Cím: Számlázási és behajtási irányelv Irányelv Eljárás Útmutató Egyéb: Advocate Health Care Hatókör: Hely: Rendszer Osztály: I. CÉL A. Az Advocate Health Care (AHC) alapvető célja, hogy minőségi egészségügyi ellátást és egészséggel kapcsolatos szolgáltatásokat nyújtson hatásosan és hatékonyan az AHC által kiszolgált közösségekben élő egyének és családok igényeinek kielégítésére. Ebben az irányelvben az AHC az alábbi non profit kórházakra vonatkozik: BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical Center, Eureka Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois Masonic Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South Suburban Hospital és Trinity Hospital. II. IRÁNYELV A. Az irányelv ismerteti azokat az intézkedéseket, amelyeket az AHC megtehet az ACH betegeinek nyújtott szolgáltatások kórházi számláinak behajtása érdekében. Az irányelv leírja a behajtási tevékenységekkel kapcsolatos eljárásokat és határidőket, azokat az intékedéseket, amelyeket nem fizetés esetén az ACH megtehet és azokat az ésszerű erőfeszítéseket, amelyeket az AHC-nak meg kell tennie annak megállapítására, hogy a beteg jogosult-e a pénzügyi támogatásra. B. Az irányelv ismerteti, hogyan értesíti az AHC a betegeket az ACH által elvégzett szolgáltatásokért esedékes összegekről. C. Az irányelv meghatározza azokat a körülményeket, amelyek fennállása esetén az AHC leírhatja a beteg számláit behajthatatlan tartozásként, illetve a betegszámlák leírásának ellenőrzését és figyelemmel kísérését. D. Az AHC nem hajt végre különleges behajtási intézkedéseket, amelyek meghatározását az Adókódex (Internal Revenue Code) 501(r) szakasza tartalmazza. E. Az itt leírt irányelvek és eljárások eleget tesznek az Illinois állam jogszabályainak, az Adókódex (Internal Revenue Code) 501(r) szakaszának és az ehhez kapcsolódó útmutatóknak. 1
F. Az AHC Shared Revenue Cycle szervezet végső felelőssége annak megállapítása, hogy az Advocate megtette-e az ésszerű erőfeszítéseket a FAP-jogosultság megállapítására. III. MEGHATÁROZÁSOK/RÖVIDÍTÉSEK A. Kérelem: Pénzügyi támogatásért beadott kérelem, amelyet a betegnek kell kitöltenie. B. Kérelmezési időszak: A kérelmezési időszakban az AHC elfogadja és feldolgozza a pénzügyi támogatási kérelmet. A kérelmezési időszak azon a napon kezdődik, amikor az egyén a szolgáltatást igénybe vette, és a szolgáltatásról kiállított első számla dátumától számított 240. napon ér véget. C. Behajthatatlan tartozás leírása: A betegszámlákon azoknak a számláknak a módosítása, amelyek behajthatatlannak tűnnek, de a beteg képes a fennmaradó egyenleg kifizetésére. Ez a döntés a megállapított behajtási kritériumokon alapul, és csak akkor hozható meg, ha a számlát megterhelték és ezt követően megtették a szükséges lépéseket. D. Szerződéses módosítás: A betegszámla módosítása, amely tükrözi a megállapított áron betegnek leszámlázott összeg, illetve a jogszabályok és szerződéses megállapodások alapján a külső fizető féltől elvárt tényleges térítés közti különbözetet. E. Különleges behajtási intézkedések (ECA, Extraordinary Collection Actions): Jogi vagy bírósági eljárást igénylő behajtási intézkedések, amelyek magukban foglalhatnak más tevékenységeket is, például tartozás eladását egy másik félnek, vagy negatív információk közlését egy hitelügynökséggel vagy hitelinformációs irodával. Az AHC nem alkalmaz különleges behajtási intézkedéseket, és nem engedi, hogy behajtói különleges behajtási intézkedéseket hajtsanak végre. F. Pénzügyi támogatás: Az AHC által nyújtott pénzügyi támogatás azoknak a betegeknek, akik az Advocate pénzügyi támogatási irányelve (FAP) szerint megfelelnek bizonyos pénzügyi és más jogosultsági kritériumoknak, annak érdekében, hogy az AHC kórházaiban nyújtott orvosilag szükséges vagy sürgősségi ellátást a beteg ki tudja fizetni. A jogosult betegek közé tartoznak a nem biztosított betegek, az alacsony jövedelmű betegek és azok, akiknek részleges egészségbiztosítási fedezetük van, de nem képesek orvosi számláik egy részét, vagy fennmaradó egészét saját maguk kifizetni. A pénzügyi támogatás nem foglalja magában a biztosító társaságoknak és más külső egészségügyi biztosítóknak adott szerződéses kedvezményeket. 2
G. Közérthető nyelvű összefoglaló (PLS, Plain Language Summary): Az AHC FAP közérthető nyelvű összefoglalója az alábbiakat tartalmazza: 1) jogosultsági kritériumok és az ajánlott támogatás rövid leírása; 2) weboldal és azoknak a fizikai helyeknek a felsorolása, ahol beszerezhetők a pénzügyi támogatási kérelmek; 3) utasítások arra vonatkozóan, hogyan szerezhetők be a pénzügyi támogatási irányelv ingyen példányai; 4) kérelmezési eljáráshoz kapható segítség elérhetősége; 5) az FAP és kapcsolódó dokumentumok rendelkezésre álló fordításai; és 6) egy nyilatkozat, amely megerősíti, hogy a pénzügyi támogatásra jogosultak nem kapnak nagyobb összegű számlát, mint a sürgősségi betegellátásra és orvosilag szükséges szolgáltatásokra rendszerint leszámlázott összeg. H. Ésszerű erőfeszítések: Az AHC ésszerű erőfeszítéseket tesz a beteg tájékoztatására az AHC pénzügyi támogatási irányelvéről, mielőtt a beteget a kórházból elbocsátják. Az AHC az alábbi lépéseket teszi a betegek tájékoztatására az AHC pénzügyi támogatási irányelvével kapcsolatban. 1. Hiányos kérelmek: Ha a beteg és/vagy család hiányos kérelmet ad be, a kórház írásban értesíti arról, milyen további információra vagy dokumentumra van szükség. 2. Hiánytalan kérelmek: Ha a beteg és/vagy a beteg családtagja hiánytalan pénzügyi támogatási kérelmet ad be, az AHC megfelelő időben írásban értesíti, hogy a beteg jogosult-e pénzügyi támogatásra, milyen döntést hoztak (beleértve, hogy milyen támogatásra jogosult a beteg) és közli a döntés indoklását. Az értesítés feltünteti a pénzügyi támogatás százalékát (jóváhagyott kérelmek esetén) vagy az elutasítás okát, és a betegtől és/vagy a családtól elvárt befizetéseket, szükség esetén. A beteg és/vagy család továbbra is kapni fogja a számlakimutatásokat, amíg a hiánytalan kérelem kiértékelése folyamatban van. 3. Beteg számlakimutatásai: Az AHC számlakimutatásokat küld, amelyek ismertetik a beteg számláját és az esedékes összeget. A beteg számlakimutatásai egy felhívást is tartalmaznak, miszerint a beteg felelőssége, hogy a rendelkezésére álló egészségügyi biztosításokról értesítse az AHC-t; ez magában foglalja az AHC pénzügyi támogatási irányelvéről szóló értesítést, egy telefonszámot a pénzügyi támogatás kérvényezésére és egy weboldal címet, ahol a pénzügyi támogatási dokumentumok beszerezhetők. 4. AHC weboldala: Az AHC weboldala jól látható helyen közli, hogy pénzügyi támogatás igényelhető; valamint ismerteti a pénzügyi támogatás kérelmezési eljárását. Az AHC a pénzügyi támogatási irányelvvel együtt közli azoknak a szolgáltatóknak a listáját, akiket fedez, illetve nem fedez a pénzügyi támogatási irányelv, a közérthető nyelvű összefoglalót, a pénzügyi támogatási kérelmet, valamint a számlázási és behajtási irányelvet az AHC weboldalán: 3
www.advocatehealth.com/financialassistance. Az AHC kérésre a dokumentumok nyomtatott példányait ingyen bocsátja rendelkezésre a sürgősségi betegellátó osztályon és a kórházi felvételi pultoknál. IV. ELJÁRÁS A. Kommunikáció a beteggel: A bevételi ciklus során a lehető legkorábban írásban vagy szóban értesíteni kell a betegeket az esedékes egyenlegről és az AHC fizetéssel kapcsolatos elvárásairól. Minden betegnek szóló értesítésnek tartalmaznia kell a pénzügyi támogatás lehetőségéről szóló tájékoztatást, a telefonszámot, ahol bővebb tájékoztatás kérhető és a weboldal címét, ahol a pénzügyi támogatási irányelv példányai és azokkal kapcsolatos dokumentumok elérhetők. Az AHC a kórházból való elbocsátás előtt minden beteg rendelkezésére bocsátja a pénzügyi támogatási irányelv közérhető nyelvű összefoglalóját. A nem biztosított betegek 60 napos határidőt és a pénzügyi támogatási irányelvet ismertető 3 betegbarát számlakimutatást kapnak az esedékes egyenleget tartalmazó számla előtt. B. Pénzügyi támogatás: Az AHC szokás szerint segíti a betegeket abban, hogy a rendelkezésükre álló külső forrásból származó költségtérítést meg tudják szerezni. Pénzügyi tanácsadást nyújt a betegeknek, hogy elősegítse azoknak a szövetségi és állami egészségügyi programoknak azonosítását, amelyek a beteg rendelkezésére állhatnak, illetve megállapítsa jogosultságukat a FAP alapján. A behajtási eljárás a döntés eredményétől függően felfüggesztésre kerül, de a kimutatásokat továbbra is megküldik a betegnek. Az AHC rendszer irányelve, a pénzügyi támogatási irányelv részletesen ismerteti az AHC-n keresztüli pénzügyi támogatás esetén a kedvezmény kiszámításához használt kritériumokat, az AHC által megtett intézkedéseket annak érdekében, hogy az AHC által kiszolgált közösségekben széles körben ismertté tegye a pénzügyi támogatási irányelvet, valamint a pénzügyi támogatásra való jogosultság megállapítására szolgáló eljárást. C. Fizetési tervek: Az AHC kamatmentes, meghosszabbított fizetési terveket kínál azoknak a betegeknek, akiknek nehézséget okoz a számla kifizetése. D. Behajtási intézkedések nem fizetés esetén: Nem fizetés esetén különböző behajtási intézkedésekre kerülhet sor a számlaegyenlegtől, a fizető harmadik fél kötelezettségeitől, a beteg szövetségi vagy pénzügyi támogatásra való jogosultságától, a beteg közreműködésétől, az előző befizetésektől vagy előző behajthatatlan adósságoktól, illetve a beteg megtalálhatóságától függően. Behajtási intézkedés lehet többek között: fellebbezés a fizető harmadik fél elutasító döntése ellen; további kommunikáció a fizető harmadik féllel; a betegnek pénzügyi támogatást ajánló, illetve a betegtől fizetést kérő nyilatkozatok, levelek és telefonhívások; utolsó figyelmeztetés a betegnek vagy jótállónak arról, hogy a számlája hátralékos és átküldhető egy adósságbehajtó céghez 120 nappal azután, 4
amikor először értesítették a beteget a fennálló egyenlegéről. Az AHC jogi lépéseket is tehet a hátralékos összeg kifizetéséért felelős harmadik fél ellen. E. Behajthatatlan tartozás: A számlák leírására azután kerülhet sor, hogy a végleges számlát elküldték a külső fizető félnek, illetve feleknek, megtették az ésszerű intézkedéseket arra, hogy a beteget tájékoztassák a pénzügyi támogatás lehetőségeiről, a fizetési határidők lejártak, és a számlát behajthatatlannak ítélték meg. A behajthatatlannak ítélt számlákat rendszeres időközönként átadják a Shared Revenue Cycle szervezet ügyfélszolgálati igazgatójának, aki leírásukat időben jóváhagyja, hogy meggyorsítsa átküldésüket egy külső adósságbehajtó cégnek. F. Külső adósságbehajtó intézkedések: Az ügyfélszolgálati csoport a jóváhagyás előtt ellenőrzi a behajthatatlan adósságokat annak érdekében, hogy csak a megfelelő számlákat írják le és azután, hogy minden számlázási és behajtási lehetőséget kimerítettek, beleértve ebbe a külső adósságbehajtó cégek bevonását. Az ügyfélszolgálati igazgató a leírást jóváhagyhatja vagy javasolhat egy megfelelő intézkedést a bevételi ciklus alelnökének a megállapított behajtási kritériumok és a leírás-jóváhagyási korlátozások alapján (lásd: AHC rendszer irányelv 90.003.24 sz., Betegszámlát módosító tranzakciók). A fizetőre, egyenlegre, fizetési tevékenységre megállapított kritériumok alapján a számlákat automatikusan átutalhatják behajtás céljából egy külső adósságbehajtó céghez. Ezekről a számlákról a rendszer létrehoz egy listát; a pénzügyi szolgáltatások menedzsere az átutalás előtt át fogja tekinteni a listát. G. Megvalósítás: A Shared Revenue Cycle szervezet felelőssége a jelen irányelv megvalósítása és az osztály üzemelési eljárásainak megfelelő weboldal létrehozása. V. KERESZTHIVATKOZÁSOK A. AHC rendszer irányelv: Sürgősségi betegellátás az Advocate kórházakban. B. AHC rendszer irányelv: Pénzügyi támogatási irányelv C. Pénzügyi támogatás közérthető nyelvű összefoglalója D. Pénzügyi támogatási kérelem VI. VII. HIVATKOZÁSOK KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK/FELJEGYZÉSEK 5