DUNAÚJVÁROSI FŐISKOLA Konferenciák, rendezvények szervezési szabályzata Dunaújvárosi Főiskola szenátusa a 20-2006/2007. sz. határozatával 2006. 12. 12. napjával elfogadta 2006. Dunaújváros
2. kiadás 0. módosítás 2 (6). oldal TARTALOMJEGYZÉK Konferenciák, rendezvények szervezési szabályzata...1 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...3 1. Szabályzat hatálya...3 2. Szabályzat alapelvei...3 3. Konferenciák, rendezvények költségterve...3 4. Költségterv készítés eljárásrendje...4 II. KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK...4 5. Rendezvényszervező bizottság...4 6. Rendezvények, konferenciák szervezésének eljárásrendje...5 7. Kapcsolódó nyilvántartások...5 III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...6 8. A Szabályzat hatályba lépése...6 2
2. kiadás 0. módosítás 3 (6). oldal I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Szabályzat hatálya (1) A szabályzat hatálya kiterjed minden, a Főiskola nevében szervezett, megrendezett konferenciára, rendezvényre. 2. Szabályzat alapelvei (1) A szervezési munka során több lehetséges alternatíva kidolgozásával és mérlegelésével meg kell találni a leggazdaságosabb megoldást. Mérlegelni kell a kiadások nagyságrendjét, a bevételek beszedhetőségét, a források meglétét. (2) Valamennyi rendezvény, szakmai program, megemlékezés, konferencia lebonyolítását megfelelően dokumentálni kell, lebonyolítása költségterven alapul. 3. Konferenciák, rendezvények költségterve (1) A költségtervnek ki kell terjednie a konferenciákkal, rendezvényekkel kapcsolatos valamennyi lehetséges bevételre és kiadásra. A költségtervet a kiadási keretösszeg 5 %-os tartalékolásával kell elkészíteni. Az 5 %-os tartalék célja az előre nem látható, váratlan kiadások pénzügyi fedezetének biztosítása. (2) A bevételeket mindig a várható érdeklődés alapján, reálisan kell megtervezni. További bevételi forrás lehet a pályázaton elnyert vagy támogatásként a főiskolán kívülről kapott pénzeszköz. A még meg nem érkezett támogatási összegek pótlásáról témaszámok közötti átcsoportosítással, keret kölcsönadással kell gondoskodni. (3) A kiadások megtervezésénél figyelembe kell venni, hogy a rendezvények, konferenciák ténylegesen befolyt bevételeik 95 %-a használható fel. A költségvetési törvény 9. (1) értelmében a felsőoktatási intézmények a bevételek 5 %-át felújításra kötelesek fordítani. (4) A beszedett bevételek a belső költségvetésben megtervezett saját bevétel forrás részét képezik. 3
2. kiadás 0. módosítás 4 (6). oldal 4. Költségterv készítés eljárásrendje (1) A személyi jövedelem adóról szóló 1995. évi CXVII. tv. 69. (10) d) pontja alapján az üzleti, hivatalos, szakmai, rendezvények, és az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás /étel, ital/ és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás /utazás, szállás, szabadidőprogram/ után nem kell 54 % személyi jövedelem adót bevallani és megfizetni. (2) A legkedvezőbb alternatívák kiválasztása után, az elkészített költségterv alapján a rendezvényért, konferenciákért felelős munkatárs előkészíti a kötelezettségvállalások dokumentumait. Az erre vonatkozó előírásokat a kötelezettségvállalásról és ellenjegyzésről szóló intézményi szabályzat tartalmazza. (3) Az írásos kötelezettségvállalás szerződés formában valósul meg. A szerződő partnerek kiválasztását megelőzi az írásban megkért árajánlatok bekérése, ami történhet faxon, e-mail-ban, az internet keresőrendszeréből kinyomtatva is. A szerződésnek tartalmaznia kell: - a szerződő felek adatait - a feladat ellátására vonatkozó részletes előírásokat, mit, hol, milyen határidővel kell elvégezni, milyen feltételekkel és mennyiért. - a teljesítés igazolására és a kifizetés módjára vonatkozó előírásokat. II. KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK 5. Rendezvényszervező bizottság (1) A Dunaújvárosi Főiskola intézményi szintű rendezvényeit a Dunaújvárosi Főiskola Rendezvényszervező Bizottsága -RSZB- koordinálja és bonyolítja. A szakmai konferenciákat a Szervezeti Egységek szervezik, igénybe véve az RSZB segítségét. (2) A Rendezvényszervező Bizottság célját, feladatait, jogait az RSZB Szervezeti és Működési Szabályzata rögzíti. (3) A Rendezvényszervező Bizottság legfontosabb feladatai - megszervezi és bonyolítja a Főiskola központi rendezvényeit - koordinálja és lebonyolítja a Főiskolán megrendezésre kerülő külső rendezvényeket - összeállítja az adott gazdasági év rendezvényeinek költségvetését - gondoskodik az általa szervezett rendezvények dokumentációinak, valamint kép és hanganyagainak archiválásáról - kihirdeti az érvényes rendezvény programot a Főiskola és a kollégium hirdetőin, a Dunaújvárosi Főiskola hivatalos honlapján valamint a Főiskolán található fényújságon. 4
2. kiadás 0. módosítás 5 (6). oldal 6. Rendezvények, konferenciák szervezésének eljárásrendje (1) Az elkészített költségtervet és a szerződéseken alapuló kötelezettségvállalások dokumentumait a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés érvényesítés rendjének szabályzata 10. sz. mellékletét képező kötelezettségvállalás bejelentési bizonylat -tal együtt ellenjegyzésre a Gazdasági Osztályra kell leadni. Ellenjegyzés után a dokumentumok visszakerülnek az illetékes szervezeti egységhez, a kötelezettségvállaló csak ezt követően tehet további intézkedést. (2) Amennyiben a szervezés alatt álló rendezvény, konferencia nem rendelkezik a TÜSZ számítógépes rendszerben elkülönített témaszámmal, a Közgazdasági csoporttól fenti szabályzat témaszám megkérése nyomtatványon témaszámot kell igényelni. /1. sz. melléklet/ (3) Ha a költségterv alapján a témaszámon nem áll rendelkezésre a fedezet, gondoskodni kell keretkölcsönadással vagy végleges keretátadással a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételéhez szükséges forrásról. A keretáthelyezést a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata 19. sz. mellékletét képező Keretáthelyezés bizonylat alkalmazásával a Közgazdasági csoporttól kell kérni. (4) A konferenciákkal, rendezvényekkel kapcsolatos kiszámlázást a Számviteli és pénzügyi csoport végzi a szervezést bonyolító egységtől kapott Számlázási Adatlap /2. sz. melléklet/ megnevezésű nyomtatvány alapján. (5) A készpénzforgalom csökkentése érdekében /217/1998. Kormány rendelet 133. / valamennyi kiadásnál törekedni kell a számlák átutalással történő kiegyenlítésére. Ettől eltérni csak indokolt esetben, a gazdasági főigazgatótól írásban kért engedéllyel lehet. Az engedélykérelemhez csatolni kell a Készpénzigénylés elszámolásra sorszámozott bizonylatot. Az előleg címen felvett készpénzzel 3 munkanapon belül el kell számolni. (6) Azon rendezvények esetében, amikor belépődíj beszedése vagy tombolajegy árusítása is része a rendezvény lebonyolításának, naponta összesítőt kell a bevételekről készíteni /3. sz. melléklet/ és azt csekken a postán fel kell adni. A közlemény rovatban a jóváírandó témaszámot fel kell tüntetni, a feladási csekket pedig a Bevételi összesítő -vel /3. sz. melléklet/ a Számviteli és pénzügyi csoportnak leadni. A bevételek beszedése a központi raktárból vételezhető szigorú számadású nyugtatömb alkalmazásával történik. 7. Kapcsolódó nyilvántartások (1) A konferenciák, rendezvények lebonyolítását végző szervezeti egységek, témavezetők rendezvényenként, konferenciánként nyilvántartást vezetnek a kötelezettségvállalásaikról és követeléseikről. Ezen nyilvántartás az alapja a Közgazdasági csoport kijelölt előadójával történő egyeztetésnek, elszámolásnak. 5
2. kiadás 0. módosítás 6 (6). oldal III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 8. A Szabályzat hatályba lépése (1) A Szabályzatot a szenátus a 20-2006/2007. (2006.12.12.) sz. határozatával fogadta el, hatályos 2006. 12. 13. napjától. (2) A szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a korábban ebben a tárgyban hozott szabályzatok hatályukat vesztik. Dunaújváros, 2006. december 12. Dr. Bognár László rektor 6