Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A-2008-0198 A.1 Folyamatok felülvizsgálata, fejlesztő racionalizálása Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.
I. Tartalomjegyzék I. Tartalomjegyzék... 2 II. Bevezetés... 3 III. Az ügyintézés folyamata... 3 III.1 Iratkezelés:... 4 III.2 Érdemi ügyintézés... 7 III.2.1 Szabálysértési eljárás... 11 III.2.2 Építési engedélyezés... 19 III.2.3 Panaszkezelési eljárás... 28 IV. Javaslat ügyintézési idő csökkentésére... 33 2
II. Bevezetés Az ügyintézés a közigazgatási jog oldaláról közelítve, egy olyan igazgatási tevékenységet jelent, melyet meghatározott eljárási és anyagi jogi szabályok mentén, jogszabályban felhatalmazott szervezetek (hivatalok), köztisztviselők segítségével látnak el. Az ügyintézés szűkebb értelemben kifejezetten a közigazgatási hatósági ügyek intézését jelenti. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.) 12. (2) bekezdése meghatározza a közigazgatási ügy fogalmát. A hatósági ügy egyfelől minden olyan ügy, amelyben a közigazgatási hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet, vagy hatósági ellenőrzést végez, másfelől valamely tevékenység gyakorlásához szükséges nyilvántartásba vétel és az abból való törlés is, ha törvény köztestületi vagy más szervezeti tagsághoz köti a tevékenység elvégzését vagy a foglalkozás gyakorlását. III. Az ügyintézés folyamata Az ügyintézés egy folyamat, melynek célja, hogy az emberek hatósági ügyeit az erre feljogosított hatóságok törvényesen, hatékonyan, eredményesen és (köz)megelégedettségére intézzék el. A hivatal, illetve hatóság oldaláról nézve az ügyintézés kezdetét rendszerint egy kérelemnek, feljelentésnek vagy bejelentésnek a hatósághoz való beérkezése, végét pedig az adott ügyiratnak lezárását követő irattárba helyezése jelenti. Az iratokat aztán idővel lényegesen később - azok selejtezése, illetve a levéltári átadása követi. E két szélső pont között, szervesen egymásra épülő tevékenységekre kerül sor, melyek két alaptípusba sorolhatók: az 3
iratkezelési és érdemi ügyintézési cselekmények közé. Az érdemi cselekmények meghatározott logikai rendben beépülnek az iratkezelési cselekmények közé. Az ügyintézési folyamat vizsgálatát két részre osztjuk. Először a hivatalban működtetett iratkezelési rendszert, majd az érdemi ügyintézést vizsgáljuk. III.1 Iratkezelés: Az iratkezelés fogalma alatt több munkafázis együttesét értjük, az iratátvételtől kezdődően egészen a maradandó értékű iratok levéltárba adásáig. Az iratok meghatározott rendszer szerinti nyilvántartása nemcsak kötelező, de a gyakorlatban nélkülözhetetlen is. Az iratkezelés szabályozási környezete: Külső szabályozási környezet: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (továbbiakban: Ltv.); A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet; A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet. Minősített iratok tekintetében: Az államtitkokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény; A minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet; A nemzetközi szerződés alapján átvett, vagy nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendelet. Belső szabályozási környezet: Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata; 4
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata. Az iratkezelési munka a hivatali munka egyik legátfogóbb tevékenysége, hiszen átszövi a hivatal egész tevékenységét, az irat teljes életciklusát. Az iratkezelési munkát körültekintően kell megszervezni. Minden szerv, szervezet működési alapfeltétele, hogy kialakítsa szervezeti struktúráját, rögzítse működésének alapelveit. A szervezet tevékenységét szabályozó dokumentumok között kiemelt jelentőségű a Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ alapfunkciója az adott szerv jogszerű és hatékony működésének biztosítása. Az arra épülő dokumentumok közül kiemelt helyet foglal el az Iratkezelési Szabályzat. Az Iratkezelési Szabályzat két fő részből áll a szabályzati részből és az irattári tervből. Az irattári terv az Iratkezelési Szabályzat szerves része, amely a helyi önkormányzat működése során keletkezett iratok tárgyi csoportosítású rendszerét határozza meg. Az iratkezelés szabályozásának alapvető célja, hogy a törvény által előírt iratvédelemre, az iratanyag kezelésére olyan rendszert dolgozzon ki, amely egyfelől a helyi önkormányzathoz beérkező vagy a működés során keletkezett iratok átvételét, bontását, rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, az irattárazás módját, a kimenő iratok kezelését, a selejtezhetőség szempontjait, másfelől a maradandó értékű iratok illetékes közlevéltárba adásának rendjét szabályozza Iratkezelési alapelvek: Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a helyi önkormányzathoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; tartalma csak az arra jogosultak számára legyen megismerhető; 5
kezeléséért fennálló személyi felelősség mindenkor, és egyértelműen megállapítható legyen; szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges feltételek biztosítottak legyenek; a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A rendszer zárt és ellenőrzött legyen, ne lehessen az iratokat utólagosan behelyezni, javítani esetleg eltávolítani, valamint érkezési, ügyintézési idejüket megváltoztatni. Az iratkezelés szervezetét úgy kell megválasztani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének, ugyanakkor eredményesen szolgálja a helyi önkormányzat rendeltetésszerű működését. A rendszernek segíteni kell a szerv feladatainak gyors és eredményes megoldását, az iratokban való pontos tájékozódást, ami egyúttal a tevékenység hatékony ellenőrizhetőségét is jelenti. Szikszó Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési szabályzata Szikszó Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalára kiterjedő hatályú Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban Szabályzat) vonatkozásában a rendelkezésünkre bocsátott dokumentum 2007. január 01-én lépett hatályba. Megállapítható, hogy a hatálybalépést követően nem vették figyelembe a jogszabályváltozásokat. 6
A Szabályzat felülvizsgálatát, a jelen projekt során tett javaslatok figyelembe vételével történő módosítását, azt követően a hatályba léptetését, és a hivatal dolgozóival történő megismertetését javasoljuk. III.2 Érdemi ügyintézés Az önkormányzati ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatgyűjtés újraindítására 1996. január 1-jével az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program (OSAP) keretében került sor. Az adatgyűjtésről jelenleg az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről szóló 288/2009. (XII. 15.) Korm. rendelet rendelkezik. Az önkormányzatoknak az iktatott ügyiratforgalmukról, valamint államigazgatási- és önkormányzati hatósági ügyekben hozott első fokú döntéseikről külön-külön kell statisztikai adatokat szolgáltatni. A projekt részeként meghatározott feladatok elvégzéséhez a 2008., 2009. és 2010. évi statisztikákat használjuk fel. 7
2008. 2009. 2010. Változás 2008-2009. Változás 2009-2010. Változás 2008-2010. Ágazat Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámr Alszámra iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott a iktatott iktatott A Pénzügyek 3 997 1 380 3 997 1 380 3 394 983 0 0-603 -397-603 -397 1. Adóigazgatási ügyek 3 982 1 374 3 982 1 374 3 375 964 0 0-607 -410-607 -410 2. Egyéb pénzügyek 15 6 15 6 19 19 0 0 4 13 4 13 3. Vámigazgatási és jövedéki eljárás 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 B Egészségügyi igazgatás 101 9 101 9 11 4 0 0-90 -5-90 -5 C Szociális igazgatás 2 158 1 897 2 070 2 759 1 445 1 565-88 862-625 -1 194-713 -332 E Környezetvédelmi, építésügyi, területfejlesztési és kommunális igazgatás 1 232 1 063 721 1 242 428 989-511 179-293 -253-804 -74 1. Környezet- és természetvédelem 2 26 2 26 2 0 0 0 0-26 0-26 2. Építésügyek 899 1 026 386 1 203 378 989-513 177-8 -214-521 -37 3. Kommunális igazgatás 331 11 333 13 48 0 2 2-285 -13-283 -11 F Közlekedés és hírközlési igazgatás 32 4 32 4 41 8 0 0 9 4 9 4 G Vízügyi igazgatás 10 19 10 19 26 50 0 0 16 31 16 31 H Önkormányzati és területfejlesztési; igazságügyi és rendészeti igazgatás 3 917 1 054 5 674 829 8 936 1 306 1 757-225 3 262 477 5 019 252 1. Anyakönyvi és államigazgatási ügyek 123 15 32 6 306 43-91 -9 274 37 183 28 2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása 3 451 23 3 006 40 8 324 1 115-445 17 5 318 1 075 4 873 1 092 3. Képviselők választása, népszavazás 15 1 15 1 13 17 0 0-2 16-2 16 4. Rendőrségi ügyek 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5. Tűzoltóság 2 1 2 1 0 0 0 0-2 -1-2 -1 6. Menedékjogi ügyek 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7. Igazságügyi igazgatás 9 15 9 15 9 13 0 0 0-2 0-2 8. Egyéb igazgatási ügyek 317 336 2 610 766 284 118 2 293 430-2 326-648 -33-218 I Lakásügyek 35 8 35 8 21 5 0 0-14 -3-14 -3 J Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás 356 388 709 3 937 939 4 251 353 3 549 230 314 583 3 863 K Ipari igazgatás 32 24 32 24 5 5 0 0-27 -19-27 -19 L Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom 45 108 45 108 34 24 0 0-11 -84-11 -84 M Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás 57 12 57 12 22 5 0 0-35 -7-35 -7 N Munkaügyi igazgatás, munkavédelem 11 25 11 25 11 9 0 0 0-16 0-16 U Önkormányzai és általános igazgatási ügyek 934 404 957 407 1 040 498 23 3 83 91 106 94 1. Képviselő-testület iratai 87 28 87 28 75 44 0 0-12 16-12 16 2. Kisebbségi önkormányzat iratai 6 2 6 2 3 2 0 0-3 0-3 0 3. Önkormányzati hivatal, polgármesteri hivatal, önkormányzat gazdálkodó szervezetei, 841 374 864 377 962 452 23 3 98 75 121 78 közalapítványai és intézményei ügyeinek iratai P Közoktatási és művelődésügyi igazgatás 199 24 199 24 152 37 0 0-47 13-47 13 R Sportügyek 6 1 6 1 2 0 0 0-4 -1-4 -1 X Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség 4 1 4 1 0 0 0 0-4 -1-4 -1 1. Honvédelmi igazgatás 1 1 1 1 0 0 0 0-1 -1-1 -1 2. Katasztrófavédelmi igazgatás 3 0 3 0 0 0 0 0-3 0-3 0 3. Fegyveres biztonsági őrség 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Összesen 13 126 6 421 14 660 10 789 16 507 9 739 1 534 4 368 1 847-1 050 3 381 3 318 8
Az érdemi ügyintézés elemzése során első lépésként a Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának ügyirat-statisztikájában - az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kialakításáról szóló 29/2009.(X.30.) ÖM rendeletben meghatározott ágazati megnevezések szerint szereplő ágazati besorolásokon belüli jellemző ügymenetek, alábbi szempontok szerint vizsgáltuk. Szempontok: Jelentős az ügyek számossága, vagy a feladat az adott szakterület esetében. Kiterjedt a folyamat által érintettek köre (jelentős ügyfélkör, több szervezeti egységet, társhatóságot, vagy más külső szereplőt érint). 9
Hosszú a folyamat átfutási ideje. Jelentős a feladat által lekötött munkatársi kapacitás nagysága. Nehezen tartható a jogszabályban rögzített ügyintézési határidő. Különböző problémák merülnek fel általában a folyamat lefutása során. Magas a hátralékok és a meghiúsult feladatok aránya. A vizsgálat során kiválasztásra kerültek azon konkrét ügymenettípusok, amelyek az önkormányzat számára a meghatározott szempontrendszer szerint kritikusnak tekinthetők. A kiválasztás célja, hogy ezen ügymenetek részletes elemzésén keresztül bemutassuk a hivatalban alkalmazott jelenlegi folyamatokat, rámutatva a jó gyakorlatokra és a fejlesztendő területekre egyaránt. A megfogalmazott javaslataink egy része speciálisan az adott ügymenet optimalizálását szolgálja, ugyanakkor a többségük - bár az adott kulcsfolyamat vizsgálata során merültek fel - az egész szervezet működési hatékonyságára kihatással lehetnek. Kritikus ügymenettípusok: 1. Szabálysértési eljárás (Közigazgatási Osztály) 2. Építési engedélyezés (Építési Osztály) 3. Panaszkezelési eljárás A továbbiakban bemutatjuk, a kiválasztott kritikus ügymenetek teljes folyamatát, a vonatkozó szabályozási környezetet, elemezzük a folyamat szakadásait, hiányosságait, problémáit, majd javaslatot teszünk az eljárások fejlesztésére, optimalizálására. 10
III.2.1 Szabálysértési eljárás Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Eljárás célja Olyan, a társadalom általánosan elfogadott együttélési normáit, enyhébb fokban sértő vagy veszélyeztető, vétkesen elkövetett cselekmények elbírálására vonatkozó eljárás, mely kiterjed a cselekmény elkövetésének megállapítására, az alkalmazandó joghátrány megállapítására és annak végrehajtására. A szabálysértési eljárási szabályait külön jogszabály határozza meg, az ügyiratokról külön statisztikát kell szolgáltatni, a szabálysértések elkövetőiről külön központi nyilvántartást kell vezetni. A folyamat eltér az általános közigazgatási eljárási szabályoktól, ezért fontos a pontos folyamatszabályozás. Az ügymenet lefolytatására vonatkozó jogszabályok A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény (továbbiakban. Sztv.); az egyes szabálysértésekről szóló 218/1999. (XII. 28.) Korm. Rendelet (Szr.); a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény a végrehajtásáról szóló 11/2000. (II. 23.) BM rendelet; helyi önkormányzati rendeletek, melyek egyedi szabálysértési típusokat határoznak meg. Hatáskörrel rendelkező szerv neve Szikszó Város Polgármesteri Hivatala. A szabálysértési eljárásban az általános hatáskörű szabálysértési hatóság a jegyző, azonban az Sztv. különleges hatáskörrel rendelkező szabálysértési hatóságot is meghatároz. A szabálysértési hatósági jogkört a jegyző nevében ténylegesen a Hivatalon belül a Közigazgatási Osztály látja el. Illetékességi területe Szikszó Város közigazgatási területe; 11
A szabálysértési eljárásban az elsődleges illetékességet az eljárás alá vont személy lakóhelye alapozza meg, de az Sztv. egyéb illetékességet is ismer. Eljárás megindítása, az eljárást megindító irat benyújtásának módja, alapvető eljárásrend, munkafolyamatok Az eljárás hivatalból indul (feljelentés) vagy a szabálysértési hatóság nevében eljáró személy észlelése alapján, kivéve a magánindítványra lefolytatandó eljárások (továbbiakban: feljelentés). Az eljárás megindításához formanyomtatvány alkalmazását nem írja elő jogszabály. A szabálysértési eljárás iratait külön iktatják, erre külön iktató és nyilvántartó program áll rendelkezésre, mely nem kompatibilis a Polgármesteri Hivatal iktató programjával. A feljelentést az iktatóban csak érkeztetik, majd átadják a Közigazgatási Osztály vezetőjének, ahol az osztályvezető szignálja a szabálysértési ügyintézőkre az ügyiratot. Iktatás előtt priorizálni kell a feljelentést, hogy az iktatásnál a szabálysértés típusa feltüntetésre kerüljön. Az eljárás alá vont személy előéletét a Központi Szabálysértési Nyilvántartóból (KSZNY) kell megkeresni, ez az iktatást végző ügykezelő feladata. Iktatáskor a BM rendelet 24. (3) bek. szerint a szabálysértési előéletet rögzíteni kell az iratokon. Priusz esetén az előző dokumentumokat, amennyiben a szabálysértési eljárást a Hivatal folytatta le, az ügyhöz csatolják, és ezt követően iktatják a feljelentést. Vizsgálják azt is, hogy van-e az illetőnek folyamatban lévő eljárása. Ha igen az eljárást egyesítik. Ha viszont a feljelentés nem szabálysértés, hanem bűncselekmény, abban az esetben el kell különíteni a szabálysértési ügytől és el kell küldeni az illetékes hatósághoz. Az ügyintéző beírja az ügyet az előadói munkanaplóba. Ellenőrzi, hogy az iktatás megfelel-e a tényállásnak illetve vizsgálja a hatáskör és illetékességet, ezek hiányában átteszi az ügy iratait a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz. 12
Hatáskör és illetékesség esetén: ha nem elégséges adat áll rendelkezésre, a tényállás tisztázása keretében bizonyítási eljárás lefolytatására kerül sor, az alábbiak szerint: o eljárás alá vont személy, szakértő, tanú megidézése; o az eljárás alá vont személy, sértett, tanú és/vagy szakértő meghallgatása, melyet jegyzőkönyvben kell rögzíteni; o szükség esetén szemle tartása ennek időpontjáról az eljárás alá vont személyt és sértettet értesíteni kell, szemle jegyzőkönyvezése. Amennyiben a szükséges eljárási cselekményt (pl.: tanú messze lakik, és aránytalanul nagy teher a szabálysértési hatóság előtti megjelenése) más szabálysértési hatóságnak kell elvégeznie, akkor megkeresheti az ügyintéző a társhatóságot az eljárási cselekmény megtételére. Szükség esetén kényszerintézkedés alkalmazását kell elrendelni (pl.: előállítás, lefoglalás). Tényállás tisztázása után határozathozatal: az eljárás megszüntetése, vagy a szabálysértés elkövetésének megállapítása és ezzel egyidejűleg büntetés kiszabása, intézkedés elrendelése. A jogorvoslat esetén felterjesztés, egyéb esetben jogerősítése a határozatnak. Jogerős határozatban foglalt adatok rögzítése a KSZNY-ben. A végrehajtás nem szükségszerű eljárási elem, akkor következik, ha a határozatban foglaltakat az ott meghatározott határidőre az eljárás alá vont személy nem teljesíti (pl.: pénzbírságot nem fizeti meg). A végrehajtás során - a fokozatosság elvének betartása mellett az első lépés az adók módjára történő behajtás. Az ügyintéző átiratban kéri a Pénzügyi Osztályt a bírság adók módjára történő behajtására. Eredménytelen behajtás esetén átváltás közmunkára, illetve elzárásra történő átváltás kezdeményezése a Bíróságnál. Az ügyintézők munkáját az eljárásban a mindenkori hatályos jogszabályok alapján kialakított ügyiratminták (megkeresés, végzés, határozat) segítik. Ezek használatakor azonban különös figyelemmel kell lenni az ügy egyediségére, 13
sajátosságaira. Az ügyiratszerkesztés, jegyzőkönyvvezetés az ügyintéző feladata. Az érdemi döntést nem tartalmazó megkeresések, adategyeztetések aláírására kiadmányozási joga az ügyintézőnek van. A határozatok aláírására kiadmányozási joga a Közigazgatási Osztály vezetőjének van. Az ügyiratkezeléssel járó adminisztratív feladatok egy részét (előadói napló vezetése, sokszorosítás, borítékolás) az ügyintéző feladata, míg az iktatást, esetenként sokszorosítást, borítékolást az ügykezelő végzi. (Nincs ügykezelő) Saját irodáikban tárolják az ügyintézők az ügyiratokat, addig, amíg nem kerül átadásra a központi irattárnak, mely épületen belül található 14
15
Kapcsolati- átadási pontok azonosítása A Központi Iktató iktatás nélkül átadja az iratot a Közigazgatási Osztály vezetőjének, aki szignálja az ügyiratot, az irat átadásra kerül a Szabálysértési ügyintézőkhöz, ahol a teljes ügymenet lefolytatják. Végrehajtás során adók módjára történő behajtásnál átadás a Pénzügyi Osztálynak. Az ügyiratok kézbesítése a Postázón keresztül történik. Eljárási költség Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény Mellékletének I. pontjában meghatározottak az irányadók az eljárási illeték összegére. Az állam viseli azt a költséget, amely annak következtében merült fel, hogy az eljárás alá vont személy a magyar nyelvet nem ismeri. Az eljárás megszüntetése esetében az eljárási költség az államot terheli, kivéve, ha figyelmeztetés alkalmazásával fejeződik be az eljárás. A sértett viseli az eljárási költséget, ha a szabálysértési hatóság az eljárást az Sztv. 131. (1) bekezdése a) pontja alapján szünteti meg. Ügyintézési határidő 30 nap Informatikai támogatás általános informatikai szoftverek (OpenOffice, CD Jogtár stb.); szabálysértési program (ügyiratok iktatása, nyilvántartása); Központi Szabálysértési Nyilvántartó Program (országos központi program); Javaslatok o Javasoljuk a szabálysértési eljárások iktatására alkalmazott program kompatibilitásának kezdeményezését a szoftverfejlesztő/üzemeltető felé annak érdekében, hogy a szabálysértési hatóságon működő iktató program adatai automatikusan átemelődjenek a központi iktatóprogramba, így biztosítva, hogy 16
az éves ügyirat-statisztikában az általános ügyiratforgalmi adatoknál (I. számú statisztikai tábla) az iktatott szabálysértési ügyiratok száma megjeleníthető legyen. Amennyiben a szoftverfejlesztés nem lehetséges, úgy javasoljuk, hogy a szabálysértési hatóságon az adminisztrátornak felhasználói jogosultsága legyen a központi iktató programba rögzíteni a szabálysértési ügyiratokat. o Javasoljuk átvezetni ezen változásokat az Iratkezelési Szabályzaton. 17
18
III.2.2 Építési engedélyezés Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Eljárás célja Építési tevékenységet végezni - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - csak a jogerős építésügyi hatósági engedélynek vagy bejelentésnek, továbbá a hozzájuk tartozó, jóváhagyott engedélyezési záradékkal ellátott építészeti-műszaki dokumentációnak, valamint az ezek alapján készített kivitelezési dokumentációnak megfelelően szabad. Az építési engedélyek iránti kérelem elbírálása az Építési Osztály legjelentősebb feladata - más építési hatósági tevékenység mellett - az ügyek (és az ehhez kapcsolódó határozatok), illetve az eljárási folyamatban érintettek nagy száma, az eljárásban részt vevő szakhatóságok és társhatóságok, valamint az eljárásra vonatkozó széleskörű szabályozás miatt fontos a pontos folyamatszabályozás. Az ügymenet lefolytatására vonatkozó jogszabályok a tervező- és szakértő mérnökök, valamint építészek szakmai kamaráiról szóló 1996. évi LVIII. törvény; az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény; a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény; az országos településrendezési és építési követelményekről szóló 253/1997. (XII. 20.) Korm. rendelet; a környezeti hatásvizsgálati és az egységes környezethasználati engedélyezési eljárásról szóló 314/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet; a településtervezési és az építészeti-műszaki tervezési, valamint az építésügyi műszaki szakértői jogosultság szabályairól szóló 104/2006. (IV. 28.) Korm. rendelet; a településrendezési és az építészeti-műszaki tervtanácsokról szóló 252/2006. (XII. 7.) Korm. rendelet; 19
az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet; az építésügyi hatósági eljárásokról és az építésügyi hatósági ellenőrzésről szóló 193/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet; az építési és bontási hulladék kezelésének részletes szabályairól szóló 45/2004. (VII. 26.) BM-KvVM együttes rendelet; az építésügyi hatósági eljárásokról, valamint a telekalakítási és az építészetiműszaki dokumentációk tartalmáról szóló 37/2007. (XII. 13.) ÖTM rendelet; a területrendezési, a településrendezési és az építészeti-műszaki tervtanácsokról szóló 40/1999. (IV. 23.) FVM rendelet; az épületek energetikai jellemzőinek meghatározásáról szóló 7/2006. (V. 24.) TNM rendelet. Szikszó Város Önkormányzatának rendezési terve és építési szabályzatáról szóló önkormányzati rendeletek Hatáskörrel rendelkező szerv neve Szikszó Város Polgármesteri Hivatala. Az államigazgatási hatósági hatáskör címzettje a jegyző, tevékenységét a Hivatalon belül ténylegesen az Építési Osztály látja el. Illetékességi területe az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII. 23.) Korm. rendeletben meghatározott 28 településen. Az illetékességet az ingatlan természetben történő elhelyezkedése alapozza meg. Eljárás megindítása, az eljárást megindító irat benyújtásának módja, alapvető eljárásrend, munkafolyamatok Az eljárás kérelemre (bejelentésre) indul, amelyet jogszabályban meghatározott adattartalommal lehet benyújtani az Építésügyi Osztályon vagy postai úton. A 20
kérelemre rendszeresített formanyomtatvány áll rendelkezésre, mely a kötelező mellékleteket is tartalmazza, azonban az ügyfélnek nem kötelező a formanyomtatványon benyújtania kérelmét. A beérkezett ügyiratokat az Építési Osztály maga iktatja. Iktatást követően az iratok az eljáró ügyintézőhöz kerülnek átadásra az Osztályvezetőn keresztül. Az ügyintézőkre szignálás az Építésügyi Osztály vezetője végzi. (tudod egy ügyintéző van) Az iktatott ügyirat kézhezvétele után az ügyintéző megvizsgálja, hogy van-e joghatósága, illetékessége, hatásköre az ügyben eljárni. Amennyiben megállapítja, hogy nincs joghatósága, a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül végzéssel elutasítja. Amennyiben azt állapítja meg, hogy nincs hatásköre, illetve nem illetékes, az ügyet haladéktalanul átteszi a hatáskörrel rendelkező illetékes közigazgatási szervhez, és erről az ügyfelet egyidejűleg értesíti. Eljárás kérelemre indítás esetén az ügyintéző az ügyiratot áttanulmányozza és a szakhatóságokat végzésben megkeresi a szakhatósági állásfoglalás kiadása érdekében. Végzéssel értesítenie kell a jogszabályban meghatározott kivételekkel a kérelem benyújtásakor ismert ügyfelet az ügy iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, ügyintézési határidőről, ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről. Az ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy az építészeti-műszaki tervdokumentáció kielégíti-e a tervdokumentáció tartalmi követelményeire vonatkozó jogszabályi feltételeket, a terveket arra jogosult személy készítette-e. A fentieken túl az ügyintéző vizsgálja, hogy a jogszabály szerinti építésjogi-, az építményekkel szemben támasztott általános-, illetőleg az általános érvényű szakmai követelmények biztosítottak-e, továbbá meg kell győződnie arról, hogy az ingatlan vagy építmény nem áll-e védettség alatt. Formai hiányosság esetén a határidő megjelölésével és a mulasztás jogkövetkezményeire történő figyelmeztetés mellett az ügyintéző végzésben hiánypótlásra hívja fel kérelmezőt. Az építési engedély kiadásának egyik feltétele a tervdokumentáció helyi építészeti-műszaki tervtanácsi véleményeztetése, melyet külön eljárásban a 21
Főépítész Irodán kell kezdeményeznie az építtetőnek. A Tervtanácshoz postai úton, a Főépítész Irodán, vagy az ügyfélszolgálaton keresztül lehet benyújtani a kérelmet. Az ügyintéző a döntést megelőzően köteles a tényállást tisztázni. Megvizsgálja, hogy a tervezett építés megfelel-e a településszerkezeti, szabályozási terveknek, helyi - és egyéb építési előírásoknak, vonatkozó jogszabályoknak. Döntés előtt helyszíni szemlét tart, amelyről jegyzőkönyvet, emlékeztetőt vagy feljegyzést készít. A helyszíni szemle, valamint a tényállás tisztázása után, a szakhatósági nyilatkozatok és a szükséges adatok birtokában az ügyintéző meghozza a döntést, majd az iratot előkészíti kiadmányozásra. A kiadmányozás előtt az előkészített iratot (döntést) az osztályvezető ellenőrzi, annak eredményétől függően aláírja, vagy a nem megfelelően előkészített iratot az ügyintézőnek javításra visszaadja. Az aláírt irat postázásra, vagy lehetőség és igény szerint személyes átadásra kerül az ügykezelő bevonásával. Az értesítés a jogszabályban meghatározott személyek részére történik. Fellebbezési határidő leteltével az ügyintéző megállapítja a jogerőre emelkedés napját, majd a határozatot, a terveket engedélyezési záradékkal látja el. Záradékolás után a jogerős és végrehajtható határozat és az engedélyezésre benyújtott építészeti-műszaki tervdokumentáció egy példányát az ügyintéző műszaki nyilvántartásba veszi (építmény-nyilvántartás, lakás-statisztikai nyilvántartás, felvonó nyilvántartás stb.), egy példányát mellékleteivel együtt irattárazza, és a további példányokat a kérelmező részére megküldi. Amennyiben a kiadott határozat ellen fellebbezés érkezik, az ügyintéző köteles megvizsgálni, hogy az határidőn belül érkezett-e, illetve, hogy a fellebbező fellebbezésre jogosult-e. Határidőn túli fellebbezés esetén az ügyintéző felszólítja az ügyfelet az igazolási kérelem benyújtására. Az igazolási kérelemben foglaltak elfogadása után úgy kell eljárni, mintha a fellebbezés a megállapított határidőn belül érkezett volna. Határidőben történt fellebbezés esetén az ügyintéző megvizsgálja, hogy a fellebbezés saját hatáskörben orvosolható-e, amelynek során az ügyintéző a korábbi határozatát a 22
közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályaira figyelemmel visszavonja, vagy módosítja. Amennyiben a fellebbezés saját hatáskörben nem orvosolható, az ügyintéző a fellebbezést az ügyre vonatkozó valamennyi irattal együtt a felettes szervhez továbbítja. A felterjesztést az ügyintéző előkészíti, az osztályvezető szignálja, a jegyző aláírással ellátja, majd ezt követően kerül postázásra. A felterjesztett fellebbezésről a másodfokon eljáró szerv határoz. Ezt követően az ügyintéző a másodfokú döntéstől függően intézkedik az irat jogerősítéséről, postázásáról, nyilvántartásba vételéről, irattárba helyezéséről, vagy az új eljárás lefolytatásáról. Amennyiben az ügyfél nem ért egyet a másodfokú döntéssel, a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályai szerint keresetet nyújthat be a határozat felülvizsgálatára. Bírósági megkeresés esetén az ügyintéző gondoskodik a még szükséges iratok megküldéséről, majd a bíróság döntését követően a nyilvántartásba vételéről, irattárba helyezéséről, vagy az új eljárás lefolytatásáról. Amennyiben az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdését és az építési napló megnyitásának napját az építésügyi felügyeletnek kell bejelenteni, ezen bejelentést a 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet 29. -ában meghatározott esetekben a kivitelezés megkezdését megelőző 15 nappal előbb kell megtenni. míg az építésügyi hatósági engedélyhez kötött, de nem az itt hivatkozott Kormány rendelet 29. -hatálya alá tartozik az építési tevékenység akkor az építési tevékenység megkezdését követő 8 napon belül kell a bejelentést megtenni. A bejelentések az itt hivatkozott kormányrendelet melléklete szerinti formanyomtatványon történhetnek, amelyet az eljáró ügyintéző ellenőriz, tudomásul veszi, és az előzményirathoz csatolja. A külön jogszabályban meghatározott építési tevékenységek végzését az építtető az építésügyi hatóságnak bejelenti, ezzel egyidejűleg az építési tevékenység végzése megkezdhető. 23
Az építésügyi hatóság a bejelentésben foglaltakat nyilvántartásba veszi és a tevékenység folytatásának vagy megvalósításának jogszerűségét az éves építésügyi hatósági ellenőrzés keretében a helyszínen ellenőrzi. Az ügyintéző munkáját az eljárásban a mindenkori hatályos jogszabályok alapján, az osztályon kialakított, de nem rendszeresített, egyes eljárási cselekményekhez ügyiratminták segítik. Ezek használatakor azonban különös figyelemmel kell lenni az ügy egyediségére, sajátosságaira. Az ügyiratszerkesztés, helyszíni szemle jegyzőkönyvének elkészítése az ügyintéző feladata. Az engedélyeket kötelező a Központi építésügyi és építésfelügyeleti nyilvántartásba (webes felületű központi szoftver) rögzíteni az engedélyek meghatározott tartalmát, illetve az építésügyi és építésfelügyeleti bírságokat is. Az ügyintézőknek nincs kiadmányozási joga az érdemi döntést nem tartalmazó megkeresések, adategyeztetések, hiánypótlások illetve a határozat aláírása is a kiadmányozási joggal rendelkező osztályvezető feladata. Az ügyiratkezeléssel járó adminisztratív feladatok egy része az ügyintéző feladata (előadói napló vezetése, sokszorosítás), az osztályon az ügykezelő feladata a posta előkészítése (borítékolás). A jogszabályból eredő nagyszámú ügyfélkör miatt a postázás borítékolás, annak ellenére is, hogy ehhez program áll rendelkezésre, szinte kitölti az ügykezelő teljes munkaidejét. 24
25