2. szám 125. évfolyam 2010. január 29. ÉRTESÍTÕ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÕ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG TARTALOM Oldal 41 66 Utasítások 4/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól... 5/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. külső kommunikációs tevékenységéről és a csoportszintű külső kommunikáció elveiről... 6/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről szóló 54/2009. (VIII. 14. MÁV Ért. 24.) vezérigazgatói utasítás 1. sz. módosításáról... 1/2010 (I. 29. MÁV Ért. 2.) PÁVIGH számú portfolió-kezelési általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a 7/2008. (MÁV. Ért. 8.) pénzügyi irányítás portfólió kezelési általános vezérigazgató-helyettesi utasítás hatályon kívül helyezéséről... Helyesbítés A 15/2009. (X. 09. MÁV Ért. 30.) PÁVIGH Utasítás 5. pontjának helyesbítése... Oldal 71 75 76 Utasítások 4/2010. (I. 29. MÁV Ért. 2.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A MÁV Zrt. által kötött szerződések kontrolling, számviteli és pénzügyi feltételeinek biztosítása, továbbá a pénzügyi, számviteli, adó- és illetékjogszabályok betartásának biztosítása és a számviteli-pénzügyi-kontrolling szempontok érvényesítése a szerződéskötések folyamán. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁRO- ZÁSA 2.1 Az utasítás szervezeti hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Zrt. minden szerződéskötésre jogosult szervezeti egységére, valamint a szerződéskötésre jogosult szervezetek részére pénzügyiszámviteli szolgáltatást nyújtó egységekre és a Kontrolling Igazgatóságra. A szerződések előterjesztője felelős a szerződések megfelelő előkészítéséért, a szignót adók kötelesek az engedélyezés során a leírt módon, felelősséggel eljárni. 2.2 Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed: a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú utasítás alapján történő minden szerződéskötésre, vagy kötelezettségvállalásra.
42 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki: a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó szerződésekre és munka végzésére irányuló egyéb jogviszonyok szerződéseire; a követelések behajtására, melyre külön belső szabályzat vonatkozik (MÁV Rt. követelések behajtásáról szóló 87/2002. (MÁV Ért. 52.) Pg. Sz. F. számú utasítás). Nem kell az engedélyeztetési eljárást lefolytatni: hitelszerződésekre, kivéve az eszközbeszerzéshez kapcsolódó hitelszerződése-ket, amelyeknél a számviteli jóváhagyás megszerzése kötelező; betéti szerződésekre; pénzügyi szignó tekintetében minden olyan szerződésre, amelyre a TPF a konkrét esetet figyelembe véve az érintettekkel történő konzultációt követően indokolt írásbeli felmentést ad. A számviteli és pénzügyi jóváhagyási eljárást nem kell lefolytatni a MÁV Zrt. pénzügyi-számviteli szervezeti egységei által kötött szerződésekre, azonban a kontrolling jóváhagyási eljárást le kell folytatni. Az engedélyezési eljárást le kell folytatni, ha a fizetési feltételek meghatározása az UIC 300-as döntvényei, illetve az OSzZsD Nemzetközi vasúti árufuvarozási és személyszállítási Leszámolási Szabályzata alapján történik. Ezekben az esetekben az utasítás fizetési feltételekre vonatkozó elvei nyilvánvalóan nem alkalmazandók. A közbeszerzéssel kapcsolatos szabályokat a 2003. évi CXXIX. törvény (a közbeszerzésekről) és a vonatkozó belső MÁV Zrt. külön utasítás alapján kell betartani a 2003. évi XXIV. törvény (a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények módosításáról üvegzseb törvény ), az 1132/2009. (VIII. 7.) Kormányhatározat (a jelentős értékű közbeszerzések megindításának egyes kérdéseiről) és az ehhez kapcsolódóan kiadott K-9092/2009. számú elnökvezérigazgatói rendelkezés figyelembevételével. A szerződéskötő szervezet felelős azért, hogy ezt figyelemmel kísérje. A szerződések lényeges elemeiben történő kedvezőtlen változás, szerződésmódosítás (különösen az ár, mennyiség, szállítási és/vagy fizetési ütemezés tekintetében) esetén a módosítás tárgyévi hatásait mérlegelni kell. Amenynyiben a szerződésmódosítás a teljesítmény egység tárgyévi költségfelhasználására várhatóan az engedélyezettől eltérő hatással lesz az ár változásakor, illetve az opció lehívásakor, beruházási szerződéseknél minden esetben a jóváhagyási eljárást le kell folytatni, az alábbiak szerint: az árat és a szállítási és/vagy naptári fizetési ütemezést érintő változások esetében a kontrolling jóváhagyási eljárást le kell folytatni, de a számviteli és pénzügyi jóváhagyási eljárást nem kell lefolytatni; a szerződés jellegét, ill. a szerződés tárgyát, a fizetés, elszámolás módját vagy a kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket érintő módosítás esetén, a számviteli jóváhagyási eljárást le kell folytatni, de a kontrolling és a pénzügyi jóváhagyási eljárást nem kell lefolytatni; a fizetési határidőket (a számla kézhezvételétől számítva hány banki napra történik a fizetés) érintő, a MÁV Zrt. számára kedvezőtlen változások esetében a pénzügyi jóváhagyási eljárást le kell folytatni, de a kontrolling és számviteli jóváhagyási eljárást nem kell lefolytatni. 2.3 Az utasítás időbeli hatálya Az utasítás a közzététel napján lép hatályba. Az utasítás hatálybalépése előtt megkötött szerződésekre, illetve azokra a szerződésekre, amelyek jóváhagyási eljárása már a hatálybalépés előtt megkezdődött, az utasítás nem vonatkozik (nem kell a megváltozott követelmények szerint újraszerződni vagy szerződést módosítani, sem a felülvizsgálatot újra lefolytatni). 2.4 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Portfolió-kezelési általános vezérigazgató-helyettes a felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1 Szállítói szerződés: Jelen utasításban szállítói szerződésnek tekintendőek azok a szerződések, amelyekben a MÁV Zrt. a lebonyolítandó áru- és/vagy szolgáltatásforgalom érdekében kötelezettséget vállal arra, hogy a megrendelt árut/szolgáltatást átveszi/igénybe veszi, azok ellenértékét megfizeti. Az árut/szolgáltatást átadó/nyújtó szerződéses fél pedig kötelezettséget vállal arra, hogy a szerződésben meghatározott megrendelés tárgyát a kikötött időpontban vagy időszakban és a szerződésben meghatározott módon/formában a MÁV Zrt.-nek átadja/elvégezze. 3.2 Vevőszerződés: Jelen utasításban vevőszerződésnek tekintendőek azok a szerződések, amelyekben a MÁV Zrt. a lebonyolítandó áru- és/vagy szolgáltatásforgalom érdekében kötelezettséget vállal arra, hogy a szerződésben meghatározott megrendelés tárgyát a kikötött időpontban vagy időszakban és a szerződésben meghatározott módon/formában átadja/elvégzi. Az árut/szolgáltatást átvevő/igénybevevő szerződéses fél pedig kötelezettséget vállal arra, hogy a MÁV Zrt.-től megrendelt árut/ szolgáltatást átveszi/igénybeveszi, azok ellenértékét a MÁV Zrt.-nek megfizeti. 3.3 Alkalmazott rövidítések Döntési és Hatásköri Lista: DHL Főkönyvelőség: Fők. Funkcionális Kontrolling: FK
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 43 Jogi Igazgatóság: JI Kontrolling Igazgatóság: KI Kontrolling szervezet: KSz Költségviselő szervezet: KVSz Működési és Szervezeti Szabályzat: MSzSz Portfolió-kezelési általános vezérigazgató helyettes: PÁVIGH Számviteli Főosztály: SzF Számviteli-pénzügyi szervezet: SzPSz Szerződéskötő szervezet: SzSz Treasury és Pénzgazdálkodási Főosztály: TPF 4.0 AZ UTASĺTÁS LEĺRÁSA 4.1 Főbb szereplők, azok feladatai és felelősségük 4.1.1 Szerződéskötő szervezet (SzSz) SzSz-nek minősülnek a következők: A MÁV Zrt.-n belül mindazon szervezet, amelynek szerződéskötésre a DHL szerint jogosultsága van, és amely tevékenységéből adódóan a vevőkkel és a szállítókkal (szolgáltatások, termékek, ingatlanok eladására, vételére, használati jogának megszerzésére vagy átengedésére) olyan szerződéses kapcsolatot létesíthet, amelyből a MÁV Zrt.-nek követelése, illetve tartozása keletkezik. Feladata a szerződéskötés folyamatában: az igény pontos meghatározása; a szerződő fél kiválasztása; egyeztetés; a szerződéstervezet elkészítése, vagy a szerződő fél szerződéstervezetének véleményezése; a szerződés értékhatárokba sorolása, a jóváhagyási eljárás eldöntése; a szerződéstervezet üzleti szempontból történő felülvizsgálata; a szerződéstervezet MÁV Zrt.-n belüli véleményeztetése, és a szignók beszerzése; a szerződés megkötése; a szerződő felek által eredeti aláírt szerződés megküldése a JI-ra nyilvántartásbavétel céljából; azon szerződések esetében, melyeknél a GIR rendszerben történő rögzítés kötelező, az illetékes szervezet részére történő megküldés. Felelőssége: A szerződés megkötése a MÁV üzleti érdekei érvényesítésének szem előtt tartásával, a szerződés menedzselése, a teljesítés szerződés szerinti megvalósulásának figyelemmel kísérése, beleértve a teljesítésigazolás kiadását is. Mindemellett az SzSz a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú utasítás 4.7.1 pontjában foglaltak alapján köteles a szerződés egy példányát (mellékleteit is), illetve annak módosításait megküldeni a JI részére, amely felelős az érvényben lévő szerződések központi nyilvántartásáért. 4.1.2 Költségviselő szervezet (KVSz) KVSz-nek minősül a MÁV Zrt.-n belül az a szervezet, akinél a szerződésből eredően kötelezettség keletkezik, és erre a kötelezettségre jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt. Feladata a szerződéskötés folyamatában az SzSz felkérése alapján: az igény pontos meghatározása az SzSz felé; közreműködik a szerződő fél kiválasztásában; részt vesz az egyeztetési folyamatban a szerződés jellegétől függően a tárgyalásokon, illetve írásbeli véleménynyilvánítás formájában; részt vesz a szerződéstervezet elkészítésében, vagy a szerződő fél szerződéstervezetének értékelésében. Felelőssége: A Szállítói szerződést (beszerzési szerződés) kísérő adatlapon (1. számú melléklet) aláírásával igazolja, hogy üzleti tervében a szerződésből származó kötelezettségvállalás szerepel. A Közbeszerzési Törvényben, illetve a DHL-ben meghatározott értékhatárok betarthatósága miatt előfordulhat, hogy az SzSz és a KVSz különválik egymástól. 4.1.3 Kontrolling szervezet (KSz) A MÁV Zrt. szignózásra jogosult kontrolling szervezetei: Kontrolling Igazgatóság Funkcionális Kontrolling a funkcionális szervezetek által megkötni tervezett szerződések tekintetében o Belső Ellenőrzési Főosztály o Stratégiai Igazgatóság o Kommunikációs Igazgatóság o Jogi Igazgatóság o Pénzügyi Igazgatóság o Portfólió-gazdálkodási Igazgatóság o EBK Osztály o Biztonsági Igazgatóság o Infokommunikációs Igazgatóság o Társasági Szolgáltatás Igazgatóság o Ingatlangazdálkodási Igazgatóság Humánerőforrás Kontrolling a Humánerőforrás Igazgatóság által megkötni tervezett szerződések tekintetében Pályavasúti Operatív Kontrolling a Pályavasúti Üzletág által megkötni tervezett szerződések tekintetében Beruházás és Projekt Kontrolling a beruházásokhoz kapcsolódó tervezett beszerzési szerződések tekintetében (a forrásgazda ellenjegyzésével együtt) Feladata: a szerződéstervezetek felülvizsgálata abból a szempontból, hogy a szerződésből eredő kötelezettségvállalásra a szerződéskötő, illetve költségviselő szervezet
44 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám jóváhagyott üzleti terve fedezetet nyújt-e. A vevő szerződéseknél annak vizsgálata, hogy a ráfordítás és a teljesítésből származó bevétel összhangja biztosított-e. Felelőssége: A kontrolling jóváhagyó aláírásával igazolja a szerződés jóváhagyott üzleti tervvel való összhangját, tervszerűségét. A kontrolling szignó megadásának részletes feltételeit jelen utasítás 4.2.5 pontja, a jóváhagyás értékhatárait az 5. számú melléklet tartalmazza. 4.1.4. Számviteli-pénzügyi szervezet (SzPSz) Számviteli-pénzügyi szervezetnek minősülnek a következők: Főkönyvelőségek Számviteli Főosztály Treasury és Pénzgazdálkodási Főosztály Feladata: A számviteli és pénzügyi szempontból történő felülvizsgálat. A felülvizsgálat rendje 50 000 000,- Ft értékhatárt meghaladó szerződések esetében kettéválik, a jóváhagyást számviteli szempontból az SzF, pénzügyi szempontból a TPF szolgáltatja. A felülvizsgálatra 200 001,- és 50 000 000,- Ft értékhatár között a Főkönyvelőség jogosult, 200 000,- Ft értékhatárig pedig az SzSz saját hatáskörben járhat el. Kivételt képeznek a keretátadási szerződések, melyek számviteli szempontú felülvizsgálatát összeghatárra tekintet nélkül a Számviteli Főosztály látja el. A Főkönyvelőség illetékességét az 5/2006. (MÁV Ért. 4.) PVH számú utasítás alapján kell meghatározni, amely a számviteli szolgáltatás átszervezése miatt bekövetkező pénzügyi és számviteli folyamatváltozásokról rendelkezik. Felelőssége: A pénzügyi-számviteli szervezet aláírásával igazolja, hogy a szerződés a pénzügyi feltételeknek megfelel, a szerződés számviteli-adózási szempontból a szerződéskötéskor hatályos jogszabályoknak és a MÁV Zrt. belső szabályozásának megfelel 4.1.5 Jogi szervezet (JSz) A mindenkor hatályos MSzSz szerinti jogi szervezet, az abban meghatározott feladat-, felelősség- és hatáskörrel. A jogi szignó kiadásának feltételrendszerét a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú utasítás 4.5.2.2 pontja szabályozza. 4.2 A kontrolling, a számviteli és a pénzügyi szignó megadása 4.2.1 A kontrolling, a számviteli és a pénzügyi szignó megadására jogosultak A kontrolling, a számviteli és pénzügyi szignó megadására a 4.1.3 4.1.4 pontban meghatározott szervezetek vezetői jogosultak. A kontrolling, számviteli és pénzügyi szignó megadására jogosult felelősséget vállal a szerződés kontrolling, számviteli és pénzügyi szempontból történő szakmai felülvizsgálatáért, de az üzleti szempontból történő felülvizsgálatért nem. Az üzleti szempontból történő felülvizsgálat az SzSz kizárólagos hatásköre. A kontrolling, számviteli és pénzügyi szignó megadása azt jelenti, hogy a szerződés kontrolling, számviteli, ill. pénzügyi szempontból megfelelő. Nem jelenti azt, hogy az egyéb (pl.: üzleti) feltételekkel a KSz vagy az SzPSz egyetért. 4.2.2 A szignók érvényességi kellékei A kontrolling szignó akkor érvényes, ha a szignó megadására jogosult személy a szerződést ügyiratban kísérő Szállítói szerződést (beszerzési szerződés) kísérő adatlapot (1. számú melléklet), illetve a Vevőszerződést (értékesítési szerződést) kísérő adatlapot (2. számú melléklet) ellátta aláírásával. Amennyiben az aláírás nem olvasható, úgy az aláíró személy nevét olvashatóan is fel kell tüntetni a szerződéseket kísérő adatlapokon. A számviteli és a pénzügyi szignó akkor érvényes, ha a szignó megadására jogosult személy: a szerződés minden oldalának bal alsó sarkában elhelyezi aláírását (szerződésenként elegendő egy példányt szignózni), vagy a szerződést ügyiratban kísérő Szállítói szerződést (beszerzési szerződés) kísérő adatlapot (1. számú melléklet), illetve Vevőszerződést (értékesítési szerződés) kísérő adatlapot (2. számú melléklet) ellátta aláírásával. 4.2.3 Időrendi sorrend A szerződéssel kapcsolatos valamennyi ügydarabot ügyiratba kell helyezni. Az ügyiratot a szerződéskötő szervezet fekteti fel. Az ügyirat kezelésére a MÁV Zrt. Ügyviteli utasítás szabályait kell alkalmazni. A jóváhagyások sorrendjét az ügyiratban lévő Szállítói szerződést (beszerzési szerződés) kísérő adatlap (1. számú melléklet), illetve Vevőszerződést (értékesítési szerződés) kísérő adatlap (2. számú melléklet) tartalmazza. A kontrolling szignót adó kontrolling szervezet valamennyi szerződéstervezetet felveszi nyilvántartásába, az
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 45 SzSz, illetve a KVSz várható ráfordításainak és bevételeinek számbavétele céljából. Ez a nyilvántartás ad alapot a további kontrolling szignó megadásához, valamint a teljesítés után beérkező kötelezettség számlák felülvizsgálatához, illetve a számlázáshoz készített adatlapok felülvizsgálatára is. Az SzSz a folyamatot a szerződés tervezett aláírása előtt legalább annyi idővel köteles elindítani, hogy a szignót adó szervezetek a szerződést felül tudják vizsgálni. Erre vonatkozóan a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú utasítás tartalmazza a részletes szabályozást. A kontrolling szervezet és a SzPSz szignót utólagosan nem ad. A kontrolling, számviteli és pénzügyi felülvizsgálatra szervezetenként 1-1-1 munkanap áll rendelkezésre postázási idő nélkül, amennyiben a szervezeti egységek előzetesen e-mailben továbbítják a szignózandó szerződéstervezetet. Sürgősség esetén a szerződéstervezetet az SzSz a szignót adó szervezetek részére az álláspontjának kialakítása érdekében elektronikus úton is megküldheti és/ vagy személyes egyeztetést kezdeményezhet az érintett szervezetek részvételével. Az ilyen gyorsítás azonban nem mentesíti az SzSz-t az alól, hogy a szignót ügyirati formában is megszerezze. Amennyiben az SzSz az ügyiratban jelölt meg elektronikus postai címet (e-mail címet), akkor az ügymenet gyorsítása érdekében a szignót adó szervezet az ügyiratba helyezett betétlap szkennelt változatát elektronikus úton megküldi az SzSz részére. A szignót adó szervezet köteles az anyagot továbbküldeni a következő szignót adó szervezetnek (és nem vissza az előterjesztőhöz). 4.2.4 Értékhatárok meghatározásának részletes szabályai A jóváhagyási limiteknél, illetve a jelen utasításban szereplő bármely értékhatár tekintetében az adott szerződés egy évre számított ellenszolgáltatásának összegét kell figyelembe venni, szignó előzetes kérése vagy típusszerződés esetén az egy évre számított ellenszolgáltatás várható összegét kell figyelembe venni. Az összegek levonható ÁFA nélkül értendők, a devizaösszegek a jóváhagyási eljárás indításának napján érvényes MNB devizaárfolyamon számítandók forintra. Amennyiben a szerződéskötések rendjéről szóló 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú utasítás szerinti típusszerződés esetén a várható ellenszolgáltatás összege nem határozható meg pontosan, a szerződéskötő szervezet becslése alapján meghatározott összeg szerinti, az 5. és 6. számú mellékletben szereplő jóváhagyási kategóriába kell besorolni a szerződést. Amennyiben az így kötendő szerződések összege a jóváhagyott kategória maximális értékhatárát meghaladná, úgy új jóváhagyási eljárást kell lefolytatni a szignót a magasabb kategóriában megadni jogosult szervezeteknél. A MÁV Értesítőben a szerződéskötések rendjéről szóló utasítás rendelkezéseinek megfelelően közzétett típusszerződések esetében csak olyan típusszerződés jelenhet meg, melyre előzetesen a számviteli-pénzügyi szignó kiadásra került. 4.2.5 A kontrolling szignó megadásának feltételei 4.2.5.1 Szállítói (beszerzési) szerződés esetén A szerződés a KVSz jóváhagyott költségkeretén belül, anyagbeszerzés esetén a készlet terv beszerzési tervkeretén, illetve beruházás esetén a tervezett beruházási kereten és rendelkezésre álló beruházási forráson belül megvalósítható. Több évre szóló szerződések esetén a szerződés értéke az előre láthatóan tervezhető keretek mértékét nem haladja meg, beruházások esetében pedig az adott projektre engedélyezett keretet, illetve a rendelkezésre álló beruházási forrást nem haladhatja meg a szerződéses kötelezettség. Beruházási szerződések esetében a kontrolling szignó megadásának feltételei: 1. A szerződéstervezet szerinti munka a beruházási tervben szerepel, beruházási jelzőszámmal és jóváhagyott okmánnyal rendelkezik (a jóváhagyott okmány feltételtől a KI vezetőjének egyedi engedélyére el lehet tekinteni). 2. A projekt beruházási forrása rendelkezésre áll. 3. A beruházási projekt szerződéskötést követő szerződésessel lekötött állománya a rendelkezésre álló beruházási forrást nem haladja meg. (Szerződéses állománynak kell tekinteni valamennyi, a projektre elszámolandó tételt, ideértve pl. a BKSzE által a projekt érdekében megrendelt, beszerzett eszközöket és a saját kivitelezéshez beszerzett készleteket is). 4.2.5.2 Vevőszerződés (értékesítési szerződés) esetén A kontrolling szervezethez nyilvántartásbavétel céljából kell megküldeni a vevőszerződéseket, a várható bevételek előzetes kontrollja céljából. A megkötött, aláírt vevőszerződést a KI nyilvántartásba veszi. A nyilvántartásbavételt a Vevőszerződést (értékesítési szerződés) kísérő adatlapon (2. számú melléklet) szignójával jelzi. Az SzSz felelőssége, hogy a tervezett bevétellel a tervezett ráfordítás megtérüljön. 4.2.5.3 Jogosultsági szintek A KI vezetője az 50 000 001 Ft alatti szerződések kontrolling szignóval való ellátásának jogát az alábbiak szerint határozza meg:
46 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám A pályavasutat érintő szerződések esetében a KI Pályavasút Operatív Kontrolling vezetője. A humánerőforrás szervezetet érintő szerződések esetében a KI Humánerőforrás Kontrolling szervezet vezetője. A funkcionális szervezeteket érintő szerződések esetében a KI Funkcionális Kontrolling szervezet vezetője. Beruházási szerződések esetében a KI Beruházás és Projekt Kontrolling vezetője. A KI Pályavasút Operatív Kontrolling szervezet vezetője 50 000 001 Ft-os nettó szerződési érték alatt felelőssége megtartásával delegálhatja a területi kontrolling egységek vezetőinek a hatáskörükbe utalt területre vonatkozóan a szerződéstervezet kontrolling szempontból történő jóváhagyását, külön megbízás alapján. Amennyiben a szerződés megkötésével az adott tervsoron túllépés keletkezne a jogosult kontrolling vezetők az elemi sorok között átcsoportosításra engedélyt adhatnak a szerződést kötő szervezet részére. A főcsoportok közötti, illetve szervezetek közötti átcsoportosítás engedélyezésére kizárólag a KI vezetője jogosult. 4.2.6 A számviteli szignó megadásának feltételei Feltételek: A szerződéses partner azonosító adatainak.feltüntetése. Szállítói szerződések esetében rögzíteni kell a MÁV Zrt. központi számlázási címét. Számlát csak a Számviteli szervezet Könyvelési részleg Bejövő számla osztály fogadhat be. Székhelye: 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60., levelezési címe: 1426 Budapest, Pf. 24. A szerződés tárgyának egyértelmű meghatározása számviteli szempontból (pl.: el kell különíteni a karbantartási és a beruházási tevékenységet, a szolgáltatásnyújtást, ill. a termékértékesítést vagy meg kell különböztetni a pénzügyi lízinget a bérleti jogviszonytól). Tárgyi eszköz értékesítése tárgyú szerződéseket tartalmazó ügyiratban az SzSz köteles elhelyezni az értékesítendő eszközök tételes, leltári számot tartalmazó listáját. Amenynyiben az értékesítendő eszköz területi kiterjedésével több helyrajzi számot érint, egyértelműen meg kell határozni az érintett helyrajzi számokat, valamint az értékesítést követően kialakuló tulajdoni helyzetet (marad-e osztatlan közös tulajdon). A szerződésben egyértelműen rögzíteni kell, hogy előleg fizetése történik-e, ha igen, akkor mikor (a még nem teljesített termékértékesítést, ill. szolgáltatásnyújtást megelőzően fizetett összegek). Részteljesítés esetén egyértelműen meg kell határozni a részteljesítések feltételeit, valamint számszaki összegét, mivel ez szolgál a részszámlák kiállításának alapjául. A szerződésszerű teljesítés feltételeinek (teljesítésigazolás), valamint a számlázási és fizetési feltételek egyértelmű rögzítése. A szerződésekben rögzíteni kell, hogy a MÁV Zrt. szállítói számlát csak a vevő MÁV-szervezet által aláírt teljesítésigazolással együtt fogad be. Az időszakosan elszámolandó szolgáltatások esetén a Felek közötti elszámolási időszak rögzítése. A gazdaságilag nem független szerződéses partner esetén az ellenérték és a szokásos piaci ár viszonyáról szóló kijelentő nyilatkozat megléte a szerződésben. A nyilatkozatot az ellenértékre vonatkoztatva az alábbi két opcióból kiválasztva kell megtenni. a) A szerződésben meghatározott ellenérték nem tér el aránytalan mértékben a szokásos piaci ártól b) A szerződésben meghatározott ellenérték eltér aránytalan mértékben a szokásos piaci ártól. Az ellenérték aránytalanul magas / alacsony a szokásos piaci árhoz képest. A szállítót az adólevonási jog nem egészben / egészben illeti meg. A megrendelőt az adólevonási jog nem egészben / egészben illeti meg. A szerződés mellé csatolandó a 4/2009. (MÁV Ért. 5.) PÁVIGH. számú utasítás a kapcsolt vállalkozások és nem független felek között alkalmazott árak nyilvántartási és adózási követelményeiről szóló utasítás szerinti 3. és 4. számú mellékletei. Építési-szerelési és egyéb szerelési tárgyú szerződésben nyilatkozat szükséges, hogy a szerződés tárgya építési hatósági engedély köteles-e. Építési szerződéseknél a külső kivitelezővel kötött szerződésben rögzíteni kell a 15/2009. (MÁV Ért. 30.) PÁVIGH. számú utasítás a MÁV Zrt. adószabályzatáról alapján hogy a beruházás után terheli-e nemzeti kulturális járulékfizetési kötelezettség a MÁV Zrt.-t, illetve a külső kivitelezőt. 4.2.7 A pénzügyi szignó megadásának kötelező feltételei 4.2.7.1 Szállítói (beszerzési) szerződés esetén Feltételek: Fizetési esedékesség: amennyiben a szállító a teljesítéssel egyidejűleg kiállítja és átadja a MÁV Zrt. részére a számlát, akkor a teljesítés napjától számított legalább 30 naptári nap; amennyiben a számla kiállítására a teljesítést követően kerül sor, a számla kézhezvételétől számított legalább 30 naptári nap. Minden körülmények között törekedni kell a MÁV Zrt. számára kedvezőbb fizetési határidők kikötésére, ez alól kivételt képeznek azon esetek, amikor jogszabály más, kötelező fizetési határidőt állapít meg. Nincs előlegfizetés a MÁV Zrt. részéről;
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 47 A MÁV Zrt. által fizetett késedelmi kamat: o forint esetében a jegybanki alapkamathoz kötött és maximum a jegybanki alapkamattal megegyező mértékű; o deviza esetében az 1 havi EURIBOR-hoz kötött, és mértéke maximum 1 havi EURIBOR + 2% p.a. Engedményezésre vonatkozóan a szerződésbe be kell kerülnie a következő kitételnek: A MÁV Zrt.-vel szembeni bármilyen követelés engedményezése (ide értve annak faktorálását is), illetve bármilyen MÁV Zrt.-vel szembeni követelésen zálogjog alapítása csak a MÁV Zrt. előzetes írásos jóváhagyásával lehetséges.. A MÁV Zrt.- vel szerződő fél által az SzSz-hez benyújtott engedményezéshez, faktoráláshoz vagy zálogjoggal történő megterheléshez történő hozzájárulás iránti kérelmet az SzSz szakmai állásfoglalásával együtt továbbítja a TPF részére. Az írásos jóváhagyásról a TPF értesíti az illetékes Főkönyvelőséget a szükséges könyvelés elvégzése érdekében. A hitelbiztosítékként történő engedményezés tényéről úgyszintén a TPF értesíti az illetékes Főkönyvelőséget a szükséges könyvelés elvégzése érdekében. A szállítói szerződéshez a megfelelő aláírásokkal ellátott, kitöltött kísérő adatlap csatolása megtörtént (1. számú melléklet). Fizetési mód: átutalás vagy kompenzáció. A fizetési kötelezettségek összegszerűen és a fizetési határidőt illetően egyértelműen meghatározottak. A MÁV Zrt. nem ad fizetési biztosítékot. Egyéb szerződést biztosító mellékkötelezettségek nem terhelhetik a MÁV Zrt.-t. KI szignó megléte (értékhatártól függően). A számviteli szignó megléte (értékhatártól függően). Amennyiben a fenti feltételek bármelyike nem áll fenn, az értékhatártól függően hatáskörileg illetékes szignót adó szervezet dönt az elfogadhatóságról. Kivétel ez alól a kontrolling és a számviteli szignó megléte, melyek nélkül pénzügyi szignó semmilyen esetben sem adható. Az SzSz-nek minden esetben tételesen indokolnia kell, hogy az adott feltétel a partnerrel szemben miért nem érvényesíthető. 200 000 Ft értékhatárig az eltérések okait elegendő az ügyiratban rögzíteni. 200 001 Ft értékhatártól pénzügyi szignóra bocsátással egyidejűleg kell az SzSz-nek az értékhatár szerint illetékes pénzügyi szignót adó szervezet részére az ügyiratban részletesen indokolnia, hogy miért nem tudta érvényesíteni az adott feltételt a partnerrel szemben. 200 001 Ft és 50 millió Ft közötti szerződéses összeg esetén, amennyiben az adott kötelező feltételtől történő eltérést az illetékes Fők. méltánylandónak tartja, azt az ügyiratban jelzi a TPF osztályvezető felé, aki az indokok alapján kizárólag az adott feltétel tekintetében egyedi felmentést adhat a Fők. részére, hogy ezt követően a Fők. a pénzügyi szignót megadhassa. Amennyiben a TPF osztályvezető az ilyen jóváhagyást megtagadja, a Fők. a pénzügyi szignót nem adhatja meg. Amennyiben az utasítástól eltérő feltételt jogszabály írja elő, annak tényét az ügyiratban rögzíteni kell, de egyedi felmentést nem kell kérni. 4.2.7.2 Vevőszerződés (értékesítési szerződés) esetén Feltételek: Fizetési esedékesség: maximum a számla kézhezvételétől számított 8 banki nap, kivéve, ha jogszabály más határidőt ír elő. (Ha a vevő egyben szállítói kapcsolatban is áll, akkor ugyanaz a fizetési esedékesség kiköthető.) A partnernek nincs a MÁV Zrt.-vel szemben 30 napon túli lejárt tartozása. Fizetési mód: átutalás vagy kompenzáció. A fizetési kötelezettségek összegszerűen és a fizetési határidőt illetően egyértelműen meghatározottak. 10 millió Ft értékhatár feletti szerződés esetében az SzSz-nek vevőminősítést kell végeznie. A vevőminősítést a típusszerződések esetében is szerződésenként el kell végezni. A vevőminősítés kötelező elemeit a 3.a. számú melléklet írja le, a vevőminősítést (3.b. vagy 3.c. számú melléklet) csatolni kell az ügyiratban. A vevőminősítés nem vonatkozik a MÁV Zrt. többségi tulajdonában álló gazdasági társaságokra és az állami szervezetekre. Amennyiben a vevői követelés befolyása biztosított, akkor a vevőminősítést az SzSz-nek nem kell elvégeznie. Ilyen esetek lehetnek például ha a szállítói kapcsolatból eredő kötelezettségeink nyújtanak fedezetet, vagy ha a MÁV Zrt. bankgaranciát, egyéb biztosítékot kap, vagy a MÁV Zrt. a tulajdonjogát a vételár teljes kiegyenlítéséig fenntartja. A vevőminősítés elhagyását azonban minden esetben az ügyiratban indokolni kell. Az SzSz vezetője aláírta a Vevőszerződést (értékesítési szerződés) kísérő adatlapot (2. sz. melléklet), amely ügyiratban kíséri a szerződést. A MÁV Zrt. által kapott késedelmi kamat: forint esetében minimum a Ptk. 301/A. szerinti, amennyiben ennél magasabb, akkor a jegybanki alapkamathoz kötött mértékű; deviza esetében az 1 havi EURIBOR-hoz kötött és mértéke minimum 1 havi EURIBOR + 2% p.a. Egyéb szerződést biztosító mellékkötelezettségek nem terhelhetik a MÁV Zrt.-t. A számviteli szignó megléte (értékhatártól függően). Amennyiben a fenti feltételek bármelyike nem áll fenn, az értékhatártól függően hatáskörileg illetékes szignót adó szervezet dönt az elfogadhatóságról. Kivétel ez alól a kontrolling és számviteli szignó megléte, mely nélkül pénzügyi szignó semmilyen esetben sem adható. Az SzSz-nek minden esetben tételesen indokolnia kell, hogy az adott feltétel a partnerrel szemben miért nem érvényesíthető. 200 000 Ft értékhatárig az eltérések okait elegendő az ügyiratban rögzíteni. 200 001 Ft értékhatártól pénzügyi szignóra bocsátással egyidejűleg kell az SzSz-nek az értékhatár szerint illetékes pénzügyi szignót adó szervezet részére az ügyiratban részletesen indokolnia, hogy miért nem tudta érvényesíteni az adott feltételt a partnerrel szemben. 200 001 Ft és 50 millió Ft közötti szerződéses összeg esetén, amennyiben az adott kötelező feltételtől történő eltérést az illetékes Fők. méltánylandó-
48 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám nak tartja, azt az ügyiratban jelzi a TPF osztályvezető felé, aki az indokok alapján kizárólag az adott feltétel tekintetében egyedi felmentést ad a Fők. részére, hogy ezt követően a Fők. a pénzügyi szignót megadhassa. Amenynyiben a TPF osztályvezető az ilyen jóváhagyást megtagadja, a Fők. a pénzügyi szignót nem adhatja meg. Amennyiben az utasítástól eltérő feltételt jogszabály írja elő, annak tényét az ügyiratban rögzíteni kell, de egyedi felmentést nem kell kérni. A jelen bekezdés rendelkezései ingatlanbérlet esetén ha a MÁV Zrt. a bérbeadó a 6. számú mellékletben meghatározott 5-50 millió Ft-os értékhatárok között alkalmazandók. 4.2.7.3 Közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződések késedelmi kamatra vonatkozó rendelkezései A fenti 4.2.7.1 és 4.2.7.2 pontok késedelmi kamatra vonatkozó rendelkezései a közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződésekben az alábbi eltérésekkel alkalmazandók a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 306/A. (1) bekezdésének b) pontjában foglaltak alapján: Szállítói szerződések (beszerzési szerződések) esetén mind a forintban, mind a devizában történő fizetés esetén a szerződésbe a következő kitételnek kell bekerülnie: Felek megállapodnak, hogy késedelmes fizetés esetén a Ptk. 301/A. (2) bekezdésében meghatározott mértékű késedelmi kamat fizetendő a Ptk. 301/A. (3) bekezdése szerinti feltételekkel. 4.2.7.4 MÁV csoporttagok között kötött szerződések A versenysemlegesség fenntartása mellett, ugyanakkor az átlátható és hatékony csoportszintű szerződéses kapcsolati rendszer kialakítása érdekében a MÁV csoporttagok (a MÁV Zrt. azon leányvállalatai, amelyekben a MÁV Zrt. a Gt. szerint befolyásoló részesedéssel rendelkezik) között megkötött szerződések esetében a fenti 4.2.7.1 és 4.2.7.2 pontok rendelkezéseit az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni: fizetési esedékesség: mind vevői, mind szállítói szerződések esetében a számla kézhezvételétől számított 30 naptári nap; a MÁV csoporttagok által másik MÁV csoporttagnak fizetett késedelmi kamat: forint esetében a Ptk. 301/A. (2) bekezdésében meghatározott mértékű késedelmi kamat fizetendő a Ptk. 301/A. (3) bekezdése szerinti feltételekkel. Azon szerződések esetében, ahol a versenysemlegesség fenntartása érdekében a MÁV csoporttagokkal és a MÁV csoporton kívüli partnerekkel azonos feltételek mellett szükséges a szerződést megkötni (pl. hálózat-hozzáférési szerződések), ott az SzSz-nek a TPF közreműködésével egyedileg kell kialakítani a valamennyi partner felé egységesen alkalmazandó fizetési és vevőminősítési feltételeket. 4.2.8 Speciális esetek 4.2.8.1 Az írásbeli megrendeléssel és visszaigazolással létrejött szerződések Ezt az eljárást csak nettó 200 ezer Ft-ig terjedő szerződéseknél lehet alkalmazni. Amennyiben nem készpénzes ügyletről van szó, ezeknél a szerződéseknél is értelemszerűen alkalmazandók a 4.2.6, 4.2.7.1 és 4.2.7.2 pontban leírt szempontok. A számviteli és pénzügyi szempontok betartásáért ebben az esetben az SzSz a felelős. 200 000,- Ft alatti kontrolling szignó megadására vonatkozó kötelezettséget a jogosult kontrolling szervezet vezetője szabályozza (lásd 6. számú melléklet). Amennyiben a szerződések kontrolling szignózási eljárás alá kerülnek, ezeket a szerződéseket is fel kell vezetni a saját szerződésnyilvántartásba. Az SzSz-nek törekednie kell arra, hogy a készpénzes ügyleteket elkerülje, ilyen szerződéseket az értékhatár szerinti jóváhagyó szervezet csak a B 3-as Kézipénztári Utasítás és a 62/2009 (MÁV Ért. 26.) VIG. számú vezérigazgató utasítás (a vállalati üzleti bankkártya igényléséről és használatáról) szerinti jogcímeken engedélyezhet. 4.2.8.2 Közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződések A közbeszerzési eljárási folyamatban a kontrolling, a számviteli és a pénzügyi szignó beszerzésének kötelezettsége az ajánlati kiírás, dokumentáció részeként megjelenő szerződéstervezetre vonatkozik. A közbeszerzési eljárást bonyolító SzSz köteles a KVSz-től a költségek fedezetére vonatkozó nyilatkozatot beszerezni a szerződést kísérő adatlapon. Nem szükséges a kontrolling, a számviteli és a pénzügyi szignó újbóli megszerzése a szerződéskötő felelőssége mellett, amennyiben a szerződés az ajánlati kiírás mellékletét képező szerződéstervezet szerint kerül megkötésre. Módosítási igény esetén az ajánlati kötöttség beállta előtt egyeztetés lehetséges az SzPSz-szel abban az esetben is, ha nem vesz részt az Értékelő Bizottságban az SzPSz képviselője. 4.2.8.3 Vis maior esetek Azonnali intézkedést igénylő, indokolt esetekben (vis maior), amikor a kontrolling jóváhagyási eljárás lefolytatására nincs idő, a szerződés megkötésére, szolgáltatás igénybevételére az eljárás lefolytatása nélkül is van lehetőség. Ekkor a szerződéskötő, a megrendelő felelős azért, hogy a szerződés a jelen utasításban meghatározott kontrolling követelményeknek megfeleljen. Ekkor az eljárás-
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 49 rend szerinti jóváhagyó haladéktalanul (a lehető legrövidebb időn belül) köteles tájékoztatást adni a KI illetékes kontrolling szervezetének, és az így megvalósult kötelezettségvállalást a következő, rendes eljárás során már be kell építeni a tény, ill. várható adatok közé. 4.2.9 A szerződést biztosító jogintézmények és az egyéb pénzügyi biztosítékok esetén követendő eljárás A szerződést biztosító jogintézmények, pénzügyi biztosítékok alkalmazásánál döntő szempontként kell figyelembe venni, hogy azok erősítsék, és ne gátolják a MÁV Zrt. üzleti érdekeinek érvényesítését. A választás fő elve, hogy a pénzügyi biztosíték a fogadó és a nyújtó fél számára is az adott lehetőségen belül olyan legyen, amely a legkisebb költségráfordítás mellett a legbiztonságosabb fedezetet nyújtja. A szerződést biztosító jogintézmények és egyéb pénzügyi biztosítékok a 4. számú mellékletben vannak felsorolva. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁ- LYON KĺVÜL HELYEZÉSEK 5.1 Hivatkozások 22/2007. (MÁV Ért. 29.) VIG. számú vezérigazgatói utasítás a szerződéskötések rendjéről 64/2009. (MÁV Ért. 27.) VIG. számú utasítás a MÁV Zrt. kinnlévőségének kezeléséről 2000. évi C. törvény a számvitelről 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről MÁV Zrt. hatályos Működési és Szervezeti Szabályzata, valamint Döntési és Hatásköri Listája 17/2008. (MÁV Ért. 12.) VIG. számú utasítás a MÁV Zrt. Értékelési Szabályzatáról 4/2009. (MÁV Ért. 5.) PÁVIGH. számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a kapcsolt vállalkozások és a nem független felek között alkalmazott árak nyilvántartási és adózási követelményeiről 4/2009. (MÁV Ért. 34.) EVIG. számú utasítás a beruházás, felújítás, karbantartás elhatárolásáról 9/2009. (MÁV Ért. 4.) VIG. számú utasítás az ingatlanok bérbeadásának rendjéről 1/2005. (MÁV Ért. 1.) VIG. számú utasítás a közbeszerzések végrehajtásáról a MÁV Rt. területén és az azt módosító utasítások 62/2009. (MÁV Ért. 26.) VIG. számú utasítás a vállalati üzleti bankkártya igényléséről és használatáról 15/2009. (MÁV Ért. 30.) PÁVIGH. számú utasítás a MÁV Zrt. adószabályzatáról 5/2006. (MÁV Ért. 4.) PVH. számú utasítás a számviteli szolgáltatás átszervezése miatt bekövetkező pénzügyi és számviteli folyamatváltozásokról 5.2 Megszüntetések Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló 26/2006. (MÁV Ért. 25.) ÁVIGH. számú utasítás, valamint az azt módosító 24/2007. (MÁV Ért. 31.) VIG. számú utasítást. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Az utasítás 2.3 pontja szabályozza jelen utasítás hatályba léptetését. 7.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Szállítói szerződést (beszerzési szerződést) kísérő adatlap 2. számú melléklet: Vevőszerződést (értékesítési szerződést) kísérő adatlap 3. számú melléklet: Vevőminősítés 4. számú melléklet: Szerződést biztosító jogintézmények, és egyéb pénzügyi biztosítékok 5. számú melléklet: Kontrolling szignó jóváhagyási szintjei 6. számú melléklet: A számviteli és pénzügyi szignó jóváhagyási szintjei Andrási Miklós s. k. elnök-vezérigazgató
50 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám 1. számú melléklet Szállítói szerződést (beszerzési szerződés) kísérő adatlap Szerződéskötő szervezet tölti ki (DHL szerint): Ügyirat száma: Szerződéskötő szervezet szolgálati hely kódja: Szerződéskötő szervezet neve: Partner neve: Szerződés tárgya (röviden): Szerződés összege évenkénti bontásban (X+ÁFA% formátumban): A Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik: igen nem Költségviselő szervezet szolgálati hely kódja: UTK szám: Jogosult kontrolling szervezet megjelölése: Jogosult számviteli szervezet megjelölése: Jogosult pénzügyi szervezet megjelölése: Egyéb várható tételek: Szerződéskötő szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: Beruházási szerződés esetében: Forrásgazda aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: Ha a szerződéskötő szervezet és a költségviselő szervezet nem azonos: Költségviselő szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó) Dátum:
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 51 Kontrolling szervezet tölti ki évenkénti és tervsor szerinti bontásban (6. sz. melléklet szerint): 1. Teljesítmény egység neve/kódja: 2. Tervsor megnevezése: 3. Az érintett tervsor eredeti terve: 4. Korrigált terv: 5. Elszámolt tényfelhasználás: 6. Számlázott, de nem feladott tételek: 7. A tranzakció hatása (ütemezés részletezése az 1. sz. melléklet függelékében): 7/a. Már megkötött szerződések értéke: 8. További rögzített kötelezettségvállalás: 9. További, nem rögzített kötelezettségvállalás: 10. Maradványösszeg: 11. Egyéb várható tételek: 12. Becsült éves maradványösszeg: (Maradványösszeg (+) / Túllépés (-)) A szerződés keretfelhasználás szempontjából rendben? (Igen/Nem*): Kontrolling szignót adó szervezet vezetőjének aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: *Ha nem, külön betétlapon indoklást ír a KI Számviteli szignót adó szervezet tölti ki: A szerződés számviteli-adózási szempontból rendben? (Igen / Nem*): A számviteli szignót adó szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó)**: Dátum: *Ha nem, külön betétlapon indoklást ír a számviteli szignót adó szervezet. ** Ha a Fők. a jogosult, ezen a helyen igazolja megfelelőséget számviteli szempontból. Pénzügyi szignót adó szervezet tölti ki (7. sz. melléklet szerint): A szerződés pénzügyileg rendben? (Igen / Nem*): A pénzügyi szignót adó szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó)**: Dátum: *Ha nem, külön betétlapon indoklást ír a pénzügyi szignót adó szervezet. ** Ha a Fők. a jogosult, ezen a helyen igazolja megfelelőséget pénzügyi szempontból. Jogi szignót adó szervezet tölti ki: A szerződés jogi szempontból rendben van? (Igen / Nem*): A jogi szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: *Ha nem, a jogi igazgatóság külön betétlapot ír az indoklásról.
52 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám 1. Teljesítmény egység neve/kódja Kitöltési útmutató (az 1. számú melléklet kontrolling részéhez) Szolgáltatási szerződés esetén Költségviselő szervezet (KVSz) Lásd.4.1. 2. Tervsor megnevezése Az érintett költséghelyi beszámoló érintett tervsorának megnevezése, az COGNOS költséghelyi beszámoló struktúrája szerint * 3. Az érintett tervsor eredeti terve Az érintett tervsor * eredeti, jóváhagyott, éves terve 4. Korrigált terv Az érintett tervsor eredeti, jóváhagyott, éves terve + engedélyezett többlet adott tervsort érintő értéke + más tervsoron kigazdálkodni tervezett összeg (tervsor megjelöléssel) 5. Elszámolt tényfelhasználás 6. Számlázott, de nem feladott tételek 7. Tranzakció hatása (az ütemezés részletezése a jelen melléklet függelékében) 7/a. Már megkötött szerződések értéke 8 További rögzített köt. váll. 9. További nem rögzített köt. váll. 10. Maradványösszeg (a tényfelhasználással és az ismert kötelezettség-vállalásokkal) Adott költségsor tényidőszaki felhasználásának aktuális értéke (GIR Főkönyvi modul) A Főkönyvben még nem szereplő, de számlázott tételek (GIR SKK alapján**) A szerződéskötés becsült tárgyévi hatása az adott költségsor felhasználására Anyagbeszerzés BKSzE 61200 Az érintett készlet tervsor száma, megnevezése Az érintett készlet tervsor éves tervértéke Az érintett készlet, ill. beruházási tervsor korrigált éves tervértéke Beruházás Forrásgazda Projekt megnevezése, az érintett beruházási tervsor száma (beruházási jelzőszám) Projekt utolsó módosított okmány szerinti összes terv ráfordítása Projekt utolsó módosított okmány szerinti összes terv ráfordításából forrással rendelkező érték - A projektre elszámolt tényfelhasználás (összes számlázott érték) - - Szerződés tervezet értékének hatása - Már megkötött szerződések értéke A rögzített szerződések tárgyévet terhelő, még fel nem használt értéke (GIR SKK alapján**) A korában kötött, nem rögzített szerződések tárgyévben még várható értéke Tranzakció hatása a projektre A projektre megkötött összes szerződés értéke - A projektre megkötött szerződések évre jutó öszszes értéke (a tranzakció éves hatásával) 4-(5+6+7+8+9) 4-7-7/a 4-7-7/a
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 53 11. Egyéb várható tételek pl. év végéig várható (az előző sorokon nem szereplő) szerződéskötések, készpénzes vásárlások hatásai, havaria jellegű tételek becsült értéke 12. Becsült éves maradványösszeg - - 10-11. - 11-8. * A mindenkor hatályos kontrolling utasítás szerint ** Szolgáltatás beszerzések ellenőrzése SKK alapján
54 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám Függelék az 1.sz. melléklethez I. Projekt beruházásoknál a tervezett szerződéskötést megelőző szerződéses állományának pénzügyi ütemezése (5+6+8+9) II. Szerződés szerinti pénzügyi ütem (7) I+II. Cash-flow összesen 2005. 2006. 2007. 2008. 2009. dec. 31-ig január december I. név IV. név
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 55 2. számú melléklet Vevő szerződést (értékesítési szerződés) kísérő adatlap Szerződéskötő szervezet tölti ki (DHL szerint): Ügyirat száma: Szerződéskötő szervezet szolgálati hely kódja: Szerződéskötő szervezet neve: Partner neve: Szerződés tárgya (röviden): Szerződés összege évenkénti bontásban (X+ÁFA% formátumban): Vevő MÁV Zrt.-vel szembeni lejárt tartozása: van,.. Ft nincs Jogosult kontrolling szervezet megjelölése: Jogosult számviteli szervezet megjelölése: Jogosult pénzügyi szervezet megjelölése: Szerződéskötő szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: Kontrolling szignót adó szervezet tölti ki: A szerződést a kontrolling szervezet nyilvántartásba vette. A kontrolling szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: Számviteli szignót adó szervezet tölti ki: A szerződés számviteli-adózási szempontból rendben? (Igen / Nem*): A számviteli szignót adó szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó)**: Dátum: *Ha nem, külön betétlapon indoklást ír a számviteli szignót adó szervezet. ** Ha a Fők. a jogosult, ezen a helyen igazolja megfelelőséget számviteli szempontból. Pénzügyi szignót adó szervezet tölti ki (7. Sz. melléklet szerint): A szerződés pénzügyileg rendben? (Igen / Nem*): A pénzügyi szignót adó szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó)**: Dátum: *Ha nem, külön betétlapon indoklást ír a pénzügyi szignót adó szervezet. ** Ha a Fők. a jogosult, ezen a helyen igazolja megfelelőséget pénzügyi szempontból. Jogi szignót adó szervezet tölti ki: A szerződés jogi szempontból rendben van? (Igen / Nem*): A jogi szervezet jogosultjának aláírása (nyomtatott és szignó): Dátum: *Ha nem, a jogi igazgatóság külön betétlapot ír az indoklásról.
56 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám 3.a. melléklet: Vevőminősítés: A szabályok szöveges leírása A vevőminősítést 10 millió Ft feletti szerződések esetén kell az alábbiak alapján elvégezni. A vevőminősítést a szerződéskötő szervezet végzi el. A 12 hónapnál hosszabb szerződések esetében a vevőminősítést 12 havonta meg kell ismételni, amely a szerződéskötő szervezet feladata. A vevő elfogadhatóságának felelőssége a szerződéskötő szervezetet terheli, így kellő körültekintéssel kell eljárnia, amikor szerződést köt, és a SzSz felelőssége, hogy a vevőminősítéshez minden adatot beszerezzen, ami a minősítéshez szükséges. A vevő megfelelő azonosítása is a szerződéskötő szervezet feladata. A vevő minősítésekor minden esetben ki kell tölteni a 3.b. mellékletben lévő Vevőminősítő adatlap -ot. Ha a vevő a IV. Egyéb esetek pontban leírt típusba sorolható, akkor a 3.c. mellékletben lévő Egyéb vevők minősítése című adatlap kitöltése után lehet a minősítést elvégezni, és a döntést (elfogadható vevő, vagy nem) meghozni. A mérlegek bekérésekor alapvető szabály: Elsősorban az utolsó 3 auditált mérleget kell bekérni. Ha a társaság nem auditál, de megfelelő bizalmi kapcsolat van a SzSz és a partner között, akkor az utolsó 3 főkönyvelő által és/ vagy első számú vezető által aláírt mérleget kell bekérni. Ha nincs auditált mérleg, vagy bizalmi kapcsolat, akkor a cégbírósági adatokat, céginformációt (pl. cégkivonatot, illetve szükség esetén egyéb adatokat) kell beszereznie a szerződéskötő szervezetnek. I. A vevőket 4 kategóriába soroljuk: 1. Automatikusan elfogadott vevő (biztosítékok nélkül) 2. Minősített vevő, ahol a fedezet elégséges 3. Egyéb vevők 4. Elutasított vevő II. Automatikusan elfogadott vevők (biztosíték nélkül) esetei 1. Multinacionális nagyvállalat, vagy annak magyarországi leánya, amennyiben: saját tőkéje nagyobb, mint 2 milliárd Ft, és nyereséges az elmúlt évben, és saját tőkéje nem kisebb, mint jegyzett tőkéje, és legalább 3 éve üzleti évet lezárt, és a szerződéses érték nem nagyobb, mint az előző éves árbevételének egy tizede, és a fizetési szokásai ismertek a MÁV számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek tűnik, vagy: 2. Más vállalat, amennyiben: saját tőkéje nagyobb, mint a jegyzett tőkéje, és saját tőkéje nagyobb, mint 200 millió Ft, és az elmúlt 3 évben létezett, és nyereséges volt, és az elmúlt 3 évben nem romlott fokozatosan a profit tendenciája, és a szerződés összege nem haladja meg előző éves árbevételének egy tizedét, és az elmúlt 3 éves mérlegbeszámolóját elküldte, és eladósodottsága (hosszú lejáratú kötelezettségek / hosszú lejáratú kötelezettségek + saját tőke) 40% alatt van, és likviditási mutatója (forgóeszközállomány / rövid lejáratú kötelezettségek) eléri legalább a 100%-t a fizetési szokásai ismertek a MÁV számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek megbízhatónak tűnik, vagy: 2. A magyar tőzsdére bevezetett cégek III. Minősített vevő, ahol a fedezet elégséges Elfogadható a vevő, amennyiben: 3 éves mérlegbeszámolóját megküldte, és saját tőkéje nem csökkent a jegyzet tőkéje alá, és a fizetési szokásai ismertek a MÁV számára, és a fizetés tekintetében fegyelmezettnek megbízhatónak tűnik, és megfelelő biztosítékot kínál fel Biztosítékként elfogadható: készpénz, bankgarancia, a II. pontban felsorolt vevők inkasszós kezességvállalása, értékbecslő által 12 hónapon belül beértékelt ingatlan közokiratba foglalt jelzálogszerződéssel, az értékbecslésben lévő piaci érték 80%-án, állampapír, magyar tőzsdére bevezetett részvény elfogadás kori piaci értéke 60%-án. IV. Egyéb esetek Minden más esetben a vevőt a 3.c. mellékletben kitöltött minősítő lap alapján kell jóváhagyni.
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 57 3. b. melléklet Az elvégzett feladatokat pipával kell jelölni Vevőminősítő adatlap (10 millió Ft-os szerződéses érték felett) SzSz tölti ki! Melyik kategóriába tartozik a vevő az elvégzett minősítések alapján? (szerződő szervezet tölti ki, x-szel jelölve): Multinacionális nagyvállalat, vagy annak magyarországi leánya, a II.1. pontban* leírt feltételek teljesülésével Magyar tőzsdére bevezetett cég Más vállalat, amelyre igaz a II.2. pontban* leírt feltételek mindegyike Minősített vevő, amelyre igaz a III. pontban* leírt feltételek mindegyike Egyéb* (ekkor a 3.c. melléklet** is kitöltendő). A vevő elfogadásáról szóló döntés: (bekarikázni) Elfogadható vevőként a fenti vevő?: NEM IGEN Szerződéskötő szervezet aláírója (nyomtatott, szignó):. Dátum: * a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló ----/2009. ( MÁV Ért. ) VIGH számú utasítás 3.a. számú melléklete szerint vizsgálandó ** a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló../2009. (. MÁV Ért...) VIGH számú utasítás 3.c. számú melléklete szerinti, Egyéb vevők minősítése megnevezésű adatlap
58 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám 3.c. melléklet SzSz tölti ki! Egyéb vevők minősítése Mérlegbeszámoló főbb adatai: Az elkért utolsó három éves hiteles mérlegbeszámoló alapján kell kitölteni. A mérlegek bekérésekor alapvető szabály: Elsősorban az utolsó 3 auditált mérleget kell bekérni. Ha a társaság nem auditál, de megfelelő bizalmi kapcsolat van a SzSz és a partner között, akkor az utolsó 3 főkönyvelő által és/vagy első számú vezető által aláírt mérleget kell bekérni. Ha nincs auditált mérleg, vagy bizalmi kapcsolat, akkor a cégbírósági adatokat kell bekérnie a szerződéskötő szervezetnek. Összes pénzeszköz Összes eszköz Jegyzett tőke Saját tőke Összes kötelezettség Mérleg-főösszeg Árbevétel Üzemi eredmény Adózás előtti eredmény Mérleg szerinti eredmény T-3. év T-2. év T-1. év Cégbírósági adatok Cégalapítás éve: Jegyzett tőke: Legfrissebb módosított jegyzett tőke: A társaság tulajdonosai tulajdonarányokkal: A társaság fő tevékenysége: Cégjegyzésre jogosult: Cégtörténet a MÁV-val: A MÁV-val hány éve áll kapcsolatban a cég?: Volt-e 3 éven belül valamilyen komoly fizetési probléma a céggel? (szöveges rövid leírás):
2. szám A MÁV Zrt. Értesítője 59 Referenciák: Banki referenciák leírása: A partner menedzsmentje és tulajdonosai (magánszemély esetén a partner): Tulajdonosok (partner) nevei, illetve a vezetők nevei: Ki a kontakt személy velük a MÁV Zrt. részéről? A fedezet / biztosíték leírása, amit a MÁV kap: A vevő elfogadásáról szóló döntés: (bekarikázni) Elfogadható vevőként a fenti vevő?: NEM IGEN Jogkör szerinti szerződéskötő szervezet aláírója (nyomtatott, szignó):. Dátum:
60 A MÁV Zrt. Értesítője 2. szám 4. számú melléklet A szerződést biztosító jogintézmények, és egyéb pénzügyi biztosítékok fajtái, fogalma: 1. A foglaló A szerződés megkötésekor a kötelezettségvállalás jeléül foglalót lehet adni. A szerződés megkötésekor átadott pénzösszeget, vagy más dolgot csak akkor lehet foglalónak tekinteni, ha ez a rendeltetése a szerződésből kétségtelenül kitűnik A teljesítés meghiúsulásáért felelős fél az adott foglalót elveszti, illetve a kapott foglalót kétszeresen köteles visszatéríteni. A túlzott mértékű foglalót a bíróság mérsékelheti. A foglaló Áfa tv. szempontjából ellenértékbe beszámító összeg előlegnek minősül, számla kiállítási kötelezettséggel jár, az átvétel ill. a banki jóváírás napjával. Egyebekben a foglalóra a Ptk. 243-245 -ai az irányadók. 2. A bankgarancia A bank arra vonatkozó kötelezettségvállalása, hogy meghatározott feltételek, így különösen bizonyos események beállta, vagy elmaradása, illetőleg okmányok benyújtása esetében és határidőn belül a kedvezményezettnek a megállapított összeghatárig fizetést fog teljesíteni. Lényeges tartalmi követelménye, hogy első felszólításra jogviszony vizsgálata nélkül ígér fizetést. Általánosan érvényesülő elv, hogy a bank csak hitelképes személyekért, vagy szervezetekért vállal garanciát. A garanciavállalást a bank viszont-biztosítékhoz kötheti. (Pl. pénzeszközök elkülönítése, óvadék, más által vállalt kezesség.) Az alábbi bankgarancia fajták alkalmazására kerülhet sor import, export, valamint belföldi ügyletek biztosítása esetén.: Importőrért vállalt garanciák/kezesség: Vételár-garancia/kezesség Keretgarancia (folyamatos vételár átutalás teljesítést biztosít) Váltóbeváltást ígérő garancia (nagyobb gépek, beruházási javak hitelre történő vásárlásakor) Akkreditív nyitását ígérő garancia (gépek, berendezések elkészültéig az akkreditív nyitást elhalasztják) Import bizományi raktár garancia (külföldi exportőr bizományi raktárt létesít belföldi vállalat közreműködésével) Aktív bérmunkaügyletek miatti garancia (a bérmunkára behozott áruk ellenértékére, hogy az árut visszakapja) Jóteljesítési garancia (jótállási kötelezettségek megfelelő, időbeni elvégzésének biztosítéka) Exportőrért vállalt garancia: Bánatpénzpótló garancia (tender-garancia) Előleg-visszafizetési garancia (nagyobb értékű gépexport, beruházási javak exportjánál) Üzleti biztosíték/teljesítési garancia (a nem szerződésszerű teljesítésből eredő kár fedezetére) Késedelmi kötbér fizetését ígérő garancia (késedelmes szállítás esetére). Belföldi partnerért vállalt bankgarancia: Vételár-garancia Előleg-visszafizetési garancia Jóteljesítési garancia Kötbérgarancia Bánatpénzpótló garancia (tender-garancia) Keretgarancia 3. A jogvesztés kikötése A szerződő felek írásbeli megállapodása arról, hogy a szerződésszegésért felelős fél elveszít valamely jogot, vagy kedvezményt, amely egyébként őt a szerződés alapján megilletné. Leggyakoribb formája a részletfizetési lehetőség, vagy az adott árengedmény elvesztése, illetve az adott árengedmény kamattal növelt visszafizetési kötelezettsége. 4. A zálogjog Zálogjog szerződéssel alapítható, de jogszabály, vagy hatósági határozat alapján is keletkezhet. Zálogjog alapján a jogosult a pénzben meghatározott, vagy meghatározható követelésének biztosítására szolgáló zálogtárgyból törvény eltérő rendelkezése hiányában más követeléseket megelőző sorrendben kielégítést kereshet, ha a kötelezett nem teljesít. Bírósági úton nem érvényesíthető követelés zálogjoggal biztosítása semmis. A zálogtárggyal való felelősség terjedelme ahhoz a követeléshez igazodik, amelynek biztosítására a zálogtárgy szolgál. Kiterjed a kamatokra, a követelés és a zálogjog érvényesítésének költségeire, továbbá a zálogtárgyra fordított szükséges költségekre is Zálogjog tárgya lehet minden birtokba vehető dolog, átruházható jog, vagy követelés, vagyon, vagyonrész.