Phare ACCESS 2003 Végső beszámoló * 5. időközi beszámoló Azonosító szám: 2004/S 229-197414 Projekt száma: 2003/004-347.02 Szerződés száma: 2003/004-02-02-0017 Projekt címe: Phare ACCESS 2003 Dokumentum: Végső jelentés 2005.02.01 2006.10.31 Időszak: 5. beszámolási időszak 2006.06.01 2006.10.31 Dátum: 2006.10.31 Készítette: Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány
1. Összefoglaló A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) és az Alfa- Communication Kft. közös műszaki és szakmai ajánlatot adott a Phare ACCESS 2003 program technikai lebonyolítására. A program szerződéskötő hatósága (PAO) a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Központi Pénzügy és Szerződéskötő Egysége illetve jogelődje volt, a szakmai irányítását (SPO) pedig a Szociális és Munkaügyi Minisztérium Társadalmi és Civil kapcsolatok Főosztálya illetve jogelődjei látták el. A Phare ACCESS 2003 program az utolsó olyan Európa Uniós előcsatlakozási alap, amely kifejezetten a civil szféra fejlesztését célozta. A DemNet egymást követő harmadik alkalommal látta el a Phare ACCESS programok technikai lebonyolítását. Úgy véljük, hogy mindaz a nagymérvű tapasztalat, amelyet e tevékenység során felhalmoztunk, nagymértékben segítette a mind a Kedvezményezett civil szervezeteket, mind az irányító hatóságokat a program eredményes és hatékony lebonyolításában. Az eredetileg kitűzött célt, mely szerint jó eredménynek tartanánk, ha a Kedvezményezettek a rendelkezésre álló források 95 %-át fel tudnák használni, a támogatottakkal közösen sikerült teljesítenünk. Úgy véljük, hogy a Phare ACCESS program hatékonyan járult hozzá a civil szervezetek európai uniós felkészítéséhez, fenntarthatóságához, valamint szakmai és hálózati munkájuk megerősítéséhez. A Phare ACCESS 2003 program makró és mikró komponensében összesen 39 Kedvezményezett szervezettel való együttműködés volt a DemNet feladata. Kedvezményezett a támogatási szerződésekben összesen 2.343.276,42 euró támogatásban részesültek, melynek 80%-át a PAO előlegben folyósította. A támogatott szervezetek többsége budapesti volt, amely nagymértékben megkönnyítette a folyamatos együttműködést és kapcsolattartást. A Budapesten központi helyen működtetett projekt iroda, valamint a DemNet technikai-műszaki infrastruktúrája minden szempontból alkalmasnak bizonyult a vállalt tevékenységek magas színvonalú ellátására. A DemNet a tevékenysége során mindvégig a vállalkozási szerződés szellemében járt el, ezen belül folyamatos és jó kapcsolatot tartott fent a program szakmai felelősével (SPO) és a szerződéskötő hatósággal (PAO). A lebonyolításban érintett szervezetek hatékony együttműködése biztosította azt, hogy a program lebonyolítása nagyobb zökkenők nélkül zajlott, a felmerült problémákra minden esetben sikerült gyors és hatékony megoldást találni. A DemNet által menet közben kezdeményezett szerződésváltoztatások nem veszélyeztették a projekt megvalósítását, sőt, minden esetben sikerült színvonalas, pályáztatási gyakorlattal rendelkező szakembert találni valamely megüresedett pozícióra. A DemNet által a projekt megvalósítása során kezdeményezett szerződésmódosítások a következők voltak: A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően az egyik projektasszisztens munkakörében Makkos Viktóriát 2005. július 1-től Csizmadia Péter váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek.
A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően a közbeszerzési szakember munkakörben Számadó Rózát 2005. július 1-től Ádámné Egri Judit váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Erős Barbarát 2005. október 1-i hatállyal a projektvezető munkakörben Pálvölgyi Péter váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Pálvölgyi Pétert 2005. november 1-i hatállyal a pénzügyi vezető munkakörben Nagy Ágnes Olga váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Csizmadia Pétert 2005. december 1-i hatállyal a projektasszisztens munkakörben Magyar Beatrix váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt képesítési feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Nagy Ágnes Olga pénzügyi vezetőt 2006. május 1-től Magyar Beatrix váltotta fel, aki megfelelt az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt szakmai feltételeknek. A vállalkozási szerződés 13. és 21. pontját érintően Magyar Beatrix projektasszisztenst, 2006. május 1-től Juhász Judit váltotta fel, aki megfelel az ajánlati dokumentáció III.2.1. pontjában leírt szakmai feltételeknek. A szerződésmódosításokat a PAO minden esetben jóváhagyta. A DemNet a szolgáltatási szerződés ideje alatt a következő általános feladatokat látta el: - a pályázati felhívás közzététele; - kapcsolattartás a pályázókkal és pályázati tanácsadás a pályázati időszakban; - az értékelési eljárás megszervezése és adminisztratív lebonyolítása; - a pályázók értesítése az értékelés eredményéről; - a támogatási szerződések előkészítése a kedvezményezettekkel együttműködve; - információs napok, konzultációk szervezése és lebonyolítása a projektvégrehajtási szabályok ismertetése érdekében; - a támogatott projektek rendszeres szakmai monitoringja és pénzügyi ellenőrzése; - a támogatási szerződések módosítására vonatkozó kérelmek előzetes ellenőrzése, a hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a kérelmek továbbítása a jóváhagyó szervek felé; - a tevékenységek végrehajtása során segítségnyújtás a kedvezményezetteknek közbeszerzési eljárásaik lebonyolításában; - a kedvezményezettek közbenső és végső beszámolóinak előzetes ellenőrzése, a hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a beszámolók továbbítása a jóváhagyó szervek felé; 3
A projektfolyamatok informatikai standardizáltságának megteremtésében a DemNet együttműködött az Excellence Pénzügyi Tanácsadó és Szervezetfejlesztő Rt-vel. A DEMNET a feladat megvalósítása során az Excellence Rt. által kifejlesztett MATREX online projektmenedzsment rendszert alkalmazta. A projekt lebonyolításához szükséges informatikai hátteret a DemNet saját fejlesztésű ACCESS adatbázisán keresztül biztosította. 4
2. A projekt előkészítésének és beindításának feladatai 2.1 Projektszervezet felállítása A Demokratikus Jogok Fejlesztéséért Alapítvány (DemNet) a szolgáltatási szerződés aláírását követően felállította a Phare ACCESS 2003 program lebonyolításában közreműködő munkaszervezetet és biztosította a szükséges munka- és technikai feltételeket. 2005. február 8-án a DemNet munkaértekezletet kezdeményezett a PAO és az SPO képviselőinek részvételével, ahol egyeztetésre kerültek a meghirdetéssel kapcsolatos legfontosabb teendők és feladatok. Az együttműködő felek február 17-ét jelölték meg a pályázat meghirdetése napjának, melyet sikerült is tartanunk. A pályázati dokumentáció tervezetét február 9-én megkaptuk, amelyet február 11-re véleményeztünk. Észrevételeink többsége elfogadásra került és beépült a pályázati anyagokba, melyek végleges megszövegezésében közreműködtünk. 2.2 Meghirdetés A pályázati felhívást 2005. február 17-én két országos napilapban, a Népszabadságban és a Magyar Nemzetben tettük közzé, valamint gondoskodtunk arról, hogy a pályázati lehetőség minél szélesebb körben ismertté váljon. A teljes pályázati dokumentációt elérhetővé tettük a DemNet honlapján a www.demnet.org.hu/access2003 címen. A pályázatot közzétettük a Pályázati Figyelő (www.pafi.hu), a SANSZ (www.sansz.org.hu) honlapján és a felhívás március elején megjelenik ezek nyomtatott kiadványaiban is. A felhívás a Pályázati Tájékoztató Fórumokról szóró híradással együtt megjelent a NIOK civil portálján (www.nonprofit.hu) és a több mint 6000 címre eljutó elektronikus NIOK hírlevélben is. A DemNet eljuttatta a pályázati felhívást több civil szervezeteknek szóló internetes portálra is, így megjelent a teleházak (www.telehaz.hu), a Civil Európa Hírlevél honlapján (www.eucivil.hu) és elektronikus hírlevelében, roma szervezetek portáljain (www.romaweb.hu, www.romapage.hu) és az alábbi honlapokon: www.eselyegyenloseg.hu www.cfcu.hu www.civil.info.hu www.eu.hu www.osszefogas.nonprofit.hu www.szochalo.hu eupalyazat.lap.hu www.indexkelet.hu www.ngo.hu www.civilhalo.hu www.pesticivil.hu www.civilek.csabanet.hu www.civil.d-dunantul.hu www.civil.d-alfold.hu www.nonprofit.veszprem.hu 5
A DemNet elektronikus levélben eljuttatta a pályázati felhívást valamennyi Phare ACCESS 2001 és 2002 programokra pályázatot benyújtott szervezetnek, valamint az adatbázisában szereplő egyéb civil szervezeteknek (összesen több mint 1100 civil szervezetnek). A Civil Házak saját hálózatuk és belső használatú elektronikus címlistáik segítségével, illetve hírleveleiken keresztül szintén továbbították a felhívást helyi civil szervezetek felé. 2.3 Sajtótájékoztató A DemNet részt vett a 2005. február 27-én rendezett sajtótájékoztatón a Phare ACCESS 2003 program bejelentéséről és a lezárult ACCESS 2001 program tapasztalatainak összegzéséről. A sajtótájékoztatón jelent volt a Magyar Távirati Iroda, mely hírt adott a pályázatról, s melynek nyomán számos helyi újság és rádió kereste meg a DemNet munkatársait, hogy tájékoztatást kapjanak a pályázati lehetőségről. 2.4 Pályázati űrlapok letöltése 2005. február 25-ig a DemNet honlapjáról 334 alkalommal töltötték le a pályázati dokumentációt. A letöltések napi számáról a mellékelt honlapstatisztika ad tájékoztatást. A pályázati űrlapot letöltőket a DemNet regisztrálja. A február 25-ig aktuális regisztrációs listát jelen beszámolóhoz mellékeljük. 2.5 Információs fórumok A DemNet február elején felvette a kapcsolatot a megyei non-profit információs és szolgáltató központokkal és tájékoztatta őket az ACCESS 2003 programról. Felkértük a civil házakat arra, hogy valamennyi megyeszékhelyen szervezzenek egyegy információs tájékoztató fórumok civil szervezeteknek. A DemNet összesen 24 információs fórumot szervez március 4. és 19. között, melyek közül 18 vidéki városban kerül sorra. A pályázati információs fórumok listáját mellékeljük. A civil házak képviselőinek a DemNet munkatársai egy gödi rendezvényen 2005. február 25-én tartottak tájékoztatást az ACCESS 2003 programról. 2.6 Pályázók tájékoztatása A DemNet vállalta, hogy a pályázati dokumentációt letöltőket email-ben tájékoztatja a pályázattal kapcsolatos legfontosabb információkról. Az első körlevelet február 23-án kapták kézhez a címzettek, amelyben a pályázati információs fórumok helyszíneiről és időpontjairól kaptak tájékoztatást. A DemNet folyamatosan kap telefonos érdeklődést és leveleket a pályázattal kapcsolatban. A gyakorta ismétlődő kérdéseket és azokra adott válaszokat a DemNet összefoglalja és a PAO-val és az SPO-val történő tartalmi egyeztetést követőn közzéteszi honlapján. 6
3. A pályázat lebonyolítása és szerződéskötés időszaka A magyar hatóságokkal való jó együttműködésnek és az elmúlt programokból szerzett beépített tapasztalatoknak köszönhetően az idei Phare ACCESS 2003 programon belül gördülékenyen és gyorsan haladt az időszakra eső feladatok megvalósítása, mint például a tájékoztató fórumok, a tanácsadás, a pályázatok befogadása, bontása és értékelése, a szerződéskötés és a kedvezményezettek tájékoztatása. Előzetes tapasztalatainknak köszönhetően tudtunk létrehozni egy olyan technikai fejlesztést, egy ACCESS adatbázist, amely a formai értékelést tette igen hatékonnyá illetve a további feladatok alapját képezte és képezi. Szinten előzetes tapasztalatainkból következett, hogy a nyertesek helyett ez évben a DemNet készítette el a támogatási összeg előlegére vonatkozó kifizetési kérelmeket, így kiküszöbölve a csúszásokat, a hibás nyomtatványokat és ezzel gyorsítva a támogatás 80%-nak mihamarabbi utalását a kedvezményezettekhez. Az eredeti ütemtervhez képest csúszás nem történt, a szerződések 2005. június végén aláírásra kerültek. Pár napos eltérések mutatkoztak csupán az egyes programelemek között: 2005. február 17-én jelent meg az első pályázati hirdetés, ehhez képest a két hónapos beadási határidő 2005. április 15. helyett április 18. lett (április 17. vasárnapra esik). Az információs napok 2005. március 1-15. helyett március 4. és 18. között kerültek megszervezésre (ez időszakban összesen 23). Ebből következően a pályázatbontás és az értékelő jelentések benyújtása és jóváhagyása is pár napot csúszott. A szerződések előkészítésének fázisában ezt a 3 napos időbeli lemaradást behoztuk. 3.1 Pályázati űrlapok letöltése 2005. február 25 és 2005. április 18-a között a DemNet honlapjáról 487 alkalommal töltötték le a pályázati dokumentációt. A pályázati űrlapot letöltőket a DemNet regisztrálta. A pályázati felhívás és dokumentáció személyesen is elérhető volt a DemNet irodában, melynek során összesen 14-en vitték el kinyomtatott vagy elektronikus (floppy lemez) formában. A pályázat postai úton történő eljuttatására két alkalommal került sor, illetve egyszer küldtük ki e-mailen. Átvétel formája (2005. február 25-2005. április 18. között) Db Letöltések száma 487 Személyesen vették át 14 Postázott nyomtatványok száma 2 E-mailen kiküldött 1 Összesen 504 A Phare ACCESS 2001-es programban összesen 164 fő kért emailen, postai úton, telefonon pályázati anyagot. A webstatisztikából nem látszik a pályázati anyagot letöltők pontos száma, csupán a 2003. márciusi kiemelkedő látogatottság és adatmennyiség letöltése. A 2002 programban 874 regisztrált letöltés történt budapesti többséggel 2004. február 9. szeptember 30. között, azaz 8 hónap alatt. A 7
Phare ACCESS 2003 programban csak a 2005. február 1. - április 18. periódusban 821 letöltés történt. Mára elterjedtebb és használatosabb a pályázati anyagok Internetről való letöltése. Ezt támasztja alá az a tény is, hogy jelentősen kevesebben kértek postai úton vagy külön emailen pályázati anyagot. A 2001 programban 164 fő, a 2002 programban 87, ez alkalommal csupán 17 fő kért pályázati csomagot. Továbbra is a budapesti letöltések száma a kiemelkedő, a legkevesebb a Vas és Tolna megyei letöltések száma. Az utóbbi megye már a Phare ACCESS 2002 programban is a legkevesebb letöltők között szerepelt. 3.2 Kapcsolattartás a pályázókkal és pályázati tanácsadás a pályázati időszakban A pályázati időszakban az ún. Help Desk működés keretén belül telefonos tanácsadást bonyolítottunk le. Az érdeklődők kérdései leginkább a program céljaival, a támogatásra alkalmas tevékenységekkel, a pályázók lehetséges körével és főleg technikai jellegű kérdésekkel kapcsolatos információkra vonatkoztak. Ám mindezeken túl pályázatírási módszerekkel, technikákkal, a projektbemutatással, tervezéssel kapcsolatos kérdések is elhangzottak, amelyekre az érdeklődök személyes úton vagy telefonon kaptak választ a DemNet kollegáitól. Az érdeklődők írásban is feltehették kérdéseiket, melyekre minden esetben 3 napon belül válaszoltunk. Ezekre e-mailes illetve faxos formában került sor. A gyakran ismételt kérdéseket összegyűjtöttük és előkészítettük az SPO és a PAO jóváhagyására. A jóváhagyást követően a kérdéseket és az azokra adott jóváhagyott válaszokat GYIK néven honlapunkon is közzétettük. A GyIK-ot illetve a pályázattal kapcsolatos egyéb információkat három alkalommal (2005. február 23., 2005.március 3. kb: 400 e-mail címre, 2005. március 11. kb: 500 e-mail címre, 2005. április 7. kb.: 800 e-mail címre) küldtük ki mindazon szervezeteknek, akik honlapunkon a pályázat meghirdetésnek időpontjában regisztráltak. Ahogy az előző két programban, úgy a Phare ACCESS 2003-ban is a telefonos illetve a személyes tanácsadás azok a leghatékonyabb csatornák, amelyeken keresztül a pályázók főleg technikai információkat kérnek, és esetlegesen pályázatírói módszerekre, projektbemutatási kérdésekre is választ kapnak. Hatékonyságában ezt sem a GYIK, sem a tájékoztató fórumok nem múlják felül, ugyanakkor a leginkább időigényes tanácsadási forma. 3.3 Pályázati tájékoztató fórumok A DemNet február elején felvette a kapcsolatot a megyei non-profit információs és szolgáltató központokkal és tájékoztatta őket az ACCESS 2003 programról. Felkértük a Civil Szolgáltató Központokat (CISZOK) arra, hogy valamennyi megyeszékhelyen szervezzenek egy-egy információs tájékoztató fórumot civil szervezeteknek. A CISZOK-ok képviselői részére külön 2005. februárjában tartottunk egy információs napot. Jelen beszámolási időszakban a DemNet összesen 23 információs fórumot szervezett (beiktatva egy plusz budapestit a nagy érdeklődésre és a limitált létszámra való tekintettel) az SPO és a PAO munkatársaival március 4. 8
és 18. között, melyek közül 18 vidéki városban kerül megrendezésre. A tájékoztató fórumokon több mint 700 fő vett részt mintegy 700 civil szervezet képviseletében. A Phare ACCESS 2001 programban mintegy 650 fő vett részt a 19 tájékoztató fórumon szignifikánsan kevesebb civilszervezet, mindösszesen 192, képviseletében. A 2002 programban 662 fő vett részt 20 tájékoztató fórumon, a 2003 programban 23 fórumon 727 résztvevő 697 szervezet képviseletében jelent meg (a jelenléti ívek alapján.) A tájékoztató fórumok száma nőtt, egyre több potenciális pályázóhoz jutott el a program. 3.4 Média megjelenés a tájékoztató fórumokhoz kapcsolódóan A tájékoztató fórumokhoz kapcsolódóan a CISZOK-ok illetve a DemNet kezdeményezésében számos rádió és televízió interjú született illetve nyomtatott sajtóban vagy internetes weboldalakon felhívások jelentek meg. TV, rádió: Dátum Eger városi TV 2005.03.12 Civil Rádió, Budapest 2005.03.09 Nyíregyháza városi TV 2005.03.17 Pécs városi rádió 2005.03.03 Pécs városi TV 2005.03.09 Salgótarján városi TV 2005.03.11 Debrecen, MTV regionális stúdió 2005.03.09 Szombathely, városi TV 2005.03.17 Magyar Katolikus Rádió 2005.03.09 Nyomtatott sajtó: Észak-Magyarország 2005.03.04 Civilizáció, pályázat (Debrecen) 2005. március Dunántúli Napló 2005.03.09 Heves Megyei Hírlap 2005.03.11 Internetes felületek: Észak-magyarországi Regionális Civil Portál 2005.03.10 Egri Civil kapu 2005.03.03 Közép-Dunántúli Regionális Civil Portál 2005.03.15 Borsod-Abaúj-Zemplén Megye Friss Hírei 2005.03.03 Észak-alföldi Regionális Civil Portál 2005.03.07 2005.03.11 A Phare ACCESS 2001 program óta folyamatosan csökken a nyomtatott médiában közzétett cikkek száma, ezt ellensúlyozva az internetes megjelenés fokozatos dominanciája vehető észre. Továbbá több TV- és rádióinterjú született, mint az előző ACCESS programokban, amely a CISZOK-ok szorosabb TV és rádiókapcsolataira enged következtetni. A program népszerűsége, a nagyszámú részvétellel zajló tájékozató fórumok és az intenzív médiajelenlét által generált nagy népszerűség azonban nem állt arányban a programban rendelkezésre álló támogatás nagyságával. Ugyanis az eddigi ACCESS programokhoz képest ez a program fogadta a legnagyobb számú pályázatot (Phare 9
ACCESS 2000: 139 db, 2001: 383 db, 2002 és 2003 Hálózatépítés: 394 db, 2003: 437 db), ám ebben a programban még az ACCESS 2000 program kedvezményezetteinél (44) is kevesebb szervezet kapott támogatást (39). 3.5 Pályázati értékelési eljárás megszervezése, adminisztratív lebonyolítása és pályázati statisztikák 3.5.1 Az értékelő bizottságok A pályázati beadási határidőt követően megkezdtük a pályázati értékelési eljárást. Az SPO és a PAO kinevezései alapján megalakultak az Értékelő Bizottságok. (Kinevezések lsd értékelési jelentésekben.) Korábbi ACCESS tapasztalatok alapján összesen 6 Értékelő Bizottság (ÉB) végezte el az értékelést: 1 MAKRO ÉB, 5 MIKRO ÉB (szektoronként 1). Az ÉB összetétele 1 fő Elnök, akit a PAO, 3 ÉB Szavazótag, akiket az SPO, illetve 1 fő Titkár, akit a DemNet delegált. A beadott pályázatok listájának végső feldolgozása (a főpályázók és partnerek azonosítása, illetve az esetleges összeférhetetlenségek tisztázása) után az Értékelő Bizottságok minden tagja pártatlansági és titoktartási nyilatkozatot írt alá. A külső szakmai értékelők listáját a DemNet az SPO részére 2005. április 5-én küldte meg jóváhagyásra, amely az összeférhetetlenséget tisztázandó további egyeztetések miatt többszöri módosítás után került jóváhagyásra 2005. április 18-án. Az értékelési szakasz tervezett ütemezését egyszerű módon, naptárban rögzítettük, mely jól követhetően tükrözte az egyes munkafázisokat. A munkafázisokat bemutató Kalendáriumot jelen beszámolóhoz mellékeljük. Az előkészületek szerves részét képezte az értékelő bizottság tagjainak, illetve a külső szakmai értékelők számára a DemNet irodájában megrendezett tájékoztató fórum, mely elsődlegesen az eljárásrendre és a pályázat tartalmi elemeire vonatkozott. Ezeken a fórumokon mind a PAO, mind pedig az SPO képviseltette magát és előadást tartott a programban képviselt szakmai területeikről. A szavazótagok felkészítése 2005. április 18-án, 10.00 h-kor volt a PAO épületében, míg a külső szakmai értékelők felkészítése 2005. április 25-én 16h-kor volt a DemNet irodájában. A PAO-val és az SPO-val való szoros konzultációs folyamat során elkészítettük az adminisztratív és tartalmi értékelés során szükséges kitöltendő dokumentumokat, jelenléti íveket, adminisztratív és tartalmi értékelő lapokat. Az adatok könnyebb kezelhetősége érdekében egy ACCESS adatbázist építettünk fel, mely tartalmazza a pályázat alapvető információit, továbbá a formai értékelőlap minden adatát, illetve a szakmai értékelés során hozott legfontosabb döntéseket. Az adatbázis használata nem mellőzte ugyan a papír-alapú munkát, de az adatok kereshetőségének hatékonyságát fokozta és egyszerűsítette. A pályázatok két számot kaptak regisztrációs számként: az első szám a kategóriát jelölte (1-199 makro, 200-299 környezetvédelem, 300-399 társadalmi, gazdasági fejlesztés, 400-499 fogyasztóvédelem, 500-599 emberi jogok, 600-799 szociális és 10
egészségügy). A második szám a pályázatok beérkezésekor megkapott regisztrációs szám, amely azt jelölte, hogy hányadikként lett a pályázat leadva. 3.5.2 Beadott pályázatokkal és formai értékeléssel kapcsolatos statisztika A beadott pályázatok statisztikái alapján elmondható, hogy összesen 451 db pályázat érkezett be, ebből 437-t időben, határidő lejárta előtt, míg 14 db elkésett pályázatot regisztráltunk. A Phare Access 2001 programba összesen 380 pályázat érkezett be időre és 3 a határidő lejárta után. A Phare ACCESS 2002 programban 382 pályázat érkezett időben és 12 határidő után. Jól látható, hogy a beadott pályázatok száma is nőtt, ugyanakkor a határidő után érkezett pályázatoké is. A beérkezett pályázatok területi megoszlására továbbra is jellemző, hogy nagyarányú a budapesti szervezetek reprezentációja a pályázók között (Budapest 207 db, 47,37% : Vidék 230 db, 52,63%) Pályázati statisztikák 1. lásd. mellékletben. A Phare ACCESS 2001 programban Budapest 169 db, 44,1% : Vidék 214 db 55,9 %. Vagyis a pályázók között nagyobb arányban találhatók budapesti szervezetek az ACCESS 2003 programban, mint két évvel ezelőtt. A beadott 437 pályázathoz 125 esetében kellett hiánypótlást bekérnünk, (Phare ACCESS 2001 programban 116, a 2002 programban 121), majd a beérkezett összes pályázat 40,27 %-a (176 db) került elutasításra formai okok miatt. A Phare ACCESS 2001 programban a formai okok miatti elutasítottak aránya 48,68% (185 db), a Phare ACCESS 2002 programban 29,05% (111 db). A Phare ACCESS 2002 programban jelentősen csökkent a 2001 programhoz képest a formai okok miatt kizártak aránya, ugyanakkor a 2003 programban újra megnőtt. Ennek okát a költségvetésre vonatkozó új szabályok (60% - 30% - 60%) betartásának problematikusságában látjuk. Az adminisztratív hibák egy részének korrigálására hiánypótlás keretén belül volt még lehetőség, míg a pályázati útmutatóban közzétett feltételeknek való nem megfelelés esetén automatikus elutasításra került a pályázat. A leginkább jellemző adminisztratív hibák közé tartozott a partner banki igazolásának hiánya (84 eset), vagy téves kitöltése, a partner legfrissebb éves szakmai beszámolójának hiányzása, vagy a cégszerű hitelesítés hiányzása (81 eset) ám ezek nem vontak maguk után kizárást. Ugyanakkor 74 esetben a költségvetésben az emberi erőforrások tervezett összege meghaladta a megengedett mértéket, ez pedig automatikus elutasítást vont maga után. 3.5.3 Külső szakértők A formai értékelés külső formai értékelők közreműködésével zajlott, akiket az SPO delegált és koordinációjukat a DemNet végezte. A tartalmi és pénzügyi értékelés során a Külső szakértőket szintén PAO kinevezések alapján a DemNet biztosította. Szektoronként 2 fő Külső szakértő bevonására került sor. A MAKRO és MIKRO Szociális és egészségügyi területen az értékelésre került pályázatok nagy számára való tekintettel két-két értékelő-páros dolgozott együtt. 11
A MIKRO Szociális és egészségvédelmi területen a szakmai értékelés során a két értékelő pár által bírált pályázatok pontozásának esetleges szignifikáns különbségeit (pl.: egy értékelő pár legjobb pályázatának átlag pontszáma lényegesen kevesebb, mint a másik értékelő pár legjobb pályázata) az értékelés és pontozás során egy úgynevezett korrekciós módszerrel küszöböltük ki. 3.5.4 Értékelési jelentések A DemNet az értékelési szakasz teljes hosszában gondoskodott az Értékelő Bizottságok (ÉB) üléseinek technikai feltételeinek biztosításáról, a megfelelő dokumentumok előkészítéséről, a szavazótagoknak az eljárásrenddel és a pályázatok áttekintésével kapcsolatos elméleti és gyakorlati tanácsadásról, titkári feladatokról és az értékelési eredmények összesítéséről az ÉB számára. A DemNet az értékelési szakaszt dokumentálta, jegyzőkönyveket készített és összeállította minden kategóriában az Értékelési jelentést. A Szociális és Egészségügyi és a Társadalmi-gazdasági fejlesztés kategóriákban egy eredeti és egy másolati példányban, a Makró, az Emberi jogok védelme, a Környezetvédelemi és a Fogyasztóvédelmi kategóriákban egy eredeti példányban küldte el jelentéseit a PAO-nak jóváhagyásra. A jóváhagyások folyamatosan megtörténtek 2005. június közepéig. Az Értékelési jelentések mellett a beérkezett pályázatok eredeti és 1. másolati példányát a PAO részére szintén megküldtük. A pályázatok további két másolati példányát jelenleg a DemNet irodájában raktározza. 3.5.5 Támogatott szervezetek Az Értékelő jelentések jóváhagyását követően postai úton értesítettük ki a pályázókat az elért eredményeikről 2005. június 15-én. Ennek értelmében a PAO 39 nyertes szervezetnek összesen 2 343 276,42 támogatást hagyott jóvá. A Phare ACCESS 2000 programban 44 nyertes kapott összesen 1.503.000 EUR-t. A 2001-ben 51 szervezet 2.195.387 EUR-t, a 2002-ben és a 2003 Hálózatépítésben 64 szervezet 2.617.390 EUR-t. Bár az utolsó programkomponens összevont, mégis azonos évben történő kiírásuk miatt együttesen kezeljük. Ennek figyelembevételével azt látjuk, hogy az ACCESS 2000 programtól kezdve évente egyre nagyobb összeg volt elérhető pályázati forrásként és egyre nagyobb volt a támogatott projektek száma tavalyig. A Phare ACCESS 2003 programban az elmúlt évben támogatásra kiosztott pénzösszegnél 274.113,6 EUR-ral kevesebb lett szétosztva, az előző évi támogatás 89,53%-a. A tavalyi nyertesek számához képest viszont jelentősen kevesebb támogatott projektet számlál a Phare ACCESS 2003, 25 projekttel kevesebbet, 60 %-át. Ennek természetesen az az oka, hogy a Phare ACCESS 2003 Hálózatépítés és az ACCESS 2003 program nem egyszerre került kiírásra. Mint ahogy a mellékelt táblázatból is látszik, több kategóriában maradványpénz maradt bent. Ezek más kategóriák tartaléklistán szereplő pályázóira való átcsoportosítása a Szakmai Programfelelős és a Programengedélyező Hatóság közös döntése alapján történt. Ennek eredményeképpen kialakult a végső nyerteslista, melyet a DemNet weboldalán is közzétettünk. 12
3.5.6 Nyertesek statisztikája A statisztikai elemzésből kiderül, hogy a várakozásoknak és a korábbi évek tapasztalatainak megfelelően továbbra is a budapesti székhellyel rendelkező szervezetek tudtak versenyképesen szerepelni a felhívásban. A Phare ACCESS 2001 programban a nyertesek 60,8%-a budapesti, a 2002 programban 67,92% és az ACCESS 2003 programban 69,23%. Tehát tendenciózus a budapesti szervezetek számának növekedése, annak csökkenése helyett. Igen figyelemfelkeltő továbbá, hogy a nyertes 13 Makro pályázatból 11 (85%) budapesti a 2 db Baranya megyei mellett. A tájékoztató fórumok, noha az ország egész területén megszervezésre kerültek, mégsem bizonyultak eléggé hatékonynak a vidék - Budapest illetve a kis és nagy szervezetek viszonyrendszerében elérhető esélyegyenlőség elősegítésében. Továbbra is a nagyobb, szolgáltató jellegű szervezetek indultak esélyesen e pályázaton, amelyek többsége Budapesten regisztrált. A legtöbb, legdiverzifikáltabb pályázati témakörök, területek e programban kerültek meghatározásra (5 db). A Fogyasztóvédelem először szerepelt külön területként, így az e területen támogatott pályázatok száma jelentősen nagyobb, mint az eddigi ACCESS programokban (7 mikro és 1 makro). Sajnálatos módon a Mikro Szociális és Egészségügyi terület meglehetősen kis összegű támogatásban részesült, ugyanakkor ide érkezett be kiemelkedően a legnagyobb számú pályázat (148 db, 33%-a az összesnek). Általában elmondható, hogy a pályázók nem figyeltek a pályázati kiírásban szereplő összegek nagyságára és nem kalkuláltak a lehetséges nyertesek kis számával. 3.5.7 Partnerség A Mikro és Makro kategóriában összesen 409 (91,29%-a az összes benyújtott pályázatnak) partnerségi viszony kialakítására került sor. A legtöbb projektben, 295 darabban magyar partnereket választottak. A külföldi partnerek közül jellemző, hogy a romániai (32 db), a szlovákiai (19 db) illetve a szerbia-montenegrói (13 db) partnerségek száma kiemelkedő. A partnerségek jelentős számának hátterében többek között feltehetőleg az áll, hogy ebben az évben a kiírás jelentős pontszámmal jutalmazta a partnerség fennállásának tényét. A DemNet munkatársaihoz sokan fordultak a partnerségre vonatkozó kérdésekkel, például, hogy szükséges-e, érdemes-e, javítja-e az esélyeket. Nyomatékosan felhívtuk a pályázók figyelmét a partnerség fontosságára. Egyetlen egy olyan nyertes projekt született, amelyben nincs partner. E tényező mellett a partnerségek megnövekedett számának oka lehet továbbá, hogy a nagyobb, többségében budapesti szervezetek számos olyan projektet futtatnak már, amelybe külföldi partnereket vonnak be, illetve az EU csatlakozásra való felkészülés folyamán és az EU tagsággal jelentősen megnövekedett azon elérhető források száma, amelyek megkövetelik a nemzetközi együttműködéseket. 3.6 Szerződéskötés szakasza 13
A nyertesek 2005. június 15-i kiértesítése után, még a támogatási szerződések megkötését megelőzően a sikeres pályázók mindegyikével személyes találkozóra került sor 2005. június hó harmadik hetében, a Szerződéskötő Hatóság vezetésével, amelynek fő célja az ÉB javaslatainak foganatosítása, a költségvetési tábla ellenőrzése, a számszaki hibák korrekciója és az esetlegesen közbeszerzés-köteles tételekre való figyelem felhívása volt. A DemNet által előkészített szerződéseket a Kedvezményezettek 2005. június 30-án írták alá. A Projektvégrehajtási Útmutató a Phare ACCESS 2003 program megvalósításához a Támogatási szerződések részét képezi. A szerződések aláírásakor a kedvezményezettek a DemNet által előre elkészített Kifizetési kérelmeket is szignózták. Így a Kifizetési kérelmeket és a szerződések egy eredeti példányát már 2005. július 4-én eljuttattuk az SPO-nak és a szerződések két eredeti példányát pedig a PAO-nak. A nyertesekkel való szerződéskötést követően, a nem nyertes pályázók 2005. július 19-én postai úton kaptak értesítést elutasításuk tényéről és okairól, illetve megkapták a külső szakértők átlagolt pontértékeit is. Két elutasított pályázó esetében személyes konzultációra került sor a kipostázott pontszámtábla jobb értelmezése miatt, többen telefonon érdeklődtek hasonló céllal. 3.7 Információs napok a támogatott szervezetek számára A nyertes szervezetek számára 2005. július 18. 10.30h-kor, 2005. július 21. 10.30hkor, 2005. július 27. 10.30-kor a DemNet irodájában tartottunk tájékoztató fórumot. A több mint két órás fórumokon az SPO és a PAO képviselői tartottak előadást a projektvégrehajtás legfontosabb szabályairól, elszámolási kötelezettségekről. A DemNet Alapítvánnyal szorosan együttműködő Alfa Communication Kft. közbeszerzési szakértője a hatályos közbeszerzési törvényt, illetve a pályázat kapcsán a Kedvezményezettek számára releváns tudnivalókat ismertette. A Kedvezményezettek ekkor ismerkedhettek meg a DemNet részéről kapcsolattartójukkal is, továbbá betekintést nyerhettek a Matrex rendszer alapvető sajátosságaiba. Dátum Fő Szervezet Képviselt projektek 2005. július 18. 18 10 11 2005. július 21. 23 14 15 2005. július 27. 19 11 11 Összesen 60 35 37 Két nyertes projekt képviselője nem vett részt a kedvezményezetteknek szervezett információs napokon. Esetükben az előzetes helyszíni látogatás még fontosabb volt, és érinteni kellett a szakmai és pénzügyi beszámolókat, a szerződésmódosításokat, a támogatás megérkezésével kapcsolatos információkat továbbá a közbeszerzési kérdéseket. 14
3.8 Közbeszerzési dokumentáció Közbeszerzési eljárás lefolytatásra kötelezett kedvezményezettek számára 2005. június július hónapban útmutatót és dokumentum mintákat tartalmazó segédanyagot állítottunk össze az Alpha Communication Kft munkatársaival együttműködve. A segédanyag a szerződésben szereplő útmutató kiegészítéseként elsősorban az egyszerűsített eljárások lefolytatáshoz szükséges gyakorlati ismereteket és az eljárás lefolytatása során használható dokumentumokat tartalmazza. Az összeállított dokumentációt 2005. július 11-én küldtük meg az PAOnak jóváhagyásra nyomtatott formában, illetve emailen. A javításokkal együtt az anyagot jóváhagyásra újra elküldtük az PAO-nek 2005. július 19 én. Az anyag újabb javítására a 2005. július 25-i héten került sor, a dokumentumok újabb jóváhagyásra várnak. A dokumentum végleges verziója weboldalunkon keresztül lesz elérhető. 15
4. A projektek lebonyolításának időszaka 4.1 Kapcsolattartás a kedvezményezettekkel, tanácsadás a projektmegvalósítási időszakban Annak érdekében, hogy a DemNet megfelelő technikai segítséget tudjon nyújtani a kedvezményezetteknek a szerződéskötési időszakot követően a projektek végrehajtása, különösen a szakmai és pénzügyi beszámolók elkészítése során, illetve ezáltal is elő tudja segíteni a támogatott tevékenységek minél zökkenőmentesebb és hatékonyabb végrehajtását, az Alapítvány minden rendelkezésre álló kommunikációs lehetőséget igénybe vett, hogy támogatni tudja a kedvezményezettek munkáját: Ennek megfelelően a kapcsolattartás fajtái a következők voltak: - személyes konzultáció: monitorozás a kedvezményezett telephelyén, személyes konzultáció a kedvezményezett telephelyén, illetve a DemNet irodájában, a DemNet személyes részvétele a közbeszerzési eljárás eredményhirdetésén; - részvétel a Kedvezményezettek által szervezett rendezvényeken; - E-mail; - telefon; - levél, fax; - weboldal Gyakran Idézett Kérdések (GYIK), letölthető dokumentumok; - MATREX rendszer. A tanácsadás témái, kedvezményezetteknek nyújtott szolgáltatás: - a közbeszerzés teljes folyamata a DemNet egy külön közbeszerzési szakértőt kért fel a program közbeszerzéseinek szakmai felügyeletére; - ex-ante és ex-post szerződés-módosítások; - a támogatással történő elszámolás során elszámolható tételek (pl. napidíj), megfelelő számviteli elszámolási módszertannal kapcsolatos tanácsadás (pl. irodabérlet magánszemélytől); - félidős beszámoló előtti értesítés; - tanácsadás a származási bizonyítványt illetően; - értesítés a 2006. január 1-től esedékes ÁFA-kulcs változásról; - értesítés a támogatási előleg átutalásáról; - értesítés a kedvezményezettek a program során alkalmazandó elszámolási árfolyamairól. 4.2 Projektindító helyszíni látogatások A projektindító helyszíni látogatások célja nem kifejezetten az éppen elinduló projektek szakmai monitoringja, hanem az esetleges nehézségek, problémák, buktatók tisztázása, az adminisztráció jelentette kihívások számbavétele, különös tekintettel a közbeszerzésekre. Ezek mellett a szakmai tevékenységek is szóba kerülnek, fokozott figyelmet fordítva a már most látható csúszásokra, eltérésekre az ütemtervtől. Szót ejtünk továbbá a logframe-ben megjelölt indikátorokról is. Az 16
előmonitorozások alkalmával jó kommunikációt alakítunk ki a kedvezményezettekkel a kölcsönös bizalom jegyében, jártasságukat a pénzügyekben, beszámolással kapcsolatban növeljük. Továbbá projektjeikhez szakmai tanácsokkal, innovatív ötletekkel is hozzájárulunk. Az előmonitorozások rendszerint a DemNet által biztosított kapcsolattartó vezetésével a Kedvezményezett szervezetek székhelyén zajlottak le, melyeken a DemNet részéről Blahó Györgyi, Csizmadia Péter, Erős Barbara, és Pálvölgyi Péter vettek részt. Az általában 1,5-2 órás konzultáción az SPO (Gilincsek Edgár, Sasvári Nóra, Varga Dóra) és az NFH Phare Koordinációs Főosztályának (Iglói Gabriella és Bartha Nóra) egy-egy képviselője is jelen volt. A monitorozásokról általánosságban elmondható, hogy a Kedvezményezettek kiemelkedő fontosságúnak, hasznosnak tartották, mely nagyon megkönnyítette számukra a program adminisztratív elindítását. A találkozók nyomán Monitorozási lapokat töltöttek ki a DemNet munkatársai, melyek tartalmazzák a projektkezdet fázisában az előre látható és/vagy tervezett szerződésmódosításokat, közbeszerzéseket, a program ütemezését stb. Ezen a formanyomtatványon kerültek megnevezésre a Kedvezményezett projektjében dolgozó munkatársak, és változás esetén frissítésre kerültek a Kedvezményezett adatai (kapcsolattartó, elérhetőségek, cím stb.). A monitorozást követően a DemNet munkatársa a lejegyzett és összeállított monitorozási lapot elektronikus úton ellenőrzés és aláírás céljából megküldte a Kedvezményezett részére, amit kinyomtatva aláírva, két eredeti példányban kellett megküldenie a DemNetnek. Előfordult, hogy egyes Kedvezményezett szervezet előmonitorozásán több DemNet munkatárs is jelen volt, melynek oka részben a lebonyolító szervezeten belüli szakmai kompetencia növelése, ill. a monitorozási ismeretek és tapasztalatok átadása, részben a vidéki helyszínek esetében a könnyebb logisztikai megvalósítás volt. Speciális esetekben helyszíni konzultációt tartottunk az előmonitorozásokat követően, ha a Kedvezményezett programjában (pl. az EC-PEC Alapítványnál programvezető váltás történt) vagy a DemNet munkatársainak összetételében személyi változás következett be. Ezekről a találkozókról írásos feljegyzés nem készült, célja a Kedvezményezett szervezet és az új kapcsolattartó személyes megismerkedése, ill. a projekt addig előrehaladott fázisában a lebonyolítás monitorozása volt. Az új munkatárs a hozzá tartozó 14 programból eddig 8 programot monitorozott újra. A projektindító és végső monitoring látogatások időpontjait bemutató táblázat jelen beszámoló 1. számú melléklete. 4.3 Segítségnyújtás közbeszerzések lebonyolításához A tevékenységek végrehajtása során a DemNet folyamatosan segítséget nyújt a kedvezményezetteknek közbeszerzési eljárásaik lebonyolításában a hatályos közbeszerzési törvény, illetve a PAO vonatkozó eljárási szabályai szerint. 17
Már a projektek elindításakor előre látható volt a 2003. évi CXXIX törvény 2006. év eleji közbeszerzési értékhatárokat érintő változásainak életbe lépése. Ezzel kapcsolatban a PAO állásfoglalást adott ki 2006. január 9-én, melyet a DemNet minden kedvezményezett számára postai úton megküldött. Előfordult az is, hogy a kedvezményezettek a fenti okok miatt a szerződéseik megkötésnek vonatkozásban kivártak, így beszerzéseik becsült érték alapján nem lettek közbeszerzés kötelesek. A DemNet a beszámolók ellenőrzése és a monitoring látogatások során különös hangsúlyt fektet a közbeszerzési szabályoknak való megfelelés vizsgálatára, és azokról a monitorjegyzőkönyvben, valamint az értékelő jelentésben tájékoztatja a Szerződéskötő hatóságot. 2006. januárjában a Kedvezményezetteket tájékoztattuk arról, hogy a számviteli tv. szerinti kis értékű fogyóeszköz értékhatár 50 ezer Ft-ról 100 ezer forintra nőtt, tehát csak a bruttó egyedi értéke szerint ezt meghaladó tárgyi eszközök esetén kötelező a származási szabályok figyelembevétele. 2006. áprilisában arról tájékoztathattuk a Kedvezményezetteket, hogy kiszélesült azon országok köre, amelyekben letelepedett ajánlattevők és alvállalkozók, valamint szakértőik számára un. nemzeti elbánást kötelesek biztosítani. A projekt indításkor előzetes monitorozások során feltárt esetleges közbeszerzési kötelezettségek száma és a ténylegesen lefolytatott közbeszerzési eljárás száma között némi eltérés mutatkozik. Így úgy tűnik, hogy a szervezetek nem minden esetben tesznek eleget közbeszerzési kötelezettségüknek. A támogatással összefüggésben felmerülő közbeszerzési kötelemre, a szerződéskötésnél, a tájékoztató fórumon és az előzetes monitoring során is a lebonyolításban résztvevő KPSZE és a DemNet munkatársai is külön figyelmet fordítottak. A megkülönböztetett figyelem ellenére a közbeszerzések elmaradásának okaként az alábbiakban vélelmezzük: - több kedvezményezett átcsoportosította a költségvetésében a forrásait, így beszerzés becsült értéke alapján a közbeszerzési kötelezettség a szervezet viszonylatában nem áll fent; - az adott beszerzendő szolgáltatás a közbeszerzési törvény alapján - az egyszerű eljárások vonatkozásban - kivételt képez a közbeszerzési eljárások alól. (Itt megjegyzendő, hogy ez esetben a projekt-végrehajtási útmutató közbeszerzési kiegészítő melléklete szerint az PAO részére tájékoztatási kötelme van a szervezeteknek, amelyet szinte kivétel nélkül csak külön figyelmeztetésre küldenek meg a Szerződéskötő Hatóság részére) ld. 3. sz. táblázat az eddigi közbeszerzési mentességi kérelmekről; - a projekt szolgáltatás és árubeszerzés igénye a projekt ütemtervéhez igazodva még nem indukálta az eljárás lefolytatását; - a 2003. évi CXXIX törvény 2006. év eleji közbeszerzési értékhatárokat érintő változások miatt, a kedvezményezettek a szerződéseik megkötésnek vonatkozásban kivárnak, így beszerzéseik becsült érték alapján nem lesznek közbeszerzés kötelesek; 18
A megkezdett közbeszerzési eljárások viszonylagos időbeni késése részben a fenti okokra is visszavezethető, de e mellett más okok is szerepet játszottak a relatív megkésettségben. A közbeszerzési eljárások lefolytatásával kapcsolatos PAO állásfoglalás amely a kedvezményezettek számára megengedte a szerződéskötést a szolgáltatóval, a közbeszerzés haladéktalan megkezdése mellett tartalmát félreértelmezték a kedvezményezettek így a nettó 2 MFt-os kifizetéshez kötötték az értékhatár elérését, és ezzel együtt az eljárás megkezdésnek szükségességét is. Nyilvánvalóan ebben az értelmezési keretben az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítésében kevésbé motiválhatóak a szervezetek, annak ellenére, hogy a DemNet e vonatkozásban a fenti értelmezés helytelenségére felhívta a kedvezményezett szervezetek figyelmét. Az eljárások előkésztésnek (AD, AF) nehézségei abban is gyökereznek, hogy a szervezetek képtelenek értelmezni, a szerződés mellékletét képező útmutatót, a törvény rendelkezéseit, illetve a DemNet által késztett közbeszerzési segédleteket. Az útmutatóban és segédletben megfogalmazottak gyakran ellentmondásosak az PAO jóváhagyási gyakorlatával, amely még a jó szándékkal elkésztett ajánlati felhívás további javításától is elveszi az amúgy sem túl erős kedvezményezett-oldali lelkesedést. (Ajánlati dokumentációkészítés kötelezettsége, kizáró okok és azok kötelező megkövetelése, szerződéses mellékkötelezettségek kötelező megkövetelése, stb.) További problémát jelent, hogy a jóváhagyási gyakorlatban a két hetes időintervallumokat nem vagy csak alig tudja tartani az PAO, így a szervezetek részben úgy érzik, hogy a Szerződéskötő Hatóság kevésbé érdekelt abban, hogy az eljárások a szervezeteknek megfelelő időben és az útmutató(k)nak is megfelelően realizálódjanak a projektvégrehajtás folyamán. A közbeszerzési eljárások előkésztésnek nehézségei miatt a DemNet a közbeszerzési eljárások előkészítésébe és lefolytatásába tovább erőforrásokat igyekezett allokálni, így a gyakorlati tanácsadási tevékenységet két fővel látta el a beszámolási időszak végéig. A Kedvezményezettek közbeszerzési eljárásainak legfontosabb mozzanatait a 2. sz. mellékletben mutatjuk be. 4.4 Kedvezményezettek szerződésmódosítási kérelmei A program megvalósítása során, így a jelentési időszakban is, a DemNet feladata a szerződés-módosításokkal kapcsolatban a támogatási szerződések módosítására vonatkozó kérelmek előzetes ellenőrzése, hiányok pótoltatása, javítások bekérése, és a kérelmek továbbítása a jóváhagyó szervek felé. A kedvezményezettek nagyobb része általában telefonon vagy emailben előre jelezte, hogy szerződés-módosítást kíván leadni. Az első konzultációt követően az esetek többségében további egyeztetési körök következtek általában telefonon, illetve E-mailben (a kedvezményezettek egy része elektronikus formátumban megküldte a tervezett/új költségvetést). Ezt követően érkezett be a DemNet irodába 19
5 példányban papír-formátumban a szerződés-módosítás, ahol a Phare Access 2003-as csapata a szerződés-módosítást újra leellenőrizte és ezt követően továbbküldte az SPO felé. Az esetek egy részében jobbára amikor a kedvezményezett előzetes egyeztetés nélkül küldte meg a DemNet-nek a szerződés-módosítási dokumentációt a megküldött kérelem sajnos hibás volt, így egyeztetést követően a kedvezményezettnek újra meg kellett küldenie a javított dokumentumokat. Amennyiben a DemNet speciális esettel találkozott, kikérte az SPO és/vagy a PAO állásfoglalását. A Kedvezményezettek által kezdeményezett szerződésmódosítások az alábbi tipikusnak mondható típusokba voltak sorolhatóak: 1. Egység és egységszám megváltoztatása, egységként projektidőszakra történő áttérés engedélyezésének kérése Azoknak a költségeknek a tekintetében, ahol az egységként megadott időszakra, vagy darabszámra vonatkozóan az egységár nagy ingadozásokat mutat sok kis maradványérték keletkezik az egységárként megadott ár és egy-egy időszakra vagy darabra vonatkozó tényleges bekerülési ár között. Ezek a maradványok a költségvetési soron összegződnek, teljes egészében azonban nem képeznek átcsoportosítható költséget, mivel az egységár legfeljebb csak a legmagasabb tényleges időszaki/darab bekerülési árig csökkenthető. Így ezek a maradványösszegek lényegében nem átcsoportosíthatóak, a Kedvezményezettek számára a továbbiakban nem felhasználhatóakká válnak, elvesznek. Sok Kedvezményezett kezdeményezte a fentiek miatt ezeknek a költségsoroknak a tekintetében az egység projektidőszak -ra történő módosítását az egységár egyidejű módosításával együtt, mely új egységár megfelel a soron korábban felhasználni tervezett projektköltség -nek. Így a költségsor alatti összeg a projektidőszak alatt teljes egészében felhasználhatóvá válna a Kedvezményezett számára. Az ilyen típusú szerződésmódosítási kérelmek ex-ante szerződésmódosítási kérelem formájában kerülnek benyújtásra, érdekességük azonban, hogy jóváhagyásuk esetén valójában ex-post módosításként működnek, hiszen a korábban felmerült költségek visszamenőleg is az új projektidőszak egység alatt kerülnek elszámolásra. A PAO kezdetben több esetben támogatta nagyon eltérő egységárú tételeket tartalmazó költségvetési sorok esetében a projektidőszakra történő áttérést, később azonban több esetben utasított vissza hasonló jellegű kérelmeket, lényegében csak a 7. fősor Adminisztratív költségek -re korlátozva ezt a lehetőséget. A PAO részéről nem áll rendelkezésre egységes iránymutatás, vagy írásos szabályozás arra vonatkozóan, hogy milyen esetekben támogatható a Kedvezményezett azon kérése, amelyben egy adott költségvetési sor egységét projektidőszakra kívánja változtatni. Különösen gondot okozott az egységes iránymutatás hiánya az eltérő egységárú (vonat, busz, gépkocsi eltérő km egységár, vonatnál, gépkocsinál km-től független járulékos költségek pl. Inter city pótjegyek, vagy autópálya díjak) és ráadásul időben változó egységárú (APEH norma szerinti egységár a közlekedéshez használt gépkocsi és a havi benzin normaköltség függvényében állandóan változik) útiköltségek tekintetében, valamint, a nagyon eltérő egységárú, bár számszerűsíthető beszerzések, mint pl. a szakkönyvbeszerzés tekintetében. 20