BESZERZÉSI SZABÁLYZAT 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás

Átírás

1 BESZERZÉSI SZABÁLYZAT 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Készítette: Vincze Balázs anyaggazdálkodási csoportvezető Ellenőrizte: Nándorfi Géza gazdasági igazgató Elrendelte: Sándor Zsolt vezérigazgató TARTALOMJEGYZÉK 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 1/10 Érvényes: október 24-től

2 1. Szabályzás célja Fogalom meghatározások Szabályzat tárgya Beszerzési értékhatárok és beszerzések lebonyolítása Anyagbeszerzés igénylése Tárgyi eszköz beszerzés igénylése Szolgáltatások igénylése Beszerzések végrehajtása Közbeszerzés és végrehajtása Könnyített beszerzési eljárás Meghívásos eljárás Közvetlen ajánlatkérés Beszerzési eljárás havária esetén Pályázatok, ajánlatok elbírálása Szerződéskötés, megrendelés Eljárás dokumentálása Előírt határidők Beszerzési terv A szabályzathoz kapcsolódó dokumentumok, bizonylatok /2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 2/10 Érvényes: október 24-től

3 1. Szabályzás célja Jelen szabályzat célja, hogy a Tettye Forrásház Zrt. beszerzési folyamatait meghatározza és egységes rendszert teremtsen a társaság számára. 2. Fogalom meghatározások Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. Anyag: olyan vásárolt készletek, amelye a Társaság termék előállításához vagy szolgáltatásnyújtásához való felhasználás céljából szerez be. Tárgyi eszköz: olyan anyagi eszközök, amelyek közvetve vagy közvetlenül, tartósan szolgálják a vállalat tevékenységét. Szolgáltatás: a szerződés vagy megrendelés alapján megbízott vállalkozó által, ellenérték fejében végzett munka. 3. Szabályzat tárgya A Tettye Forrásház Zrt. beszerzési tevékenységének szabályozása, mind anyag, tárgyi eszköz, szolgáltatás beszerzése esetén. A szabályzat előírásai a beszerzési folyamatban résztvevő és érintett munkavállalóra érvényes és kötelező jellegű. 4. Beszerzési értékhatárok és beszerzések lebonyolítása Beszerzések igénylése minden esetben a szakterület által megfogalmazott pontos egyértelmű igényléssel indul. A Tettye Forrásház Zrt. a beszerzéseit minden esetben az érvényes Kbvtv-ben a közszolgáltatók részére meghatározott értékhatárok szerint folytatja le. Ezek mértéke: Megnevezés/ Érték (MFt/év) Alaptevékenység körébe tartozó beszerzések Nem alaptevékenység körébe tartozó beszerzések Árubeszerzés 50 8 Építési beruházás Szolgáltatás 50 8 Ezen értékhatárok felett a közbeszerzési szabályzást kell alkalmazni. 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 3/10 Érvényes: október 24-től

4 A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén az alábbi eljárási rend szerint kell eljárni: 8 millió és a közbeszerzési értékhatár között könnyített beszerzési eljárás 500 ezer forint és 8 millió forint között meghívásos eljárás 500 ezer forint alatt közvetlen ajánlatkérés 4.1. Anyagbeszerzés igénylése Az anyagok megrendelése a társaságunk LIBRA vállalatirányitási rendszerén keresztül történik. Vállalatirányítási rendszerben korábban nem rögzített anyagok esetén OPAL dokumentumkezelő rendszerben az igénylő által elindított minden adatot tartalmazó új anyag felvételi kérelem alapján az anyaggazdálkodási csoport a kérésnek megfelelően rögzíti a rendszerben az anyagot. Anyagbeszerzés igénylő kitöltése kötelező OPAL dokumentumkezelő rendszerben az előre tervezhető, valamint rekonstrukciós munkák esetén, amely alapján az anyaggazdálkodási csoport a fenti értékhatárok figyelembe vételével kell, hogy eljárjon Tárgyi eszköz beszerzés igénylése A tárgyi eszköz beszerzése minden esetben az OPAL dokumentumkezelő rendszerben indított tárgyi eszköz igénylő lap kitöltésével indul, jóváhagyás után az anyaggazdálkodási csoport gondoskodik az eszköz beszerzéséről Szolgáltatások igénylése. Az igénylő szakterület OPAL dokumentumkezelő rendszerben indított beszerzés igénylő lap kitöltésével kezdeményezi. A beszerzés jellegétől függően csatolni kell az igénylő lap mellé az alábbi dokumentumokat: pályázati felhívás tervezet műszaki leírás / tervdokumentáció árazatlan költségvetés szerződés tervezet egyéb a beszerzéshez nélkülözhetetlen dokumentumok. A szakterület igazgatójának jóváhagyása után az anyaggazdálkodási csoport gondoskodik a szolgáltatás beszerzéséről Beszerzések végrehajtása Beszerzések végrehajtása az értékhatároknak megfelelően az alábbi elvek alapján történik. 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 4/10 Érvényes: október 24-től

5 Közbeszerzés és végrehajtása A közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések esetén a megfelelően kitöltött igénylő alapján a logisztikai osztályvezető a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott közbeszerző társaság rendelkezésére bocsájtja a részletes dokumentációt. A logisztikai osztályvezető szerepe a kapcsolattartás a közbeszerzővel, az eljárás sikeres lefolytatásához szükséges adatok, információk biztosítása, valamint az igénylő szervezet közbeszerzési pályázattal kapcsolatos főbb időpontjairól, adatairól (megjelenés, pályázat beadási határidő, döntés határideje, szerződéskötés időpontja, nyertes pályázat, szerződés) való tájékoztatása elektronikus úton Könnyített beszerzési eljárás Az 8 millió forintot meghaladó, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések esetén az anyaggazdálkodó az alábbiak szerint jár el: felkutatja a potenciális partnereket, a pályázati anyag összeállítása után írásban minimum 3 ajánlatot kér, az ajánlati anyag kiküldésével párhuzamosan a Tettye Forrásház Zrt. saját honlapján is feltünteti a beszerzési felhívást, megjelölve, hogy arra nemcsak a meghívott ajánlattevők, hanem bárki ajánlatot tehet, aki megfelel a követelményeknek, és képes szállítani a megfelelő árut / szolgáltatást, a pályázat kiírásáról és annak főbb, az igénylő szervezetet is érintő adatairól (kiírás, helyszíni bejárás időpontja, pályázat beadási határidő, bontás időpontja) a logisztikai osztály tájékoztatja az igénylő szervezet osztályvezetőjét vagy csoportvezetőjét, a vonatkozó ajánlattételi határidőket úgy javasolt megállapítani, hogy lehetőség szerint minél többen tudjanak ajánlatot tenni, úgy, hogy egy esetleges késedelem ne veszélyeztesse a feladat végrehajtását. Az elbírálási határidőket úgy javasolt megállapítani, hogy megalapozott döntés születhessen, ennek határidejét az ajánlatkérésben fel kell tüntetni, az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani és azt a bontásra kitűzött időpontig nem szabad felbontani. Az ajánlatok felbontásánál biztosítani kell a nyilvánosság alapelvének érvényesülését, a Tettye Forrásház Zrt. törvényi tiltás hiányában - fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőkkel a beszerzési eljárás bármely szakaszában tárgyaljon a beszerzés mennyiségéről, értékéről, a feltételeket érdemben megváltoztassa, alternatív ajánlatokat kérjen be, vagy bármely más olyan dologban egyeztessen valamennyi ajánlattevővel. E tárgyalásokra a verseny tisztaságának biztosítása érdekében minden érvényes ajánlattevőt meg kell hívni, és a meghívásra megjelentekkel együtt lehet tárgyalni. A tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt minden ajánlattevőnek meg kell küldeni, függetlenül attól, részt vett-e a tárgyaláson, 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 5/10 Érvényes: október 24-től

6 a könnyített beszerzési eljárást lezáró döntést követően részletes írásos szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel kötelező, a beszerzésről szóló döntés meghozatalát követően a Tettye Forrásház Zrt. tájékoztatót tesz közzé a honlapján a beszerzés eredményéről, a könnyített beszerzési eljárás során a határidőket ajánlott úgy megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre, a könnyített beszerzési eljárás lefolytatásának valamennyi okmányát minimum 3 évig meg kell őrizni Meghívásos eljárás 500 ezer forint és könnyített beszerzés eljárás közé eső beszerzések esetén felkutatja a potenciális partnereket, a pályázati anyag összeállítása után írásban minimum 3 ajánlatot kér, a pályázat kiírásáról és annak főbb, az igénylő szervezetet is érintő adatairól (kiírás, helyszíni bejárás időpontja, pályázat beadási határidő=bontás időpontja) a logisztikai osztály tájékoztatja az igénylő szervezet osztályvezetőjét vagy csoportvezetőjét, a meghívásos eljárást lezáró döntést követően részletes írásos szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel kötelező, a 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás során a határidőket ajánlott úgy megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre, a meghívásos eljárás lefolytatásának valamennyi okmányát minimum 1 évig meg kell őrizni Közvetlen ajánlatkérés 500 ezer forintot el nem érő beszerzések esetén lehetséges a beszállítóktól közvetlen ajánlat bekérésére. A közvetlen ajánlatkérés feltétele, hogy legalább három egymástól független tulajdonosi körtől származó írásos, cégszerű ajánlat rendelkezésre álljon. A legjobb ajánlat kiválasztása az anyaggazdálkodási csoportvezető feladata Beszerzési eljárás havária esetén Havária esetén is törekedni kell a beszerzési eljárási rend betartására, és ettől eltérni csak, kizárólag a folyamatos és üzembiztos működés fenntartása érdekében vezérigazgatói engedéllyel lehetséges. 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 6/10 Érvényes: október 24-től

7 4.5. Pályázatok, ajánlatok elbírálása A pályázatok beérkezése után az anyaggazdálkodási csoport megvizsgálja azt, hogy megfelelnek e a kiírási feltételeknek, értékelhetőek e az ajánlatok. A vizsgálat eredményétől függően kitűzi az ajánlatok bírálati időpontját, illetve az ajánlatok nem megfelelőssége estén hiánypótlást kér be az illetékesektől. Az érvényes ajánlatokat a bírálatra az anyaggazdálkodási csoport kiértékeli, összehasonlító táblázatot és pályázat értékelési jegyzőkönyvet készít és előterjeszti a bírálatra. A kihirdetett bírálaton a részvétel kötelező az értékelési biztosság számára, melynek tagjai: igénylő szervezet vezetője logisztikai osztályvezető anyaggazdálkodási csoportvezető külső szakértő - jogász Az összehasonlító táblázatot és az ajánlatokat a bírálati időpont kihirdetésekor az igénylő szervezet számára elektronikus úton biztosítani kell. Az értékelő bizottság az értékelés során pályázat értékelési jegyzőkönyvet veszi fel. A jegyzőkönyvben rögzíti az ajánlattevőt, pályázót, az értékelés indokait, a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés, illetve megrendelés alapvető adatait (ár, határidő, fizetési feltételek, garancia). Az értékelő bizottság javaslatát a vezérigazgató elé terjeszti jóváhagyás céljából, aki dönt az ajánlat elfogadásáról, elutasításáról vagy új eljárás lefolytatásáról. Az összességében legjobb ajánlatot nyújtó ajánlattevőt kell nyertesnek nyilvánítani és mind a nyertes, mind pedig a vesztes ajánlattevőket értesíteni kell elektronikus úton Szerződéskötés, megrendelés Az értékelő bizottság által elbírált és a vezérigazgató által jóváhagyott nyertes ajánlattevővel szerződést kell kötni, vagy megrendelést kell részére küldeni. Szerződéskötésre kötelezően akkor kerül sor: ha keretszerződést kell kötni, ha a beszerzés becsült értéke eléri, vagy meghaladja az 500 ezer Ft-ot, ha a beszerzés olyan feltételek megfogalmazását igényli, melyet megrendelésben nem lehet megfelelően rögzíteni (környezetvédelmi szempontok, speciális műszaki vagy gazdasági feltétételek, stb.), ha azt jogszabály vagy egyéb belső szabályozás előírja. Szerződés hiányában megrendelő és a megrendelés írásos visszaigazolása szükséges. 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 7/10 Érvényes: október 24-től

8 Megrendelés esetén a megrendelésnek legalább a következő adatokat tartalmaznia kell: megrendelés tárgya, hivatkozva az ajánlat műszaki tartalmára, vállalási ár, teljesítési határidő, vállalt garancia, fizetési feltételek. Az eljárások típusától függően a szerződés megkötésére az alábbi szabályok vonatkoznak: Közbeszerzési eljárás esetén minden esetben a közbeszerzési eljárások lefolytatásával megbízott közbeszerző társaság készíti el a szerződést. Tárgyi eszköz és anyagbeszerzés esetén az anyaggazdálkodási csoportvezető köteles elkészíteni. Szolgáltatás beszerzése esetén az igénylő szervezet a pályáztató által elektronikus úton megküldött nyertes pályázata alapján készíti. A szerződést a pályáztató értesítését, és a kiválasztott beszállító pályázatának megküldését követő 5 munkanapon belül, az előzőekben megnevezett felelősök kötelesek elkészíteni Eljárás dokumentálása A beszerzési eljárások során keletkezett dokumentumok, az információs levelezések, szerződések, megrendelések anyagát a logisztikai osztály évente 1-től kezdődő számozással látja el, és beszerzésenként külön tárolja. Ezzel párhuzamosan a beszerzések anyaga a logisztikai osztály számára biztosított hálózati helyen, szerveren is tárolásra kerül azonosító számmal ellátva, beszerzésenként. A beszerzésekről évente sorszámmal ellátva a következő adattartalommal kimutatást kell készíteni folyamatos adat felvitellel, naprakész állapotban. Beszerzés azonosító száma Beszerzés tárgya Igénybejelentés dátuma Ajánlattevők Ajánlatkérés dátuma Ajánlat beadási határideje Bírálat időpontja Nyertes ajánlattevő 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 8/10 Érvényes: október 24-től

9 Beszerzés becsült értéke Szerződés / Megrendelés időpontja, összege, hatálya Megjegyzés 4.8. Előírt határidők A társasági pályáztatás, illetve a közvetlen ajánlatkérés során az egyes tevékenységekre előírt határidők az alábbiak: Tevékenység / feladat Feladat elvégzésének ideje, munkanap Feladat elvégzéséért felelős szervezet Igénybejelentés 0 Igénylő szervezet Igénybejelentés felülvizsgálata 3 Logisztikai osztály Igénybejelentés hiánypótlása 3 Igénylő szervezet Könnyített beszerzési eljárás Meghívásos eljárás 30 Logisztikai osztály Közvetlen ajánlatkérés bírálattal 10 Logisztikai osztály Szerződés elkészítése, megrendelés 5 Igénylő szervezet A beszerzési eljárás során előírt határidők betartása kötelező, azonban az eljárások során felmerülő, előre nem tervezhető csúszások esetén az igénylő szervezet és a logisztikai osztály közötti egyeztetés, írásos tájékoztatás (elektronikus) alapvető követelmény. 5. Beszerzési terv Műszaki igazgatóság a tárgyévet megelőzően rekonstrukciós és karbantartási tervet készít, amelyet a tulajdonosokkal elfogadtat. Az elfogadott tervet munkákra és a beszerzés tárgyára lebontva megküldi a logisztikai osztály részére. A tervnek legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia: Beszerzés tárgya: anyag- és árubeszerzés, szolgáltatás (tervezés, építés) megnevezése Beszerzés mennyisége: darabszáma, munka volumene Beszerzés becsült értéke: ezer Ft-ban Beszerzés időbeli ütemezése: lebonyolítás határideje, végrehajtás, megvalósítás határideje 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 9/10 Érvényes: október 24-től

10 A terv logisztikai osztályra történő leadási határideje: a tárgyévet megelőző év december 31. napja A logisztikai osztályvezető a leadott beszerzési tervek alapján éves beszerzési tervet készít, melyet jóváhagyás céljából továbbít a vezérigazgató felé. 6. A szabályzathoz kapcsolódó dokumentumok, bizonylatok Vonatkozó jogszabályok Új anyag felvételi kérelem Beszerzés igénylő Anyagbeszerzés igénylő Tárgyi eszköz beszerzésének igénylése Pályázati felhívás, adatlap Pályázati dokumentáció átadás átvétele Bontási jegyzőkönyv Pályázat értékelési jegyzőkönyv 13/2013. számú vezérigazgatói utasítás Oldalszám: 10/10 Érvényes: október 24-től