Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig. Lázár Péter 2010. május 12.

Az elektronikus számlától a számlaigazoltatásig Lázár Péter 2010. május 12.

Agenda Bemutatkozás Üzleti kihívások Megoldási lehetőségek Folyamat Elektronikus számlaérkeztetés Szkennelés Számlaigazoltatás SAP Vendor Invoice Management Kérdések 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 2

Software AG At-A-Glance 40+ év szoftver tapasztalat Több mint 4.200 nagyvállalati ügyfél 3.600 szakértő Jelenlét több mint 70 országban Világszerte számos fejlesztő központ Stabil pénzügyi teljesítmény 2009-es árbevétel: 847 millió EUR 20 egymást követő negyedévben nyereséges növekedés, ami meghaladta az elvárásokat Látható piac ~1.15 milliárd EUR Gyors árbevétel, nettó nyereség és cash flow növekedés 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 3

IDS Scheer At-A-Glance Üzleti folyamatok és az integráció szakértője Business Process Excellence and Enterprise Architecture 7.500 ügyfél 70 országban Komoly iparági tapasztalat (autóipar, egészségügy, pénzügyi szektor, hightech, telekommunikáció, közmű) és SAP szakértelem Gartner szerint vezető az üzleti folyamat elemzés területén (Business Process Analysis) 399 millió EUR árbevétel 2008-ban 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 4

Tények és számok 2002 cégalapítás (piaci jelenlét 1994 óta partner révén) Budapesti központ 70 tanácsadó (2008) 1.3 milliárd Ft árbevétel (2008) Fókusz az üzleti tanácsadás területén Ügyfélgazdálkodás (ügyfélszerzés, megtartás, hatékony sales szervezet és folyamatok, ügyfélérték számítás, CRM) Működésfejlesztési stratégia, projekt és program menedzsment Üzleti folyamatok fejlesztése, hatékonyság javítás, teljesítmény menedzsment, szervezetfejlesztés, gyors működés átvilágítás) BPM Governance (BPM módszertani oktatás, coaching, folyamat struktúra, folyamat gazdai rendszer, folyamat kontrolling) Compliance, működési kockázat kezelés, belső ellenőrzés fejlesztése Fókusz az IT tanácsadás területén SAP bevezetések, fejlesztés, oktatások Folyamat orientált IT fejlesztés, reverse engineering, teszt menedzsment, SOA Governance, workflow megoldások Vállalati tartalomkezelés dokumentum kezelés, archiválás, iratkezelés: Livelink termékcsalád támogatásával Létesítmény gazdálkodás Facility Menedzsment Kis és közép méretű cégek ERP bevezetése - SBO 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 5

Open Text Legnagyobb független ECM szállító (ECM Vállalati Tartalomkezelés) Több mint 3000 alkalmazott világszerte Biztonságos, stabil választás ECM stratégia és beruházás tekintetében Tőzsdei jelenlét: NASDAQ, TSX Árbevétel a 2009-es pénzügyi évben $785.7 millió 18% nemzetközi piaci részesedés* ECM piac és trend meghatározója * Gartner reported 15.3% for Open Text and 2.4% for Vignette, yielding 18% market share for Open Text as a combined entity. Copyright Open Text Corporation. All rights reserved.

Agenda Bemutatkozás Üzleti kihívások Megoldási lehetőségek Folyamat Elektronikus számlaérkeztetés Szkennelés Számlaigazoltatás SAP Vendor Invoice Management Kérdések 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 7

Üzleti kihívások Költségcsökkentés! Hogyan? Emberi erőforrás Automatizálási lehetőségek Fizikai tárolás Folyamat hatékonyság Pénzügyi lehetőségek Transzparencia? Adatbiztonság? Idő? 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 8

Kihívások Postabontó Könyvelés Szakterület Hol van a számla? Nem tudjuk! Milyen státusza van? Jellemzően nincs válasz! Megkeresés a beszállítótól? Nincs használható válasz! Korai fizetési kedvezmény? Lényegében lehetetlen! Másolatok tömege? Idő és költség! Katasztrófa utáni helyreállítás? Lényegében lehetetlen! Hozzá lehet rendelni a tényleges költségeket? 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 9

Megoldások Papír alapú számlák szkennelése Adatkinyerés OCR-ICR Számlaigazoltatási workflow kialakítása Számla feldolgozási folyamatok optimalizálása Szállító folyamatok áttekintése optimalizálása Elektronikus számlafogadás bevezetése 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 10

Értékteremtés: megtakarítás és hatékonyság Reakció idő Információ minősége Transparencia Munkaerő Infrastruktúra Anyag Költség Hatékonyság 140 100 100 ÉRTÉK! 70 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 11

e-procurement Alacsonyabb feldolgozási költségek Jobb adat minőség Papírral vagy papír nélkül Level 4 Level 3 <EDI> Level 2 Level 1 Papír Tranzakció költsége Hatékonyság Papírtól az elektronikus számláig 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 12

Mi az elektronikus számla Az elektronikus számla a papírszámlát kiváltó dokumentum elektronikus úton jön létre elektronikus módon is kell megőrizni Az elektronikus számlát az erre vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kell előállítani és tárolni, de annak tartalmi követelményei megegyeznek a papír alapú számláéval. A feleknek kölcsönösen meg kell állapodni az elektronikus számlacseréről. 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 13

Számlafogadás folyamatábra 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 14

A folyamat Érkeztetés KÉP Szkennelés OCR Wf indítása E-számla Számlaig. folyamat Puffer irattár Iktatás irattározás Könyvelés Kifizetés 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 15

Miben különbözik a VIM? Az egyetlen SAP által értékesített és SAP-al szorosan együttműködő megoldás: Integrált / ismerős felhasználói felület kevesebb az oktatási ráfordítás Alacsonyabb működési költség ismert és alkalmazott SAP technológiák, egy heterogén rendszerkörnyezet helyett Nincs integrációs kockázat, szemben bármilyen külső megoldással Kicsi üzemeltetési kockázat ügyfél támogatás, javító csomagok és upgrade mind a SAP-tól, mind az Open Text-től elérhető Szállítói rizikó csökkentése SAP ismert nagy szoftver szállító Együtt fejlődik a igényekkel: Támogatja a különböző nyelvek, ország sajátosságokat és szabályozásokat Skálázható a számlaszám növekedésével Biztonság garantált együttműkődés a jövőben elérhető SAP Enhancement csomagokkal és ERP verziókkal 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 16

Mit nyer a szervezet? Egyszerűsített és optimalizált szállítói számlafeldolgozó folyamatot: Hatékony munkaerő-kihasználás az automatizált és áttekinthető folyamatok eredményeként SSC támogatás Javuló forgó eszközök (working capital) kezelés az tervezhető fizetési elvárásoknak megfelelően Költségcsökkentés a folyamat automatizálás és monitorozás eredményeként Humán feldolgozás hibáinak csökkenése Optimalizált fizetési kedvezmény kihasználás Javuló folyamatok, csökkenő törvényi (megfelelőségi) kockázatok: Pontosabb pénzügyi jelentések a teljesebb átláthatóság eredményeként Felelősségek szétválasztása (Segregation of Duties) a workflow-k mentén Minden feldolgozási lépés monitorozható Teljes auditálhatóság lehetősége a számla érkeztetésétől a kifizetésig 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 17

Egyszerű és gyors hozzáférés Optimalizált lefutás Automatizmusok Level 3 Beszerzéstől kifizetésig Level 2b Standard FI-Workflow Level 2a Standard MM-Workflow Level Papier 1 Standard tranzakció Tranzakció költsége Hatékonyság Standard tranzakciótól a teljes automatizmusig 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 18

Számla felismerés Számla ellenőrzés Feldolgozás & monitorozás Jóváhagyás Kifizetés ELŐKÉSZÍTÉS TRASZFORMÁLÁS Prüfung und ELLENŐRZÉS VÉGLEGESÍTÉS Vervollständigung KIVÉTEL KEZELÉS JÓVÁHAGYÁS KIFIZETÉS Szkennelés OCR Workflow indítás Feldolgozás Könyvelés Archiválás UMWANDLUNG Validálás Automatikus feldolgozás, könyvelés Open Text Archiving for SAP Solutions* Open Text Invoice Capture Center Open Text Vendor Invoice Management ERP (FI/AP) * or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 19

VIM, mint a dokumentum kezelés része EBPP SAP Számla felismerés Számla feldolgozás Kifizetés EDI FAX Dokumentum szkennelés SAP Papír Pl: SAP Archiving - Enterprise Scan Automatikus feldolgozás és könyvelés Kifizetés Non-SAP Email Invoice Capture Center Vendor Invoice Management ERP (FI/AP) Dokumentum archiválás és megjelenítés Open Text Archiving for SAP Solutions*

Automatikus feldolgozás, könyvelés Felismerés Elemzés Adat kinyerés Normalizálás Ellenőrzés 10/24/08 24.10.2008 CLERK: 12 DATE SHIPPED ORDER DATE 10/30/02 10/24/02 COVER CODE PA 3 Date Word Number Order Date = 10/24/08 Format (US) Day = 24 Month = Oct Year = 2008 24.10.2008 yes Export Valid period? no Manual keying Turn pixels into characters Pixel karakter using optical konverzió character recognition Értelmezhető bejegyzések beazonosítása Megfelelő dátum kiválasztása a lehetőségek közül Dátum szétbontás és elvárt formátumban összefűzése Üzleti és időrendi szabályok szerinti ellenőrzés 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 22

Open PostabontóText Vendor Számla Invoice SzámlaManagement Feldolgozás & felismerés ellenőrzés monitorozás Automated paper-to-post invoice management Jóváhagyás Kifizetés ELŐKÉSZÍTÉS TRASZFORMÁLÁS Prüfung und ELLENŐRZÉS VÉGLEGESÍTÉS Vervollständigung KIVÉTEL KEZELÉS JÓVÁHAGYÁS KIFIZETÉS Szkennelés OCR Workflow indítás Feldolgozás Könyvelés Archiválás UMWANDLUNG Validálás Automatikus feldolgozás, könyvelés Open Text Archiving for SAP Solutions* Open Text Invoice Capture Center Open Text Vendor Invoice Management ERP (FI/AP) * or another SAP ArchiveLink-certified repository, not part of Open Text Vendor Invoice Management 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 23

A számlaengedélyezési folyamat során realizálható előnyök SAP-ban megszokott felhasználói felületek A megszokott SAP funkciók és felületek teljes körűen biztosítják Egy kattintással elérhető funkciók Felhasználóbarát felületek/képernyők biztosítják az alábbi funkciók egyszerű elérését Standard SAP eszközök felhasználása (rendezés, keresés, nyomatás, email küldés, ecportálás) A feldolgozott számlák töténeti áttekintését A számlák összefoglaló áttekintését, a feldolgozott számlák számának és összegének áttekintésével Feldolgozástörténet a kapcsolódó megjegyzésekkel Előredefiniált riportok használatát Engedélyezés történet áttekintését Jóváhagyás vagy elutasítás Megelező jóváhagyások A folyamathoz kapcsolódó objektumok elérése, úgymint számlakép, beszerzési megrendelés, árubeérkezési bizonylatok, számlabizonylat, kapcsolódó megjegyzések és a teljes töréneti áttekintés Adatok feldolgozása Adatok ripotolása, elemzése Megjegyzések fűzése Adatok ellnőrzése Szerep alapú továbbítás Csoportos feladat kiosztás, jóváhagyás Automatikus irányok Hatékony folyamat támogatás

Dokumentum feldolgozás duplikátumok ellenőrzése Ismerős SAP felület Automatikus vagy manuális adatrögzítés Azonnali adat validáció Korai és automatikus duplikátum felismerés

Kivétel kezelés ár eltérés Egy-kattintásos hozzáférés a háttérinformációhoz Szabály alapú folyamati lehetőségek Előre konfigurált kivétel kezelési lehetőségek Transzparens, szabály alapú folyamat irányítás Teljes folyamat történt

Számlajóváhagyás és kontírozás egy felületen Jóváhagyás portál vagy SAP GUI felületen Egykattintással elérhető háttér info. Kivonatolt információ Egyszerű delegálás a kontírozáshoz Azonnali adat ellenőrzés Jóváhagyás történet Egyszerű jóváhagyás vagy elutasítás

Analitika és monitorozás Szűrér több mint 50 feltétel alapján KPI megjelenítés a SAP Graphics segítségével Egyszerűen választható pénznem Összegzések Teljes SAP funkció elérhető Kattintásra elérhető SAP dokumentum Teljes történt akár az összes bizonylatról

Kötelezettségek kezelése Kötelezettségek vizsgálata a pontos időbeli elhatárolások tervezéséhez Teljes SAP funkció elérés Elemzések biztosítás időbeli elhatárolások könyveléséhez Kötelezett-ségek áttekintéss főkönyv vagy költésghely irányából

Előnyök Számlafeldolgozás fajlagos költsége csökkenthető Erőforrás hatékonyabban és tudásának megfelelően használható Forgó tőke optimalizálása Jogi megfelelőséget biztosít Egyszerűbb jóváhagyási folyamat Folyamatos és egyszerű hozzáférés a nyitott és lezárt számlákhoz Minőségi információval támogatott döntési lehetőség költség hatékonyság Pénzügy Üzleti terület IT 100 < 50 > 50 100 Beszerzés, szállítók Nincs szükség interfészekre Egyszerű infrastruktúra Az optimális integráció eredményeként kicsi függőség Kedvező TCO Egyszerűbb vita kezelés Javuló szállítói kapcsolattartás, lehetőség jobb kondíciókra Az egész beszerzési folyamat áttekinthetőbb lesz. 13 May 2010 Software AG - Get There Faster 30

Köszönjük! Lázár Péter ECM üzletágvezető peter.lazar@ids-scheer.com