S z o l n o k i F ő i s k o l a SZF/../2015. S z o l n o k Gépjármű Üzemeltetési Szabályzat 2015. 1
1. A GÉPJÁRMŰHASZNÁLATTAL KAPCSOLATOS ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1) A szabályzat hatálya kiterjed a Szolnoki Főiskola (továbbiakban: Főiskola) tulajdonát képező gépjárművekre és azok vezetőire, valamint az üzemeltetésében résztvevő, azt irányító és ellenőrző személyekre, továbbá alkalmazottai tulajdonában lévő gépjárművekre. 2) A Főiskola feladatainak ellátása érdekében a következő gépjárművek üzemelnek: a. üzemi használatú személygépkocsik, b. anyagszállításra, beszerzésre és eseti személyszállításra vegyes használatú gépjármű, c. saját gépkocsi hivatalos célra történő igénybevételre. 3) A 2) bekezdés a. megnevezett gépjárművet a Főiskola előzetesen kijelölt gépkocsivezetője kívül a rektor jogosult vezetni. 4) Személyszállításra a személygépkocsik vehetők igénybe, amelyekbe beleértendők a 2 db 8 személyes, 3,5 tonna összsúly alatti mikrobusz. 5) Személyszállítási feladatok végzésekor a járművet a Főiskola előzetesen kijelölt gépkocsivezetője vezetheti. 6) Az anyagszállítás feladatait alapvetően a mikrobuszok végzik, illetve szükség szerint erre igénybe vehető külső szolgáltatás. 2. AZ ÜZEMI HASZNÁLATÚ GÉPKOCSIK HASZNÁLATÁNAK RENDJE 1) Az üzemi használatú gépkocsikat helyi és helyközi használat esetén egyaránt az egységvezető által aláírt Gépkocsi igénylés -i lapon (1. számú melléklet) lehet igényelni, ha a. az a hivatali feladatának ellátásához szükséges, b. az utazás közforgalmú közlekedési eszközzel gazdaságtalan vagy nem megoldható, c. valamint ha a kiküldetési rendelvényen az igénylés jogosságát az egységvezető igazolta. 2) A fuvarfeladatok indokoltságáért, célszerűségéért, a takarékosságért a felelősség az egységvezetőt (a kiküldetést elrendelőt) terheli. 3) A személyszállító gépjárművek külföldi útra történő igénybevételét a kancellár jogosult engedélyezni. 4) A gépjárművek irányítását az Üzemeltetési Osztály végzi. A beérkezett igények alapján a gépjárművek szétosztása az ellátásvezető (távollétében a műszaki ügyintéző) feladata, aki felelős azért, hogy az egyirányú igények esetén a takarékossági szempontokat szem előtt tartva az érintettekkel egyeztessen, így biztosítva a gépjárművek leggazdaságosabb kihasználtságát. 5) Az igények ütközése esetén amennyiben az összes feladat hivatali gépjárművel nem megoldható az ellátásvezető feladata a rangsorolásaz engedélyezővel történt előzetes egyeztetés alapján. 6) Az előre látható gépkocsi igényeket az igénylők előre kötelesek a szállítási igény előtt minimum egy héttel az ellátásvezetőnek leadni az 1. számú mellékleten. Az előre nem látható, rendkívüli igények esetén az igényt a legrövidebb időn belül el kell juttatni az ellátásvezetőnek. Az 1. számú melléklet hiányában menetlevél nem állítható ki, gépjármű nem biztosítható. 7) Az igénylőlapon fel kell tüntetni valamennyi célállomást, a feladatot, az igénybevétel időtartamát, a járművön utazni kívánó személyeket név és beosztás szerint. 8) Az igénylőknek fel kell tüntetni, amennyiben a munka jellege, az utasok létszáma, vagy a szállítandó eszközök terjedelme miatt meghatározott gépkocsit igényelnek. 2
3. ÜZEMELTETÉS, MŰKÖDTETÉS 1) Fenntartás, üzemeltetés A Főiskola tulajdonában lévő gépjárművek szabályszerű üzemeltetésének biztosítása és felügyelete a gazdasági és üzemeltetési igazgató feladat- és hatásköre. 2) Az Üzemeltetési Osztály vezetője felelős a közúti járművek üzembentartására vonatkozó szabályok és határidők betartásáért, különös tekintettel arra, hogy a gépjárművek mindenkor érvényes forgalmi engedéllyel, műszaki felülvizsgálattal rendelkezzenek. 3) A gépjárművek üzemi okmányai: a. forgalmi engedély, b. menetlevél, a. biztosítási okmányok másolatban, b. megbízólevél, c. a gépjárművezető érvényes vezetői engedélye, d. MOL üzemanyagkártya. 4) A hatóság által előírt okmányok hiánya esetén a gépjárművek közúti közlekedésben való részvétele TILOS! 5) Indulás előtt a gépjárművek biztonsági berendezésének műszaki állapotáról és működéséről a gépjármű vezetőjének minden esetben meg kell győződnie. Ellenőriznie kell továbbá az okmányok, valamint a gépjármű tartozékainak meglétét és a KRESZ előírásainak való megfelelését. 6) A gépjármű vezetőjének a gépjármű használata közben figyelemmel kell kísérnie a gépjármű biztonsági berendezéseinek, valamint a gépjármű rendeltetésszerű, zavartalan működését. 7) Az üzem közbeni műszaki hibára utaló jelenség észlelése esetén a jármű állagának megóvása, valamint a közlekedés biztonsága érdekében, ha a gépjárművezető a hibát megszüntetni nem tudja: a. a gépjárművet be kell vontatni a legközelebbi szervizbe, illetve b. amennyiben erre nincs lehetőség a hiba megszüntetése érdekében segítséget kell kérni az autómentő szolgálattól. 8) Az üzem közbeni meghibásodást a gépkocsivezetőnek azonnal jeleznie kell az Üzemeltetési Osztály vezetőjének (távollétében az ellátásvezetőnek). A javíttatás kizárólag az általuk adott engedély alapján kezdhető meg, a várható javítási költség ismeretében. 9) Az észlelt, de nem javított hibát a menetlevélen fel kell tüntetni az Üzembentartó neve és címe alatti üres részen. 10) A szolnoki telephelyen a hivatali gépkocsik és garázsok kulcsainak egy példányát a Főépület portáján kell tárolni. A kulcsok felvételét és leadását a Főépület portáján elhelyezett kulcsnyilvántartó füzetbe kell bejegyezni. 11) A hivatali gépkocsikat minden esetben a számukra kijelölt garázsokban kell tárolni, ettől eltérni csak abban az esetben lehet, ha a fuvarfeladat olyan indulási vagy érkezési időpontra esik, amikor tömegközlekedéssel nem lehet a Tiszaligetbe lejönni. Ilyenkor a parkolást a gépjármű vezető, vagy a rektor lakásán a vagyonvédelem érdekében zárt udvarban kell megoldani. Karbantartási-javítási feladatok 12) A Főiskola gépjárműveinek karbantartását alapvetően a gépkocsivezetők végzik a munkaköri leírásaikban foglaltak alapján. 13) A járművek meghibásodását követő javítása, garanciális és garanciaidőn túli szerviz elvégzése, valamint műszaki vizsgára történő felkészítése szakszerelő műhelyekben történhet az Üzemeltetési Osztály vezetőjének előzetes engedélye alapján. 3
14) A járművek gyári üzemeltetési utasításukban meghatározott futásteljesítménye utáni kötelező szerviz határidőre történő elvégzéséért a gépkocsivezető és az üzemeltetési osztályvezető egyetemlegesen felelős. 15) Meghibásodás, baleset, rongálás, lopás esetén követendő szabályok: a. A kilométer-számláló meghibásodása észlelésének helyét (város, országúti km stb.) a menetlevélbe be kell vezetni és megérkezés után az eseményt az üzemeltetési osztályvezető és az ellátásvezető tudomására kell hozni. b. Kocsifeltörést, külső rongálást, egyéb nem közlekedési eseményből adódó károkozást először a helyileg illetékes rendőrhatóságnak kell bejelenteni. c. Ha személyi sérülést okozó baleset történik, értesíteni kell az illetékes rendőrkapitányságot. d. Amennyiben a gépkocsi üzemképtelenné válik, a legközelebbi szervizbe történő bevontatásáról, beszállításáról a gépkocsi vezetője gondoskodik. e. Ha a belesetben személyi sérülés nem történt, a kár okozójának a felelősségét a helyszínen el kell dönteni a KRESZ és a hatósági előírásoknak megfelelően, ezért a gépkocsi vezetője a felelős. f. A gépjárművek üzemeltetése, használata során bekövetkezett, anyagi kárt okozó eseményekről jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv elkészítéséért a gépkocsi vezetője és az Üzemeltetési Osztály vezetője (távollétében az ellátásvezető) egyetemlegesen felelős. A jegyzőkönyvben foglaltak alapján a kancellár dönt a kártérítés mértékéről az idevonatkozó jogszabályok és a Kollektív Szerződés alapján. Menetlevelek kezelése, elszámolása 16) A gépjárművek használatához a jogszabályban meghatározott menetokmányokat kell alkalmazni. 17) A szigorú számadású menetlevél tömböket az adott gépkocsi rendszámához a gépkocsivezetők a pénztárban felvehetik. A menetlevelek megrendeléséről a GÜI gazdasági osztálya gondoskodik. A használandó menetlevél bizonylatszáma D.Gépj.36/5.r.sz. A gépjárművezetők előzetesen kiadott menetlevél nélkül fuvarfeladatot nem teljesíthetnek. A gépjárművekkel csak a szabályosan kitöltött menetlevéllel lehet a telephelyet elhagyni. 18) A gépkocsivezető köteles a menetlevelet az út folyamán magánál tartani és minden rovatát a valóságnak megfelelően kitölteni. 19) A menetleveleket naponta kell kiállítani, melyen helyi és helyközi forgalomban egyaránt a gépjármű vezetője (a gépjárművezető nélküli gépkocsi vezetője is) köteles feljegyezni az indulás és érkezés időpontját, az indulás és érkezés időpontjában a kilométeróra állását, a megállások helyét (az intézmény, hivatal nevének megadásával együtt), az utasok nevét. A menetlevélen feljegyzett adatokat a gépjárművezető aláírásával igazolja. 20) A szabályosan kitöltött és lezárt menetlevelet a havi elszámolási időszakhoz igazítva kell leadni az ellátásvezetőnek.amennyiben az adott gépjárművet a következő szállítási feladattól keződően más dolgozó fogja vezetni, vagy a dolgozó az elszámolási időszakot meghaladóan szabadságra megy, úgy a szabályosan kitöltött és lezárt menetleveleket a csatolt tankolási bizonylattal együtt le kell adni. 21) A fuvarfeladat teljesítésének végeztével a menetlevelet igazoltatás céljából alá kell íratni a gépkocsit igénybe vevővel, aki köteles ráírni a terhelendő egységet. 22) A menetleveleken javítást csak áthúzással, valamint a javítást végző aláírásával lehet végrehajtani. 23) A menetlevelek vezetését, szabályszerű kitöltését az ellátásvezető folyamatosan, a tárgyhónapot követő elszámolás elvégzése során, továbbá a kontrolling előadó és az Üzemeltetési Osztály vezetője negyedévente szúrópróba szerűen köteles ellenőrizni. Az ellenőrzés megtörténtét a menetlevélen fel kell jegyezni. 24) A menetlevél szigorú számadásúnak minősül, azt eseményszerűen kell vezetni. A felhasznált vagy rontott okmányokat sorszám szerint, hiánytalanul a bizonylatokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. A menetlevelek megőrzéséért az ellátásvezető felelős. 4
Üzemanyag-ellátás, elszámolás 25) A gépkocsi üzemanyaggal történő ellátása MOL üzemanyag-kártya használatával történik. Az üzemanyag-kártya kizárólag a kártyán feltüntetett rendszámú gépkocsihoz, az ott szereplő üzemanyagfajta vásárlására jogosít. 26) A gépkocsikat minden fuvarfeladat befejezése után,amenniyben a futásteljesítmény a 100 km-t eléri vagy meghaladja, valamint a tárgyhónap utolsó napján (amennyiben ez a nap hétvégére vagy ünnepnapra esik), úgy az utolsó munkanapon az utolsó szállítási feladat befejezéséről a garázsba tartó menet során Szolnokon a tiszaligeti telephelyünkhöz legközelebb eső üzemanyag kútnál tele kell tankolni. Szintén tele tankkal lehet a garázsba leállni, amennyiben a gépjárművel a következő szállítási feladatot más dolgozó fogja végezni. Ez a kötelezettség vonatkozik arra az estre is, amennyiben napközben kell a gépkocsit más dolgozó részére átadni. Ettől a rendelkezéstől eltérni az üzemeltetési osztályvezető (távollétében az ellátásvezető) előzetes értesítését követő jóváhagyásával lehet. 27) A tankolásról az üzemanyag kútnál kiállított bizonylatot a tárgynapi menetlevélhez kell hozzátűzni és a bizonylat számának a feltüntetésével, azzal együtt kell leadni. 28) A gépjárművek üzemanyag fogyasztási normáinak, valamint az üzemanyag felhasználás mértékének meghatározása a következők szerint történik: Az üzemi használatú személygépkocsik üzemanyag-fogyasztási normáját a módosított 60/1992. (IV.1.) Korm. rendelet 4. (1-2-3) bekezdései alapján, a beépített motor hengerűrtartalma szerinti alapnorma-átalány figyelembe vételével kell meghatározni. 29) Üzemanyagfogyasztás-megtakarítás a gépjárművezető részére nem fizethető. 30) A saját gépkocsi hivatali célú használata esetén az üzemanyagköltség ellenértékét NAV nyilvántartás szerinti alapnorma és a meghatározott minőségű, bizonylat nélkül elszámolható üzemanyag árának a szorzata adja. 4. SAJÁT TULAJDONÚ SZEMÉLYGÉPKOCSI HIVATALOS CÉLÚ HASZNÁLATA 1) A főiskolán saját tulajdonú személygépkocsit (ideértve a házastárs tulajdonát is) hivatalos célra munkavállalói vagy megbízási jogviszonnyal rendelkező személy használhat, amennyiben azt gazdaságossági, hatékonysági, vagy más körülmények indokolják. A gazdaságosság mérlegelése a kiküldetést engedélyező vezető feladata. 2) Saját tulajdonú személygépkocsit hivatalos célra a terhelendő munkaszám egyidejű megjelölésével, a kiküldetést elrendelő vezető előzetes engedélye alapján lehet igénybe venni az 2. számú melléklet, valamint a kiküldetési rendelvény kitöltésével. Az engedélyező minden esetben köteles meggyőződni arról, hogy hivatali gépkocsi nem áll rendelkezésre. 3) Saját tulajdonú magángépkocsik hivatalos célú használata az alábbi esetekben engedélyezhető: a. ha a főiskolán hivatali célú személygépkocsi nem áll rendelkezésre, amelyhez hivatásos gépkocsivezető van beosztva, b. ha a saját gépkocsival történő utazás nem drágább, mint a tömegközlekedési menetrend szerinti járat, c. a saját gépkocsi használatánál felmerülő többletköltség az időmegtakarítással arányban áll, d. az adott feladat teljesítése más módon nem oldható meg, e. ha olyan feladat ellátásához kapcsolódik, amelynek költségvetése ellenőrizhető módon tartalmazza a kiküldetés költségét (pl. szerződéses munka, pályázat stb.). 4) A saját tulajdonú gépkocsi hivatalos célú igénybevétele esetén a használó minden esetben a használatot megelőzően köteles nyilatkozni a CASCO-biztosítás meglétéről, valamint arról, hogy a használat során a használó hibájából eredő kár vagy baleset esetén a gépkocsi vezetője a felelős, a főiskolát semminemű kártérítési kötelezettség nem terheli. 5
5) A saját tulajdonú személygépkocsi hivatali célú kiküldetésben történő használatáért a mindenkor érvényes jogszabályok szerinti költségtérítés illeti meg a dolgozót az alábbiak szerint (3. számú melléklet). a. belföldi kiküldetési rendelvényen feltüntetett km-távolság szorozva a NAV által közzétett üzemanyag-fogyasztási norma és a bizonylat nélkül elszámolható egységárral, b. valamint a mindenkor érvényes SZJA tv. által meghatározott normaköltség (Ft/km-ben meghatározva). 6) A költségtérítés kifizetése minden esetben a szabályosan kitöltött nyomtatványok alapján történhet. 5. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1) Jelen szabályzatot a Szolnoki Főiskola Szenátusa 2015. október 29-i ülésén megtárgyalta és 61/a/2015. (X. 29.) számú határozatával elfogadta és a szabályzat elfogadása napján lép hatályba. 2) A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Szolnoki Főiskola Szenátusa által 2015. július 16. napján 43/q/2015. (VII.16.) számú határozattal elfogadott Gépjármű üzemeltetési Szabályzat hatályát veszti. 3) Jelen Szabályzatnak 3 melléklete van, melyek a következők: a. 1.számú melléklet: Gépjármű igénylés b. 2.számú melléklet: Engedély a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez c. 3. számú melléklet: Elszámolás saját gépkocsi hivatali célú használatához 4) Az egységvezetők kötelesek egységük dolgozóival a szabályzatban rögzítetteket ismertetni és az érintett dolgozók munkaköri leírását módosítani, kiegészíteni. Szolnok, 2015. október 29. Varga Csaba kancellár 6
Gépjármű üzemeltetési szabályzat 1. számú melléklete GÉPJÁRMŰ IGÉNYLÉS (tanszék, egység, személy) részére. Költségviselő egység/munkaszám: Személygépkocsi igénylés időtartama:. év.... hó.. naptól. év.... hó.. napig Indulás helye:.., időpontja:.. óra. A személygépkocsit: igényelem/igényeljük. a) gépkocsivezetővel b) gépkocsivezető nélkül Útvonal:. Az utazás célja:. A gépkocsival utaznak:.... Szolnok, év..hó nap.. igénylő.. engedélyező A fenti időpontra és személy(ek)nek igényelt személygépkocsit - biztosítom, a személygépkocsi forgalmi rendszáma:. gépkocsivezető neve: - nem biztosítom Szolnok, év..hó nap. ellátásvezető 7
Gépjármű üzemeltetési szabályzat 2. számú melléklete ENGEDÉLY a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez Alulírott. (név), mint kérelmező.. (lakcím), a. dolgozója kijelentem, hogy az alábbi, saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsit hivatalos célra igénybe kívánom venni. Gépkocsi típusa Forgalmi rendszáma Forgalmi engedély száma Műszaki érvényesség Hengerűrtartalom cm 3 Használható üzemanyag fajta Tulajdonos neve CASCO biztosítás kötvényszáma Kiküldetés célja Tervezett km A saját gépkocsi igénybevételének indoka: - hivatali gépkocsi nem állt rendelkezésre - egyéb indok: Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál tudomásul veszem a NAV alapnorma átalánnyal történő elszámolást. A fenntartási költségtérítést: az SZJA törvényben meghatározott normaköltség figyelembevételével kérem elszámolni * A munkavállaló, illetve a személygépkocsi tulajdonosa kijelenti, hogy a főiskolával szemben a gépkocsival kapcsolatos semmilyen egyéb költséget, vagy kártérítési igényt nem támaszt, a személygépkocsit kizárólag saját felelősségére és kockázatára használja a hivatali igénybevétel során is. Szolnok, év..hó nap nyilatkozattevő aláírása A saját gépkocsi hivatalos célú igénybevételét gazdaságossági, illetve egyéb okok miatt engedélyezem, az alább megjelölt egység/munkaszám terhére. Terhelendő egység/munkaszám:.. Szolnok, év..hó nap * a nem kívánt részt törölni kell.. kiküldetést engedélyező aláírása 8
Gépjármű üzemeltetési szabályzat 3. számú melléklete ELSZÁMOLÁS Saját gépkocsi hivatali célú használatához (Belföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolási nyomtatvány melléklete) Az üzemanyag elszámolás a 60/1992. (IV.1) Korm. rendelet, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény vonatkozó előírásai szerint történik. Munkavállaló neve Lakcíme 1. Kiküldetés Célja (megjelölve az intézményt is) Útvonala Időpontja Forrása (tám. pályázat, szerz. munka) Terhelendő egység Terhelendő munkaszám 2. Gépkocsi adatai Típusa Rendszáma Hengerűrtartalom cm 3 Üzemanyag típusa Üzemanyagnorm l/100 km Megtett km NAV hivatalos üzemanyagár Ft/l 3. Költségek elszámolása Megnevezés Számítási mód Összeg Üzemanyag költség km x liter x Ft/l = Ft Általános norma ktsg. km x 9 Ft/km = Ft Összesen azaz: Ft forint 4. Aláírások Megnevezés Dátum Aláírás Elszámoló aláírás A feladat elvégzését és az útiköltség jogosságát igazolom Pénzügyi ellenjegyző 9