MAKÓ VÁROS JEGYZŐJÉTŐL FROM THE NOTARY OF MAKÓ ELŐTERJESZTÉS Ikt.sz.: I.2-454/2009 Tárgy: Stratégiai Ellenőrzési Terv módosítása Üi.: Kalmár Endre Melléklet: 1 db Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete MAKÓ Tisztelt Képviselő-testület! A Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 19..-ban foglaltak szerint a belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely - összhangban a költségvetési szerv hosszú távú céljaival meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket, és az alábbiakat tartalmazza: a. a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b. a belső kontrollrendszer értékelését; c. a kockázati tényezőket és értékelésüket; d. a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztése tervet; e. a szükséges ellenőri létszám és az ellenőri képzettség felmérését; f. a belső ellenőrök hosszú távú képzési tervét; g. a belső ellenőrzés tárgyi és információs igényét; h. az ellenőrzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezet struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 180/2009 (IX. 4.) Korm. rendelet módosította a stratégiai ellenőrzési tervre vonatkozó szabályokat és előírásokat. Ezért a stratégiai ellenőrzési terv felülvizsgálatával átvezetésre kerültek a jogszabály által előírt fogalmi és tartalmi változások. Tisztelt Képviselő-testület! A belső ellenőrzési szervezet által összeállított stratégiai ellenőrzési tervre vonatkozó javaslatot beterjesztem megismerésre és jóváhagyásra a Képviselő-testület elé. HATÁROZATI JAVASLAT Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete a helyi és kisebbségi önkormányzatok és költségvetési szerveik, valamint a külső szervek, kedvezményezett szervezetek, továbbá a helyi önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő társaságok gazdálkodására elkészített stratégiai ellenőrzési tervet elfogadja. HUNGARY 6900 MAKÓ, SZÉCHENYI TÉR 22. TEL.: +36-62-511-800 FAX: +36-62-511-801 E-MAIL: INFO@MAKO.HU -1...
Felelős: Határidő: Jegyző az elfogadást követően A Képviselő-testület a határozat végrehajtásáról értesítést nem kér. Erről értesítést kap: - Makó Város Polgármestere - Makó Város Jegyzője - Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztály - Belső ellenőrzési vezető Makó, 2009. október 14. Dr. Bánfi Margit jegyző HUNGARY 6900 MAKÓ, SZÉCHENYI TÉR 22. TEL.: +36-62-511-800 FAX: +36-62-511-801 E-MAIL: INFO@MAKO.HU -2...
Makói Kistérség Többcélú Társulása 6900 Makó Széchenyi tér 22. KISTÉRSÉGI BELSŐ ELLENŐRZÉSI RENDSZER STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERVE 2009-2016 év
A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) kormányrendelet 19. - a szerint előírt stratégiai ellenőrzési tervet kell alkotni. A kistérségi belső ellenőrzési rendszer A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 1. (6) bekezdés c) pontja, 41. (1), (4) bekezdés (Ötv.), a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. torvény 2., 8. -a (Ttv.), a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 36. (2) bekezdése alapján a makói kistérséghez tartozó helyi önkormányzatok képviselő-testületei a Makói Kistérség Többcélú Társulás Társulási Megállapodásban rögzítettek szerint, hogy a belső ellenőrzési kötelezettségről, annak közös megszervezéséről társulás keretében gondoskodnak. A kistérségi szinten, egységes belső ellenőrzési rendszer kialakításáról, működtetéséről, a szükséges források biztosításáról a Makói Kistérségi Többcélú Társulás keretében, a belső ellenőrzési feladat közös ellátásáról szóló külön Megállapodásban foglaltak alapján rendelkeztek. A belső ellenőrzési feladatot a székhely szerinti önkormányzat, Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatala belső szervezeti egysége, az Ellenőrzési Csoport látja el. A belső ellenőrzési szervezet hatóköre kiterjed a társulási feladatellátás körébe tartozó szervekre, a helyi önkormányzatokra és a helyi kisebbségi önkormányzatokra, az általuk felügyelt költségvetési szervekre (önkormányzati intézményekre), valamint alkalmazni kell az általuk létrehozott társulások, a többségi irányítás alatt működő gazdasági társaságok, valamint a nemzetközi támogatások kedvezményezettei, és az önkormányzat költségvetéséből céljelleggel nyújtott támogatások kedvezményezett szervezetek, személyek ellenőrzésére. A belső ellenőrzés tevékenységet a hatályos, vonatkozó jogszabályok: - -a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (Ötv.) - -a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasig megbízottak, valamint egyes centrális - alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény (Htv.), - a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, - átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények - módosításáról szóló 2003. évi XXIV torvény (Üvegzseb tv.) - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv, (Aht.) XIII. fejezet, 120. (2)-(3) bekezdése, 120/A., és 120/B -a, - -az á1lamháztartás működési rendjéről szóló 2176 1998.(XII. 30.) Korm. rendelet (Amr.), - a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI. 26.) Korm. rendelet Ber.), - valamint a nemzetközi és hazai pénzügyi irányelvek, módszertani útmutatók: - az államháztartás belső kontroll rendszerének fejlesztési stratégiája, - -az egyes ellenőrzésekre vonatkozó módszertani útmutatók, - a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Standardjai, - a pénzügyminiszter által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta, ill. az alapján kidolgozott Kézikönyv, - az Etikai Kódex szerint végzi. 2
A hosszú távú célkitűzések, az azzal összhangban lévő belső ellenőrzési stratégiai célok (Ber. 19. - a) A szervezet hosszú távú célkitűzései: a képviselő-testület tevékenységét a törvényesség, hatékonyság és eredményesség szempontjainak szem előtt tartásával végezni; a városi civil szervezetekkel, pártokkal, egyházakkal történő együttműködés; kistérségi, regionális és nemzetközi együttműködés erősítése; szolgáltató közigazgatás fejlesztése; lakossággal való kapcsolattartás; oktatás-nevelésbe történő befektetés; a sport, mint az egészséges életmód és életminőséget meghatározó tényező biztosítása; közművelődés elérhető minőséggel; a szociális ellátásoknál a rászorultság és az emberközpontúság elvének érvényesítése; városüzemeltetési feladatok ellátása; vízgazdálkodás, hulladékgazdálkodás, növényvédelem és szúnyogirtás biztosítása; járdák, úthálózat fejlesztése; környezetvédelem, közterület- és parkgondozás gondozottabb, rendezettebb ellátása, valamint a gondozás alá vett területek bővítése; településfejlesztési célok, városközpont revitalizációja, az egyéb városközpontok kialakítása, illetve revitalizációja, fejlesztése; környezetvédelemmel összefüggő beruházások, szennyvízcsatorna-hálózat európai szintű megvalósítása, hulladéklerakási technológia kialakítása, valamint a megújuló energia-program kidolgozása és megvalósítása; gyógy- és termálközpont létrehozása; intézményfejlesztési célok megvalósítása, műemlékvédelem biztosítása; akadálymentesítés továbbfejlesztése, ipari park, az egészségügy és sportolási lehetőségek fejlesztése, továbbá a városkép javítása; a Makói Ipari Park betelepítése és működtetése; pénzügyi- és vagyongazdálkodás, továbbá a költségvetési politika stabilitása, illetve önerőképesség növelése. A belső ellenőrzés stratégiai céljai A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardjának meghatározása szerint a belső ellenőrzési tevékenység rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, ill. fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszerek, eljárások hatékonyságát és hozzájárul azok javításához. Az Áht. és a Ber.-ben foglaltaknak megfelelően az államháztartási kontrollok alapvető célja az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. A belső ellenőrzés és a vezetésnek feladata annak vizsgálata, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e követelményrendszernek. Az ellenőrzési hatóköre kiterjed mind a jogszabályok, mind a felhatalmazás és a saját hatáskörben helyileg kiadott szabályzatok, irányelvek, eljárások pontos betartásának, betartatásának ellenőrzésére. 3
A kistérség egészére kiterjedő egységes ellenőrzési rendszer keretében a folyamatos és rendszeres ellenőrzés alapjainak megteremtése, a továbbfejlesztés révén a környezeti változásokra - külső és belső- válaszoló ellenőrzés, amely követi: - a közigazgatási állami helyi rendszert; - a települési önkormányzati rendszert; - a társulási rendszert, a közös hivatali intézményi rendszert; - a közfeladatok, a feladat- és hatásköri rendszert, a helyi közszolgáltatási - rendszerét, a feladatellátás módját; - a gazdálkodás finanszírozási rendszerének - forrásorientált finanszírozási - rendszer - - a gazdálkodás belső kontroll rendszerét; - a szervezeti strukturális változások (kistérségi társulás közvetlen - feladatellátás, közös hivatalok, közös intézmények fenntartása) rendszerét. A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat: a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre; teljesítse az elszámolási kötelezettségeket; megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. Elsődleges elvárás az egységes belső ellenőrzési rendszer kistérségi szinten történő kialakítása az új jogszabályi keretek között. A belső kontroll rendszerének megteremtése, a felügyeleti és belső ellenőrzési tevékenység egységes szervezeti keretben történő ellátása. Az új típusú, funkcionálisan független, egységes belső ellenőrzési rendszer kialakítását követően feleljen meg az Európai Unió elvárásainak, követelményeinek, korszerű, nemzetközi standardokon alapuló rendszert működtessen. A belső kontrollrendszerek értékelése A költségvetési szerv vezetője a szerv működésének folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét, mely a belső kontrollrendszer részét képezi. A belső kontrollok kialakítása során figyelembe kell venni a pénzügyminiszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. A FEUVE helyi szintű szabályrendszerét, illetve egyes elemeinek - ellenőrzési nyomvonal, kockázatkezelés, kontrollkörnyezet, kontrolltevékenységek, információ és kommunikáció, monitoring, költségvetési szerv vezetőjének továbbképzése - előkészítését, kidolgozását, működtetését, felülvizsgálatát, nyilvántartási rendszerének kialakítását kell szabályozni. 4
-A helyi szabályozási rendszer belső szabályzati - felülvizsgált, hatályos, érvényes, összehangolt rendszerére kell alapozni, azzal összhangban kell állni, összehangoltan működtetni. A konkrét ellenőrzések, valamint az éves ellenőrzési jelentések összegző, szintetizált tapasztalatai a Ber. előírásának megfelelően alapján elő kell segíteni a helyi rendszerek szabályozásának, kiépítésének, működtetésének, felülvizsgálatának során tapasztalt hiányosságok, mulasztások, hibák korrigálását. Helyi rendszerek kiépítését, szabályozottságát követően a vizsgálati eljárások előterébe kell helyezni, ill. külön eljárás keretében vizsgálni, továbbá el kell végezni FEUVE rendszer elemzését, értékelését. A szabálytalanságok kezelésével, a kockázatkezeléssel kapcsolatos rendszer működésének, kockázatelemzésnek a felülvizsgálatát nyomon kell követni, folyamatosan a vizsgálat tárgyává kell tenni. Folyamatok és folyamatgazdák Költségvetési főösszegek tervezési, megvalósulási folyamata Értékalkotás főbb jellemzői Folyamatok Folyamatfelelősök 1. Felső szintű vezetés 1. 1. Költségvetés tervezés Jegyző bevételi oldal 1. 2. Költségvetés tervezés kiadási Jegyző, szakfeladatok felelősei oldal 1. 3. Összehangolás bevétel és Jegyző kiadás, s azok szakfeladati megoszlása között 2. Előirányzat teljesülés 2. 1. Bevételi oldal teljesülése Pénzügyi vezető alakulásának figyelése 2. 2. Bevételi oldal bővítési lehetőségeinek feltárása 2. 3. Kiadási oldal teljesülése alakulásának figyelése Jegyző Pénzügyi vezető Szakfeladatok felelősei 5
A költségvetésen belüli előirányzat megvalósulási folyamata Értékalkotás főbb jellemzői Folyamatok Folyamatfelelősök 1. Előirányzat gazdálkodás 1. 1. Az előirányzatok Jegyző felhasználása Szakfeladatok felelősei 1. 2. A támogatásokra vonatkozó általános szabályok betartása Pénzügyi vezető 1. 3. A személyi juttatási előirányzat gazdálkodás Jegyző 1. 4. A felújítás, beruházás Szakfeladatok felelősei előirányzat gazdálkodás Projektvezetők 2. Likviditás rnenedzselés 2. 1. Az előirányzatok időbeni Pénzügyi vezető lekötésének és pénzügyi teljesítésének összhangja 2. 2. A rövid lejáratú hitelek igénybevételére indítvány Pénzügyi vezető 2. 3. Hosszúi lejáratú hitelek visszafizetésére likviditásbiztosítás Pénzügyi vezető 3. Előirányzat módosítás 3. 1. Az előirányzat módosítások engedélyokirati megléte Jegyző 3. 2. Az előirányzat módosításokhoz kapcsolódó pénzügyi forrás biztosítása Pénzügyi vezető Általános kockázatok felmérése (kockázatok azonosítása, kockázati tényezők, a kockázat szintjének meghatározása) A bevételi előirányzat meghatározásának és teljesülésének kockázata (költségvetési tervezés bevételi oldal folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési Kockázat valószínűég 1. A költségvetési szerv Magas Közepes Magas bevételi előirányzata magas összegű bevételi összetevőket ír elő 2. A bevételi összetevők Közepes Alacsony Alacsony egyes tényezői elmaradnak a tervezettől 1. 1. Folyamat Közepes összkockázata Megjegyzés: Egyes önkormányzatok csak biztos bevételeket terveznek meg. A kis önkormányzatok sebezhetősége magas. 6
A kiadási előirányzat meghatározása és teljesülésének kockázata (költségvetési tervezés kiadási oldal folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési Kockázat valószínűég 1. A költségvetési szerv Magas Közepes Magas kiadási előirányzata alacsony összegű kiadási összetevőket ír elő 2. A kiadási összetevők Közepes Alacsony Alacsony egyes tényezői túllépik az előirányzatot 3. A felügyelet alá tartozó Magas Alacsony Közepes részben önálló intézmények költségtúllépése miatt működési elégtelenség léphet fel 4. A kiadási összetevők Közepes Alacsony Alacsony felmérésénél nem pontosan veszik számba a megvalósult fejlesztések belépő üzemelési költségkihatásait 1. 2. Folyamat Közepes összkockázata A kiadási előirányzatok igényekhez viszonyított szűkössége (költségvetési tervezés kiadási oldal folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A költségvetési javaslat, az irányelvek alapján nem veheti teljes Közepes Magas Közepes körűen figyelembe az igényeket (kiadás) 2. Az elemi költségvetés megállapítása további költségcsökkentést Közepes Alacsony Alacsony valósít meg 1. 3. Folyamat kockázata Közepes 7
Az előirányzat lekötési nyilvántartások pontatlanságából eredő kockázat (előirányzat felhasználás folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A lekötött előirányzatok nyilvántartása nem teljes Közepes Alacsony Közepes körű 2. A szerződés nyilvántartások rögzítése, pénzügyi ütemezéseinek Közepes Közepes Közepes likviditási követése, áthúzódó hatások rögzítése nem teljes körű 1. 4. Folyamat összkockázata Közepes A jogszabályi előírások értelmezésében és betartásában rejlő kockázatok Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A törvényi előírások be nem tartásában rejlő kockázatok Magas Alacsony Közepes 2. Egyes működési, illetve szakfeladatok magas jogi Közepes Alacsony Alacsony bonyolultsággal bírnak 3. A megkötött szerződések nem tartják maximálisan szem előtt Közepes Alacsony Alacsony az önkormányzat érdekeit 4. A jogi-gazdasági környezet hiánytalan átfogó ismerete nem Közepes Alacsony Alacsony biztosított 1. 5. Folyamat összkockázata Közepes Az erőforrás optimális arányának megsértésében és felhasználási szabálytalanságaiban rejlő kockázatok Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A működés, az erőforrás gazdálkodás szabálytalanságában rejlő Magas Alacsony Közepes kockázatok 2. A működésre és 8
fejlesztésre fordítandó források helyes arányának hosszú távú megsértése, fejlesztési forráshiány, vagy egyéb ok miatt 1. 6. Folyamat összkockázata Közepes Közepes Közepes Közepes Előirányzat módosítások szabályainak be nem tartásában rejlő kockázatok (likviditás menedzselése és előirányzat módosítás folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. Előirányzat módosítások hatásköri szabályainak és Közepes Alacsony Alacsony felülvizsgálatának nem pontos végzése 2. Előirányzat módosítások nem időben történő végrehajtása Közepes Alacsony Alacsony 3. Az évközi módosítások nyilvántartása nem pontos és teljes körű Közepes Alacsony Alacsony 4. Likviditás menedzselés nem pontos és előrelátó Magas Alacsony Közepes 1. 7. Folyamat összkockázata Közepes Nyilvántartások, elszámolások pontatlanságában rejlő kockázatok Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. Analitikák teljes körének pontos, zárt rendszerben való Magas Alacsony Közepes biztosítása a főkönyvhöz történő illesztéshez 2. Bizonylati fegyelem megsértésében rejlő Magas Alacsony Közepes kockázatok 3. nyilvántartások nem megfelelőségében rejlő Magas Alacsony Közepes kockázatok 4. Pénzügyi elszámolások pontossága, helyessége Közepes Alacsony Alacsony 5. A pénzügyi elszámolások alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások megfelelősége, Magas Alacsony Közepes 9
hitelessége 6. Az elszámolások esetleges nem megfelelőségében rejlő kockázatok 7. Helytelen bevallásokban rejlő kockázatok 1. 8. Folyamat összkockázata Közepes Alacsony Alacsony Magas Alacsony Alacsony Közepes A támogatások igénylése és elszámolása kapcsán nem pontos értelmezési problémákban rejlő kockázatok (bevétel tervezés és előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A normatívák jogszabályi előírás szerinti igénylésében, illetve annak nem Közepes Alacsony Alacsony pontosan megfelelő igénylési módjában rejlő kockázatok 2. A normatívák felhasználásában és elszámolásában a jogszabályi előírások Közepes Alacsony Alacsony nem pontos értelmezésében rejlő kockázatok 1. 9. Folyamat összkockázata Alacsony A feladat finanszírozás szabályainak pontatlan betartásában rejlő kockázatok (előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A feladat finanszírozás okmányainak teljes körűségében hiányosság, a feladatfinanszírozás körébe vont Közepes Alacsony Alacsony előirányzatok felhasználásának, eljárási szabályainak be nem tartása 2. A feladatfinanszírozás pénzügyi lebonyolításának szabályosságában, az ellenőrzés nem teljes körűségében a Közepes Alacsony Alacsony 10
beszámolásban, feladat lezárásban felmerülő pontatlanságban rejlő kockázatok 1. 10. Folyamat összkockázata Alacsony A pályázati támogatások igénybevételében vagy azok elmulasztásában rejlő kockázatok (a felújítás, beruházás, előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása Hatás Bekövetkezési valószínűég Kockázat 1. A fejlesztési támogatásokra kiírt pályázatok igénybevételének Közepes Alacsony Alacsony elmulasztásában rejlő kockázatok 2. Az elbírált pályázatokhoz kapcsolódó szerződéskötés nem teljes Közepes Alacsony Alacsony körűen az önkormányzat érdekei szerint történik 3. A támogatás(ok) folyósítási szakaszolása, pénzügyi likviditási nehézségeket okoz az Közepes Közepes Közepes önkormányzatnál a megvalósulási ütemhez viszonyítottan 4. A program lezárása, az elszámolás esetleges pontatlanságában rejlő Közepes Alacsony Alacsony kockázat 1. 11. Folyamat összkockázata Alacsony A belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztés irányai, tervei (Ber. 19. d)) - a kistérségi rendszer, a feladat- és hatásköri rendszer, a közigazgatási közszolgáltatási rendszer keretei között alakítani, további irányait követni és annak megfelelően fejleszteni tovább, - a kistérségi szintű ellenőrzési rendszer kiépítése, működtetésének megszervezése, - a be1ső ellenőrzési feladatellátás kereteinek, szervezeti,- személyi-, tárgyi, - infrastruktúrális feltételrendszerének megteremtése, továbbképzési rendszerének biztosítása, - folyamatosan részévé kell válnia az irányítási vezetői rendszer elemévé, a vezetés egyik legfontosabb elemeként növelnie kell a helyi önkormányzatok és az általuk felügyelt költségvetési szervek eredményességét, hatékonyságát, 11
- az új típusú ellenőrzésre, ellenőrzési munkára vonatkozó általános követelményeinek, ezek teljesítésének, az ellenőrzési eljárások és módszerek elsajátítása, folyamatos fejlesztése, - az ellenőrzés megelőző szerepének megerősítése az ellenőrzések tapasztalatainak - általánosítható, fontosabb, kiemelt -, eredményeinek bemutatása, továbbadása útján. Az ellenőrzés szakmai módszertani ellenőrzési technikák fejlesztési irányai - a szakmai szabályozás alapvető kereteinek megteremtése, az ellenőrzés szakmai szabályozási rendszerének kialakítása a nemzetközi ellenőrzési standardok, módszertani útmutatók, - valamint folyamatos fejlesztése, az alkalmazás, - az ellenőrzési tapasztalatok alapján a rendszeres felülvizsgálata, betartásának értékelése, támaszkodva más ellenőrzési rendszerek tapasztalataira, - a szakmai szabályok betartásának rendszeres felülvizsgálata, ellenőrzési kézikönyv annak elemeinek alapszabály, etikai kódex, módszertani mellékletek, iratminták - - az ellenőrzési irányelvek, elvek, az ellenőrzési standardok, a szakmai útmutatók, módszertanok, módszertani útmutatók, belső - folyamatos figyelemmel kísérése, megismerése, alkalmazása, jobb ellenőrzési gyakorlatok átvétele, - az ellenőrzési tapasztalatok, eredmények év közben - rendszeres időközönként -, ill. évenként történő közreadása, bemutatása, az ellenőrzések tapasztalatainak hasznosulása, a szabálytalanságok megelőzése érdekében, - az ellenőrzés tervezésének, az ellenőrzési feladatok végrehajtásának, nyilvántartási rendszerének módszertani támogatása, - a belső ellenőrzés tanácsadási tevékenységének, az ellenőrzés minőségbiztosítási feladatainak az ellenőrzési tevékenység ill. azok megbízhatósága érdekében, - az ellenőrzési rendszer információ, informatikai technológiai, kapcsolati rendszerének kialakítása, hátterének megteremtése, informatikai eszközökkel támogatni az ellenőrzési tevékenységet, - számítógéppel támogatott dokumentum és nyilvántartási rendszer kiépítését, - támogatni kell módszertannal, informatikailag az ellenőrzési kritériumok meghatározásával, a bizonyítékok megszerzésével, értékelésével, az alkalmazott módszerek és technikák kiválasztásával kapcsolatos tevékenységet. - az államháztartás rendszerében jelentkező problémák, azzal szemben támasztott követelmények A 1312-es standardnak, a Ber-nek megfelelően külső értékelésnek (minőségbiztosításnak) is alá kell vetni a belső ellenőrzési tevékenységet. 12
Belső ellenőrzési fejlesztési terv elemei A kistérségi feladat-ellátási rendszer keretében történő elhelyezés, behelyezés, (megállapodási, szabályrendszere): - a kistérség szintjén egységes ellenőrzési rendszer kialakítása, működtetése, megfelelő tapasztalatok megszerzését követően felülvizsgálata és továbbfejlesztése, - az ellenőrzési rendszer, az ellenőrzési tevékenység hozzáigazítása a kistérségi rendszerű, többcélú társulás keretében történő feladatellátás közvetlen kistérségi feladatellátás, helyi önkormányzatok közös feladatellátása, közös intézmény fenntartás intézményfenntartó társulások -, egyéb társulások keretében társulási feladatellátás - rnegfeleltetni az ellenőrzés rendszerére vonatkozó hazai jogszabályi környezetnek, továbbá a nemzetközi ellenőrzési standardoknak, a pénzügyminiszter harmonizációs és koordinációs hatáskörében kiadott módszertani útmutatók, az ellenőrzési módszertanok, a belső ellenőrzési kézikönyvnek - az ellenőrzés módszertana által felállított szakmai követelményeknek fokozatosan meg kell felelni, - az államháztartás belső pénzügyi rendszerének fejlesztési stratégiája, a pénzügyminiszter által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyvminta, a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Standardjai, az egyes ellenőrzésekre vonatkozó módszertani útmutatók - támaszkodni kell a jobb ellenőrzési gyakorlatokra nemzetközi, hazai ellenőrzési szervek tapasztalataira, - az új vizsgálati eljárások, módszerek, ellenőrzési technikák megismerése, fokozatos bevezetése, alkalmazásuk útján magas szakmai követelményszintnek, - a megelőzést előtérbe helyező ellenőrzési tevékenységet kell folytatni, a tevékenység hangsúlyát a szabálytalanságok megelőzésére kell helyezni, - az ellenőrzési tapasztalatok eredményeinek hasznosulása érdekében az eredményeket meg kell jeleníteni, közre kell adni. Belső ellenőrzés szervezeti, személyi feltételrendszere (Ber. 19. e) fj) - szervezeti feltételrendszer Az ellenőrzési tevékenység ellátása a Ber.-ben a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségére, valamint a belső ellenőrzési feladatellátásra vonatkozó Társulási Megállapodásban foglalt rendelkezéseknek megfelelően, a feladatot ellátó székhely Önkormányzat polgármesteri hivatala keretében önálló belső szervezeti egység útján történik. (Ber. 6. ) A hivatali rendszerben a végrehajtási szervektől elkülönített szervezeti egység, a belső ellenőrzési szervezet szervezeti és feladatköri függetlenségét a székhely önkormányzat és hivatala alapdokumentumaiban szervezeti és működési szabályzatban meg kell jeleníteni. (Ber. 4. (2) (helyi önkormányzat és szervei Szervezeti és Működési Szabályzata, 13
Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata) - személyi feltételrendszer A társulási feladatellátás humánerőforrás feltételét a társulási megállapodásban foglaltaknak megfelelően meg kell teremteni. A Ber., valamint a feladat-ellátási társulási megállapodás előírásának figyelembe vételével függetlenített belső ellenőrök látják el a belső ellenőrzést. A belső ellenőrzés személyi feltételrendszerének megteremtése a belső ellenőrzési munkatársak közszolgálati jogviszonyban köztisztviselői státuszban történő foglalkoztatásával történik a Ber., valamint a köztisztviselők jogállásáról szóló torvényben (Ktv.) foglaltaknak megfelelően. A feladatellátás támogatási rendszere keretében a személyi feltételrendszerre vonatkozó előírás alapján normatíva van - költségvetési szervek számának figyelembe vételével - meghatározott létszámfeltételre figyelemmel kell biztosítani a létszámkeretet. A belső ellenőrzési szervezet keretében meg kell teremteni a tevékenység ellátásához szükséges szakmai tudást és gyakorlatot. A személyi összetétel útján biztosítani kell, hogy a tevékenységhez szükséges jogi, igazgatási, pénzügyi-számviteli, ellenőrzési ismeretek, továbbá ellenőrzési gyakorlat, rendelkezésre álljon a szervezet keretében. A belső ellenőrök kiválasztási, beléptetési rendszerét a Ber. általános és szakmai, valamint gyakorlati követelményrendszerének figyelembe vételével kell kialakítani. Belső ellenőrök képzettségi felmérése, képzettsége A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet 1. (1) bekezdésében előírt általános és szakmai képesítésre, képzettségre, valamint szakmai gyakorlatra vonatkozó követelményeket érvényesíteni kell a belső ellenőrzési munkatársak alkalmazása során. A Ber. által szabályozott, indokolt esetben lehet élni a felmentés és a halasztás lehetőségével. (Ber. 11. (2)) Belső ellenőrök képzési tervének elemei A belső ellenőröket foglalkoztató polgármesteri hivatal gondoskodik a belső továbbképzési rendszer kialakításáról, a külső - központi - és helyi továbbképzési rendszer keretében a belső ellenőrök továbbképzéséről. A köztisztviselői jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőrzési munkatársak továbbképzései a Ktv. által előírtak alapján a polgármesteri hivatal középtávú és éves továbbképzési tervébe beépítésre kerülnek. A belső ellenőrzési vezető figyelemmel kíséri a belső ellenőrök szakmai fejlődését, és 14
egyénileg határozza meg a továbbképzés irányát, a továbbképzési tervben foglaltak figyelembe vételével. A belső ellenőrzési vezető a Ber. alapján a belső ellenőrök tekintetében külön egyéni továbbképzési tervet készít, amelyet évenként kiegészít, illetve évenként megtervez. A képzési és továbbképzési terv a belső ellenőrök készség, tudás felmérésén, tudásszintjén alapul. A belső ellenőrök képzéséről, továbbképzéséről külön nyilvántartást vezet a belső ellenőrzési szervezet. A belső képzési rendszer szakmai, informatikai, uniós képzési valamint egyéb oktatási és továbbképzési formákon és önképzésen alapul. A képzési rendszer keretében élni lehet a távoktatás formáival, eszközeivel. - szakmai képzés, alapozó képzés: - az új típusúi ellenőrzési rendszerrel kapcsolatos alapvető ismereteket biztosító képzések, - irányítás, felügyelet, ellenőrzés rendszerismeretek, - az államháztartás új belső ellenőrzési rendszer, kontrollrendszer ismeretek, - az ellenőrzési irányelvek, nemzetközi standardok, ellenőrzési módszertanok, ellenőrzési technikák, - a mintavételi módszerek, eljárások, - helyi közszolgáltatási rendszerek, gazdálkodási rendszerek, intézményrendszer, - aktuális: közigazgatási, szakmai ágazati - informatikai képzés - alapvető ismereteket biztosító képzés, - informatikai stratégia, informatikai szabályozás, - számítástechnikai alapismeretek, operációs rendszerek, - szövegszerkesztés, dokumentumkészítés, táblázatkezelés, - uniós ismeretek képzése - EU intézményrendszer, támogatási rendszer, - EU támogatások igénylése, kezelése, felhasználása - minőségbiztosítási/irányítási rendszerekkel kapcsolatos képzés - ISO rendszer - CAF rendszer - ellenőrzési minőségbiztosítási rendszer - alkalmazási, gyakorlati képzés Egyéb oktatási és továbbképzési formák: - -szakmai konferenciák, előadások, tanfolyamok, konzultációk, Önképzés keretében szakmai anyagok tanulmányozása - belső ellenőrzési rendszerjogi alapjai, belső szabályanyag, - közigazgatási, közszolgáltatási rendszerek jogi alapjai, 15
- módszertanok, eljárási technikák, ellenőrzési tapasztalatok - tanulmányozása, - szabályszerűségi, teljesítményellenőrzés, - ellenőrzési szervek vizsgálati tapasztalatainak tanulmányozása, - uniós támogatások ellenőrzési tapasztalatai, - vizsgálat-felkészülés, vizsgálatfelkészítés, - adatgyűjtés, adatfeldolgozás módszertana, - kérdőív-, munkalap - szerkesztés alapismeretek, a feldolgozás - módszertana, gyakorlata, - jelentésírás, - kockázatelemzés, kockázatkezelés. A belső ellenőrzés kiemelt képzési tárgykörei: ellenőrzés, államháztartás, költségvetés, pénzügyek, önkormányzati gazdálkodás, önkormányzatok, kistérség, ágazati-szakmai képzések, számítástechnika, minőségbiztosítás, értékelemzés, EU továbbképzések, kommunikáció, igazodva a közigazgatás képzési rendszeréhez. Belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye A társulási megállapodásban, valamint a szakmai jogszabályok és szakmai szabályok figyelembe vételével a szakmai feladatellátás hátteréül szolgáló munkafeltételeket és munkakörülményeket a társulási tanács, valamint a feladatot ellátó székhely önkormányzat polgármesteri hivatala biztosítja. Ki kell építeni a kapcsolati és kommunikációs rendszert a kistérség egészére, a helyi önkormányzatokra és költségvetési szerveikre kiterjedően. Ki kell alakítani, továbbá az ellenőrzés dokumentum és nyilvántartási rendszerét, amelyet folyamatosan tovább kell fejleszteni. A kistérségi rendszerű feladatellátáshoz szükséges IT infrastrukturális feltételek lehetőséget, fejlesztését folyamatosan meg kell teremteni. A belső ellenőrzés ügykezelési, ügyviteli dokumentum és nyilvántartási - feladataival, érdemi alkalmazói, jelentésírás, dokumentumszerkesztés, feladatainak informatikai támogatottságának feltételeit biztosítani kell. Ki kell alakítani az ellenőrzés általános mappáját, amelyet évenként, ill. a változásokat követően folyamatosan felülvizsgálni, aktualizálni. A dokumentumrendszer magába foglalja az ellenőrzési folyamat eljárás dokumentumait ellenőrzési tervet, értesítő levelet, megbízós levelet, ellenőrzési programot, jelentést intézkedési tervet, a végrehajtásról szóló beszámolás dokumentumát. A papír formátumú rendszer mellett ki kell alakítani az elektronikus rendszerét is, külön elektronikus mappába el kell helyezni a társult önkormányzatok és a felügyelt költségvetési szervek dokumentumait, - alapító okirat, SZMSZ, szervezeti, működési, gazdálkodási szabályzatok teljes körét. Elsőként ki kell alakítani a helyi szabályrendszer belső szabályzat dokumentumrendszerét, amely a helyi önkormányzat, a költségvetési szervek polgármesteri hivatal, körjegyzőségi hivatal, önkormányzati intézmények kötelezően előírt, ill. helyileg kialakított szabályanyagát foglalja magába. 16
Az ellenőrzésekről vezetett nyilvántartási rendszert az ellenőrzés körébe tartozó helyi önkormányzatok számára fokozatosan elérhetővé kell tenni. A tevékenység szabályszerűségének biztosításához a jogi szabályozás hozzáférhetőségének Jogtár, helyi önkormányzati rendeletek, belső szabályzatok tára feltételeit meg kell teremteni. A kistérségi, helyi kapcsolatrendszer kiépítése érdekében biztosítani kell a telekommunikációs az internetes használati lehetőséget, e-mail kapcsolatot, kifejleszteni a belső kommunikációs rendszert intranet - a helyi önkormányzatokkal. Az ellenőrzéshez szükséges adat- és információ szolgáltatás adatátadás- átvétel adattovábbítás - feltételrendszerének megteremtése az ellenőrzésekhez történő felkészüléséhez, az ellenőrzési tervezéshez szükséges adatbázisok kialakításához. Az ellenőrzési tevékenység írásba foglalás, dokumentumszerkesztés, nyilvántartás: az ellenőrzési javaslatok nyomon követésének - informatikai támogatottságát - hardver: személyi számítógép, notebook, szoftver: alkalmazási rendszerek vizsgálni kell és folyamatosan meg kell alapozni. A tárgyi és dologi feltételrendszer: - az ellenőrzési tevékenység a belső ellenőrzési szervezet elhelyezésének helyiség igényeit, feltételeit, - iratanyag elhelyezés, őrzése - - a helyszíni ellenőrzések gépkocsi, számítógép feltételeit, - költségigényeit normatív, valamint helyi önkormányzatok hozzájárulásával a társulási tanács, ill. a székhely önkormányzat polgármesteri hivatala biztosítja a társulási megállapodásban foglaltaknak megfelelően. Az ellenőrzési területen jelentkező felhasználói igények változása folytán további fejlesztéseket kell megvalósítani a szakmai feladat kiszolgálására, vizsgálatok informatikai támogatottsága. Az ellenőrzés által vizsgálat területek (Ber. 19. h)) Az utólagos belső ellenőrzési rendszer keretében megjelent új ellenőrzési típusokat a szabályszerűségi és a pénzügyi ellenőrzések mellett fokozatosan be kell vezetni, ki kell teljesíteni. A kistérségi rendszerű tevékenység bevezetésének időszakában a szabályszerűségi, illetve a szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés Az átfogó ellenőrzés helyébe lépett rendszerellenőrzést az ágazati - közoktatási, minőségirányítási programok - jogszabályi követelmények figyelembe vételével kell alkalmazni, meghatározott időszakonként lefolytatni. A teljesítmény ellenőrzés bevezetése, alkalmazása képzést és felkészítést, felkészülést igényel. A megbízhatósági ellenőrzés figyelemmel a jogszabályi bevezetés, alkalmazás időpontjára - a 17
módszertan elsajátítását, megismerését képzés keretében kell biztosítani. Megfelelő képzés, felkészítési folyamat után helyeződhet át a hangsúly a teljesítményellenőrzésre, valamint a rendszerellenőrzésre. Az informatikai rendszer ellenőrzése külső erőforrás bevonásával, felkéréséve! történhet, egyes részterületeit, elemeit a szabályozottságot, a pénzügyi-számviteli területen alkalmazott programok, az engedélyezési, a hozzáférési jogosultság - más ellenőrzési típusok keretében alkalmazni kell. Ugyancsak alkalmazni kell egyes elemeit a megbízható ellenőrzésnek más típusú ellenőrzések keretében. Az államháztartási törvényben előírtaknak megfelelően a belső ellenőrzésnek hozzá kell járulni a közpénzekkel, a közvagyonnal való gazdálkodás szabályszerűségének, eredményességének, hatékonyságának, továbbá átláthatóságának biztosításához. Az ellenőrzési tevékenységnek biztosítani kell az általános, központi és helyi normák betartását és betartását. - Törekedni kell: - az ellenőrzési kötelezettségek, jogosultságok torvény szerinti teljesítésére (rendszeres, ill. eves ellenőrzési kötelezettségek) - a felső vezetés ellenőrzési igényeinek, javaslatainak kielégítésére kockázatelemzésen, annak prioritásán alapulva - a belső ellenőrzés fókuszába kell helyezni, - az ellenőrzés lefedettségére, - az ellenőrzött területek, költségvetési- pénzügyi-gazdálkodási, számviteli folyamatok főfolyamatok, ill. részfolyamatainak ellenőrzésére, - az időszerű ellenőrzési témák, a környezeti változások figyelembe vételével, - az üvegzseb törvényre figyelemmel kockázatos ellenőrzési területek (átláthatóság, nyilvánosság, közérdek) ellenőrzésére, - az európai uniós, továbbá a hazai pályázati területi, térségi - források bevonásával, hasznosításával, felhasználásával - a belső kontroll rendszer: a munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatok, kötelezettségek, az első szintű vezető és irányítási rendszer, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával, szabályozottságával, működtetésével, felülvizsgálatával kapcsolatos ellenőrzésre. - az ellenőrzési területek - tematikus ellenőrzések: - törvényi kötelezettség, ill. jogosultság teljesítése (törvény szerinti rendszeres kötelezettség) - a közbeszerzési eljárásának szabályszerűsége (Kbt. 308. ) - választásokkal, népszavazásokkal kapcsolatos ellenőrzések (Ve., végrehajtási rendelet) - -közpénzek felhasználásával, azok átláthatóságával, nyilvánosságával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésével (üvegzseb tv.) - a céljelleggel nyújtott támogatások felhasználásával, elszámolásával (Aht.) 18
- egyéb rendszeres ellenőrzési kötelezettségek, igények (éves kötelezettség, igény) - normatíva igénylési rendjének - eljárás, felülvizsgálat - normatíva felhasználásának, elszámolásának rendje - -a tevékenység, a folyamatok ellenőrzési lefedettsége (fontosabb főfolyamatok, ezen belül részfolyamatok) - a feladat, a feladatellátás, a szervezet és működés, a gazdálkodás rendjének szabályozottsága, szabályszerűsége, - a feladat- és a rendelkezésre álló források összhangja, - a költségvetési tervezés eljárási rendje, a rendeletalkotás, - a költségvetés végrehajtása, a költségvetési előirányzatok, módosítása, nyilvántartása, - a költségvetési beszámolás eljárási rendje, a zárszámadási kötelezettség teljesítésének szabályszerűsége, - az önkormányzati feladatok és a rendelkezése álló, a feladat meghatározás és szervezeti kereteinek, feladat finanszírozás - a gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök, a gazdálkodás operatív vitelével kapcsolatos jog és ellenőrzési jogkör gyakorlása, szabályszerűsége, - a bizonylati rend és fegyelem szabályszerűsége, - a számviteli feladatok, a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés, dokumentáltság, folyamatba épített ellenőrzés, - az önkormányzati vagyon nyilvántartása, számbavétele, - a vagyonnal való gazdálkodás, vagyon hasznosítása, - a céljelleggel nyújtott támogatások szabályszerűsége, - hazai pályázati területi -, európai uniós források igénylési és felhasználási rendje, - a belső kontroll rendszer - a munkafolyamatba épített ellenőrzés, - a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés. Makó, 2009. Dr. Buzás Péter Makói Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa elnöke Makó Város Önkormányzat polgármestere Dr. Bánfi Margit Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatala jegyző 19
20
21
22
23
24
25
26