Szállodavezetés és gazdálkodás. Hotel Management. Első kötet. III.14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei

Szállodavezetés és gazdálkodás Hotel Management Első kötet III.14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei Dr. Juhász László PhD Tudományos Akadémia Köztestületi Tag Szállodaszakértő és szaktanácsadó BGE óraadó Bachelor of Art Turizmus Vendéglátás 2000, 2010, 2015 Dr. Juhász László PhD. 1

Vázlat Szállodavezetés és gazdálkodás I. I. Szállodaüzemeltetés elméleti alapjai 1. Szállodavezetés integrációja 2. Szállodagazdálkodás esszenciája 3. Szállodavezetés gazdálkodási környezte 4. Szállodák tulajdonjoga, használati joga és üzemeltetési formái 5. Szállodák és szállodavállalatok piaci fejlődésének szakaszai II. Piaci-gazdálkodás a szállodaiparban 6. Szállodaipar piaci elemei 7. Szállodavezetés tárgya, a szálloda 8. Szállodák tevékenységei 9. Szállodai árak 10. Piaci-gazdálkodás tevékenységei III. Bevételgazdálkodás a szállodákban 11. Szobakiadás bevétel-gazdálkodása 12. Szállodai vendéglátás bevételei 13. Szállodák szabadidős turisztikai bevételei 14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei 15. Bevételgazdálkodás elmélete Szállodavezetés és gazdálkodás II. IV. Szállodagazdálkodás szellemi és anyagi erőforrásai 16. Erőforrások a turisztikai vállalkozásokban 17. Élőmunka igény a szállodákban 18. Személyi ráfordítások tényezői 19. Szállodák költségei 20. Eredmény kimutatás a szállodákban V. Eredménygazdálkodás a szállodaiparban 21. Szobakiadási tevékenységének gazdálkodása 22. Szállodai vendéglátás tevékenységeinek gazdálkodása 23. Specializáció költségei 24. Általános tevékenységek gazdálkodása 25. Szállodagazdálkodás vezetői döntései VI. Szállodagazdálkodás speciális területei 26. Eszközgazdálkodás a szállodákban 27. Innováció, kutatás, fejlesztés és beruházás a szállodaiparban 28. Pénzgazdálkodás a szállodákban 29. Kontrolling gyakorlata a szállodákban 30. Minőségbiztosítás és biztonság a szállodákban Dr. Juhász László PhD. 2

Tartalomjegyzék III. 14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei 4 1. Üzleti turizmusra szakosodott szállodák bevételei 7 1.1. Egyéni üzletember szegmens 7 2. Konferencia-szállodák jellemzői 10 2.1. Fejlődési irányzatok 10 2.2. Konferencia-szállodák jellemzői 17 2.3. Csoportos üzleti szegmens 19 2.4. Konferencia szállodák egyedi kapacitás elemzése 26 2.5. Konferenciaszervezés és lebonyolítás 28 3. Specializálódott szállodák szakmai érdekességei 32 3.1. Szállodák megkülönböztetése 32 3.2. Szállodai szálláshely szolgáltatás kereslete és kínálata 34 3.3. Átlagos tartózkodási idő a szállodákban 35 4. Apartman-szállodák sajátossága 37 4.1. Apartman-szálloda megnevezése 37 4.2. Szálláshely kiválasztása 38 4.3. Apartman-szállodák piaca 39 4.4. Szálláshely marketing a gyakorlatban 41 5. Szállodák egyéb bevételei 44 5.1. Szállástevékenység egyéb bevételei 44 5.2. Vendéglátás tevékenységének egyéb bevételei 44 5.3. Specializációs tevékenység egyéb bevételei 45 5.4. Egyébtevékenységek bevételei 46 5.5. Kommunikációs tevékenységek bevételei 47 6. Inspiráció 48 7. Virtuális szálloda témaköre 49 8. Ellenőrző kérdések 50 Összefoglaló 51 Szójegyzék 52 Referencia lista 54 Dr. Juhász László PhD. 3

III. 14. Szállodák hivatásturisztikai bevételei Cél, a hivatásturizmus egyéni és csoportos vendégeire specializálódott szállodák, szakosodási bevételeinek ismertetése. A mellékelt dia mutatja, hogy a turizmus alanyainak közel egyharmada (31%) üzleti céllal utazik, amikor szállodai szállást vesz igénybe. Az üzleti turisták kétharmada (22%) egyéni üzletember és egyharmada (11%) csoportos üzleti szegmens. A csoportos üzleti szegmens konferencián illetve egyéb üzleti rendezvényen való részvétel miatt vesz igénybe szálláshely szolgáltatást. 1. Dia. Piaci kereslet, vendégéjszakák megoszlása utazási motiváció szerint 2009 éves KSH adatok, szerző szerkesztése. Az üzleti turizmus részaránya tovább csökkent közelit az egynegyedes részarányhoz. Az üzleti utazók 4.3 millió vendégéjszakát töltenek a hazai szálláshelyeken, 2009-ben. Az összes vendégéjszaka kilenc százaléka konferencia és 22%-az egyéni üzleti út motivált. A rendezvény szegmensben eltöltött vendégéjszakák száma 1.5 millió és az egyéni üzletemberek további 2.8 millió vendégéjszakát töltenek el, beleértve az egyéni üzleti utazókat és vállalati üzleti utazókat. A dia jó mutatja az ületi szegmens részarányát és a változást az előző évhez képest. Amíg a rekreációs turizmus növekedett +4%-kal addig az üzleti csökkent -4%-kal. Legerősebb csökkenés a wellness-szállodákban volt. Látható, hogy a panziók (36%), wellness-szállodák (21%) és gyógy-szállodák (15%) is aránylag magas részarányt képviselnek az üzleti turizmus vendégéjszakáiból. 1 A wellness-szállodák és gyógy-szállodák üzleti szegmense csoportos, rendezvény szegmens. 1 Az üzleti utazók többsége nem vezérigazgató, elnök vagy alelnök, akik a felsőkategóriás (31%) szállodákban foglalnak szállást. Vannak beosztott vezetőmunkatársak, akik alacsonyabb közép-felső kategóriában (21%) szálnak meg és vannak munkások, akiket a cég alsókategóriás (29%) szállodákban és panziókban (32%) szállásol el. Dr. Juhász László PhD. 4

Egyéni üzleti szegmens Ötcsillagos szállodák, egyéni üzletember részaránya 31%, nem véletlen, hogy a szálloda megnevezés Business Hotel (üzleti-szálloda). A vállalatok felső vezetése a magasabb kategóriájú ötcsillagos üzleti-szállodáknak jelent keresletet, ezek általában a városközpontban vannak. Az üzletember számára presztízsnövelő a felsőkategóriás és luxus üzleti-szállodák használata. Ez szükséges velejárója az üzleti életnek, a szállodásoknak ezt az elvárást kell erősíteni a köztudatban. Négycsillagos szállodák, egyéni üzletember részaránya 19%. A felsőközép kategóriás utazók a négycsillagos szállodákat választják. Ez az átlagnál alacsony 19% részarányt jelent a kategóriában, de közel két és félszer több 1.045.000, egy millió vendégéjszakát jelent. A négycsillagos kategóriában a legalacsonyabb az egyéni üzletember részarány, de ezen beül az egyéni vállalati (corporate) szegmens meghatározó. Háromcsillagos szállodák egyéni üzletember részaránya 21%. A középkategóriás üzletemberek ezeket a szállodákat keresik. Kétcsillagos szállodák egyéni üzletember részaránya 25%. Magasabb, mint a 3* és 4* esetében, de elmarad az egycsillagos szállodák és a panziók egyéni üzletember szegmens részaránytól. Ez 1.080.000 vendégéjszaka és ez hasonló a háromcsillagos szállodák volumenéhez. Ez mutatja, hogy az alsóközép kategóriában magas az üzleti turizmus részaránya. 2 Egycsillagos szállodák egyéni üzletember részaránya 29%. 3 Ez harmadik legmagasabb részarány a panziók és 5* után. Ebben a kategóriában a legmagasabb az átlagos tartózkodási idő is 3,9 nap és ez 56%-al hosszabb, mint az átlagos 2,5 nap. Az egycsillagos szállodákban 40.000 alsókategóriás üzleti utazók lakik egy évben (2009). Panziók, esetében a legmagasabb az egyéni üzletember részarány (32%). A szerző is ismer, olyan panziókat ahol a tartós vállalati üzleti szegmens adja a volumen száz százalékát. Egy vállalat kibérli ezt a panziót egy színvonalas munkásszállásnak használja. Az egyéni üzleti szegmens nagy többsége vállalati üzleti utazó és nem egyéni üzleti utazó. A corporate szegmens nagyon fontos minden szálláshely szolgáltatónak az ország minden területén. A kimutatást értelmezzük egy másik szempontból. Értékeljük, hogy a kínálatra egy épített szobára egy évben átlagosan mennyi kereslet jut a kategóriák szerint. Az átlagos mutatószám 56, ennyi egyéni üzleti vendégéjszaka jutó egy évben egy épített szállodai szobára. A legmagasabb az 5* szállodáknál 94 nap, 4*-os szállodáknál 57 éjszaka. A 29%- os részarányt mutató egycsillagos szállodáknál ez a mutatószám 40 vendégéjszaka. Annak ellenére, hogy az egyéni üzleti szegmens keresletének részaránya 22% az összes vendégéjszakán belül. Nem jellemző a szállodák üzleti megjelölése, elvétve ritkán a nemzetközi szállodacsoportok használják a Business Hotel megnevezést és ez megfelel a felsőkategóriás üzleti-szállodáknak, de nem feltétlen éri el a luxus kategóriás üzleti- 2 Ez mutatja, hogy nem csak a vállaltok felsővezetői, hanem a fizikai munkatársai, a kékgallérosok is végeznek munkát időszakosan az állandó lakhelyüktől távol. 3 Az egycsillagos szállodákban az alsókategóriás egyéni és csoportos üzleti turizmus együttesen 36% részarányt képvisel a vendégéjszakákból és ennek többsége 29% egyéni üzletember. Az alsókategóriás MICE csak 9%-ot jelent. Dr. Juhász László PhD. 5

szálloda szintjét. Az egyéni üzleti szegmensre szakosodott szállodák az üzleti-szálloda, a butik-szálloda és az apartman-szálloda. Csoportos üzleti szegmens Több szálloda használja a kereskedelmi nevében a konferencia, Conference vagy Congress megnevezést bár a csoportos üzleti szegmens részaránya csak 9%. Semmilyen szakszövetség vagy rendelet nem szabályozza, hogy a szálloda a kereskedelmi, piaci megnevezésében használja vagy sem a konferencia vagy annak szinonim megnevezését. A csoportos üzleti turizmus szegmensei a MICE mozaik szó alapján Meeting találkozók, Iincentvie inszentív, Conference konferencia, Events, Exhibations események vagy kiállítások. Érdekes, a repülőtársaságok munkatársai elméletileg corporate szegmens lenne, de mert rendszeresen többen szállnak meg egyszerre a szállodában a csoportos üzleti szegmens részeként sorolják be a szállodák. A konferenciaszervezők illetve a rendezvényszervezők a felsőkategóriás ötcsillagos szállodákat részesítik előnyben, itt van a legmagasabb részarány 17%. A négycsillagos szállodák esetében is magas a részarány 10%, és a wellness-szállodák a második helyen vannak a rendezvényszervezők listáján 11% részaránnyal. A többi szálloda tartja az átlagos 9% részarányt, még a gyógy-szállodák is. A legkevesebb rendezvényt a háromcsillagos szállodák (6%) és a panziók (4%) tartják. A csoportos üzleti szegmens a szállodák keresletében átlagosan kevesebb, mint tíz százalékot (9%) képviselnek, ez egy átlagos 14 milliós vendégéjszakát realizáló évben 1.260.000 rendezvény éjszakát jelent, leszámítva a két hónapot, amikor alacsony a konferencia turizmus kereslete, ez havi 126.000 vendégéjszaka. Egy 80 fős és 2,5 napos rendezvény 200 vendégéjszaka. A napi 4.200 vendégéjszaka így napi 21 eseményt jelent az országban. Dr. Juhász László PhD. 6

1. Üzleti turizmusra szakosodott szállodák bevételei Az üzleti turizmus mindkét ágára az egyéni és a csoportos turizmusra is történt szakosodás. Bár a szakma inkább a csoportos üzleti turizmusra szakosodott szállodákat ismeri a konferencia szállodákat, és amikor üzleti turizmus kerül szóba akkor is a 9%-os részarányt képviselő MICE konferencia-turizmus jut elsősorban eszébe. 1.1. Egyéni üzletember szegmens Egyéni üzleti utazókra specializálódott szállodák - üzleti, - butik, - apartman. Nincs közvetlen (direkt) szakosodási bevétel. Az üzleti-szállodák (felső kategória) általában városközpontban, üzleti negyedben vagy közlekedési csomópontok közelében helyezkednek el. Lehetnek tradicionálisak régi stílusú épületben lévő szállodák melyeket a belső dizájnnal megerősítenek, ezek a klasszikus üzleti szállodák (Gresham, New York, Royal). A modernek üzleti szállodákat a legújabb építészeti alkalmazásokkal teszik egyedivé (Sofitel, Intercontinental, Kempinski). Az egyéni üzleti utazások száma évről évre fejlődik és ez kiegyensúlyozott keresletet jelent, az üzleti-szállodáknak. Az egyéni üzleti utazó üzletember alacsonyabb részarányt képvisel, de stabilabb kereslet, mint a vállalati üzleti utazó szegmens. 4 A Corporate szerződések az adott vállalat gazdálkodási ciklusainak vannak kitéve. Eltérések vannak a vállalatok hierarchia szintjei alapján az igénybe vett szállodák kategóriája tekintetében. Az egyéni 2. Dia Szállodák hivatásturisztikai szegmensei és bevételei Szerző szerkesztése 2006. üzletember szegmens állandó stabil növekedést mutat, a csoportos üzleti szegmens csökken 2005 óta. Egyfelől az adózási tőrvény módosítása hatott a szegmensre másfelől a 2009-ben a válság miatt csökkent a céges rendezvények száma. Ugyanakkor az ehgyéni Corporate szegmens meghatározóan szükséges minden szállodának. Az egyéni üzleti utazókat és vállalati üzleti utazókat a fizetőképes keresletük alapján besoroljuk felső (5*), közép-felső (4*), közép (3*) és alsó (2*) kategóriás szegmensekben. A felső kategóriás 4 Amikor a szálloda a helyszín adottságai vagy a szállodai adottságai okán kevés vállalattal köt szerződést, akkor egy vállalat nagyobb részarányt képvisel a volumenben és ilyenkor ennek kiesése nehezen pótolható. Dr. Juhász László PhD. 7

vendégek a Business Hotel vendégei és városi-szállodák kiegészítő szegmense a többi kategória. Vendégigény A vállalati és egyéni utazónak is első igény a megközelíthetőség, majd a funkcionális, kényelemmel berendezett és felszerelt szoba az alapigény. 5 Legyen lehetőség a kommunikációs eszközök használatára, azok töltésére megfelelő számú konnektor legyen a nagy felületű és jól megvilágított szobai asztalnál. A csendes elegáns bár, étterem és hall jellemző elvárás. Az étteremi asztalok többsége kettő - négyszemélyes és kellő tért kell kialakítani az asztalok között. Legyen lehetőség a közös térben elkülönülten leülve beszélgetni és álljanak rendelkezésre tárgyalásokra kisebb különtermek is elegánsan és funkcionálisan berendezve. Nem utolsó sorban a szálloda helyszíne, elismertsége, imázsa fontos tényező. Szegmensek és bevételek A kialakított szegmensek esetében az egyéni üzletemberek alsókategóriában a városiszállodákat veszik igénybe. Ebben az alsókategóriában hosszabb a tartózkodási idő és az üzleti szegmens részaránya megközelíti, az ötcsillagos szállodákat (29%). Az egyéni hivatásturizmus vendégeinek szolgáltatására specializálódott szállodáknál nincs kimutatható közvetlenbevétel. A bevételtöbbletet a szálloda specializáció iránti kereslete jelenti, a szálloda megjeleníti a nevében a specializációt és ezzel javítja versenyképességét. Üzleti-szállodák és butik-szállodák, kiegészítő vendégszegmense a felső árszínvonalon megcélzott egyéni szabadidős turista városnézés, kulturális események látogatása. Ide sorolhatók a kisebb létszámú csoportos üzleti szegmensek, mint inszentív, légitársaság, tréningek, megbeszélések. Az üzleti-szállodák lehetséges szakszövetsége az üzleti szállodáit Business Hotel az egyedi szoláltatások és nagyságuk alapján besorolja a saját rendszerébe standard, classic, premier, és például de lux kategóriába, amennyiben kialakul ilyen szakszövetség és lehetőség a saját besorolásra a vendégek érdekében. A személyzet udvariassága, a kényelem, a tisztaság és a teljeség igénye nélkül a szolgáltatások zökkenőmentes lebonyolítása minden szálloda esetében elvárás ez nem jelent egyedi igényt az üzleti-szállodában, mert ez általános igény. Az elegancia, a bútorok és berendezések színvonala valamint egyedi szolgáltatások például doorman, parkoltatás és esti ágyazás és azok lebonyolításának módja teszi a szállodát felsőkategóriás üzleti szállodává. A herendi vagy kristályváza, a falon az olajfestmény a hallban kisebb szobrok, szökőkút mind olyan elem, amely az eleganciát sugallja. A luxust a felszereltség színvonala és a Tér jeleníti meg, de a személyzet hozzáállása, a kiszolgálás adja a luxus kiteljesedett érzését. Egyéni üzletberekre specializálódott szállodáknak (üzleti-, butik-, apartman-) nincs közvetlen kimutatható specializálódási tevékenység bevétele. A specializáció, kedvező hatásait a vendégelégedettség hatására, jelentkező kereslet jelenti az üzleti-, butik- és apartman- szállodákban. Ez a kereslet kiemelkedő lehet és ilyenkor a szállodai 5 Booking com felmérés 2013 alapján az üzleti utazók a következő szolgáltatási elemeket igényelik és keresik a szállodákban helyszín, wifi, reptéri transzfer, http://www.booking.com/searchresult Dr. Juhász László PhD. 8

specializáció hozzájárul a keresletnövekedéshez, a szálloda piaci helyzetének és versenyképességének növeléséhez. Az egyéni üzletemberek bár közvetlen, számlázható bevételeket nem generál a specializáció elismerése a szállodaválasztásban nyilvánul meg, így többletbevételt jelent a szállodának. Egy négycsillagos szálloda, amennyiben megfelel a butik-szálloda megnevezésnek és használja 6 az bizonyítottan versenyelőnyt és árelőnyt biztosít a szálloda számára. Piaci-gazdálkodás Az egyéni üzleti utazó szegmens két kiemelt alcsoportját kell elkülönülten kezelni, mert értékesítésben és foglalásban nagyok az eltérések. Az egyéni üzleti utazók foglalásaikat a szálloda vagy szállodavállalat honlapján illetve szálláshely közvetítő szervetek OARS felületeit használva intézik. Ezért az üzleti-, butik- és apartman-szállodák a Revenue Management eszközeinek használatával alacsony élőmunka erőforrással képesek ellátni az értékesítés tevékenységét. Ez igaz különösen akkor, ha a szálloda több szálláshely közvetítő szervezetekkel köt szerződést (booking.com, szállás.hu) és city break turistákkal együtt, elérhet egy meglehetősen kedvező 70-80%-os foglaltságot. A booking engine, a sales channel, a my rate és más applikációk használat javasolt a hatékonyság javítása érdekében. Az egyéni vállalati üzleti utazók szegmens már igényli az értékesítő munkatársakat, akik felkeresik a cégeket, szerződéseket kötnek, kapcsolatot tartanak és rendszeresen meglátogatják a cégeket. A corporate szegmens lehetőséget ad az adottságoknak megfelelően a rendezvényszegmens értékesítésére és volumen elérésre. A négy szegmens már elegendő és éves szinten kiegyensúlyozott volumen lehetőségét ad egyéni üzleti utazó, egyéni vállalati üzleti utazó, városnéző turista, rendezvény. Vezetés és struktúra Az üzleti-, butik- és apartman-szállodák szervezeti felépítése nem tartalmaz semmi kihívó elvárást. A tevékenységek és részlegek szokásos rendszere biztosíthatja a szálloda zökkenőmentes üzemeltetését. A magasabb kategória és rendszeresen utazó vendégek miatt a vendégelvárások kifinomultabbak, ezért a vendégkapcsolatok és a minőségbiztosítás szervezése különös, kiemelt odafigyelést igényel. 6 A megnevezést minden kötelezettség nélkül akármelyik szálloda, használhatja nincs, jogi ráhatás a kereskedelmi nevek használatára egy specializációban sem, legyen az gyógy-szálloda vagy konferenciaszálloda. Dr. Juhász László PhD. 9

2. Konferencia-szállodák jellemzői A turizmus, a szállodaipar és vendéglátás vállalkozásai, intézményei érdekeltek a Konferencia-turizmusban. A csoportos üzleti szegmens legegyszerűbben a MICE mozaikszóval párosítható, találkozások, motiváció, konferencia és események. A konferenciai, rendezvényszállodáknál nagyon fontos ismérv, hogy nem konferencia vagy rendezvényszervezők a szállodák, hanem a megszervezett rendezvények lebonyolítására szakosodnak. A konferencia általános fogalmat jelent itt, nem azt hogy a szálloda csak konferencia lebonyolítására szakosodik hanem, hogy a csoportos üzleti szegmens minden ismert és nem ismert rendezvény típusának a lebonyolítására. Egyes szállodák jobban fejlesztettek a tréning vagy kiállítás szegmensben, míg mások erősebbek a bankett és konferencia vagy inszentíve szegmens szolgáltatásaiban. Hazánkban kevés, olyan szálloda van, amely egyben rendelkezik rendezvényszervezés tevékenységre kiterjesztett engedélyezésre. Ezeknél a tulajdonos elhívatottsága és szakmai érdeklődése miatt jelenik meg a két tevékenység együttesen. A Novotel Kongresszusi Központ nyitáskor (1982) ellátott rendezvényszervezési tevékenységet, de a conflict of interest sok problémát felvetett és ezért ez a részleg önálló szervezet lett, a szállodában kialakított irodában, de később elköltöztek onnan és a szálloda csak konferencia és rendezvény helyszín, igaz már Novotel City néven. Amennyiben rákattintunk, mérvadónak tekinthető www.konferenciahotel.lap.hu oldalra akkor láthatjuk, hogy a szállodák csoportosítva vannak. Elsődlegesen a kapacitás szerint, de például 500- fő feletti szállodáknál nem szerepel a Novotel Congress 1.750 fős plenáris teremmel és a kilenc szállodából csak kettő használja piaci megnevezésében a konferencia szót. Vannak kapacitások kiemelve 300-500 fős szállodákra és megközelíthetőségben Budapest vonzáskörzeteként 100 km-en belül. 7 Nagyon előremutató a vezetői tréningek, termálvizes, vagy kis létszámú tréningek és családi napok és kiemelt városok szerinti csoportosítás a rendezvény helyszín keresőben. A konferencia-szállodák disztribúciós csatornáinak meg kell jelenni minden konferencia, rendezvény szókapcsolatú web felületen, hogy a rendezvényszervezők könnyen elérjék a szállodát. Javasolt a nyitólapon jelezni a tevékenységet, ha nem is szerepel a kereskedelmi megnevezésben. A felületen jelenjen meg a termek száma, alapterülete, alaprajza, kapacitása eltérő elrendezésekben, referencia fotókkal és irányárakkal. 2.1. Fejlődési irányzatok Rendezvény fogalma, szervezett közösség keretein belül megtartott, esetenként szórakoztató jellegű összejövetel. 8 Három alapvető dolgot minden rendezvényekről általánosan elmondható - előre meghatározott célból, - adott helyen és 7 A megközelíthetőség kiváló szempont, de a 100 kilométeres szempont, kérdéseket vett fel. A szerző nyitott egy szállodák Budapesttől 126 kilométerre, de időben közelebb volt, mint Visegrád vagy Esztergom, pedig ezek 100 Km-en belük vannak. 8 Magyar Értelmező Kéziszótár Dr. Juhász László PhD. 10

- adott időben tartott összejövetel. Rendezvényeket nagyon sok szempont szerint csoportosíthatjuk a szervező, a megrendelő, a résztvevők, a lebonyolító szempontjából. A teljesség igénye nélkül lehet gazdasági cél szerint, nyereségorientált, profit célú illetve non profit rendezvények helyszín szerint zártterű vagy szabadterű helyszínek száma szerint, egyhelyszínes vagy többhelyszínes jellegük szerint, művészeti, tudományos, közművelődési, oktatási, társadalmi, politikai, egyházi, sport, egyéb funkcionális tartalmuk szerint - kongresszus, - konferencia - előadó - művészeti élőműsorok, versenyek, - kiállítások, kvíz játékok, látványfelvonulások, demonstrációk, - szertartások, protokolláris események, fogadások, - ünnepi megemlékezések, több funkciós rendezvények - általános csoportosítás szerint o világ, európai, nemzetközi, országos, regionális, megyei (városi), kisebb tájegységi, kistérségi, fővárosi és kerületi, kisebb közösségi rendezvények rendezők alapján, állami és magánrendezvény nagyság szerint, kis, közepes, nagy és mega. 9 A szállodavezetés ezen ismeretek alapján tudja megcélozni a szálloda adottságainak megfelelő rendezvényeket, olyanokat is, amelyeket nem tartalmaz ez a felsorolás. Rendezvények áttekintése Talán a királyi és fáraói dicsőítések utáni első megarendezvényekre, amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre i.e. 776-ban, az Olimpiai Játékok keretein belül került sor. A Római Birodalomban gyakran és több hétig vagy hónapokig tartó megrendezett ünnepségeket, fesztiválokat és gladiátorjátékokat szerveztek. Mondás is kialakult kenyér és cirkusz (itt jó értelembe vett, szórakoztatás) kell a népnek. Volt olyan év, amikor 182 napon át ünnepeltek valamit a rómaiak. Középkorban jellemzőek voltak az uralkodói rendezvények, esküvők, temetések, akasztások, égetések, udvari lakomák, lovagi viadalok és például egyházi események ünnepei. A XIX - XX század fordulóján a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók. Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, amely nagymértékben növelte Magyarország turisztikai és szállodai elismertségét. Magyarországon a 80-as évekig minden nagyobb létszámú rendezvényt be kellett jelenteni jóváhagyásra a Művelődésügyi Minisztériumba, ahol még a belső elhárításnak 10 is beleszólási joga volt az események 9 Dr. Faragó Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése (1999) 10 A sokat emlegetett III/III ügyosztály több szállodai vezetőmunkatárs ennek köszönheti karrierjét. Dr. Juhász László PhD. 11

megrendezésének engedélyezésében. Az 1990-es évek elején zajló politikai, gazdasági változások hatására dinamikusan növekedett a hazai és nemzetközi vállalatok rendezvényeinek száma, ekkor került elismerésre és megfogalmazásra a rendezvényszegmens a szállodákban. A rendezvények száma rohamosan növekedett egészen a 2005 évig, amióta az adózási miatt a vállalatok kevesebb rendezvényt tartottak és igaz a mai napig (2014). A vállalati és intézményi rendezvények száma, létszáma, ideje, költségkerete újabb csökkenést mutatott a 2009. évben a válság hatására. A rendezvényeket vállalatok, intézmények rendszik és adott esetben rendezvényszervező cég szervezik. Ebből adódóan az ajánlatkérés és árazás nettóáras. Nettóáron adjuk meg ajánlatot és külön az ÁFA értéket ez lehet egyes esetben versenyhátrány a szomszédos országokkal szembe Ausztria 10, Szlovákia 20%, Csehország 21% adókulcsot használ. Jellemző rendezvények Kongresszus Egy politikai, szakmai, kulturális, vallási vagy más csoport több száz vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája, Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Gyakran egy téma megvitatására hívják össze, meghatározott gyakorisággal kerül megrendezésre. A nemzetközi kongresszusok zömében igen formálisak, általában évente üléseznek. Jó példa a pártkongresszusok ahol több százan ezren vesznek részt. Konferencia Konferencia előre meghatározott napirend és program szerint zajló, általában problémamegoldó ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat, kritizálhat vagy vitatkozhat. A kongresszusnál kisebb létszámú összejövetel és kevesebb kérdés megtárgyalására irányul, nem hosszú időtartamú. A konferenciára a résztvevők egyénileg vagy a küldő cég által finanszírozva fizetik be a részvételi díjat. Magyarországon, 2013- ban összesen 2.362 konferenciát rendeztek (1.017 nemzetközit és 1.345 magyart), amelyeken közel 451 ezer fő vett részt. A rendezvények 62,4%-át Budapesten, 37,6%-át pedig vidéken tartották. A nemzetközi konferenciák átlagos hossza 3,4 nap volt, résztvevőinek átlagos száma 234 fő. A nemzetközi konferenciák közel 70%-ának még mindig a főváros ad otthont. Konferenciák résztvevőszám szerinti megoszlása (fő), a konferenciák 52%-a 50-100 fős volt. A 101-500 fős konferenciák részaránya 43% volt. Ötven és ötszáz fős konferenciák részaránya meghatározó 95%. Ezer főig három százalék és kétezer főig egyszázalékos a részarány. Kétezer fő feletti rendezvények 0,06% részaránnyal 14 rendezvény volt. 11 Ülés, meeting A legáltalánosabb elnevezés, a MICE mozaikszó első betűje, minden közepes nagyságú összejövetelt érthetjük rajta. Kisebb elnökség és a hallgatóság egymással szemben ül, a témákhoz jelentkezés alapján lehet hozzászólni. Ülést lehet meghatározott időközönként, de ad hoc jelleggel is szervezni. Jellemzően szállodai szegmens. A vállalati rendezvények, megbeszélések, évzáró tájékoztatók, értékelések, közgyűlések tartoznak ide. 11 Magyar Turizmus Zrt. Magyar Kongresszusi Igazgatósága 2014 http://www.google.hu/url?url=http://www.hcb.hu/magyar/statisztika/statisztika- 2013&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ei=ztZIVNO4MeT5yQPrloD4DA&ved=0CB4QFjAC&usg=AFQj CNGkuxNxrWZbw9grcH1NXuAJqgOrzg Dr. Juhász László PhD. 12

Tréning Kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés. Intenzív munkaülésnek számít, ezért szervezése a konferenciákkal mutat azonos jegyeket. Ma már a vállalatok által a partnerek számára szervezett tréningek is gyakoriak, ez is tipikus szállodai konferencia szegmens. A csapatépítő tréningek meghatározóak a wellnessszállodáknak, sport-szállodáknak. Sajtótájékoztató Tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évfordulók, kitűntetés vagy egyszerűen a nagyobb nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén a sajtó összehívása, informálása. Alapvetően szállodai szegmens. Kiállítás Marketing-mix elemét képezi, azaz az eladás ösztönzésének egyik módját jelenti. Vásár, kiállítás, szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállításról beszélhetünk. Nem szállodai szegmens alapvetően nagyon kevés szálloda van, amelyik képes akár kisebb kiállítások lebonyolítására. Ugyanakkor az árubemutatók rendszeresek a szállodákban. Rendezvények és szállodai vendéglátás A szállodai vendéglátásban a bankett szegmens meghatározó bevételi forrás a konferencia szállodákban. Bankett étkezés ahol mindent tudunk az étkezésről, időpont, létszám menü, ár, felszolgálási forma. Bankett, fogadás, állófogadás, valamilyen esemény ünneplése, illetve valamely magas rangú vendég tiszteletére vendéglátással összekapcsolt összejövetel. Bankett-fogadás, lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora. Állófogadás a legelterjedtebb rendezvénytípus. A lényege abban áll, hogy az enni-, és innivalót a büféasztalon helyezzük el, minden ételt állva kell elfogyasztani. Büfévacsora, ültetett állórendezvényeken, a büféasztalon kívül a visszaigazolt vendégek számának megfelelő ülőhelyet biztosítunk, de szabadon mozoghatnak a vendégek nincs ültetési rend. Koktélparti, társas összejövetel, ahol új üzleti kapcsolatok és ismeretségek köttetnek. A rendezvényszervező számára nem nehéz rendezvény. Az étkezés visszafogott, de mégis elegáns. Egyéb rendezvények Az egyéb rendezvények részben szállodaorientáltak, de a résztvevők potenciális szállodai vendégek, kiemelten az ankét, bál, estély, gála lehet meghatározó célpiaci szegmense egyes szállodáknak. Ilyen rendezvény lehetnek például, Ankét, tanácskozás, értekezlet, vitaülés Bál, nagyobb szabású, általában táncmulatság Bemutató, valaminek az első nyilvános előadása, bemutatása Estély, az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek a tiszteletére adnak Dr. Juhász László PhD. 13

Fesztivál, ünnepi játékok, ünnepi előadás sorozat, ünnepélyes seregszemle 12 Gála, díszes, ünnepélyes előadás, műsor - Parádé, látványos, fényűző, pompás ünnepség, felvonulás Show, látványos, vegyes szórakoztató műsor. 13 Konferencia-szállodák Hazánkban az első tipikus konferencia szálloda az 1982-ben nyitott Novotel Congress volt, a Kongresszusi Központtal, amely akkoriban egyedül álló volt nagyságával, 1.750 fős plenáris terem és a berendezésével valamint felszereltségével. 14 Az osztrákhitel konstrukcióban 1982-ben nyitott szállodák mindegyikében (Penta, Hyatt, Forum) voltak nagyméretű konferenciatermek kialakítva. A hazai szállodák csak a kilencvenes évek elején kezdtek kiemelten a rendezvényszegmens irányába fordulni. Azokban az években minden szálloda a korábbi éjszakai bárból, lokálokból, a ki nem használt éttermekből és mosodákból különtermet alakítottak ki. Sőt egyes szállodák a szállodai szobáinak az egybenyitásával szobaszámot csökkentve különtermet hoztak létre. Az osztályba sorolási rendelet csak 2004 év óta kötelezte a szállodákat egy illetve legalább két különterem kialakítására, négyzetméter és kapacitás elvárás nélkül. 15 A 239/2009 rendelet nem szabályozza a termek létét. A Hotelstars EU (2015-2020) nem állít, minimál követelményt, de a kapacitás, négyzetméter és bizonyos felszereltség alapján (234-240 sorszám) egy húsz pontot ad. Üzleti - konferenciaszálloda Általában nagyobb 200-300 szobás üzemméretű és felsőkategóriás rendezvényekre specializálódik és megjelenésében elegánsabb üzleti-szállodák. A felsőkategóriás rendezvények az igazgatóságok és tisztségviselők üléseit megbeszéléseit jelenti. Például a Four Seasons Grasham, ugyanakkor a szállodaiparban minden igaz és mindenek van ellentéte, ilyen például a Corinthia Royal, Sofitel, Hilton, Kempinski, amelyek üzletiszállodák, de kiemelkedően nagy a rendezvény kapacitásuk. Kempinski Hotel Corvinus Budapest - Five Star Luxury Hotel Budapest. Hasonló a többi ötcsillagos szálloda megnevezése is szerepel a márkanév, az öt csillag, a luxus szó, de sehol nem szerepel első helyen a konferencia, event vagy rendezvény szó, bár kisebb nagyobb mértékben alkalmasak a lebonyolításra és a honlapjukon ezt megjelenítik. Városi-konferencia szállodák Befogadóképességük általában nagyobb, de vannak konferencia szállodák név alatt butik-szállodák 30 szobával. A városi-szálloda megjelenésében és felszereltségében is 12 A fesztiválokat már kategorizálják, vannak kulturális, gasztronómiai és egyéb fesztiválok. 13 Felhasznált irodalom a fejezet meghatározó részéhez, különösen a csoportosítások és fogalmak bemutatására. Dr. Faragó Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése (1999) és Görög Ibolya: Protokoll az életem (1999). 14 Az osztrák hitelből épült szállodáknál voltak először lágy piaci alapú franchise szerződések. Az Accor Group is akkor jelent meg Magyarországon, Novotel franchise szerződéssel. 15 Az 54 / 2003 rendelet hatályon kívül helyezésével megszűnt a lehetősége egyenlőre a szakosodott szállodák felszereltségének és szolgáltatásainak szabályozására. Talán ép a rendezvényszolgáltatásban segít a Hotelstars EU kialakult rendszere. Dr. Juhász László PhD. 14

egyszerűbb. A nagyobb rendezvényekre specializálódott, az lehet közgyűlés vagy konferencia. A Novotel Congress nevében hordozza a specializációt, úgymint Expo Congress Hotel, Europa Hotels & Congress Center, CEU Konferencia Központ Hotel. A konferencia szállodák Budapesten kereső szóra más szállodák, akik viselik a konferencia nevet a kereskedelmi megnevezésükben nem jelenek meg. Wellness-Konferencia és Üdülő Konferencia szállodák Üzemméret nagy és általában vidéken vannak. Nagyon harmonikus a párosítás mert a konferencia szegmens kereslete nyáron (július augusztus) és a hétvégeken a legalacsonyabb, míg wellness 16 kereslet nyáron és hétvégeken van. Több szálloda használja a piaci megnevezésében a kettős megjelölést wellness és konferencia Hotel, például néhány Azúr, Liget, Gotthart, Vértes, Saliris Resort and Conference. Konferencia szállodák sajátosságai Helyszín A konferencia szálloda lehet városban (üzleti, városi) vagy természeti vonzerő közelében (üdülő, wellness, gyógy, sport). A kiegészítő szegmensek ez alapján alakíthatóak. A konferencia szálloda esetében határozott előnyt jelent a természeti vagy épített turisztikai vonzerő közelsége egyes rendezvények esetében. Továbbá nagy előnyt jelent parkolási lehetőség biztosítása. Előnyt jelent egyéb turisztikai vonzerő közelsége városközpont, tópart vagy nagy park. Hasonlóan előnyt jelent a belső adottságban a medencetér, a sportolási vagy egyéb csapatépítő programot támogató szabadidő eltöltési lehetőség. Üzemméret A nagysága meghatározó lehet, de nem feltétlen elsődleges, mert csak nagy 300 szobásnál nagyobb szálloda képes elszállásolni egy 50-500 fős (95%) vagy nagyobb (5%) konferenciát. Ugyanakkor van csoportos üzleti szegmensben versenyképes lehet a szálloda 47 szobával. A kisebb céges exclusive rendezvényeinek a helyszíne. Minden feltétel adott az elegancia megjelenítésére az adott szállodában. A MICE szegmensei közt például a megbeszélések és tréningek nem feltétlen kívánnak nagy üzemméretet. Konferencia termek száma és nagysága és felszereltségének sajátosságai Eltérő lehet ez az a sajátosság, de a lehetséges, jövőbeni szakszövetségi besorolás alapján nem csak a férőhelyeket, hanem a termek felszereltségét és adottságát is figyelembe lehet venni. Természetes fény éppen úgy elengedhetetlen feltétel, mint a black out függöny. 17 A nem kellő létszámú szekció termekkel rendelkező szálloda csak alsó vagy középkategóriás konferencia-szálloda lehet. Külön összevetést érdemel a plenáristerem, szekciótermek, az étterem és a kávészünet helyszínének illetve a szabadidős tevékenység kapacitásai, és ami fontosabb, az egymáshoz való viszonyuk, a férőhelyek harmóniája. A szállodai rendezvényvendégek reggeli után mindannyian átmennek a konferencia terembe. Ebédidőben egyszerre mennek rendezvényteremből az étterembe. Este talán, de nem 16 A hazai wellness ismert, hogy inkább termál, fürdőző vendégszegmens. 17 Több olyan szállodában volt a szerző, ahol termeket használtak, de nem volt sötétítési lehetőség vagy éppen nem volt természetes fény. Dr. Juhász László PhD. 15

biztosan lehet egy kis lehetőség a rendezvényterem átrendezni vacsorára, de akkor kell legalább egy másfélóra a két esemény közt. Ez alapján javasolt, hogy legalább az étterem és rendezvényterem azonos kapacitású legyen. A rendezvények létszámból adódik a vonulási és tartózkodási területek nagyságának igénye. A teremberendezése és adottsága biztosítja a funkcionális kényelmet. Az alapfelszereltség a hang, a fény és a kivetítés minimális feltétel. A székek kényelme, a bankett asztalok, nagysága, stabilitása, stílusa és súlya is szerep játszik a megjelenés mellett. A vendéglátás üzletei és termei elegendő nagyságúaknak kell, hogy legyen állófogadásra vagy akár gálaétkeztetésre is. Nagyobb férőhelyű aszalok is behelyezhetőek (6-12 fő), különösen az ültetett álló fogadások helyszínére, de reggelhez is. Egyre több szálloda használja a kereskedelmi nevében a konferencia megnevezést annak ellenére, hogy semmilyen szabályozás nincs arra, hogy melyik szálloda használhatja ezt a megnevezést. Amennyiben létre jön a Konferencia Szállodák Szakszövetsége akkor meghatározásra kerülhet, például hogy a plenáris terem nagyságához képest hány és milyen alapterületű szekció teremre illetve vendéglátó területre van szükség, a konferencia szálloda név használatához illetve egy bizonyos kategóriához (standard, classic, premium). A szállodaláncok, amelyek konferencia lebonyolításra specializálódna saját maguk és a partnereik számára is egyértelművé teszik a konferencia termek elrendezésének, berendezésének és kialakításának előírásait, addig marad a rendezvényszervezők személyes tapasztalata. Hazai szállodák az 1990-es évek elején kezdték a rendezvény szegmens használatát, addig is voltak rendezvények, de ad hoc, jelleggel nem voltak szegmentációk. Az első nagyobb tudatosan kialakított rendezvénytermek az 1982-ben nyitott szállodákban volt. A rendezvények száma és a bevételek növekedtek egészen 2005 évig. Ekkor volt az első megtoppantása a konferencia irányzatnak, a vállalatok rendezvényeinek áttételes megadóztatásával. A hároméves lassú csökkenést, követően a 2008 éves válság egy év alatt 30-40 százalékkal csökkentette 18 a keresletet ebben a szegmensben. A csoportos üzleti motivációs vendégéjszakák részaránya lecsökkent 14%- ról 2009 évre 12%-ra. Magyarországi MICE turizmus eredményeit 2006-2007 évre a Magyar Kongresszusi Iroda forrása alapján a Konferenciák és vásárok területi megoszlása szerint 71% Budapest és 29% vidéken volt. A legnépszerűbb konferencia helyszínek - 69% szálloda, - 12% kongresszusi központ, - 10% egyetem és tudományos intézet, - 9% egyéb helyszín. Látható hogy a szállodai helyszín preferált a szervezők részéről, amennyiben az adottságok megfelelnek az elvárásoknak. Legnépszerűbb témák - 26% gazdálkodás, - 23% orvostudomány, 18 A szállodák helyszínétől és kategóriájától függően, de a csoportos üzleti szegmens bevételei nagyobb mértékben csökkentek, mint például a termál-szállodáknál. Dr. Juhász László PhD. 16

- 20% egyéb tudomány, - 6% számítástechnika, - 2% turizmus, - 2% közlekedés, - 21% egyéb. Konferenciarendezők (intézmények, vállalkozások) általában a konferencia helyszínnek a tudományos és gazdasági élet vezetői országait részesítik előnyben. Nemzetközi konferenciák száma 431 és 485 és ez +12,5%-kal 2006-hoz képest ez napi 1,3 nemzetközi konferenciát jelent a MKI jelentése szerint. A vásárok és kiállítások száma 29 volt 2006-ban és 10%-kal több 32 volt 2007. évben. A belföldi résztvevők száma 24 635 és 27 598 fő, a külföldi résztvevők száma 56 727 és 62 079 fő a két évben. Együttesen a résztvevők száma 81.362 illetve 89.677 részt vevő a növekedés 10.2%-os. A belföldi +12,0%-kal és külföldi +9,4%-kal növekedett. A konferenciák és vásárok átlagos résztvevőszáma 173 fő volt 2007 évben. A konferenciák átlagos időtartama 4.5 majd 2007 évben 4.3 nap, a csökkenés -4,2%. 19 A szerző egyéni véleménye, hogy a KSH gyorsjelentés és a Magyar Kongresszusi Iroda adatsorai közti eltérést érdemes tovább elemezni és értékelni, bár a napi 43 sajátszervezésű szállodai kis létszámú és napi 1,3 nemzetközi konferencia nagyobb 173 fős átlagos létszámmal. Hazánkban a rendezvényturizmus nem rendelkezik megbízható adatokkal, mert csak a nemzetközi konferenciák adatit gyűjti a MKK. 2.2. Konferencia-szállodák jellemzői A konferencia-szállodáknak van elkülönülten csak ebből a tevékenységből kimutatható relatíve magas részarányú bevétele és ennek a tevékenységnek az ellátására létrehozott részlegük, a Bankett Igazgatóság. A rendezvényszegmens teljes körű értékeléséhez a szobakiadás konferencia szegmensének és a vendéglátás bankett szegmensének adott bevételeit figyelembe kell venni, bár azokat a bevételképzés helyén mutatják ki a szállodák. Általános elvárás, hogy a vezetés a figyelembe vegye a vendégigényeket, ez alapján a termék fizikai kialakítását, a piaci-gazdálkodás egyediségeit valamint a vezetési stratégiákat, további kiemelt tényezők lehetnek - trendek, a rendezvénytevékenység fejlődési szakaszai, (kisebb, hét második fele) - kapacitás és volumen harmóniája, (szállás, vendéglátás, rendezvény, kávészünet) - szálloda konferencia felszereltsége, (Hotelstars EU, ICCA 20 elvárás) - piaci-gazdálkodás (koncepció, marketingterv, értékesítés, disztribúció, foglalás, vendégkapcsolat, minőségbiztosítás) 19 Itthon.hu, Statisztikai adatokitthon.hu/szakmai-oldalak/statisztikai-adatok/statisztikai-adatok, Konferenciaés üzleti turizmus Magyarországon 1998 2007 MT Zrt kiadványa 20 International Association of Conference Centres például előírja, hogy a 93 m2 alatti teremnék meeting room és felette használható a Conference Room elnevezés. Például a székek, asztalok mérete, a világítás 500-700 Lux, hangszigetelés 50-60 NIC (Noise Isolation Class), mozgó falnál 40-50 NIC. IACC elvárásai vendégszobákkal kapcsolatban legyen nagy és kemény felületű asztal, egy kényelmes székkel, állítható világítással, amely felső és olvasó, író világítást ad. Egy telefonvonal és nagysebességű internet-kapcsolat, megfelelő és könnyen hozzáférhető hálózati aljzat. Szobák legyenek elválasztva konferencia- és szabadidős területektől, hogy lehetőség legyen a maximális kényelemre és nyugalomra. Dr. Juhász László PhD. 17

- ajánlat kialakítás, elfogadtatás, véglegesítés (értékesítés élőmunka igénye, szaktudás igénye, leterheltség) - statisztika, (teremek kihasználtsága, rendezvények száma, létszáma) - szegmensek MICE főcsoport eleminek alcsoportja, - rendezvénybevételek (teremdíj, technikai eszközök, közvetített szolgáltatások). 2.2.1. Konferencia szállodák bevételei A következő sajátos szolgáltatások képezik a bevételeket. Ezeknek a szolgáltatásoknak van kínálati ára, megosztási ára, mint a konferencia szegmens csomagárának elemei és átlagára - terembérlet, - teremberendezés, - technikai eszközök használata, - díszítés, - kiemelt biztonság, - nyomtatványok, - közvetített szolgáltatások - zene és műsorszolgáltatás, - tolmácsolás, - kommunikációs applikáció, - hostess szolgálat, - transzfer, - kiegészítő programok részvételi díja. 3. Dia. Konferencia-szállodák jellemzői 2000. Szerző szerkesztése. A dia kiemeli a legfontosabb tényezőket a konferencia-szállodák jellemzőiből, a szerző szerkesztése 2000-es évekből. 21 A szállodavezetésnek elsődleges arra kell törekednie, hogy a csoportos üzleti szegmens széles választékban felismerje, azokat a lehetőségeket, amelyek a szálloda adottságaival harmóniában van. Másodsorban arra kell törekednie, hogy a rendezvények direkt, közvetlen bevételei a tevékenység közvetlen költségeit fedezzék. A csoportos üzleti szegmens kereslet ciklikussága ellentétes például az üdülőturizmus kereslet ciklusaitól. Az éves keresletciklus kora ősztől nyár elejéig tart. A heti ciklikusság pedig a hétköznapokra esik, bár ez tolódik a hét második felére. Ezért különösen azok az üzleti szállodáknál ahol az üzleti szegmens túlzottan magas részarányú ott komoly feladatot jelent a hétvégi töltés biztosítása. Az elmúlt pár évben a vállalati rendezvények tartása is eltolódik a hétvége felé. Ez nehezíti a szállodaértékesítés feladatát, mert a kiegészítő szegmenssel összeér időben. A konferencia-szállodák üzemméretük miatt alkalmasak a nagyobb létszámú buszos turistacsoportok fogadására. Szállodákban hasznos amennyiben több kisebb nagyobb különterem van, mert ezek lehetőséget adnak a multifunkcionális teremkihasználásra. A rendezvényekre és konferenciákra szakosodott szállodák a technikai eszközök kihasználtságát nyilvántartják és rendezvény lezáró partneri megbeszélésén az észrevételeket rögzítik és ez lesz a jövőbeli fejlesztés alapja. 21 Azokban az években volt a szerző a Novotel Congress Budapest igazgatóhelyettese. Dr. Juhász László PhD. 18

2.3. Csoportos üzleti szegmens A konferencia-szállodák 22 tipikus szegmensei, a csoportos üzleti vendégek, az angol MICE mozaik szó nagyon találóan egységesíti a szegmens elemeit - Találkozók, tréning, szeminárium, Kisebb létszámúak, de gyakrabban vannak és egy időben és egy napon lehet több rendezvény párhuzamosan a szállodában - Incentive csoportok, Nem jellemzőek hazánkban, vállalati motivációs szakmai utazások - Konferencia, kongresszus Nagyobb 80 fő feletti létszámúak, ritkábban vannak - Rendezvények, események, kiállítások (kulturális, sport, zenei, családi, polgári), A variáció széles skálája és sok lehetőséget biztosít a szállodáknak. - Légiközlekedés személyzete, Kis létszám, nagy frekvencia, nagy volumen, alacsonyár, biztos volumen nem szerves része a MICE szegmentálásnak. - Vannak polgári és családi rendezvények, de az a vendéglátás bankett szegmensének része elsődlegesen. Konferencia szállodák szegmensei A konferencia szállodák prior szegmensei a csoportos üzleti vendégek. Tréning, szeminárium, konferencia, légiközlekedés személyzete, incentive csoportok, események résztvevői (MICE). Megkülönböztetés lehet, hogy külső vagy belső vendég, - a szállodában lakik és ott rendezvény, - szállodában lakik máshol a rendezvény, - szállodában a rendezvény máshol lakik, - napi rendezvény résztvevő. További megkülönböztetés lehet, hogy az egyes szegmensbe tartozó vendégek külső vagy belső szállodai vendégek. A szállodában laknak vagy csak részt vesznek a szállodában tartott eseményen konferencián. Illetve a rendezvény, a konferencia nem a szállodában van, csak a vendégek alszanak a szállodában. Gyakran előfordulhat, mert - a konferenciákat sok esetben nem a szállodákban tartják, - a szálloda tart napi konferenciát, szállás igénybe vétele nélkül, - a szobaszám kevesebb, mint a konferenciatermek kapacitása, - konferencia résztvevői eltérő színvonalú szállodákat igényelnek. Létezik a családi, a polgári szegmens. Minden esemény, esküvő, búcsúztatás, névnap, ballagás vagy évfordulók idesorolhatók. A szállást is igénybe vehetik, de alapvetően szállodai vendéglátás bankett szegmens része. A fogyasztás mellett egyéb bevétel lehet, a 22 A szerző is azt a szóösszetételt alkalmazza, de nem feltétlenül csak konferencia lebonyolításra alkalmas szállodákat nevezünk így, hanem akár 50 főtől 1.500 fős teremkapacitású szállodákat. Dr. Juhász László PhD. 19

díszítés, vagy zene és műsor felszámolható díja. Az árképzésnél például a teremdíj tartalmazza a fogyasztást. 2.3.1. Konferencia-szállodák vendégigényei A konferencia-szállodákba a csoportos üzleti szegmens a rendezvényre érkeznek, hogy azon részt vegyenek. A tartózkodási nem jelent kiemelkedő igény elvárást, mert rendezvény idejére maradnak a vendégek és a rendezvények átlagos időtartama nem több jellemzően három napnál. Az elsődleges igény ezek alapján a rendezvény zökkenőmentes lebonyolítása. Továbbá annak biztosítása, hogy a résztvevők ne csak a plenáris teremben, hanem a szálloda közösségi helységeiben is együtt lehessenek a személyes beszélgetések, ismerkedések miatt. Harmadik elvárás, hogy a rendezvények előadói és résztvevői számára biztosítva legyen a PC használat internetre kapcsolódási lehetőséggel. A konferencia vagy rendezvény-szálloda esetében a vendégigényt kétfelé kell választani - konferencia és rendezvényszervezők igénye - konferencia és rendezvények résztvevőinek igénye. A sikeres üzemeltetéshez mindkét elvárásnak meg kell felelni, de a rendezvényszervezők, akik valóban kiválasztják a helyszínt és jó esetben a mi szállodánkat. A professzionális szervezők ismerik a helyszíneket. A szálloda a web oldalon, a honlapján emelje ki a rendezvény lebonyolítás lehetőségeit. Sok szálloda használja azt a szinte kötelező módszert, megoldást hogy például a termek alaprajzát, berendezési lehetőséget, képeket, kínálati árakat és referencia fényképeket 23 helyeznek el. A konferencia al-oldalon közvetlen eléréshez felhelyeznek egy rendezvényfoglalási maszkot. 2.3.2. Konferencia-szállodák árképzési sajátosságai A konferencia-szállodák jellemző árképzése a csomagár alapú ajánlati árképzés. A rendezvény lebonyolítása magába foglalja, a szállást, a vendéglátás területéről a reggelit, a kávészüneteket, az ebédet, a vacsorát beleértve a gálavacsorát, de akár a pohárköszöntőt is. Mindezeket az ellátásokat a rendezvénytől függően több napra kell a szállodának biztosítani. Továbbá a szállodai vendéglátás fogyasztásai általában tartalmazzák az üdítő italfogyasztást és este vacsoránál vagy a gálán alkoholos italokét is. 24 Az ajánlat továbbá, tartalmazza a teremdíj és különböző eszközök használati díját és minden egyéb felmerülő szolgáltatást. Az árajánlat az adott időszakra és főre számítva kerül kiadásra. A teljes kalkulációt kivetítjük egy főre és akár egy napra és ez képez egy alapárat rendezvényre, főre és napra kimutatva. Azért szoktuk főre is kimutatni, mert így a létszámváltozását követni tudjuk a számlázásnál. Általában plusz eltérésnél a pontos létszám kerül számlázásra. Amennyiben kevesebb vendég érkezik a megrendeltnél akkor az ételek bizonyos százalékát felszámoljuk, de a szerződésben kell rögzíteni. Fontos ennek a szerződésben történő rendezése, mert akkor elkerülhető a későbbi vita. Ezt nevezzük kínálati árnak, ennek az alapja az előkalkuláció, és minden ajánlatnak az alapja lehet az előző rendezvények utókalkulációja, a végleges elszámolás a rendezővel és ez egyben a 23 Egy üres és átlagosan berendezett teremnél hasznosabb, referencia képek elhelyezése. 24 Konferenciák, rendezvények sokszor tartalmaznak üdítőital fogyasztást. A családi rendezvények teljes italfogyasztást. A turista szegmens egyéni vagy csoportos résztvevőinél a félpanziónál nem mindig van ital tartalom. Érdekes kutatás lehet ennek elemzése, előnyök és hátrányok kimutatása. Dr. Juhász László PhD. 20

számlavéglegesítése és vendégkapcsolat kezelése. Nincs két egyforma rendezvény a sok tényező és körülmény miatt minden rendezvény eltérő. A kiajánlott árat befolyásolja, növeli vagy csökkenti a rendezvény lebonyolítása során véglegesült körülmények, a létszám, az étkezések száma és tartalma is változhat. A legtöbb rendezvény árajánlatkéréssel kezdődik. Az árajánlat, ha nincs specifikálva, akkor kínálati árat küld ki a szálloda, legyen az terembérleti díj vagy kávészünet. Az ajánlatkérés alapján a szálloda elkészít egy előzetes kalkulációt, ez az első árajánlat. Itt jelenik meg a szakértelem, és a gyakorlat, amikor a rendelésből, a rendelő ismeretében olyan első kínálati árajánlat kerül kiküldésre, amely nem rettenti el azonnal a partnert. Személyes megtekintés partner részéről akkor is megtörténik, ha már ismeri a szállodát, mert minden rendezvény más. Más a létszám, a dekoráció, a teremelrendezése és az étkeztetés és esetleg máshol van a regisztrációs pult. Tárgyalások során alakul ki a végleges szolgáltatás és ez alapján a megrendelési ár, de az nem tartalmazza a vendégek extra fogyasztását. Külön kell foglalkozni akár csak a szállodaportán az extrák kezesével. Ki rendelhet, milyen értékben előre nem kalkulált szolgáltatást. 25 A rendező a partner előleget fizet, több alaklommal a tárgyalások előrehaladásával. A partner kredit értéke (Credit Policy A-D) szerint a sorozatos előlegek végleges összege lehet száz vagy csak kilencven százalék. Minden rendezvény után készítünk úgynevezett utókalkulációt, amely alapja lehet a következő rendezvény árkiajánlásának. A kiállított vevőszámla alapján készülnek el a statisztikák, amely a következő hasonló rendezvényeken felhasználhatók árajánlatként. A szálloda a berendezett és feldíszített termek képeit referenciaként használja különböző típusú rendezvények szemléltetésére, ezt megteheti honlapon és készíthet egy Sales kit anyagot is erről. 2.3.3. Konferencia-szállodák piaci-gazdálkodási sajátosságai Konferencia-szállodák, amennyiben a rendezvények meghatározóak, akkor erre a specializációra kidolgozzák a Marketingtervet. Elemzik a piaci változásokat, vizsgálják a szálloda adottságainak megfeleltetését a szegmens elvárásainak. Meghatározzák az kínálati árakat, termekre, technikai eszközök használatára. Kialakítják azokat a web felületeket, disztribúciós csatornákat, ahova a honlapot elhelyezik. Végül, de nem utolsósorban ennek a szegmensnek az értékesítése nem lehetséges partnerek, értékesítési csatornák nélkül. Ezen a piaci területen használjuk az internet minden eszközét, de a személyes kapcsolat és jelenlét nélkül az értékesítés nem lehetséges. A személyes kapcsolat és jelenlét az első ajánlatkiadástól a számlalezárásig együttműködést igényel a megrendelő és szolgáltató közt. Ezért ebben a szegmensben az értékesítés élőmunka igénye meghatározó. A konferencia szállodák jellemző értékesítési csatornáit közt megtaláljuk, - Klasszikus turisztikai partnerek Vannak utazási irodák és utazásszervezők, amelyek üzletkörébe tartozik a rendezvény vagy konferenciaszervezés (Carlson Wagon Lit), - Üzleti, vállalati partnerek 25 Extrák az előre megrendelt fogyasztás feletti szolgáltatások ellenértéke. Szobakiadásnál jellemző a mini bár, pay TV, telefon, internet, a lobby bárban valamint étteremben történő egyéni italfogyasztás, legyen az üdítő vagy alkoholos. Ezért a konferencia, ahol a vendégek rendre meghívják egymást egy egy italra vagy körre különös odafigyelést igényel a személyzet részéről. Dr. Juhász László PhD. 21

Kiemelt értékesítési csatornák. Az üzleti partnerek, cégek, akik a rendezvényeket tartanak vagy szerveznek. Kisebb és nagyobb hazai és nemzetközi cégek is komoly partner kapcsolatot jelenthetnek a szállodának. A szállodának vannak vállalati és intézményi 26 partnerei, csatornái az egyéni üzletember szegmensre, és ezekkel a cégekkel kötött szerződés kitér a rendezvények megtartásának lehetőségére. Az üzleti partnerek közt a rendezvényszervezők (konferencia, PCO, rendezvény, esküvő, tréning, oktatási) különböző vállalkozásai a szálloda fő értékesítési csatornái. - elektronikus partnerek, (OTA, OARS) jelenléte nem meghatározó még ebben a szegmensben. A világháló elengedhetetlen, mint disztribúciós csatorna, a honlapok felületének. A konferencia-szálloda honlapja vagy nyomtatott anyagai mindig tartalmazzák a legszebb rendezvények fényképeit, a terem berendezési lehetőségeket és létszám kapacitásokat. 4. dia. Szállodák rendezvénytermei a honlapokon Szerző szerkesztése Forrás honlapok képei 2010 A dia azt mutatja, hogy amelyik szálloda odafigyel, ott a kivetítőn megjelenik a szálloda neve és lógója. Azok a konferencia-szállodák ahol a termek kíllátása attraktív azok ezt a honlapon ezt megjelenítik. Kiemelten fontos a megfelelő képek és alaprajzok elhelyezése a honlapon. A szállodák gyakran az eltérő ültetési módoknak megfelelő képeket, alaprajzokat felraknak a galériába. Személyes kapcsolat és a bizalom, 27 a rendezvények összetettsége miatt fontos tényező. A szállodák minden egyes rendezvényhez egy kapcsolattartót rendelnek, akik a kezdeti árajánlattól, a lebonyolításon keresztül egészen az értékelésig és utókalkulációig 26 Nem csak a cégek, hanem az intézmények (kormány, önkormányzat, egészségügyi, oktatási, szociális) tartanak rendezvényeket. 27 A rendezvényszervező cégnek bíznia kell a szállodában, mert ha az nagy hibákat követ el, akkor a rendezvényt megrendelő szervezet csalódik a szervezőben és elvesztheti a partnerét. Dr. Juhász László PhD. 22

végig menedzselik az eseményt. A klasszikus üzleti partnerek között prioritást élvező értékesítő csatorna a hivatásos rendezvényszervező cégek. A konferenciaszervezés és rendezés szakértői, akik a helyszín kiválasztásától az ültetési rendig megszervezik a rendezvényt, legyen az nemzetközi konferencia vagy esküvő, mint a családi szegmens egyik csoportja. Korábbi fejezetekben bemutattuk az eltérő szállodai szegmensekhez tartozó jellemző értékesítési csatornákat. Szállodai konferenciaértékesítés folyamata A konferencia szegmensben minden esetben először a rendezvényszervező (lehet rendező vagy szervező) keresi fel a szállodát árajánlatkéréssel, ezt megteszi, amennyiben első döntésnél a helyszínt megfelelőnek találja. A rendezvényszervezőnek és a rendezvényt megrendelőnek a helyszín elsődleges. A helyszín lehet vidéki, vízparti, hegyi vagy városi esetleg belvárosi ilyenkor nem a szállodát választják, hanem először a helyszínt, pontosabban azt, hogy melyik ország, város, város vagy vidék. Másodlagos szempont lehet, konferencia mellé milyen kiegészítő tevékenységek kapcsolhatók, az ismerjük, hogy a wellness kedvezően hat a kiválasztásra, hasonlóan a sport-, például golf- vagy marinaszállodák is kedveltek lehetnek, amennyiben a rendezvény stílusa azt sugallja. Ugyanakkor egy vállalati ülés, ankét vagy gála megkövetelheti az üzleti-szálloda helyszínt. Az üzletiszálloda megjelenése sugallja a színvonalat, biztosítja a megfelelő reprezentálási lehetőséget és bizonyos esetekben a kategória is meghatározó lehet. Nehéz és szinte teljesíthetetlen küldetés lehet konferenciát szervezni egy elismert nemzetközi szervezet részére egy háromcsillagos szállodában. A PCO 28 és más szervezők a társpartnereiktől tudhatják, hogy a szálloda konferencia-lebonyolítási feltételei megfelelnek az elvárásoknak. A szálloda honlapja különösen, ha az használja a konferencia jelzőt, tartalmazni kell első helyen a konferencia lehetőségeket. A szerző tapasztalata, hogy a nem minden szálloda tesz fel a honlapjára valóban használható információkat, képekkel pedig ez lehet a megkeresésére való figyelem felhívás első lépcsője. A figyelem felkeltés után a szervező cég megküldi az első ajánlatkérését. Ez lehet formalizált maszk használatával vagy e-mailben megküldve. A szervező, a megrendelő megfogalmazza a legfontosabb ismérveket, dátum, létszám, terem-, szállás- és vendéglátási igényt. Szálloda első válasza egy ajánlat, ezt tekinthetjük előkalkulációnak, kínálati árnak. A levél tartalmaz egy invitálást is a helyszín megtekintésére és részletek egyeztetésre. Amennyiben az első kiajánlás elfogadható a szervezőnek, akkor a helyszíni bejárást elfogadja. A létszám nagyságától, az időtartamtól, az igényelt szolgáltatásoktól és a protokoll szintjétől függően további bejárásokra és megbeszélésekre kerül sor. A szálloda már kinevez egy Konferencia Koordinátor Convention Service Staff aki a számlazárásig és a végső értékelésig kizárólagos kapcsolatot tart a rendező és a szálloda közt. A rendezvény lebonyolítása alatt a szervező csak a koordinátorral tartja a kapcsolatot, nem a felszolgálókkal vagy takarítókkal és nem az éttermi igazgatóval. A koordinátort keresi a rendező, ha bármilyen igény felmerül a rendezvény lebonyolítás időszakában. 28 Hivatásos konferenciaszervező Dr. Juhász László PhD. 23

2.3.4. Konferencia-szállodák vendéglátási sajátosságai A konferencia-szállodáknak a vendéglátás tevékenysége kiemelten fontos terület 29. A rendezvények egyik kulcskérdése az ellátás. Rendezvényterem több helyen is lehetséges és aránylag széles a választék. Általában a szállás is könnyen szervezhető. Az ellátás a szűkkeresztmetszet, ugyanez igaz a szabadidős turizmusra szakosodott szállodákra. A konferencia szünetében az összes résztvevő egyszerre megy ebédelni. A kávészünet jó példa rá, hogy több száz vendég, átlagosan félszáz vendég egyszerre veszi igénybe és rövid idő áll rendelkezésre. Ezért bár egyszerűnek tűnik, de fokozott figyelmet igényel a megszervezése. A kávé legyen friss, meleg és jó ízű. Az ásványvíz könnyen elérhető és hideg legyen. Egy nagyobb létszámú konferencia esetében ez komoly kihívást jelent. Az étkezések és kávészünetek közötti időben kell a következő étkezésre felkészíteni az éttermet. A konferencia-szállodák vendéglátási sajátosságainak tényezői ciklikusság, frekvencia, komplexitás, tervezhetőség, helyigény. Ciklikusság megjeleni éves és heti szinten. Jellemző hogy esetleg napokig, például öt napig tartó ezerfős nemzetközi konferencia kezdődik. A hektikus keresleti ciklusok kezelése az így megjelenő szolágáltatás ellátásához szükséges élő és holtmunka megszervezése nagy gyakorlatot igényel. A heti ciklusok kezelése egyszerű, mert a hétközi magas kereslet után a szabadnapok kiadhatók. A rendezvényszegmens éves ciklusa szintén jól kezelhető, mert a közel kéthónapos nyári alacsonyciklusban kiadhatók a szabadságok. Frekvencia, jellemzője az egyes rendezvények lehetnek, tíz, ötven, száz személyesek, de nem ritka a több száz vagy több ezer fős rendezvény sem egy konferenciaszállodában. A frekvencia jelent inkább kihívást a vezetésnek, mert a magas keresletciklusban is magas a frekvencia. Ez különösen igaz a tényleges konferenciákra és a nagy létszámú rendezvényekre. Amikor egy szálloda a kisebb létszámú, de gyakran tartott rendezvényeket határozza meg prior szegmensnek, akkor a kiegyenlített volumen kedvezően befolyásolja az üzemeltetést. Azok a valós konferencia szállodák ahol a kapacitás 500 fő feletti, a terem legalább 100 m2, ott a rendezvények frekvenciája lehet hektikus. Az egyik rendezvény 1.500 fős háromnapos, majd két napig csak kisebb 30-50 fős rendezvények vannak, majd lesz egy háromnapos kiállítás és utána egy koncert. Ez a létszámban és rendezvény stílusában eltérő változások adják a rendezvény-szállodák üzemeltetésének szépségét és művészetét. A szállodai vendéglátás bankett részlege ez alapján, két napon a reggelinél plusz 500-600 reggelit kell kiszolgálni, mert a többi vendég nem a szállodában lakik. Két napig 1.500 ebédet, két napig 6.000 kávészünetet, egy este 1.500 vacsorát, másnap este 1.500 gálavacsorát kell megszervezni és lebonyolítani. Utána két három napig csak kétszer 30 főnek kávészünet, ebéd és vacsora. A következő napokban a kiállítás és a zenei koncert alatt csak büfészolgáltatást kell csak nyújtani. Ez a kihívás alapja a bankett-részleg vezetésének. Az ennyire eltérő típusú és létszámú 29 Általános szabály, hogy a csomagár alapú árképzéssel dolgozó szállodáknál a szállodai vendéglátás stratégiai terület (konferencia, üdülő, termál, sport, gyógy, wellness, medical) szállodák. Dr. Juhász László PhD. 24

rendezvények ellátást, a szolgáltatást megszervezni, biztosítani az élőmunka és eszközigényt. Komplexitást, jól jellemzi, hogy a vendéglátás minden szolgáltatását igénybe veszik a résztvevők és ez napi négy bankett és egy reggeli étkezést jelent - reggeli, - kávészünet, - ebéd, - kéveszünet, - vacsora és végül gálavacsora. A szálloda teljes szolgáltatását több napon keresztül több száz vagy akár több ezer vendégnek nyújtani az kihívás. Például van lobby-bár, éjszakai-bár, termál-bár és mini-bár. Aki nem csinálta az nem is érti meg mekkora kihívás ezt zökkenőmentesen megszervezni és lebonyolítani. Az étkezések lehetnek ültetett büfé, álló büféétkezések, de lehet ültetett gálaétkezés, lehet állófogadás, koktélparti vagy kávészünet. Nagyon széles skálája van az eltérő rendszerű és fajtájú étkezéseknek. amikor egy átlagos étteremben 300-600 fő, vagy akár 1.500 30 fő ebédel, büféasztal módszerrel és este ugyanekkora létszámra gálavacsorát teríteni, de közben lebonyolítani egy kávészünetet. Külön kiemelés, a konyha kihívása a menüsorok összeállításánál figyelembe kell venni a konyhafőnöknek, hogy az ételek harmonizáljanak a büféasztalon használt chefing esztétikai tálalhatóságával és melegen tartásával. A konferencia és rendezvény vacsoráknál gyakori a svájci szerviz akár cloch használattal. A kész és kitálalt ételeket lehet melegen tartó szekrényekben tárolni vagy lánctálalással megoldani az ezer étel kiadását, úgyhogy 30-50 felszolgáló sorba áll és várja a tálalt és díszített tányérok felszolgálásának megkezdését. Lehetőleg egy asztal egyszerre kapja meg az ételt és a teríték az legalább három négyfogásos és ital felszolgálás is van. A konyhafőnöknek figyelemmel lenni arra a tényre, hogy bankett vacsora a megrendelt időben még soha nem kezdődött el, mindig van késé, de ezt nem szabad beszámítani a tálalás megkezdésébe. Tehát az ételek kiválasztásánál arra is figyelni kell, hogy bírja a várakozást, ne essen össze, ne száradjon ki, ne hártyásodjon. Egy dolog könnyítette a felszolgálók munkáját, hogy nem kell hamuzni, mert tilos a dohányzás. Régebben egy tízfős asztalon volt legalább három vagy négy hamutartó és azokat a fogások közt és állandóan kötelező volt cserélni, és rendszeresen üresnek kellett tartani. Tervezhetőség, a szállodai vendéglátás egyik sajátossága, hogy a bevétel és bevételvolumen 70-80%-a tervezhető. A bankett szegmens egyik nagy előnye, hogy tervezhető a termelés, beleértve a beszerzést, az ételek előállítását és a szolgáltatást. Előre tudjuk, hogy hány főnek, mikor, mit és mennyiért fogunk felszolgálni. A tervezhetőség a nyersanyagok megrendelését és kiválasztását is programozhatóvá teszi. Ez a tervezhetőség teszi lehetővé a relatíve alacsonyabb nyersanyagszint biztosítását. A tervezhetőség javítja az készletgazdálkodást, kevesebb készletre és így kevesebb lekötött pénzeszközre van szükségünk. Tervezhetőség ad lehetőséget arra, hogy a konferencia szállodák külső cégeket kérjenek fel munkaerő közvetítésre vagy munkaerőt kölcsönözzenek, mert 30 Nem is annyira a létszám a mérvadó, mert egy szállodában ahol 1.500 fő ebédel, kávészünettel, majd vacsorázik azt ennek a szállodának pont akkora kihívás mint egy kisebbnek, ahol 100 fő ugyanekkora kihívást jelent. Dr. Juhász László PhD. 25

pontosan tudják mikor, hány fős személyzetre lesz szükségük az eltérő frekvenciájú rendezvények lebonyolítására. Helyigény, az egyik sajátosság, mert az eltérő funkciójú rendezvény termek kapacitása, az éttermi férő helyek, a szállodai férőhelyek és szabadidős tevékenység kapacitásának összhangban kell lennie. Hiszen egy időben szeretné az ebédet megkapni minden konferencia vendég miután elhagyta az üléstermet és rendezvén végén délután a medencetér használatot is egy időben igénylik. Az Értékesítés és a Bankett Manager közös feladata, hogy a maximális bevétel elérése mellett a vendégelégedettséget is figyelembe vegyék a férőhelyek és szolgáltatások ismeretében. Meggondolandó, bűn egy kapacitást meghaladó rendezvény felvétele, a remélt bevétel miatt, mert a vendég nem lesz elégedett és partner nem fog több rendezvényt szervezni a szállodába. 31 Több, kevesebb lehetőség mindig van irányítani illetve együttműködni a megrendelővel. Közösen kialakítani, hogy az ültetett büfévacsora lehet díszes és ugyanakkor olcsóbb, mint az ültetett menüsoros vacsora. Elfogadott, hogy például az előételt tányéron szolgáljuk fel, mert kaviáros, rákos sárgadinnyés szépen tálalt étel, de a főétel már büféasztalon van. Bankett Igazgatóság a konferencia-szállodában Amennyiben és ha az előbbi öt tényező fennáll, akkor a szálloda alkalmas rendezvények lebonyolítására. Azokban a konferencia szállodákban ahol a meghatározó a rendezvényszegmens bevétel, eléri vagy volumenben, vagy bevételben a 30-40%-ot, ott biztosan kialakítanak egy önálló bankett szervezeti részleget, önálló vezetéssel és munkaerővel. A bankett menedzser feladata a rendezvények megszervezése és zökkenőmentes lebonyolítása. Az értékesítés a szálloda teljes kapacitást értékesítik beleértve a konferenciákat is. Ugyanakkor, amikor kiemelt a tevékenység akkor az értékesítési részlegen létrehozunk egy konferencia csoport, akik értékesítenek, de egyben Event Cordinator feladatokat ellátják. A szálloda egyéb szegmenseinek az értékesítésére kialakítunk létszámot vagy csoportot legyen az vállalati vagy utazási irodai esetleg web oldalfelelős illetve Revenue Manager beosztás. 2.4. Konferencia szállodák egyedi kapacitás elemzése A konferencia és rendezvény szállodák egyik egyedi elemzési területe a különböző rendelkezésre álló termek és eszközök kihasználtságának rendszeres elemzése, az étkezések szerinti elemzést beleértve. A szálloda kapacitáselemzéséhez hasonlóan a konferencia-szállodákban a vezetés beépíti a VIR 32 napi és havi elemi közé a következő elemeket - rendezvények száma, - rendezvényeken résztvevők száma, - rendezvények típusa, - rendezvények szállásdíj vonzata, - rendezvények vendéglátás bevétel vonzata, bankett és extra költések, 31 A túlvállalás miatt volt már bírósági per szálloda ellen, a rendező és szervező cég perelte be a szállodát. 32 VIR a szálloda vezetése által kialakított Vezető Információs Rendszer. A konferencia szállodáknál egyedi mutatószámokat használnak a tevékenységek és vendégigények elemzésére. Dr. Juhász László PhD. 26

- rendezvényétkezések száma, típusa - rendezvények külső személyi költség vonzata, - rendezvénytermek kapacitás kihasználtsága százalékban, - nagyság, elhelyezkedés, felszereltség, - egyéb ismérvek alapján, - technikai eszközök kihasználtsága - eltérő eszközök frekvenciája, - kölcsönzött eszközök használata, - rendezvények összetétele egy főre jutó bevétel alapján. Az eltérő nagyságú, fekvésű és felszereltséggel rendelkező termek kihasználtság mutatói segítenek a vezetésnek a kereslet és kínálat összhangjának megteremtésében. Az elemzések kitérnek a rendezvények esetében a létszám, időszak, egy főre jutó bevétel és a rendezvény típusának értékelésére. Továbbá a rendezvények által igénybevett eszközök elemzése is fontos. Hiszen a jövőbeni eszközpótlási tervek megalkotásában és innovációs fejlesztéseknél is a vezetési eszközként használhatók ezek az elemzések. Szegmensek szerinti statisztika konferencia Rendezvény konferencia tréning meeting kiállítás szolgáltatás 530 10 200 300 20 ASR 41 132 1 000 000 6 000 2 000 500 000 bevétel 21 800 10 000 1 200 600 10 000 létszám 18 000 3 000 10 000 3 000 2 000 áltag létszám 34 300 50 10 100 vendégéjszaka 79 000 venéj% 23 4 13 4 3 nettó bevétel 18 475 8 475 1 017 508 8 475 napi bevétel 60 27 3 2 27 szolgáltatás 1 0 1 1 0 létszám 49 8 27 8 5 havi bevétel 1 817 833 100 50 833 szolgáltatás 44 1 17 25 2 létszám 1 500 250 833 250 167 Dr. Juhász László PhD 5 5. Dia Konferencia szegmens megoszlása Szerző szerkesztése 2000 A mellékelt dia mutatja a szállodavezetésnek, hogy hány rendezvény volt egy évben, egy hónapban és egy napon átlagosan. A konferencia specializáció bevétele 21.800.000 Ft, és ASR értéke 41.132 HUF, létszáma 34 fő, a vendégéjszakák 23% vett részt rendezvényen. 2.4.1. Konferencia-szállodák termei Azok a szállodák, amelyek a használják a konferencia, congress, event vagy rendezvény elnevezést a piaci megjelenésükben feltehetően rendelkeznek megfelelő kapacitású, összetételű termekkel beleértve a plenáris, szekció és a konferencia rendezőknek fenntartott termeket. A Hotelstars figyelmet fordít a házon belüli konferencia Dr. Juhász László PhD. 27

lehetőségekre. Például eltérően értékeli és összefüggésbe hozza a termek nagyságát és belmagasságát. Az OTÉK is szabályozza a termek légköbméter nagyságát és légcsere köbmétert a kapacitáshoz viszonyítva. A legkisebb terem nagyság 36m2-től van és ide elvár 2.50 m belmagasságot. A közepes 100m2 meghaladó termeknél 2.75 m a belmagassági elvárás, míg a legnagyobb 250m2 feletti terméknél már 3 m a belmagassági követelmény. Természetesen a rendezvény-szállodák szakosodási bevételei a terembér és a technikai eszközök használatának biztosítása. Így alapelvárás, hogy legyen minden konferencia-szálloda, konferenciatermeiben legalább telefon, internetkapcsolat, lap top, kivetítő, konnektorok, hosszabbító kábelek, vetítővászon, falitáblák, flip chart táblák megfelelő íróeszközökkel. Egyéb felszereltség például a pulpitus és ruhafogasok. Elvárás, hogy a terem rendelkezzen természetes világítással és elsötétítési lehetőséggel, szabályozható légkondicionálással és szabályozható fényerő megvilágítással. Ezek a minimális követelmények a konferencia terem felszereltségével szembe. A szerző azt gondolja, hogy amikor ezek a feltételek nem teljesülnek, akkor is rendezhet a szálloda a termeiben rendezvényeket, de ne használhassa és a konferencia jelzőt a piaci nevében és ne jelenhessen meg a konferencia-szálloda honlapon. 2.5. Konferenciaszervezés és lebonyolítás A szállodák ma már használják a Turizmus Zrt, a település és a saját rendezvény naptárukat. A településen vagy a szállodában megtartott rendezvények statisztikája segíti a piaci célok megfogalmazását. A rendezvény-szállodák az érékesítés szervezeténél a komplexitást részesítik előnyben. Az értékesítő munkatárs a szálloda teljes kapacitásait értékesíti. Ugyanakkor a rendezvények személyes felelősei általában a bankett részleg munkatársai. A KSH 33 kimutatás szerint például az éves rendezvények száma 15.549, ez napi 43 rendezvény jelent, mintegy 720 szállodában és 840 panzióban. A dia alapján egyértelmű, hogy a rendezvények átlagos létszáma 35 fő, amelynek közel 30%-a külföldi és a többség belföldi résztvevő. A rendezvény összesen 855.000 6. Dia Szálláshelyeken tartott rendezvények 2007 vendégéjszakát generált KSH adatok szerző szerkesztése. egy évben, ez napi 2.342 vendégéjszaka. Ez az adott évi vendégéjszaka számnak a 4%-a. Az átlagos tartózkodási 33 KSH 2007. Gyorstájékoztató 6. Rendezvényekre vonatkozó adatok. Dr. Juhász László PhD. 28

idő 1,5 nap a rendezvényeknél. A rendezvények 48%-a vállalati rendezvény, 30% szervezeti, ez rendezvények 78%-a. A stratégiailag kiemelt kulturális és incentive rendezvények részaránya minimális 2% illetve 1%, a kiállítások hasonló részarányt képviselnek. Ezen típusú rendezvények számának, résztvevőinek és vendégéjszaka vonzatának növelése a hazai turizmus piaci célja lehet. Rendezvényeknél a nemzetközi konferenciák 69%-át tartják szállodákban, igaz a turizmus csak a konferenciák két százalékánál a téma. A dia jól szemlélteti, a szállodai rendezvények számát még a válsághatás előtti időszak évéből. Az éves 15.549 rendezvény közel fele (48%) vállalati volt. Meglepően kevés egy százalék (0,6%) az incentive rendezvények száma. Magas (19%) az egyéb rendezvénynek lejeletetett események száma. A rendezvények száma átlagosan napi 43, Magyarországon és egy rendezvény átlagosan 35 fős és ez 55 vendégéjszakát generál, ez pedig 1,56 napos tartózkodási időt jelent. A dia jól mutatja, a vállalati rendezvények vannak többségben és szervezeti rendezvényekkel együtt 76%-ot képviselnek. A belföldi résztvevők aránya 71% és a vendégéjszaka részarány is 62%. A szervezeti rendezvények száma 4.592 az eseményeknek csak 29%-a, de résztvevők aránya 44% és a szállodai vendégéjszakák 56%-át is ez a rendezvény típus adja és itt a leghosszabb a tartózkodási idő is közel két napos (1,95 nap). A külföldieknek alacsony a résztvevői aránya 28%, a tartózkodási idő 2,05 nap, ami alig haladja meg a hazai (1.36 nap) és az átlagot (1,56 nap). Konferencia az a rendezvény ahol, a részt vevők eltérő szakterületekről érkeznek, és egy adott témát vitatnak meg és a létszám 80 fő feletti. Kongresszusokon pedig egy szakterület, vállalat vagy párt tagjai tartanak összejövetelt, a létszám 80 fő feletti és ahol a résztvevők azonos foglalkozásúk, de mind különböző cégtől érkeznek, ilyen például az orvos konferencia vagy jogász konferencia. Convention, amikor a találkozó 80 fő feletti és egy céget, szervezet képviselnek vendégek részére (corporate). Rendezvény szervezett közösség keretein belül megtartott, esetenként szórakoztató jellegű összejövetel. 34 A megrendelő szempontjából, a rendezvény alkalmi, széleskörű gyűlés, időszakos összejövetel, előre megszervezett formában. Három tényező, akárcsak a bankettre minden rendezvényre jellemző - előre meghatározott célból, - adott helyen és - adott időben tartott összejövetel. Tehát ismerjük a célt, a helyszínt, az időpontot, a részvevők számát és például a programot. A szállodákban egyéb rendezvények megtartására is van lehetőség a teljesség nélkül például ilyenek az estély, az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek vagy valaminek a tiszteletére adnak. Hasonló a bál, az egy nagyobb szabású, vacsorával és műsorral egybekötött táncmulatság, egyik legismertebb az Anna Bál Balatonfüreden, vagy a gála, amely díszes, ünnepélyes előadás, műsor és vacsora. Idetartozik a show, amely egy látványos, vegyes szórakoztató műsor. Korábbi években Budapesten volt legalább három öt olyan szálloda ahol éjszakai show műsort tartottak a bárban illetve mulatóban. 35 A szakirodalom felsorol még egyéb 34 Magyar Értelmező Kéziszótár 35 A szerző a Buda Penta Hotel (Mercure Buda) Horoszkóp Bárban dolgozott nyitástól 1982 1987-ig, előtte, 1976-1982 éjszakai bárok Budapesten és Balatonon. Dr. Juhász László PhD. 29

rendezvényeket 36 mint ankét (tanácskozás, értekezlet), bemutató (valaminek az első nyilvános közzététele). A fesztivál, a parádé rendezvény, de nem szállodai lebonyolításban, kivéve az igénybevett szálláshelyeket. Rendezvények tervezése, szervezése és lebonyolítása több lépcsős folyamat, az ötlet születik meg először, ez indítja el a rendezvény alapjainak meghatározását. A tervkészítés, a forgatókönyv összeállítás a második etap. A következő szakaszban lép kapcsolatba a rendezvényszervező a szállodával, mint helyszínnel. Amikor az előkészületek, a tartalmi, a technikai és tárgyi feltételek megteremtésére kerül sor. A lebonyolítás a szállodai helyszín esetében a fő szakasz. A rendezvényértékelését elvégzi a szálloda, mint rendezvénylebonyolító 37 és elvégzi az értékelést a rendezvényszervező a megrendelővel. Rendezvényszervezés környezeti feltételei A szállodák nem rendezvényszervezők, hanem rendezvénylebonyolítók. A rendezvényszervezők egyik kiemelkedően fontos szempontja a rendezvény helyszíne. A lebonyolításra kiválasztott helyszínnek rendelkeznie kell a szükséges feltételekkel. 38 Mindenekelőtt a helyszín befogadóképességét vizsgálják a szervezők, de az elsődleges feltételek között szerepel a megközelítés, parkolás és a turisztikai attrakció. Tudomásul kell vennie a szállodáknak, hogy a rendszeres megtartott rendezvényeket más és más célrégióban illetve célállomásokon tartják a rendezők. Először döntenek arról, hogy Budapest, Észak-Magyarország vagy Nyugat- Dunántúl csak ezt követi a második döntés, hogy melyik város és utána, hogy melyik szálloda lesz a rendezvény helyszíne. A másik megközelítés, hogy hol lehet leültetni és elszállásolni például 300 vagy 700 főt. Amikor megvan, az a három - négy szállodai helyszín akkor dönt 1. ábra Konferencia hotelek google keresés 2015 rendező a régióról. Szerző szerkesztése A helyszín kiválasztása után a rendező felveszi a kapcsolatot a szálloda értékesítésével és vagy Conference Managerével. A konferenciaszolgáltatás érdekessége, hogy a vendég és szolgáltató közé belép egy harmadik szereplő, a szervező. A szolgáltatás interakció (egymásra hatás) és tranzakció (ügylet lebonyolítás) a vendég és a személyzet közt, van intimitása. A szervező már köztesként jelen van a megrendelő és vendégek közt. Kisebb rendezvényeknél a rendező a szállodával közösen képes megszervezni az 36 http://mediaasz.hu/cikkek/23_1.htm 37 A rendezvény szegmens egyik jellemzője az elő- és utókalkuláció elvégzése, és ennek része az értékelés. 38 MSZÉSZ honlapja alapján a legnagyobb konferenciaterem kapacitás Budapest Corinthia Royal 20 terem 3.000 m2. Legnagyobb konferenciaterem kapacitás vidéken Ramada Lake Balaton 8 terem 1.000 m2. Legnagyobb bálterem Budapest Intercontinental 1.700 m2. Legnagyobb bálterem vidéken Spirit Hotel Sárvár 600 m2. Dr. Juhász László PhD. 30