, mind a nyilvános magánlevéltárak esetében a szakfelügyelők két témakört vizsgáltak, továbbá a programban nem szereplő feladatként véleményezték a selejtezési terveket és jegyzőkönyveket. Programon kívül a vezető szakfelügyelő és az illetékes szakfelügyelő látogatást tett a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban a célból, hogy a fenntartó hibájából katasztrofálisnak joggal nevezhető raktárhelyzet javításához a szükséges lépéseket előkészítsék. A Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről szóló 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet 13. (1) bekezdése értelmében a szakfelügyelet állományába tartozók megbízása 2013. december 31- én lejárt. A vizsgálatok tapasztalatai az alábbiakban foglalhatók össze. I. Közlevéltárak Az ellenőrzések célja 2013. I. félévében a raktárminősítésben való közreműködés, a második félévben az iratkezelés közlevéltári felügyelete és a levéltári állomány gyarapodásának vizsgálata volt. 1. Raktárminősítés A minősítés jogszabályi előírása: a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 21.. A minősítési eljárás a Levéltári Állományvédelmi Ajánlás 1. sz. függelékében (Útmutató a levéltári raktárak állapotának ötévenkénti minősítéséhez) lefektetett módon zajlott. A megyei levéltárakban végrehajtott előző raktárminősítés óta a raktárépület építése mindössze egy levéltárban valósult meg (Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár, Alsózsolcai fiók, 2008.), egy intézményben pedig 2006 óta jelenleg is folyamatban 1 van (Fejér Megyei Levéltár). Nagyobb beruházásra került sor Csongrádon (tetőszerkezet javítása), miáltal a tárolási körülmények jelentősen javultak. Helyenként kisebb beruházásokat eszközöltek (pl. sötétítők, páratartalmat szabályozó készülékek), azonban a klimatikus viszonyok számottevő javulását az épületek általános alkalmatlansága miatt nem tudták elérni, ellenben (a használt berendezés teljesítményétől függően) az energia-felhasználás érdemi növekedésével szembesültek. Szintén súlyos, részben a már említettekkel összefüggő probléma, hogy a tárolókapacitás növelésére 1 Az új levéltárépületet 2014. január 28-án adták át.
sem került sor az elmúlt öt évben, ezért a tagintézmények a jogszabályban rögzített iratátvételi kötelezettségeiknek egyre kevésbé, vagy már egyáltalán nem tudnak eleget tenni. Fentiek miatt a megyei levéltárak raktárviszonyairól 2006/07 folyamán kialakított kép lényegében változatlan. Leszögezhető, hogy az MNL intézményrendszerében nincs "optimális" minősítési szinttel rendelkező raktárhelyiség, vagy raktárcsoport; hasonlóképpen elkeserítő, hogy mindössze egy levéltár (Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár) rendelkezik megfelelő minősítéssel mind a klimatikus viszonyokat, mind a raktárkapacitást tekintve. A raktárminősítések eredményeit feldolgozva látható, hogy az elmúlt évtizedekben folytatott gyakorlat, miszerint a raktárkapacitás növelése érdekében rossz adottságokkal rendelkező épület raktárépületként való felhasználása elfogadható, csapdahelyzetet eredményezett; egy rendkívül drágán, ugyanakkor rossz hatásfokkal működtethető rendszert hozott létre, ezért a jövőben mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy ezt a gyakorlatot ne kövessük. A viszonylag új építésű levéltárépületek minősítése során leszűrt tapasztalatok arra figyelmeztetnek, hogy a megfelelő klimatikus viszonyokat (az építkezés módja és a felhasznált anyagok miatt) csak a klímaberendezés folyamatos működése biztosíthatja. Ezen berendezések karbantartása és működtetése nagy költségigényű, ezért a jövőben az esetleges építkezéseknél előnyben kell részesíteni az energiatakarékos építészeti megoldásokat, ami által az épületek energiafelhasználása csekélyebb - tehát az intézmények működése olcsóbb lehet. A régi levéltárépületeknél az állagmegóvásra irányuló beruházások nehezítő tényezője, hogy a levéltár több esetben nem egyedüli használója az épületnek. Mivel nem valószínű, hogy ez a sajátosság rövidtávon kiküszöbölhető, viszont megfigyelhető, hogy a rendszeres karbantartás elmaradása egyre nehezebben orvosolható problémákat okoz, bizonyos beruházásokat (nyílászárók szigetelése nút marásos technikával, LED izzók beépítése) el kell kezdeni. Azon régi épületeknél, melyek kizárólagos használója a levéltár, a már említetteken túl figyelembe véve a Vas Megyei Levéltár ez irányú tapasztalatait érdemes kiépíteni napenergiával működő áramtermelő rendszereket. Az intézményrendszer széttagoltsága és a problémák sokrétűsége miatt a beavatkozások ütemének meghatározása elkerülhetetlen, de a szükséges tőke hosszútávú biztosítása nélkül (akár az önkormányzatokat felügyelő minisztérium bevonásával) sajnos nem elégséges. Figyelembe véve, hogy a raktárbázis állapotának javítása a jelenlegi feltételrendszert tekintve csak kis lépésenként valósítható meg, az iratpusztulás csökkentése érdekében mihamarabb meg kell teremteni a tömeges savtalanítás lehetőségét. Tekintve, hogy a levéltárak legstabilabb, hosszútávon felhasználható vagyontárgya, működésük alapja maga az őrzött iratanyag, illetve az azokban megjelent információ, biztonságos és a lehető leghosszabb ideig történő megőrzéséről gondoskodnunk alapvető érdekünk. 2. Az iratkezelés közlevéltári felügyelete és a levéltári állomány gyarapodása ellenőrzése Az ellenőrzés szempontjait a vezető szakfelügyelő a köziratokról, a közlevéltárakról és a nyilvános magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.) 10-12., 32-34. -ai, a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról szóló 1991. évi XLIX. tv. (Cstv.) 53. -a, a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (R.) 6-18. -ai alapján alakította ki. A szakfelügyeleti jelentések alapján a levéltárak illetékességi és gyűjtőterületi munkájáról összefoglalható tapasztalatok az alábbiak:
Az iratkezelési szabályzatok és a selejtezési jegyzőkönyvek, valamint az iratkezelés helyszíni ellenőrzésének módja általában megfelel az előírásoknak, a megfogalmazott hiányosságok nem tekinthetők súlyosnak. A szervdossziék szúrópróba-szerű ellenőrzése után leszűrhető tapasztalat, hogy nem utalnak minden esetben az iratok tételbe sorolásának ellenőrzésére, és az iratkezelő szoftverekkel kapcsolatos egyes kérdésekre a válaszadás olykor nem teljes körű. Több esetben hiányzott a szerv levéltári anyagára vonatkozó információ (bár ez az adat más forrásból könnyen kinyerhető), vagy a szervtörténettel kapcsolatos dokumentáció. A Csongrád Megyei Levéltár esetében kifogásként felmerült, hogy az iratkezelési szabályzatok véleményezésének folyamata mivel e-mailen és telefonon történik nem követhető. Ez más levéltárban is előfordult, azonban nem minden szakfelügyelő kezelte hiányosságként. Több levéltárban a tárgyévben érkezett iratkezelési szabályzatokat csak a hasonló típusú szervek szabályzatainak beérkezése után helyezik a szervdossziékba. A Baranya Megyei Levéltár viszont az iratkezelési szabályzatokból önálló nyilvántartással rendelkező sorozatot alakított ki, amely gyakorlat megszüntetését az illetékes szakfelügyelő kérte. Hasonlóan egységes kép alakult ki a minősített anyagok átvétele és a letétek kezelése ügyében. 2009 után minősített iratot csupán a Somogy Megyei Levéltár vett át, de az Intézmény munkatársai a szükséges iratjegyzéket határidőre elküldték a Nemzetbiztonsági Felügyeletnek. A letétek kezelésével kapcsolatban a Győr-Sopron Megye Soproni Levéltárában emelték ki a letéti szerződések hiányát, a magánszemélyektől átvett iratanyagot vizsgálva a Csongrád és Nógrád Megyei Levéltárban fedték fel az átadás megfelelő dokumentáltságának elmaradását. A szervnyilvántartás, a szervellenőrzés gyakorisága, az iratátvételek ütemezése és a gazdasági szervek iratkezelésében való közreműködés terén azonban jelentős eltérésekre, illetve súlyos problémákra világítanak a jelentések. A szervnyilvántartás revíziója, aktualizálása még nem történt meg a Baranya, Csongrád (különös tekintettel a Szentesi Fióklevéltárra) Megyei Levéltárakban, Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában, továbbá a Nógrád, Pest, Vas és Veszprém Megyei Levéltárban. A Jász- Nagykun-Szolnok Megyei Levéltárban folytatott gyakorlat (szervdosszié nincs, egy-egy iratkezelési esemény kapcsán keletkeztetett iktatószámon tartják nyilván a szervvel kapcsolatos, összegyűlt iratanyagot) nagymértékben eltér az általánostól, megszüntetését az illetékes szakfelügyelő kérte. Az E-Archívum szervnyilvántartási modulját nem használják a Csongrád (a Makói Fióklevéltárat kivéve), Fejér, Heves, Somogy és Vas Megyei Levéltárban, továbbá Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában. Ez a gyakorlat nem jogszabályellenes, de a scopearchiv nyilvántartó rendszernek a megyei tagintézményekre való kiterjesztése során a szervnyilvántartás egységes kezelése mindenképpen megvalósítandó feladat. Megfigyelhető, hogy a minimálisra csökkentett létszámmal működő tagintézményeknek nehezen kezelhető feladat az illetékességi- és gyűjtőkörükbe tartozó szervek alakulásának és megszűnésének figyelemmel kísérése. A szervellenőrzések gyakoriságát tekintve leszögezhető, hogy a levéltárak a lehetőleg háromévenkénti ellenőrzési gyakoriságot nem tudják betartani. Az intézmények szinte mindegyike szakemberhiánnyal küzd, emiatt az öt éves ciklus tartása is nehézséget okoz. Gyakran a levéltárak arra kényszerülnek, hogy az ellenőrzéseket az előírt gyakorisággal csak a jelentősebb, vagy jobban megközelíthető szerveknél hajtsák végre. Az ellenőrzésekhez szükséges gépkocsi hiánya erőteljesen hátráltatta a terepmunkát a Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában és a Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban is, bár ez a probléma az utóbbi intézményben az év második felében megoldódni látszott.
Több levéltárban (Bács-Kiskun, Borsod-Abaúj-Zemplén, Jász-Nagykun-Szolnok, Nógrád, Tolna Megyei Levéltár, Győr-Moson-Sopron Megye Győri és Soproni Levéltára) mindössze egy vagy két fő látja el az illetékességi- és gyűjtőterület felügyeletét, de ez a szervezési rend csak azon intézményekben működőképes, ahol ezt a munkafázist végzők egyéb feladatokat nem, vagy kevesebb számban látnak el. A személyi állomány közelmúltban történt csökkenése szintén hátráltatta a gyűjtőterületi munkát: pl. a Pest Megyei Levéltárban a tárgyévben bekövetkezett létszámcsökkenés miatt a területi csoportok felbomlottak, a terepmunka háttérbe szorult. A szervellenőrzéseket végző munkatársak besorolása általában megfelelő. Az ellenőrzésekhez is kapcsolható, de az iratátadások témaköréhez átvezető probléma a levéltárak szintén általánosnak nevezhető raktári férőhely hiánya. (Megfigyelhető, hogy a szervek sok esetben az ellenőrzést végző levéltárosnak fejezik ki iratátadási szándékukat, amit a kollégák gyakran helyhiányra való hivatkozással kénytelenek visszautasítani ezáltal a terepmunkát hiábavalónak érzik.) A 15 évben meghatározott átadási határidőt jobbára csak az ügyészi és a rendőri szervek igyekeznek betartani. Az átadási hátralék nagyobbrészt a raktárkapacitás hiányából, kisebb részben a szervek előkészítő munkájának elmaradásából (a közigazgatásban dolgozó, iratkezeléssel foglalkozó, képzett szakemberek hiánya miatt) halmozódott fel (példa erre a Borsod- Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban dolgozó kollégák tapasztalata, akik 2009-től igyekeznek az önkormányzatoknál lévő tanácsi anyagot átvenni, azonban aktív segítségnyújtásuk ellenére a munka lassan halad). A 15 év helyett általános gyakorlat a 25 évnél régibb iratok átvétele, de nem egy esetben előfordul, hogy 50 évnél régebbi iratokat őriznek az iratképzők (Bács-Kiskun, Győr-Moson-Sopron Megye Soproni Levéltára). 15 éven belüli iratok átvételére iratmentés keretében került sor. A tagintézmények kevesebb, mint felében (Békés, Borsod-Abaúj-Zemplén, Fejér, Jász-Nagykun- Szolnok, Tolna, Vas, Veszprém és Zala Megyei Levéltár) nem okoz nehezen kezelhető problémát a rendszeres iratátvétel legalábbis egyelőre. Az átadási határidő miniszteri engedéllyel történő meghosszabbítására a Magyar Nemzeti Levéltár megyei tagintézményeiben mindössze egy levéltárban és egy alkalommal (Pest Megyei Levéltár, 2012.) került sor. Az átadás-átvételt általában iratmentés esetén nem tudják végrehajtani a jogszabályban meghatározott módon. Súlyos szabálytalanság e téren a közfeladatot ellátó szervek iratainak átadását tekintve egyedül a Baranya Megyei Levéltárban történt, ahol a Megyei Önkormányzat Hivatala 1991-1997. évi iratanyagát zsákokban, nem előírásszerű jegyzékkel vették át. Megfigyelhető, hogy a savmentes levéltári dobozok beszerzése olykor még a jelentősebb iratképzők esetében is nehézséget okoz. Kedvezőtlen jelenség továbbá, hogy az elektronikus iktatást végző szervek ily módon iktatott irataik átadásakor a kinyomtatott és hitelesített iktatókönyveiket nem adják át. A Cstv. alapján szervezett iratátvételre a Békés, Csongrád, Heves, Nógrád, Pest, Tolna és Zala Megyei Levéltárban, valamint Győr-Moson -Sopron Megye Győri és Soproni Levéltárában került sor. Kisebb szabálytalanság történt a Heves Megyei Levéltárban, mivel az átadó nem maradandó értékű iratokat is beszállított. A Nógrád Megyei Levéltár gyűjtőkörébe tartozó Salgótarjáni Öblösüveggyár felszámolása során két felszámoló cég vitájából adódóan ennél sokkal súlyosabb helyzet alakult ki. A cég iratanyaga jelenleg Kecskeméten van, az intézmény munkatársai az átadás előkészítésére nincsenek befolyással. A tartós állami tulajdoni társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok (adatbázisuk a Magyar Fejlesztési Bank Zrt. és a Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. internetes oldalán megtalálható)
iratkezelésüket jobbára a levéltáraktól függetlenül végzik. Mintegy 8 intézmény (Bács-Kiskun, Békés, Hajdú, Jász-Nagykun-Szolnok, Komárom, Somogy, Tolna Megyei Levéltár és a Győr-Moson- Sopron Megye Soproni Levéltára) tart kapcsolatot illetőségi területükön működő, fenti kategóriába tartozó szervekkel. 7 levéltár (Baranya, Borsod-Abaúj-Zemplén, Csongrád, Heves, Vas, Veszprém Megyei Levéltár és a Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára) kapcsolata ezen szervek nem mindegyikére terjed ki, vagy a korábbi években volt példa az együttműködésre. 5 intézmény (Fejér, Nógrád, Pest, Szabolcs-Szatmár-Bereg és Zala Megyei Levéltár) nem áll kapcsolatban egy, tartós állami tulajdoni hányaddal rendelkező gazdasági társasággal sem. A megyei tagintézmények ritkán jutnak egykori állami vállalatoknak még a privatizálás előtt keletkezett irataival kapcsolatos információkhoz; kivételt képeznek a felszámolók útján szerzett értesülések, adatok. A vizsgált időszakban selejtezésekről szóló értesítést csupán a Békés, Fejér, Jász-Nagykun-Szolnok és Tolna Megyei Levéltár kapott. Ennek részben oka, hogy (valószínűsíthetően) az érintett iratanyag nagyobb részét már elhelyezték levéltárban. Sajnos a Mátra Cukor Zrt. már jelezte ugyan átadási hajlandóságát a Hatvani Cukorgyár irataira vonatkozóan, de az átadás továbbra is bizonytalannak látszik. Egyedül a Nógrád Megyei Levéltár szerzett rendkívül rossz tapasztalatokat e téren: a még 19. század végi iratokat is őrző Salgótarjáni Tűzhelygyár és a Salgótarjáni Acélárugyár jogutódai teljes mértékben elzárkóztak a levéltárral való együttműködéstől. II. Nyilvános magánlevéltárak A szakfelügyelők vizsgálták a levéltári honlapokat és az állományvédelemre vonatkozó jogszabályi rendelkezések és az állományvédelmi ajánlás érvényesülését. Jelentéseikben a kívánatos fejlesztésekre is javaslatokat tettek a fenntartóknak. Az ellenőrzött levéltárak: Mindszenty Levéltár, Győri Egyházmegyei Levéltár, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár, Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, Baranyai Református Egyházmegyei Levéltár, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára, Szerb Ortodox Egyházmegyei Levéltár, Győri Evangélikus Egyházközség Ráth Mátyás Gyűjtemény. 1. Levéltári honlapok Az ellenőrzött intézmények közül a Győri Egyházmegyei Levéltár, a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára, a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár, valamint a Tiszántúli Református Egyházkerület és Kollégiumi Levéltár működtet gazdag adattartalommal rendelkező, a kutatást az elektronikus segédletek és/vagy digitális iratmásolatok publikálásával érdemben segítő honlapot. A Győri Evangélikus Egyházközség Ráth Mátyás Evangélikus Gyűjteményének Levéltára önálló honlappal nem rendelkezik ugyan, de a fenntartó elektronikus oldalán aloldalt kapott, ahol elérhetőségével és nyitva tartásával kapcsolatos adatai mellett fond- és állagjegyzékét is nyilvánosságra hozta. A vizsgált levéltárak feléről (Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Budai Szerb Ortodox Egyházmegye Levéltára, Jézus Társasága Magyarországi Rendtartomány Levéltára, Magyarországi Mindszenty Levéltár, Soproni Evangélikus Egyházközség Levéltára) csupán a nyitva tartásra és az elérhetőségre vonatkozó információk találhatók a világhálón; vagy a fenntartó egyházközség, vagy a levéltárakat bemutató honlapokon némely esetben pontatlanul. A szakfelügyeleti jelentésre adott válaszában a Baranyai Református Egyházmegye Levéltárának fenntartója arról tájékoztatott, hogy NKA-pályázaton a Levéltár 2013-ban vissza nem térítendő anyagi támogatást nyert levéltári honlap készítésére.
2. Állományvédelem A szakfelügyelők az állományvédelemmel kapcsolatos súlyos, az iratanyagot közvetlenül veszélyeztető problémákat az ellenőrzött intézmények egyikében sem tártak fel. Ugyanakkor említést érdemel, hogy két levéltár (Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára egy falrész salétromosodása, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár III. sz., padlástéri raktárrésze tetőzetének időnkénti beázása) szigetelésénél tapasztaltak olyan hiányosságokat, melyek orvoslása mindenképpen megoldandó feladat. Két intézmény (Baranyai Református Egyházmegye Levéltára, Győri Evangélikus Egyházközség Ráth Mátyás Evangélikus Gyűjteményének Levéltára) vizsgálatához a szakfelügyelő kollégák nem tudták alapul venni a klimatikus viszonyokat tükröző adatokat, mivel ezeket nem mérték. A vizsgálat óta a szükséges mérőeszközöket a Győri Evangélikus Egyházközség Levéltára beszerezte, a méréseket elkezdte. Az adatokat négy levéltárban mérik, de nem naplózzák: Győri Egyházmegyei Levéltár, Magyarországi Mindszenty Levéltár, Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára, Tiszántúli Református Egyházkerületi és Kollégiumi Levéltár; esetükben a szakfelügyelők javasolták korszerű, adatrögzítésre is alkalmas eszközök beszerzését. Klímaberendezést a Baranyai Református Egyházmegye Levéltárában nyári időszakban történő üzembe helyezésétől és a Politikatörténeti és Szakszervezeti Levéltár Bp., Teve utcai részlegétől eltekintve egyik levéltárban sem, a páratartalom szabályozására szolgáló eszközt viszont három levéltárban (Győri Egyházmegyei Levéltár, a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára, Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára) használnak. Leszögezhető, hogy az iratok fizikai védelmét a levéltárosok a levéltárak mindegyikében igyekeznek megfelelően biztosítani. Felhívom a figyelmet a vizsgált nyilvános magánlevéltárak állapotának pozitív irányú változására: a Győri Evangélikus Egyházközség Levéltára mindössze néhány éve létesült, a Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára 2010-ben, a Magyarországi Mindszenty Levéltár 2012-ben, a Piarista Rend Magyar Tartománya Központi Levéltára 2011-ben nyert új elhelyezést, ami minden esetben a raktározás körülményeinek javulásával járt. III. A levéltári selejtezések felülvizsgálata A Magyar Nemzeti Levéltár intézményei közül 10 levéltár: Bács-Kiskun Megyei Levéltár, Fejér Megyei Levéltár, Hajdú-Bihar Megyei Levéltár, Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Levéltár, Komárom-Esztergom Megyei Levéltár, Nógrád Megyei Levéltár, Országos Levéltár, Pest Megyei Levéltár, Somogy Megyei Levéltár és a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár terjesztett fel a selejtezési eljárással kapcsolatos dokumentációt. 25 esetben selejtezési tervet, 21 alkalommal selejtezési jegyzőkönyvet bíráltak az illetékes szakfelügyelők. Az EMMI Közgyűjteményi Főosztályának felterjesztett terveket és jegyzőkönyveket a Minisztérium jóváhagyta. Budapest, 2014. január 31. Katona Klára