SZF/. /2015. S z o l n o k i F ő i s k o l a Pénzkezelési Szabályzat
Preambulum A Szolnoki Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Szenátusa a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I.11.) kormányrendelet (továbbiakban: Áhsz.), az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.), a kincstári számlavezetés és finanszírozás, a feladatfinanszírozási körbe tartozó előirányzatok felhasználása, valamint egyes államháztartási adatszolgáltatások rendjéről szóló 2/2010. (VII.27.) NGM rendelet, valamint az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet, az államháztartás működési rendjéről szóló 368/2011. (XII.31.) kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.), az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól szóló 2008.évi III. törvény figyelembe vételével határozza meg a Főiskola Pénzkezelési Szabályzatát. 1. Általános rendelkezések (1) A Pénzkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére. (2) A szabályzat célja, hogy a Főiskola biztosítsa a folyamatos pénzellátást, a pénztári befizetések, kifizetések szabályszerű utalványozását, az utalványozások ellenőrizhetőségét, a pénzkezeléssel kapcsolatos biztonsági intézkedések meglétét. (3) A Főiskola kiemelt figyelmet fordít a készpénzkímélő fizetési módok alkalmazására. 2. Készpénz kezelése, pénztár működése (1) A Főiskola Pénztárában kell kezelni minden, a Főiskola gazdálkodásával összefüggő készpénzben történő forint be- és kifizetést. Idegen tulajdont képező érték csak letétként külön gazdasági és üzemeltetési igazgatói engedély és bizonylat mellett kezelhető. (2) A Főiskola házipénztár helyiségénél a pénztári órákról, valamint a pénz vagy egyéb értékek átvételére jogosult pénztáros és helyettesének nevéről tájékoztatást kell adni. Ugyancsak tájékoztatást kell adni a pénztári óráktól eltérő időpontokban történő kifizetések idejéről is. (3) A házipénztár helyiségében a pénztáros, a helyettes, valamint a hatályban lévő kötelezettségvállalás és utalványozás aláírási rendjében meghatározottak aláírás mintáját kötelezően ki kell függeszteni. 3. Pénzkezelő helyek és pénzforgalmának szabályozása (1) A pénztár a pénzforgalom nagyságának megfelelően külön, az előírásoknak megfelelően kialakított helyiségben működik az alábbi címen: 5000 Szolnok, Tiszaligeti sétány 14. Campus főépület, II. emelet 225. iroda (2) Egyéb pénzkezelő helyek: Szolnoki Főiskola, 5000 Szolnok, Mártírok út 8. (3) A házipénztár engedélyezett záró állománya 500.000,- Ft, azaz ötszázezer 00/100 forint. 2
(4) A pénztári keretet, valamint a jogszabály által előírt bevételt (50.000,- Ft) meghaladó összeget az Intézmény bankszámlájára be kell fizetni. (5) A pénztáros csak valódi és forgalomképes pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől és a kifizetést csak ilyen pénzben teljesítheti. Nem fogadhat el sérült, megcsonkított, egyes részeiben hiányos bankjegyet. Továbbá nem fogadhat el a pénztáros olyan érmét sem, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a forgalomban, a természetes kopás következtében vesztett súlyából, vagy sérült meg. (6) Amennyiben a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis, vagy hamisnak látszó bankjegyet, illetőleg érmét talál, azt fizetőeszközként nem fogadhatja el és a bankjegyet, vagy érmét vissza kell tartania. Az esetről a gazdasági osztályvezetőt értesíteni kell, aki jegyzőkönyvben meghallgatja az átadni szándékozót arra vonatkozóan, hogy az illető kitől és mikor kapta a hamisnak látszó pénzt. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a befizető nevét, foglalkozását, lakcímét, valamint személyi igazolványának számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel is alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett, vagy hamisnak látszó pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyről bankjegy esetén fel kell tüntetni annak címletét, sorozat-és sorszámot. A hamisnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. A pénzintézet a lefolytatott vizsgálat eredményéről a Főiskolát és befizetőt értesíti. (7) A pénz átvevőjének a személyazonosságát minden esetben személyi igazolvánnyal kell igazolnia. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítani, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárnál, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás átadása mellett fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. (8) A pénz átadását a befizetőnek a bevételi pénztárbizonylaton, aláírásával kell elismernie. 4. Készpénz és érték kezelésével kapcsolatos feladatok (1) A munkakör szempontjából a pénztárosi munkakört ellátó nem rendelkezhet utalványozási, bank aláírási joggal és nem bízható meg ellenőrzéssel. (2) A Pénztárt a pénztáros (és helyettese) önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt pénztáros (és helyettese) munkakörének elfogadásakor írásbeli nyilatkozatban köteles tudomásul venni az 1. és 2. sz. melléklet szerint. Egyidejűleg több személy a pénztárat nem kezelheti. (3) A pénzkészlet meglétének ellenőrzésére, továbbá a pénztári bizonylatok és a pénztárjelentés ellenőrzésére, arra alkalmas pénztári ellenőrt kell megbízni. (4) A készpénz szállítása a Magyar Államkincstártól (továbbiakban: Kincstár) a házipénztárba a pénzfelvételre felhatalmazott közalkalmazott személy kötelessége. A házipénztár működéséhez szükséges készpénz Kincstárból történő szállítása kizárólag az Intézmény hivatalos gépjárművével lehetséges az alábbiak figyelembe vételével: 3
a. 100.000 Ft értékhatárig 1 fő dolgozó b. 100.000 Ft-500.000 Ft-ig 2 fő dolgozó c. 500.000 Ft-600.000 Ft-ig 3 fő dolgozó egyidejű kíséretével. (5) A készpénz felvételénél be- vagy kifizetni csak a bizonylati rendnek megfelelően kiállított, érvényesített és utalványozott, alakilag és tartalmilag megfelelő okmány alapján lehet. (6) A pénztáros feladatai: a. a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, a forgalom bizonylatolt lebonyolítása a pénzügyi fegyelem betartásával, b. köteles gondoskodni a heti pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni és megfelelő címletenkénti rendelkezésre állásról, a pénztári bizonylatok érvényességének, alaki és tartalmi helyességének ellenőrzéséről, a pénztár rendjének és tisztaságának biztosításáról, c. a pénztárral kapcsolatos elszámolások vezetése, a bizonylati fegyelem betartása, d. a pénztárban elhelyezett értékek és szigorú számadású nyomtatványok (csekk, utalványfüzetek) őrzése, kezelése, a pénzügyi fegyelem betartása, e. az üzleti titkok, illetve a tevékenységre vonatkozó alapvető fontosságú információk megőrzése, f. a vagyonvédelmi és adatvédelmi előírások betartása. (7) A pénztárellenőr feladatai: a. A pénztári ellenőrzést ellátó a kifizetés vagy bevételezés előtt a bizonylatokat alakilag és tartalmilag felülvizsgálja. Ennek során meg kell vizsgálnia az alapbizonylatot abból a szempontból, hogy az előírt feltételeknek megfelel-e, a szükséges mellékleteket csatolták-e hozzá. Ellenőriznie kell az alapbizonylatokon végzett számítások helyességét, vizsgálni kell, hogy a pénztári bizonylat adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, továbbá az utalványozást és az érvényesítést, hogy az arra jogosult teljesítette-e, a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság a fedezetigazolással egy időben ellenőrzi. b. A pénztárellenőr feladata a kifizetések megtörténte után vizsgálni a pénztárjelentés számszaki helyességét, a kimutatott pénzkészlet meglétét. Ennek során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésbe bevezetett tételekre vonatkozóan megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok. A bizonylatok hiánytalan meglétének esetén a pénztárellenőr köteles a napi pénztárjelentést, valamint a pénztárfogalom összefoglalása és záró készpénzkészlet összesítőt kézjegyével ellátni. c. A pénztárellenőr feladatait a vezetői ellenőrzés keretében gazdasági osztályvezető is elláthatja. d. A pénztárjelentést és a készpénzállományt a pénztárellenőrnek minden záráskor ellenőrizni kell. Amennyiben a pénztárellenőr a házi pénztár kezelésénél mulasztást, szabálytalanságot vagy a pénzkezelésre vonatkozó szabályokkal ellentétes eljárást tapasztal, erről jegyzőkönyvet (4. sz. melléklet) kell felvenni, amelyet a pénztárossal is alá kell íratni. A jegyzőkönyvet, intézkedés céljából át kell adni a gazdasági és üzemeltetési igazgató részére. 4
5. Pénztári pénzmegőrzés és tárolás (1) A pénztár a pénzforgalom nagyságának megfelelően külön helyiségben működik. Ablaka belülről nyíló, ráccsal ellátott. Ajtaja tömör, biztonsági zárral ellátott, az ajtónyílás külső részén rács van. (2) A készpénz tárolására egy db páncélszekrény szolgál. (3) A pénztárhelyiség betörésjelző védelemmel /riasztó/ ellátott, amely jelzését a Főiskola portájára adja. (4) A pénztárhelyiség és a páncélszekrény zárának kulcsát a pénztáros kezeli. (5) A pénztáros köteles a napi zárlat elkészítése után az okmányok és a készpénz behelyezését követően a páncélszekrényt bezárni. A páncélszekrény kulcsát az arra kijelölt személy köteles magával vinni. 6. Készpénzforgalom bizonylatolása (1) A napi kifizetésekhez szükséges készpénz összegét és címlet szerinti összetételét a pénztári keret figyelembe vételével a pénztáros határozza meg. (2) A készpénz felvétele a Kincstári Készpénzfelvételi igény bejelentési bizonylat alapján, a hirdetménye által meghatározott feltételek és eljárási rend szerint történik: a. a következő munkanapi készpénzigényt /500 ezer forint alatti összeg/ legkésőbb 9 óráig, kell leadni b. a két munkanappal előbbi bejelentést /500 ezer forintot meghaladó összeg/ legkésőbb 12 óráig kell eljuttatni a MÁK Szolnoki Fiókjához (3) Az előirányzat-felhasználási keret számla felett rendelkezni jogosultak, az igénylő aláírása keretében kötelesek vizsgálni, hogy a felvételhez szükséges összeg a számlán szabad keretként rendelkezésre áll-e, és a készpénzfelvételi igény alakilag megfelelő-e. 7. Pénztári be- és kifizetések (1) A készpénzforgalom technikai lebonyolítása az EOS ügyviteli szoftver segítségével történik. (2) A pénzkezelés bizonylatai a számítógép által sorszámozott bevételi és kiadási bizonylatok, a napi pénztárjelentés, valamint szintén az EOS ügyviteli szoftverből nyomtatott pénztárforgalom összefoglalása és záró készpénzkészlet összesítő. A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. Minden pénztári kifizetésről külön pénztárbizonylatot kell kiállítani. (3) A rontott pénztárbizonylatot érvényteleníteni kell. A rontott bizonylatot annak valamennyi példányát meg kell őrizni. 5
(4) Készpénzforgalmi tételek (ERA kódok szerint) az alábbiak lehetnek: a. K311. Szakmai anyagok beszerzése K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése K313. Árubeszerzés K341. Kiküldetés kiadásai K342. Reklám- és propagandakiadások b. K61. Immateriális javak beszerzése, létesítése, c. K63. Informatikai eszközök beszerzése, létesítése és d. K64. Egyéb tárgyi eszközök beszerzése, létesítése rovatain elszámolandó, kis értékű immateriális javak, tárgyi eszközök beszerzésére irányuló kiadások, K331. Közüzemi díjak K332. Vásárolt élelmezés K333. Bérleti és lízing díjak K334. karbantartási, kisjavítási szolgáltatások K335. Közvetített szolgáltatások K336. Szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások K337. Egyéb szolgáltatások e. K123. Egyéb külső személyi juttatások rovatain elszámolandó, százezer forintértéket el nem érő kiadások, (repi) f. K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó g. K67. Beruházási célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovatain elszámolandó kiadások (5) A készpénzes számlákat a számla keltét követő 8 napon belül le kell adni ahhoz, hogy kifizetésre kerüljön. Rendkívül indokolt esetben lehet ettől eltérni, de egy hónapnál későbbi leadás esetén nincs mód az elszámolásra. (6) A készpénzfizetési számla összege az 50 eft-ot nem haladhatja meg (kivételes esetekben a gazdasági és üzemeltetési igazgató engedélyével lehet). (7) A pénztáros a házi pénztárban levő pénzeket címletenként elkülönítve köteles kezelni. (8) Pénztár zárlatkor a pénztárosnak meg kell állapítani: a. címletenkénti részletezésben, a pénztárban levő készpénzállományt, b. a bevételek és kiadások végösszegét, c. az előző pénztári időszak készpénz maradvány figyelembevételével a pénztár jelentés szerinti egyenlegét d. a pénztárjelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány egyezőségét. Az egyezőség megtörténtét aláírásával kell igazolnia a pénztárjelentés aláírás helyén, melyet a pénztárellenőrzés után a pénztárellenőrnek az aláírásával is igazolni kell. (9) Amennyiben a pénztárjelentés egyenlege a pénzkészlettel nem egyezik meg, erről a pénztári ellenőrt, illetőleg a gazdasági és üzemeltetési igazgatót tájékoztatni kell, s meg kell kísérelni az eltérés okának kiderítését. Amennyiben ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről az ellenőr által is aláírt jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet a pénztárellenőr a gazdasági és üzemeltetési igazgatónak köteles átadni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba kell vételezni, a hiányt pedig a pénztáros befizetési kötelezettségeként elő kell írni, illetve a pénztárosnak be kell fizetnie. Amennyiben az eltérés oka a pénzügyi rendezést követően tisztázódik, úgy az érintettnek a megfelelő összeget előírás szerinti bizonylatolás mellett ki kell fizetni. 6
(10) Amennyiben a pénztárost bármilyen okból helyettesíteni kell, vagy a pénztáros beosztásából végleg távozik, pénztár zárlatot kell készíteni. A pénztár zárlat alkalmával a pénztári nyilvántartásokat le kell zárni. A pénztár zárlat után a kezelt pénzértékeket, bizonylatokat és nyilvántartásokat jegyzőkönyvileg (3. sz. melléklet) át kell adni, illetőleg át kell venni. Az elszámolások helyességéről, a készpénz mennyiségéről, a nyilvántartások naprakészségéről az átadó és az átvevő kölcsönösen meggyőződni köteles. (11) A pénztárosi feladatkör átadásánál az átadónak, az átvevőnek és az ellenőrnek jelen kell lennie. Amennyiben az átadásnál az átadó betegség vagy egyéb ok miatt jelen lenni nem tud, az átadó helyett a gazdasági osztályvezetőnek, vagy a belső ellenőrnek kell jelen lennie. 8. Elszámolási előlegek (1) A pénztárosnak az elszámolásra kiadott előlegeket az EOS ügyviteli szoftver nyilvántartásába kiadáskor és visszavételkor is fel kell vezetni. Az elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása alapján az elszámolási határidők betartását ellenőrizni kell. (2) Egyes munkahelyeken rendszeresen előforduló kiadásokra állandó készpénz előleg kiadható. Az előleg mértékét a pénzkezelés és megőrzés biztonsági feltételeit is figyelembe véve a gazdasági és üzemeltetési igazgató állapítja meg. (3) Munkakör változása esetén a munkakört átvevőnek az előleget közvetlenül átadni nem lehet, azt az előleget felvevő köteles a pénztárnál visszafizetni, s az adott munkakört átvevő külön bizonylat alapján köteles felvenni. (4) Az állandó előleggel rendelkező személyek által teljesített kiadások elszámolásánál és bizonylatolásánál a kifizetésekre vonatkozó általános előírások szerint kell eljárni és a kifizetésekről a megfelelő kiadási bizonylatot kiállítani. Az elszámolás alapján kifizetésre kerülő összeg felvételére az állandó előleggel rendelkező dolgozó jogosult. (5) A kiadott előleg összege a cél eléréséhez szükséges mértéket nem lépheti túl. Az előleg kiadásakor meg kell határozni azt az időpontot, ameddig a felvevő személy az előlegről elszámolni köteles. (6) Az elszámolási előlegre felvehető összeg maximum 200 ezer forint. Ettől eltérni csak a gazdasági és üzemeltetési igazgató engedélyével lehet. (7) Előleg felvételének szándékát a felvétel előtt legkésőbb 3 munkanappal jelezni kell a pénztáros felé. Beszerzési előleg felvételére szervezeti egységenként egy fő jogosult. (8) A felvett előlegek elszámolása bruttó módon történik. A felvett összegről Bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani és a felhasznált összegről Kiadási pénztárbizonylatot, melyhez csatolni kell az alapbizonylatokat (megrendelő, utalványrendelet, készpénzszámla stb.). (9) A pénztárban elszámolni kizárólag az EOS ügyviteli szoftverben rögzített, illetve rögzíthető kiadásokat, bevételeket lehet. 7
(10) Az esetenként felvett előlegek elszámolási határideje maximum 30 nap lehet. Amennyiben az elszámolás a 30 napot meghaladja, az elszámolási előleg adókötelessé válik. (11) A külföldi kiküldetés és a napidíj elszámolása a Kiküldetési szabályzatban leírtak szerint történik. (12) Abban az esetben, ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, az előleg összegét azonnal vissza kell fizetni. (13) Amennyiben ugyanaz a személy elszámolásra azonos jogcímen újabb összeget kíván felvenni, a korábban felvett összegről akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására kitűzött határidő még nem érkezett el. Az elszámolásra kötelezett személy az elszámolás eredményeként megállapított visszafizetendő összeget akkor is köteles visszafizetni, ha azonnal újabb előleget vesz fel elszámolásra. 9. Kerekítési szabályok (1) A vonatkozó rendelet értelmében az 1 és 2 forintos címletű érmék a készpénzforgalomban nem vehetnek részt. (2) Forintban, készpénzzel történő fizetés esetén a törvényben meghatározott kerekítési szabályok alapján kell a fizetendő végösszeget meghatározni. Bankkártyával történő fizetés esetén az elfogadó dönthet, hogy alkalmazza-e a kerekítési szabályokat. A bankkártya birtokosának figyelmét erre az eljárásra kifejezetten fel kell hívni. (3) A kerekítés szabálya a következő: a. 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b. 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c. 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d. 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. A kerekítés nem része a pénzügyi bevételeknek vagy ráfordításoknak, nem minősül adóköteles ügyletnek, az ÁFA-nak nem képezi alapját. (4) Pénztár a rendszerben továbbra is csak egyenlő pénzkészlet esetén zárható. Kerekítési különbözetből eredő többletet, hiányt pénztárbizonylatokkal dokumentálni kell. 10. Szigorú számadású nyomtatványok (1) A szigorú számadási kötelezettség alá tartozó nyomtatványok kezelésével megbízott dolgozó szabványnyomtatvány felhasználásával nyilvántartást vezet a még használatban levő, általa felvett, kiadott és visszavett nyomtatványokról. (2) Minden olyan esetben, ha a megőrzéssel megbízott dolgozó a kezelésére bízott nyomtatvány készletből kiad, a kiadás és az átvétel tényét a nyilvántartás megfelelő sorában a kiadás és az 8
átvétel keltének feltüntetésével keresztül kell vezetni, és az átvételt ugyanott a megbízott személy aláírásával kell elismerni. (3) A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmazni: a. a beszerzett bizonylat sorszámát, b. a beszerzés idejét, c. a nyomtatvány kiadásának keltét, d. a felvevő aláírását, e. a nyomtatvány leadásának keltét, f. a leadó aláírását. (4) A nyomtatványok kezelésében történő munkakör változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni a pénztárellenőr jelenlétében. 11. A pénzkezelő-helyek működési rendje (1) Készpénzbefizetések beszedésére, a Főiskolán kizárólag azok a szervezeti egységek jogosultak, amelyek külön szabályozás alapján meghatározott célú szolgáltatásokat végeznek és az ezért járó ellenérték átvételéről kell gondoskodni. (2) A készpénzbefizetések átvételére jogosult szervezeti egységek vezetője jelöli ki, a pénz beszedésére, elszámolására jogosult személyeket. (3) A pénzkezelő-helyeken befizetést csak bizonylat alapján szabad teljesíteni. A különböző jogcímeken beszedett összegekről a szigorú számadású Készpénzfizetési számlát vagy nyugtát kell kiállítani. (4) A beszedett pénzösszegeket legalább heti egy alkalommal, illetve amennyiben eléri az 50.000,- forintot, akkor soron kívül be kell fizetni a Főiskola bankszámlájára, postai csekken. (5) A pénzkezelő-helyek a szigorú számadású nyomtatványokról nyilvántartást kötelesek vezetni. A pénzkezelő-helyek működtetésében a házipénztári pénzkezelésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. 12. Előirányzat felhasználási keretszámlák, számlaforgalom, utalások rendjének szabályozása (1) A Főiskola kincstári körbe tartozó központi költségvetési szerv, így a költségvetés végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár látja el. (2) A Főiskola feladatainak ellátásához szükséges pénzügyi forrásokat a költségvetési támogatás, az államháztartáson belüli szervezetektől, elkülönített alapokból, egyéb szervezetektől átvett pénzeszközök, valamint az ellátási és egyéb tevékenységek után beszedett saját bevételek teremtik meg. 9
(3) A Főiskola a készpénzforgalom kímélése érdekében elsősorban vásárlások ellenértékének kiegyenlítése érdekében kincstári kártyát alkalmaz. A kártyával rendelkező személy az aktuális egyenleg erejéig használhatja a kártyát. A vásárlás alkalmával Áfás számlát kell kérnie, amelyet a Főiskola nevére és címére kell kiállítani. A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál bizonylatot nyomtat, amelyet a kártyával rendelkező személy aláírásával igazol. A kártyával végzett minden tranzakcióval, és az ehhez kapcsolódó számlával, valamint a terminál által nyomtatott bizonylattal a rendelkező személynek el kell számolni. (4) A pénzeszközök kezelésére az Intézmény az alábbi kincstári számlákkal rendelkezik: a. előirányzat-felhasználási keretszámla: A bevételek fogadása és a kiadások teljesítése a Kincstári Egységes Számlán keresztül történik. A Főiskola számláját 24 pozíciós pénzforgalmi jelzőszám, a műveleteket és a kiemelt előirányzatokat egységes rovat azonosítók azonosítják. Ezen a számlán kerülnek jóváírásra az EMMI egyetértésével megnyitott havi előirányzat-felhasználási keretek, az intézményt megillető, jóváírt bevételek. Itt kerülnek terhelésre a ténylegesen teljesített kiadások. A működési és felhalmozási kiadásokra az elemi költségvetésben megállapított, illetve évközben módosított működési (aktuális) előirányzat havi időarányos keretként, míg a felhalmozási támogatás utófinanszírozás keretében áll rendelkezésre. b. Kincstári kártyafedezeti számla: az egyéb pénzellátás megoldására a Főiskolai kincstári kártyafedezeti számlát működtet. c. EU programok célelszámolási számlák: egyes projektekhez, elnyert pályázatokhoz kapcsolódó pénzforgalom szerződésben vállalt kötelezettség alapján - elkülönített kezelésére létesített kincstári számlák. d. Devizaszámla: A külföldről devizában érkező bevételeket, az Erasmus, Leonardo programok kiadásait, ha azok szerződés szerinti felhasználása is devizában történik, a Kincstárnál vezetett devizaszámlán kell kezelni. e. Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla: az állami részösztöndíjas és önköltséges tanulmányokat folytató hallgatók által fizetett önköltség és az államháztartáson kívülről érkező adományok elkülönített kezelésére szolgál. f. Neptun gyűjtő számla: a számla célja a felsőoktatási hallgatók tanulmányaihoz kapcsolódó pénzügyi kötelezettségek (pl. kollégiumi díj, vizsgadíj) tetszőleges időközönkénti befizetéseinek elkülönített gyűjtésére szolgáló pénzforgalom lebonyolítása. Ide kell átutalni a 2012 szeptembert megelőzően létesített jogviszonyok esetében a költségtérítés díját is. (5) Pénzforgalom bonyolítására szolgáló bankszámlák: - MÁK Előirányzat felhasználási keretszámla: 10045002 01410419 00000000 IBAN-száma: HU15 10045002 01410419 00000000 -MÁK Intézményi kártyafedezeti számla: 10045002 01410419 00060004 IBAN-száma: HU98 10045002 01410419 00060004 -MÁK EU programok célelszámolási szla: 10045002 01410419 30005008 IBAN-száma: HU69 10045002 01410419 30005008 -MÁK EU program célelszámolási számla: 10045002-01410419-30005101 10
IBAN-száma: HU80 10045002 01410419 30005101 -MÁK EU program célelszámolási számla: 10045002-01410419-30005204 IBAN-száma: HU15 10045002 01410419 30005204 -MÁK Norvég/EGT célelszámolási számla: 10045002 01410419 30007000 IBAN-száma: HU23 10045002 01410419 30007000 -MÁK Fedezet-biztosítási számla: 10045002 01410419 90000009 IBAN-száma: HU25 10045002 01410419 90000009 -MÁK devizaszámla, (EUR) HU66 10004885 10003011 02007230 -Neptun gyűjtő számla : 10045002-01410419-01120008 IBAN száma: HU34-10045002-01410419-01120008 -Felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla 10045002-01410419-01110009 IBAN száma: HU56-10045002-01410419-01110009 -EU progr.célelsz.forintszla- TÁMOP-4.1.1.F-14/1/KONV-2015-0016 Du 10045002-01410419-30005307 IBAN száma: HU47-10045002-01410419-30005307 EU progr.célelsz.forintszla- TÁMOP-4.2.2.B-15/1/KONV-2015-0015 T 10045002-01410419-30005400 IBAN száma: HU58-10045002-01410419-30005400 (6) A Főiskola számlái feletti rendelkezési jog a bejelentettek közül, két személy együttes aláírása útján valósul meg. A rendelkezési jog gyakorlására felhatalmazott főiskolai alkalmazottakat - nevüket, beosztásukat, aláírásukat - a használni kívánt cégbélyegzőt, az erre a célra szolgáló "Aláírásbejelentő karton"-on a Főiskola kancellárja igazolhatja. A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig, vagy új aláírások bejelentéséig érvényesek. (7) Előirányzat-felhasználási keretszámlák terhelése az alábbiak szerint történhet: a. Főiskola által kiállított papír alapú átutalási megbízással, b. csoportos átutalással a Kincstár Electra rendszerén keresztül, c. készpénzfelvételre szolgáló utalvánnyal, d. elektronikus fizetőeszközzel, e. jogszabályi felhatalmazás alapján, f. nettó finanszírozás keretében a Kincstár által kezdeményezett átutalással. (8) A Kincstár felé - számlavezetéshez és készpénzforgalomhoz kapcsolódó - pénzforgalmi és egyéb pénzügyi megbízások benyújtási és teljesítési rendjéről, valamint a devizaforgalmi kondíciókról a Kincstár hirdetményt tesz közzé. A napi utalások rendjét ennek megfelelően kell teljesíteni a Kincstár felé. (9) A Kincstár az év végi kincstári zárással és a következő évi nyitással kapcsolatos feladatokról és határidőkről rendelkező Tájékoztató -t, és ehhez kapcsolódó Naptári rend -et tesz közzé. 11
(10) Átutalás és készpénzfelvétel a számlákon lévő összegig, de maximum a kapcsolódó egységes rovat azonosítón biztosított szabad keret erejéig nyújtható be. (11) A Főiskola valutát nem tart birtokában, valutapénztárt nem működtet. (12) Devizaszámlákon kezelt pénzeszközök értékelését, nyilvántartásának rendjét az Eszközök és források értékelési szabályzata szerint végzi az Intézmény. (13) A Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság számlaszámonként az EOS ügyviteli szoftverben tartja nyilván a teljesített pénzforgalmat. (14) A nyilvántartás hó végi egyenlegét az összevont számlakivonat egyenlegével és a főkönyvi kivonattal egyeztetni kell, amely a főkönyvi könyvelő feladata. 13. Záró rendelkezések (1) Jelen szabályzatot a Főiskola Szenátusa 43/l/2015. (VII. 16.) sz. határozatával elfogadta, és az elfogadás napján lép hatályba. (2) A jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg a Szolnoki Főiskola Szenátusa által 2014. 08. 28. napján 49/a/2014. (VIII. 28.) számú határozattal elfogadott Pénzkezelési Szabályzat hatályát veszti. Szolnok, 2015. július 16. Dr. Túróczi Imre rektor Varga Csaba kancellár 12
1. sz. melléklet FELELŐSSÉGVÁLLALÁSI N Y I L A T K O Z A T Alulírott,..pénztáros tudomásul veszem, hogy.(intézmény) házipénztárában kezelt valamennyi eszköz és egyéb értékek kezeléséért teljes anyagi felelősség terhel. Szolnok, 201. év hó. nap. p é n z t á r o s 13
2. sz. melléklet N Y I L A T K O Z A T ( pénztárost helyettesítő) Alulírott,.. pénztáros tudomásul veszem, hogy (intézmény) házipénztárában kezelt valamennyi eszköz és egyéb értékek kezeléséért a pénztáros helyettesítésének időtartama alatt teljes anyagi felelősség terhel. Szolnok, 201. év hó. nap.... pénztáros helyettese 14
3. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV Készült: 201... év..hó.nap alkalmával a Szolnoki Főiskola pénztárhelyiségében. Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel Jelen vannak:... pénztár ellenőr... pénztárt átadó... pénztárt átvevő Az intézménynél a pénztárosi teendőket 201...-től a korábbi pénztáros... (betegsége, távolléte, közalkalmazott jogviszonyának megszűnése) miatt... (név) látja el. c) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa:... (db) d) Étkezési utalványok...megnevezés... sorszám...db szám... érték e) Készpénz:... Ft, mely összeg a következő címletekben került átadásra: Címlet Mennyiség (db) Érték Ft k.m.f... átadó.. átvevő.. pénztárellenőr 15
4. sz. melléklet JEGYZŐKÖNYV Készült: 201. év..hó.nap alkalmával a... pénztárhelyiségében. Tárgy: Pénztárrovancs Jelen vannak:... pénztár ellenőr.....pénztáros A Szolnoki Főiskola pénztárában 201.... -én pénztárrovancsot végeztünk. A rovancs eredménye: Megnevezés Készpénz összege Étkezési utalványok összege Pénztáros Pénztárellenőr szerint Hiány/többlet(+-) szerint Ft Ft Ft A rovancs eredményeként a pénztárban. Ft (hiány, többlet) mutatkozott az ellenőrzés időpontjában. k.m.f... pénztáros.. pénztárellenőr 16