A DocuBase önkormányzati programrendszer RÖVID ISMERTETİ Milyen céllal készült a DocuBase? A DocuBase az önkormányzat testületének, illetve bizottságainak munkájához szükséges dokumentumokat nyilvántartó, rendszerezı és keresı rendszer További szolgáltatás az ülések (testületi és bizottsági) alatti papíralapú dokumentumok kiváltása az Ülésvezetı modul segítségével Ez a modul az egyes napirendi pontokhoz tartozó összes szükséges dokumentumot áttekinthetı formában képes megjeleníteni a képviselık számítógépén a testületi ülés folyamán A rendszer által elérhetı legfontosabb nyereségek: a papírmunka kiváltása, a feldolgozási idı csökkentése, dokumentum keresési idı csökkentése, egységesítés, adatbázis alapú, biztonságos nyilvántartás, folyamatok ellenırizhetısége és követhetısége mindezeken keresztül a mőködési költségek csökkentése Milyen dokumentumokat kezel a rendszer? A DocuBase az alábbi alapdokumentumokat kezeli: rendeletek, határozati javaslatok és határozatok, elıterjesztések és mellékleteik, függelékeik, módosító indítványok, interpellációk, képviselıi kérdések, meghívók Fentieken kívül a program segítségével egyéb dokumentumok állíthatók elı (pl kivonatok, módosító indítványok listája) A rendszer értelemszerően nyilvántartja az Önkormányzat összes érintett törzsadatát: képviselıket, testületeket (bizottságok, frakciók, stb) operátorokat, irodai dolgozókat kiegészító adatokat (pl ülések helyszínei) 1
A dokumentumkezelés folyamatai A dokumentumok kezelését a rendszer három alapmodulja végzi: 1 a dokumentumok bevitelére szolgáló Érkeztetı, 2 a dokumentumok rendszerezésére és keresésére szolgáló Feldolgozó, 3 az ülések alatti munka megkönnyítésére szolgáló Ülésvezetı A dokumentum-menedzsment folyamata a három alapmodul használatával leegyszerősítve az alábbi folyamatábra szerint történik: dokumentum születése képviselı dokumentum rögzítése operátor DocuBase, Érkeztetı dokumentum hitelesítése operátor, képviselı DocuBase, Érkeztetı ORACLE testületi ülés képviselı DocuBase, Ülésvezetı keresések, leválogatások operátor, képviselık DocuBase, Feldolgozó esetleges további feldolgozás operátor DocuBase, Feldolgozó Miért célszerő a DocuBase rendszer bevezetése az önkormányzati munkába? 1 A DocuBase a dokumentumok olyan nyilvántartását valósítja meg, amellyel a rögzített anyagok nagy hatékonysággal kereshetık vissza a legkülönbözıbb feltételek szerint Csak néhány példa arra, hogy milyen szempontok alapján kereshetık a dokumentumok: nevek (elıterjesztı, készítı, felelısök, stb) szerint, kulcsszavak szerint, dátumok, idıpontok szerint (pl egy határozat végrehajtásának dátuma), testületi (bizottsági) ülések szerint, az összes dokumentum szövegének tetszıleges szövegrésze szerint 2
2 A DocuBase magas szintő hitelesítési és jogosultsági rendszere garantálja a dokumentumokkal szemben támasztott biztonsági követelményeket A dokumentumok készítésében részt vevık megfelelı jogosultságokkal rendelkeznek, hogy csak a rájuk tartozó mőveleteket végezhessék el A dokumentumok készülésének folyamatát üzenetküldı modullal támogathatjuk, hogy mindenki azonnal értesüljön a rá váró feladatról (pl pénzügy iroda jóváhagyása) 3 Nagymértékben csökkenthetı a papíralapú dokumentumok használata A rendszer mögött meghúzódó Oracle alapú adatbázis hatékony és biztonságos munkát tesz lehetıvé Az archíváló modul napi biztonsági mentést készít, így az adatvesztés lehetısége minimális 4 A rendszer által automatikusan készített dokumentumok sokkal kisebb hibalehetıséget rejtenek, mintha azokat kézzel állítanák elı A meghívó esetében például elegendı megadni a napirendi pontokat, a rendszer a készre formázott meghívót egy kattintással elıállítja, sıt, kérésre a teljes testületi anyaggal együtt ez érintettek számára kézbesíti is (elektronikus levélben) 5 Az Ülésvezetı használata a képviselık körében közkedvelt, mert használatával sokkal átláthatóbb egy-egy napirend sokszor nagy terjedelmő dokumentumainak halmaza A program segítségével néhány kattintással a teljes ülés bármelyik dokumentuma a képernyıre hivható, sıt, a döntések eredménye is megtekinthetı Tapasztalatok a rendszer használatáról A DocuBase rendszert Erzsébetváros Önkormányzata munkájába egy évvel ezelıtt vezettük be, néhány hónapos tesztidıszak után Azóta elértük, hogy a képviselık a testületi anyagot nem papíron, hanem kizárólag elektronikus formában kapják meg A képviselık az üléseken papírok helyett hordozható számítógéppel követik az eseményeket A rendszer használata teljes egységesítést eredményezett, mára valamennyi dokumentum formátuma egységessé vált Egy-egy kérdéses dokumentum elıkeresése csak másodperceket vesz igénybe, hasonlóan a kivonatok készítéséhez 3
Néhány képernyıkép 1 Érkeztetı 4
2 Elıterjesztés adatlapja 5
3 Meghívókészítı 6
4 Ülésvezetı Mőködési környezet A rendszer intranetes környezetben Windows (WIN 2k, XP) alapokon kliens-szerver felépítésben ORACLE adatbázis kezelı alatt mőködik Ez lehetıvé teszi a rendszer funkcióinak (jogosultsággal szabályozott) elérését az önkormányzati intranet tetszıleges pontjáról VPN opcionális kiegészítéssel lehetséges a szabályozott elérés a képviselık otthoni gépeirıl is (módosító készítés, visszakeresés stb) A rendszer hatékony mőködése érdekében javasolt erıs központi szerver alkalmazása, a megfelelı ORACLE licensz beszerzése mellett 7
