FELHASZÁLÓI KÉZIKÖYV KULCS-BÉR Bér-Excelimporter yolcadik kiadás 2016 1. oldal
TARTALOMJEGYZÉK I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET... 3 II. IMPORTÁLADÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁYOK SZERKEZETE.. 3 III. IMPORTÁLÁS IDÍTÁSA... 9 MELLÉKLET... 12 2. oldal
I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET A Bér-Excelimporter egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a foglalkoztatottak és jogviszonyaik alapadatainak Excel állományból történő importálását, a Kulcs-Soft Bérprogramjába. Az importálandó adatok összeállítása és maga az importálás is megfelelő körültekintést igényel, annak ellenére, hogy az alkalmazás végigvezeti Önt a folyamaton és tájékoztatást nyújt annak fázisairól is. Az adatállomány összeállításában és az importálás lebonyolításában is bizalommal ajánljuk szakértő Ügyfélszolgálatos kollégáink segítségét! II. IMPORTÁLADÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁYOK SZERKEZETE A segédprogram az egyeztetett oszlopok meglétét feltételezi az Excel állományban. A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában található egy minta-táblázat: Kulcs-Ber2016 import sablon.xls néven. Az importálandó adatokat ennek a minta-táblázatnak egy másolati példányába kell feltölteni, mivel ez az állomány minden programfrissítéskor lecserélődik, így biztosítva, hogy szerkezete mindig megfeleljen a program által használt adatbázis követelményeinek. Ebben az állományban található, hogy melyik cellához melyik adatmező tartozik. A következő összefoglaló táblázat a minta-állomány szerkezetéről ad áttekintő magyarázatot. Személyi adatok Excel oszlop Mező megnevezés Kötelező mező (I/) Egyéb megkötések A Sorszám B Vezetéknév I alfa max. 50 kar. C Keresztnév I alfa max. 50 kar. D Születési vezetéknév I alfa max. 50 kar. E Születési keresztnév I alfa max. 50 kar. F Adóazonosító I G TAJ-szám alfa pontosan 10 kar. alfa pontosan 9 kar. H Anyja születési neve I alfa max. 100 kar. I Születési dátum I dátum (ÉÉÉÉ.HH.) J Születési ország I alfa max. 100 kar. K Születési hely I alfa max. 50 kar. Megjegyzés egységesen vagy kitöltött vagy nem Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre alapértelmezett: Magyarország 3. oldal
Elérhetőség Levelezési cím L em I (1: ffi, 2: nő) M Állampolgárság I alfa max. 100 kar. alapértelmezett: magyar Előnév alfa max. 50 kar. O Családi állapot (1,2,3,4,5) lásd: Melléklet P Irányítószám alfa max. 10 kar. Q Város alfa max. 50 kar. R Közterület alfa max. 100 kar. S közterület jellege alfa max. 20 kar. T Házszám alfa max. 10 kar. U Épület alfa max. 5 kar. V Lépcsőház alfa max. 5 kar. W Emelet alfa max. 5 kar. X Ajtó alfa max. 5 kar. Y Terület alfa max. 50 kar. Z Ország alfa max. 100 kar. AA Irányítószám alfa max. 10 kar. AB Város alfa max. 50 kar. AC Közterület alfa max. 100 kar. AD közterület jellege alfa max. 20 kar. AE Házszám alfa max. 10 kar. AF Épület alfa max. 5 kar. AG Lépcsőház alfa max. 5 kar. AH Emelet alfa max. 5 kar. AI Ajtó alfa max. 5 kar. AJ Terület alfa max. 50 kar. AK Ország alfa max. 100 kar. megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb alapértelmezett: Magyarország megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb alapértelmezett: Magyarország Telefon/Fax AL Ország előhívó alfa max. 5 kar. AM Körzet alfa max. 4 kar. A Telefonszám alfa max. 8 kar. AO Mellék alfa max. 6 kar. AP Dolgozó E-mail címe alfa max. 50 kar. E-mail AQ Elektronikus bérjegyzék E-mail cím alfa max. 50 kar. Ha nincs kitöltve, akkor a dolgozó E-mail címével lesz kitöltve Magánnyugdíjpénztár AR Pénztárkód (MYP pénztárkód) Együtt kötelező alfa max. 10 kar. AS Belépés dátuma dátum (ÉÉÉÉ.HH.) Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre 4. oldal
yugdíj Banki adatok Jogviszony alapadatok AT yugdíj kezdete Együtt köt. dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AU yugdíj típusa AV Bank (kód) Együtt kötelező AW Bankszámlaszám alfa max. 24 kar. AX Jogviszony kezdete Együtt kötelező dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AZ Kilépés dátuma dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AZ Kilépési mód BA BB BC Határozott idejű munkaviszony Határozott idő várható vége Foglalkozási viszony(kód) alfa max. 1 kar. (I/) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) BD Munkarend (kód) BE Jogviszony megnevezése BF FEOR (szám) BG Részletes jelenlétadat nyilvántartás használata BH Telephely (kód) BI Költséghely (Kód) BJ Szervezeti egység (kód) alfa max. 50 kar. alfa max. 1 kar. (I/) lásd: Melléklet (apeh kóddal megegyezik) közös törzsek Bank adatok Kod mezőjével megegyezik Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre közös törzsek Kilépési mód Kod mezőjével megegyezik alapértelmezett: közös törzsek Foglalkozási viszonyok Kod mezőjével megegyezik közös törzsek Munkerend Kod mezőjével megegyezik Csak a plusz és kompakt verzióban vesszük át. Alapértelmezett: Cégfüggő törzsek Telephely Kod mezőjével megegyezik Cégfüggő törzsek Költséghely Kod mezőjével megegyezik Cégfüggő törzsek Szervezeti egység Kod mezőjével megegyezik BK Munkakör (Kód) Cégfüggő törzsek Munkakör Kod mezőjével megegyezik BL Munkaszám (Kód) Cégfüggő törzsek Munkaszám Kod mezőjével megegyezik 5. oldal
BM Részlegszám (Kód) Cégfüggő törzsek Részlegszám Kod mezőjével megegyezik Törzsbér B Másodlagos főkönyvi szám BO Bér típusa Együtt köt. BP Bér összege alfa max. 50 kar. (HB: Havi, HEB: Heti, B: api, OB: Óra) Cégfüggő törzsek Számlatükör Főkönyvi szám mezőjével megegyezik Személyi alapbér BQ Fizetési osztály Együtt köt. alfa max. 10 kar. lásd: Melléklet BR Fizetési fokozat lásd: Melléklet BS Garantált illetmény növekmény(%) Kifizetés BT Kifizetés módja alfa max. 1 kar. (KP = Készpénzes, B = Banki átutalás, P = Postai utalás) Szabadság adatok BU Szabadság nyilvántartás órában alfa max. 1 kar. (I/) Ha nincs kitöltve, akkor a dolgozó\jogviszonyos adatok beállításánál megadott értéket veszi a program. BV Súlyos fogyatékos kedvezmény mértéke Adó- és adóalapkedvezmények BW BX BY BZ Családi adóalapkedvezmény összege Családi adóalapkedvezmény megosztása Családi járulékkedvezmény igénybevétele Első házasok kedvezmény összege alfa max. 1 kar. (I/) alfa max. 1 kar. (I/) alapértelmezett: alapértelmezett: I CA Házasságkötés időpontja dátum (ÉÉÉÉ.HH.) 6. oldal
CB Érvényesség utolsó hónapja CC Első házasok kedvezmény megosztás alfa max. 1 kar. (I/) alapértelmezett: CD Munkáltatói kedvezmény kódja lásd: Melléklet Munkáltatói kedvezmények CE CF CG GYES/GYET/GYED melletti foglalkoztatás Anyasági ellátás megszünésének időpontja Jogosultság, vagy GYES/GYET/GYED melletti foglalkoztatás kezdő időpontja alfa max. 1 kar. (I/) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) alapértelmezett: CH Legfeljebb 180 nap munkaviszony előzmény alfa max. 1 kar. (I/) alapértelmezett: Egyéb CI Import azonosító alfa max. 50 kar. CJ Kezdő dátum dátum (ÉÉÉÉ.HH.) CK Záró dátum dátum (ÉÉÉÉ.HH.) Munkaidő keret Együtt köt. CL Munkaidőkeret típusa (1,2,3) lásd: Melléklet CM Óraszám C Órabéres havi elszámolt óraszáma CO Teljesített óraszám CP CQ CR Ebből ledolgozott óraszám em fizetett magáncélú távollét óraszáma Év végi óraszám egyenleg (1,2,3) lásd: Melléklet Annál az oszlopnál, ahol a Megjegyzésben szerepel a Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre kifejezés, ott a következőképpen járjunk el: - jobb egérgombbal kattintsunk az oszlop fejlécre - a felugró menüből válasszuk ki a Cellaformázás menüpontot 7. oldal
- a megjelenő dialógusablak Szám fülén válasszuk a Kategória listából a Szöveg elemet - OK gombbal zárjuk be a dialógusablakot A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft\Kulcs-Ber2016 import sablon.xls állomány már ezekkel a beállításokkal lett elmentve. A jogviszonyok rögzítésénél a legelsőnek rögzített jogviszony lesz az alapértelmezett. Fontos tudnivalók! 1. Ha egy dolgozó több jogviszonyának adatait is importálni szeretné, akkor minden sorban rögzíteni kell a dolgozóhoz tartozó adatokat is! 2. Az alkalmazás használata előtt feltétlenül készítsenek adatmentést! 3. A személyi alapbér mezők kitöltése, csak közalkalmazotti jogviszony rögzítése esetén értelmezettek. 8. oldal
III. IMPORTÁLÁS IDÍTÁSA Az alkalmazás a Kulcs-Bér 2016 program Karbantartás/Bér-Excelimporter futtatása pontból is elérhető. Az állomány importálása 5 lépésből áll. Az egyes lépések közt a Tovább, Vissza gombokkal lehet lépkedni. A Bezárás gombra kattintva vagy ESC billentyűt lenyomva kiléphetünk a programból: 1. Üdvözlő lépernyő. Az üdvözlő képernyőn fontos információkat talál a program használatával kapcsolatban. Kérjük olvassa át figyelmesen! 2. Adatbázis kapcsolódás beállítása. Ha rendszeradminisztrátorként (sa) akar bejelentkezni, akkor adja meg a rendszeradminisztrátori jelszót. Egyéb esetben a program a Kulcs-Bér program által használt felhasználót és jelszót használja. Ha az adatbázis helyénél a Távoli számítógép -et választja, akkor a megjelenő szövegdobozban megadhatja az SQL szerver nevét. 9. oldal
2. Cég választása. A lenyíló listából kiválaszthatja azt a céget, ahova be akarja szúrni a dolgozó adatokat. 3. Állomány (xls) kiválasztása, beolvasása. Egy dialógus ablak segítségével ki lehet választani az importálandó file-t. Megadhatjuk, hogy az excel állomány hanyadik sorától kedjük a beolvasást. A Tovább gombra kattintva az Excel fájlból az adatok egy TEMP táblába kerülnek és lefut mindegyik cellára egy hibaellenőrzés. Ha a Csak a hiányzó adatok pótlása jelölő négyzet bejelölt, akkor az excel állományban található adatokkal kiegészítésre kerülnek az egyes hiányzó mezők. Ebben az estben nem kerül rögzítésre új dolgozó illetve új jogviszony. 4. Excel állományból beolvasott adatok megtekintése. Egy listában megtekinthetjük a beolvasott adatokat. Az első oszlop jelzi, hogy hány hibát tartalmaz az adott sor. Ha nem tartalmaz egy hibát sem az adott sor, akkor az érték 0 és az adott sor bejegyzései zöld színnel jelennek meg. Ha a beolvasás 10. oldal
során hibák merültek fel, azokat a Hibalista megtekint gombra kattintva megnézhetjük. A Frissítés gombra kattintva újraolvassa a program az Excel állományt. A Program használat kezdőhónap lenyíló listában válasszuk a megfelelő hónapot. A jelenlét adatatok feltöltésénél figyeljük a kezdőhónapot. A Tovább gombra kattintva megtörténik az hibátlan adatokat tartalmazó sorok beolvasása. Ha bejelöljük a Meglévő adatok törlése jelölő négyzetet, akkor a meglévő dolgozó adatok törlődnek. 5. apló megtekintése. Az importálás végén megtekinthetjük, hogy hány dolgozót, illetve jogviszonyt rögzítettünk az adatbázisban. 11. oldal
MELLÉKLET Kódlisták Családi állapot: 1: őtlen, hajadon 2: Házas 3: Özvegy 4: Elvált 5: Élettárs yugdíj típusa (apeh kódok): 0 - em részesül nyugellátásban, korhatár előtti ellátásban, rokkantsági ellátásban, rehabilitációs ellátásban. 1 - Korhatár előtti ellátásban részesül. 2 - Szolgálati járandóságban részesül (volt szolgálati nyugdíjas: a Hjt., Hszt. alapján megállapított nyugellátásban részesülő személy.). 3 - Rehabilitációs járadékban részesül a 2011. dec. 31-én hatályos jogszabályok alapján. [Rjtv. 4. (2) bekezdés, 13. (1) bekezdés e) pontja] 4 - Rehabilitációs ellátásban részesül 5 - Rokkantsági ellátásban részesül 6 - Bányászok egészségkárosodási járadékában részesülő személy 7 - A nők kedvezményes öregségi nyugdíjában részesülő személy 8 Öregségi nyugdíjkorhatár fölötti öregségi nyugdíjas: öregségi nyugellátásban részesülő személyek, ideértve a korhatár fölötti korábbi szolgálati nyugdíjasokat is és azt a korábban rokkantsági (baleseti rokkantsági) nyugdíjban részesülő személyt is, aki a Tny. 18. -a szerinti öregségi nyugdíjkorhatárát már betöltötte. 9 Átmeneti bányászjáradékban részesül. 10 Balettművészeti életjáradékban részesül. Fizetési osztály: A: A osztály B: B osztály C: C osztály D: D osztály E: E osztály F: F osztály G: G osztály H: H osztály I: I osztály J: J osztály 12. oldal
Fizetési fokozat: 1: 1. fokozat 2: 2. fokozat 3: 3. fokozat 4: 4. fokozat 5: 5. fokozat 6: 6. fokozat 7: 7. fokozat 8: 8. fokozat 9: 9. fokozat 10: 10. fokozat 11: 11. fokozat 12: 12. fokozat 13: 13. fokozat 14: 14. fokozat Munkáltatói kedvezmény: 1 - Szakképzettséget nem igénylő foglalk. kedv. 2-25 év alatti mv. kedvezménye 3-55 év feletti mv. kedvezménye 4 - Tartósan álláskereső kedvezménye 5 - Anyasági ellátást követően fogl. kedvezménye 6 - Kutatók foglalkoztatási kedvezménye 7 - Szabad váll. zónákban műk. kedvezménye 8 - Doktori képzésben részt vevő/doktor jelölt kedv. 9 - Anyasági ellát. köv. fogl. kedv. 3, több eltartott 10 - Mezőgazdasági munkakörben foglalkoztatott kedvezménye 11 - A részmunkaidőben alkalmazott személy után érvényesíthető adókedvezmény Munkaidőkeret típusa: 1 - api 2 - Havi 13. oldal
3 Többhavi Órabéres havi elszámolt óraszáma: 1 - Havi ledolgozható (munkarend) óraszám 2 - Havi munkaidőkeret óraszám 3 - Általános óraszámból (174 óra) arányosított óraszám A Csak a hiányzó adatok pótlása jelölő négyzet bejelöltsége esetén feltöltött hiányzó adatok: Dolgozó adatok o Elérhetőség o Levelezési cím o Telefon/fax o E-mail o Banki adatok? Jogviszony alapadatok o Kilépés dátuma o Kilépési mód o Határozott idő várható vége o Foglalkozási viszony o Munkarend o FEOR (szám) o Részletes jelenlétadat nyilvántartás használata o Telephely o Költséghely o Szervezeti egység o Munkakör o Munkaszám o Részlegszám o Másodlagos főkönyvi szám o Törzsbér o Személyi alapbér o Kifizetés o Szabadság adatok o Adó- és adóalap kedvezmények o Munkáltatói kedvezmények o Import azonosító o Munkaidőkeret 14. oldal