PENTRO KFT. Adószám:13233712-2-14 Számlázás kezelési leírás Név: Számlázás Verzió: 014.010.001
Általános ismertetés A programot Windows programkörnyezetben lehet kezelni. A legfontosabb alapelvek a következők: A program/modul azonosító adatai a 'Programtörzs/Névjegy menüpontban találhatók' Működési környezet A futtatás lehetséges mind egyedi számítógépen, mind un. file-server architektúrájú hálózaton. A programrendszer a különböző listákat karakteres üzemmódban készíti 852-es ékezet szerint, nyomtatásra bármilyen mátrix, tintasugaras vagy lézer nyomtató használható. A programrendszerben tárolt adatok kezeléséhez használt adatbázis DBF formátumú, logikai rendezettséget NTX formátumú indextáblák biztosítják. Kötelező beállítások: CONFIG.SYS / CONFIG.NT FILES=140 Program törzsadatai: Vevők: Az ide felvett partnereknek készíthető a számla. Itt a vevők törzsadatainak megadására, új vevő felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel a vevő ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a vevő törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja a partner alapadatait. A vevők közti keresést segíti a táblázat alján levő mező, ahová a keresett vevő megnevezését folyamatosan begépelve mindig az abc sorrendben legközelebbire lép a program. Amennyiben új vevőt akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új vevő-insert gombot. Tételtörzs: Az ide felvitt tételekből gyorsszámlázást lehet kialakítani. Itt a cikkek törzsadatainak megadására, új cikk felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel a cikk ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a cikk törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja a cikk alapadatait. A cikkek közti keresést segíti a táblázat alján levő mező, ahová a keresett cikk megnevezését folyamatosan begépelve mindig az abc sorrendben legközelebbire lép a program. Amennyiben új cikket akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új cikk-insert gombot. Szolgáltatás-törzs: Az ide felvitt szolgáltatásokból gyorsszámlázást lehet kialakítani. Itt a szolgáltatások törzsadatainak megadására, új szolgáltatás felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel a szolgáltatás ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a szolgáltatás törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja a szolgáltatás alapadatait. A szolgáltatások közti keresést segíti a táblázat alján levő mező, ahová a keresett szolgáltatás megnevezését folyamatosan begépelve mindig az abc sorrendben legközelebbire lép a program. Amennyiben új szolgáltatást akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új felvitel-insert gombot. 2
Gyüjtő-törzs: Az ide felvitt gyűjtők a kiszámlázandó tételek gyűjtését biztosítja. Itt a gyűjtők törzsadatainak megadására, új gyűjtők felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel a gyűjtő ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a gyűjtő törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja a gyűjtő alapadatait. A gyűjtők közti keresést segíti a táblázat alján levő mező, ahová a keresett gyűjtő kódját folyamatosan begépelve mindig a legközelebbire lép a program. Amennyiben új gyűjtőt akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új felvitel-insert gombot. Mértékegység-törzs: Az ide felvitt mértékegységek a kiszámlázandó tételek gyors számlázását biztosítja. Itt a mértékegységek törzsadatainak megadására, új mértékegység felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel a mértékegység ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a mértékegység törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja a mértékegység alapadatait. Amennyiben új mértékegységet akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új felvitel-insert gombot. ÁFA-törzs: Az ide felvitt kódok a ÁFA tv. szerinti értékek nyilvántartását biztosítja. Itt az ÁFA törzsadatainak megadására, új ÁFA mérték felvitelére van lehetőség. A táblázatban ha szerepel az ÁFA mérték ki kell azt választani az [ENTER] billentyű lenyomásával, vagy a "Módosítás F2" gombot megnyomva bejut a törzsadatainak ablakába ahol módosíthatja az alapadatait. Amennyiben új ÁFA mértéket akar felvenni, akkor egyszerűen meg kell nyomni az Új felvitel-insert gombot. Beállítások: Ezek a funkciók a "Programtörzs" menüablakában találhatók. Felhasználó adatai: Itt lehet megadni a program használójának saját adatait, amelyek rákerülnek a kinyomtatott számlára. FIGYELEM! A neve, adószáma nem módosítható mivel az a felhasználási jogokban korlátozott. A fenti adatok kódoltan megrendeléskor kerülnek beírásra. Cím, telefonszám, pénzintézet számlaszáma aktualizálható. Számla nyomtatási példány: Tintasugaras, vagy lézernyomtatóra történő számlanyomtatás esetén meg kell adni, hogy az egy menetben előállított példányszám mennyi legyen. Számlázás: A számlakészítés menüpontokban egy gazdálkodó szervezet által belföldi vevő részére kibocsátandó normál (pl. átutalásos), készpénzes vagy devizás (export) számla készíthető tetszőleges tételszámmal. Belföldi számlák esetén a számla forint jellege ellenére lehetőség van deviza/árfolyam számlához rendelésére is. 3
Új számla készítés: A funkció elindításával egy új számlát tud elkészíteni. Először a számla típusát kell kiválasztani: 1, Számla 2, Egyszerűsített számla Utána meg kell adnia a vevőt. A vevő névkeresésnél a kezdőbetűvel keresheti a vevőket. Amennyiben nincs még felvéve a törzsadatok közé a vevő, úgy azt az "Új felvitel" funkcióval megteheti. A kiszámlázandó tételeket a középső részben lehet megadni. A funkcióbillentyűt lenyomva egy felbukkanó ablak segítségével választhatja ki a kiszámlázandó cikket. Módosíthatja a kiválasztott cikk megnevezését, egységárát. A következő megadandó, a mennyiség az ennél a cikknél adandó %-os engedmény mértéke. Így sorban megadhatja a kiszámlázandó tételeket. Minden kiszámlázandó sorhoz megadhat egyedi azonosítókat, szövegeket, ami a számlán megjelenik az adott cikknél. Amennyiben a bevitt tételsorra nincs szükség a számlán, akkor a "Tételsor törlése" gombra kattintva kitörölhető az aktuálisan kijelölt sor. A számla rögzítéséhez a "Nyomtatás" gombra kell kattintania. Ezek után a számla kinyomtatható a "Beállítások"-nál megadott példányszámban. Nyomtatás után a számla már nem módosítható, mivel az lezárásra kerül. A későbbiekben bármikor nyomtatható másolat. A számlák folyamatos, kihagyás-, és ismétlésmentes sorszámozásáról a program gondoskodik. Számla sztornózás: Számlát a "Számlázás" ablakból lehet sztornózni. A számla sztornírozás ablakban kiválasztott számlát a "Számla sztornózása" gomb megnyomásával sztornózhatja a sztornózás alkalmával a sztornózott számla nyomtatása is megtörténik. Adatmezők jelentése: Vevő: név Helység: adatmezőben jelenik meg a vevő címének helységneve Irányítószám: adatmezőben jelenik meg a vevő címének irányítószáma Utca: adatmezőben jelenik meg a vevő címének utca neve és házszáma Cikkszám/Vonalkód/Azonosító: adatmezőben adható meg egy számlatétel többi adatmezőjének kitöltéséhez felhasználható áru törzsadat azonosítója. Mennyiségi egység: adatmezőben adható meg az adott számlatétel árujának/szolgáltatásának mennyiségi egysége. Egységár: Egységárként értelmezendő ha az adott számlatétel árut vagy szolgáltatást tartalmaz. ÁFA kulcs: listából adatmezőben választható ki az adott számlatétel árujának/szolgáltatásának ÁFA kulcsa (tételkód, szolgáltatás választás esetén törzsadatból átemelésre kerül). Mennyiség: adatmezőben adható meg az adott számlatétel árujának/szolgáltatásának egységéből leszámlázandó mennyiség. Tétel érték.: adatmezőben kerül kiírásra az adott számlatétel értéke, azaz a mennyiségének és egységárának szorzata. VTSz/SzTJ: 4
adatmezőben adható meg az adott számlatétel árujának/szolgáltatásának ÁFA besorolását meghatározó VTSZ/SzTJ száma (tételkód, szolgáltatáskód választás esetén a törzsadatból átemelésre kerül). Számla kelte: adatmezőben adható meg a számlának, mint pénzügyi bizonylatnak a kiállítási dátuma. (Alapértelmezésként a program a modul dátumot kínálja fel). Fizetési határidő: adatmezőben adható meg a számla kiegyenlítésének határideje. Teljesítés kelte: adatmezőben adható meg a számlán megjelenített áru vagy szolgáltatás ÁFA szerinti teljesítési időpontja. (Alapértelmezésként a program a modul dátumot kínálja fel). Fizetési mód: lista típusú adatmezőből választható ki a számlának a fizetési módja. Pénznem: két állású adatmezőben választható ki, hogy az érték adatok forintban (Forint) vagy devizában (Deviza) jelenjenek meg. Érték adatokat - normál, belföldi számlaállomány lévén - megadni csak Forint kijelölés mellett lehet megadni, míg devizás számlák esetén csak Deviza kijelölés mellett. Devizanem/Árfolyam: adatmezőkben devizanemet és árfolyamot rendelhetünk a számlához. Ebben az esetben a program kiszámolja a számla érték adatait a megadott devizában. Számlaérték: adatmezőben kerül kijelzésre a számla bruttó végösszege. Számla lista: Itt a számlákat vevők szerinti megbontásban láthatja képernyőn, készíthet nyomtatóra listát. A számlasoron állva F5-el a vevő számlájának tételei is megjeleníthetők. 5