Tanácsadói tanulmány iratkezelési folyamat felmérése

Tanácsadói tanulmány Iratkezelési folyamat felmérése Makó Város Önkormányzatán Készítette: Makó Város Önkormányzata megbízásából PCO Informatikai Zrt. 2009. 04. 30. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: /29

0 Dokumentum-adminisztráció 0. Adatlap Tárgy (téma címe) Iratkezelési folyamat felmérése Makó Város Önkormányzatán Dokumentum típusa Tanácsadói tanulmány Fájl megnevezése TT_iratkezelés_Makó Létrehozás dátuma 2009-03-3 Utolsó módosítás dátuma 2009-04-24 Tartalmi felülvizsg. dátuma 2009-04-28 0.2 Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok Ssz. Dokumentum típusa Fizikai megjelenés Dokumentum helye és neve. elektronikus - Iratkezelési szabályzat (Makó Város Önkormányzata) 2. elektronikus - Irattári terv (Makó Város Önkormányzata) 3. elektronikus 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. elektronikus - 239/2007 (IX. 2.) Korm. Rendelet 5. elektronikus - 995. évi LXVI. Törvény 0.3 Fogalmak, rövidítések Rövidítés, fogalom HTML XML PDF PHP Magyarázat HyperText Markup Language=hiperszöveges jelölőnyelv Extensible Markup Language, Kiterjeszthető Leíró Nyelv Portable Document Format (nyílt szabvány) Hypertext Preprocessor - nyílt forráskódú, számítógépes szkriptnyelv TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 2/29

Tartalomjegyzék 0 Dokumentum-adminisztráció... 2 0. Adatlap... 2 0.2 Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok... 2 0.3 Fogalmak, rövidítések... 2 Bevezetés... 4 2 A felméréshez használt dokumentumok... 6 3 Az önkormányzat iratkezelési folyamatát jelenleg támogató informatikai rendszer és adatbázisok áttekintése 6 3. Jelenleg használt iratkezelő rendszer (Opal)... 6 3.2 Áttöltendő adatok körének és típusának meghatározása... 9 3.3 Migráció módszertanának kidolgozása... 2 3.3. Adatok kinyerése a jelenlegi (Opal) iratkezelő szoftverből... 2 3.3.2 Adatok betöltése az új (LOGO) iratkezelő szoftverbe... 4 3.3.3 Ellenőrzések... 4 4 Tanúsított iratkezelő szoftver... 8 5 Az önkormányzat Iratkezelési Szabályzatának átvilágítása... 2 6 Az önkormányzat teljes irattárazási folyamatának felmérése... 26 TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 3/29

Bevezetés Makó Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az Államreform Operatív Program felhívására Szervezetfejlesztés Makó Város Önkormányzatánál címmel pályázatot nyújtott be, a pályázatot a Közreműködő Szervezet támogatásra alkalmasnak ítélte. Az Önkormányzat a benyújtott pályázatában többek között vállalta az iratkezelés eddigi folyamatának megújítását. Ezt a célt az Önkormányzat a következő eszközökkel kívánja elérni: - Tanácsadói tanulmány készíttetése az iratkezelési folyamatokról, mely a következőket tartalmazza o az önkormányzat jelenlegi iratkezelési folyamatának felmérése (beérkező, kimenő és belső dokumentumok kezelése). o az önkormányzat iratkezelési folyamatát jelenleg támogató informatikai rendszer és adatbázisok áttekintése. (A meglévő informatikai rendszerekből az új szoftverbe áttöltendő adatok körének és típusának meghatározása és a migráció módszertanának kidolgozása.) o az önkormányzat Iratkezelési Szabályzatának átvilágítása. (Az önkormányzat Iratkezelési szabályzat törvényi szabályozás, valamint a helyi gyakorlat tükrében való átvilágítása.) o az önkormányzat teljes irattárazási folyamatának felmérése. (Az önkormányzat irattárazási gyakorlatának a törvényi szabályozás és a hatékony működés tükrében történő átvilágítása, annak érdekében, hogy a bevezetésre kerülő iratkezelő szoftverben már az új/módosított irattárazási folyamat kerüljön leképezésre.) - A tanulmány megállapításait felhasználva egy új, kibővítetten tanúsított iratkezelési alkalmazás beszerzése, bevezetése, oktatása TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 4/29

Jelen tanácsadói tanulmány célja a jelenlegi iratkezelési folyamatok felmérése, illetve az iratkezelést támogató jelenlegi rendszerek elemzése és javaslattétel azok kiválthatóságára. A tanácsadói tanulmány részletesen foglalkozik a meglévő iratkezelés rendszerből történő adatmigrációval. Meghatározásra kerül az áttöltendő adatok köre és az adatáttöltés módszertana. A tanulmány ismerteti az önkormányzat Iratkezelési Szabályzatának és irattározási folyamatának vizsgálatát és javaslatot tesz annak módosítására. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 5/29

2 A felméréshez használt dokumentumok Jelen tanulmány az önkormányzat alábbi hivatalos szabályzatainak felhasználásával készült: - Iratkezelési szabályzat - Irattári terv 3 Az önkormányzat iratkezelési folyamatát jelenleg támogató informatikai rendszer és adatbázisok áttekintése 3. Jelenleg használt iratkezelő rendszer (Opal) A jelenleg használt rendszer neve Opal, azaz Optikai Archiváló és Lekérdező rendszer. A fejlesztés 990-ben kezdődött, eleinte DOS alapokon, Oracle adatbázis-kezelőn. Később a grafikus kliens-szerver, majd a webes változata készült el. A fejlesztés során a felhasználók igényei a meghatározóak. A cég általános referenciáinak felsorolása mellett az Opalra vonatkozó referenciákat nem ad meg. A rendszer az alábbi hardver- és szoftverkörnyezetben működik: - Adatbázis-kezelő: MS SQL SERVER, ORACLE, POSTGRESQL - Adatbázis szerver: WIN NT/2000/2003/XP, LINUX - Kliens: WIN 95/98/ME/NT/2000/XP/2003 Az OpAL rendszer az alábbi alapvető funkciókkal rendelkezik: - iratok érkeztetése, iktatása - elektronikus irattár kezelése - dokumentumok közlekedtetése az ügyintézők között - ügyintézés - vezetői információk - irattári nyilvántartás, selejtezés, levéltárba adás - egyéb funkciók, pl. kapcsolatok különböző szakmai rendszerekkel TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 6/29

Természetesen e fő feladatok mellett számtalan - az irodai ügyintézésben fontos, és magasabb komfortfokozatot biztosító funkció áll a felhasználó rendelkezésére. Érkeztetés, Iktatás Az érkeztető, iktató modul segítségével a szervezetbe beérkező, illetve kimenő dokumentumok érkeztethetők, iktathatók. Az iktató modullal lehetőség van a főszámos, mappa a mappában, gyűjtőszámos, valamint sorszámos iktatás elvégzésére is. Az előzményezés, valamint az év eleji automatikus iktatószám indítás a rendszerben megoldott. A központi és osztályiktatási módok a felhasználó igényei szerint dinamikusan változtathatók. Az iktató modul segítségével lehetőség van több iktatókönyv egyidejű kezelésére is. Az ügyiratkezelés és azon belül az iktatás módja jelentős eltéréseket mutathat az egyes szervezetek között. Ezért minden egyes rendszer bevezetése előtt paraméterezéssel kerül beállításra az alkalmazott iktatási mód. Elektronikus irattár kezelése Az OpAL elektronikus irattárába az alábbi módon kerülhetnek iratok: - ügyintézés során készített dokumentumokkal Az elektronikus irattár feladata: - egy egy munkához szükséges összes irat összegyűjtése és megjelenítése - dokumentumkeresés és megjelenítés - illetéktelen felhasználás elleni védelem. Iratok közlekedtetése az ügyintézők között Az ügyintéző modul központi eleme. Feladata, hogy az elektronikus iratokat mozgassa az egyes ügyintézők között. Lehetőség van arra, hogy az irat útvonalának mozgását előre leírjuk, de megfelelő jog esetén az útvonal az ügyintézés közben is módosítható. Lehetőség van előre nem rögzített útvonalak kezelésére is. Az útvonal az ügyintézés minden fontos mozzanatáról tartalmazza az információkat (ki, mennyi idő alatt, milyen részfeladatot végzett, ki helyettesített, stb.) TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 7/29

Az ügyek közlekedtetésében széleskörű paraméterezhetőség áll rendelkezésre. Így a munkafolyamatok megváltozatása (átszervezés) esetén az átállás gyorsan, fejlesztői támogatás nélkül is elvégezhető. Az iratok közlekedtetésének köszönhetően az OpAL-ban dolgozó ügyintézők elvégezendő feladatait nyilvántartja. Ügyintézés A funkció segítségével az ügyintéző a következő ügyintézési módok közül választhat: - A rendszerbe integrált irodai programcsomag (MS Office) - A rendszerhez illesztett egyéb ügyintézésre alkalmas egyedi fejlesztésű (akár külső fejlesztésű) program. Ezek bármelyikét felhasználva készített dokumentumok automatikusan az elektronikus irattárba kerülnek. Az ügyintézés során készített dokumentumokat megfelelő jogosultság esetén az ügyintézésben részt vevő más személy is módosíthatja. Ebben az esetben a rendszer tárolja, hogy az egyes ügyintézők milyen módosításokat végeztek a dokumentumon. Vezetői információk Az OpAL minden fontos ügyintézési információt eltárol. Ezek alapján az alábbi információk kérhetők le: - Munkák ügyintézőnként - Munkák ügyintézőnként csúszás mértéke szerint - Munkák száma szervezetenként - Munkák tárgyanként stb. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 8/29

Irattári nyilvántartás, selejtezés, levéltárba adás Az OpAL támogatja a levéltári törvény által előírt irattári nyilvántartás,felülvizsgálat, selejtezés, levéltárba adás feladatait. Egyéb funkciók Az alábbi felsorolás a rendszer egyéb funkcióiból nevesít néhányat - Jogosultság a funkciók használatához - Jogosultság az iratok megjelenítéséhez - Helyettesítés - Belső levelezés - Számlák igazolása - Kapcsolat más rendszerekkel - Adatkonvertálás más rendszerekből 3.2 Áttöltendő adatok körének és típusának meghatározása A projekt keretében meg kell oldani az OPAL rendszerben tárolt adatoknak migrálását az új, kibővítetten tanúsított iratkezelő rendszerbe. Évközi áttérés fog történni Polgármesteri Hivatalban, ezért az új iratkezelő szoftvernek képesnek kell lenni alszámra iktatásra a régi rendszerben iktatott főszámok vonatkozásában is. Továbbá lezárt ügyek esetén előzményezésre a régi rendszerben iktatott folyó évi ügyek esetén. A bevezetendő iratkezelő szoftver és a meglévő is iktatókönyves iktatást alkalmaz, ezért a meglévő szoftverből iktatókönyvenként kell importálni az adatokat. Fő adatkörök: - Irattári terv - Iktatóhelyek - Iktatókönyvek - Főszámok - Alszámok TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 9/29

Az irattári terv, iktatóhelyek, iktatókönyvek az új rendszerben a megfelelő adminisztrátori felületen létrehozhatók manuálisan, mivel kisszámú adatról van szó. A főszámok, alszámok nagy mennyiségű adatot tartalmaznak, a manuális bevitel itt nem kifizetődő a jelentős idő és munkaerő szükséglet miatt. Ezért ezeket szoftveres úton kell migrálni. Iktatókönyvek és az irattári terv lényeges táblái: Iktatókönyv MOD_USER_NAME MOD_ MOD_STAMP VALID_FROM VALID_TO Iktatókönyv technikai ID év Iktatókönyv azonosító Egyedi azonosító Hosszú név Iktatási hely azonosító Nyitási dátum Nyitó Zárási dátum Záró Hivatkozás a szervezetre IKT_UGYFELTORZS_TIP_ID IKT_BOOK_GROUP_ID SUB_NUM_SIZE VARCHAR2(30) NUMBER(4) VARCHAR2(20) VARCHAR2(255) VARCHAR2(2) VARCHAR2(30) VARCHAR2(30) <pk> Irattári terv MOD_USER_NAME MOD_ MOD_STAMP VALID_FROM VALID_TO Irattári jel egyedi azonosító Ügykörszám Ügykör megnevezés Főcsoport-betűjel Selejtezési kód Levéltári kód Al csoport azonosító Csoport ÉV Irattári tételszám Ügy típus ID ALPHANUM_ID ALPHANUM_ID2 VARCHAR2(30) VARCHAR2(000) VARCHAR2() NUMBER(4) NUMBER <pk> Iktatókönyv-Irattári terv MOD_USER_NAME MOD_ MOD_STAMP VALID_FROM VALID_TO Év Iktatókönyv azonosító Irattári tételszám TID VARCHAR2(30) NUMBER(4) Iratok, ügyiratok lényeges táblái: TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 0/29

Fő szám ok Egyedi azonosító Iktató sáv Év Fő szám Küldő neve Küldő címe Ügyfél név Ország kód és név Irányító szám Település név Közelebbi cím CIM_ID RESZLETES_CIM_ID KULSO_CIM_ID Irat tárgya Tárgyszó Tárgyszó 2 Tárgyszó 3 Tárgyszó 4 Gyűjtőszám flag Elintézési nap Beérkezés i dőpontja Intézési határidő Irattári tétel Selejtezés időpontja Sztornózás időpontja Előrat azonosító Utóirat azonosító Irat helye Irat elhelyezés dátuma Projekt azonosító VARCHAR2(2) NUMBER(4) NUMBER(9) VARCHAR2(200) VARCHAR2(400) VARCHAR2(200) VARCHAR2(00) VARCHAR2(4) VARCHAR2(200) NUMBER NUMBER NUMBER VARCHAR2(000) VARCHAR2() NUMBER(4) VARCHAR2(0) <pk> Szignált, felelős ügyintéző (előadó) VARCHAR2(30) Elintézés időpontja Ügy azonosító Határidőbe helyezés típusa Visszavét dátum MIGR_FLAG MIGR_PRE_NUMBER MIGR_POST_NUMBER Kérő rendszer Manuális előirat Megjegyzés Elektronikus ügyintézés flag Tárgyszó 5 Tárgyszó 6 Tárgyszó 7 Tárgyszó 8 Tárgyszó 9 Tárgyszó 0 Iktatókönyv azonosító Selejtezhetőség időpontja Levéltárba adhatás időpontja Ügyirat típus Szerelés flag Lásd még Intézés módja Ügyirat megnevezése Elsődleges ügyirat típus Ügyirat lezárás félag DOC_PASS_TYPE_ID IKT_BOOK_GROUP_ID Iktatószám Tárgyszó Tárgyszó 2 Tárgyszó 3 Tárgyszó 4 Tárgyszó 5 VARCHAR2(0) VARCHAR2() VARCHAR2(4) VARCHAR2(4) VARCHAR2(0) VARCHAR2() VARCHAR2() VARCHAR2() VARCHAR2(00) VARCHAR2(000) VARCHAR2(00) VARCHAR2() VARCHAR2() TT_iratkezelés_Makó.doc Tárgyszó 3 Oldal: /29 Alszámok Egyedi azonosító Főszám azonosító Érkeztető szám Alszám Postázás dátuma Beérkezés időpontja Érkeztető Küldő neve Küldő címe Ügyfél név Ország kód és név Irányító szám Település név Közelebbi cím CIM_ID RESZLETES_CIM_ID KULSO_CIM_ID Küldő email címe Irat tárgya Ragszám Küldő iktatószáma Belső hivatkozási szám Címzett Folyamat azonosító Szignált, felelős ügyintéző (előadó) Mellékletek leírása Kezelési feljegyzések Irattározási tudnivalók Megjegyzés BeérkezőKimenőMaradó flag Érkezett irat típus(gd) Kimenő ügyirat fajtája Hatósági jel(gd) Határozat flag Iktatás dátuma Sztornózás dátuma Irattárba helyezés időpontja Intézési határidö Előirat azonosító Utóirat azonosító Ügyintézés kezdete Elintézés időpontja Visszavét időpontja Irat helye Irat elhelyezés dátuma Határidőbe helyezés típusa Statisztika2 Statisztika3 Statisztika4 Statisztika5 Statisztika6 Statisztika7 Statisztika8 Határozat darabszám Ügy azonosító Tárgyszó Tárgyszó 2 Tárgyszó 3 Tárgyszó 4 MIGR_FLAG MIGR_PRE_NUMBER MIGR_POST_NUMBER Beérkezés módj a Kérő rendszer Manuális előirat Megjegyzés2 Statisztika flag Statisztika9 Statisztika0 Tárgyszó 5 Tárgyszó 6 Tárgyszó 7 Tárgyszó 8 Tárgyszó 9 Tárgyszó 0 Irattári tételszám Kézbesítéés prioritása Bontás megjegyzés Bontás időpontja Postabontó Adathordozó típusa Iktatás státusza Más rendszer ügyazonosítója Ügykezelő rendszer azonosítója Mel l ékl etek száma Selejtezhetőség időpontja Levéltárba adhatás időpontja Ügyirat típus Központi érkeztető szám Expediáló ügyintéző Expediálás módja Selejtezés időpontja Selejtező Ellenőr Kiadmányozó neve Kiadmányozó beosztása Iktató EAL_TS_SENDER EAL_TS_LOGO EAL_CHECK_SIGN_REASON EAL_CHECK_SIGN_STATUS EAL_CHECK_SIGN_ EAL_ACK_ Szignált szervezet KIadmányozás dátuma Felelős Gépi adathordozó típusa EAL_TS_IKT Expediálás időpontja Lásd még DOC_PASS_TYPE_ID Tárgyszó Tárgyszó 2 Tárgyszó 4 Tárgyszó 5 NUMBER() NUMBER(9) VARCHAR2(30) VARCHAR2(200) VARCHAR2(400) VARCHAR2(200) VARCHAR2(00) VARCHAR2(4) VARCHAR2(200) NUMBER NUMBER NUMBER VARCHAR2(00) VARCHAR2(000) VARCHAR2(00) VARCHAR2(00) VARCHAR2(00) VARCHAR2(00) VARCHAR2(30) VARCHAR2(000) VARCHAR2(000) VARCHAR2(000) VARCHAR2(000) VARCHAR2() VARCHAR2() VARCHAR2(0) VARCHAR2(0) NUMBER() NUMBER() NUMBER() NUMBER() NUMBER() NUMBER() NUMBER() VARCHAR2() VARCHAR2(4) VARCHAR2(4) VARCHAR2(0) VARCHAR2(0) VARCHAR2() NUMBER() NUMBER() VARCHAR2(0) VARCHAR2(2000) VARCHAR2(30) VARCHAR2(0) VARCHAR2() VARCHAR2(00) VARCHAR2(00) NUMBER VARCHAR2() VARCHAR2(27) VARCHAR2(30) VARCHAR2(0) VARCHAR2(30) VARCHAR2(00) VARCHAR(300) VARCHAR(200) VARCHAR2(30) VARCHAR2(4000) VARCHAR2(0) VARCHAR2(30) VARCHAR2(0) VARCHAR2(00) <pk>

3.3 Migráció módszertanának kidolgozása A migrációt legalább egyszer tesztüzemben is el kell végezni, a funkcionális ellenőrzések elvégzése miatt. Sikeres tesztmigráció esetén az éles migrációt az Opal leállítása után kell elvégezni. Évzárásig biztonsági okokból célszerű megtartani az Opalt is, azonban meg kell akadályozni, hogy abba iktassanak (pl. adatbázisának leállításával, felhasználók inaktiválásával). 3.3. Adatok kinyerése a jelenlegi (Opal) iratkezelő szoftverből Az Opal rendszer az iktatókönyv nyomtatás funkcióval teszi lehetővé adatok strukturált kinyerését a rendszerből: A kimeneti állomány pontosvesszővel szeparált szövegállomány: TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 2/29

I/-/2009;57H 2 0 ;NÉPSZAVAZÁS;FELVITEL;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Nagy Gézáné; I/2-/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;VÁROSI SPORTLÉTESÍTMÉNYEK INFRASTRUKTÚRÁLIS FEJLESZTÉSE;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Horváth Bernadett; I/2-2/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;VÁROSI SPORT INFRASTRUKTÚRA FEJLESZTÉSE II.;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Horváth Bernadett; I/2-3/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;PÁGER-DÍJ;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;DR. DOBÓ ANNAMÁRIA; I/2-4/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;FÜRDŐFEJLESZTŐ KFT. ALAPÍTÓ OKIRATÁNAK MÓDOSÍTÁSA;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Dr. Nemes Adrienn; I/2-5/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;VAGYONKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS DÖNTÉSEK;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Dr. Nemes Adrienn; I/2-6/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;TAGI KÖLCSÖN NYÚJTÁSA A MAKÓI FÜRDŐFEJLESZTŐ KFT-NEK;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Dr. Nemes Adrienn; I/2-7/2009;002U 0 5 ;TESTÜLETI ELŐTERJESZTÉSEK KIV.;VARGA ÉS NAGY GYÖRGY ÜGYVÉDI IRODA VÉTELI AJÁNLATA;6900 MAKÓ SZÉCHENYI TÉR 22 ;Joó Szilvia; A kimeneti fájl azonosítható mezői: - Iktatószám - Irattári tétel - Tárgy - Jelleg - Név - Cím - Felelős Az alábbi mezőket az Opal adatbázisából kell kinyerni: - Érkezett - Határidő - Helyrajzi szám - Rendszám - Dosszié - Iktató - Iktatás dátuma - Irat helye Mivel ezen mezők dokumentáltan nem állnak rendelkezésre, ezért a teljes biztonsággal való kinyerésük nem biztosított a rendszerből. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 3/29

3.3.2 Adatok betöltése az új (LOGO) iratkezelő szoftverbe Az iktatókönyvenként kinyert fájlokat ODBC-n keresztül vagy sqlloader segítségével kell betölteni a LOGO adatbázisába. Onnan sql scriptek segítségével a végleges helyükre helyezhetők az állományok. 3.3.3 Ellenőrzések Mind a teszt, mind az éles migráció ellenőrzéseiről jegyzőkönyvet kell készíteni. A sikeres teszt migráció a feltétele az éles migráció megkezdésének. A sikeres éles migráció a feltétele az új iratkezelő szoftver éles indulásának. Mennyiségi ellenőrzések: - Ügyiratok, iratok darabszámának ellenőrzése mindkét rendszerben iktatókönyvenként TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 4/29

- Iktatószámok folytonosságának ellenőrzése Logo: keresés funkcióval ellenőrizhető: - Legnagyobb iktatószám egyezőségének ellenőrzése iktatókönyvenként Szintén a keresés funkcióval ellenőrizhető - Mintavételesen ellenőrizni kell egyes iratokat részletesen. Logo: Ügyiratképernyő főszám és alszám fülén tételesen ellenőrizni kell a metadatokat: TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 5/29

TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 6/29

Funkcionális ellenőrzések: - Új főszámra iktatás ellenőrzése (következő számot adja-e) - Új alszámra iktatás ellenőrzése (lehetséges-e, következő alszámot adja-e) - Előzményezés ellenőrzése TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 7/29

4 Tanúsított iratkezelő szoftver Az önkormányzat által beszerzett LoGo tanúsított iratkezelő rendszert megvizsgálva megállapítható, hogy alkalmas az önkormányzat iratkezelési folyamatainak támogatására. Az kibővítetten tanúsított iratkezelő rendszer egyik legfőbb feladata az önkormányzati munkával kapcsolatos összes irat és dokumentum elektronikus formában történő naprakész kezelése, tárolása, nyilvántartása. A rendszer elválaszthatatlan részét képezi az iratkezelő modul, mely az iktatáshoz, ügyiratkezeléshez kapcsolódó dokumentálási feladatokat látja el. A megoldás tanúsítását a CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház Kft. végezte el. A minősítési eljárás eredménye szerint a rendszer kibővítetten teljesíti (elektronikus aláírás és ügyfélkapus azonosítás támogatása) a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeit. A tanúsított iratkezelő főbb szolgáltatásai - Érkeztetés, postabontás - Szignálás: Érkeztetett iratok elektronikus szignálásának támogatása. A rendszer a szignált iratokról a címzettnek figyelmeztetést küld, és támogatja az iratoknak az elektronikus formában történő eljuttatását a megfelelő ügyintézőhöz. - Irat átadás, átvétel: Az iratok szervezeten belüli mozgásának követését támogató funkció, amely segítségével pontosan lekövethető, hogy az egyes iratok kinél és milyen célból találhatóak meg, illetve, hogy az iktatás előtt minden szükséges személyhez eljutott-e a megfelelő irat. - Iktatás: A megoldás támogat minden olyan iktatással kapcsolatos tevékenységet, melyet a 24/2004-es együttes rendelet előír. Iktatni lehet főszámra, alszámra. Az iktatás során rögzíteni kell az irattári tételszámot valamint az irat főbb jellemzőit. A szoftver támogatja a hatékony keresést, lehetővé teszi az irat ügyintézőhöz történő áthelyezését, határidőbe helyezését vagy irattárba, levéltárba helyezését. - Selejtezés: A rendszerben előre rögzíthető (az irattári tervben megfogalmazott) selejtezési szabályok és időpontok alapján összeállíthatóak a megfelelő selejtezési listák és iratok. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 8/29

- Szkennelés támogatás: A rendszerhez igény szerint nagyteljesítményű szkenner csatlakoztatható, illetve integrálható. A szkenner segítségével a irat elektronikus formában is rendelkezésre áll, így az iratok kép formájában bármikor hozzáférhetővé válnak, illetve az ügyintézés során nincs szükség az iratok fizikai mozgatására. A szkennelés támogatásnak köszönhetően megvalósulhat a teljesen elektronikus iratmenedzsment. - Statisztikák lekérdezése: A rendszer paratméterezhető, rugalmas lekérdező felületet biztosít a felhasználók számára, amellyel állandó, illetve az aktuális igény szerint összeállított statisztikák hozhatóak létre. - Ügyféltörzs: A rendszer rendelkezik egy ügyféltörzzsel, amelyet manuálisan lehet karbantartani vagy tömegesen is feltölthető egyéb adatbázisból. - Expediálás: Az intézményben keletkezett és onnan kiküldött iratok nyilvántartása hasonlóan fontos, mint a beérkezett iratoké. Lehetőség van annak nyilvántartására, hogy kinek mely iratok, mikor lettek kipostázva. A rendszer segítséget nyújt a postakönyvek elkészítéséhez és a visszaérkezett tértivevények nyilvántartásához is. A rendszerben többszintű felhasználói struktúra alakítható ki, az egyes felhasználói szintekhez pedig különböző jogosultságok rendelhetők hozzá. Így különböző jogok adhatók például az iktatóknak, ügyintézőknek, vezetőknek. A rendszer együttműködik a WEB portál modullal, automatikusan fogadja a WEB-ről indított ügyeket. A rendszer kifejlesztésekor a következő jogszabályokat, ajánlásokat vették figyelembe: - 2/2005.(X.27.) IHM rendelet - az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól - 95/2005.(IX.22.) Korm.rendelet - az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról - 94/2005.(IX. 22.) Korm.rendelet - az elektronikus aláírásokra vonatkozó követelményekről - 93/2005.(IX.22.) Korm.rendelet - az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 9/29

- 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről - 2005. évi XC. törvény - az elektronikus információszabadságról - 2004. évi CXL. törvény - a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól - 995. évi LXVI. - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről - 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről - SEGÉDANYAG a községi, városi, megyei jogú városi, fővárosi kerületi, valamint a fővárosi és a megyei önkormányzat képviselő-testülete hivatala által elkészítendő (elektronikus/papír) Egyedi Iratkezelési Szabályzatok megalkotásához - 200. évi XXXV. Törvény az elektronikus aláírásról TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 20/29

5 Az önkormányzat Iratkezelési Szabályzatának átvilágítása Megvizsgáltuk, hogy hogyan viszonyul egymáshoz az iratkezelésre vonatkozó törvényi szabályozás, és az önkormányzat jelenlegi Iratkezelési Szabályzat, az Iratkezelési Szabályzat módosítására vonatkozóan javaslatot fogalmaztunk meg. Jogszabályi előírás 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és 239/2007 (IX. 2.) Korm. Rendelet 6. Az irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen Iratkezelési szabályzat 2007. Jóváhagyva: 2007. március 28. 4..2. A polgármesteri hivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: - az irat beérkezésének pontos ideje, - az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, - az irat tárgya, - az elintézés módja, - az irat holléte. 4..3. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon nyilvántartásba kell venni: - a pénzügyi bizonylatokat és számlákat, - a munkaügyi nyilvántartásokat, - az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat és bizonylatokat. 4..4. Nem kell iktatni a bemutatás vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett ún. átfutó iratokat. 4..5. Nem kell iktatni és más módon sem nyilvántartásba venni: könyveket, tananyagokat; reklámanyagokat, tájékoztatókat; meghívókat; nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint); munkaügyi nyilvántartásokat; anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; közlönyöket, sajtótermékeket; visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. 5.2.. Az érdemi ügyintézőknek a náluk lévő ügyiratok nyilvántartására előadói munkanaplót kell vezetni. Az előadói munkanaplót az iktatói dolgozói nyomtatott formában adják át az TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 2/29

Jogszabályi előírás 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és 239/2007 (IX. 2.) Korm. Rendelet Iratkezelési szabályzat 2007. Jóváhagyva: 2007. március 28. ügyintézőknek napi vagy heti rendszerességgel, az iktatott mennyiségnek megfelelően. Az előadói munkanapló tartalmazza az iktatott, illetve határidőből kivett ügyirat iktatószámát, tárgyát és az iktatás dátumát. 5.2.2. Az ügyintézők kötelesek az átvett munkanaplókat lefűzni, sorszámozással ellátni, majd minden hónap végén az iktató dolgozói által használt záróbélyegző megfelelő rovatait kitölteni és az illetékes szakág, osztály vagy csoport vezetőjével aláíratni. 5.2.3. Az iktatott iratok bármiféle olyan mozgatása, amelyek eredményeként az irat elkerül a kezelőtől, illetőleg az ügyintézőtől, csak előadói munkanaplóval történhet. 6. Az irat: b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen 6.6.. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében. 6.6.2. A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani. Továbbá e rendelkezések megtalálhatók elszórtan az egész Szabályzatban. 6. Az irat: f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen 7.. Az iratok selejtezése 7... Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 22/29

Jogszabályi előírás 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és 239/2007 (IX. 2.) Korm. Rendelet 9. A küldemény átvételére jogosult: g) az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer. 6. Az irat: g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson 4. (3) Az iratforgalom keretében az átadástátvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot. (4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Iratkezelési szabályzat 2007. Jóváhagyva: 2007. március 28. 7..2. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. 4.6.3. A nem papíralapú, elektronikus adathordozón érkezett, keletkezett (mágnesszalag, hajlékony lemez, CD Rom stb.) irat mellé kísérőlapot kell csatolni és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozón lévő irat iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámot maradandó módon rá kell vezetni magára az adathordozóra. Egy elektronikus adathordozón csak egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át. 4.4. Az iktatóbélyegző 4.4.. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton a szöveg zavarása nélkül kell elhelyezni, és rovatait ki kell tölteni. 4.4.2. Az iktatóbélyegző lenyomatának adatai: - Makó Város Polgármesteri Hivatal - az iktatás dátuma - iktatószám - melléklet - szervezeti egység - az előadó (ügyintéző) neve - előszám. 4.5. Az előadóív 29. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez 4.5.. Az iktatás során és az ügyintézés különböző fázisaiban az előadói íven fel kell tüntetni: - az iktatószámot - az iktatás időpontját - az elő- és utóirat iktatószámát - az ügyintéző nevét - az irat tárgyát - a kezelési feljegyzéseket - az irattári jelet - az irattárba helyezés módját (határidővel, vagy véglegesen). 3..2. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza TT_iratkezelés_Makó.doc Oldal: 23/29