PÉNZÜGYI KALAUZ. a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához. Készítette az

PÉNZÜGYI KALAUZ a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához Készítette az Ifjúsági, Családügyi, Szociális és Esélyegyenlõségi Minisztérium Civil Kapcsolatok Igazgatósága megbízásából a Perfekt Gazdasági Tanácsadó, Oktató és Kiadói Rt. 2005.

Készítette: Dr. Kiss Dóra Kohut Balázs Lektorálta: Kertai László

TARTALOM ELÕSZÓ.................................... 5 1. A NEMZETI CIVIL ALAPPROGRAM TÁMOGATÁSAINAK ELSZÁMOLÁSÁRÓL.. 6 A pénzügyi elszámolás összeállítása..................... 7 A szakmai beszámoló elkészítése...................... 9 A beszámoló ellenõrzése.......................... 10 2. PÉLDÁK A BESZÁMOLÁSRA........................ 11 PÉLDÁS Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázata szakmai beszámoló............................ 11 PÉLDÁS Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázata pénzügyi elszámolás............................ 14 PÉLDÁS Alapítvány NCA Nemzetközi Civil Kapcsolatok és Európai Integráció Kollégiuma a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt 2004. évi pályázata szakmai beszámoló............................ 16 PÉLDÁS Alapítvány NCA Nemzetközi Civil Kapcsolatok és Európai Integráció Kollégiuma a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt 2004. évi pályázata pénzügyi elszámolás................. 18 3. PÉNZÜGYI PRAKTIKÁK AZ ELSZÁMOLÁSHOZ gyakran ismételt kérdések (gyik).............................. 20 4. AMIT A TÁMOGATÁSOKKAL VALÓ SZABÁLYSZERÛ ELSZÁMOLÁS ÉRDEKÉBEN A SZÁMVITELRÕL TUDNI ÉRDEMES............. 29 5. FOGALOMMAGYARÁZAT......................... 33 3

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához 1. sz. melléklet AZ NCA MÛKÖDÉSÉT ELÕSEGÍTÕ SZERVEZETEK............... 36 2. sz. melléklet AZ NCA TANÁCSA 1. SZ. TÁMOGATÁSI ELVE................. 37 3. sz. melléklet NCA KAPCSOLATTARTÓK ÖSSZESÍTETT LISTÁJA............... 43 4. sz. melléklet CIVIL SZOLGÁLTATÓ KÖZPONTOK LISTÁJA................. 45 5. sz. melléklet JOGSZABÁLYOK JEGYZÉKE......................... 47 6. sz. melléklet FELHASZNÁLT IRODALOM.......................... 48 7. sz. melléklet IRATMINTÁK................................. 49 4

ELÕSZÓ Kedves Civil Barátom! Kérem, ne vegye rossz néven, hogy mielõtt a Pénzügyi Kalauz útmutatójában elmélyülne, elõbb még néhány ajánló gondolattal terhelem Önt. Talán megbocsát, mert kötõdésem a szakmai szervezetekhez, civil társaságokhoz és a hivatali munkám egyaránt arra indít, hogy elmondjam, miért tartom fontosnak ennek az olvasmányosan megírt, érthetõ, áttekinthetõ divatos kifejezéssel felhasználó-barát szerkesztésben készült Kalauznak a közreadását. Mindenekelõtt talán azért, mert a magam bõrén tapasztalhattam meg, hogy amikor egyik vagy másik egyesület, társaság fórumán, közgyûlésén rétértünk az elszámolás, a hogyan kell csinálni kérdésére, kiderült: az nem is olyan egyszerû. Tudom, ez különösen akkor nehéz, ha az elszámolásokért a felelõsséget olyannak kell vállalni, aki térítés nélkül, és aki más híján, segítõkészségbõl, civil kurázsiból vállalja az elszámolás-készítés mesterségét, és akinek jó esetben is csak közel esik a képzettsége a pénzügyekhez, némi önbizalmat adó, általános ismerettel rendelkezik az elszámolások világában. Meggyõzõdésem szerint, a Pénzügyi Kalauz nekik segít a leginkább. Másodszor arról, hogy e segédanyag mindnyájunkat szolgál, hiszen a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai közpénzek. A mi adóforintjainkból származnak, s aki kap, annak tudnia kell, hogy nem a hivatalnak, hanem mindnyájunknak számol el: mire költötte forintjainkat. A jó elszámolás így válik bizalmi, pontosan bizalmat, a civil társadalom szövetét erõsítõ kérdéssé. Végül arról, hogy az ilyen kalauzok megkönnyítik az elszámolások összesítésének, el-lenõrzésének munkáját is, és ez sem a hivatal magánügye, hiszen mindez a hatékonyabban mûködõ közszolgálat megteremtését segíti, ami aztán megint csak valahol a civil társadalom javát szolgálja, mert közpénzt takarítunk meg általa, miközben átláthatóbbá, normatívabbá válik a miértek világa : milyen szervezeteknek, milyen célokra, mi jutott, és amit vállaltak, azt teljesítették-e. Így jutottam el a közbizalom ügyéhez, s erre gondolok, amikor jó munkát kívánok Önöknek, s örülök, hogy ezeket az ajánló sorokat leírhattam. Kovács Árpád az Állami Számvevõszék elnöke 5

1. A NEMZETI CIVIL ALAPPROGRAM TÁMOGATÁSAINAK ELSZÁMOLÁSÁRÓL A Nemzeti Civil Alapprogramból (a továbbiakban: NCA) támogatásban részesült szervezeteknek pályázati programjuk megvalósulásáról, a támogatás szabályszerû felhasználásáról számot kell adniuk. A támogatási szerzõdésben rögzített feladatok, kötelezettségek teljesítését követõen a szerzõdésben meghatározott határidõn belül a kedvezményezetteknek beszámolót kell készíteniük, amelynek fõ részei a szakmai beszámoló, a pénzügyi elszámolás és a kapcsolódó mellékletek. A beszámoló készítésének feltételeit a kedvezményezettekkel megkötött támogatási szerzõdések tartalmazzák. Itt megtalálható valamennyi az elszámolás határidejére, módjára, tartalmára vonatkozó fõbb elõírás. A támogatás felhasználása során arra kell törekedni, hogy az egyes felmerülõ kiadások az elszámolás szabályait figyelembe véve megfelelõen legyenek dokumentálva. Ha folyamatosan készülünk rá, az elszámolás elkészítése, tartalmi összeállítása nem okozhat nehézséget. (Feltehetõen mindannyian találkoztak már azzal a jelenséggel, hogy mennyivel nehezebb egy hiányosságot hónapokkal késõbb akár az elszámolási határidõ elõtt néhány nappal pótolni, mint a felmerülés után azonnal.) A beszámoló elkészítésénél ügyelni kell arra, hogy a beszámoló részei egymással összhangban kövessék a támogatási szerzõdésben meghatározott szerkezetet. Az elszámolás határideje a támogatási szerzõdésekben általában úgy került megállapításra, hogy az elszámolásra a tárgyévet követõ év június 30-ig (azaz a 2004. évi pályázatok esetében 2005. június 30-ig) sor kerüljön. (Az elszámolási határidõ egyedi esetben ettõl eltérõ is lehet, ezért minden esetben érdemes áttekinteni a támogatási szerzõdésben foglaltakat.) A részletekben folyósítandó támogatás esetén a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás elfogadása esetén kerülhet sor a támogatás következõ részösszegének kiutalására, valamint egy összegben folyósított támogatás esetén a támogatott szervezet ekkor tekintheti a szerzõdésben foglalt rendelkezéseket teljesítettnek. (Ez utóbbi azért fontos, mert a civil szervezet csak abban az esetben jogosult az NCA rendszerében újabb támogatás elnyerésére, ha elszámolási és beszámolási kötelezettségének maradéktalanul eleget tett.) A beszámoló alapján a szerzõdések teljesítését a vonatkozó jogszabályi rendelkezések (ld. 5. sz. melléklet: Jogszabályok jegyzéke), illetve az 6

1. A Nemzeti Civil Alapprogram támogatásainak elszámolásáról NCA Tanácsa által meghatározott szempontok figyelembevételével az NCA kezelõ szervezete (a továbbiakban: kezelõ szervezet) ellenõrzi. A beszámolási kötelezettség teljesítése során igazolni kell, hogy a támogatás rendeltetésszerûen, az adott pályázatot kiíró NCA Kollégium (a továbbiakban: kollégium) döntése szerinti célnak megfelelõen, a szerzõdésben rögzített keretek között került felhasználásra. A beszámolókészítés során figyelmet kell fordítani arra, hogy a támogatás teljes szerzõdés szerinti összegével el kell számolni. Az odaítélt támogatás mértékénél kisebb összegû elszámolást benyújtó kedvezményezett civil szervezet a támogatási összeg folyósításának formájától függõen elesik az el nem számolt támogatástól, vagy a támogatás elõfinanszírozással történt átutalása esetén visszafizetési kötelezettsége keletkezik. A következõkben részletesen bemutatjuk a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás elkészítésének fõbb lépéseit. Az eljárási rend bemutatásakor meg kell különböztetnünk a támogatott civil szervezeteket abból a szempontból, hogy egyszeres vagy kettõs könyvvitelt vezetnek, mivel ezen eltérõ típusú könyvvezetési gyakorlatban az elszámolható költségek köre részben különbözõ (ld. a 4. sz. fejezetet). Szintén különbséget kell tennünk a mûködési célra, illetve a szakmai programok megvalósítására kiírt pályázatok elszámolási rendje között. A pénzügyi elszámolás összeállítása A pénzügyi elszámolás szerkezete kötött, attól eltérni nem lehet. Az elszámolásnak tartalmaznia kell a támogatott szervezetre vonatkozó következõ fõbb azonosító adatokat: név/megnevezés, lakcím/székhely címe, adóazonosító jel/szám, a szerzõdés száma, a számlavezetõ bank neve és a támogatott bankszámlaszáma. Az adott pályázat céljának megfelelõen tételesen be kell mutatni, hogy a támogatást mire használták fel, és a felmerült költségeket milyen mértékben fedezték a szerzõdés szerinti támogatásból. Az elszámolás összeállítása során a következõ fõbb lépéseket kövesse: 1. Jelölje ki az elszámolási idõszakot, majd keresse ki szervezete számviteli bizonylatai közül azokat, amelyeket el kíván számolni a pályázatban. 2. A kiválasztott számlákat, bizonylatokat állítsa olyan sorrendbe, hogy tartalmuk szerint megfeleljenek a támogatási szerzõdés mellékletét képezõ költségvetés egyes sorainak. Ezután vezesse rá valamennyi bizonylat eredeti példányára a következõ szöveget: NCA felé elszámolva....ft, a sz. szerzõdés terhére 3. A tényleges pénzügyi teljesítés bemutatása céljából rendelje hozzá a bizonylatokhoz a pénzügyi teljesítést igazoló bankkivonatokat, kiadási pénztárbizonylatokat. A gazdasági események teljes körû bemutatása érdekében minden olyan további dokumentumot csatoljon, amely alátámasztja az elszámolásban szereplõ bizonylatok tartalmát. Ezek lehetnek a számlázás alapjául szolgáló megkötött szerzõdések, megrendelõk, teljesítés-igazolások, jegyzõkönyvek, egyéb dokumentumok. 7

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához 4. A támogatási szerzõdés mellékletét képezõ minta alapján készítse el a számlaösszesítõ jegyzéket. Figyelni kell arra, hogy a számlaösszesítõben az elszámoláshoz kiválasztott bizonylatok a támogatási szerzõdésben szereplõ költségvetés egyes soraihoz igazodva, azokkal összhangban jelenjenek meg. Az azonosíthatóság és a kereshetõség miatt a számlaösszesítõ sorait sorszámozni kell. 5. Az összeállított teljes bizonylatcsomagot fénymásolja le, vezesse rájuk a számlaösszesítõ megfelelõ sorához tartozó sorszámot, majd szervezete képviseletére jogosult tagja valamennyi fénymásolatot és a számlaösszesítõ valamennyi oldalát kézjegyével lássa el. Fontos kiemelni, hogy az aláírásnak meg kell egyeznie az aláírási címpéldányon vagy a szervezet banki aláírás-bejelentõ kartonján szereplõ formátummal. Meghatalmazás alapján a meghatalmazott személy jogosult az elszámolást kézjegyével ellátni. (ld. az 5. sz. fejezetet) Indokolt ügyelni arra, hogy a bizonylatok szabályszerû formátumban (lásd a számviteli alapfogalmakról szóló mellékletet), egyértelmûen áttekinthetõ másolatban kerüljenek az elszámolásba, ugyanis a hiányos, hiányosan kitöltött, olvashatatlan vagy nem szabályszerû aláírással benyújtott másolatok nem fogadhatók el. A támogatás felhasználása tekintetében alapvetõ különbség van az egyszeres és a kettõs könyvvitelt vezetõ szervezetek között. Mivel az egyszeres könyvvitel pénzforgalmi szemléletû, az ezt a könyvvezetési módot alkalmazó szervezeteknél minden, a támogatási idõszakban pénzügyileg és ténylegesen teljesült a támogatási célnak megfelelõ kiadás elszámolható. Akettõs könyvvitelt vezetõk esetében a gazdasági esemény tényleges bekövetkezésének idõpontja függetlenül annak pénzügyi teljesítésétõl határozza meg az elszámolhatóságot. Azaz egy több évre szóló helyiségbérleti szerzõdés esetén amelynek bérleti díja például minden tárgyhónapot megelõzõ hónap utolsó napjáig esedékes a támogatási idõszakra jutó bérleti díj teljes összege elszámolható. (ld. a 3. sz. fejezetet.) A megkötött támogatási szerzõdés rendelkezik arról, hogy a kedvezményezettek az elszámolás elkészítése során a szerzõdésben szereplõ költségvetés egyes soraitól más, nevesített sorok terhére legfeljebb 20%-ban eltérhetnek. Ez a szabály ad lehetõséget (és egyben könnyebbséget) az eredeti költségvetésben foglalt programterv tényleges megvalósítása során keletkezõ eltérések rendezésére. Amennyiben a támogatás felhasználása a szerzõdésben foglalt költségvetés soraihoz képest ennél nagyobb eltérésekkel valósult meg, a támogatási szerzõdés módosítása szükséges. Ezt a pályázó a támogatást odaítélõ kollégiumhoz benyújtott írásbeli módosítási kérelemmel kezdeményezheti, melynek jóváhagyása, az Ifjúsági, Családügyi, Szociális és Esélyegyenlõségi Minisztérium (a továbbiakban: ICsSzEM) jogi ellenjegyzése és a kezelõ szerv írásbeli értesítése esetén lehet eltérni a szerzõdében foglaltaktól. 8

1. A Nemzeti Civil Alapprogram támogatásainak elszámolásáról A szakmai beszámoló elkészítése A szakmai beszámoló a pályázati anyagban és a támogatási szerzõdésben vállalt feladatok megvalósulását mutatja be, a szerzõdésben felsorolt szakmai feladatokkal azonos szerkezetben készül. A szakmai beszámolóban felsorolt megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi beszámoló számlaösszesítõjében szereplõ költségvetési sorokhoz. Itt kell szövegesen bemutatni a támogatási cél megvalósulásának körülményeit: milyen tágabb célkitûzés részeként használta fel a pályázó a támogatást, milyen konkrét célokat kívánt elérni vele, milyen eredményekre számít, mik jelentkeztek ez idáig. (Amennyiben a vállalt feladatok megvalósítása során változások történtek a szerzõdésben részletezettekhez képest, indokolja az eltéréseket.) Nem szükséges a megvalósított szakmai feladatok részletes, esetenként évekre visszanyúló hátterét bemutatni (ez a pályázatban már megtörtént), elegendõ a támogatásból megvalósított feladat céljának és eredményeinek, a támogatás hasznosulásának rövid ismertetése. Szakmai feladat megvalósítására nyert támogatásról készített beszámolónak a fõbb azonosító adatokon (amelyek a név/megnevezés, lakcím/székhely címe, adóazonosító jel/szám, a szerzõdés száma és a szerzõdésben rögzített tevékenység, illetve a támogatás tárgya) kívül a szerzõdésben vállalt feladat teljesítésére ezen belül értelemszerûen a feladat jellegétõl függõen az alábbiakra kell kitérni: rendezvény esetében: ismertetni kell az eredeti mûsorterv teljesítését, eredményét, a résztvevõk körét, a megjelentek pontos vagy becsült létszámát, a mûsortervtõl való eltérés okát, ez mennyiben befolyásolta a tervezett eredményt, mivel helyettesítették az elmaradt elõadást/bemutatót, továbbá azt, hogy a közönség miként fogadta az elõadásokat/bemutatókat, a rendezvénynek milyen volt a társadalmi, szakmai visszhangja; oktatás esetében: csatolni kell a tematikát, témánként leadott órák számát, a résztvevõk által aláírt jelenléti ívet, amelyen a hallgató elérhetõsége is feltüntetésre került. A beszámolóban be kell mutatni röviden minden elõadó felkészültségét, szakképesítését, szakmai gyakorlatát, a témával kapcsolatos tudományos munkásságát, fontosabb publikációit. Be kell mutatni a hallgatói kört, valamint azt, hogy az oktatók miként értékelték a hallgatóságot, a hallgatók miként értékelték az egyes elõadásokat, elégedettek voltak-e az oktatókkal, az oktatás színvonalával; tanulmánykészítés esetén: röviden ismertetni kell a tanulmány kidolgozásának szükségességét és hasznosíthatóságát, tartalmának rövid összefoglalását, kiemelve a következtetéseket és javaslatokat, megjelölve a kidolgozáshoz szükséges saját kutatási eredményeket és a forrásul felhasznált szakanyagokat. Csatolni kell a tanulmányt, a szerzõdésben meghatározott példányban; felmérés, vizsgálat esetén: röviden be kell mutatni a felmérés, vizsgálat tárgyát, terjedelmét, szükségességét, az eredmények hasznosításának területeit, rövid összefoglalóban az eredményeket, a következtetéseket és javaslatokat. Csatolni kell az elkészült anyagot, a szerzõdésben meghatározott példányban; 9

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához szervezet mûködésének támogatása esetén: ismertetni kell, hogy a mûködés során milyen feladatot milyen technikai felszereltséggel láttak el, kik veszik igénybe a szolgáltatást, azt mennyire ismeri a társadalom, illetve az a társadalom mely rétegét érinti, a szolgáltatást a beszámolási idõszakban hányan vették igénybe; beruházás esetén: rövid mûszaki leírásban be kell mutatni a beruházást, annak megvalósítási módját (mire irányult, miként valósult meg, építés esetén ki volt a kivitelezõ, hogyan történt a kivitelezés), valamint a beruházás szükségességét, eredményességét, esetleges eltérést a szerzõdésben, illetve eredeti tervben foglaltaktól (kitérve annak okára, költségkihatására, a szükséges engedélyek beszerzésére, bejelentési kötelezettségek teljesítésére). Csatolni kell a mûszaki átadás jegyzõkönyvének másolatát és a használatbavételi engedélyt. (Amennyiben a beszámoló elkészítéséig a beruházás használatbavételi engedélye nem érkezik meg, az engedély kiadását kérelmezõ dokumentum benyújtása szükséges.) Mûködési célú támogatás esetén a szakmai beszámolónak szövegesen kell bemutatnia a pénzügyi elszámolásban részletezett költségtípusokat. (ld. a 3. sz., illetve az 5. sz. fejezetet) A szakmai beszámolót a dátumot és az aláírást megelõzõen a következõ záradékkal kell ellátni: Alulírott büntetõjogi felelõsségem tudatában kijelentem, hogy a beszámolóban és annak mellékleteiben közölt adatok valódiak és hitelesek, a támogatás a szerzõdésben meghatározott célra került felhasználásra. A beszámoló ellenõrzése A támogatott által beküldött beszámoló és elszámolás ellenõrzését a kezelõ szervezet az NCA Tanácsa által meghatározott szempontok alapján végzi az alábbi szempontok figyelembevételével: a beszámoló minden oldalát aláírta-e a szervezet arra jogosult képviselõje? megvannak-e a beszámoló kötelezõ elemei? (bõvebben ld. az 1. sz. fejezetben) a szakmai beszámoló megfelelõ tartalmú-e? a számlaösszesítõben nevesített adatok megfelelnek-e a bizonylat-fénymásolatok adatainak? a bizonylatok dátumai az adott elszámolási idõszakba esnek-e? a szervezet jogosult-e áfát visszaigényelni? a támogatás részletekben történõ utalása esetén az elszámolni kívánt összeg eléri-e a korábban átutalt összeget? A részletekben folyósított támogatások esetében az utolsó beszámoló beérkezésekor a kezelõ szervezet nem csak az adott elszámolási idõszak beszámolóját vizsgálja, hanem a teljes támogatási idõszak beszámolóit. Nem szerzõdésszerû teljesítés esetén a kezelõ szervezet az érintett civil szervezetet egy alkalommal 15 napos határidõvel írásban szerzõdésszerû teljesítésre, illetve hiánypótlásra szólítja fel. 10

2. PÉLDÁK A BESZÁMOLÁSRA Az alábbiakban közreadunk két példaszerû levezetést, hogy elõsegítsük a támogatás felhasználását bemutató beszámoló könnyebb elkészítését. A levezetés az NCA 2004. évi mûködési-, illetve egy szakmai pályázati kiírásának megfelelõen készült. (Tekintettel arra, hogy az NCA Tanácsa támogatási elvei változhatnak, a késõbbiekben kiírt pályázatok egyes beszámolási feltételei változhatnak.) PÉLDÁS Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázata szakmai beszámoló A Nemzeti Civil Alapprogram mûködési pályázatából nyert támogatás (1 624 150 Ft) támogatási szerzõdésben foglaltak szerinti hasznosulását az alábbiakban mutatjuk be. Szervezetünk nem jogosult áfa visszaigénylésre, így az elszámolás során a bemutatott számlák áfával növelt, bruttó értékét vettük figyelembe. Alapítványunk 2004-ben havi rendszerességgel egyenként 400 példányban jelentette meg szakmai hírlevelét, a PÉLDA-mutatót. A kiadvány elsõsorban alapítványunk egyik fõ kutatási területével a bioregulációval foglalkozik. A bioreguláció latin eredetû kifejezés, magyarul biológiai szabályozást jelent, a különbözõ biológiai szervezõdési szintek vizsgálata során gyakran használjuk. Beszélünk molekuláris szintû, majd az egyedek szintjén megvalósuló szabályozásról, és a társulások meghatározásakor is hangsúlyozottan ki szoktuk emelni, hogy a biocönózisok populációkból szervezõdõ, meghatározott törvényszerûségek szerint szabályozottan mûködõ rendszerek. A lap példányainak többségét, megjelenésenként mintegy 300 350 darabot ingyenesen juttattunk el tagjainkhoz, és különbözõ célcsoportokhoz, különösen oktatási intézményekbe, önkormányzatokhoz, döntéshozó szervekhez. A kiadvány megjelentetésére éves szinten 2 400 000 Ft + 25% áfát fordítottunk, a támogatásból a szerzõdés mellékleteként szereplõ költségvetésben foglalt 400 000 Ft-ot kívánjuk az e tevékenységgel kapcsolatos kiadásokra elszámolni. (1 5. tétel) 11

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához Tevékenységünk szélesebb körû kommunikálása céljából további eseti kiadványunk volt egy 500 példányban megjelenõ ökológiai fogyasztóvédelmi propaganda-anyag. Az ökológiai fogyasztóvédelem elsõsorban a termékek és szolgáltatások környezet- és egészségvédelmi hatásainak vizsgálatával, az ezekhez kapcsolódó információk közvetítésével és fogyasztói érdekek megjelenítésével foglalkozik. Vagyis az elõbbiekben tárgyalt reklám-fogyasztás-hulladék összes kapcsolódó területével, továbbá a háztartási ökológiával, a nem ionizáló sugárzás, az etikus fogyasztás és az élelmiszerbiztonság problémáival hogy csak a legfontosabbakat említsük. (Forrás: Dr. Kalas György, Miért fontos az ökológiai fogyasztóvédelem?, http://www.kornyezetunk.hu/belso/kn39.html) A kiadvány megjelentetésére 400 000 Ft + 25% áfát fordítottunk, melyet teljes egészében a támogatásból finanszíroztunk. Alapítványunk budapesti irodájában folyamatosan mûködõ környezeti tanácsadó irodát tartunk fenn. Az iroda hatékony, a kor kihívásainak megfelelõ mûködésének elengedhetetlen feltétele a korszerû irodatechnikai eszközök alkalmazása. Ezért a támogatási összegbõl 100 000 Ft-ot fordítottunk egy darab faxolási és fénymásolási lehetõséggel is bíró nyomtató vásárlására. (6. tétel) Környezeti tanácsadó irodánk mûködéséhez kapcsolódó adminisztratív feladatokat egy kolléganõnk látja el. Munkatársunk 2004. október 1-tõl dolgozik az irodában. Havi bérköltsége és annak járulékai az alábbiak szerint alakul: bruttó havi munkabér foglalkoztató nyugdíjbiztosítási járuléka (18%) foglalkoztató egészségbiztosítási járuléka (11%) egészségügyi hozzájárulás (3450 Ft/fõ/hó) munkaadói járulék (3%) összesen/hó 155 000 Ft 27 900 Ft 17 050 Ft 3 450 Ft 4 650 Ft 208 050 Ft Fentiek alapján bérköltség címén a 2004. október 1-jétõl 2004. december 31-ig tartó idõszakra jutó 3 208 050 Ft-ot, azaz 624 150 Ft-ot kívánunk elszámolni. (7 9. tétel) Az elszámoláshoz mellékeljük munkatársunk munkaszerzõdésének másolatát, az elszámolási idõszakba esõ bérjegyzékének másolatát, a munkabér kifizetését igazoló kiadási pénztárbizonylat másolatát, valamint a számfejtett nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, munkaadói járulék, egészségügyi hozzájárulás átutalását igazoló bizonylatok hitelesített másolati példányait. 12

2. Példák a beszámolásra A támogatási összeget a hatályos jogszabályok, illetve az NCA Tanácsa, kollégiumai és kezelõ szervezete által meghatározott szabályozók figyelembevételével használtuk fel. Köszönjük a Nemzeti Civil Alapprogramban közremûködõk segítségét abban, hogy szervezetünk 2004-ben is több, alaptevékenységéhez tartozó feladatot megvalósíthatott. Alulírott büntetõjogi felelõsségem tudatában kijelentem, hogy a beszámolóban és annak mellékleteiben közölt adatok valódiak és hitelesek, a támogatás a szerzõdésben meghatározott célra került felhasználásra. Példaújváros, 200x... Példa Barnabás elnök p.h. 13

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához PÉLDÁS Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázata pénzügyi elszámolás Példás Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázata számlaösszesítõ-jegyzék Sorszám Kp. számla száma Kp. számla dátuma Kiadási pénztár bizonylat Átutalás esetén számlaszám Teljesítés dátuma Nettó összeg Áfa Összesen Kifizetésbõl támogatott rész 1. UF35687 2004.07.17. A35463 96 000 24 000 120 000 120 000 2. KB38422 2004.03.08. F34493 64 000 16 000 80 000 80 000 3. KD15741 2004.04.15. 128 000 32 000 160 000 160 000 4. RZ98164 2004.10.02. 32 000 8 000 40 000 40 000 5. LE243543 2004.09.13. 400 000 100 000 500 000 500 000 6. RD35262 2004.12.07. 80 000 20 000 100 000 100 000 7. 12/2004. 2004.10.30. 208 050 208 050 208 050 8. 13/2004. 2004.11.31. 208 050 208 050 208 050 9. 14/2004. 2004.12.31. 208 050 208 050 208 050 összesen: 1 424 150 200 000 1 624 150 Példaújváros, 200x... Példa Barnabás elnök p.h. 14

2. Példák a beszámolásra A PÉLDÁS Alapítvány által, a Nemzeti Civil Alapprogram 2004. évi mûködési pályázatának pénzügyi elszámolása részeként benyújtott, megfelelõen kitöltött és záradékolt számlamásolat, amelyet megfelelõ hitelesítéssel ellátva kell beküldeni! az NCA felé elszámolva 7500 Ft az XXXXXXX sz. szerzõdés terhére az eredetivel megegyezõ hiteles másolat hitelesítõ aláírása dátum, bélyegzõ 15

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához PÉLDÁS Alapítvány NCA Nemzetközi Civil Kapcsolatok és Európai Integráció Kollégiuma a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt 2004. évi pályázata szakmai beszámoló A Nemzeti Civil Alapprogram kollégiuma civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt pályázatából nyert támogatás (1 151 650 Ft) támogatási szerzõdésben foglaltak szerinti hasznosulását az alábbiakban mutatjuk be. A támogatást benyújtott és elfogadott pályázati anyagunknak megfelelõen a pályázati kiírás szerinti A kategória (A magyarországi civil szervezetek nemzetközi jelenlétének segítése. A nemzetközi szervezetekben való jelenlét, együttmûködés és cserekapcsolatok támogatása. Nemzetközi szervezetekben való tagság tagdíjához való hozzájárulás.) feladataira használtuk fel. Szervezetünk nem jogosult áfa-visszaigénylésre, így az elszámolás során a bemutatott számlák áfával növelt, bruttó értékét vettük figyelembe. Alapítványunk évek óta lehetõségei függvényében részt vesz több, fõ tevékenységi körét (a fiatalok egészségnevelését) érintõ európai szintû összefogásban. Ennek köszönhetõen jelentõs nemzetközi kapcsolatrendszerrel rendelkezik. Európai Uniós csatlakozásunk óriási lehetõségeket kínál a nemzetközi kapcsolatrendszerünk fejlesztésében és a forrásszerzésben egyaránt. Szervezetünk nemzetközi szinten való mûködésének elõsegítésére egy fõ alkalmazott fõállásban történõ foglalkoztatásával információs központot hoztunk létre. Munkatársunk 2004. október 1-tõl dolgozik az irodában. Havi bérköltsége és annak járulékai az alábbiak szerint alakul: bruttó havi munkabér foglalkoztató nyugdíjbiztosítási járuléka (18%) foglalkoztató egészségbiztosítási járuléka (11%) egészségügyi hozzájárulás (3450 Ft/fõ/hó) munkaadói járulék (3%) összesen/hó 155 000 Ft 27 900 Ft 17 050 Ft 3 450 Ft 4 650 Ft 208 050 Ft Fentiek alapján bérköltség címén a 2004. október 1-jétõl 2004. december 31-ig tartó idõszakra jutó 3 208 050 Ft-ot, azaz 624 150 Ft-ot kívánunk személyi juttatásként elszámolni. (1 3. tétel) Az elszámoláshoz mellékeljük munkatársunk munkaszerzõdésének másolatát, az elszámolási idõszakba esõ bérjegyzékének másolatát, a munkabér kifizetését igazoló kiadási pénztárbizonylat másolatát, valamint a számfejtett nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, munka- 16

2. Példák a beszámolásra adói járulék, egészségügyi hozzájárulás átutalását igazoló bizonylatok hitelesített másolati példányait. Elhatároztuk, hogy tanulmányutakon való részvétel formájában felmérjük elsõrendûen az Európai Unióhoz hazánkkal egy idõben csatlakozott országok civil szervezeteinek tapasztalatait, szervezetünkkel való együttmûködésre vonatkozó szándékaikat. Az elnyert támogatásból 2004. december 14. és 18. között három fõs delegációnk Krakkóba utazott egy helyi szervezet meghívásának eleget téve (az úttal és annak tanulságaival kapcsolatos rövid összefoglalót mellékeljük). Az utazást megrendelésünk alapján teljes egészében a Civil Travel Kft. utazási iroda bonyolította, az errõl szóló szerzõdést és az utazási iroda számláját a pályázatban szolgáltatási kiadások, utazási költség címen kívánjuk elszámolni. (4. tétel) Szervezetünket egy fõ önkéntes munkatárs segíti. Mivel több világnyelvet is magas szinten beszél, segítségét igénybe vesszük a külföldi civil szervezetekkel kapcsolatos kapcsolattartásban. Egy Franciaországból érkezett delegációt fogadtunk 2004. november 12 15. között, ahol önkéntes munkatársunk tolmácsként jelentõs szerepet vállalt. Végzett munkájáról vezetett nyilvántartásunkat külön elszámoló lapon mellékeljük. A támogatásból ebédeltetésének költségét kívánjuk elszámolni. (5. tétel) A támogatási összeget a hatályos jogszabályok, illetve az NCA Tanácsa, kollégiumai és kezelõ szervezete által meghatározott szabályozók figyelembevételével használtuk fel. Köszönjük a Nemzeti Civil Alapprogramban közremûködõk segítségét abban, hogy szervezetünk 2004-ben is több, alaptevékenységéhez tartozó szakmai feladatot megvalósíthatott. Alulírott büntetõjogi felelõsségem tudatában kijelentem, hogy a beszámolóban és annak mellékleteiben közölt adatok valódiak és hitelesek, a támogatás a szerzõdésben meghatározott célra került felhasználásra. Példaújváros, 200x... Példa Barnabás elnök p.h. 17

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához PÉLDÁS Alapítvány NCA Nemzetközi Civil Kapcsolatok és Európai Integráció Kollégiuma a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt 2004. évi pályázata pénzügyi elszámolás Példás Alapítvány Nemzeti Civil Alapprogram a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának erõsítésére, nemzetközi tevékenységének támogatására kiírt 2004. évi pályázata számlaösszesítõ-jegyzék Sorszám Kp. számla száma Kp. számla dátuma Kiadási pénztárbizonylat Átutalás esetén számlaszám Teljesítés dátuma Nettó összeg Áfa Összesen Kifizetésbõl támogatott rész 1. 12/2004. 2004.10.30. 208 050 208 050 208 050 2. 13/2004. 2004.11.31. 208 050 208 050 208 050 3. 14./2004. 2004.12.31. 208 050 208 050 208 050 4. 14./2004. 2004.12.18. 400 000 125 000 525 000 525 000 4. AJ76489 2004.11.15. F34593 2 000 500 2 500 2 500 összesen: 1 126 150 125 500 1 151 650 Példaújváros, 200x... Példa Barnabás elnök p.h. 18

2. Példák a beszámolásra Megállapodás önkéntes munka végzésérõl Amely létrejött egyrészrõl PÉLDÁS Alapítvány (6753 Példaújváros, Minta köz 4.). (egyesület, alapítvány, neve, címe) Másrészrõl:... (felajánló neve) címe... A megállapodás alapján az önkéntes elvállalja térítés nélkül az alább felsorolt munkák elvégzését: tolmácsolási feladatok ellátása A munka idõtartama: Kezdés: 2004. november 12. Befejezés: 2004. november 15. A felajánló vállalja, hogy az alapítvány kijelölt vezetõjének irányítását elfogadja, a munkavédelmi szabályokat ismeri és betartja. 200... év november hó 11. nap...... önkéntes aláírása elfogadó aláírása Elszámolás Az elvégzett munka minõsítése Idõtartama (óra) óradíj (Ft)/óra Értéke (Ft) Segédmunka Szakmunka Mérnöki munka Egyéb 5 3 000 15 000 Összesen: 5 15 000 Az alkalmazott órabérek: XXX Megyei Kereskedelmi és Iparkamara tájékoztatása szerinti 3000 Ft/óra átlagos díj alapján lettek elszámolva. A teljesítést igazolom:. vezetõ aláírása p.h. 19

3. PÉNZÜGYI PRAKTIKÁK AZ ELSZÁMOLÁSHOZ Gyakran ismételt kérdések (gyik) Szervezetünk bármely képviseletre jogosult munkatársa aláírhatja-e az elszámolást, és ha igen, milyen formában? Az elszámolás részét képezõ dokumentumokat a támogatási szerzõdés aláírója vagy meghatalmazás alapján bármely megbízott személy láthatja el kézjegyével oly módon, hogy a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás minden oldalát, valamint a fénymásolt dokumentumok valamennyi oldalát az aláírási címpéldányon vagy a szervezet banki aláíró kartonján szereplõ formában aláírja. Ha elszámolásunk összesen 5 számlát tartalmaz, feltétlenül szükséges-e a számlaösszesítõ elkészítése? Igen, a számlaösszesítõ-jegyzék az elszámolás kötelezõ eleme, így minden esetben el kell készíteni. (Célja, hogy a támogatás megvalósulását ellenõrzõ kezelõ szerv egyértelmûen meg tudja állapítani a támogatási céloknak, illetve a szerzõdésben vállalt feladatok való megfelelést.) A számlaösszesítõben felsorolt bizonylatokban foglalt adatoknak meg kell egyezniük a fénymásolatban benyújtott számlák adataival. Hogyan kell hitelesíteni a másolatokat? A hitelesítést a szervezet arra jogosult képviselõje végzi, oly módon, hogy a bizonylatra az aláírási címpéldánynak/banki kartonnak megfelelõen rávezeti a másolat az eredetivel mindenben megegyezik megjegyzést, illetve dátummal és bélyegzõvel ellátva aláírja azokat. Fénymásoló gépet lehet-e vásárolni a mûködési támogatásból? Igen, amennyiben ezt a pályázati kiírás engedi, a támogatásból irodai gépek vásárlása, bérlése, karbantartása és mûködtetése egyaránt finanszírozható. Munkaruha finanszírozható-e a támogatásból? Igen, a munkavégzéshez szükséges munkavédelmi kiadások (pl. munkaruha, védõeszköz) fedezhetõk a támogatásból. 20

3. Pénzügyi praktikák az elszámoláshoz Mi minõsül munkaruhának? A munkaruha a munkavállaló egészségének védelmét, a munkakörén, feladatainak ellátásán kívül hordott ruházatának megóvását szolgálja azokon a munkahelyeken, ahol munkaruha használata nélkül a munkavállaló egészsége veszélyeztetett, illetõleg a ruházat jelentõs mértékben elszennyezõdhet. A munkaruha meghatározás mindennapi viseletre alkalmatlan ruházatot jelent, így például magánéletben is viselhetõ öltöny vagy kosztüm nem minõsül munkaruhának. A munkaruha-juttatásra jogosító munkaköröket, az egyes ruhafajtákat, a juttatási idõket, valamint a juttatás egyéb feltételeit jogszabály kötelezõvé is teheti (például az egészségügyi, a szociális ágazatban, valamint az élelmiszer-elõállítással kapcsolatos munkakörök esetén), egyéb esetekben a munkáltató állapítja meg. (Ilyen rendelkezést tartalmaz például a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény 79. -a.) Az alkalmazottak étkezési utalványa finanszírozható-e a támogatásból? Igen, az alkalmazottaknak juttatott természetbeni juttatások (pl. étkezési utalvány), mint bérjellegû kifizetések támogathatóak az NCA forrásaiból. Az adómentesen elszámolható étkezési hozzájárulás mértékét és szabályait a hatályos személyi jövedelemadóról szóló törvény határozza meg.(ez 2005. évben munkahelyi étkeztetés igénybevételére jogosító utalvány esetében 8000 Ft/hó, készétel vásárlására jogosító utalvány esetén 4000 Ft/hó.) A polgári szolgálatosoknak nyújtott étkezési hozzájárulás finanszírozható-e a támogatásból? Igen, a polgári szolgálatosoknak juttatott természetbeni juttatások (pl. étkezési utalvány) támogathatóak az NCA forrásaiból. Hogyan kell elszámolni azon útiköltségrõl, amely nem a pályázó szervezet tulajdonában lévõ személygépkocsival történõ utazás során merült fel, ám a gépjármûvet tulajdonosa térítés nélkül bérbe adja a szervezetnek? Ez esetben ingyenes bérleti szerzõdést kell kötni, amelyben a felek részletezik a felelõsség viselésének a kérdését (Casco, kötelezõ biztosítások). A szervezetnek útnyilvántartást szükséges vezetnie, illetve a szervezet nevére szóló üzemanyagszámlát tudja elszámolni a hivatalos használatra esõ üzemanyag-fogyasztás mértékében. (Az üzemanyagköltség mértékét az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár (www.apeh.hu) vagy a számlákkal igazolt üzemanyagár határozza meg.) Mi a különbség az útnyilvántartás és a kiküldetési rendelvény között? Az útnyilvántartás a jármûvekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylata. Minden gépjármû esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármû típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát, az év elsõ és utolsó napján (vagy ha a költségelszámoláshoz szükséges, havonta) a kilométeróra állását. 21

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az utazás idõpontját, az utazás célját (honnan hova történt), a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát, nem kötelezõ jelleggel, de az útnyilvántartás tartalmazhatja az elõzõekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás idõpontját és költségeit is. A kiküldetési rendelvény rendeltetésében hasonló az útnyilvántartáshoz, és minden esetben helyettesíti azt, amikor a magánszemély kizárólag csak munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést és az adott jármûvet más tevékenységgel összefüggésben nem használja. A kiküldetési rendelvényt a munkáltatónak kell kiállítania két példányban, formájára kötelezõ elõírások nincsenek. A kiküldetési rendelvényen szerepeltetni kell a hivatali, üzleti utazás célját, idõtartamát, útvonalát, a megtett út nagyságát (futásteljesítményt), az utazási költségtérítést, az élelmezési költségtérítést, a költségtérítések kiszámításához szükséges adatokat (norma, üzemanyagár). A kiküldetési rendelvény a belföldi és a külföldi kiküldetések esetén egyaránt alkalmazható, és azt nem szükséges esetenként kiállítani. Fontos tudni, hogy a kitöltött kiküldetési rendelvény önmagában nem kifizetési bizonylat, a költségtérítés kifizetését a dolgozónak átvételi elismervénnyel igazolnia kell. Elszámolható-e az a telefonszámla, mely a szervezet székhelyeként bejegyzett lakás tulajdonosának a tulajdonában van? Nem. Csak a pályázó szervezet nevére kiállított bizonylatokkal lehet elszámolni. El lehet-e térni az elszámoláskor a pályázatban beadott költségvetéstõl? A pénzügyi elszámolás, illetve a beszámoló keretében kedvezményezett a támogatási összeg erejéig elkészített részletes költségvetési terv egyes sorai között a támogatási szerzõdésben jóváhagyottakhoz képest legfeljebb 20%-kal eltérhet. Ezt meghaladó eltérés esetén a támogatási szerzõdés mellékletét képezõ költségvetéstõl csak a pályázó által a támogatást odaítélõ kollégiumhoz elõterjesztett írásbeli módosítási kérelem jóváhagyása és az ICsSzEM jogi ellenjegyzése esetén lehet eltérni, amelynek megtörténtérõl a kezelõ szerv írásban értesíti a szervezetet. A módosítási kérelmet a támogatási szerzõdés Támogatási szerzõdésmódosítási kérelem c. melléklete kitöltésével, az indok megjelölésével, a szervezet képviseletére jogosult aláírásával a kezelõ szervhez kell benyújtani. 22

3. Pénzügyi praktikák az elszámoláshoz Milyen formában készítsük el a szakmai beszámolót? A szakmai beszámoló formájára nincs semmilyen megkötés, azt a támogatott szervezet választhatja meg oly módon, hogy abból a támogatási szerzõdésben foglalt feladatok megvalósulása és a támogatási összeg szabályszerû felhasználása egyértelmûen megismerhetõ legyen. (A szakmai beszámoló elkészítésének szabályairól a kalauz 1. sz. fejezete ad részletesebb felvilágosítást.) Szervezetünk a pályázat lebonyolítása során elõre megkapta a teljes támogatási összeget, ez esetben is be kell nyújtanunk a beszámolót és az elszámolást? Igen, minden esetben a támogatási szerzõdésben meghatározott rend szerint kell elszámolni. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény és az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 217/1998. (XII. 31.) sz. Kormányrendelet elõírja, hogy a költségvetési források terhére nyújtott támogatások felhasználásáról a pályázatot kiíró szervezetnek el kell számoltatnia a kedvezményezetteket. Szervezetünk nem tartozik az áfakörbe, nem vagyunk jogosultak áfát visszaigényelni, errõl a pályázat során írásban nyilatkozatot is tettünk. Az elszámolás elkészítése során a számlák bruttó vagy nettó összegét vegyük figyelembe? Mivel Önök nem jogosultak áfa-visszaigénylésre, így a beszámolóhoz összegyûjtött számlák bruttó összegének együttes értéke kell, hogy megegyezzen a támogatási összeggel (vagy azt meghaladhatja). Szervezetünk az áfakörbe tartozik, áfa-visszaigénylésre jogosultak vagyunk, errõl a pályázat során írásban nyilatkozatot is tettünk. Az elszámolás elkészítése során a számlák bruttó vagy nettó összegét vegyük figyelembe? Mivel Önök jogosultak áfa-visszaigénylésre, így a beszámolóhoz összegyûjtött számlák nettó összegének együttes értéke kell, hogy megegyezzen a támogatási összeggel. Fontos megjegyezni, hogy ebben az esetben, a bizonylatok áfa-tartalma nem visszaigényelhetõ, azt a szervezetnek kell saját forrásból biztosítani, illetve ráfordításként elszámolni! (az áfáról bõvebben ld. az 5. sz. fejezetben) Elegendõ-e, ha néhány költségtípus esetében (pl. mobiltelefon használata) csak a befizetést igazoló csekkszelvényt csatoljuk az elszámoláshoz? Nem, minden esetben szükséges a kedvezményezett szervezet nevére szabályszerûen kiállított és hitelesített számlamásolat csatolása is. A támogatási szerzõdés 8. sz. mellékletében az áfát és az adó alapját külön kell-e bontani annak is, aki nem áfa-visszaigénylõ? Igen. Az általános forgalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény 44.. (1) (2) bekezdése elõírja, hogy a számlában és az egyszerûsített számlában az adó alapját és az áthárított adó összegét a felszámított adómérték szerinti részletezésben és összesítve is fel kell tüntetni, így az elszámolás elkészítéséhez a 8. sz. mellékletben kért adatok rendelkezésre állnak. 23

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához Milyen formában számolhatunk el a munkabérrel? Amennyiben a pályázaton nyertes szervezet bérköltségek fedezésére nyert támogatást, az elszámoláshoz csatolniuk kell az alkalmazott munkaszerzõdésének másolatát, az elszámolási idõszakba esõ (és a támogatással finanszírozni kívánt idõszakra vonatkozó) bérjegyzékének másolatát, a munkabér kifizetését igazoló bizonylat (bankkivonat, kiadási pénztárbizonylat) másolatát, valamint a számfejtett nyugdíjbiztosítási járulék, egészségbiztosítási járulék, munkaadói járulék, egészségügyi hozzájárulás átutalását igazoló bizonylatok hitelesített másolati példányait. Amennyiben szervezetünk megbízási szerzõdést kötött (nem saját dolgozó) magánszeméllyel szakmai feladat megvalósítására és a támogatási szerzõdésben foglaltak szerint erre is felhasználhatjuk a támogatást, milyen bizonylatok szükségesek az elszámoláshoz? A munkabér elszámoláshoz hasonlóan csatolni szükséges a megbízási szerzõdés hitelesített másolatát, a kifizetést igazoló bizonylat (bankkivonat, kiadási pénztárbizonylat) másolatát, valamint a kapcsolódó járulékok átutalását igazoló bizonylatok hitelesített másolati példányait. Alapítványunk egy természetes személy tulajdonában lévõ lakásban mûködik. Milyen formában számolhatjuk el a közüzemi díjakat (csatorna, víz, gáz, távfûtés, villany, szemétdíj), az ingatlan fenntartásával kapcsolatos kiadásokat? Általános érvényû szabály, hogy a támogatás terhére csak olyan kiadások számolhatók el, amelyek a kedvezményezett szervezet nevére kiállított számlákkal igazolhatóak. Amennyiben természetes személytõl bérlik az ingatlant, úgy a bérbeadó az APEH-tõl igényelt adószám birtokában a bérbeadási tevékenységrõl számlát bocsáthat ki. A támogatási szerzõdés alapján a támogatási cél megvalósítása során felmerült költségek és a folyósított támogatás összege vonatkozásában elkülönített nyilvántartást köteles vezetni. Ha a 2004. évben ez idáig nem különítették el a költségeket vagy a befolyt támogatást, mi a teendõ? A kedvezményezett szervezet a támogatási szerzõdés aláírásával vállalta, hogy a támogatási célhoz kapcsolódó kiadásokat és a folyósított támogatás összegét az esetleges ellenõrzés céljára elkülönítetten tartja nyilván; valamint az elszámolás, illetve a beszámoló dokumentációit a beszámolás kezelõ szervezet általi elfogadását követõ 5. év végéig megõrzi. Ennek érdekében a kettõs könyvvitelt vezetõ szervezet egy elkülönített alszámlára tudja könyvelni az érintett tételeket, az egyszeres könyvvitelt vezetõ szervezet pedig az eddig lekönyvelt tételekhez NCA megjelölést fûzve tudja megoldani az elkülönítést. Elszámolhatóak-e a 2003. december havi munkabérek és azok a költségek amelyek 2003-ban merültek fel, de 2004-ben kerültek kifizetésre? A NCA 2004. évi mûködési célú pályázati felhívása alapján csak a 2004. évben felmerült költségek számolhatóak el, így a kettõs könyvvitelt vezetõk esetében a 2003. 24

3. Pénzügyi praktikák az elszámoláshoz évi költségek nem számolhatók el akkor sem, ha a kiegyenlítésük 2004-ben történt meg. Az egyszeres könyvvitelt vezetõk esetében annak pénzforgalmi szemlélete miatt a 2004. január 1-je után teljesített, de 2003. decemberre vonatkozó költségek elszámolhatók. Naplófõkönyvet vezetõ civil szervezet esetében a 2004. december havi munkabér és azok járulékai a 2004-ben elnyert mûködési támogatás felhasználásához elszámolhatók-e? Tekintettel arra, hogy az egyszeres könyvvitel pénzforgalmi szemléletû, így amennyiben a december havi munkabér és közterheinek kifizetése (átutalása) 2004. december 31. napjáig megtörténik, elszámolása a 2004. évi költségek között lehetséges. A reprezentációs költségek között elszámolható-e az önkéntes segítõk részére biztosított étkezés? Igen, amennyiben a pályázati kiírás szerint a foglalkoztatás megbízási szerzõdés keretében történhet és kapcsolódhat hozzá reprezentációs költség. A reprezentációs költség kifizetésénél érdemes figyelni a személyi jövedelemadóról szóló törvény szerint adómentesen elszámolható összeghatár betartására. (Ez 2005. évben munkahelyi étkeztetés igénybevételére jogosító utalvány esetében 8000 Ft/hó, készétel vásárlására jogosító utalvány esetén 4000 Ft/hó.) Elromlott számítógép javítása elszámolható-e mûködési költségként? Igen, amennyiben a pályázati kiírás szerint az irodai gépek karbantartásának, javításának költsége elszámolható mûködési költségként. Szerzõdés alapján az Internet és telefon elõfizetési díj 2 évre szól. Elszámolható-e? Csak a pályázati kiírásnak megfelelõ részben számolható el. A 2004. évi mûködési költségek támogatását célzó pályázati kiírás szerint csak az erre az idõszakra szóló teljesítések fogadhatóak el az elszámolás alapjául. Az államháztartás mûködési rendjérõl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet kifejezetten tiltja a több évre áthúzódó kiadások elszámolását, így ezt a pályázati kiírás sem engedheti meg. Alkalmi munkavállalói könyv alapján foglalkoztatott munkavállaló munkabére és járulékai szerepeltethetõk-e a költségvetésben? Amennyiben a foglalkoztatás az irodai munka elvégzése, illetve az ügyintézés elõsegítése érdekében történt, az NCA Tanácsának 1. sz. elve alapján a munkabér és járulékai szerepeltethetõek. Az iroda és a mûködtetett óvoda egy épületben van. A rezsiköltség elszámolható-e? Igen, az iroda mûködéséhez kapcsolódó rezsi költsége arányosítás alapján történõ megosztással elszámolható. 25

Pénzügyi kalauz a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásai elszámolásához A részletes költségvetésben milyen költségek sorolhatók az egyéb költségek közé? A banki költségek, a közjegyzõi és egyéb eljárási díjak. (ld. 2. sz. melléklet) Gépkocsi használata esetén az útiköltség elszámolásához kell-e üzemanyagszámla? Igen, mivel a felmerült útiköltség elszámolásához a szervezetnek útnyilvántartást szükséges vezetnie, a szervezet nevére szóló üzemanyagszámlát tudja elszámolni a hivatalos használatra esõ üzemanyag-fogyasztás mértékében. Elszámolható-e 2004. évi mûködési támogatás esetén a parkolási díj? Igen, a szervezet nevére a parkolási társaság által kiállított számla alapján számolható el. Mûködési célú támogatásból gépkocsi vásárlása lehetséges-e? Nem lehetséges, mivel ezt a pályázati kiírás nem engedi meg. A szervezet ügyvezetését ellátó alkalmazott bére és járuléka elszámolható-e? Igen, a bér és bérjellegû kiadások között, amennyiben ügyintézési, adminisztrációs feladatokat is ellát. A költségvetésben hova sorolható a takarítószerek költsége? A dologi kiadások (a székhely fenntartási költségei) közé. Megbízási szerzõdés kötése esetén lehet-e csoportos megbízásokat kötni? Nem, csak egyénileg kötött megbízási szerzõdések fogadhatók el. Amennyiben a részünkre megítélt támogatáshoz több részletben juthatunk hozzá, mikor kell elszámolást benyújtanunk? A támogatási részlet csak akkor utalható, ha a kedvezményezett az elõzõ (már kiutalt) támogatási részlet felhasználásával elszámolt. Ez azt jelenti, hogy részelszámolást kell benyújtani a támogatási szerzõdés a támogatás felhasználhatósága c. fejezete elõírásai szerint, majd ennek a részelszámolásnak a kezelõ szerv részérõl történõ elfogadása esetén válik jogosulttá a szervezet a következõ támogatási rész igénybevételére. Évek óta tagok vagyunk egy nemzetközi szervezetben, elszámolhatjuk-e az éves tagsági díjat? A pályázat típusától, illetve a pályázati kiírástól függ. A mûködési célú támogatást nyújtó pályázatok a pályázati kiírásban meghatározottak szerint kizárólag hazai szervezetekben létesített tagság díjának elszámolását engedik meg. Az NCA Nemzetközi Civil Kapcsolatok és Európai Integráció Kollégiuma által, a civil szervezetek nemzetközi szerepvállalásának segítését célzó pályázat esetében elszámolható a nemzetközi szervezetben való tagság díja. 26

3. Pénzügyi praktikák az elszámoláshoz Mi történjen az elkészült beszámoló alapját adó bizonylatokkal az elszámolás benyújtása után? A dokumentumok a szervezet könyvvezetésének alapbizonylatai, ezért a jogszabályokban meghatározott határidõig (ld. 4. sz. fejezet), de legalább a beszámoló elfogadásának évétõl számított 5. év végéig meg kell õrizni oly módon, hogy a kezelõ szerv, az Állami Számvevõszék vagy egyéb ellenõrzésre jogosult szervezetek részérõl történõ esetleges vizsgálat esetén a bizonylatok egyszerûen visszakereshetõek és bemutathatóak legyenek. Mi történik, ha az elszámolásunk nem szabályszerû? Ha a kezelõ szerv figyelembe véve az elszámolási kötelezettség teljesítésére vonatkozó szabályokat megállapítja, hogy az elszámolás (vagy annak elemei) nem felel meg az elõírásoknak, a támogatott szervezetet hiánypótlásra hívja fel. Amennyiben ezután sem tudja a kedvezményezett hitelt érdemlõen bemutatni a támogatási összeg szabályszerû felhasználását, a kezelõ szerv kizárólag a szabályszerû teljesítés mértékében fogadja el a beszámolót és a támogatást odaítélõ kollégium határozata alapján kötelezi a támogatott szervezetet az elszámolás nem szabályszerû részének megfelelõ támogatási összeg (részösszeg) visszafizetésére. A visszatérítési kötelezettséget érdemes komolyan venni, mivel adó módjára behajtható köztartozásnak minõsül, illetve a visszafizetés elmaradása esetén a civil szervezet a kötelezettség (pótlólagos felszólítás utáni) lejárati határidejétõl számított két évig kizárja magát az NCA pályázati rendszerébõl. Az adótartozást a bankszámlával rendelkezõ adófizetésre kötelezettõl azonnali beszedési megbízással hajtja be az adóhatóság. A hitelintézet a nála vezetett pénzforgalmi bankszámláról köteles az adóhatóságnak adatszolgáltatást teljesíteni. A bankszámla adatait (számát, számlavezetõ pénzintézet nevét) az adózó is köteles bejelenteni. A bejelentési kötelezettség nem csak az elsõként megnyitott, hanem valamennyi bankszámlára kiterjed mind az adóhatósággal, mind a cégbírósággal szemben. Az adóhatóságnak lehetõsége van arra, hogy egyidejûleg valamennyi általa ismert pénzforgalmi bankszámla ellen beszedési megbízást nyújtson be. A hitelintézet beszedési megbízás alapján az abban foglalt összeg erejéig köteles az adózó számláját megterhelni és a követelést az adóhatóság által megjelölt számlára átutalni. Ha a bankszámlán lévõ összeg a tartozást nem fedezi, haladéktalanul értesíteni kell a beszedési megbízást kiadó adóhatóságot. Az adóhatóság az adózó kérelmére vagy felettes szerve rendelkezésére felfüggeszti a végrehajtási eljárást, ha az adótartozást elõíró határozat megváltoztatása vagy megsemmisítése várható. A végrehajtási eljárás szüneteltetésének akkor van helye, ha az adóhatóság az adózó kérelmére fizetési halasztást vagy részletfizetést engedélyezett, illetve, ha az erre vagy az adótartozás mérséklésére irányuló kérelemrõl még nem hoztak jogerõs döntést. Ha az adózó fizetési könnyítésre vagy adótartozás mérséklésre irányuló kérelmét az adóhatóság jogerõs határozattal elbírálta, az újabb fizetési könnyítési vagy adótartozás mérséklése iránti kérelmére a végrehajtás már nem szünetel. 27