BUDAPEST FŐVÁROS XIV. KERÜLET ZUGLÓI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA Budapest Főváros XIV. Kerület Zugló Önkormányzat Képviselő testülete az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján Budapest Főváros XIV. Kerület Zuglói Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát a következők szerint határozza meg: I. fejezet ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. /1/ Budapest Főváros XIV. Kerület Zugló Önkormányzat Képviselő-testülete (a továbbiakban: Képviselő-testület) által a Magyarország helyi önkormányzatáról szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) 84. -a alapján a költségvetési szerv megnevezése, székhelye, telephelye: A költségvetési szerv megnevezése: Budapest Főváros XIV. Kerület Zuglói Polgármesteri Hivatal A költségvetési szerv székhelye: 1145 Budapest, XIV. Pétervárad u. 2. -telephelyei: telephely megnevezése telephely címe 1. Anyakönyvi Hivatal 1145 Budapest, Pétervárad u. 11-17. 2. Általános Hatósági Ügyfélszolgálat 1145 Budapest, Bácskai u. 53. 3. Zuglói Lapok 1145 Pétervárad u. 7/b. alagsor /2/ A költségvetési szerv alapításával és megszűntetésével összefüggő rendelkezések A költségvetési szerv alapításának dátuma: 2006. április 25. Hatályos alapító okiratának száma, kelte:687/2006. (IV.25.) sz. Képviselő-testületi határozat. Módosították: a 82/2007. (II.20.), 415/2008. (IV.22.), 584/2009. (V.26.), 1256/2009. IX.15.), 2083/2010. (XII.15.), 127/2012. (III.01.), 704/2012. (VIII.27.), 778/2012. (IX.25.) és a 181/2013. (IV.29.) sz. Képviselő-testületi határozatok, egységes szerkezetbe foglalta a 182/2013. (IV.29.) sz. Képviselő-testületi határozata, 179/2015(IV.28).sz. Képviselőtestületi határozat. /3/ A költségvetési szerv irányítása a) A költségvetési szerv irányító szervének megnevezése: Budapest Főváros XIV. Kerület Zugló Önkormányzat Képviselő-testülete b) A költségvetési szerv irányító szervének székhelye: 1145 Budapest XIV. kerület, Pétervárad u. 2.
/4/ A költségvetési szerv tevékenysége A) A költségvetési szerv közfeladata: a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvényben meghatározott közfeladatok ellátása. b) A költségvetési szerv főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása: szakágazat száma: Szakágazat megnevezése: 1. 841105 Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége. /5/ A költségvetési szerv alaptevékenysége: A polgármesteri hivatal ellátja a Mötv.-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat. Gondoskodik a helyi önkormányzat (valamint a helyi nemzetiségi önkormányzat) bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról. /6/ A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkció szerinti megjelölése: Kormányzati funkciószám Kormányzati funkció megnevezése 1. 011130 Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége 2. 013210 Átfogó tervezési és statisztikai szolgáltatások 3. 013390 Egyéb kiegészítő szolgáltatások 4. 016010 Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselőválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek 5. 016020 Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek 6. 016030 Állampolgársági ügyek 7. 036020 Jogi segítségnyújtás, áldozatsegítés, kárenyhítés, kárpótlás 8. 041231 Rövid időtartamú közfoglalkoztatás 9. 041233 Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás 10. 041234 Közfoglalkoztatás mobilitását szolgáló támogatás (közhasznú kölcsönző részére) 11. 042180 Állat-egészségügy 12. 044310 Építésügy igazgatása 13. 045110 Közúti közlekedés igazgatása és támogatása 14. 051060 Veszélyes hulladék kezelése, ártalmatlanítása 15. 053010 Környezetszennyezés csökkentésének igazgatása 16. 061010 Lakáspolitika igazgatása 17. 076010 Egészségügy igazgatása 18. 082010 Kultúra igazgatása 19. 084010 Társadalmi tevékenységekkel, esélyegyenlőséggel, érdekképviselettel, nemzetiségekkel, egyházakkal összefüggő feladatok igazgatása és szabályozása 20. 106020 Lakásfenntartással, lakhatással összefüggő ellátások 21. 109010 Szociális szolgáltatások /7/ A költségvetési szerv illetékessége, működési területe: Budapest főváros XIV. kerület /8/A költségvetési szerv szervezete és működése
a) A költségvetési szerv vezetőjének megbízási rendje: A polgármesteri hivatalt a jegyző vezeti. A jegyzőt a polgármester nevezi ki nyilvános pályázat alapján határozatlan időre. b) A költségvetési szervnél alkalmazásban álló személyek jogviszonya: foglalkoztatási jogviszony jogviszonyt szabályozó jogszabály 1. közszolgálati jogviszony A közszolgálati tisztségviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 2. munkaviszony A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény c.) A költségvetési szerv szervezeti felépítése és működése: a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzata határozza meg. /9/ A Hivatal gazdálkodási besorolása: költségvetési szerv. A hivatalnak intézményegysége, tagintézménye nincs. /10/ A Hivatal költségvetési elszámolási számlaszáma: - a hivatal bankszámla számai: 11784009-15735777 /11/ A Hivatal számlavezetője: Országos Takarékpénztár és Kereskedelmi Bank Nyrt. Hivatal törzskönyvi azonosító száma:.514006 -az alapítás időpontja, -az alapító okirat kelte, azonosítója hatályos alapító okiratok: Hatályos alapító okiratának száma, kelte:687/2006. (IV.25.) sz. Képviselő-testületi határozat. Módosították: a 82/2007. (II.20.), 415/2008. (IV.22.), 584/2009. (V.26.), 1256/2009. IX.15.), 2083/2010. (XII.15.), 127/2012. (III.01.), 704/2012. (VIII.27.), 778/2012. (IX.25.) és a 181/2013. (IV.29.) sz. Képviselő-testületi határozatok, egységes szerkezetbe foglalta a 182/2013. (IV.29.) sz. Képviselő-testületi határozat,179/2015 (IV. 28.) sz. Képviselő- testületi határozat -adószám:15514004-2-42 -KSH statisztikai számjel: 15514004-8411-325.01 A hivatal 2016. január 1-től vállalkozási tevékenységet folytat. vállalkozási tevékenységének felső határa: a kiadási előirányzat 5 %-a. 2. /1/ A Hivatal gazdálkodó szervezetek tekintetében alapítói, tulajdonosi jogokat nem gyakorol. /2/ A Hivatal ellátja a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi-gazdasági feladatait.
A hivatal tevékenysége 3. /1/ A Hivatal segíti a Képviselő- testület, annak bizottságai a tanácsnokok valamint a polgármester és az alpolgármesterek munkáját. /2/ A Hivatal feladata a testületi és polgármesteri döntések szakmai előkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenőrzése, valamint a jegyző hatáskörébe utalt államigazgatási ügyek intézése. /3/ A Hivatal tevékenységére és működésére vonatkozó fontosabb jogszabályokat e szabályzat függeléke tartalmazza. /4/ A Hivatal működésének forrásai a központi támogatás, önkormányzati támogatás és intézményi saját bevételek. /5/ A kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, utalványozási és érvényesítési rendről szóló szabályzat (a továbbiakban: kötelezettségvállalási szabályzat) e szabályzat függelékét képezi. /6/ A Hivatal jogállása: A Hivatal önálló jogi személy, amely rendelkezik a Polgári Törvénykönyvben és az egyéb jogszabályokban meghatározott, az önálló jogi személyiséghez kapcsolódó jogokkal és kötelezettségekkel. A Hivatal költségvetési szerv, melynek vezetője a jegyző. A kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés rendjéről együttes polgármesteri és jegyzői intézkedés rendelkezik. /7/ Hivatal tagozódása: A Hivatal feladatát és hatáskörét a jegyző közvetlen vezetése alá tartozó szervezeti egységek Osztályok és Kabinetek (a továbbiakban együtt: Osztályok) útján látja el. Az Osztályok csoportokra tagozódnak. Polgármesteri és jegyzői Kabinetben csoportszervezetbe nem tartozó vezető által közvetlenül irányított köztisztviselők is dolgoznak. II. fejezet A HIVATAL VEZETÉSE ÉS IRÁNYÍTÁSA 4. /1/ A Hivatal tisztségviselői és vezetői: -a polgármester -az alpolgármester(ek) -a jegyző -az aljegyző(k) /2/ A polgármester a Képviselő-testület döntései szerint, valamint saját önkormányzati és közigazgatási feladat-és hatáskörébe tartozó ügyekben irányítja a Hivatalt. /3/A jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. A jegyző javaslatára előterjesztést tesz a Képviselő-testületnek a Hivatal belső szervezeti tagozódásának, ügyfélfogadásának és munkarendjének szabályozására.
/4/ A polgármester irányítási feladatait saját rendelkezése alapján az alpolgármesterekkel megosztva látja el. A munkamegosztást a polgármester által kibocsátott intézkedés tartalmazza. /5/ A jegyző vezeti a Hivatalt, megszervezi annak munkáját. Ennek keretében: a) gondoskodik a Képviselő-testület és szervei működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról; b) gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselői, közszolgálati ügykezelői (a továbbiakban együtt: köztisztviselői) és munkavállalói tekintetében; c) előkészíti döntésre a polgármester hatáskörébe tartozó közigazgatási ügyeket; d) dönt azokban a hatósági jogkörökben, melyeknek gyakorlását a polgármester rá átruházza; e) tanácskozási joggal részt vesz a Képviselő-testület és bizottságai ülésén, és a nemzetiségi önkormányzatok ülésein személyesen vagy helyettese, illetve megbízottja útján; f) dönt a hatáskörébe utalt ügyekben; g) előkészíti a polgármester tekintetében a munkáltatói intézkedéseket. A Hivatal képviselete 5. /1/A Hivatalt a jegyző képviseli. Távolléte, vagy akadályoztatása esetén a képviseletet az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző látja el. /2/A jegyző és az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző együttes távolléte, vagy akadályoztatása esetén helyettesítésüket a nem általános helyettesítéssel megbízott aljegyző látja el. /3/A jegyző és aljegyzők együttes akadályoztatása esetén a képviseletet a Jegyzői Kabinet vezetője látja el. /4/A jegyző képviselettel esetenként mást is megbízhat. III. fejezet A HIVATAL LÉTSZÁMA, SZERVEZETI EGYSÉGEI ÉS FELÜGYELETI RENDJE 6. /1/ A Hivatal engedélyezett létszámát az önkormányzat mindenkori éves költségvetési rendeletében határozza meg, és hagyja jóvá (jelenleg 210 fő) /2/Szervezeti egység megnevezése: I. TÖZSKARI SZERVEZET 1. Polgármesteri Kabinet a )A humán és a költségvetési gazdálkodásért felelős alpolgármesterek tevékenységét segítő titkárságok, b) Pályázati csoport c) Egyéb : önkormányzati főtanácsadók, tanácsadók, referensek d) Közkapcsolati és információs csoport 2. Gazdasági Kabinet a gazdasági ügyekért felelős alpolgármester tevékenységét segítő munkaszervezet.
3. Jegyzői Kabinet a) Jegyzői Jogi Kabinet b) Képviselői Koordinációs csoport c) Humánpolitikai csoport Jegyző közvetlen irányításával működnek - Belső ellenőrök - Aljegyzői titkárságok - Főépítészi csoport - Ügyfélszolgálati csoport II. Helyi Adó Osztály a) Helyi adó, gépjárműadó csoport b) Ellenőrzési és végrehajtási csoport III. Hatósági Osztály a) Építésügyi Hatósági Csoport 1. b) Építésügyi Hatósági Csoport 2. c) Általános Hatósági Csoport d) Anyakönyvi és népesség-nyilvántartási csoport IV. Humánszolgáltatási Osztály a) Intézményirányítási Csoport b) Szociális csoport c) Lakás csoport V. Belső Üzemeltetési Osztály a) Informatika b) Központi iktatás, iratkezelés c) Gondnokság VI. Kerületi Főmérnökség a) Fejlesztési, beruházási csoport b) Műszaki csoport VII. Gazdasági Osztály a)pénzügyi, Költségvetési csoport b) Számviteli csoport c) Lakásgazdasági csoport /3/A Hivatal szervezeti egységeinek létszámát évenként az Önkormányzat tárgyi évre vonatkozó hatályos költségvetési rendelete határozza meg.
A Hivatali egységek vezetése és irányítása 7. /1/A polgármester tevékenységét a hivatali szervezeten belül a Polgármesteri Kabinet végzi. Vezetője a Kabinetvezető (osztályvezető jogállású). A kabinet vezető munkájának irányítását a polgármester végzi. A Polgármesteri Kabinet segíti a nem általános helyettes alpolgármesterek munkáját. /2/Az általános helyettes alpolgármester tevékenységét a Gazdasági Kabinet végzi. Vezetője a Kabinetvezető. A Kabinetvezető munkájának irányítását az általános helyettes alpolgármester látja el. /3/ A jegyző vezeti a Hivatalt az aljegyzőkkel történő munkamegosztás alapján. /4/ A jegyző közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó szervezeti egységek és személyek: Jegyzői Kabinet, Belső ellenőrök, Gazdasági Osztály, Városfejlesztési, Kerületi Főmérnökség, Helyi Adó Osztály, Közkapcsolati és Információs csoport /5/ Az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek: Belső Üzemeltetési Osztály, Humánszolgáltatási Osztály. /6/A nem az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek: Hatósági Osztály, Ügyfélszolgálati csoport. Ha a nem általános helyettesítéssel megbízott aljegyzői állás nincs betöltve, e bekezdésben megjelölt szervezeti egységek felügyeletéből a Hatósági Osztály felügyeletét a jegyző, az ügyfélszolgálati csoport felügyeletét az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző látja el. /7/Az aljegyzők felügyeletük alá tartozó osztályok tekintetében végzett irányítási munkájukról hetente kötelesek a jegyzőt átfogóan tájékoztatni. /8/Gazdasági vezető: az Áht-ban a gazdasági vezetőre vonatkozó feladatokat a részére előírt kötelezettségeket és jogokat a Gazdasági Osztály vezetője gyakorolja. /9/A Gazdasági Osztály látja el a pályázati és helyi adó adófeladatok kivételével a Áht-ban és az Ávr.-ben megjelölt gazdasági szervi feladatokat. 8. /1/A hivatalban évente legalább egyszer apparátus értekezletet tart a jegyző és a polgármester /2/ A hivatal belső szervezeti egységeinek vezetői Osztályvezetők és a jegyző által kijelölt köztisztviselők részvételével a jegyző általában heti gyakorisággal a hét előre meghatározott napján munkamegbeszélést tart, melyről emlékeztető készül. /3/ Egyes átfogó több szervezeti egység munkáját érintő feladat megbeszélés team, csoport megbeszélések keretin belül történik. /4 /A feladatokat ügyintézőre lebontva osztály, illetve csoport megbeszéléseken kell meghatározni. Helyettesítés rendje, kiadmányozás általános szabályai 9. /1/A helyettesítésre a vezető, vagy a hatáskört gyakorló személy tartós távolléte esetén kerülhet sor. /2/Az állandó helyettesítés szabályai: a) a polgármestert az alpolgármesterek a külön utasításban meghatározottak szerint helyettesítik,
b) a jegyzőt az általános helyettesítéssel megbízott aljegyző, mindkettejük távollétében a másik aljegyző helyettesíti, míg a jegyző és aljegyzők együttes akadályoztatása esetén a helyettesítést a Jegyzői Jogi Kabinet Vezetője látja el. c)az aljegyzőket távollétük/akadályoztatásuk esetén a jegyző, vagy a jegyző döntése esetén a másik aljegyző helyettesíti, az Osztályvezetőket kinevezett helyettesük (Osztályvezetőhelyettes), ennek hiányában a jegyző által kijelölt személy helyettesíti. /3/A jegyző és a közvetlen helyettes döntéséről az érintetteket írásban kell tájékoztatni az átadott hatáskörök, felelősségi kör rögzítésével. /4/A helyettesítés időszakában történt eseményekről, a hozott döntésekről a helyettesítést követően a helyettesített személyt tájékoztatni kell. /5/A Hivatal kiadmányozási rendjét (képviseleti és aláírási jog) a polgármester és a jegyző külön együttes intézkedésben határozza meg. Az előzőek szerinti képviseleti és aláírási jog megadásáról és annak megvonásáról a jegyző és a polgármester írásban értesíti az érintett személyt. A kiadmányozás rendjére vonatkozó polgármesteri és jegyzői együttes intézkedés az SZMSZ függeléke. A munkakör átadás átvételének rendje 10. /1/A munkakör átadás -átvételekor jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza: az átadásra átvételre kerülő munkakör leírását, a folyamatban lévő fontosabb feladatok felsorolását, az ezekkel kapcsolatos teendőket és ismereteket, az átadásra kerülő iratok, utasítások, tervek, szabályzatok, nyilvántartások és egyéb iratok felsorolását, az érintettek észrevételeit, az átadás helyének és időpontjának rögzítését, az átadó átvevő és közvetlen felettesének aláírását. /2/A munkakör átadására átvételére tartós távollét, személyi változás esetén van csak szükség. /3/A munkakör átadás átvételéről készült jegyzőkönyvet az átadó, az átvevő és a felettes vezető kapja meg. Bélyegző használat, nyilvántartás 11. /1/ Az Önkormányzat és a Hivatal tisztségviselői Budapest Főváros XIV. Kerület Zugló Polgármestere, Alpolgármestere, Jegyzője, Aljegyzője feliratú körbélyegzők használatára jogosultak. /2/ A Hivatal hivatalos körbélyegzője: Budapest Főváros XIV. Kerület Zuglói Polgármesteri Hivatal - közepén a magyar címerrel. Az egyes körbélyegzők sorszámozottak.
IV. fejezet SZAKMAI TANÁCSADÓ, SZAKMAI FŐTANÁCSADÓ CÍMEK ÖNKORMÁNYZATI TANÁCSADÓ, ÖNKORMÁNYZATI FŐTANÁCSADÓ MUNKAKÖRÖK 12. /1/A jegyző szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói címet adományozhat a Hivatal azon I. besorolási osztályba tartozó, szakmai gyakorlattal és közigazgatási vagy jogi szakvizsgával, illetve teljes körűen közigazgatási jellegűnek minősített tudományos fokozattal rendelkező köztisztviselőinek akik kiválóan alkalmas minősítésűek. /2/A Hivatalban adományozható közigazgatási tanácsadói, illetve közigazgatási főtanácsadói címek száma együttesen az engedélyezett létszám: 20 %-át nem haladhatja meg. /3/A hivatalban adományozható szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói cím. E címek száma együttesen nem haladhatja meg a hivatal államigazgatási szerv felsőfokú iskolai végzettségű kormánytisztviselői létszámának 20%-át. /4/ A jegyző a tartósan kiemelkedő munkát végző felsőfokú iskolai végzettségű, közigazgatási szakvizsgával rendelkező kormánytisztviselőnek címzetes vezetőtanácsosi, címzetes főtanácsosi, címzetes vezető-főtanácsosi, a középiskolai végzettségű kormánytisztviselőnek címzetes főmunkatársi címet adományozhat. /5/Az önkormányzati tanácsadói/önkormányzati főtanácsadói munkaköröket azok számát a képviselőtestület határozza meg. V. fejezet A MUNKÁLTATÓI JOGOK GYAKORLÁSÁNAK RENDJE 13. /1/ A polgármester munkáltatói joggyakorlása: a) munkáltatói jogok gyakorlása a jegyző/aljegyző tekintetében Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 67. f.) pontja alapján, b) az egyéb munkáltatói jogokat gyakorolása az alpolgármesterek és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 67. g) pontja alapján, c) az önkormányzati tanácsadók, illetve főtanácsadók tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlása a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 239. -a alapján, külön intézkedésével a Gazdasági Kabinetbe beosztott önkormányzati tanácsadó tekintetében átruházta a gazdasági kabinetet irányító alpolgármesterre, d) a polgármester a vezetői munkakörök, illetve az általa meghatározott körben külön írásba foglalt intézkedése alapján és az abban foglalt személyi körre és munkáltatói döntésekre vonatkozóan gyakorolja a hivatal köztisztviselői és munkavállalói jegyzői munkáltatói joggyakorlása során az egyetértési jogát, e) a polgármester gyakorolja az intézményvezetők feletti egyéb munkáltatói jogokat, f) a polgármester gyakorolja a PTK-ban meghatározottak szerint az önkormányzat gazdasági társaságai vezető tisztségviselői feletti azon munkáltatói jogokat, amelyek nem tartoznak a képviselő testület hatáskörébe.
/2/A jegyző -távollétében a külön intézkedésben foglaltak szerinti általános aljegyző -gyakorolja a Hivatal köztisztviselői, közszolgálati ügykezelői és fizikai alkalmazottai tekintetében a következő munkáltatói jogokat: a határozatlan és határozott idejű köztisztviselői jogviszony létesítése, megszüntetése, vezetői munkakörbe történői kinevezés, valamint munkaszerződés létrehozása és megszűntetése, a személyi illetmény megállapítása, a határozatlan időre szóló jogviszony esetén a felmentés, a határozott időre szóló kinevezés illetve munkaszerződés esetén a megszűnésről szóló értesítés, a határozott idejű kinevezés illetve munkaszerződés meghosszabbítása, a köztisztviselőknek az egységes Hivatalon belüli átirányítása más osztályhoz, csoporthoz, kabinethez, azaz más szervezeti egységhez, célfeladat meghatározása, elbírálása a belső szervezeti egység vezetők közreműködésével helyettesítési megbízás, cím adományozása és visszavonása, idegen nyelvtudási pótlékra való jogosultság megállapítása, a fegyelmi és kártérítési eljárás megindítása, a nem jogszabályi kötelezettség alapján történő illetményemelés, jutalmazás, túlmunka végzés esetén szabadidő-átalány megállapítása és a kiadás engedélyezése, belső helyettesítési megbízás, az aljegyzők és osztályvezetők részére az évi rendes szabadság kiadása, fizetési előleg-kérelem elbírálása, jubileumi jutalomra való jogosultság elismerés, tanfolyami továbbképzés engedélyezése, alap-és szakvizsgára történő beiskolázás képzési tervek jóváhagyása, tanulmányi szerződéskötés, a fizetés nélküli szabadság engedélyezése (a jogszabályban kötelezően előírt eseteken kívül), tartós külszolgálat engedélyezése, munkavégzéssel járó egyéb jogviszony létesítésének engedélyezése, javaslat kitüntetésre, munkahelyi kölcsönkérelem elbírálása, a továbbtanulás engedélyezése, ha a Hivatal ezzel összefüggésben kötelezettséget vállal, osztályvezető, kabinetvezető, csoportvezető minősítése a teljesítménykövetelmények meghatározása, és a teljesítményértékelés az osztályvezető a csoportvezetők és a kabinetvezetők tekintetében. /3/ Az osztályvezetők, kabinetvezető gyakorolják -a Humánpolitikai Csoport vezetőjének értesítésével egyidejűleg -az osztály / kabinet köztisztviselői tekintetében az alábbi, egyéb munkáltatói jogokat: munkaköri leírások meghatározása, az éves rendes szabadság kiadása a szabadságos tömb kitöltésével, munkaidő-kedvezmények igénybevételének engedélyezése,
a túlmunka végzés esetén szabadidő-átalány megállapítása és a kiadás engedélyezése, a teljesítménykövetelmények meghatározása és a teljesítményértékelések az Osztály köztisztviselői tekintetében. /4/A Humánpolitikai Csoport vezetője gyakorolja a jegyzőnél (2.) bekezdés illetve az Osztályvezetőknél (3.) bekezdés nem nevesített egyéb munkáltató jogokat, így különösen: az éves szabadság időtartamának megállapítása, a fizetési előleg-kérelem elbírálásra előkészítése, családi pótlék igénykérelem bejelentése, szabadság engedélyezése GYED és GYES címén, jubileumi jutalomra való jogosultság elismerés, tanfolyami továbbképzés engedélyezése, alap-és szakvizsgára történő beiskolázás előkészítése, Cafetéria nyilvántartása és elszámolása. /5/A jegyzői, a polgármesteri, az alpolgármesteri, valamint az átruházott munkáltatói jogkörben hozott munkáltatói döntések, intézkedések szakmai előkészítése a Humánpolitikai Csoport vezetőjének a feladata. /6/ A munkáltatói jogokat a polgármester egyetértési jogára, valamint az alpolgármesterekre átruházott jogokra tekintettel kell gyakorolni. /7/Az átruházott egyéb munkáltatói jogok gyakorlása tovább nem ruházható. /8/Az átruházott munkáltatói jogok gyakorlását esetenként -akár tartósan is a jegyző visszavonhatja. /9/ A munkáltatói joggyakorlás részletes szabályait külön utasítás, a hivatal közszolgálati szabályzata és a polgármester intézkedése egyet értési jogok tekintetében tartalmazza. VI. fejezet A HIVATAL FELADATAI 14. /1/A Hivatal tevékenysége a Képviselő-testület, a bizottságok, az eseti bizottság, a munkacsoport, a nemzetiségi önkormányzatok, a helyi önkormányzati képviselők, valamint a polgármester, az alpolgármesterek, a tanácsnok (ok), a jegyző munkája eredményességének elősegítésére irányul. /2/ Ellátja a jogszabályokban és a Képviselő-testület rendeleteiben, határozataiban, valamint a hatályos polgármesteri, jegyzői és együttes intézkedésekben, szabályzatokban meghatározott egyéb feladatokat, melyek különösen a következők: /3/ A Képviselő-testület tevékenységével kapcsolatban: szakmailag előkészíti a rendelettervezeteket, a Képviselő-testületi előterjesztéseket; beszámolókat, tájékoztatókat, határozati javaslatokat; nyilvántartja a Képviselő-testület döntéseit; szervezi a Képviselő-testület döntéseinek végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében; ellátja a Képviselő-testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat;
hozzájárul tevékenységével a képviselők és a képviselőcsoportok működésének biztosításához. /4/ A Képviselő-testület bizottságai működésével kapcsolatban: gondoskodik a bizottságok ügyviteli feladatainak ellátásáról, s ennek keretében biztosítja a feladat jellegének megfelelően a bizottságok működéséhez szükséges feltételeket; végzi a bizottsági előterjesztések, jelentések, beszámolók és egyéb anyagok szakmai előkészítését; tájékoztatást nyújt a bizottságok kezdeményezéseinek megvalósítási lehetőségeiről, figyelemmel a polgármester és a jegyző utasításaira; szakmailag véleményezi -felkérésre -a bizottságokhoz érkező kérelmeket, javaslatokat; szervezi a bizottsági döntések végrehajtását, és részt vesz annak ellenőrzésében; véleményezi a bizottság határozatainak törvényességét, és ha jogszabálysértést észlel, az Mötv. 81. (3) e) pontjában foglaltak szerint köteles azt a bizottságnak a jegyző útján jelezni; kezeli a bizottságok iratait az ügyiratkezelésre vonatkozó szabályok szerint, nyilvántartja határozataikat. /5/ Az eseti bizottság működésével kapcsolatban: Gondoskodik a meghatározott feladattól függően -a bizottság működésével kapcsolatos a /4/ bekezdésben foglaltakat megfelelően alkalmazva -az ügyviteli feladatok ellátásáról. /6/Tanácsnokok működésével kapcsolatban: gondoskodik a meghatározott feladattól függően -a bizottság működésével kapcsolatos a / 4./ bekezdésben foglaltakat megfelelően alkalmazva -az ügyviteli feladatok ellátásáról /7/ A nemzetiségi önkormányzatok működésével kapcsolatban: a) Biztosítja az önkormányzat és a nemzetiségi önkormányzat megállapodásában foglaltak szerint a szervezeti és működési szabályzatában rögzített módon a nemzetiségi önkormányzat testületi működésének feltételeit. A testületi működés feltételeinek biztosításán, az ezzel kapcsolatos teendőkön értendő különösen: a testületi működéshez igazodó helyiséghasználat biztosítása, a postai, kézbesítési, gépelési, sokszorosítási feladatok ellátása. b) A nemzetiségi önkormányzat testületi ülésén a jegyző vagy annak megbízottjának észvétele kötelező. A jegyző vagy megbízottja köteles jelezni a nemzetiségi önkormányzat testületének, illetőleg az elnöknek, ha döntéseiknél jogszabálysértést észlel. /8/ A helyi önkormányzati képviselők képviselői munkájával kapcsolatban: a) megadja a képviselők munkájához szükséges tájékoztatást; b) biztosítja részükre a képviselői munkájukhoz szükséges adminisztratív közreműködést, a képviselők közérdekű ügyekben tett kezdeményezései esetén intézkedik, ennek keretében az illetékes osztályvezető, vagy kabinetvezető a képviselőnek az Önkormányzat SZMSZ-ében meghatározott időn belül köteles érdemi választ előkészíteni és a kiadmányozásra jogosultnak átadni. /9/A tisztségviselők munkájával kapcsolatban: a) előkészíti a döntésüket, szervezi azok végrehajtását; b) segíti a Képviselő-testület munkájával és a Hivatal vezetésével, irányításával kapcsolatos tevékenységüket. /10/ A hatósági munkával kapcsolatban: ellátja a jogszabályokban meghatározott, a Képviselő-testület, a polgármester, illetve a jegyző által kijelölt feladatokat;
előkészíti döntésre a Képviselő-testület, polgármester, és a jegyző hatáskörébe tartozó önkormányzati hatósági és államigazgatási hatósági ügyeket; felvilágosítást ad az ügyfelek részére; továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes szervnek a Hivatalhoz érkezett iratokat, ha megállapítható, hogy az adott ügyben nincs hatásköre, vagy nem illetékes; tisztázza a határozathozatalhoz szükséges tényállást. Ha ehhez a rendelkezésre álló adatok nem elegendőek, hivatalból vagy kérelemre bizonyítási eljárást folytat le, kiadja a hatósági bizonyítványt tény, állapot vagy egyéb adat igazolására; kiállítja törvényben, kormányrendeletben vagy önkormányzati rendeletben meghatározott esetekben az ügyfél adatainak vagy jogainak rendszeres igazolására szolgáló hatósági igazolványt; nyilvántartja hatósági nyilvántartás keretében a jogszabályban meghatározott adatokat; felterjeszti fellebbezés vagy ügyészi felhívás esetén véleményes javaslatával az ügyben keletkezett iratokat az illetékes szervhez; intézkedik adóhatóságként, illetőleg közigazgatási végrehajtó szervként a döntések végrehajtásának elrendeléséről, pénzbefizetés, késedelmi pótlék behajtásáról, meghatározott cselekmény végrehajtásáról, meghatározott ingóság kiadásáról, külföldi határozat végrehajtásáról illetve a végrehajtás felfüggesztéséről, szükség esetén biztosítási intézkedések végrehajtásáról. /11/Előkészíti az Önkormányzat intézményeinek, gazdasági társaságainak, (köz) alapítványainak irányítására, ellenőrzésére vonatkozó Képviselő-testületi/Bizottsági döntéseket, valamint szakmai segítő tevékenységet folytat, továbbá előkészíti az intézményvezetők gazdasági társaságok vezetője feletti, a munkáltatói jog gyakorlásához szükséges döntések tervezetit, iratait. /12/Elősegíti a Képviselő-testület és a tisztségviselők külső kapcsolatrendszerének (pl.: minisztériumok, közigazgatási és érdekképviseleti szervek) működtetését, ideértve a sajtóval Való együttműködést. /13/Közreműködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerűsítésében, a hivatali munka hatékonyságát, egyszerűsítését elősegítő munkaszervezés kialakításában. /14/ Gondoskodik az adatvédelemmel és informatikával kapcsolatos feladatok ellátásáról. /15/Közreműködik a hivatali feladatellátáshoz szükséges költségvetés tervezésében, annak előkészítésében, valamint a költségvetés hatékony és gazdaságos végrehajtásában. /16/Közreműködik az országgyűlési és helyi önkormányzati képviselők, a polgármester, az nemzetiségi önkormányzatok, valamint az európai parlamenti képviselők választásával (továbbiakban: választás) kapcsolatos feladatok ellátásában. /17/Közreműködik az országos és helyi népszavazás,(továbbiakban: népszavazás) előkészítésében és az azzal kapcsolatos feladatok ellátásában. /18/A Hivatal szervezeti egységei feladatkörüket érintően ellátják: a) az ügyfélszolgálatból és ügyfélfogadásból adódó feladatokat, b) panaszügyek, közérdekű bejelentések intézését, d) pályázati eljárásokban való közreműködést, e) az Önkormányzat és a Hivatal képviseletét más hatóságok előtt, f) a kiadandó jegyzői, polgármesteri és együttes intézkedések előkészítését, g) jogszabály módosítások kezdeményezésének előkészítését. /19/Gondoskodik a zuglói polgárok tájékoztatásáról és véleményük megismeréséről. /20/Együttműködik a polgárok által létrehozott civil szervezetekkel, az érdekképviseleti és kamarai szervezetekkel, a társszervekkel és a közszolgáltatást végző szervezetekkel. /21/Végrehajtja az önkormányzat és szervei által kötött megállapodásokat.
VII. fejezet TISZTSÉGVISELŐK FELADATAI Polgármester 15. /1/A polgármester feladatát és hatáskörét alapvetően a Mötv. a vonatkozó jogszabályok határozzák meg, melyek különösen a következők: /2/ Az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatai: Képviseli a Képviselő-testületet, Összehívja és vezeti annak üléseit, Beszámol a reá átruházott hatáskörök gyakorlásáról, Figyelemmel kíséri a képviselői közérdekű kérdések megválaszolását, illetőleg az ezekkel kapcsolatos intézkedéseket, Segíti a helyi önkormányzati képviselők munkáját, Aláírja a Képviselő-testület rendeleteit, valamint a Képviselő-testület üléseiről készített jegyzőkönyveket, Képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a polgármesteri hivatalt, A jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a polgármesteri hivatalnak, a feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában; Dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági hatáskörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja az alpolgármesterre, a jegyzőre, a polgármesteri hivatal ügyintézőjére, A jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására, A hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, Gyakorolja a munkáltatói jogokat a jegyző tekintetében; Gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek és az önkormányzati intézményvezetők tekintetében; a polgármester a képviselő-testület döntését a helyi önkormányzat érdekeit sértőnek tartja, ugyanazon ügyben a képviselő-testület önfeloszlatásáról szóló, valamint a Mötv. 70. /1/ bekezdésében meghatározott ügyben hozott döntése kivételével egy alkalommal kezdeményezheti az ismételt tárgyalást; A polgármester önkormányzati SZMSZ-ben és a költségvetési rendeletben meghatározott értékhatárig dönt a forrásfelhasználásról, döntéséről tájékoztatja a képviselő-testületet Koordinálja az Önkormányzat nemzetközi kapcsolatait, és évente tájékoztatja a Képviselő-testület a kapcsolatok alakulásáról, Indítványozhatja kötelező jelleggel bizottság összehívását. Indítványára a bizottságot össze kell hívni az indítvány kézhezvételétől számított nyolc napon belül. A polgármester felfüggesztheti a bizottság, döntésének a végrehajtását, ha az ellentétes a képviselő-testület határozatával vagy sérti az önkormányzat érdekeit. A felfüggesztett döntésről a képviselő-testület a következő ülésén határoz.
/3/A Hivatal működésével kapcsolatos feladatai: Meghatározza -a jegyző javaslatainak figyelembevételével -a Hivatal feladatait az Önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában. Dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt közigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, az előkészítéssel kapcsolatosan a Hivatalt feladattal bízhatja meg, egyes hatósági hatásköreit a jegyzőre ruházhatja. Gyakorolja a munkáltatói jogokat az önkormányzati tanácsadók/főtanácsadók és az egyéb munkáltatói jogokat az alpolgármesterek, a jegyző és az intézményvezetők tekintetében. Képviselő-testületi előterjesztést nyújt be -a jegyző javaslatára -a Hivatal szervezeti felépítéséről, munka-és ügyfélfogadási rendjének meghatározásáról. Polgármesteri valamint együttes polgármesteri és jegyzői intézkedésekkel szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a feladatellátás, hatáskör átruházás és kiadmányozás rendjét. /4/ Ellátja a kerület védelmi funkciójából adódó feladatait, eljár a számára meghatározott katasztrófavédelmi hatáskörökben. Alpolgármesterek 16. /1/Az alpolgármesterek feladatai különösen: a) Segítik a polgármester munkáját, feladataikat a polgármester irányításával látják el. Ellátják mindazon feladatokat, amellyel a polgármester megbízza őket. b) Felelősek a Képviselő-testület és a bizottságok elé kerülő, saját feladataikkal összefüggő előterjesztések határidőben történő előkészítéséért, a hozott határozatok végrehajtását figyelemmel kísérik. c) Képviselik a Képviselő-testületet a polgármester megbízása alapján a megadott keretek között. d) Részt vesznek a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időbeli rendje szerint. e) Közreműködnek az ágazati irányításuk alá tartozó hivatali szervezeti egységek szakmai munkájának irányításában. f.) A polgármestert akadályoztatása, távolléte esetén általános jelleggel az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló rendelet szerint és a polgármester külön rendelkezése szerint helyettesítik. g.) A polgármester írásos általános utasítása alapján végzik és irányítják a rájuk bízott ágazati területeken folyó önkormányzati munka irányítását. h.) A következő polgármesteri feladatok, hatáskörök gyakorlásában működnek közre: - az önkormányzati rendeletek és a képviselő-testületi határozatok előkészítése, -végrehajtásának megszervezése, -a végrehajtás ellenőrzése. /2/ Egyéb feladataik: a) Kapcsolatot tartanak a képviselő-testület tagjaival, b) Tevékenyen részt vesznek a bizottsági elnökök, a bizottságok munkájának segítésében.
c) Közreműködnek az önkormányzat kapcsolatainak kialakításában. Az országgyűlési képviselőkkel, pártokkal, társadalmi és érdekképviseleti szervekkel folyamatos kapcsolatot tartanak. d) Részt vesznek az önkormányzat nemzetközi kapcsolatainak kiépítésében és fejlesztésében. e) Közreműködnek az önkormányzat tömegkommunikációs kapcsolatainak fenntartásában és fejlesztésében. f) A polgármester megbízása alapján képviselik az önkormányzatot és a képviselő- testületet. g) Ellátják a polgármester által meghatározott egyéb önkormányzati feladatokat, intézik a rábízott ügyeket. /3/ A polgármester hatáskörében tett intézkedésekről, a polgármester által rábízott feladatok végrehajtásáról folyamatosan beszámol a polgármesternek. Jegyző /1/A jegyző a Hivatal vezetője. /2/Tevékenysége során felelős a törvényes, szakszerű, pártatlan, igazságos és színvonalas ügyintézés szabályainak kialakításáért és betartásáért. A Hivatal felépítésének rendjét figyelembe véve ellátja a jogszabályok által hatáskörébe utalt feladatokat. Ezek a következők: Gondoskodik a Képviselő-testület, a bizottságok, az eseti bizottság 17. elé kerülő előterjesztések elkészíttetéséről. Gondoskodik a Képviselő-testület, a bizottságok, a nemzetiségi önkormányzatok, az eseti bizottság szervezési és ügyviteli tevékenységével kapcsolatos feladatok ellátásáról. Tanácskozási joggal részt vesz a Képviselő-testület és bizottságai, a nemzetiségi önkormányzatok ülésein személyesen, vagy helyettese, illetve megbízottja útján. Jelzi a Képviselő-testületnek és szerveinek, valamint a nemzetiségi önkormányzatoknak, ha döntésüknél vagy eljárásuknál jogszabálysértést észlel. A Képviselő-testület ülésén bármely javaslatot érintően törvényességi jelzést tesz. Gondoskodik a Képviselő-testület ülése jegyzőkönyveinek elkészíttetéséről, aláírja a Képviselő-testület rendeleteit, valamint az üléseiről készített jegyzőkönyveket. Gondoskodik a Képviselő-testület rendeleteinek kihirdetéséről és végrehajtásuk biztosításáról. Javaslatot készít a polgármesternek a Hivatal felépítésére, annak munka-és ügyfélfogadási rendjére. /3/ Hivatalvezetői tevékenysége keretében különösen: a) Gondoskodik a polgármester hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítéséről. b) Ellátja a jogszabályokban meghatározott közigazgatási feladatokat, hatósági jogköröket. c) Dönt a hatáskörébe utalt ügyekben, d) Ellátja a közigazgatási tevékenység korszerűsítésével és fejlesztésével összefüggő feladatokat, /4/ Jegyzői intézkedésekkel szabályozza a Hivatal működését érintő, hatáskörébe utalt ügyeket.
/5/ Irányítja a Hivatal operatív gazdálkodási tevékenységét. /6/ Irányítja a Hivatal munka-és tűzvédelmi feladatait. /7/ Koordinálja és ellenőrzi a Hivatal belső szervezeti egységeiben folyó munkát. /8/ Irányítja a köztisztviselők és munkavállalók továbbképzését. /9/ Gondoskodik a helyi önkormányzati rendeletek, az együttes polgármesteri és jegyzői, a polgármesteri, a jegyzői intézkedések és a szabályzatok naprakész nyilvántartásáról. /10/ Ellátja a Hivatal iratkezelésének felügyeletét, gondoskodik a selejtezések szakszerű végrehajtásáról az adatvédelmi előírások betartásával. /11/ Részt vesz a tisztségviselői ügyfélfogadás megtartásában, az ügyfélfogadás időrendje szerint. /12/ A jegyző a helyi választási iroda vezetője. Gondoskodik a helyi választási iroda vezetője részére jogszabályban meghatározott feladatok ellátásáról. /13/Gondoskodik a képzési, továbbképzési feladatok ellátásáról. /14/Függetlenített belső ellenőrök útján biztosítja a belső ellenőrzési rendszer működését. Aljegyzők 18. /1/A jegyző általános helyettesítésével megbízott aljegyző : a) A jegyzőt távolléte vagy akadályoztatása esetén általános jogkörrel helyettesíti. b) Tanácskozási joggal -részt vesz a Képviselő-testület és bizottságai ülésein. c) Felügyeli és koordinálja a közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek munkáját. /2./ Nem a jegyző általános helyettesítésével megbízott aljegyző: a) A jegyző és az általános helyettesítésével megbízott aljegyző együttes távolléte vagy akadályoztatása esetén általános jogkörrel helyettesíti a jegyzőt. b)tanácskozási joggal -részt vesz a Képviselő-testület és bizottságai ülésein. c) Felügyeli és koordinálja a közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységek munkáját. VIII. fejezet OSZTÁLYVEZETŐK, OSZTÁLYVEZETŐ-HELYETTESEK, CSOPORTVEZETŐK, ÜGYINTÉZŐK, ÜGYKEZELŐK ÉS Mt.-s ALKALMAZOTTAK FELADATAI, FELELŐSSÉGI RENDJE 19. Osztályvezetők, kabinetvezetők /1/ Az Osztályvezető, a kabinetvezető az Osztály, a Kabinet (továbbiakban Osztály) felelős vezetője. /2/Feladatai: Felelős az Osztály működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyek ellátásáért a jegyzőnek és a polgármesternek.
Biztosítja az Osztály, feladatkörét érintő jogszabályok, a Képviselőtestület és szervei döntéseinek végrehajtását. Irányítja, összehangolja és ellenőrzi az Osztály csoportjainak munkáját, ennek során a csoportvezetőknek, és az Osztály köztisztviselőknek utasítást ad a feladatok ellátására, ellenőrzések lefolytatására, értékelő elemzések készítésére. Segíti az ügyfélszolgálati csoport működését, szakmai háttérként ügymenet leírásokat készít, Biztosítja az ügyfélszolgálati feladatot ellátó és szakma szervezeti belső szervezeti egységek összhangját. Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben a jegyzőnek. Biztosítja az Osztály munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. Előkészíti az Osztály feladatkörébe tartozó ügyekben az előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Képviselő-testület és szervei, valamint a tisztségviselők számára, továbbá gondoskodik az előzetes törvényességi véleményezésre való bemutatásáról. Részt vesz tanácskozási joggal a Képviselő-testület és szervei ülésein, továbbá haladéktalanul jelzi a jegyzőnek, ha a Képviselő-testület és szerveinek döntése során jogszabálysértést észlel. Gondoskodik a Képviselő-testület rendeleteinek, továbbá a Képviselő-testület és szervei határozatainak végrehajtásáról, az erről szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. Segíteni köteles szakmailag a bizottságok és a részönkormányzat munkáját, felelős az Osztályt érintő előterjesztéseknek határidőre történő elkészítéséről. Részt vesz a közmeghallgatáson és az Osztály tevékenységi körébe tartozó elhangzott kérdésekre, lehetőleg azonnal válaszol. Amennyiben azok az ülésen nem válaszolhatók meg, intézkedik a 15 napon belüli válaszadásról, és arról, hogy a Képviselő-testületet a soron következő ülésén erről tájékoztassák. Részt vesz képviselői igény szerint azokon a lakossági fórumokon, amelyek az Osztály tevékenységi körébe tartozó feladatokkal foglalkoznak, és intézkedik a válaszadásról. Erről előzetesen tájékoztatja a polgármestert. n) Tájékoztatni köteles a tisztségviselőket az általa vezetett Osztály feladatkörébe tartozó ügyekről, valamint minden olyan tudomására jutott információról, amely intézkedést igénylő helyi közügynek tekinthető. Gondoskodik az Osztály munkájával összefüggő tevékenységet végző nem önkormányzati szervekkel való együttműködésről, tapasztalatait köteles jelezni a tisztségviselőknek. Kapcsolatot tart az Önkormányzat gazdasági társaságai, közhasznú szervezetei, intézményei, (köz) alapítványai, az Osztály feladatkörét is érintő feladatokat végrehajtó vezetőivel. Biztosítja a többi szervezeti egységgel a munkakapcsolatot, köteles annak érvényt szerezni, hogy a társ szervezetei egységektől érkező megkeresésnek az Osztály köztisztviselői haladéktalanul eleget tegyenek. Gyakorolja a kiadmányozási jogot a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői intézkedés alapján. Az osztályvezető az Osztályon folyó munkát a köztisztviselők munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi.
Felelős az általa vezetett Osztályon a munkafegyelem betartásáért, haladéktalanul köteles tájékoztatni a jegyzőt az általa tapasztalt munkafegyelmi vagy köztisztviselőhöz nem méltó magatartásról. Rendszeresen köteles tájékoztatni az Osztály köztisztviselőit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. Elősegíti az Osztály köztisztviselőinek szakmai továbbképzését, javaslatot tesz az évi képzési tervben résztvevőkre. Közreműködik a jegyző iratkezelési felügyeletének ellátásában, az adatvédelmi rendelkezések betartatásában. Részt vesz a tisztségviselők ügyfélfogadásának megtartásával kapcsolatos előkészítő munkálatokban. Közreműködik az Osztályt érintő pályázati eljárások előkészítésében. Gondoskodik az Osztály tevékenységével összefüggő határidők betartásáról. Felelős a csoportvezetők feladatellátása során, vagy egyéb ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, és az ehhez szükséges munkaszervezés biztosításáért. Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásáról. Felelős az Osztály feladatkörébe tartozó statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. Osztályvezető-helyettesek 20. /1/ Nem kinevezett osztályvezető helyettesek, kivéve a Hatósági Osztályt. A Hatósági Osztályon kinevezett helyettes dolgozik. Az ügyrendi helyettesek osztályvezető helyettesítésével kapcsolatos feladatai a munkaköri leírásukban szerepelnek. /2/ Az Osztályvezető-helyettesek az osztályvezető távolléte és akadályoztatása esetén általános jogkörrel helyettesítik az Osztályvezetőket. /3/ A helyettesítéssel nem érintett időszakokban ellátják az osztályvezető feladatai közül az általa meghatározott feladatokat. /4/ Felelősek az osztályvezető által meghatározott feladatok maradéktalan elvégzéséért és az Osztály ezen területen végzett tevékenységének jogszerűségéért. Csoportvezetők 21. /1/ A csoportvezető az osztályokon belül működő csoport felelős vezetője. Csoport működhet nem osztályszervezetbe sorolva is. Ez esetben irányítását közvetlenül a jegyző, vagy megbízása alapján az aljegyző végzi. /2/ Felelős a csoport működéséért, a feladatkörébe tartozó ügyekért az osztályvezetőnek/osztályvezető-helyettesnek. /3/ Irányítja, összehangolja és ellenőrzi a csoport munkáját, ennek során a csoport köztisztviselőinek utasítást ad a munkavégzés vonatkozásában.
/4/ Javaslatot tesz a munkáltatói jogok gyakorlásával és humánpolitikai kérdésekkel összefüggésben az Osztályvezetőnek. /5/ Biztosítja a csoport munkájában a törvényességet, a gyorsaságot, a szakszerűséget, az állampolgári jogok és kötelezettségek maradéktalan érvényesülését. /6/ Előkészíti a csoport feladatkörébe tartozó ügyekben a képviselő-testületi/bizottsági előterjesztéseket, beszámolókat, tájékoztatókat a Képviselő-testület és szervei, valamint a tisztségviselők számára. /7/ Gondoskodik a Képviselő-testület rendeleteinek, továbbá a Képviselő-testület és szervei határozatainak végrehajtásáról szóló beszámolók határidőre történő elkészítéséről. /8/ Gyakorolja a kiadmányozási jogot a kiadmányozás rendjéről szóló polgármesteri és jegyzői együttes intézkedés alapján. /9/ A csoportvezető a csoportjában folyó munkát, a köztisztviselők munkaköri feladatainak teljesítését kiadmányozási, láttamozási, szignálási jogkörének gyakorlása során, továbbá folyamatos tájékozódás, jelentéstétel előírása révén ellenőrzi. /10/ Közvetlenül ellenőrzi a csoport köztisztviselőinek munkáját. /11/ Rendszeresen köteles tájékoztatni a csoport köztisztviselőit a munkájukhoz szükséges információkról, testületi határozatokról, valamint tisztségviselői és jegyzői rendelkezésekről. /12/ Közreműködik a csoportjához tartozó köztisztviselők minősítése előkészítésében, és teljesítménye értékelésében. /13/ Ellenőrzi a csoport által végrehajtandó iratkezelési feladatokat, gondoskodik az adatvédelmi rendelkezések betartásáról. /14/ Ellátja a csoportot érintő pályázatok előkészítéséből eredően a csoportra háruló feladatokat. /15/ Gondoskodik a csoportjára vonatkozó előírt határidők betartásáról. Az ügyiratok számára rendszeresített nyilvántartás alapján ellenőrzi a csoport köztisztviselői tekintetében a határidők betartását. /16/ Felelős a közvetlen irányítása alá tartozók feladatainak ellátásáért. /17/ Felelős a csoportjába tartozók, vagy ellenőrző tevékenysége kapcsán feltárt hibák megoldásáért, illetve a megfelelő munkaszervezésért. /18/ Gondoskodik a tisztségviselőkhöz érkezett beadványok megválaszolásának előkészítéséről. /19/ Felelős a csoportját érintő jelentések, statisztikai adatok határidőre történő szolgáltatásáért. Ügyintézők 22. a) Határidőben és szakszerűen érdemi döntésre előkészítik a feladatkörükbe utalt ügyeket, b) Szervezik és figyelemmel kísérik az ügyek végrehajtását, c) Figyelemmel kísérik a rájuk bízott területtel összefüggő jogszabályi környezet előírásait és azok változását, ellátják a feladatkörükkel összefüggő önkormányzati rendeletek,belsői intézkedések, szabályzatok szakmai szempontú, folyamatos felülvizsgálatát, d) szakértelemmel foglalkoznak a rájuk bízott területtel összefüggő valamennyi kérdéssel, e) Felelősek a rájuk bízott területen a jogszerűség betartásáért, valamint a Hivatal állandó és időszakos célkitűzéseinek, feladatainak megvalósításáért.
Ügykezelők 23. A kapott utasítások és határidők figyelembe vételével, a jogszabályok és ügyviteli szabályok ismeretében ellátják mindazokat a nem érdemi jellegű feladatokat, amelyeket a munkaköri leírásuk tartalmaz, illetve amivel a felettes vezetőjük megbízza őket. Mt. hatálya alá tartozó dolgozók 24. A fizikai foglalkozású, valamint a munkaszerződéssel foglalkoztatott alkalmazottak ellátják mindazokat a hivatal működtetési ellátási szolgáltatási kisegítői feladatokat, amellyel felettes vezetőjük megbízza, és tevékenységükkel segítik az érdemi ügyintézői és ügyviteli feladatok ellátását. IX. fejezet A HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK SZABÁLYAI 25. Általános szabályok /1/ A Hivatal tevékenysége során köteles maradéktalanul betartani a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló jogszabályokat. /2/ A polgármester és a jegyző hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozási rendjét a vonatkozó együttes polgármesteri és jegyzői intézkedés határozza meg. /3/ Az osztályok feladataiknak eredményes ellátása érdekében egymással, és a csoportok a többi csoporttal jó munkakapcsolatot és együttműködést kötelesek kialakítani. /4/ A Hivatal feladatai ellátása során több osztályt érintő ügy koordinálása esetén az együttes munkavégzésre kell törekedni az egységes hivatali arculat megőrzése és biztosítása érdekében. /5/ Helyi önkormányzati képviselőktől, bizottsági elnököktől, részönkormányzat elnökétől, képviselőcsoportok vezetőitől származó közvetlen megkeresés (pl.: intézkedésre, munkavégzésre, ügyintézésre, a munka segítésére) csak önkormányzati ügyben, az Osztályvezetővel történő előzetes egyeztetés alapján a polgármester és a jegyző engedélyével teljesíthető. /6/ A Hivatal köztisztviselői kötelesek jelezni a közvetlen vezetőjüknek, ha egy adott ügyben történő eljárásuk során összeférhetetlen helyzetbe kerülnének. Ilyen esetekben az osztályvezető, csoportvezető javaslata alapján a jegyző intézkedését lehet kérni eljáró ügyintézők kijelölésére. /7/ A hivatali munkavégzés során a köztisztviselőknek a lehetséges feladat-végrehajtási módok, formák közül a leggazdaságosabb és költségkímélő megoldást kell választani úgy, hogy az a legteljesebb eredményhez vezessen. /8/ A Hivatal köztisztviselői kötelesek folyamatosan fenntartani és továbbfejleszteni szakmai, jogi ismereteiket. E körben különösen az új jogszabályokat, a beszerzett szakkönyveket, a továbbképzéseken elhangzott új ismereteket kötelesek áttanulmányozni és alkalmazni.