ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA GAZDASÁGI ÉS MŰSZAKI FŐIGAZGATÓSÁG ÜGYRENDJE (Elfogadva a Szenátus RH/9/2016. (II.23.) sz. határozatával) 2016.
211111 Tartalomjegyzék Általános rendelkezések... 3 A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság adatai... 3 A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság feladatai... 3 A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság szervezete... 4 Bérgazdálkodási és Humánerőforrás Osztály... 4 Pénzügyi és Keretgazdálkodási Osztály... 6 Számviteli Osztály... 9 Beszerzési és Vagyongazdálkodási Osztály... 11 Műszaki és Üzemeltetési Osztály... 12 Titkárság... 14 A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság vezetése... 15 Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok... 17 Záró rendelkezések... 18 2
Általános rendelkezések 1. (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (a továbbiakban GMF) az Eszterházy Károly Főiskola a kancellárnak közvetlenül alárendelt - önálló szervezeti egysége, amely a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény és az Főiskola SZMSZ-ében, valamint a jelen ügyrendben foglaltak szerint, a rendelkezésre bocsátott anyagi és tárgyi eszközökkel gazdálkodva működik, a Főiskola feladatainak megvalósítása érdekében. (2) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság az Eszterházy Károly Főiskolán működő keretgazdálkodási jogkörrel rendelkező gazdaság igazgatási szervezeti egység, a Főiskolai gazdasági feladatainak ellátója. Segíti az Főiskola vezetőinek, testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, felkért bizottságainak tevékenységét. Közvetlenül a kancellár irányítása alatt álló szervezeti egység. Vezetője a Gazdasági és Műszaki Főigazgató, aki feladatait a kancellár közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. (3) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság önálló témaszámokkal rendelkező szervezeti egység, a témaszámok felett az Gazdasági és Műszaki Főigazgató rendelkezik. A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság adatai 2. (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság: a) neve: Eszterházy Károly Főiskola Gazdasági és Műszaki Főigazgatósága b) székhelye: Eger c) címe: 3300.Eger, Eszterházy tér 1. d) bélyegzője: A Magyar Köztársaság címere, körben a Eszterházy Károly Főiskola felirattal. A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság feladatai 3. (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság a feladatait, mint funkcionális szervezet centralizáltan látja el. Tevékenysége során az Főiskola érdekeinek megfelelően köteles eljárni. (2) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság az Főiskola gazdasági feladatait a vonatkozó jogszabályok, a Szervezeti és Működési Szabályzat, a Gazdálkodási Szabályzat, a Szenátus, valamint a kancellár jogkörébe tartozó döntések alapján szervezi meg és hajtja végre. (3) Működésének célja: a) a Főiskola oktatási-nevelési, tudományos, szakmai, alkotó, kutató munkájának ellátásához szükséges anyagi feltételek biztosítása, b) a rendelkezésre álló erőforrásoknak az Főiskola érdekében történő gazdaságos, hatékony felhasználása, működtetése, gyarapítása, c) a racionális gazdálkodás gyakorlatának kialakítása, együttműködve a Főiskola más szervezeti egységeivel. (4) A célok megvalósításához a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság saját hatáskörben együttműködve a központi egységekkel, valamint az illetékes Főiskolai és érdekképviseleti szervekkel ellátja a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel, és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. 3
211111 A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság szervezete 4. (1) A GMF szervezeti felépítését jelen szabályzat 1. sz. melléklete tartalmazza. (2) A GMF szervezeti egységei által ellátott feladatok: Humánerőforrás-gazdálkodási, bér- és munkaügyi feladatok, Pénzügyi, költségvetéssel és elemzéssel kapcsolatos feladatok, Számviteli feladatok, Beszerzéssel és vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok, Műszaki és üzemeltetési feladatok. A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság ügyrendjének működési folyamatait a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság körlevélben teszi közzé. Bérgazdálkodási és Humánerőforrás Osztály 5. (1) Személyügyi feladatok ellátása: emberi erőforrás stratégiát készít, koordinálja az új alkalmazottak kiválasztásának folyamatát, együttműködve a vezetőkkel, a munkakör- és teljesítményértékelésben segíti a vezetők munkáját, ösztönzési rendszereket javasol és működtet, ellátja a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos feladatokat, éves terv szerint végzi a személyügyi feladatokat, összehangolja a tanszékek kinevezési, felmentési és előléptetési tevékenységét, figyelemmel kíséri a határozott idejű vezetői megbízásokat, közalkalmazotti kinevezéseket gondoskodik a pályáztatásról és a megbízások, szerződések elkészítéséről, a minősítési ütemtervnek megfelelően az illetékes vezetőkkel együtt gondoskodik a minősítések elkészíttetéséről, nyilvántartásáról, ellenőrzi és nyilvántartja a munkaköri leírásokat, nyugdíjazási ütemtervnek megfelelően gondoskodik a nyugdíjazások előkészítéséről, határozatok elkészítéséről, összehangolja és előkészíti a tanszékek és egységek gyakornokai foglalkoztatásával kapcsolatos tevékenységet, engedélyeztetést, összehangolja a külföldiek foglalkoztatásával kapcsolatos tevékenységet, szervezi és koordinálja a főiskolai belső továbbképzéseket, a tudományos fokozatok megszerzésének nyilvántartását vezeti, vezető állású munkakörök pályázatának kiírása, és gondoskodás a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal honlapján való megjelenésről, a pályázatok illetékes szakmai bizottságok részére való továbbítása, a munkatársak munkaügyi adatainak, valamint azok változásainak rögzítése a bérprogramban és dokumentálása, szükséges iratok továbbítása a MÁK felé, az alkalmazottak törzsadatainak naprakész nyilvántartása és kezelése, a személyi állománnyal, belépéssel, kilépéssel kapcsolatos nyilvántartás vezetése a KIRA, NEPTUNHR és NexonBér nyilvántartási rendszerben, a főkönyvi rendszerrel egységes kódrendszer alapján a dolgozók nyilvántartása, a dolgozók jogviszonyának megszűnésével, felmentésével kapcsolatos ügyintézés, leszámoló lapok kiküldése, munkaviszony igazolás, TB igazolás, munkanélküli járadék megállapításához szükséges igazolás kiállítása, a kapcsolódó iratok előkészítése, 4
a határozott idejű közalkalmazotti kinevezések figyelemmel kísérése, hallgatói munkaszerződésekkel kapcsolatos ügyintézés, közalkalmazotti jogviszonyt érintő szakmai tanácsadás ellátása. (2) Illetményszámfejtési feladatok: adott hónap jelenléti íveinek átvétele, egységek szerinti sorba rendezése, távollétek, pótlékok rögzítése számfejtése, vélt hiba esetén javítás módosítás kérése, iktatókönyvben a GMF Titkársága által iktatott szerződések átvétele, érkeztetése, típusonként, témánként annak rendezése, ütemterv szerint a rendszeres és nem rendszeres kifizetések, segélyek, illetményelőleg, többletfeladatok és megbízási szerződések, levonások számfejtése, a számfejtések ellenőrzése, letiltások nyilvántartása, a Ptk. szerint foglalkoztatottak részére a nem rendszeres kifizetések számfejtése és ellenőrzése, a KIRA által számfejtett illetmények ellenőrzése, bérjegyzékek elektronikus felületre való feltöltése, számfejtéseket követően esetenként a GIRO felé utalás feladás készítése, a levonások, letiltások analitikus nyilvántartása, MÁK felé továbbítása, az utalások határidőben való átadása a Pénzügyi és Keretgazdálkodási Osztály részére, az oktatói, kutatói ösztöndíjak számfejtése és pontos adatszolgáltatás az elszámolásokhoz, díszoklevelekhez, tanítási gyakorlathoz kapcsolódó juttatások számfejtése, utalásra való feladása, a közalkalmazotti kompenzáció figyelemmel kísérése, ügyintézése. (3) TB ellátásokkal, társadalombiztosítással kapcsolatos feladatok: a nyugdíj megállapításához szükséges adatlap kitöltése, továbbítása a Nyugdíjfolyósító felé, nyugdíj ellenőrzéshez adatszolgáltatás, kapcsolattartás, az ellenőrzés segítése, NYENYI teljesítés jegyzőkönyv szerint, a NYENYI adatszolgáltatásokkal kapcsolatosan felmerülő hibák javítása, utólagos adatszolgáltatás nyugdíjazási ügyekben. a betegszabadság, táppénz, THGYS/CSED, GYED elbírálásához, számfejtéséhez adatok, igazolások begyűjtése, MÁK felé betegségi-, anyasági ellátások, családi pótlék, egyéb iratok továbbítása, apákat megillető munkaidő-kedvezmény nyilvántartása, családi adó- és járulékkedvezmény dolgozói ügyintézése, a beérkezett nyilatkozatok kezelése, az illetményszámfejtés alapjául szolgáló létszám és távolléti adatok nyilvántartása, rögzítése, magánnyugdíj pénztár, önkéntes nyugdíjpénztár ügyek intézése. (4) Havi bérszámfejtés főkönyvi feladásával kapcsolatos feladatok: hó végi záráshoz kapcsolódó ellenőrzési, összesítési feladatok elvégzése, havonta bérfeladás elkészítése és egyeztetése a Számviteli Osztály részére, KIRA analitika alapján a NEXON Bér programban az analitika feldolgozása és a főkönyvi feladás elkészítése, 5
211111 az esetlegesen felmerülő önrevízió főkönyvi rendezéséhez szükséges iratok, bizonylatok átadása a Számviteli Osztály részére. (5) Nyilvántartási feladatok: az osztály iktatási feladatainak ellátása a POSZEIDON Ügyviteli és Nyilvántartási rendszerben, személyi anyagok folyamatos karbantartása, rendezése, változások felvezetése, személyi dossziékba rendezése, az utazási igazolványok nyilvántartása és kiadása, szabadság-nyilvántartás, az év eleji értesítők elkészítése, megküldése az illetékesek részére, év közben a folyamatosan érkező dolgozók részére szabadság megállapítása, rendszeres irattárazás az Iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően. (6) Adatszolgáltatási feladatok: külső-belső adatszolgáltatás ellátása, munkáltatói és a közalkalmazotti igazolások kiállítása, Munkaügyi Központ által támogatottakkal kapcsolatos engedély megkérése, szerződés elkészítése, havonkénti jelentés elkészítése részükre, pályázatokhoz igény esetén NAV igazolások iránti intézkedés, a NAV felé a rehabilitációs hozzájárulással kapcsolatos bevallások, elszámolások, elkészítése, az Egészségbiztosító, Nyugdíjbiztosító és a MÁK felé a szükséges nyilvántartások, jelentések, statisztikák, összesítők, elszámolások határidőre történő elkészítése és elküldése, módosítás, javítás esetén NAV felé be- és kijelentések, részvétel a munkavállalók éves személyi jövedelemadó bevallásának elkészítéséhez szükséges igazolások, nyilatkozatok, elszámolások kiadásában, ügyintézésében. (7) Tervezési, beszámolási feladatok: költségvetési előirányzat alapján a munkabérek és egyéb személyi jellegű kiadásokra vonatkozó költségvetési terv készítése, a beszámoló jelentésekhez a bérgazdálkodással kapcsolatos évközi és év végi számszaki jelentés, valamint szöveges elemzések készítése. (8) Koordinációs feladatok: a rektort és a kancellárt, valamint a munkáltatói jogokkal rendelkező vezetőket személyzeti munkájuk ellátásában való segítése, a külföldiek foglalkoztatásával kapcsolatos tevékenységek összehangolása, a számviteli és pénzügyi osztály dolgozóival, tanszékekkel való egyeztetés, kincstári határozatok továbbítása, kiértesítés, emberi erőforrás stratégia keretében az új alkalmazottak kiválasztási folyamatának koordinálása együttműködve a vezetőkkel. Pénzügyi és Keretgazdálkodási Osztály 6. (1) Pénzügyi feladatok: az EOS gazdálkodási rendszerben történő adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása, végzi a pénzeszközök kezelésével kapcsolatos tevékenységet, az előirányzat- 6
felhasználási keretszámla és az egyéb MÁK számlák nyitását, kezelését, módosítását, egyeztetését, a kincstári kártyák használatának bonyolítását, vezeti a pénzügyi analitikákat (beérkező-, kimenő számlák nyilvántartása, áfanyilvántartás, pénzügyi elszámolások, előlegek, stb., szerződések teljes körű nyilvántartása, bevételi és kiadási kötelezettségvállalások, szerződések rögzítése, pénztár működtetése, a biztonságos pénzkezelés és ellenőrzés feltételének megteremtése, házipénztár útján a készpénzfizetési kötelezettségek teljesítése, készpénz biztosítása, a pénzbeszedő helyek felett operatív irányítói, felügyeleti és ellenőrzési feladatok ellátása, fogadja és feldolgozza az elszámolásra kiadott előlegek és a kincstári kártyás kifizetések elszámolásának dokumentumait, pénzügyileg lebonyolítja a munkavállalók kiküldetési, utazási és egyéb költségeinek elszámolását, hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, kimenő számlák elkészítése, tartozások nyomon követése, kintlévőségek behajtása, bejövő számlák rögzítése a rendszerben, számlaiktatás, érvényesítés, pénzügyi teljesítések nyomon követése, giro és egyéb utalások előkészítése szükség szerint, ÁFA bevallások elkészítése, a gazdálkodási rend és jogszabályok változásaiból adódó változtatásokat elvégzi, eleget tesz a gazdálkodás dokumentumaival kapcsolatos bizonylati és egyéb rendelkezéseknek, közreműködik a vezetői információs rendszert alátámasztó pénzügyi elszámolási rend tartalmának kialakításában és működtetésében, gazdálkodási kérdésekben a többi szervezeti egység munkájának segítése, kapcsolattartás hatóságokkal, pénzintézetekkel és egyéb szervezetekkel külső szervezetek részére adatszolgáltatás (EMMI, MÁK, KSH, ÁSZ, KEHI, stb.), közreműködik a különféle statisztikák és egyéb adatszolgáltatásokban valamint a költségvetési beszámolók összeállításában, a pénzmaradványok kezelésében. Gondoskodik a költségvetés tervezésével, végrehajtásával kapcsolatos információs adatszolgáltatások valódi tartalmú, időbeni összeállításáról, tervszerűen működteti az osztály gazdasági kontrollrendszerét, a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzési rendszerét (FEUVE): belső szabályozó dokumentumok elkészítése, karbantartása és betartatása, a bizonylatok útjának megszervezése, a bizonylati fegyelem betartása, bizonylatok megőrzése. 7
211111 (2) Költségvetéssel és elemzéssel kapcsolatos feladatok: az eredeti és módosított költségvetési előirányzat, a felhasználás, teljesítés figyelemmel kísérése, elemzése. A szükséges intézkedések, előirányzat módosítás kezdeményezése, a keretgazdálkodó egységekre felosztott keretek egységenkénti, témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, felhasználások figyelemmel kísérése, a keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az engedélyezett keretekkel történő elszámolás nyomon követése, a kiadási és bevételi előirányzatok tervezése, a normatív és egyéb állami valamint fenntartói támogatások nyilvántartása, vezetői információk biztosítása, havi, negyedéves, féléves, éves beszámolók, jelentések készítése, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetőkkel, külső szervezetekkel, munkaanyagok készítése. (3) Nyilvántartási, adatszolgáltatási és tájékoztatási feladatok: a Szenátus által a költségvetésben a keretgazdálkodó egységek számára jóváhagyott keretekről a keretkiértesítések elkészítése, az elfogadott elemi költségvetésről a keretgazdálkodó egységek tájékoztatása, az éves elemi költségvetésben engedélyezett létszámok és személyi juttatások kiemelt előirányzata terhére foglalkoztatottak létszámának kari, szervezeti egységenkénti részletezésben nyilvántartása, évközi módosításokkal történő korrigálása, saját források, térítéses képzések költségterveinek ellenőrzése a szabályzatok figyelembevételével. Javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására. A keretfelhasználások ellenőrzése, a témaszámok kiadásai, karbantartási rendjének meghatározása. Témaszámok rögzítése az EOS rendszerben: a témaszámok felvitele, karbantartása, a témaszámok kereteinek karbantartása, módosítása, forrásonkénti kezelése, az éves elemi költségvetés elkészítése, tervezése, koordinációja a felügyeleti szerv részére, kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetőkkel, a költségvetés kiosztása keretekre, a Szenátusi döntést követően, a keretgazdálkodó egységek által felosztott keretek egységenkénti témaszámonkénti, forrásonkénti, kiadási jogcímenkénti nyilvántartása, írásos engedély esetén keretmódosítások, keretátadások végrehajtása, az eredeti előirányzat (költségvetési támogatás) felvitele az EOS könyvelési rendszerbe és a módosítások folyamatos karbantartása és főkönyvi feladása, keretáthelyezések elvégzése, szabad keretek figyelése, az államkincstári Kiadások és bevételek előirányzatának és teljesítésének alakulása lista lekérése és a havi előirányzat módosítások megállapítása, év végén az évzárási-évnyitási teendők: törlendő témák lenullázása, zárása. Kódok felülvizsgálata, átforgatása, maradványok ellenőrzése, átforgatása következő évre, főkönyv és fedezetvizsgálat, a köznevelési intézmény (Gyakorló Iskola) költségvetésének tervezése, a közoktatási normatívákkal való elszámolás (beszámoló), következő évi költségvetés összeállítása. A Gyakorló Iskolát érintő szükséges adatszolgáltatások, éves beszámolójának elkészítése és feltöltése az Oktatási Hivatal részére a KIR felületre, 8
a főiskola információ igényének megfelelően az ügyviteli rendszer fejlesztésében közreműködik, annak korszerűsítése útján megbízható információszolgáltatást ad a vezetői döntésekhez és az évközi elemzésekhez a megfogalmazott igényeknek megfelelő mélységű információt szolgáltat, rendszeres irattárazás az Iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően. (4) Projekt elszámolási és pénzügyi feladatok: ellátja az uniós programok és támogatási szerződések végrehajtásával kapcsolatos pénzügyi és gazdasági feladatokat. Kezeli a pályázati és egyéb pénzügyi kereteket. Az Európai Uniós programoktól, belföldi és külföldi pályázatok keretében meghatározott feladatra, elszámolási kötelezettséggel elnyert pénzeszközök kezelése, pénzügyi dokumentáció vezetése. Belföldi és külföldi forrásból finanszírozott támogatások és ezek felhasználásának analitikus nyilvántartása, elszámolások készítése, a pályázati források felhasználásának figyelemmel kísérése, részelszámolások ellenőrzése, elszámolások témavezetőkkel történő egyeztetése, kapcsolattartás az irányító hatóságokkal, támogatókkal, Az Európai Uniós programoktól, belföldi és külföldi pályázatok keretében meghatározott feladatra, elszámolási kötelezettséggel elnyert pénzeszközök kezelése, pénzügyi dokumentáció vezetése. Belföldi és külföldi forrásból finanszírozott támogatások és ezek felhasználásának analitikus nyilvántartása, elszámolások készítésében pénzügyi részvétel, pályázatok pénzügyi tervezése, pályázatok pénzügyi vezetői és asszisztencia feladatainak ellátása, a projekt pénzügyi ütemtervének kidolgozása, s annak betartatása, beszámolás a projektmenedzsernek és a projektmenedzsmentnek, a projekt pénzügyi nyilvántartásainak vezetése, a projekt tervezett és valós pénzügyi teljesülésének nyilvántartása, a pénzügyi megvalósítás összehangolása a hatályos jogszabályokkal, a Közreműködő Szervezet elvárásaival és a projekt megvalósítóival, előlegigénylés, kifizetési kérelmek, PEJ, ZPEJ, helyszíni ellenőrzések előkészítése, belső pénzügyi bizonylatok ellenőrzése, beszállítóktól érkező számlák ellenőrzése, elszámolások készítése, beszámolás a Közreműködő Szervezet és a Program Irányító Hatóság felé. Számviteli Osztály 7. (1) Számviteli feladatok: a beszámoló jelentések alapjául szolgáló, a Számviteli törvényben, valamint a költségvetési szervekre vonatkozó egyéb jogszabályokban elrendelt részletességű analitikus és főkönyvi nyilvántartás vezetése az EOS ügyviteli programban, a gazdasági események nyilvántartása, az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer, valamint az ezzel kapcsolatos ügyvitel megtervezése, alkalmazása és napi szintű ellenőrzése, az EOS rendszerben történő adatrögzítés, adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása, a főkönyvi számlatükör karbantartása a főiskola számlakeretének és számlatükrének aktualizálása, 9
211111 a pénzforgalmat érintő könyvelés, bejövő szállítói számlák igazolásakontírozása, bontása, a banki kiadási forgalom kontírozása, könyvelése, rögzítése, egyenlegek egyeztetése, a banki jóváírás, terhelés forgalom kiegyenlítése számlakiegyenlítéssel, vegyes könyveléssel, az ERA kódok egyeztetése az Államkincstárral, eltérések feladása kiegészítő szelvényen, vegyes tételek könyvelése, pénzmaradvány igénybevétel, előirányzat módosítások, értékcsökkenés, készlet és tárgyi eszköz feladások könyvelése, rögzítése, a havi bérfeladások könyvelése, kincstári egyeztetése a szükséges módosítások, vegyes könyvelési tételek elkészítése, a pénztári forgalom kontírozása, rögzítése, kiadott előlegek egyeztetése, a napi, havi pénzforgalom egyeztetése, a pénzforgalom nélküli tételek, szállítói finanszírozású számlák rendezése, könyvelése, a devizaszámlán történő forgalom kontírozása, könyvelése, rögzítése, a dolgozói OTP lakáskölcsön számlával kapcsolatos ügyintézés és könyvelés, az intézményi bevételek, jóváírások könyvelése, rögzítése, NEPTUN hallgatói rendszer pénzügyi moduljának az EOS rendszerrel való kapcsolatának biztosítása, a NEPTUN rendszerben készült hallgatói számlák, követelésekkel kapcsolatos bevételek valamint hallgatói ösztöndíjak feladásainak előzetes kódozása, az átvett állományok lekönyvelése, a Gyakorló Iskola étkezési és egyéb térítési díjakkal kapcsolatos követelések könyvelése és egyeztetése a gondnok által vezetett analitikával, a kötelezettségvállalások főkönyvi nyilvántartásának karbantartása, egyeztetése. Az EOS rendszerben készült kötelezettségvállalások ellenőrzése, engedélyezése, véglegesítése és könyvelése. A könyvelési dátum időbeliség megtartása (előzetes kötelezettségvállalás könyvelés, számla igazolás, pénzforgalom teljesítés könyvelés, kötelezettségek korrekciója, kötelezettségvállalás maradványok rendezése, a követelések főkönyvi nyilvántartásának karbantartása, egyeztetése és könyvelése, a befektetett eszközök nyilvántartási feladatai a Számviteli politikában, valamint a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltak szerint az eszközöknek és forrásoknak az éves beszámoló analitikus nyilvántartással történő analitikus alátámasztása, az immateriális javak, tárgyi eszközök, kis értékű immateriális javak, tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása, az EOS rendszerben történő rögzítése, az értékcsökkenés elszámolása, analitikus feladása és egyeztetése a főkönyvi könyveléssel, a leltározások hatásának számviteli rendezése (leltári többlet, illetve hiány), a tárgyi eszközök állományba vétele és minden változás folyamatos vezetése az EOS rendszerben, átmenő, kézi raktárak: ISC, Líceum Kiadó, Hallgatói Centrum, Sárospatak Jegyzet Raktár, vegyszer kézi raktárak készletének könyvelése, a beszámolókhoz adatszolgáltatás, 15-ös űrlap, beruházás és felújítás táblázat elkészítése, havi, negyedéves, éves egyeztetések számviteli kötelező egyezőségek biztosításával zárlati könyvelés. 10
(2) Nyilvántartási, adatszolgáltatási feladatok: a mérlegjelentés mellékleteinek elkészítése, leltárak elkészítése, begyűjtése, a mérlegadatok összegyűjtése, a negyedéves mérlegjelentések kidolgozása és feltöltése a KGR rendszerbe, a havi Időközi Költségvetési Jelentések (IKJ) kidolgozása és feltöltése a KGR rendszerbe a kapcsolódó időszaki főkönyvi kivonat megküldése a Magyar Államkincstár részére, likviditási terv elkészítése és feladása (LT01) az eadatra, az Államkincstár felé az intézményi havi tartozásállomány jelentés (AT01) elkészítése és feltöltése a MÁK eadatra, a magáncélú telefonhasználat, reprezentációs számlák utáni SZJA, járulékok bevallásához havi adatszolgáltatás elkészítése az Államkincstár részére, a szállásdíjak utáni havi idegenforgalmi adó bevallás elkészítése a gondnokok előzetes bevallás összesítői és a könyvelt tételek alapján, Az intézmény részére meghatározott éves költségvetési számszaki beszámolók elkészítése, valamint szöveges és egyéb mellékleteinek kidolgozásában összeállításában közreműködés, közreműködés különféle statisztikák és egyéb adatszolgáltatásokban, vezetői információk biztosítása, havi, negyedéves, féléves, éves beszámolók, jelentések készítése, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, kapcsolattartás a téma-, keretgazdálkodási egység vezetőkkel, külső szervezetekkel, munkaanyagok készítése, rendszeres irattárazás az Iratkezelési szabályzatban foglaltaknak megfelelően a pályázatok nyilvántartása, támogatási szerződések és költségvetések irattárazása. Beszerzési és Vagyongazdálkodási Osztály 8. (1) Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok: létesítménygazdálkodás, vagyongazdálkodási terv és beszámoló elkészítése, a terv végrehajtásának koordinálása, a jogszabályi rendelkezések szerint a vagyonelemek vásárlásának, tulajdonjog átruházásának ügyintézésében közreműködés, ingatlanok hasznosításával kapcsolatos feladatok előkészítésében, versenyeztetési eljárások lebonyolításában való közreműködés, a jogszabályi előírásoknak, valamint a Számviteli politikában, illetve a Leltározási és selejtezési szabályzatban foglaltaknak megfelelő intézményi leltárazás előkészítése, irányítása, felügyelete, kiértékelése, leltárjegyzőkönyv készítése. Az Immateriális javak és Tárgyi eszközök leltározása a tulajdon védelmében és az éves beszámoló alátámasztásaként, eszköz és anyaggazdálkodás végrehajtása, vezetőváltások miatt bekövetkezett átadó-átvevő leltárak bonyolítása, a dolgozók munka- és védőruházattal való ellátása szabályzat szerint (karbantartók és takarítónők, laboránsok, testnevelő tanárok esetében), a feleslegessé vált vagyontárgyak feltárásának, hasznosításának, selejtezésének bonyolítása, kártérítési eljárások lefolytatása alapján a károk és a megtérítések nyilvántartása, a leírási kérelmek előkészítése, a törlések végrehajtása. 11
211111 (2) Beszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátása: az intézményi beszerzési igények összefogása, központi koordinálása, lebonyolítása éves beszerzési terv elkészítése, aktualizálása, a közbeszerzési értékhatár alatti belföldi megrendelések, devizás megrendelések (vámmentes beszerzések), vámügyintézés, a beszerzési terv alapján az éves közbeszerzési terv elkészítése, aktualizálása, minden év május 15-ig, a KEF honlapon megadott táblázat alapján, a terv aktualizálása, a szükséges eljárások előkészítése, lefolytatása, közbeszerzések koordinálása, részvétel a lebonyolításában (központosított közbeszerzés, értékhatártól függő közbeszerzés), a központosított közbeszerzés alá tartozó termékek beszerzése. (3) Nyilvántartási, adatszolgáltatási feladatok: az intézmény kezelésében álló vagyon részletes nyilvántartása, az ingatlanállomány nyilvántartása az EOS CAFM modulban, ingatlan kataszteri nyilvántartás vezetése, (épületenkénti helyiség nyilvántartás) folyamatos karbantartása. (4) Statisztikai adatszolgáltatások: negyedéves beruházási statisztikai jelentés (negyedévet követő hónap 20-a), veszélyes hulladék statisztikai jelentés (március 01), éves beruházási statisztikai jelentés (március 31), környezetvédelmi statisztikai jelentés (május 31), évi Vagyonkataszteri jelentést minden év május 31-ig, Közbeszerzési statisztikai jelentéshez rész adatszolgáltatás teljesítése (május 31). adatszolgáltatás a vagyonvédelem és a vagyongazdálkodás területén az MNV Zrt. és a hatóságok részére, tényadat jelentés és tervadat jelentés minden év április 30- ig, beszerzéssel, megrendeléssel, vagyongazdálkodással, leltározással és selejtezéssel kapcsolatos belső szabályzatok előkészítése és karbantartása. Műszaki és Üzemeltetési Osztály 9. (1) Üzemeltetési feladatok: Gondnoksági feladatok az intézmény ingó és ingatlan vagyontárgyainak/épületeinek, parkjainak, eszközeinek üzemeltetése és szükség szerint karbantartása műszaki, vagyonvédelmi és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével, mely tevékenységek az épületgondnokságok feladatkörébe tartoznak, az intézményi épületek és gépészeti berendezések rendszeres takarítási munkáinak napi szintű szervezése, irányítása és ellenőrzése, az intézményi épületek állagának megóvása, ennek érdekében az intézményben felmerülő karbantartási, javítási feladatok napi rendszerességgel történő figyelése, ellenőrzése, az épületgondnokok a hibák kijavításáról, fontossági és sürgősségi rendben gondoskodnak, a kisebb javításokat elvégeztetik a karbantartó műhely munkatársai segítségével, a nagyobb javítási, karbantartási feladatokat az osztályvezető, illetve a GMF főigazgató jóváhagyása alapján külső kivitelezővel végeztetik el megfelelő ellenőrzés mellett, 12
feladata az oktatási, kollégiumi, szállás hasznosítási tevékenységgel kapcsolatos igény szerinti fogyóeszközök, tisztítószerek, nyomtatványok folyamatos biztosítása, beszerzésének kezdeményezése az osztályvezető, illetve a GMF főigazgató jóváhagyása alapján, a portaszolgálatok és telefonközpontok kezelésének megszervezése, irányítása és ellenőrzése, a társadalmi tulajdon védelmét biztosítja, rendezvények alkalmával előkészíti, berendezi a szükséges termeket, a szabad kapacitások kihasználása érdekében a szálláshely szolgáltatással terem bérbeadással kapcsolatos szervezési, ügyintézési feladatokat ellátja, javaslattétel az ingatlanvagyonhoz kapcsolódó szabad kapacitások kihasználása, e tevékenységből származó bevételek növelése érdekében, a döntéshozók műszaki hatékonysági mutatókkal való kiszolgálása, a hatósági adatszolgáltatások határidős teljesítése, a vagyonelemek kihasználtságának felügyelete, a bérleti, értékesítési szerződések előkészítése, nyomon követése, a vagyonbiztosítások megkötése, nyilvántartása, nyomon követése, a kárrendezések ügyintézése, nyomon követése, a hivatali járműállomány nyilvántartása, üzemeltetésének felügyelete, költségeinek elszámoltatása, menetleveleinek nyilvántartása, értékelése, egyéb szállítási rakodási feladatok ellátása, a főiskola vagyongazdálkodási, ingatlanfejlesztési stratégiájának kidolgozásában közreműködés, a környezetvédelmi előírások figyelemmel kísérése és betartatása, munkavédelmi-, tűzvédelmi-, polgárvédelmi feladatok koordinálása és részbeni ellátása (előírások biztosítása, jelentések készítése, oktatás), jogszabályok, rendeletek által időszakonként kötelezően elvégzendő vizsgálatok, mérések figyelemmel kísérése. (1) Energiagazdálkodási és monitoring feladatok: a jogszabályi változások nyomon követése mellett javaslatot tesz az energiagazdálkodás területén a kedvezőbb lehetőségek kiaknázására, energiagazdálkodási tervek előterjesztése, nyomon követése, energia közbeszerzések előkészítése, felügyelete, épületenergetikai mutatók on-line monitoring felügyelete, víz-, gáz-, elektromos és távhő energia ellátás zavartalan biztosításához kapcsolódó nyilvántartások vezetéséről gondoskodik, a megújuló energiaforrások arányának növelése, pályázati előkészítése a megújuló energia felhasználásának lehetőségeinek, intézményen belüli felhasználhatóságának figyelemmel kísérése, épületenergetikai pályázatok előkészítésében részvétel, a megvalósult pályázatok projektnyilvántartás, fenntartási időszak indikátorainak nyomon követése, energiaszolgáltatókkal való kapcsolattartás, energia számlák értékelése, épületenkénti költségkimutatás készítése a számlákhoz, a továbbszámlázáshoz szükséges teljesítés-igazolások kiadása, határidős energetikai adatszolgáltatások, épületek műszaki monitoring szemléinek lebonyolítása, dokumentálása, épületenergetikai berendezések karbantartásainak felügyelete, az üzemeltető cégek szolgáltatási minőségének felügyelete, értékelése. 13
211111 (2) Beruházási és műszaki ellenőrzési feladatok: a pályázati műszaki specifikációk előkészítése, pontosítása, egyeztetése, a közbeszerzési eljárások műszaki követelményrendszerének meghatározása, műszaki tervezés, tervellenőrzés, tervdokumentáció felülvizsgálata, hatósági engedélyek, engedélyeztetési eljárások lebonyolítása, műszaki költségvetések, árajánlatok véleményezése, műszaki tervek, dokumentációk archiválása, terv és okmánytár kezelése, tervezői, kivitelezői, vállalkozási szerződések előkészítésében szakmai részvétel, szakmai szempontok, valamint a Főiskola érdekeinek az egyes építési beruházások, felújítások nyomon követése, a beruházások során keletkező dokumentációk kezelése, tervezői művezetés, műszaki ellenőrzés nyomon követése, teljesítésigazolása, műszaki átadás-átvétel, használatbavétel dokumentált lebonyolítása, kapcsolattartás az önkormányzat építési hatóságával, tervezőkkel, szolgáltatókkal, kivitelezőkkel, garanciális kötelezettségek nyomon követése, ügyintézése, dokumentálása, beruházásokkal, felújításokkal kapcsolatos adatszolgáltatás biztosítása. (3) Adatszolgáltatási feladatok: KSH jelentés a kollégiumok hasznosításáról, havi idegenforgalmi adó bevalláshoz épületenkénti előzetes bevallások összeállítása és továbbítása a Számviteli Osztály részére, havi KEF üzemanyag elszámolás, éves energetikai jelentés. Titkárság 10. (1) A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság titkársága a gazdasági és műszaki főigazgató irányításával az alábbi feladatokat látja el: a GMF levelezési, bevallási, adatszolgáltatási stb. kötelezettségeinek teljes körű nyilvántartása, iktatása; a felügyeleti szervek, egyéb külső szervek, a GMF és a Főiskola más szervezeti egységei közötti megfelelő információáramlás biztosítása, a főigazgató és helyettese napi szintű munkájának segítése, a titkárságon felmerülő adminisztrációs és szervezési feladatok elvégzése, a főigazgatóság levelezéseinek, telefonhívásainak kezelése időpontok és megbeszélések egyeztetése, a vezetők időbeosztásainak nyilvántartása; az ügyfélforgalom ütemezése, tárgyalások, megbeszélések, értekezletek előkészítése, heti vezetői értekezletek jegyzőkönyvének vezetése, emlékeztető készítése, az aláírásra váró dokumentumok, szerződések, utalványrendeletek és számlák aláírásra való előkészítése, a másodpéldányok eljuttatása, postázása a célhelyekre, a havi nem rendszeres személyi kifizetésekhez kapcsolódó szerződések ellenjegyzés utáni iktatása a Bérgazdálkodási és Humánerőforrás Osztállyal közös átadó füzetbe, a kész szerződések továbbítása a Bérgazdálkodási és Humánerőforrás Osztályra számfejtésre, a külföldi kiküldetésekhez kapcsolódó KEF rendszeren keresztül beszerzésre kerülő tételek (szállás, repülőjegy, transzfer stb.) rögzítése az elektronikus felületen, a szükséges árajánlatok bekérése, 14
a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság iratainak rendszerezése és archiválása, a dokumentumok iktatása a Poszeidon rendszerben, a szervezeti egységhez érkezett belső és külső küldemények átvételétnek és nyilvántartásba vételének kezelése és intézése, kapcsolattartás az intézmény belső egységeivel, tanszékekkel, dolgozókkal, továbbá az intézmény külső partnereivel, a GMF honlapjának kezelése, a hírlevelek elkészítése, főigazgatói körlevelek kiküldése, az egységek tájékoztatása az aktuális teendőkről, foglalkozás-egészségüggyel kapcsolatos koordináció ellátása, üdültetéssel kapcsolatos tájékoztatás, koordinálás, szállásfoglalások rögzítése, protokolláris reprezentációs tevékenységek ellátása, az intézményi honlapon található közpénzek felhasználását kommunikáló adatok ( üvegzseb törvény) folyamatos nyilvántartása, frissítése a honlapon, a GMF rendezvényeinek előkészítése, közreműködés a rendezvényeken, emlékeztető, jegyzőkönyv készítés. A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság vezetése 11. (1) A GMF vezetője a Gazdasági és műszaki főigazgató (továbbiakban: vezető). (2) A vezetőt nyilvános pályázati eljárás lefolytatását követően a kancellár nevezi ki, legfeljebb hároméves időtartamra. Felette a teljes körű munkáltatói jogot a kancellár gyakorolja. (3) A vezető az Főiskola működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a kancellár helyettese. Ebben a feladat körében általános utasítási és ellenőrzési jogköre van. Feladatait a kancellár közvetlen irányítása, felügyelete és ellenőrzése mellett látja el. (4) A vezető feladatait, felelősségét, hatáskörét átfogóan a vonatkozó jogszabályok, a felügyeleti szerv és más országos hatáskörű szervek rendelkezései, továbbá a Szenátus, valamint a kancellár a jogkörükbe tartozó kérdésekben hozott véleményei, határozatai, döntései határozzák meg. (5) A vezető feladata és felelőssége kettős: a) mint a Főiskola gazdasági vezetője a (4) bekezdésben foglaltak figyelembe vételével megfelelő szabályozással és felügyelettel irányítja az intézmény gazdálkodását és pénzügyi tevékenységét, érvényesíti az előirányzatokkal, létszámmal való szabályszerű, hatékony gazdálkodás követelményeit, gondoskodik a törvényesség betartásáról, a vezetői- és munkafolyamatba épített ellenőrzésről, b) mint az intézmény gazdasági szervezetének vezetője közvetlenül irányítja és ellenőrzi a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság munkáját. A vezető felelőssége nem érinti a költségvetési szerv vezetője vagy az egyes ügyekért felelős alkalmazottak felelősségét. (6) A vezető főiskolai szintű vezetői feladat- és hatásköre: a) az oktató-, tudományos kutató-, valamint más szakmai munkának a gazdálkodás hatékony eszközeivel, módszerveivel történő elősegítése, b) a főiskolai feladatok ellátáshoz rendelkezésre álló források, anyagi eszközök gyarapítása, c) az főiskola gazdálkodási feladatainak szervezése, irányítása, ellenőrzése, d) az Főiskolát terhelő gazdasági kihatású kötelezettség vállalásainak ellenjegyzése, a vezető vagy az általa írásban kijelölt személy ellenjegyzése nélkül kötelezettségvállalásra nem kerülhet sor, illetve követelés nem írható elő, 15
211111 e) évente legalább két alkalommal a Szenátus tájékoztatása a Főiskola működéséről, gazdálkodásáról, az alapítói okiratában meghatározott feladatok végrehajtásáról, f) az intézmény gazdálkodását érintő Főiskolai vagy külső megbeszéléseken való részvétel, g) kialakítja az Intézmény gazdálkodási stratégiáját, amelyet részprojektekre bont, és elfogadásra terjeszti a döntéshozók elé, h) gondoskodik a stratégia megvalósulásának méréséről, és negyedévente beszámolót készít a kancellár számára, i) biztosítja a Fenntartó által előírt (tervezett) gazdálkodási adatokat tartalmazó riportok elkészítését, továbbítását, j) az elvárt riportoknak megfelelően, elkészíti a keretgazdálkodó egységektől elvárt adatszolgáltatáshoz szükséges információkat biztosító adatbekérések technikai feltételeit, k) továbbképzéseket biztosít az új informatikai eszközök, programok, alkalmazások betanulása, és nagy biztonságú alkalmazása érdekében, l) folyamatosan havi rendszerességgel adatot szolgáltat a likviditási helyzetről, a szállító állomány alakulásáról, erről tájékoztatja a kancellárt, m) a költségvetés és egyéb pénzügyi források tervezését koordinálja, n) a költségvetési beszámolók, a kötelező adatszolgáltatások jelentések elkészítését, az adatok valódiságát biztosítja, o) a költségvetésnek a jogszabályokban és az Főiskolai szabályzatokban meghatározott módon való végrehajtását biztosítja, p) a főiskola rendelkezésére álló javak rendeltetésszerű, gazdaságos, az Főiskola érdekében történő célszerű, hatékony felhasználásának, a racionális gazdálkodás feltételeinek kialakításáért felel az ezeket szolgáló szabályozás és ellenőrzés biztosításával, q) felelős a tervezés, a gazdálkodás, a számvitel, és az ezek alapjául szolgáló bizonylati rendszer és ügyvitel jogszerű és szakszerű megszervezéséért, folyamatos korszerűsítéséért, r) a kapcsolódó informatikai rendszer üzemeltetése, gazdálkodási előírásoknak, intézkedéseknek a szervezeti egységekben történő végrehajtásának segítése, ellenőrzése, s) biztosítja a főiskola pénzügyi-gazdasági kötelezettségeinek teljesítését, követeléseinek érvényesítését, t) felelős a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, előirányzat módosítási rend kialakításáért, képviseleti és kiadmányozási jogot gyakorol, u) felelős a bérgazdálkodással kapcsolatos feladatokért, v) a gazdálkodó egységekben folyó gazdálkodás támogatása, segítése, w) a kancellár, illetve a Szenátus megbízása alapján egyéb gazdasági feladatokat lát el x) javaslattételi, illetve véleményezési jogkört gyakorol minden olyan gazdálkodási kérdésben, amelyet a jogszabály a Szenátus, a kancellár hatáskörébe utal. (7) A vezető feladat- és hatásköre, mint gazdasági szervezet vezetője: a) a GMF szervezeti egységei munkafeltételeinek kialakítása, szervezése, irányítása és ellenőrzése, b) a GMF feladatköréhez tartozó informatikai rendszerek kialakítása, működtetése, c) a GMF-en az ügyrendi és eljárási szabályok kiadása, d) a vezető munkatársak rendszeres tájékoztatása a munkájukkal, feladatukkal kapcsolatos ügyekben, e) a vezető kétévente köteles a belső kontroll rendszerek témakörben a pénzügyminiszter által meghatározott továbbképzésen részt venni. A részvételt a 16
költségvetési szerv vezetője december 31-éig igazolja, kivéve, ha a gazdasági vezetőt a tárgyév október 1-jét követően nevezték ki (bízták meg), f) felelős a GMF szervezeti egységei szak- és jogszerű működéséért, a jogszabályok és belső utasításokból az irányításuk alá tartozó területre háruló feladatok kidolgozásáért, végrehajtásának megszervezéséért, megtartásáért és ellenőrzéséért, g) felelős a kötelezettségvállalás, utalványozás, valamint az érvényesítés és ellenjegyzés jogi és belső szabályainak megtartásáért, (8) A vezető munkáját az egyes feladatok végrehajtásának előkészítésében és a végrehajtás megszervezésében testületek, bizottságok segítik. A Szenátus által létrehozott főiskolai szintű állandó bizottságok tagja. (9) Szoros kapcsolattartással együttműködik a karok gazdasági koordinátoraival, előadóival, és szakmai felügyelet gyakorol felettük. Időszakosan tájékoztatót tart részükre a bekövetkezett szabályozási változásokról. (10) Huzamosabb távollét esetén a vezető helyettesítését a gazdasági és műszaki főigazgatóhelyettes, vagy a Kancellár által írásban kijelölt személy látja el. Ügyrendi rendelkezések és eljárási szabályok 12. (1) A GMF kötött munkaidőben, heti 40 órás munkarendben működik. A napi munkaidő hétfőtől csütörtökig 7.30-tól 16.00 óráig, pénteken 7.30-tól 13.30 óráig tart. Ettől a munkairányító jogkörrel rendelkező vezető a beosztással kapcsolatban megállapított havi munkaidő időtartamának változatlansága mellett eltérést alkalmazhat. (2) A kötelezettségvállalási jogköröket a hatályos Kötelezettségvállalási Szabályzat rögzíti. (3) A pénzügyi ellenjegyzés joga a gazdasági és műszaki főigazgatót illeti meg, mellyel megbízhat a jogszabályi feltételeknek megfelelően a főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló munkavállalót. (4) A helyettesítés rendje: a GMF főigazgatót távolléte esetén a főigazgató-helyettes helyettesíti, a szakterületek vezetőit távollétükben az általuk meghatározott személy helyettesíti, a helyettesítés rendjét aktuálisan írásban határozzák meg. (5) A kapcsolattartás rendje: A Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságot a Főiskola más, oktatási és egyéb adminisztratív-szakmai szervezeteivel, illetve külső szervezetekkel történő tárgyalások, tanácskozások, értekezletek során a gazdasági és műszaki főigazgató, illetve az általa átruházott hatáskörben kijelölt személy képviseli. Képviseleti jogkörrel munkaköri leírásában rögzített feladatkörében eljárva az érdemi ügyintéző is rendelkezik. (6) A kiadmányozási jog gyakorlási szabályai az alábbiak: a) a Főiskola nevében kiadmány és kötelezettségvállalás aláírására a rektor vagy a kancellár jogosult, a gazdasági-műszaki főigazgató, vagy az általa kijelölt személy(ek) ellenjegyzése mellett, b) a GMF főigazgatója (vezető) a Nemzeti Felsőoktatási törvény, a rektor és a kancellár által átruházott hatáskörben a Főiskola egészére vonatkozó kiadmányozási joggal rendelkezik a gazdasági jellegű ügyekben, c) azok a GMF-en keletkezett kiadmányozás tárgyát képező ügyiratok, amelyeknek címzettjei a felügyeleti szervek (EMMI, országos hatáskörű szervek), önálló költségvetési szervek igazgatói, az Főiskolán belül a kancellár, a Karok vezetői, kizárólag a vezető titkárságán keresztül kiadmányozhatók és ezek aláírója a gazdasági vezető vagy helyettese lehet. A kötelezettségvállaláshoz, illetőleg a követelés 17
211111 előírásához a vezető vagy az általa átruházott jogkörben megbízott közalkalmazott ellenjegyzése szükséges, d) a vezető által átruházott hatáskörben kötelezettségvállalás ellenjegyzésére jogosult: a gazdasági és műszaki főigazgató-helyettes, a Számviteli Osztály vezetője vagy a vezető által írásban felhatalmazott ellenjegyzési jogosítvánnyal rendelkező közalkalmazott, e) a kincstári számla és a bankszámlák felett való rendelkezéshez minden esetben két bejelentett személy aláírása szükséges. A pénzintézetekhez az e célra rendszeresített űrlapon kell bejelenteni azoknak az alkalmazottaknak a nevét és aláírását, akik a számla felett rendelkezni jogosultak, f) a vezető első helyen ír alá, ha jogszabály két képviseleti személy aláírását tartja szükségesnek, g) a hatóságok előtti képviselet szabályai: a Főiskola mint költségvetési szerv jogi személy. A költségvetési szerv képviseletét a rektor és a kancellár látja el, aki a jogkörét esetenként, vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve a szervezet közalkalmazottjára átruházhatja, a gazdasági vezető mint a GMF vezetője a Főiskola gazdasági ügyeit érintően egy személyben jogosult a képviseletre. h) A GMF közalkalmazottai részére belföldi kiküldetéseket a vezető, külföldi kiküldetéseket a kancellár, illetve átruházott hatáskörben az arra jogosult vezető engedélyez. A vezető belföldi kiküldetéseit a kancellár engedélyezi. i) Ha nem a kancellár az aláíró és a jogszabály a nyilatkozat érvényességéhez írásbeli alakot kíván, minden esetben két képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges. Záró rendelkezések 13. (1) Jelen Ügyrendet a Szenátus az RH/9/2016. sz. határozatával elfogadta. A szabályzat 2016. február 24. napján lép hatályba és visszavonásig érvényes. (2) Az érvényes Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Ügyrendjének előírásait valamennyi érintettnek be kell tartani. Eger, 2016. február 23. Dr. Liptai Kálmán Csathó Csaba rektor s. k. kancellár s. k. 18
1.sz. melléklet Gazdasági és Műszaki Főigazgató Titkárság Gazdasági és Műszaki Főigazgatóhelyettes Műszaki és Üzemeltetési Osztály Bérgazdálkodási és Humánerőforrás Osztály Pénzügyi és Keretgazdálkodási Osztály Számviteli Osztály Beszerzési és Vagyongazdálkodási Osztály 19