FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV KULCS-BÉR

Átírás

1 FELHASZÁLÓI KÉZIKÖYV KULCS-BÉR Bér-Excelimporter egyedik kiadás 2012

2

3 TARTALOMJEGYZÉK I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET... 2 II. IMPORTÁLADÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁYOK SZERKEZETE.. 2 III. IMPORTÁLÁS IDÍTÁSA... 7 MELLÉKLET oldal

4 Személyi adatok I. BÉR-EXCELIMPORTER ALKALMAZÁSI TERÜLET A Bér-Excelimporter egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi a foglalkoztatottak és jogviszonyaik alapadatainak Excel állományból történő importálását, a Kulcs-Soft Bérprogramjába. Az importálandó adatok összeállítása és maga az importálás is megfelelő körültekintést igényel, annak ellenére, hogy az alkalmazás végigvezeti Önt a folyamaton és tájékoztatást nyújt annak fázisairól is. Az adatállomány összeállításában és az importálás lebonyolításában is bizalommal ajánljuk szakértő Ügyfélszolgálatos kollégáink segítségét! II. IMPORTÁLADÓ ADATOK ELŐKÉSZÍTÉSE ÉS AZ EXCEL ÁLLOMÁYOK SZERKEZETE A segédprogram az egyeztetett oszlopok meglétét feltételezi az Excel állományban. A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft mappában található egy minta-táblázat: Kulcs-Ber2012 import sablon.xls néven. Az importálandó adatokat ennek a minta-táblázatnak egy másolati példányába kell feltölteni, mivel ez az állomány minden programfrissítéskor lecserélődik, így biztosítva, hogy szerkezete mindig megfeleljen a program által használt adatbázis követelményeinek. Ebben az állományban található, hogy melyik cellához melyik adatmező tartozik. A következő összefoglaló táblázat a minta-állomány szerkezetéről ad áttekintő magyarázatot. Excel oszlop Mező megnevezés Kötelező mező (I/) Egyéb megkötések A Sorszám numerikus B Vezetéknév I alfanumerikus max. 50 C Keresztnév I alfanumerikus max. 50 D Születési vezetéknév I alfanumerikus max. 50 E Születési keresztnév I alfanumerikus max. 50 F Adóazonosító I G TAJ-szám I H Anyja születési neve I alfanumerikus pontosan 10 alfanumerikus pontosan 9 I Születési dátum I dátum (ÉÉÉÉ.HH.) J Születési ország I Megjegyzés egységesen vagy kitöltött vagy nem Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre alapértelmezett: Magyarország 2. oldal

5 Magánnyugdíjpénztár Együtt kötelező Telefon/Fax Levelezési cím Elérhetőség K Születési hely I alfanumerikus max. 50 L em I numerikus (1: ffi, 2: nő) M Állampolgárság I Előnév alfanumerikus max. 50 alapértelmezett: magyar O Családi állapot numerikus (1,2,3,4,5) lásd: Melléklet P Irányítószám alfanumerikus max. 10 Q Város alfanumerikus max. 50 R Közterület S közterület jellege alfanumerikus max. 20 T Házszám alfanumerikus max. 10 U Épület alfanumerikus max. 5 V Lépcsőház alfanumerikus max. 5 W Emelet alfanumerikus max. 5 X Ajtó alfanumerikus max. 5 Y Terület alfanumerikus max. 50 Z Ország AA Irányítószám alfanumerikus max. 10 AB Város alfanumerikus max. 50 AC Közterület AD közterület jellege alfanumerikus max. 20 AE Házszám alfanumerikus max. 10 AF Épület alfanumerikus max. 5 AG Lépcsőház alfanumerikus max. 5 AH Emelet alfanumerikus max. 5 AI Ajtó alfanumerikus max. 5 AJ Terület alfanumerikus max. 50 AK Ország megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb alapértelmezett: Magyarország megnevezéssel, pl. út, utca, tér, stb alapértelmezett: Magyarország AL Ország előhívó alfanumerikus max. 5 AM Körzet alfanumerikus max. 4 A Telefonszám alfanumerikus max. 8 AO Mellék alfanumerikus max. 6 AP Pénztárkód (MYP pénztárkód) alfanumerikus max. 10 Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre AQ Belépés dátuma dátum (ÉÉÉÉ.HH.) 3. oldal

6 Start kártya Együtt kötelező Törzsbér Együtt kötelező Jogviszony alapadatoka Együtt kötelező Banki adatok Együtt kötelező yugdíj Együtt kötelező AR yugdíj kezdete dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AS yugdíj típusa numerikus lásd: Melléklet (apeh kóddal megegyezik) AT Bank (kód) numerikus közös törzsek Bank adatok Kod mezőjével megegyezik AU Bankszámlaszám alfanumerikus max. 24 AV Jogviszony kezdete dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AW Kilépés dátuma dátum (ÉÉÉÉ.HH.) AX Kilépési mód numerikus AY AZ BA Határozott idejű munkaviszony Határozott idő várható vége Foglalkozási viszony(kód) alfanumerikus max. 1 (I/) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) numerikus BB Munkarend (kód) numerikus BC Jogviszony megnevezése BD FEOR (szám) numerikus BE Felsőfokú végzettség BF Részletes jelenlétadat nyilvántartás használata BG Telephely (kód) numerikus BH Bér típusa BI Bér összege numerikus BJ BK Start kártya kiváltás kelte Első foglalkoztatás kezdete BL Start kártya típusa alfanumerikus max. 50 alfanumerikus max. 1 (I/) alfanumerikus max. 1 (I/) alfanumerikus max. 50 (HB: Havi, HEB: Heti, B: api, OB: Óra) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) dátum (ÉÉÉÉ.HH.) alfanumerikus max. 10 (PK:Pályakezdő, E:EXTRA, PL:PLUSZ) Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre közös törzsek Kilépési mód Kod mezőjével megegyezik alapértelmezett: közös törzsek Foglalkozási viszonyok Kod mezőjével megegyezik közös törzsek Munkerend Kod mezőjével megegyezik alapértelmezett: Csak a plusz és kompakt verzióban vesszük át. Alapértelmezett: Cégfüggő törzsek Telephely Kod mezőjével megegyezik 4. oldal

7 Adóalap kieg. Kifizetés BM Kifizetés módja alfanumerikus max. 1 (KP = Készpénzes, B = Banki átutalás, P = Postai utalás) B Kiegészítés alfanumerikus max. 1 (I/) alapértelmezett: BO Rendsz. jöv. felett numerikus BP em rendsz. jöv. felett numerikus 5. oldal

8 Annál az oszlopnál, ahol a Megjegyzésben szerepel a Állítsuk át az oszlop cella formátumát Szövegre kifejezés, ott a következőképpen járjunk el: - jobb egérgombbal kattintsunk az oszlop fejlécre - a felugró menüből válasszuk ki a Cellaformázás menüpontot - a megjelenő dialógusablak Szám fülén válasszuk a Kategória listából a Szöveg elemet - OK gombbal zárjuk be a dialógusablakot A Program Files\Common Files\Kulcs-Soft\Kulcs-Ber2012 import sablon.xls állomány már ezekkel a beállításokkal lett elmentve. A jogviszonyok rögzítésénél a legelsőnek rögzített jogviszony lesz az alapértelmezett. Fontos tudnivalók! 1. Ha egy dolgozó több jogviszonyának adatait is importálni szeretné, akkor minden sorban rögzíteni kell a dolgozóhoz tartozó adatokat is! 2. Az alkalmazás használata előtt feltétlenül készítsenek adatmentést! 6. oldal

9 III. IMPORTÁLÁS IDÍTÁSA Az alkalmazás a Kulcs-Bér 2012 program Karbantartás/Bér-Excelimporter futtatása pontból is elérhető. Az állomány importálása 5 lépésből áll. Az egyes lépések közt a Tovább, Vissza gombokkal lehet lépkedni. A Bezárás gombra kattintva vagy ESC billentyűt lenyomva kiléphetünk a programból: 1. Üdvözlő lépernyő. Az üdvözlő képernyőn fontos információkat talál a program használatával kapcsolatban. Kérjük olvassa át figyelmesen! 2. Adatbázis kapcsolódás beállítása. Ha rendszeradminisztrátorként (sa) akar bejelentkezni, akkor adja meg a rendszeradminisztrátori jelszót. Egyéb esetben a program a Kulcs-Bér program által használt felhasználót és jelszót használja. Ha az adatbázis helyénél a Távoli számítógép -et választja, akkor a megjelenő szövegdobozban megadhatja az SQL szerver nevét. 7. oldal

10 2. Cég választása. A lenyíló listából kiválaszthatja azt a céget, ahova be akarja szúrni a dolgozó adatokat. 3. Állomány (xls) kiválasztása, beolvasása. Egy dialógus ablak segítségével ki lehet választani az importálandó file-t. Megadhatjuk, hogy az excel állomány hanyadik sorától kedjük a beolvasást. A Tovább gombra kattintva az Excel fájlból az adatok egy TEMP táblába kerülnek és lefut mindegyik cellára egy hibaellenőrzés. 4. Excel állományból beolvasott adatok megtekintése. Egy listában megtekinthetjük a beolvasott adatokat. Az első oszlop jelzi, hogy hány hibát tartalmaz az adott sor. Ha nem tartalmaz egy hibát sem az adott sor, akkor az érték 0 és az adott sor bejegyzései zöld színnel jelennek meg. Ha a beolvasás során hibák merültek fel, azokat a Hibalista megtekint gombra kattintva megnézhetjük. A Frissítés gombra kattintva újraolvassa a program az Excel állományt. A Program használat kezdőhónap lenyíló listában válasszuk a megfelelő hónapot. A jelenlét adatatok feltöltésénél figyeljük a kezdőhónapot. A Tovább gombra kattintva megtörténik az hibátlan adatokat tartalmazó sorok beolvasása. Ha bejelöljük a Meglévő adatok törlése jelölő négyzetet, akkor a meglévő dolgozó adatok törlődnek. 8. oldal

11 5. apló megtekintése. Az importálás végén megtekinthetjük, hogy hány dolgozót, illetve jogviszonyt rögzítettünk az adatbázisban. 9. oldal

12 MELLÉKLET Kódlisták Családi állapot: 1: őtlen, hajadon 2: Házas 3: Özvegy 4: Elvált 5: Élettárs yugdíj típusa (apeh kódok): 1: Korhatár előtti ellátásban, átmeneti bányászjáradékban, balettművészeti életjáradékban részesül (2008. előtt megállapított volt előrehozott, csökkentett összegű előrehozott öregségi nyugdíjban, korkedvezményes nyugdíjban, bányásznyugdíjban, korengedményes nyugdíjban, egyes muvészeti tevékenységet folytatók öregségi nyugdíjában, az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló törvény alapján járó öregségi nyugdíjban, a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdéseiről és az önkormányzati képviselők tiszteletdíjáról szóló törvény alapján járó öregségi nyugdíjban, szolgálati nyugdíjban részesülő személy), bányászok egészségkárosodási járadékában részesül. Ebben az esetben a június utáni kereseteket lehet figyelembe venni. Tny. 83/B.. 2: Korhatár előtti ellátásban, átmeneti bányászjáradékban, balettművészeti életjáradékban (2007. után megállapított volt előrehozott, csökkentett összegű előrehozott öregségi nyugdíjban, korkedvezményes nyugdíjban, bányásznyugdíjban, korengedményes nyugdíjban, egyes művészeti tevékenységet folytatók öregségi nyugdíjában, az országgyűlési képviselők tiszteletdíjáról, költségtérítéséről és kedvezményeiről szóló törvény alapján járó öregségi nyugdíjban, a polgármesteri tisztség ellátásának egyes kérdéseiről és az önkormányzati képviselők tiszteletdíjáról szóló törvény alapján járó öregségi nyugdíjban részesülő személy), nők 40 év jogosultsági idővel megállapított öregségi nyugdíjában, bányászok egészségkárosodási járadékában részesül. Tny. 83/B.. 3: Szolgálati járandóságban (volt szolgálati nyugdíjas: az a december 31. utáni időponttól a Hjt., Hszt. megállapított nyugellátásban részesülő személy.) részesül. Tny. 83/B. (Akik, december 31-én betöltötték az 57. életévüket, január 1-jétol öregségi nyugdíjként folyósítjuk ellátásukat és ezekre a Tny. 83/B. nem vonatkozik.) 4: Rehabilitációs járadékban részesül dec. 31-én hatályos jogszabályok [Rjtv. 4. (2) bekezdés, 13. (1) bekezdés e) pontja]. 5: Komplex felülvizsgálat előtti rehabilitációs ellátásban részesül (volt III. csoportos rokkantsági, baleseti rokkantsági nyugdíjas, aki éig nem töltötte be az 57. életévét) december 31-én hatályos jogszabályok (Tny. 36/D., 36/G. ). 6: Komplex felülvizsgálat előtti rehabilitációs ellátásban részesül (volt egészségkárosodott személyek szociális járadéka) dec. 31-én hatályos jogszabályok [387/2007. (XII.23.) Kormányrendelet 17. e) pontja]. 10. oldal

13 7: Rokkantsági ellátásban részesül (volt I-II. csoportos rokkantsági, baleseti rokkantsági nyugdíjas, volt III. csoportos rokkantsági nyugdíjas, aki éig az 57. életévét betöltötte, volt rendszeres szociális járadékos, aki éig betöltötte az 57. életévét, volt átmeneti járadékos). Kizárólag a június utáni kereseteket lehet figyelembe venni. Mmtv. 32. (2). 8: Rokkantsági ellátásban részesül (új, komplex utáni). Mmtv. 13. (2) d). 9: Rehabilitációs ellátásban részesül (új, komplex utáni). Új feltétel, szüneteltetni kell az ellátás folyósítását a munkavégzés idejére. Mmtv. 7. (4). 10: Korhatárbetöltött öregségi nyugdíjas: öregségi nyugdíj-korhatárt betöltött öregségi nyugellátásban részesülő személyek, ideértve a szolgálati nyugdíjasokat és azt a rokkantsági (baleseti rokkantsági) nyugdíjban részesülő személyt is, aki a Tny a szerinti öregségi nyugdíjkorhatárát már betöltötte. 11. oldal