Vállalati dokumentumkezelés

Vállalati dokumentumkezelés Füles Károly, Lengyel Attila

Tartalom Az Exact-ról Synergy Enterprise áttekintés Vállalati dokumentumkezelés Közben Szünet 11:30 12:00

Ahogy indultunk A vállalatunkat négy diák indította 1984-ben. Hittek abban, hogy a vállalkozói világot ki tudják szolgálni információs technológiai megoldásokkal. 25 évvel később még mindig ugyanebben hiszünk. Csupán egy kicsit nagyobbak vagyunk.

A jelen 125 országban 100.000 helyi és nemzetközi vállalatot támogatunk informatikai megoldásainkkal 40 országban dolgozó 2400 alkalmazottal. 1999 óta jegyzik az Exact Software-t az amszterdami NYSE Euronext értéktőzsdén. 2008-as árbevételünk elérte a 261 millió eurót.

Globális jelenlétünk Leányvállalataink Olyan országok, ahol ügyfeleink vannak

Legismertebb nemzetközi ügyfeleink

Az üzleti kihívások négy sarokköve Emberek, együttműködés, rendszer és eredmények. Ezek azok az üzleti aspektusok, amelyekkel kapcsolatban segíteni tudunk ügyfeleinknek. people collaboration structure results

Termékeink 8

A jelenkori IT valóság ADMINISZTRATÍV folyamatok (Back Office) ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok (Front Office) Különböző elszigetelt információk és IT eszközök Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren strukturált információihoz Az alkalmazottak 90%-a (leginkább a termelésben dolgozó infomunkások) nagyon gyenge és strukturálatlan támogatást kapnak az ERP rendszerektől és nincs lehetőségük önálló információ gyűjtésre

Következmények I. Az igazi értéket adó kulcs folyamatokat gyakran manuálisan végzik egymással semmilyen kapcsolatban nem álló szigetrendszerek segítségével, ami az adatok többszöri bevitelét jelenti és ezáltal lehetőséget ad a duplikációkra és hibákra. Az adatok lokálisan tárolódnak (egy számítógép merevlemezén vagy fájl szerveren), ami nagyban csökkenti a releváns információk elérhetőségét. 10

Következmények II. A back office és a front office közötti kapcsolat és integrált folyamatok hiánya gyenge kommunkációhoz és együttműködéshez vezet, ami újabb erőforrások használatához és így további költségekhez vezethet. A szabványos eszközök és üzleti folyamatok hiánya miatt sérül a beszállítók és a vásárlók közötti együttműködés. A fent említettek következményeként a vállatok új és fejlett front office rendszereket követelnek az érték teremtő kulcs folyamataik támogatására. 11

Amit az Exact kínál ADMINISZTRATÍV folyamatok ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok Tökéletesen integrált front office megoldás Exact Synergy Strukturált információs és együttműködési platform, amely bárhonnan és bármikor hozzáférhető dokumentum, munkafolyamat és projekt menedzsment eszközöket és üzleti analíziseket kínál Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren alapuló strukturált információhoz Az Exact Synergy az alkalmazottak 100%-át látja el önkiszolgáló módon strukturált, releváns információkkal

Az Exact termék portfóliója

Exact SYNERGY Enterprise - Exact Synergy: a termék - Az Ön üzletének motorja - Kartonok, képernyők és munkafolyamatok - Microsoft Office integráció

Hiányzik a rendszer és a szükséges tudás az emberek számára. Az információ szétszórt, elvész a teljes kép.

Nem lenne nagyszerű, ha... A személyzeti osztály időt takarítana meg az ismétlődő, adminisztratív feladatokon? A kereskedők azonnal átláthatnának minden érdeklődőt, telefon hívást és árajánlatot? A pénzügyi kollegák számára nem lenne többé teher a beszerzői számlák, költség elszámolások, stb. kezelése

Exact Synergy: a termék Web-alapú megoldás, amely integrál, kezel, felügyel és együttműködést javít Egyesíti a folyamatokat és összeköti az információkat Akár komolyabb testre szabás nélkül is azonnal javítja az üzlet teljesítményét A végeredmény átláthatóság, strukturáltság és együttműködés

Exact Synergy: a termék Vállalati portál, amin keresztül vállalati információt oszthatunk meg bárhol és bármikor Magas fokon integrált szoftver eszközök, melyekkel a vállalat összes kulcs folyamatát kezelhetjük Üzleti és ügyfél kapcsolatok kezelése Megrendelések és teljesítésük kezelése Munkafolyamatok és belső kommunikáció Dokumentum kezelés, egyszerűen kapcsolódva az Office alkalmazásokhoz Cikkek kezelése és logisztika Emberi erőforrás menedzsment Vezetői pénzügyi műveletek és tranzakciók

Az Exact Synergy motorja Egyesített projektek Az Exact Synergy segíti a projektek résztvevőit, hogy folyamatosan szinkronban legyenek egymással. Megosztott dokumentumok Az Exact Synergy biztosítja, hogy a releváns dokumentumok mindenki számára bárhonnan és bármikor elérhetők legyenek. Munkafolyamat szervezés A beépített munkafolyamatok egyértelművé teszik a felelősségi köröket és azt, hogy kinek kell megtennie a következő lépést.

Exact Synergy személyes kezdőoldal: egy helyen minden fontos információ

A legfontosabb hírek és információk

Testre szabható menük

Közvetlen hozzáférés a saját feladatokhoz, a gyors kereséshez és a részletes kereséshez

Az alkalmazotti kartonon minden releváns információ megtalálható.

Közvetlenül elérhetők az alkalmazotthoz köthető ügyfelek, tranzakciók, projektek, kérések, dokumentumok, stb.

Customer account card Ügyfél karton

Partner/viszonteladó karton

Cikk karton tartalmaz minden, a cikkhez (nyersanyag, késztermék, stb.) kötődő információt

Végtelen számú kérés típus definiálható az összes belső folyamat támogatására

Az egyes kérések több lépésből állhatnak minden lépés egy teendő a folyamat szereplőinek.

A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben)

Gyors áttekintést kaphatunk az egész szervezetről.

Pivot analízisek az ügyfelekről bármilyen szempontból

Synergy Office Integráció Synergy Office Integráció zavartalan kommunikációt biztosít a Synergy-t a Microsoft Office között. Synergy Office Integration a következő alkalmazásokhoz érhető el: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft FrontPage Synergy Office Integráció az MS Outlookban:

Dokumentumokat nyithatunk meg és menthetünk el közvetlenül Office alkalmazásokból (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Frontpage )

Struktúrált folyamatok és dokumentumok az Exact Synergy Enterprise-ban

Mi a legnagyobb kihívás? A valós életben a dokumentumok többsége strukturálatlanul, szétszórva található meg a szervezetben.

A vállaltok többségének nagy kihívást jelent, hogy hogyan rendszerezzék az információkat, annak érdekében, hogy azok a legmegfelelőbben támogassák üzleti folyamataikat.

Több Egységes egyéni vállalati alkönyvtár struktúra.

Sales & marketing dokumentum Marketing kampány projekt Nyelv

Érintett területek Emberek, folyamatok és az információ összekapcsolása, egyesítése 1. Személyes nyitóoldal 2. Mindenki számára biztosítani a 360 fokos betekintést, hogy mi is történik az adott projekttel, termékkel, szállítóval vagy vevővel kapcsolatban 3. Címkék (tagging) 4. Fejlett keresés 5. Legyen jól informált: a külső és belső információkról 6. A megtekintési és szerkesztési jogosultságok korlátozása 7. Hatékonyabb csoportmunka 8. Egyéb példák: verzió kontrol, jelentések, stb.

Téma: Személyes nyitóoldal Példa: A vállalati arculatnak megfelelő honlapok Előny: Olyan környezet teremtése, amely a munkát támogatja és a hatékonyságot növeli

Téma: Mindenki számára biztosítani a 360 fokos betekintést, hogy mi is folyik valójában az adott projekttel, termékkel, szállítóval vagy vevővel Példa: Látogatási jegyzőkönyv ügyfélhez csatolása Előny: A folyamatban érintett személyek hozzáférése a rendelkezésre álló összes információhoz elősegíti az ügyfélközpontú folyamatok kialakítását.

Az általam készített látogatási jegyzőkönyvek

A látogatási jegyzőkönyv hozzá van kapcsolva a Bright Industries nevű ügyfélhez

A Bright Industries (és/vagy leányvállalatainak) ügyféllel kapcsolatos összes dokumentum, levelezés, látogatási jegyzőkönyv megtekintése

Nézzük meg a Bright Industrieshez kapcsolódó összes látogatási jegyzőkönyvet

Az összes Bright Industrieshez tartozó látogatási jegyzőkönyv megtekintése

Téma: Mindenki számára biztosítani a 360 fokos betekintést, hogy mi is folyik valójában az adott projekttel, termékkel, szállítóval vagy vevővel Példa: Hatékony termék marketing marketing és sales dokumentumok kapcsolása egy termékhez Előny: A termék menedzsment és a sales, marketing részlegek közötti kommunikáció elősegítése, fejlesztése

Sales és marketing dokumentum

Nyelv A dokumentum termékhez kapcsolása

Több fájl különböző formátumban is csatolható : word, pdf, powerpoint, etc.

Tekintsük meg az összes dokumentumot, file-t, levelezést, marketing anyagot a Acrylic Acid termékre vonatkozóan

Téma: Címkék használata (tagging) Példa: Beszédes dokumentumok Előny: könnyű visszakeresés, alulról strukturált dokumentumok

Tagging

Becslések szerint a dokumentum menedzsment rendszerekben tárolt dokumentumok 40%-a általános vagy egyéb kategóriákba vannak sorolva. Ez egyszerűen abból a tényből fakad, hogy a felhasználók nem tudják beleilleszteni a dokumentumokat a már létező struktúrákba.

Az általános és egyéb dokumentum kategóriák valóban támogatják az üzleti folyamatainkat?

Hogyan kezeljük a további ismertetőket? Célcsoport: autóipar Árlista A dokumentum formája: Prezentáció sablon

További jellemzők megadása mint célpiac: Ez az ismertető az autóipari ügyfeleink részére lett elkészítve

Leszűrhetek az autóipar címkére és az összes dokumentumot láthatom, amelyek ennek a célcsoportnak szól

Dokumentumok, csatolmányok és címkék keresése az kereső funkció segítségével

A címkézés előnyei 1. Pontosabb kapcsolat van az üzleti folyamatok és a tartalom között. Lényegesen egyszerűbb megtalálni a megfelelő dokumentumot. A címkézés segítségével sokkal egyszerűbb a marketing és sales szakemberek számára megtalálni azokat az anyagokat, amelyek a múltban ezen célcsoport részére készültek.

A címkézés előnyei 2. Egyszerűbb bevezetés Bevezetések során egy egyszerű dokumentum struktúrával is indulhatunk. A továbbiakban alulról strukturálva épülhet ki a dokumentumok rendszerezése, amely a szervezet közös tudásbázisát használja, és a rendszert a felhasználók könnyen bővíthetik hiányzó címkékkel.

Téma: Fejlett keresés Példa: Keresek egy életrajzot amelyben a prince2 szerepel Előny: keresés = találat

Prince3 szöveg begépelése.

Gépelési hibát követtem el. Felajánlja a prince2 javaslatot

Keresési eredmények (különböző file típusokkal)

Téma: Legyen jól informált: a külső és belső információk Példa: Külső hír feed-ek (RSS) Hírek egy kereskedelmi vásárról Előny: Mindig jól informált vagyok a RSS-ek segítségével

Legyen jól informált Exact s Strategy Framework May 12, 2010 81

Legyen jól informált: Hozza létre saját rss feed-jeit Exact s Strategy Framework May 12, 2010 82

Téma: Legyen jól informált: Külső és belső információk. Példa: Belső Termékhez kapcsolt marketing anyagok Előny: Légy mindig naprakészen informált termékről, ügyfelekről és különböző projektekről

Acrylic Acid termék menedzsere vagyok. Azonnal értesüljek ezzel a termékkel kapcsolatban létrejött marketing és értékesítési anyagokról, amint létrehozták őket.

Meghatározzuk a keresési kritériumokat

Az RSS gombon keresztül bemásoljuk a feed-et (URL cím)

Majd ezt a feed-et beillesztjük a személyes nyitóoldalunkra

Láthatóvá váltak a frissen létrehozott anyagok az Acrylic Acid termékkel kapcsolatban.

Téma: Olvasási és szerkesztési jogok Példa: Jogosultságok hozzáadása egy marketing dokumentumhoz annak elkerülése, hogy illetéktelenek hozzáférjenek és visszaélhessenek az információval Előny: Jogosultságok és felelősségek elkülönítése, személyre szabható információk - for your eyes only.

A jelen példában: - marketing manager -i jogosultsággal kell rendelkezni, hogy szerkeszteni tudja a dokumentumot - product manager -i jogosultsággal kell rendelkezni, hogy olvasni tudja a dokumentumot

Eva csak olvasni tudja a példában szereplő dokumentumot

Anne olvasni és szerkeszteni is tudja a példában szereplő dokumentumot

A dokumentum tulajdonságai között láthatom, hogy ki az, aki jogosult szerkeszteni

Egyéb opciók, amelyek meghatározzák az olvasni illetve szerkeszteni jogosultak körét: - Csak egy bizonyos leányvállalat alkalmazottai (divízió) - Csak projekt tagok

Érintett területek Emberek, folyamatok és az információ összekapcsolása, egyesítése 1. Személyes nyitóoldal 2. Mindenki számára biztosítani a 360 fokos betekintést, hogy mi is történik az adott projekttel, termékkel, szállítóval vagy vevővel kapcsolatban 3. Címkék (tagging) 4. Fejlett keresés 5. Legyen jól informált: a külső és belső információkról 6. A megtekintési és szerkesztési jogosultságok korlátozása 7. Hatékony csoportmunka 8. Egyéb példák: verzió kontrol, jelentések, stb.

Téma: Hatékony csoportmunka Példa: Termék / szolgáltatás információ kérése Előny: Dokumentum és munkafolyamat integráció, annak érdekében, hogy hatékonyabbá tegyük az ügyfélközpontú folyamatokat

Synergy Office Integráció Munka a Synergy Enterprise-al a Microsoft Outlook-, Microsoft Word-, Excel- és PowerPoint-on keresztül

Synergy Office Integration Főbb jellemzők: Dokumentumok / e-mailek mentés a Save gombbal Dokumentumok mentése a Save-as gombbal Dokumentum megnyitása Dokumentum aktualizálása, frissítése További funkciók: Körlevél készítés Partner import varázsló használata Kapcsolattartók letöltése

E-mailt kapok egy ügyféltől

Azonnali archiválás a Synergy-be a Synergy Office Integráció segítségével

Automatikus munkafolyamat (workflow) indítása

Például olyan folyamat létrehozása, amely célja az ügyfél, termékkel kapcsolatos kérdését kezelni Demonstration

Felelősségi körök a munkafolyamat minden fázisában egyértelműen meg vannak határozva.

Folyamatosan képben vagyok

A bármikor és bárhol ellenőrizhetjük a kérelem státuszát

Érintett területek Emberek, folyamatok és az információ összekapcsolása, egyesítése 1. Személyes nyitóoldal 2. Mindenki számára biztosítani a 360 fokos betekintést, hogy mi is történik az adott projekttel, termékkel, szállítóval vagy vevővel kapcsolatban 3. Címkék (tagging) 4. Fejlett keresés 5. Legyen jól informált: a külső és belső információkról 6. A megtekintési és szerkesztési jogosultságok korlátozása 7. Hatékony csoportmunka 8. Egyéb példák: verzió kontrol, jelentések, stb.

Téma A dokumentumok verzió követése, jóváhagyása Példa: Meglévő dokumentum módosítása Előny: Új verzió automatikus készítése, verzió kontroll, verzió jóváhagyás

Téma: Csoportos file feltöltés (batch upload) Példa: Több dokumentum egyidejű feltöltése Előny: Több dokumentum feltöltése és kategórizálása egyidőben

Több feltöltésre váró file-t kapunk egy ügyféltől

A word add-in funkciójának segítségével kötegben is feltudunk tölteni nagy számú file állományt formátumtól függetlenül

Kiválasztjuk az aktuális projektet, ügyfelet és meghatározzuk az dokumentum jogosultsági szintjét

Téma: Dokumentum link-ek Példa: Utalás más dokumentumra Synergy-n belül vagy kívül Előny: Külső és belső információk kapcsolása dokumentumokhoz

A dokumentum szerkesztőn keresztül további megjegyzést vagy linket adhatok meg egy másik dokumentumhoz

Kiválasztom a hivatkozott dokumentumot.

Az eredmény

A Synergy Enterprise előnyei Integrált megoldás az emberi erőforrások, a munkafolyamatok, a dokumentumok, illetve a vállalat egyéb kulcs területeinek kezelésére és irányítására (CRM, PM, OM ) Teljes mértékben testre szabható megoldás (egyszerű paraméterezéssel és a szabad mezők beállításával módosítható) ERP megoldásokhoz illeszthető XML, CSV vagy web services segítségével 30 nyelven elérhető

Köszönjük figyelmüket!