MetalSys Integrált Információs rendszer Felhasználói kézikönyv MetalSoft 2001-2014
- 2 Felhasználói kézikönyv 1 A programról általában A MetalSys Integrált Információs Rendszer (továbbiakban: MetalSys) képes akár több raktárral rendelkező, kereskedelemmel foglalkozó cég raktárkészleteinek kezelésére, számlázási tevékenységének ellátására, tárgyieszköz nyilvántartására és az ehhez kapcsolódó főkönyvi adminisztratív feladatok ellátására. A rendszerben a törvényi szabályozásban található előírásoknak megfelelő számlázási, raktárkezelési, pénzügyi, gyártáselszámolási, készletnyilvántartási, főkönyvi, programmodulok találhatók meg. A modulok egymással szoros kapcsolatban álnak, de önállóan is működőképesek. A rendszer integritását biztosító átvezetéseket a program automatikusan előállítja. A megfelelő paraméter beállításokkal elérhetjük, hogy a lehető legkevesebb munkával, ismétlődő felvitelek elkerülésével a rendszerűnk mindig pontos és gyors információval lássa el a felhasználót. A MetalSys moduljai: - Kereskedelem - Pénzügy - Készlet - Főkönyv - Termelés - Főkönyv - Tárgyieszköz - Túraszervezés - Modulokhoz tartozó törzsek - Szervíz A program megfelel a 2000. év követelményeinek. Jelszórendszer: A MetalSys rendszerbe bejelentkezés szükséges. A felhasználókhoz rendelt felhasználói profilok határozzák meg, hogy ki milyen funkcióhoz férhet hozzá. Szigorú sorszámozás: A bizonylatszámok szigorú sorszámozást követnek, melyek megfelelnek a törvényben leírtaknak, azaz kihagyás és ismétlés nélkül állítódnak elő. Előnullázás: A sorszámozott számok, például a partnerkód rendre előnullázódnak. Ez azt jelenti, hogy amikor egy partnerkódot adunk meg, akkor nekünk nem kell megadni a teljes formátumát (Pl.: 00001 ), hanem elég csak az 1 -et beírnunk és miután elhagytuk a mezőt, a program máris kijavítja nekünk 00001 -re. Keresés: Adatok bevitelekor minden mezőre, mely valamilyen törzsadatra, vagy például bizonylatra hivatkozik (Pl.: főkönyvi karton lekérdezésekor a főkönyvi számlaszám.), alkalmazható keresés. Rendezettség: A rendezettség legördülő menüjéből kiválaszthatjuk, hogy milyen sorrendben szeretnénk látni a táblázatunkat, ill. a listákat.
- 3 Felhasználói kézikönyv 2 Általános tájékoztató A leírás azért készült, hogy ön könnyen tájékozódhasson a program kezeléséről. Akiknek a Windows használata nem jelent gondot, nyugodtan ugorják át ezt a fejezetet. 2.1 A program installálása - Szerver telepítése: Ezt csak egyszer kell végrehajtani, a rendszer indulásakor. Mivel ilyenkor SQL szervert is telepíteni kell, jogosultsági rendszert kell kidolgozni, stb, ezt a feladatot hagyjuk a rendszergazdára. - Kliens program telepítése: A MetalSys program telepítéséhez a telepítőlemezről indítsuk el a SETUP.EXE-t (például A:\SETUP.EXE), majd kövessük végig az utasításokat. Ha helyesen jártunk el, akkor a START menü PROGRAM FILES / MetalSys mappájába megtaláljuk a MetalSys ikont, amire kattintva elindul a program. További hálózati és program beállításokhoz kérdezze meg a rendszergazdát! 2.2 Az első programindítás 2.2.1 Nyomtató beállítása Győződjünk meg róla, hogy a nyomtató helyesen van csatlakoztatva a számítógépünkhöz és be van e kapcsolva. Ha a Windows alá még nincs telepítve nyomtató, tegyük meg. Az A4-től eltérő papírméret esetén a nyomtatót állítsuk egyéni papírméretűre, ellenkező esetben a lapdobások elcsúszhatnak! Tehát a (Beállítások / Vezérlőpult / Nyomtatók / Kiválasztott nyomtató tulajdonságai / Papír ) papírtípust állítsuk egyénire. (Továbbiakat lásd: Nyomtató és a nyomtatás) 2.2.2 A program indítása A MetalSys rendszert a MetalSys ikonra kattintva indíthatjuk. Sikeres programindítása esetén a bejelentkező képernyő jön fel. 2.2.3 Bejelentkezés A program összetett jogosultsági rendszerrel rendelkezik. Első lépésben felhasználói profilokat (csoportokat) kell létrehozni. Ezt a Felhasználói profil menüpontban tehetjük meg. Itt adjuk meg, hogy például a számlázók csoport hozzáférjen az értékesítéshez és rendeléseket, számlákat állíthasson ki, de például a könyveléshez ne férhessen hozzá. A felhasználói profilok megadása után hozzárendelhetjük a felhasználókat a profiljukhoz a Felhasználó törzs menüpontban. Ezzel a módszerrel könnyedén megoldhatjuk az új dolgozók gyors és hibamentes beléptetését a rendszerbe, csupán azt kell megadni, hogy melyik jogosultsági csoporthoz tartoznak. Illetve ha egy csoportnak szeretnénk engedélyezni egy menüpontot, akkor nem kell minden felhasználónak egyenként megtenni, elég ha csak a profilnál engedélyezzük.
- 4 Felhasználói kézikönyv 2.2.4 Paraméterek beállítása Ezek után a Szervíz / Program paraméterek menüpontban beállíthatjuk, egyéni igényeinkhez igazíthatjuk a programot.(lásd Program paraméterek) 2.2.5 Cég paraméterek megadása Állítsuk be a ránk vonatkozó tulajdonos adatokat (lásd tulajdonos törzs). Adjuk meg a cégünk nevét, címét, adószámát stb. 2.2.6 Törzsek feltöltése Töltsük fel a partner, cikk, főkönyv, tároló, raktár, áfa, vtsz, mozgásnem, felhasználó, profil, kontír törzseket, továbbá az értéklistákat. További magyarázat a menüpontok ismertetésénél. Egyes törzsadatok már telepítés után is tartalmazhatnak adatokat (Áfa kulcsok, főkönyvi számlatükör, stb ), ezeket nézzük át alaposan, és módosítsunk az eltérő részeken. 2.2.7 Sorszámok beállítása A MetalSys rendszer által kiállított bizonylatok szigorú sorszámozást követnek. Beállítható a bizonylatszámok, iktatószámok formátuma és a kezdő értékek is. Az első indítás alkalmával érdemes áttanulmányozni a gyári értékeket és ha szükséges módosítani a Sorszámok kezelése menüpontban. 2.2.8 További teendők Mindezek után a rendszer használatba vehető. Adataink biztonsága érdekében érdemes naponta, vagy hetente mentést készítenünk a Szerviz /Mentés menüpontban.
- 5 Felhasználói kézikönyv 2.3 A Programban található objektumok 2.3.1 Ablakok Kerettel határolt képernyő területek, amelyek különféle objektumokat tartalmaznak. Az ablakok tartalmazzák az adatbeviteli mezőket. Az ablakot mozgathatjuk, ahol lehet levihetjük a tálcára, teljesképernyőre tehetjük, vagy az X-el kiléptethetjük, az alsó sorában pedig üzeneteket olvashatunk, melyek általában valamilyen hibára hívják fel a figyelmet. 2.3.2 Menük A program különféle funkcióit jelképező címszavak, amelyek egér, valamint a nyíl billentyűk által mozgatható fénycsík segítségével kijelölhetők, majd az [ENTER] billentyű leütésével, ill. az egér bal gombjával aktivizálhatók 2.3.3 Adatbeviteli mezők Az adatbeviteli mezők az adatok bevitelére szolgálnak. Lehet numerikus, karakteres valamint dátum típusú. A numerikus mező kizárólag számokat, a karakteres mező pedig betűket, számokat és egyéb írásjeleket is tartalmazhat. Minden adatbeviteli mezőnél használhatjuk a Windows vágólap funkcióit. Felülírás / Beszúrás üzemmódválasztásra használja az INSERT billentyűt, törlésre a DELETE, ill. a BACKSPACE (visszatörlés) gombokat. Dátumbevitel: A dátumot bevihetjük a hagyományos begépeléses technikával is, de lehet használni a gyorskalendárium funkciót is, ahol csak rá kell kattintani a keresett napra és máris arra áll be a dátumbeviteli mező.
MetalSys Információs Rendszer - 6-2.3.4 Legördülő menük Itt olyan már előre beállított értékeket tudunk kiválasztani, melyeket változtatni nem lehet. Mint például rendezettség választásánál. Ha a jobb oldalán található kis lefele nyílra kattintunk, legördül a menü és kiválaszthatjuk valamelyik értéket. 2.3.5 Nyomógombok A nyomógombon feltüntetett funkciókat hívhatjuk meg úgy, hogy az egérrel rákattintunk vagy a navigálógombokkal rápozícionálunk és megnyomjuk az [ENTER] gombot. Rendben gomb: A beállított mezőértékeket elfogadjuk és mentjük, vagy a kiválasztott funkciót végrehajtjuk. Kilép gomb: A beállított értékeket elvetjük és kilépünk az adott ablakból mentés, változtatás nélkül. 2.3.6 Görgetősávok Ha már táblázataink nem férnek ki a képernyőre, görgetősávokat használhatunk a nem látható részek megjelenítésére. A fel vagy le nyílra kattintva egy sort ugrik fel vagy le a táblázatban a kurzor. Nagyobb ugrásra használhatjuk a csúszkát is úgy, hogy egérrel megfogjuk és a kívánt irányba mozgatjuk, majd elengedjük. 2.3.7 Rádiógombok Egy rádiócsoporton belül mindig csak egyet lehet kiválasztani az egérrel rákattintva vagy a SZÓKÖZ billentyűvel. 2.3.8 Jelölőnégyzetek Ha kipipáljuk, akkor a feltétel igaz lesz, tehát mintha igent mondtunk volna rá, ha üresen hagyjuk, nemleges válaszként értelmezi. Ha egymás alatt több is van, többet is ki lehet jelölni. Kijelölés egérrel kattintva vagy SZÓKÖZ billentyűvel történhet.
MetalSys Információs Rendszer - 7-2.3.9 Többűrlapos ablakok (fülek) Ha nem fér ki egy ablakba minden mező, akkor a fülek valamelyikére kattintva megjelennek az alatta jelölt funkciók, mezők. Mondhatjuk úgy is, hogy egy ablakra több ablakot helyeztünk és ezeket válthatjuk a fülek segítségével. 2.3.10 Gyorsgombok Rákattintva gyorsfunkciókat, azaz karbantartásokat, kereséseket, stb. hívhatunk meg. 2.3.11 Rácsok Többsoros adatainkat rácsos formában tekinthetjük meg, továbbá adatokat felvinni is ilyen formában tudunk. A rács bal felső sarkában található kék gomb megnyomásakor rácstól függően több funkciót lehet elérni. - Lehetőségünk van egyéni rendezettséggel megtekinteni adatainkat. - Egyedi szűrési lehetőség, hogy csak azokat a sorokat lássuk, melyekre ténylegesen szükségünk van. - Különféle módokon exportálhatjuk az adatokat, közvetlenül Excel-be, fájlba (CSV) vagy nyomtatóra. - Mivel a rács beállításait (oszlopok sorrendje, szélessége) elmenti és mindig a legutóbb beállított formában jelenik meg, lehetőség van ezen beállítások alaphelyzetbe állítására is az Eredeti állapot visszaállítása menüponttal. - A rendezettségről bővebben lásd a Tallózásnál.
Felhasználói kézikönyv - 8-2.4 A program vezérlése A program vezérelhető mind billentyűzettel, mind egérrel. Minden funkciót el lehet érni billentyűzetről is, de a kezdő felhasználóknak inkább az egér használata javasolt a kényelmes munkához. 2.4.1 A program vezérlése egérrel Az egér kezelése teljesen megegyezik a Windows-ban megszokottéval. Egérgombok használatánál többféle kattintási típust különböztetünk meg. Kattintás: Ezalatt az egér BAL gombjának egyszeri megnyomását és elengedését értjük. Szinte minden funkciót evvel a módszerrel érhetünk el (pl: gomb lenyomása). Dupla kattintás: Dupla kattintáson azt értjük, amikor az egér BAL gombját gyorsan kétszer megnyomjuk úgy, hogy közben az egeret nem mozdítjuk el az adott pozícióról. A két kattintás közti időt mi is beállíthatjuk: (Beállítások / Vezérlőpult / Egér / Gombok / Dupla kattintás sebessége). Jobb gombbal kattintás: Az egér jobb gombjával kattintunk a megadott helyen. 2.4.2 A program vezérlése billentyűzettel Navigálás az objektumok között: Az elemek, objektumok között előrehaladni a [TAB], ill. az [ENTER] billentyűvel lehet. Többsoros beviteli objektumokon (pl.: megjegyzés) nem lehetséges a [ENTER]-t soremelőként használni, mert ott az [ENTER] más a következő mezőre léptetne. Ilyenkor használjuk a [Ctrl]+[ENTER] billentyűkombinációt. Vigyázzunk, mert például egy menüponton, ill. gombon állva az [ENTER] funkcióhívást eredményez. Visszafelé haladni a [SHIFT]+[ENTER] billentyűvel lehet. Közvetlen pozicionálást az egérrel kattintva érhetünk el. Menü: A menüt behívni az [ALT] egyszeri lenyomásával lehet. Ha már benne vagyunk a menüben, akkor a nyilakkal lehet mozogni és ha a megfelelő menüponton állunk [ENTER] gombbal lehet elindítani. A menüből kilépni az [ESC] gombbal tudunk. Legördülő menü: Ha rajta állunk egy legördülő menün, akkor a fel-le nyíllal tudunk lépkedni az értékek között. Ha szeretnénk látni a teljes menüt, az [ALT] + [le nyíl] segítségével legördíthetjük.
Felhasználói kézikönyv - 9 - Gyorsbillentyűk: A gyors és kényelmes munka érdekében használhatunk gyorsbillentyűket is a funkciók elérésére. Erre a funkciógombon található felirat valamelyik betűjének aláhúzásával hívja fel rá a program a figyelmet. Ilyenkor az [ALT]+az aláhúzott billentyű együttes lenyomásával érhetjük el a funkciót. Például a [Új felvitel] gombnál (lásd: Nyomógombok) az f betű van aláhúzva, tehát [ALT]+[F] billentyűkombinációval érhetjük el. Gyorsbillentyűk a menüpontokhoz: A leggyakrabban használt menüpontokat előhívhatjuk a menüben feltüntetett gyorsgombokkal. (Például: Belföldi értékesítés: [CTRL] + [S]) Gyorsmenü: A rendszer tartalmaz egy ablakvezérlő képernyőt is, melyet a [Bal SHIFT] + [Bal CTRL] + [Bal ALT] billentyűk együttes lenyomásával lehet előhívni. A felbukkanó ablak bal oldalán a főmenüben definiált gyakran használt képernyők listáját láthatjuk, jobb oldalt pedig egy számológépet. A listákban látható nevekre kattintva behívhatjuk a kiválasztott képernyőt. Számológép: A gyorsmenüben található számológéppel gyorsan és egyszerűen végezhetünk el alapműveleteket. Képernyője hasonlóan működik mint a papírszalagos számológépeké, tehát visszakövethetjük az eddig beütött számsorokat és eredményeket. Nyomtatási előzetes: Az itt használható billentyűket lásd a Nyomtatási előzetesnél.
Felhasználói kézikönyv - 10-2.5 A képernyőkről néhány szóban A programban sok képernyő található, de az egyszerű használat érdekében egységes elgondolás alapján lettek megtervezve. Tehát az itt elhangzó kezelési útmutató igaz lesz a programban található majd minden ablakára. 2.5.1 A főmenü A program főmenüje a Windows-ból megszokott Explorer (Intéző) típusú ablak. Bal oldalt a főmenücsoportokat, jobb oldalt pedig a csoportokhoz tartozó menüpontokat láthatjuk. A menüpontokra kattintva hívhatjuk be a képernyőket. A főmenü ablak bal alsó sarkában a tulajdonos cég nevét, jobb oldalon pedig a bejelentkezett felhasználó nevét és a hozzá tartozó profilt láthatjuk (lásd: jelszó). A menü alatt találhatunk egy eszköztárat, mely bal oldalán egy számológépes ikon látható. Erre kattintva a Gyorsmenüt hívhatjuk elő, mely tartalmaz egy számológépet, az ikonunk mellett pedig az éppen aktuális ablakok láthatók, feltéve, ha vannak. Ezekre egyszerűen rákattintva meg tudjuk nyitni őket. Gyorsan bezárni a jobb egérgombbal rákattintva lehet. A jobb oldalon látható [ MetalSoft] gombra kattintva a készítők névjegyét és a program verziószámát láthatjuk, az [Újdonságok] alatt pedig időrendi sorrendben láthatunk szöveges értesítéseket a rendszert érintő legkisebb változtatásról, fejlesztésről. A felső sorban a hagyományos menüsor látható, melyet a baloldali [ALT] gomb egyszeri lenyomásával hívhatjuk be. A programból a menü Kilépés pontjával, az ablak bezáró X el, ill. [Ctrl]+[Q] billentyűvel léphetünk ki.
Felhasználói kézikönyv - 11-2.5.2 Adat rögzítő ablakok Azokon az ablakokon, ahol több tételes adatokon dolgozhatunk, bizonylatokat, törzsadatokat rögzíthetünk adat rögzítő ablakoknak nevezzük. Az ilyen típusú képernyőkön három fület találhatunk: Részletek, Tallózás, Adatlap. Részletek: Adatot felvinni, módosítani, törölni ezen az oldalon lehet. A képernyő alaphelyzete a nézegető, az adatokat ebben az esetben csak megtekinthetjük. Új adatot az [Új felvitel], módosítani a [Módosít] gombbal lehet. Ilyenkor az ablak átvált szerkesztő üzemmódba és a mezők szabadon illetve az esetleges megkötéseknek megfelelően szerkeszthetőek. A változtatásokat, vagy az új adatot az [OK] gombbal fogadtathatjuk el. Amennyiben minden mező megfelelően van kitöltve, akkor az új felvitel vagy módosítás megtörténik és visszalép nézegető üzemmódba. Ha felvitel vagy módosítás közben meggondoljuk magunkat, mentés nélkül térhetünk vissza a [Mégse] gomb megnyomásával. Nézegető üzemmódban a [Kilép] gombbal bezárjuk a képernyőt, szerkesztőben, pedig mentés nélkül zárjuk be. Ha az aktuális tételt akarjuk törölni, akkor kattintsunk a [Törlés] gombra. Ha az adott tétel még nem került máshol feldolgozásra, például partner törzsadat esetén még nem készült róla számla, akkor végrehajthatjuk a törlést. A [Nyomtat] gombbal különböző listákat, kartonokat nyomtathatunk, melyeket először a képernyőn tekinthetünk meg a Nyomtatási előzetesben. A bal alsó sarokban található navigálósor segítségével léptethetünk a tételek között. Billentyűzet segítségével is elérhetjük.: - Előző tétel: [Numerikus mínusz] - Következő tétel: [Numerikus plusz] - Első tétel: [CTRL] + [Numerikus mínusz] - Utolsó tétel: [CTRL] + [Numerikus plusz]
Felhasználói kézikönyv - 12 - Tallózás: A meglévő tételek között keresni táblázatos formában ezen a képernyőn lehet. A bal felső sarokban lévő kereső mezőbe írva a keresés kulcsszavát, az éppen kiválasztott rendezettség szerinti oszlopra kereshetünk rá. A keresés folyamatos, tehát amint beírjuk a kulcsot, már rá is pozícionált, feltéve, ha a van olyan sor, melynek az első karakterei megfelelnek a kulcsnak. Rendezettséget a jobb felső sarokban található legördülő menü segítségével, vagy ha a fejlécben lévő szöveg kék színű, akkor egyszerűen csak a fejlécre kattintva válthatunk. A rendezettség váltás leggyorsabb módja, ha megnyomjuk az oszlopnak megfelelő számot a CTRL gombbal együtt. Tehát ha balról az első oszlopra akarjuk rendezni, akkor CTRL + 1, ha a másodikra, akkor CTRL + 2 és így tovább. Oszlopainkat szabadon átrendezhetjük és átméretezhetjük. A rendezéshez ragadjuk meg az oszlop fejlécét (a bal egérgomb folyamatos nyomvatartásával), majd a megfelelő helyen engedjük el. Átméretezéshez hasonlóan járunk el, csak itt a fejlécek közé kell pozícionálni az egérrel és a megragad + elenged technikával megadhatjuk az oszlop új szélességét. Ha megtaláltuk a keresett tételt, akkor nem kell átváltanunk a részletek lapra, elég, ha megnyomjuk a [Módosít] gombot, a program automatikusan átvált.
Felhasználói kézikönyv - 13 - Adatlap: A rendszer a fontosabb módosításokat automatikusan naplózza. Ha új tételt viszünk fel vagy módosítunk, az adatlap segítségével lehetőségünk van megtekinteni, ki is vitte fel, illetve módosította ezeket. A képernyőn még láthatjuk a fontosabb paramétereket, mint például a kódot és a megnevezést, hogy egyértelmű legyen, melyik tételt is nézzük. A Felvitte mezőben láthatjuk, hogy ki volt bejelentkezve, amikor ezt a tételt felvitték, a Módosította mezőben pedig azt, hogy ki volt bejelentkezve, amikor legutóbb módosították ezt a tételt. A rendszer használata során előfordulhat, hogy valaki bejelentkezik a MetalSys rendszerbe, de később más ül a gép elé, és ő végez felviteleket, módosításokat. Éppen ezért az itt feltüntetett adatok csak információ jellegűek, csak az esetleges problémamegoldást segíthetik!
Felhasználói kézikönyv - 14-2.5.3 Listázó, lekérdező ablakok A bevitt adatokat a sokféle módokon tudjuk lekérdezni illetve listázni. A képernyők jellemző tulajdonsága, hogy a lekérdezési paramétereket, szűréseket tetszőlegesen kombinálhatjuk. Sok paraméterrel rendelkező lista képernyőknél praktikus lehet, ha a paramétereket elmethetjük és bármikor előhivhatjuk. Ezzel elkerülhetjük, hogy a gyakran használt listáinknál valamelyik paramétert elrontsuk. Ezt a [Sablon] gomb megnyomásakor feljövő Lekérdezési sablon mentés és Lekérdezési sablon betöltés menüpontokkal tehetjük meg. Az [Opciók] gombnál, ha a lista formátuma megengedi, kérhetünk részletes listaformátumot (a tételsoroknál még részletesebb adatok megjelenítése), vagy nyomtatási segédvonalat (minden második sor halvány szürkével kiemelve, ami a lista áttekinthetőségét javítja). Például ha Január 1 és 10 között a 00001-es partnernek az árucsoportosítás szerinti kiszállított dísztálakra vagyunk kíváncsiak, az alábbi paraméterek kombinációjával egyszerűen megtehetjük:
Felhasználói kézikönyv - 15-2.6 Nyomtatás A bizonylatok és listák nyomtatásához szükséges egy nyomtató. A listák nyomtatásánál célszerű szabványos A4-es lapokat használni. Bizonylat nyomtatására a legalkalmasabb a tintasugaras, ill. a lézernyomtató. Mátrixnyomtatót is használhatunk, de mivel ezek grafikus nyomtatások, ezért meglehetősen lassú lesz. Nyomtatási előzetes: Ha nyomtatásunkat képernyőre kérjük, akkor úgynevezett Nyomtatási előzetes -t kapunk. Ez egy nagyon kényelmes és papírtakarékos módja annak, ha nem vagyunk biztosak abban, hogy tényleg ki akarjuk nyomtatni az oldalt. A Nyomtatási előzetes felső sorában található gyorsgombok segítségével navigálhatunk az oldalakon. A gyorsgombok csoportjai és funkciói: Nagyítás: Teljes oldal; 100%-os nagyítás; oldalszélesség Nyomtatás: Nyomtató beállításai; Nyomtatás Bezárás Fájl Lista mentése és betöltése, ahol engedélyezett. Exportálás Bizonyos listákat átküldhetünk Excel-be. Minden funkciót elérhetünk billentyűzeten keresztül is: ENTER Nyomtatás ESC Kilépés PAGE UP Egy sor felfele PAGE DOWN Egy sor lefele HOME Oldal tetejére ugrás END Oldal aljára ugrás Ctrl + PAGE UP Előző oldal Ctrl + PAGE DOWN Következő oldal Ctrl + HOME Első oldalra ugrás Ctrl + END Utolsó oldalra ugrás Shift + PAGE UP Balra mozgatja az oldalt Shift + PAGE DOWN Jobbra mozgatja az oldalt Shift + HOME Az oldal bal szélére ugrik Shift + END Az oldal jobb szélére ugrik Ctrl+F1 100%-os nagyítás Ctrl+F2 Teljes oldalra nagyít Ctrl+F3 Oldalszélességre nagyít
Felhasználói kézikönyv - 16-3 A Modulok ismertetése 3.1 RENDSZER BELÉPTETÉS/JOGOSULTSÁGOK 3.1.1 Felhasználó törzs A rendszer használatához elengedhetetlen a bejelentkezés. Ez nem csak azért fontos, hogy csak az illetékesek használhassák a rendszert, hanem azért is, hogy a gép tudja rögzíteni az adatlapon, hogy ki mit tett. Kitöltendő mezők: Azonosító: Amint a felhasználó beír bejelentkezéskor. Az egyszerűség érdekében nincs kis és nagybetű megkülönböztetés. Célszerű az ékezeteket is kerülni! A felhasználó teljes neve A felhasználóhoz rendelt profil A jelszó, mely szintén nem kis és nagybetű érzékeny Név: Profil: Jelszó: Paraméterek: Teljes jogkör: bejelölésekor figyelmen kívül marad a felhasználói profil és a program minden funkciót engedélyez. CSAK RENDSZERGAZDÁKNAK! Feloldás engedélyezése: Bejelölésekor a felhasználó jogosult a lezárt bizonylatok feloldásához, de ekkor is kell a feloldási jelszó! 3.1.2 Profil törzs Felhasználóink jogosultságának beállítása két lépésben történik. Első lépésben profilokat hozunk létre, melyekben megadjuk az egyes funkciókhoz való jogosultságot. Második lépésben az így létrehozott profilokat felhasználóhoz rendeljük. Ennek nagy előnye, hogy sok felhasználó esetén csak néhány profilt kell megadni, egy profilt pedig több felhasználóhoz rendelhetünk. Új profil felviteléhez először is vigyünk fel új felhasználói profilt az értéklistában, majd állítsuk be a különböző csoportokon belül az elérhető funkciókat. Ehhez elég duplán kattintani a funkción.
Felhasználói kézikönyv - 17-3.2 KERESKEDELEM MODUL 3.2.1 Értékesítés Rendelést, szállítólevelet, számlát, számla sztornót lehet ebben e menüpontban előállítani. Minden esetben első lépésként rendelést viszünk fel. A rendelést a számlától ebben a nézetben az különbözteti meg, hogy a számlának már van számlaszáma, míg a rendelés mellett üres számlaszámot láthatunk. A felvitt rendelés azt a célt szolgálja, hogy konkrét számla készítése nélkül lássuk, hogy milyen is lesz a kész számla. Ha esetleg módosítani kell a rendelésen, azt minden további nélkül megtehetjük, egészen addig, amíg számla nem készül. Utána már csak sztornírozni lehet. A rendelés felvitele után nyomtathatunk proformát, mely mutatni fogja, hogy milyen is lesz az elkészült számlánk, valamint szállítólevelet, mely még nem jár készletmozgatással, tehát egyszerűen törölhető a rendelések közül. Fej adatok kitöltése: Vevői rendelés: a vevő által nyilvántartott rendelés szám, mely a számlán is látható Hivatkozás: Egy meglévő számlára hivatkozhatunk. Mozgásnem: a készletmozgás mozgásneme, mely csak számlázás típusú lehet Vevő kódja: vevő kódja Szállítási cím: ha a szállítási és a számlázási cím eltér, akkor kell megadni Fizetés módja: a számlán feltüntetett fizetési mód Túrajárat kód: melyik járat fogja vinni Rendelés dátuma, teljesítés kelte, számla dátuma, fizetési határidő: értelemszerű a kitöltésük; fizetési határidőt a partnerhez rendelt fizetési napok alapján számol a program Megjegyzés: tetszőleges megjegyzés a számla végére
Felhasználói kézikönyv - 18 - Tétel adatok kitöltése: Árlista: a partner egyedi árlistája, vagy bármilyen árlista, amit éppen alkalmazni akarunk. Cikk kód: a termék cikk kódja. Csak olyanok lehetnek, melynél be van jelölve, hogy számlázható áru és ha árlistával dolgozunk, akkor kell lennie érvényes árnak is! A keresésnél láthatjuk az éppen aktuális raktárkészletet a megadott cikkből. Rendelt menny.: a vevő által rendelt mennyiség; csak információs mező Szállított menny.:a ténylegesen szállított mennyiség; ez a számlázás alapja Ár: az egységnyi cikkre vonatkoztatott nettó ár. Alaphelyzetben nem módosítható, az árlistából jön. A tételeken jobb egérgombbal kattintva elérhetjük a helyi menüt, ahol a tételt törölhetjük, a megnevezését vagy az árát módosíthatjuk. A számlaérték csoportban láthatjuk a rendelés felvitele közben, hogy a végár (bruttó, nettó, áfa) hogyan alakul.
Felhasználói kézikönyv - 19 - Göngyöleg adatok kitöltése: Ha göngyölegeket is nyilvántartunk, akkor ezen a képernyőn megadhatjuk, hogy ezzel a szállítólevéllel illetve számlával mennyi göngyöleget adtunk át, vagy vettünk vissza. Az itt feltüntetett adatok a számlán, szállítólevélen végén is feltüntetésre kerül viszont utólagosan is módosíthatjuk a külön erre a célra szolgáló Göngyöleg nyilvántartás menüpontban. A továbbiakat lásd ott. További lehetőségek: Az [Opciók] gombnál feljövő menüben kérhetjük, hogy a tallózásnál csak a rendeléseket, szállítóleveleket, számlákat, készpénzes vagy átutalásos -, sztornózott vagy a főkönyvileg fel nem adott bizonylatokat mutassa. A [Nyomtat] gombbal bármelyik bizonylatot bármikor újranyomtathatjuk (rendelés, szállítólevél, proforma). Kivétel természetesen az eredeti számla, amit nem lehet újranyomtatni. A Szállítólevél gombra kattintva készíthetünk szállítólevelet, amit később módosíthatunk, sztornózhatunk (nem készül új bizonylat, csak sztornó státuszt kap) illetve törölhetünk. A Számla gombbal számlát készíthetünk. Ezt megelőzi egy alapos bizonylat ellenőrzés, amikor a program paraméterezésétől függően ellenőrizheti, hogy nem fog-e negatívba átmenni a készlet vagy az árlista szerinti megfelelő áron állítjuk-e ki a bizonylatot. A számla készítésekor a rendszer automatikusan számlaszámot ad, készletet vezet, főkönyvi feladást készít és kinyomtatja a az eredeti bizonylatot.
Felhasználói kézikönyv - 20 - Kapcsolatok más programrészekkel: - Főkönyv, készlet: A számlakészítéskor a számlaszámadás mellett automatikusan történik a készlet vezetése is. Ez azt jelenti, hogy a bizonylat tételei a könyv szerinti (leltár) készletet csökkentik, illetve növelik. Főkönyvi feladás is készül, amit a rendszer a kontír törzs beállításai alapján készít. Itt nagyon fontos, hogy a számlázott cikkek készlet főkönyvei meg legyenek adva, ill., hogy a kontír törzsben az árbevétel megfelelően ki legyen kontírozva. Ennek hiányában is el lehet készíteni a számlát, de a program nem fogja automatikusan feladni. Ezt nekünk kell kézzel megtenni, a [Utólagos/Feladás] gombra kattintva, miután kikontíroztuk. - Áruforgalom lekérdezése: A felvitt bizonylatokat és tételeiket a legkülönfélébb feltételekkel és csoportosításokkal kérdezhetjük le az Áruforgalom lekérdezése menüpontban. - ÁFA lista: A program áfa listát az itt elkészített számlák alapján generál. Ezek a tételek képezik az ÁFA bevalláskor fizetendő ÁFA-t. - Partner törzs: A partner kiválasztása után a program automatikusan használja a nála feltüntetett vevői paramétereket. Onnan veszi a fizetési napokat és ki is számolja, hogy a teljesítés keltéhez képest mennyi a fizetési határidő. Továbbá használja a feltüntetett egyedi árlistáját, ha van. - Cikk törzs: A számla feladásakor, ha a cikk készletet mozgat, fontos, hogy a készlet főkönyvi szám ki legyen töltve, különben a számlát nem lehet feladni! A tételeknél csak azokat a cikkeket lehet látni, melyeket a cikk törzsben számlázható áruként bejelöltünk. Más programrészből érkezett bizonylatok: A belföldi értékesítés képernyőn megtekinthetünk olyan bizonylatokat is, melyeket nem itt vittünk fel, hanem más programrész generált. Ilyen lehet a Csoportos visszáruból érkezett visszáru számla vagy a Számla generátorban keletkezett gyűjtő számla. 3.2.2 Áruforgalom lista A belföldi értékesítésben rögzített bizonylatokról és a bizonylatok tételeiről lehet listát készíteni ebben a menüpontban. A listán láthatjuk a cikk kódját, megnevezését, bizonylatszámát, rendelt és kiszállított mennyiségét, nettó árát (átlagár vagy beszerzési ár), nettó értékét és a bizonylat dátumát. A teljesítés a kiszállított és a rendelt mennyiség eltérését jelenti. Tehát ha 10 db-ot rendeltek, de csak 8-at sikerült kiszállítani, a teljesítetlen listán 2 db teljesítetlen rendelés tétel fog megjelenni. A listát szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - raktár kódra, - mozgásnemre, - partnerkódra, - szállítási cím kódra, - szállítási cím csoportra, - partner csoportra, - túra kódra, - cikk kódra, - cikk csoportra, Paraméterek:
Felhasználói kézikönyv - 21 - - Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Főcsoport: Partnerre vagy, Partnerre és szállítási címre vagy, Partner csoportra vagy, Cikk csoportra vagy, Mozgásnemre. - Alcsoport : Cikk kódra vagy, Bizonylatra. - Bizonylatok: Csak számlák vagy, Csak szállítólevelek vagy, Csak rendelések vagy, Csak rendelések és szállítólevelek vagy, Csak szállítólevelek és számlák. - Teljesítés: Teljesítetlen rendelés tételek vagy, Túlteljesített rendelés tételek. 3.2.3 Áruforgalom diagram Áruforgalmi adatainkat kérhetjük le diagrammos, táblázatos formában. Az adatokat jelenleg napi bontásban kérhetjük le. Lehetőség van külön a rendeléseket, szállítóleveleket számlákat lekérdezni. Hosszabb időintervallum megadása esetén trendvonalat is kérhetünk, mely a változás nagyságát (növekedés, csökkenés) szemlélteti. A lekérdezést szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - partnerkódra, - túra kódra, - cikk kódra Paraméterek: - Gyűjtőszámla nézet: A gyűjtőszámla elkészülte előtti vagy utáni állapotot mutatja.
Felhasználói kézikönyv - 22-3.2.4 Göngyölegek Felépítése hasonló a belföldi értékesítéséhez, de itt csak göngyölegeket vihetünk fel, módosíthatunk. Csak azokat a göngyölegeket kezelhetjük itt, melyeket az egyéb törzsek/göngyöleg törzs menüpontban megadtunk. A megjelenítési sorrendet is ebben a törzsben adhatjuk meg. Felvitt göngyölegeinket a göngyöleg listában kérdezhetjük le. 3.2.5 Göngyöleg lista A belföldi értékesítésben rögzített bizonylatokhoz rögzített göngyölegeket listázhatjuk az áruforgalom listában megszokott formában. Különbség csupán annyi, hogy itt külön láthatjuk az átadott, visszavett mennyiséget, ezek különbségeit és a kiszámlázott mennyiséget. A listát szűkíthetjük: - dátum intervallumra (teljesítés kelt), - göngyöleg kódra, - mozgásnemre, - partnerkódra, - szállítási cím kódra, - szállítási cím csoportra, - partner csoportra Paraméterek: - Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Csoportosítás: Göngyölegre vagy, Partnerre vagy, Partnerre és szállítási címre vagy, Partner és göngyölegre vagy, Partner, szállítási címre és göngyölegre vagy, Bizonylatra. - Bizonylatok: Csak számlák vagy, Csak szállítólevelek vagy, Csak rendelések vagy, Csak rendelések és szállítólevelek vagy
Felhasználói kézikönyv - 23-3.2.6 Számla generátor A számla generátor olyan esetekben nyújt nekünk segítséget, amikor több rendelés vagy szállítólevél alapján akarunk egy számlát készíteni. A programnak csak meg kell adnunk, hogy mely rendeléseket vagy szállítóleveleket vegye figyelembe. Először a dátum intervallumot kell megadni, melybe a bizonylatok teljesítés keltei esnek. Majd a partnert kell kiválasztani és esetleg (de nem kötelező) a szállítási címet. Ezután a [Tételek lekérdezése] gombbal lekérdezhetjük a paramétereknek megfelelő bizonylatokat és tételeiket. Ezután megadjuk a számla fejlécével kapcsolatos főbb adatokat (teljesítés kelt, fizetési határidő, stb ) és a [Számla generálása] gombra kattintva elkészíthetjük a számlát. Az eredeti bizonylatok lezáródnak ( C sztornó státuszt kap), tehát többé nem lehet őket módosítani vagy számlát készíteni belőlük. Az elkészült számla megjegyzésében felsorolásra kerül az összes bizonylat, ami alapján készítettük. 3.2.7 Kapcsolattartás Kiemelt partnereink napi szintű kapcsolattartásának megkönnyítésére szolgál ez a képernyő. A megadott partner rendeléseit láthatjuk heti bontásban. Csak olyan partnerekkel foglalkozunk, melyeknél a Kiemelt kapcsolattartás be van jelölve a törzsadatoknál. A napoknál látható számok mutatják, hogy aznapra hány darab megrendelése van már. A szállítási címekhez rendelt túrajáratok alapján a színkódok az alábbiakat jelentik: - Sötétszürke: Arra a napra nem lehet rendelést felvinni (nincs túrajárata), - Piros: Hiba! Nincs túrajárata, mégis van rendelése, - Halványzöld: Van túrajárata, de még nincs rendelése, - Rikítózöld: Van túrajárata és rendeltek is aznapra. Minden napra be lehet írni egy betűt, ami jelentheti például a kapcsolattartás állapotát. Például T, ha telefonáltak neki, de nem rendel, stb.
Felhasználói kézikönyv - 24-3.3 PÉNZÜGY MODUL 3.3.1 Bejövő számla Szállítói számlánkat vihetjük itt fel a rendszerbe. A felvitt számlákról a rendszer automatikusan generál könyvelési feladást és ÁFA analitikát. Felvitelkor először adjuk meg a számla fejadatait a bruttó számla végösszeggel, majd főkönyvi számonként és áfa kulcsonként bontsuk meg a számlát alapra és adóra. Ha a számla több áfa kulcsot tartalmaz, vagy több különböző főkönyvi számra kell könyvelni, akkor több sorba, különböző áfa kulccsal vagy eltérő főkönyvi számmal kell felvinnünk A rendszer a megadott áfa kulcs alapján rögtön visszaszámol a bruttó végösszegből, illetve, a maradék összegből, ha már több tételt is felvittünk. Továbbá ha csak az alapot adjuk meg, akkor az áfa kulcs segítségével kiszámítja az adót. Ha az alapba valamiért a bruttó összeget adtuk meg (pl.: kéziszámlánál), a tételen jobb egérgombra feljövő menüben a Bruttóból számol menüponttal visszaszámíthatjuk. Ezektől a számításoktól is eltérhetünk, de csak annyi forinttal, amennyit a program paraméterek/könyvelés/bejövő számla tétel eltérésben megengedtünk. Az alsó táblázatban a bevételekkel kapcsolhatjuk össze a számlát. Olyan számlát is ki kell itt egyeztetni, amihez nem tartozik bevétel. Ezekhez K betűt, költséget adunk meg és nem írunk bizonylatszámot. Anyag típusú bejövő számlánál viszont fontos, hogy helyesen legyenek összevezetve. A hibásan illetve össze nem vezetett bizonylatokról az Egyéb/Havi zárás ellenőrzésben kérhetünk listát. Minden számlát felvitel után le kell. Ezt a [Lezárás] gombbal tehetjük meg. Ekkor a kontír törzsben paraméterezett könyvelési feladás keletkezik és a bizonylat lezáródik, tehát többé már nem lehet módosítani. Feladás előtt a rendszer leellenőrzi, hogy a felvitt adatok önmagukhoz konzisztensek-e. Ekkor leellenőrzi, hogy a számla összesen és az ÁFA bontás összesen valamint az áfa alapok és a bizonylat tételek összesen megegyeznek-e. Ha nem, akkor az egyeztető ablak szürke, ha egyezik, akkor zöld színnel tájékoztat minket.
Felhasználói kézikönyv - 25 - Kitöltendő mezők: Fej adatok: Partnerkód: a szállító kódja Számla szám: a számla száma Fiz. mód.: fizetési mód Számla összesen: a számla bruttó értéke Megjegyzés: tetszőleges szöveg Áfa időszak: Általában a teljesítés kelte, kivéve, ha az időszakot már ÁFA szempontjából lezártuk és későbbi ÁFA listán szeretnénk látni. Teljesítés kelt: a számla teljesítés kelte Számla kelt: a számla elkészültének a kelte Fiz. határidő: a számla fizetési lejárata ÁFA bontás adatok tételek: Fők. szám: ahová az alapot akarjuk könyvelni Költséghely: a költséghely kódja, nem kötelező Típus: Lehet B - beszerzés. ÁFA listán külön legyűjti. Ha nem beszerzés, hagyjuk üresen. Áfa kulcs: az ÁFA listánál melyik oszlopba helyezze a tételt Alap, adó: a tétel bontása Bizonylat egyeztetés tételek: Bizonylat típus: K költség: nem kell (bevétel) bizonylatszámot megadni. A anyag: (bevétel) bizonylatszámot kér és ellenőrzi az összeg egyezőségét is a bevétellel. Bizonylat szám: a bevételezés bizonylatszáma; csak anyag típusúnál kell kitölteni
Felhasználói kézikönyv - 26-3.3.2 Páros és nyitott lista (Tartozás és kiegyenlítés lista) A könyvelési tételek alapján a vevőink és szállítóink tartozó illetve kiegyenlített számláit tekinthetjük meg. A listán láthatjuk a gépi bizonylatszámot (számlaszámot), a partner nevét, a számla jellemző dátumait (teljesítés kelt, fizetési határidő, stb ), deviza tartozik követel illetve forint tartozik követel értékeket, a partner átutalási számlaszámát. Tételek: - Páros tételek: Csak azok a számlák, melyek teljes egészében hiány és túlfizetés nélkül kiegyenlítésre kerültek. - Nyitott tételek: Csak azok a számlák, melyeknél hiányos- vagy túlfizetés mutatkozik. - Minden tétel: Minden számlát és kiegyenlítést lehoz. Folyószámla: - Vevő folyószámla: A vevőkhöz tartozó tételeket listázza (311) - Szállító folyószámla: A szállítókhoz tartozó tételeket listázza (454). Formátum: - Egyszerű: Számlaszámonként egy sort hoz le. Ez azt jelenti, hogy - Részletes: Minden főkönyvi tételt külön sorban hoz le. - Összesített: Partnerenként egy összesítő sort fog összesen mutatni. - Egyenleg közlés: Egyenleg közlő levelet lehet generálni. A levél formátuma a Tulajdonos törzsben van megadva. Rendezettség: A tételeket a megadott rendezettségben hozza le. Lehet bizonylatszám, hivatkozott bizonylatszám, bizonylat dátuma, fizetési határidő. Feldolgozás kelt: Az itt megadott dátumhoz számítja a tartozás napokat. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Főkönyvi számlaszámra (311.454), - Partner kódra, - Tartozás napokra (fizetési határidő lejárta szerint), - Bizonylatszámra
Felhasználói kézikönyv - 27-3.3.3 Folyószámla lista (Partner kivonat és karton) A könyvelési tételek alapján a vevőink és szállítóink egyenlegét, számlánkénti forgalmát tekinthetjük meg. Kivonat: A megadott partnerek nyitó, tartozik, követel és záróegyenlegét adja meg partnerenként egy-egy sorban. Karton: Egy adott partner összes forgalmát mutatja tételesen. A listán láthatjuk a belső könyvelés bizonylatszámát, gépi bizonylatszámot (számlaszámot), hivatkozott bizonylatszámot, a bizonylat dátumát, a bizonylatra vonatkozó megjegyzést, deviza tartozik követel illetve forint tartozik követel értékeket. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Főkönyvi számlaszámra, - Partner kódra 3.3.4 ÁFA lista A kimenő és a bejövő számlák alapján ÁFA listát készíthetünk, mely lehet az Áfabevallás alapja. A listán láthatjuk a gépi bizonylatszámot (számlaszámot), a partner nevét, a számla dátumát, áfa bontást kulcsonként, alapot és áfa-t, adók összesent, számla összesent. - Vevő áfa: a belföldi, az export és az egyéb értékesítés alapján készül. - Szállító áfa: a bejövő belföldi és az import számlák alapján készül; szállító áfa lista esetén van lehetőség vissza nem igényelhető áfa lista lekérésére is a pénzügyi teljesítés alapján A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra. - Partner kódra - Külön lehozható az EVA-s és a beruházás bizonylatok.
Felhasználói kézikönyv - 28-3.4 KÉSZLET MODUL 3.4.1 Készlet mozgások Készlet változás bizonylatokat állíthatunk itt elő. Ezek lehetnek nyitó, bevétel, selejtezés, stb. A bizonylatokon megadott tételek mozgásának irányát a mozgásánemük határozza meg. Ezt a Mozgásnem törzsben az iránynál (Csökkenés/Növekedés) adjuk meg. Külső mozgásnemnél kötelező megadni partnert és hivatkozott bizonylatszámot, belsőnél nem kötelező. Célszerű a nyitóra, a bevételezésekre, visszárukra, raktárközi átadásokra külön mozgásnemeket felvenni, mert később könnyebb lehet a keresésük. Beszélnünk kell még a keletkezett bizonylatokról is. Ezek olyan bizonylatok melyeket más programrészek generálnak. Ilyen a számlázásból, készlet átadásból és a gyártásból érkező készlet mozgások. Ezek olyan belső bizonylatok, melyek külön bizonylatsorszámokat követnek és általában nem kell hozzájuk nyúlni. Az esetleges javítások érdekében a képernyő alján található szűrőgombot átállíthatjuk, hogy csak a készlet mozgásokat, csak a számlából érkezetteket, csak a készlet átadásból, csak a gyártásból érkezetteket vagy esetleg mindet akarjuk látni.
Felhasználói kézikönyv - 29 - Fej adatok kitöltése: Mozgásnem: Alapvetően meghatározza a mozgás jellegét Bizonylat dátuma: Milyen időszakra vonatkozik a mozgás Partner kód: Külső mozgásnem esetén a partner kódja Hiv. bizonylat: Külső bizonylat száma. Például: szállítólevél szám Árlista: Csak bevételezésnél lehet használni. A szállítói szerződés szerinti árakat fogja adni. Ez segíthet a számla, szállítólevél ellenőrzésében. Tétel adatok kitöltése: Raktár: Mely raktárban történt a mozgás (ha volt raktár) Cikk kód: A mozgatandó cikk kódja Tároló kód: Mely tárolóban van a cikk (ha volt tároló) Megjegyzés: Megjegyzés a tételhez. Mennyiség: Milyen mennyiséggel történt. A mozgás előjelét a mozgásnem iránya fogja meghatározni! Ár: Csak nyitó és beszerzés jellegű mozgásnemeknél. A többinél nem kell kitölteni, a rendszer kalkulációnál automatikusan beírja. 3.4.2 Készlet átadás Hasonlóan a készlet mozgáshoz itt is készlet változás bizonylatot generálhatunk, de itt kizárólag a cégen belüli raktárközi átadásokat. Minden esetben 2 mozgásnem van, a raktárközi átadás és a raktárközi átvétel. A rendszer automatikusan keletkeztet 2 készlet mozgás bizonylatot a két mozgásnemhez.
Felhasználói kézikönyv - 30-3.4.3 Készlet mozgások lista Készlet változásainkat listázhatjuk itt ki a legkülönfélébb formában. A listán láthatjuk a készlet mozgás bizonylatszámát, dátumát, mozgásnemét, a cikk kódját, raktárát, tárolóját, megnevezését, mennyiségét a mozgásnemnek előjelhelyesen, valamint az árát és értékét. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra (teljesítés kelt), - Raktárra, - Mozgásnemre, - Partnerkódra, - Szállítási címre - Partner csoportra - Cikk kódra, - Cikk csoportra, - Készlet főkönyvi számra Paraméterek: - Formátum: Tételes lista vagy, Csak a csoport összesítések - Főcsoport: Partnerre vagy, Partner csoportra vagy, Cikk csoportra vagy, Mozgásnemre vagy, Készlet főkönyvre. - Alcsoport : Cikk kódra vagy, Bizonylatra. - Típus: Ár és érték, (A tételek árát és értékét mutatja) Súly (A tétel mennyiségét kiszorozza a hozzá tartozó súllyal), ELÁBÉ különbözet (mint az ár és érték, de itt az ELÁBÉ különbözet külön szerepel).
Felhasználói kézikönyv - 31-3.4.4 Diszpó lekérdezés Az aktuális diszpó készletet kérdezhetük le cikkenként raktárakra bontva. 3.4.5 Diszpó készlet lista Működése hasonló a Készlet mozgások listához, de itt nem a könyv szerinti készletet kérdezhetjük le, hanem a könyv szerinti diszpó készletet. A típus megadásánál lehetőségünk van a könyv szerinti diszpókészlet illetve az élesített diszpókészlet lekérdezésére. Az élesített diszpókészlet azt jelenti, hogy a számláknál keletkezett diszpó változás csak abban a pillanatban mutatkozik, amikor kézzel élesítik a bizonylatot. Ez jó módszer sok szállítólevélet előállító cégeknél, ahol a szállítólevél sokáig kinn lehet, pillanatnyi leltár készítésére. 3.4.6 Árukarton A készlet mozgásokból, egy adott cikk mozgásának tételes listáját lehet lekérni segítségével. A lista alján láthatjuk a nyitó készletet, a készlet változását és a záró készletet is. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Raktár kódra, de lehetőség van az összes raktárra is lekérni, - Cikk kódra -
Felhasználói kézikönyv - 32-3.5 LELTÁR MODUL 3.5.1 Leltár felvitel Leltározáskor fellelt áruink mennyiségét vigyük fel ide. Meg kell adni a leltározás dátumát, a raktár kódját, a cikk kódját és a fellelt mennyiséget. A felvitel befejezése után a bizonylatot zárja le a [Lezárás] gombbal. 3.5.2 Leltár lista Könyv szerinti készletünkről vagy a felvitt leltárunk szerinti készletről kérhetünk le listát. Könyv szerinti készlet: A készlet mozgás bizonylatok szerinti készletet mutatja meg. Formátum szerint kérhetjük: - Tételesen: Egyszerű tételes leltár ív - Leltárkitöltő lista: A leltározást segítő lista, melyen a mennyiségek nincsenek kitöltve. - Maximumkészlet: A maximumkészlet fölé futott cikkek listája. - Minimumkészlet: A minimumkészlet alá futott cikkek listája. Felvitt leltár szerinti készlet: A felvitt leltárunk szerinti készletet listázhatjuk. Csak olyan dátumot lehet listázni, amire van rögzítve leltár. A listákat szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Raktárkódra,
Felhasználói kézikönyv - 33-3.5.3 Leltár zárás A leltár zárása azt jelenti, hogy a raktárainkban ténylegesen fellelt mennyiségekre ráállítjuk a könyv szerinti (gépi) nyilvántartást. A zárás két lépésből áll. 1., A leltár ellenörzése, ahol a két leltár közti különbséget vizsgáljuk, 2., A leltár zárása, ahol készítünk egy leltár hiány és egy leltár többlet bizonylatot, amivel ráállunk a leltár szerinti készletre. A leltár ellenörzése a két leltár közti Különbözeti lista segítségével történik. A listán láthatjuk a könyv szerinti és a leltár szerinti készletet valamint az eltéréseket mennyiségben és értékben. A különbözeti lista kiértékelése után következhet a leltár zárása. Ehhez meg kell adni a többlet és a hiány bizonylat mozgásnemét és el kell indítani a zárást. A rendszer két darab, a különbözeti listának megfelelő, bizonylatot generál. A zárást meg lehet ismételni, az eredeti bizonylatok felülíródnak. Lezárás után a különbözeti lista nem hozhat ki különbségeket, a készlet rááll a felvitt leltár szerintire.
Felhasználói kézikönyv - 34-3.6 TERMELÉS MODUL 3.6.1 Gyártási utasítás Ha a vállalatunkon belül termelés is folyik, akkor annak vannak kalkulációs vonzatai is. Szeretnénk tudni, hogy mennyiért is gyártottuk le a terméket és mennyi volt az anyagfelhasználás. A gyártások folyamatai voltaképp nem mások, mint kivételezések és bevételezések sorozata. Tulajdonképpen az itt alkalmazott gyártási utasítást lehet úgy is felfogni, mintha logikailag összetartozó készletmozgásokat egy bizonylatba fogjuk össze. A gyártási utasítás végterméke minden esetben készlet mozgás bizonylatok. Mivel a gyártásukat el szeretnénk számolni, néhány alapszabályt mindenképp be kell tartani a használatukkor: Mindig azt a cikket adjuk meg a gyártandó cikknél, amit ténylegesen gyártani fogunk. Ez a cikk mindenképp jelenjen meg az utasítás soroknál is növekedés mozgásnemmel! Minden esetben legyen anyagfelhasználás is, ugyanis a kalkuláció ezek összessége alapján számolja ki a gyártás költségét! A használat során jó ellenőrzési pont lehet az egyezőség jelző, mely zöld színű, ha a gyártott cikk mellett beírt mennyiség megegyezik az utasítás sorokban feltüntetett párjáéval. Kitöltendő mezők: Gyártandó cikk: Az a cikk, amit ténylegesen a folyamat során előállítunk Gyártandó menny.: Literben meghatározott mennyiség, melyből a program visszaszámolja a palackok darabszámát. Kezdés ideje: A gyártás kezdete, csak információs jellegű Befejezés ideje: Ez fogja meghatározni a készlet mozgások dátumát Típus: Lehet készletet mozgató, amihez anyagfelhasználásnak kell kapcsolódnia, illetve technológia folyamat, amihez nem kell. Mozgás kód: Az utasítás mozgáskódja Raktár kód: Mely raktárban történt Tároló: Melyik tárolóban van a cikk. Nem kötelező Cikk kód: Az utasítás melyik cikkre vonatkozik Mennyiség: A cikk mennyiségi egységéhez mért darabszám
Felhasználói kézikönyv - 35-3.6.2 Készáru bevétel A készáru bevételezés tulajdonképpen gyártási utasítások összefogása. Ez azt jelenti, hogy egy készáru bevétel bizonylaton több gyártási utasítást is elvégezhetünk. Ennek egyetlen hátránya van, hogy itt nem lehet módosítani a gyártás során felhasznált alapanyagokat és mennyiségüket, az minden esetben a receptúrában található norma szerint fog történni. A bizonylat lezárása után a rendszer automatikusan kiszámítja, hogy mennyi alapanyagot kell kivételeznie a receptúra szerint, majd a kiadási mozgásnemnek megfelelően kiveszi azokat, az aktuális átlagáruk szerint kiszámítja a késztermék előállítási árát és bevételi mozgásnemmel bevételezi azokat.
Felhasználói kézikönyv - 36-3.6.3 Gyártás kiírás Rendeléseink alapján eldönthetjük, hogy miből és mennyit fogunk gyártani a következő időszakban. Ennek a folyamatnak a megkönnyítésére született ez a menüpont. Először is egy új időszakot kell nyitni az [Új időszak nyitása] gombbal, majd a [Lekérdez] gomb segítségével lekérhetjük, hogy éppen mennyit rendeltek arra az időszakra. A [Módosít] - al beleírhatunk a táblázatba és megadhatjuk a termelésre kiírt mennyiségeket. Miután ez megvolt, nyomtathatunk gyártás kiírás lapot is. A listában látható különböző színek az alábbiakat jelentik: - piros: többet írtunk ki, mint amennyit rendeltek - szürke: nincs rendelése és nincs kiírása sem - zöld: volt rendelés és ki is írtunk - sárga: egyáltalán nem volt rendelés, mégis kiírtunk -
Felhasználói kézikönyv - 37-3.6.4 Gyártás kalkuláció lista Ezen a képernyőn megnézhetjük, hogy a kiírásunk szerint mennyi alapanyagra lenne szükségünk és azt is, hogy az alapanyagok mely késztermékbe kerülnek. 3.6.5 Gyártáskísérő lap A gyártás nyomonkövethetősége érdekében nyomtathatunk gyártás kísérő lapokat. A gyártás kiírás alapján a rendszer automatikusan kiszámolja, hogy mely termékhez mennyi példány kísérő lapot nyomtasson. Ez az alapszorzó a receptúrában van megadva. A gyártás kísérő lapon láthatjuk a receptúra szerinti alapanyag szükségletet, a sűrűn forgó termékeknél részletesen is megadva, hogy mely tárolóból vettük ki, ill. mennyit használtunk fel, a ritkán forgó termékeknél (ahol ritkán van beszerzés) pedig csak egy egyszerű felsorolást láthatunk. 3.6.6 Alapanyag kísérő lap A gyártás kísérő lapnál nyomtatott ritkán forgó termékek paramétereit nézhetjük meg itt. Egy adott időponthoz viszonyított legutolsó beszerzés dátuma szerinti szavatosságot kérhetjük le. A szavatosságot bevételezéskor a megjegyzés mezőbe kell írni.
Felhasználói kézikönyv - 38-3.6.7 Gyártási költség lekérdezése A termék előállítási költségét kérdezhetjük itt le. Az Egy termék fülön egy megadott receptúra szerinti alapanyag szükségletet és a hozzá tartozó értéket kérhetünk le. Az Összes termék fülön pedig értelemszerűen az összes termék előállítási költségét nézhetjük meg. Egy adott termék esetén meg kell adnunk a gyártandó mennyiséget, az alapértelmezett alapanyag raktárat, a receptúra kibontás szintjét, és azt, hogy az aktuális átlagárat vegye alapul vagy az éves átlagár szerint számoljon. Éves átlagár esetén veszi az összes bevételét az alapanyagoknak és az alapján számít egy átlagárat. 3.6.8 Receptúra törzs A gyártás automatizálásának segítésére felvehetünk minden gyártott termékhez receptúrákat. Termékenként akár többet is, melyeket verziószámozhatunk. Receptúra megadásánál ki kell tölteni a kalkulációs egységet, amihez a normát viszonyítja, a gyártási egységet, ami alapján az alapanyag kísérőket nyomtatja. Ezek után vigyük fel az alapanyagokat és adjuk meg a hozzájuk tartozó normákat. Tételben hivatkozhatunk egy meglévő receptre is.
Felhasználói kézikönyv - 39-3.7 FÖKÖNYV MODUL 3.7.1 Könyvelés Főkönyvi könyvelésünket végezhetjük el ebben a menüpontban. A könyvelési bizonylatok a rendszerben automatikus belső bizonylatszámozással vannak ellátva. Ez naplónként egyedi. Tehát a vevő napló V ; a bank napló B ; stb.. sorszám formátumot követ. A naplókat a felviteli képernyő közepén látható fül sorral lehet kiválasztani. Értelemszerűen, ha bank napló van kiválasztva, akkor bank bizonylatokat vihetünk fel, ha pénztár, akkor pénztár és így tovább. A rögzítés után a bizonylatokat fel kell adni. Ezt a [Feladás] gombbal tehetjük meg. Ekkor a bizonylat lezáródik és nem lehet többé módosítani. Bank és pénztár bizonylat feladásánál a fejben megadott főkönyvi számra automatikusan könyvelődik a bizonylat ellenoldala is. A bizonylatok keletkezhetnek közvetlen felvitellel, illetve automatikus feladásokkal. A közvetlen felvitelbe tartozik a bank, pénztár, vegyes, nyitó. Automatikus pedig a vevő, szállító, import, export, tárgyieszköz, készletfeladás. Az automatikus feladású naplókhoz újat nem lehet felvinni, mert ezek szoros kapcsolatban vannak az eredeti alapbizonylatokkal. Ezeket csak megtekinteni és kinyomtatni lehet! Bankbizonylat feladásakor a rendszer ellenőrzi, hogy a záró egyenlegből kivont nyitó egyenleg értéke megegyezik-e a felvitt tételek értékével. Pénztárbizonylatnál megadhatjuk, hogy bevételi illetve kiadási bizonylatról van szó. A felvitel befejeztével a bizonylat bizonylatszámot kap, amit típustól függően bevételinél BE kiadásinál KI sorszám formátumot kap. Éppen ezért a pénztárbizonylat típusát felvitel után nem lehet módosítani! Tételek rögzítésekor az előző sor értékeit az F5 billentyűvel ismételjetjük. Ez az éppen aktuális mezőben ismétli az előzőleg felvitt sor megfelelő mezőjét. Ha az Opciók menüben bepipáljuk az Ismétlődő felvitel -t, akkor új sor beszúrásakor az előző sor összes mezőjét megismétli. További segítség a felvitt tételek részösszegét automatikusan számító Részösszeg terület, amit bármikor kinullázhatunk, ha egyszerűen rákattintunk.
Felhasználói kézikönyv - 40 - Kitöltendő mezők: Hivatkozás: Az alapbizonylat száma, ami alapján felvittük a bizonylatot Bizonylat dátuma: A bizonylat dátuma. Az összes tétel erre a dátumra könyvelődik. Könyvelési időszak: Melyik időszakra könyveljük. Általában a bizonylat dátuma és a könyvelési időszak megegyezik. Deviza: Bank és pénztárnál a feladás devizaneme. Árfolyam: A feladás árfolyama Megjegyzés: Megjegyzés Tétel sorok: Fők. szám.: A főkönyvi számlaszám. Csak könyvelhető számlaszámot lehet megadni. Költséghely: A tétel költséghelye, ha meg kell adni. Csak költséghelyes főkönyvi számlaszámhoz lehet megadni. Partner: A tétel hivatkozott partnerkódja, ha van ilyen Bizonylat: Vevő vagy szállító bizonylatszám. Üresen is hagyható. Vevő bizonylatnál, ha az bizonylat hivatkozik egy másikra, akkor automatikusan kitölti a hivatkozás mezőt Deviza: A tétel devizaneme Árfolyam: A tétel árfolyamszorzója Tartozik, követel: A tétel összege a megadott devizában. A rendszer automatikusan nyilvántartja forintban is, a tartozik, követel érték mezőkben. Dátumok: A tétel jellemző dátumai. Teljesítés kelt, számla kelt, fizetési határidő. A kiegyenlítés dátuma fontos lehet a szállítói ÁFA analitikánál, amikor a nem visszaigényelhető ÁFA kimutatást kérjük le. Tételeknél lehetőségünk van az eredeti bizonylatszám megtartásával a páros és nyitott listában a tétel hivatkozását módosítani. Ezt a tételen jobb gombot nyomva tehetjük meg.
Felhasználói kézikönyv - 41-3.7.2 Főkönyvi listák (kivonat, karton, eredmény, időszaki zárás) A könyvelési tételek alapján tetszőleges főkönyvi számlaszám tételeit kérhetjük le mind karton, mind kivonat mind pedig időszaki zárás formájában. Kivonat: A megadott főkönyvi számlaszám nyitó, tartozik, követel és záróegyenlegét adja meg számlaszámonként egy-egy sorban, számlaosztályonként csoportosítva. A megfelelő csoportosítás beállítását lásd a főkönyvi törzsnél leírtakban. Karton: Főkönyvi számlaszámonként tételes lista. A listán láthatjuk a belső könyvelés bizonylatszámát, a gépi bizonylatszámot (számlaszámot, iktatási szám, a bizonylat dátumát, a tételre jellemző megjegyzést, deviza tartozik követel illetve forint tartozik követel értékeket. Eredmény: Az egyes fő számlaosztályok egyenlegeit láthatjuk nyitó, tartozik, követel és záróegyenleg formátumban. Időszaki zárás: A megadott főkönyvi számlaszám görgetett egyenlegének kimutatására is kiválóan alkalmas lista, mely induló, forgalom és záróegyenleget hoz le a végén. A listát szűkíthetjük: - Dátum intervallumra, - Naplóra (Bank,pénztár,vegyes,stb ), - Főkönyvi számlaszámra, - Költséghelyre
Felhasználói kézikönyv - 42-3.8 TÚRASZERVEZÉS MODUL 3.8.1 Túrajárat szervezés Ebben a menüpontban lehetőségünk van a partnerek szállítási címeihez túrajáratokat rendelni. A hozzárendelést heti bontásban (hétfő-vasárnap) kell megtenni, ahol a nap a rendelés teljesítés kelte szerinti napot jelöli. Az itt megadott túrajárat automatikusan rögzítődik a rendelés felvitelekor a bizonylathoz, amit egyedi esetben a rendelésnél módosíthatunk is. 3.8.2 Túrajárat mozgások Egy megadott nap túrajárataihoz rendelhetünk utazót és sofőrt. Új szállítási nap megadásakor a túrajáratok törzsben előzőleg rögzített utazó- és sofőrkódokat ajánlja fel a túrajáratokhoz, amit utána módosíthatunk. A helyesen megadott utazó- és sofőrkódok után járatlapot nyomtathatunk. Minden járatnak külön oldala van, amin minden rendelésről egy sort láthatunk.
Felhasználói kézikönyv - 43-3.9 TÁRGYIESZKÖZ MODUL 3.9.1 Tárgyieszközök aktiválása előtti teendők A tárgyieszközök könyvelését először a kontírozás megadásával kell kezdeni. A Törzsek/ Kontír törzs menüpontban a Tárgyieszköz fülön meg kell adni az összes lehetséges nyilvántartási számlaszámot, és a hozzájuk tartozó beruházási, értékcsökkenési, selejtezési, eladási főkönyvi számlaszámokat. Eszközeinkhez ezek után már csak a nyilvántartási számlaszámokat kell rendelni.
Felhasználói kézikönyv - 44-3.9.2 Tárgyieszköz törzs Eszközeink felvitele, regisztrálás: Ugyan azzal a módszerrel vigyük fel a tárgyieszközeinket, mint ahogy egy partnerrel, vagy egy cikkel tennénk. Új felvitelkor az eszköz Regisztrált státuszt kap, könyvelés nem történik. A kitöltendő mezők: Nyilvántartási szám: Az eszköz általunk nyilvántartott száma. Előnullázott 5 hosszú szám, mely alapesetben automatikus számozású 00001-ről indul. Megnevezés: Az eszköz megnevezése Hely: Ahol az eszközt tároljuk, használjuk Használó: Kihez tartozik Vámtarifa: Vámtarifaszáma Gyáriszám: Az eszköz gyári száma Üzembe. hely. okmány: A bejövő számla száma, ezt fogja a főkönyvi kartonon kiírni, mint hivatkozott bizonylat a tranzakcióknál. Kulcs számv., adó.: Számvitel és adózás szerinti leírási kulcs Maradványérték: Az eszköz maradványértéke Nyilvántart. fők.: Az eszköz nyilvántartási főkönyvi száma Beszerzés dátuma: Amikor vettük Üzembehely. dátum.: Aktiválásnál vagy importálásnál fog értéket kapni Megjegyzés: Tetszőleges megjegyzés
Felhasználói kézikönyv - 45 - Tranzakciók indítása: Tranzakciók indítása előtt nagyon fontos, hogy a kontír törzsben a tárgyieszközhöz kapcsolódó kontírozás megfelelően ki legyen töltve. Minden itt használt nyilvántartási főkönyvi számot ki kell kontírozni a kontír törzsben! Helyes kontírozás esetén a könyvelés fülön megtekinthetjük az adott eszköz könyvelését. Felvitel és kontírozás után lehet eszközünkre tranzakciókat indítani a tranzakciók fülön. A tranzakció mindig az éppen kiválasztott eszközre vonatkozik, kivéve a csoportos Écs elszámolást, mert az minden eszközt megvizsgál. Importálás, aktiválás: Regisztrált státuszú eszközt importálhatunk, vagy aktiválhatunk. Tranzakciókat a Tranzakciók fülnél indíthatunk. Az aktiválásra kattintva megadhatjuk az aktiválás dátumát és az eszköz beszerzési értékét. Ha nem a kontírozás szerinti beruházás főkönyvi számra szeretnénk könyvelni a tranzakciót, akkor a Főkönyv beruházás jelölőnégyzetet pipáljuk ki, majd adjuk meg az új számlaszámot. Az importálás annyiban különbözik, hogy megadhatunk már elszámolt écs-t. A tranzakciót indítsuk el, majd kinyomtathatjuk a könyvelési bizonylatot (aktiválásnál). Selejtezés, Eladás: A tranzakció dátumának megadása után a rendszer selejtezési vagy eladási tranzakciót generál, mellyel kivezeti nullára az eszközt. A könyvelési bizonylatot is kinyomtathatjuk. Az eszköz eladva ill. selejtezve státuszt kap és nem lehet további tranzakciókat hozzárendelni. Ráaktiválás: Utólagosan növelhetjük eszközünk beszerzési értékét. A rendszer újraszámolja a várható leírás dátumát. Écs Elszámolás: Az aktuális eszköz écs-jét számolhatjuk el. Az elszámolás egy adott hónapra vonatkozik és egyedi könyvelési bizonylat készül. A tranzakció dátuma megadásakor csak az év és a hónap számít! A Napok megadásával korlátozhatjuk, hogy az adott hónapban hány napra számoljon écs-t. Ha üresen hagyjuk, vagy 0-t írunk be, akkor automatikusan a hónap minden napjára elszámol écs-t.
Felhasználói kézikönyv - 46 - Écs korrekció: Tetszőleges időszak écs-jét korrigálhatjuk, ha szükséges. Csoportos écs: A tranzakció dátumában megadott időszakra (év, hónap) elszámolhatunk értékcsökkenést. Csak az aktív eszközöket számítja, amelyeknél még nem volt elszámolva écs. az időszakra. Kifutott eszközökre se számol écs-t. Ha talál elszámolható écs-t, akkor értékcsökkenés ajánlást nyomtat, melyet elfogadáskor könyvel. Tranzakciók utólagos módosítása Az eszköz tranzakcióit tekinthetjük meg illetve, szükség esetén, módosíthatjuk azokat ezen a képernyőn. Ha a tranzakció hivatkozik könyvelési bizonylatra, akkor a könyvelést is meg kell módosítani! Sor törlésekor a könyvelési bizonylatot is törölni kell! Ha a törölt tranzakció státuszt is módosított (AKTIV,ELAD,SELEJT,IMPORT), akkor a státuszt is módosítani kell [Státusz módosítás]! Tárgyieszköz nyomtatások A [Nyomtat] gombra kattintva lehet a tárgyieszköz nyomtatásokat elérni Egyedi tárgyieszköz karton: Az aktuális eszköz kartonját nyomtatja. Összes tárgyieszköz: Minden tárgyiszközről kiírja az összesítő adatait. Üzembe helyezési okmány: Az aktuális eszköz üzembe helyezési okmányát nyomtatja