Az Educatio Társadalmi Szolgáltató Nonprofit Kft. szervezeti egységeinek feladatai 2012
Tartalom Fejlesztési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai... 3 Gazdasági és üzemeltetési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai... 7 Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai... 10 Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök... 11 2 / 11
Fejlesztési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Digitális Pedagógiai Osztály - Közoktatási, szakképzési, felsőoktatási és kulturális szakterületen hazai és nemzetközi, hagyományos és digitális alapú nevelési-oktatási programok, taneszközök, tartalmak fejlesztésének, akkreditációjának, bevezetésének, alkalmazásnak koordinációja, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja: - IKT alapú módszertani fejlesztések - IKT alapú pedagógus képzési és továbbképzési programok alapítása, indítása, képzők képzése - digitális és hagyományos könyvtár és az EISZ fejlesztése és szakmai üzemeltetése - www.sulinet.hu, sdt.sulinet.hu, ikt.sulinet.hu, lms.sulinet.hu, www.tankonyvtar.hu, közoktatási és felsőoktatási honlapok szakmai támogatása, menedzselése - online termékek fenntartásával kapcsolatos feladatok - online fejlesztések támogatása - a Szolgáltatói Kosár (Iskolatáska) valamint a Fejlesztési Nyomonkövető Felület (FNF) szakmai tervezése, támogatása, gondozása - IKT alapú szakmai help-desk biztosítása - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések - digitális taneszköz akkreditáció szakmai támogatása - komplex elearning rendszer fejlesztés koordinációja - pedagógiai rendszerek fejlesztésének, bevezetésének, alkalmazásának, akkreditációjának szakmai támogatása, felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; - nevelési-oktatási programok kidolgozásának, bevezetésének, adaptációjának szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja és disszeminációja; - hagyományos és digitális tartalomfejlesztés szakmai támogatása - hagyományos és digitális taneszközök fejlesztésének, továbbfejlesztésének, akkreditációjának koordinálása, szakmai felügyelete, nyomon követése, publikációja, disszeminációja Felsőoktatási Osztály - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; - a Társaság felsőoktatási és ahhoz kapcsolódó szakmai tervezése, koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása; - felsőoktatással kapcsolatos kutatási tevékenységek, szakmai publikációk, szolgáltatások fejlesztése; - szakmai kapcsolattartás a felsőoktatási intézményekkel; - Felsőoktatási felvételi eljárás szakmai lebonyolítása; - dokumentumok feldolgozási folyamatának meghatározása, folyamatleírások elkészítése; - dokumentumok, hivatalos kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése az Oktatási Hivatal irányításával; - elemzések és statisztikák készítése a felvételi adatok alapján; - Diákigazolvány kiadással kapcsolatos tevékenységek; - igénylési kérelmek folyamatának szakmai meghatározása, folyamatleírások készítése; - dokumentumok, hivatalos és tájékoztató kiadványok tartalmi előkészítése, elkészítése; - Felsőoktatási Információs Rendszer adatbázisának folyamatos ellenőrzése, javaslattétel az adattartalom módosítására valamint fejlesztési feladatok szakmai támogatása; - a felsőoktatási Diplomás Pályakövető Rendszer és az Adattár Alapú Vezetői Információs Rendszer fenntartása és fejlesztése a szakágazati igények szerint. Felsőoktatási intézmények és 3 / 11
ágazati szereplők közötti többirányú adatszolgáltatás biztosítása és ezen adatszolgáltatások fejlesztések koordinálása; - a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; - a Társaság projektjeinek szakmai irányítása; - szakmai irányítói erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - az ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; - a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítése; - a Társaság által alapított programok indítási jogának átadása, a képzések nyomon követése; minőségbiztosítása - tanácsadás, információszolgáltatása pedagógus-továbbképzésekről; - belső továbbképzések fejlesztése; IT fejlesztési osztály - A Társaság céljainak elérését, kihívásainak feladatainak megoldását támogató, korszerű hatékony informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése - A Társaság informatikai fejlesztéseinek technológiai összehangolása, felügyelete; - A Társaság informatikai fejlesztéseinek üzleti szempontból történő összehangolása; - Az informatikai fejlesztési feladatok szolgáltatási szempontok szerinti optimalizálása, összehangolása; - A valós felhasználói igények hatékony kielégítése Kommunikációs osztály - a Társaság kezelésében lévő projektek működésének kommunikációs támogatása; - a Társaság belső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, szakmai támogatása; - a Társaság külső kommunikációs tevékenységeinek tervezése, szervezése, biztosítása; - külső megjelenések, PR és marketing aktivitások tervezése, végrehajtása; - a társasági marketingkommunikációs tevékenység biztosítása; - médiafelület-értékesítés tervezése és szakmai orientációjának biztosítása; - kiadói tevékenység szakmai támogatása; - értékesítés, terjesztés. értékesítés, terjesztés. Közoktatási Osztály - közoktatási pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai tevékenységek koordinációja, ellenőrzése, meghatározott esetekben végrehajtása, adott projektekkel koherens módon; - közreműködés pedagógiai, gyógypedagógiai, szakmódszertani szakmai fejlesztésekben - közreműködés az egyenlő esélyű hozzáférést támogató pedagógiai eszközök fejlesztésében - szakmai kapcsolattartás a közoktatási intézményekkel - közoktatási intézmények közötti horizontális tanulási lehetőségek támogatása - közoktatáshoz kapcsolódó szakmai szolgáltatások fejlesztése - közoktatási Szolgáltatói Kosár fejlesztése, karbantartása - közoktatási projektek megvalósításához támogató eszközrendszer biztosítása - együttműködés és koordinációs feladatok ellátása a közoktatási regionális koordinációs központokkal - nevelési-oktatási programok kidolgozásában való részvétel; 4 / 11
- taneszközök fejlesztésének koordinálása, minőségbiztosítása; - hazai és nemzetközi szakmai kapcsolatok, projektek és együttműködések menedzselése; - a KIR-rel kapcsolatos társasági feladatok közoktatás-szakmai felügyeletének ellátása; - közreműködés a közoktatás és felsőoktatási együttműködésében megvalósuló szakmai tevékenységek tervezésében, koordinációjában, ellenőrzésében, meghatározott esetekben végrehajtásában; - a Társaság szakmai céljainak elérését, feladatainak támogatását biztosító korszerű, hatékony, informatikai rendszerek összehangolt fejlesztése; - a jogszabályok által a Társaság számára előírt hivatalos tájékoztatási kötelezettségek teljesítésének szakmai támogatása; - a projektek működése szakmai kommunikációs támogatása; - szakmai információk átadása és közreműködés a társaság marketingkommunikációs tevékenységeinek biztosításában - a kiadói tevékenység szakmai támogatása; - szakmai kapcsolattartás a tanárképző felsőoktatási intézményekkel; - szakmai közreműködés a Társaság által megvalósítandó továbbképzések előkészítésében, megszervezésében, lebonyolításában; - szakmai közreműködés a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítésének előkészítésében; - közreműködés a Társaság által alapított programok indítási engedélyeinek átadásában, a képzések nyomon követésében; - szakmai tanácsadás, információszolgáltatása a pedagógus-továbbképzésekről; - belső továbbképzések fejlesztése; - a Társaság projektjeiben: - a Társaság projektjeinek szakmai tervezése; - a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; - szakmai erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - a fejlesztési tevékenységek egységes dokumentációs szabályainak létrehozása, fejlesztése; - az Ügyvezető megbízása alapján fejlesztési projektek előkészítése, szervezése és lebonyolítása; - a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; - a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése; Programvezetői iroda - a Társaság projektjeinek tervezése; - a Társaság projektjeinek operatív és szakmai irányítása; - projektek szabályszerű működésének biztosítása; - operatív irányítói és adminisztratív erőforrások biztosítása a projektek szakmai tervezési, megvalósítási, zárási feladatainak ellátásához; - a fejlesztési projektek belső jelentési rendszerének kidolgozása, a rendszer fejlesztése és üzemeltetése; - a projektek egységes működési környezetének kialakítása, fejlesztése és működtetése Továbbképzési Iroda - továbbképzések alapítása, akkreditációra való előkészítése, továbbfejlesztése; - a Társaság által megvalósítandó továbbképzések megszervezése, lebonyolítása; 5 / 11
- a programfejlesztések, akkreditációk adminisztratív és hatósági ügyintézése; - a Felnőttképzési Törvény, és a vonatkozó hatályos jogszabályok betartás, betartatása, az intézményi akkreditációból adódó követelmények minőségbiztosítása; - A Minőségirányítási Kézikönyvben rögzített feladatok végrehajtása, végrehajtatása. - A Társaság képzési tevékenységének éves önértékelése; - a Társaság tulajdonában lévő továbbképzések értékesítése; - a Társaság által alapított programok indítási jogának átadása, a képzések nyomon követése; minőségbiztosítása; - tanácsadás, információszolgáltatása pedagógus-továbbképzésekről; - belső továbbképzések fejlesztési, szervezése és végrehajtása - munkavállalók belső és külső képzéseinek koordinálása, szervezése Adatfeldolgozási és tájékoztatási iroda - a felsőoktatási felvételi eljárásokkal, a diákigazolvány kiadással, valamint a közoktatási felvételi eljárással, illetve a KIR-rel kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása; - speciális projekt-specifikus ügyviteli feladatok ellátása; - a Társaság kezelésében lévő projektek működésének szakmai támogatása; - részvétel a Társaság megpályázott adatfeldolgozási és tájékoztatási projektjeinek szakmai tervezésében; - részvétel a Társaság adatfeldolgozó- és tájékoztatási profiljának kiépítésében, megvalósításában, folyamatos fejlesztésében. 6 / 11
Gazdasági és üzemeltetési Igazgatóság alá tartozó szervezeti egységek feladatai Beszerzési Osztály A Társaság beszerzési tevékenységének szervezése és irányítása, ezen belül - a Társaság éves beszerzési tervének elkészítése, a résztervek előállításának szakmai támogatása, a Társaság éves közbeszerzési tervének elkészítése; - az éves közbeszerzési terv jogszabályban előírt publikációja; - a beszerzési terv és a közbeszerzési terv megvalósulásának nyomon követése; - a beszerzési terv és a közbeszerzési terv folyamatos aktualizálása, a szükséges módosítások elvégzése; - a beszerzési tervben rögzített beszerzési eljárások lebonyolítása ill. a szükséges közbeszerzési eljárások lebonyolítása a szakmai felelőssel együttműködve; - a közbeszerzési tanácsadó munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása; Gazdasági osztály - a beérkező számlák iktatása, felszerelése kísérőbizonylattal - hiányos számlák dokumentumainak bekérése,ezek hiányában Pénzügyi Irodára beérkezést követő munkanap végén a számlák visszapostázása - házipénztár kezelés (kp-s elszámolások, belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, juttatásokutalványok kiosztása) - banki átutalások - kapcsolattartás a Magyar Államkincstárral, kereskedelmi bankokkal - számlázás - folyószámla analitika kezelése (vevő, szállító) - kintlévőségek nyilvántartása, fizetési felszólítások kiküldése - bankszámlakivonatok lekérdezése, számlaegyenlegek nyilvántartása - MÁV, VOLÁN bérletek megrendelése - bélyegzők nyilvántartása - szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása - vevő szerződések nyilvántartása - szállítói szerződések nyilvántartása - a társaságot érintő gazdasági események nyomon követése és ezek számviteli nyilvántartásokban való rögzítése, - kettős könyvviteli nyilvántartások vezetése, - analitikus és szintetikus nyilvántartások vezetése, egyeztetése - adóbevallások, adatszolgáltatások adatainak előkészítése, egyeztetése - negyedéves beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése - év végi számviteli beszámolóhoz kapcsolódó zárási munkák elvégzése és közhasznúsági jelentés összeállításában aktív részvétel - immateriális javak és tárgyi eszközök nyilvántartása, - leltározási tevékenység koordinálása - számviteli bizonylat kezelése, irattárazása - támogatások pénzügyi beszámolóinak összeállításában aktív részvétel - támogatások analitikus nyilvántartásának egyeztetése a beadott pénzügyi beszámolókkal - igény szerinti adatszolgáltatás szervezeti egységeknek, vezetőknek - könyvvizsgálatban való közreműködés - helyszíni ellenőrzésekben való közreműködés - napi együttműködés a bér-és munkaügyi, pénzügyi és kontrolling irodákkal 7 / 11
- munkabérek és egyéb bérjellegű kifizetések (megbízási díjak, tiszteletdíjak) számfejtése, ezek nyilvántartása - a belépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások kiadása, illetve tájékoztatás - a munkaviszony létrejöttét megelőzően a szükséges igazolások, adatlapok bekérése - munkaszerződések elkészítése, a munkaszerződések és munkaköri leírások nyilvántartása (elektronikusan, illetve papír alapon, azon belül is az ÚMFT programok miatt külön tárolva) - a kilépő munkavállalók részére a jogszabályban előírt igazolások elkészítése, a kilépés módjától függően a rendes felmondás, illetve közös megegyezéses megállapodás elkészítése - a társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok teljes körű ellátása (számfejtés, bevallások, statisztikák) - a NAV felé teljesítendő havi elektronikus bevallások elkészítése, a havi társadalombiztosítási járulékok és önkéntes pénztári hozzájárulások utalásának előkészítése - a NAV folyószámlájának rendszeres egyeztetése - a be- és kilépő munkavállalók jelentése a NAV felé - üzemorvosi vizsgálatok és felülvizsgálatok koordinálása - időközi NYENYI adatszolgáltatások - KSH munkaügyi statisztikák összeállítása - a munkavállalók jelenléti adatainak és szabadságainak nyilvántartása - naprakész nyilvántartás vezetése a Társaság állományába tartozó munkavállalókról - éves adó- és járulékigazolások kiállítása - nyilvántartás vezetése az üzemorvosi felülvizsgálatokról, a tűzvédelmi oktatásokról és a munkavégzéshez igényelt védőszemüvegekről - a havi összesített bérfeladás elkészítése - rendszeres főkönyvi egyeztetések, ellenőrzések, egyeztetés a számviteli irodával - munkáltatói, kifizetői igazolások, kereseti igazolások elkészítése - külföldi- és belföldi kiküldetések számfejtése, ellenőrzése - folyamatos tájékoztatás, adatszolgáltatás a felettesek, a szakmai vezetők felé - a munkavállalókat megillető, egyéb juttatási rendszer koordinálása, adminisztrálása, a munkavállalók beléptetése önkéntes pénztárakba, a pénztárak felé a havi adatszolgáltatások elkészítése - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bér- és járulékösszesítők feltöltése, azok egyeztetése a főkönyvvel, nyilatkozatok elkészítése, rendszeres egyeztetés a kontrolling irodával - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektekhez a bérekről, megbízási díjakról és bérjellegű kifizetésekről kifizetési kérelmek összeállítása - ÚMFT/ÚSZT kiemelt projektek HR tervezése, illetve azok elkészítésében közreműködés együttműködve a kontrolling irodával - munkaidő-nyilvántartások elkészítése, ezek nyilvántartása IT üzemeltetési osztály - a Társaság birtokában lévő informatikai eszköztár biztonságos, hatékony üzemeltetése, karbantartása, használatának támogatása; - a Társaság informatikai eszközparkjának fejlesztésére vonatkozó javaslattétel; - a szervertermek zavartalan üzemének biztosítása. Kontrolling osztály A Társaság projektjeivel kapcsolatos pénzügyi és adminisztrációs tevékenységek szervezése és végrehajtása, ezen belül: - a Társaság projektjeinek pénzügyi vezetése, a projektek kontrolling erőforrás igényeinek biztosítása; 8 / 11
- a projektek költségvetés tervezésének pénzügyi, gazdasági koordinációja, a tervek végrehajtásának gazdasági felügyelete; - projektekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások nyilvántartása; - pénzügyi érvényesítés; - fedezet és keretfigyelés; - az üzleti tervezés folyamatának koordinációja; - terv-tény kimutatások készítése, a Társaság projektjeinek egységes módszertan mellett végzett nyomon követése; - a projektek dokumentációs rendszereinek kialakítása, fejlesztése és üzemeltetése, - a projektekkel szemben fennálló belső és külső jelentési kötelezettségek teljesítése, - a jelentés készítési feladatok koordinálása - a projekt könyvelt adatainak ellenőrzése, kifizetési kérelemmel való egyeztetése Üzemeltetési Osztály - a Társaság székhelyének és fióktelepeinek üzemeltetése; kapcsolattartás a bérbeadókkal - a zavartalan munkavégzéshez szükséges munkakörnyezet biztosítása minden munkavállaló számára; - a Társaság mobiltelefon flottájának kezelése, kapcsolattartás a szolgáltatóval; - a Társaság gépjármű flottájának üzemeltetése (szervizelés, műszaki vizsga); - Vagyon-, szolgáltatásfelelősség biztosítás, kötelező gépjármű felelősség és casco biztosítással kapcsolatos ügyek ellátása. Kapcsolattartás a biztosítási alkusszal. - tűz- és munkavédelmi oktatás szervezése - takarítási feladatok ellátása - irodaszer beszerzések lebonyolítása - az Üzemletetési Osztály kezelésében lévő raktár raktárosi feladatainak ellátása - ügyiratok és más küldemények kézbesítése és egyéb szállítási feladatok elvégzése - központi iratkezelési és irattárazási feladatok ellátása - recepciós feladatok ellátása - Felsőoktatási Felvételi eljárás és diákigazolvány kiadással kapcsolatos ügyviteli feladatok ellátása - Speciális projekt-specifikus ügyviteli feladatok ellátása 9 / 11
Közvetlen Ügyvezetés alatt álló szervezeti egységek feladatai Jogi Osztály - a Társaság jogi tevékenységeinek koordinálása; - a Társaság társasági és cégjogi jogi feladatainak koordinálása; - a külső jogi szolgáltatók munkájának szervezése, ellenőrzése, teljesítésigazolása (ide nem értve a közbeszerzési tanácsadói tevékenységet); - a Társaság munkajogi feladatainak ellátása; - közreműködés a szabályzatok jogi előkészítésében; - a Társaság kötelmi kötelezettségeinek teljesítésével, kötelmi igényeinek kezelésével, érvényesítésével kapcsolatos mindennemű jogi feladat (az igény/kötelezettség keletkezésétől, a szerződéses kötelmi igények esetén a szerződés létrejöttét követően); - a Társaság képviseletének megszervezése hatósági és bírósági peres és nem peres eljárásokban (a végrehajtási eljárásra is kiterjedően); - egyéb jogi, igazgatási szakértelmet igénylő feladatok ellátása; - szakmai jogi tanácsadás (különösen: oktatási és adatvédelmi jogi kérdések), - sablonszerződések kialakítása, ellenjegyzése, kihirdetése; - egyedi szerződések belső jogi ellenjegyzése és szükség szerinti ellenjegyeztetése a külső jogi szolgáltatóval (ide nem értve a közbeszerzési eljárásokban kötött szerződéseket); - a Társaságban elkészült dokumentációk jogi véleményezése; - az ügyvezető munkájának jogszakmai támogatása; - a Társaságban releváns jogszabályok gyűjteményének elkészítése, és annak folyamatos karbantartása. Szervezetfejlesztési Osztály - a Társaság szabályozási környezetésnek kialakítása; - a Társaság folyamattérképének és Fogalomtárának létrehozása és folyamatos karbantartása; - a szabályozó dokumentumok elkészítése, szakmai felelősökkel együttműködve; - a szabályozó dokumentumokhoz történő hozzáférés biztosítása; - belső képzések szervezése; - a folyamatok lefutásának folyamatos ellenőrzése során felmerülő hatékonyságot javító módosításokra vonatkozó javaslattétel; - az ügyvezető munkájának támogatása szervezetfejlesztési kérdésekben; - a Társaság HR-menedzsment tevékenységeinek szervezése és irányítása. 10 / 11
Közvetlen ügyvezetői felügyelet alá rendelt szervezeti egységbe nem sorolt munkakörök Információ biztonsági vezető - a Társaság információ biztonsági stratégiájának kidolgozása és felülvizsgálata, ill. felügyelete; - a Társaság információ biztonsági szabályzatainak karbantartása és javító intézkedések javaslata; - információ biztonsági kérdésekben a munkatársak rendelkezésére állni, miközben minden munkatársnak kötelessége jelezni, ha az információ biztonságot veszélyeztető eseményt vagy szabályoktól és jó gyakorlattól eltérő működést tapasztalnak; - minden olyan kockázati tényezőt figyelemmel kísérni és kezelésüket koordinálni, melyek a Társaság üzletmenet folytonosságát, a feldolgozott adatok bizalmasságát és sértetlenségét veszélyeztetnék. Belső ellenőr - A Társaság tevékenységének, működési szabályszerűségének ellenőrzése. - Éves előzetes ellenőrzési terv készítése. - Az előzetes terv alapján a Társaság tevékenységének, szabályszerűségének ellenőrzésére vonatkozó tevékenységek megtervezése, végrehajtása. - Igény esetén a tervben nem szereplő, az ügyvezető által soron kívül elrendelt ellenőrzések megtervezése, végrehajtása. 11 / 11