A DocuBase önkormányzati programrendszer



Hasonló dokumentumok
Tisztaszınyeg nyilvántartó

ELOik Tanúsított iratkezelés

PÁTY ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS

Pénzügyminisztérium ÚTMUTATÓ Vám- és jövedéki ügyintézı szakképesítés

Explosion Protection Documentation System EPDS

Átfogó megoldás a számlafolyamatok felgyorsításához ELO DocXtractor. Laczkó Kristóf ELO Digital Office Kft. Bálint András Prognax Kft.

SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT

A testületi szerv döntéshozatalának eljárási szabályai:

JEGYZİKÖNYV. Nyirád Község Roma Nemzetiségi Önkormányzata Képviselı-testületének nyilvános ülésérıl február 14.

A polgármesteri hivatal informatikai rendszere a városirányítás szolgálatában

HDM Bemutató BS-BÉR2001. Humán Dokumentum Menedzsment Modul

Útmutató a MATARKA adatbázisból való adatátvételhez

OEP Online jogosultság és TAJ ellenırzés Felhasználói kézikönyv

ELO dokumentumkezelı bevezetése a Market Építıipari Zrt-ben

H A T Á R O Z A T O K

Makó Város Önkormányzati Képviselı-testülete Városfejlesztési, Városüzemelési, Környezetvédelmi és Lakásügyi Bizottságának Ügyrendje

BÁN JÓZSEF FERTİSZÉPLAK SZÉKESFEHÉRVÁR - BUDAPEST. VISZK Bt. Székesfehérvár. Felhasználói Kézikönyv

Belépés a rendszerbe. Gyors menü

Felhasználói kézikönyv. omunáldata

Balázs Ildikó* ELEKTRONIKUS KOMMUNIKÁCIÓ JÖVİNK KULCSAI

A Vizsgálóhelyi nyilvántartó program Online Telepítıje

A szükséges új mérıpontok kialakítása, mérık, kommunikációs hálózat, adattovábbító eszközök elhelyezésével.

Mobil Telefonon Keresztüli Felügyelet Felhasználói Kézikönyv

ÜLÉS IDİPONTJA: Vecsés Város Önkormányzat Képviselı-testületének január 17-i ülésére VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS:

NYILATKOZAT a társaságirányítási gyakorlatról a Budapesti Értéktızsde Zrt. által közzétett Felelıs Társaságirányítási Ajánlások (2008.

Absztrakt feltöltése az ITDK 2013 konferenciára

A WINETTOU Távközlési Szolgáltató Korlátolt Felelısségő Társaság. Internet szolgáltatásra vonatkozó Általános Szerzıdéses Feltételek

NEMESKÉR KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA 2/2011.(IV.13.) R E N D E L E T E

ITech2011_1_2_A IQSYS BIT

A STANDARD ELİKÉSZÍTİ TESTÜLET MŐKÖDÉSI RENDJE módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva

Károli Gáspár Református Egyetem A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE ME A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE

SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZAT-OT

Szekszárdi Cigány Kisebbségi Önkormányzat

Alap Község Önkormányzata Képviselı-testületének. 13/2010. (XII. 16.) önkormányzati rendelete. a civil szervezetek pénzügyi támogatásának rendjérıl

Elızmények. Csengey Gusztáv Általános Iskola 2170 Aszód, Csengey u. 30. Ü.szám: 222/2009.

JEGYZİKÖNYV. Nyirád Község Roma Nemzetiségi Önkormányzata Képviselı-testületének nyilvános ülésérıl június 12.

PDF DOKUMENTUMOK LÉTREHOZÁSA

QuickSend. , és SMS küldés program. Felhasználói kézikönyv. Program dokumentáció 2008 JMGM Magyarország Informatikai Kft.

Informatikai biztonsági elvárások

ELİTERJESZTÉS KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYEI KÖZGYŐLÉS E L N Ö K E VI. 1498/ a Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés november 29-ei ü l é s é r e

A 130/2012. (V. 29.) határozat melléklete. Együttmőködési megállapodás. mely létrejött egyrészrıl

Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet Pályázatkezelı Rendszere (NCSSZI-PR) Általános Szerzıdési Feltételek (ÁSZF)

HIDASNÉMETI KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK

ELİTERJESZTÉS az önkormányzati fenntartású intézmények vezetıinek minısítési eljárása teljesítményértékelési eljárásrendben történı meghatározására

Szakdolgozat. A Microsoft Access módszertana. Témavezetı: Radványi Tibor Készítette: Erényi Péter, 2006 IV. évfolyam, számítástechnika szak

Tájékoztató. ügyfelei számára

ELİTERJESZTÉS. Sándorfalva Város Képviselı-testületének. Kakas Béla polgármester

JAVÍTÁSI-ÉRTÉKELÉSI ÚTMUTATÓ ÍRÁSBELI VIZSGATEVÉKENYSÉGHEZ. Gyógymasszır, Sportmasszır szakképesítés Masszır szakmai szolgáltatás modul

Projektmenedzsment Szervezet Szervezeti és Mőködési Szabályzat

Lombard Lízing Csoport. nyilvános adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata

J e g y z ı k ö n y v

Ezeket a kiemelkedı sebességő számítógépeket nevezzük szuperszámítógépeknek.

A TÁMOP Központi szociális információs fejlesztések kiemelt projekt keretében fejlesztett szoftverek bemutatói

Minıségirányítási program. Móra Ferenc Általános Iskola

JEGYZİKÖNYV. Nyirád Község Önkormányzata Képviselı-testületének december 13-i nyilvános ülésérıl december 13.

Mérlegjegy. Szécsy Számítástehnika 4080 Hajdúnánás, Ady krt

SZAKISKOLAI ÖNÉRTÉKELÉSI MODELL

J e g y z ı k ö n y v

A MAGYAR SZÁMVITELI STANDARDJAVASLATOK KIALAKÍTÁSÁNAK RÉSZLETES ELJÁRÁSI RENDJE módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva

SZEKSZÁRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÖZGYŐLÉSÉNEK GAZDASÁGI ÉS PÉNZÜGYI BIZOTTSÁGA

Bár a szoftverleltárt elsősorban magamnak készítettem, de ha már itt van, miért is ne használhatná más is.

Adat mentés. A program segítség file-ok, mappák mentésében. Mentési csomagokat állíthatunk össze.

Elıterjesztés A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés április 28-ai ülésére

E-Számlázás az ECOD rendszeren belül. Horváth Péter, Senior Projekt Menedzser Synergon Retail Systems Kft.

ELİLAP AZ ELİTERJESZTÉSEKHEZ

HIDASNÉMETI KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK

Gazda - gazdálkodói nyilvántartó rendszer

Társadalombiztosítási ellátások alrendszere

Vezető Kedvezményezetti Szeminárium IMIR

Komponens alapú fejlesztés. Szoftvertechnológia elıadás

J E G Y Z İ K Ö N Y V

Szekszárdi Cigány Kisebbségi Önkormányzat

AJÁNLAT. Kfl Telefonrendszer Prepaid szolgáltatás használatára. Kfl Informatikai Betéti Társaság. Kommunikációs üzletág

A Velencei-tó és Térsége, Váli-völgy, Vértes Térségi Fejlesztési Tanács Ügyrendje

JUPI-W integrált beléptetı- és munkaidı nyilvántartó szoftver

Tanulmányi kirándulás.

J E G Y Z İ K Ö N Y V

Használati utasítás a internetes portál ügyfélkapujához

Felhasználói kézikönyv

BALATONKERESZTÚRI KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETÉNEK. 1. számú JEGYZİKÖNYVE január 24-i Balatonmáriafürdı Képviselıtestületével

J e g y z ı k ö n y v

Beszédfelismerés alapú megoldások. AITIA International Zrt. Fegyó Tibor

Jegyzıkönyv. Készült: Dömös Község Önkormányzat Képviselıtestületének április 5-én megtartott rendkívüli ülésérıl

BÉKÉSCSABA MEGYEI JOGÚ VÁROS

A minıségirányítási program 6. sz. melléklete

Forgalom nyilvántartó program Kezelési útmutató

Elıterjesztés a Sajószentpéteri Központi Napközi Otthonos Óvoda mőködtetésére vonatkozó intézményfenntartói társulási megállapodás módosítására

Tanuló nyilvántartó rendszer (TNYR)

HelpBox szociális segélyhívó rendszer

./.. (...) 10/1999. (III.31.)

Napirend: JEGYZİKÖNYV

Energo-TDCS - Tachograph & Driver Card Software felépítése

A TISZAFÖLDVÁR ÉS VIDÉKE TAKARÉKSZÖVETKEZET PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Enying Város Önkormányzata Képviselı-testületének július 13-án tartott rendkívüli n y í l t ülésérıl

Csemı Község Önkormányzata Képviselıtestületének. 9/2007. (XI. 05.) rendelete. Csemı Község Önkormányzatának Szervezeti és Mőködési Szabályzatáról

J e g y z ı k ö n y v

Az ügyfélkapu informatikai háttere. Budapest, április 23.

Közlemények kézi felvitele

Szolgáltatás és Minőségfejlesztés a Corvinus Egyetemen Kiss György János Mogyorósi János

J E G Y Z İ K Ö N Y V. Csányi László alpolgármester, képviselı. Mucsi György társadalmi megbízatású alpolgármester,

Átírás:

A DocuBase önkormányzati programrendszer RÖVID ISMERTETİ Milyen céllal készült a DocuBase? A DocuBase az önkormányzat testületének, illetve bizottságainak munkájához szükséges dokumentumokat nyilvántartó, rendszerezı és keresı rendszer További szolgáltatás az ülések (testületi és bizottsági) alatti papíralapú dokumentumok kiváltása az Ülésvezetı modul segítségével Ez a modul az egyes napirendi pontokhoz tartozó összes szükséges dokumentumot áttekinthetı formában képes megjeleníteni a képviselık számítógépén a testületi ülés folyamán A rendszer által elérhetı legfontosabb nyereségek: a papírmunka kiváltása, a feldolgozási idı csökkentése, dokumentum keresési idı csökkentése, egységesítés, adatbázis alapú, biztonságos nyilvántartás, folyamatok ellenırizhetısége és követhetısége mindezeken keresztül a mőködési költségek csökkentése Milyen dokumentumokat kezel a rendszer? A DocuBase az alábbi alapdokumentumokat kezeli: rendeletek, határozati javaslatok és határozatok, elıterjesztések és mellékleteik, függelékeik, módosító indítványok, interpellációk, képviselıi kérdések, meghívók Fentieken kívül a program segítségével egyéb dokumentumok állíthatók elı (pl kivonatok, módosító indítványok listája) A rendszer értelemszerően nyilvántartja az Önkormányzat összes érintett törzsadatát: képviselıket, testületeket (bizottságok, frakciók, stb) operátorokat, irodai dolgozókat kiegészító adatokat (pl ülések helyszínei) 1

A dokumentumkezelés folyamatai A dokumentumok kezelését a rendszer három alapmodulja végzi: 1 a dokumentumok bevitelére szolgáló Érkeztetı, 2 a dokumentumok rendszerezésére és keresésére szolgáló Feldolgozó, 3 az ülések alatti munka megkönnyítésére szolgáló Ülésvezetı A dokumentum-menedzsment folyamata a három alapmodul használatával leegyszerősítve az alábbi folyamatábra szerint történik: dokumentum születése képviselı dokumentum rögzítése operátor DocuBase, Érkeztetı dokumentum hitelesítése operátor, képviselı DocuBase, Érkeztetı ORACLE testületi ülés képviselı DocuBase, Ülésvezetı keresések, leválogatások operátor, képviselık DocuBase, Feldolgozó esetleges további feldolgozás operátor DocuBase, Feldolgozó Miért célszerő a DocuBase rendszer bevezetése az önkormányzati munkába? 1 A DocuBase a dokumentumok olyan nyilvántartását valósítja meg, amellyel a rögzített anyagok nagy hatékonysággal kereshetık vissza a legkülönbözıbb feltételek szerint Csak néhány példa arra, hogy milyen szempontok alapján kereshetık a dokumentumok: nevek (elıterjesztı, készítı, felelısök, stb) szerint, kulcsszavak szerint, dátumok, idıpontok szerint (pl egy határozat végrehajtásának dátuma), testületi (bizottsági) ülések szerint, az összes dokumentum szövegének tetszıleges szövegrésze szerint 2

2 A DocuBase magas szintő hitelesítési és jogosultsági rendszere garantálja a dokumentumokkal szemben támasztott biztonsági követelményeket A dokumentumok készítésében részt vevık megfelelı jogosultságokkal rendelkeznek, hogy csak a rájuk tartozó mőveleteket végezhessék el A dokumentumok készülésének folyamatát üzenetküldı modullal támogathatjuk, hogy mindenki azonnal értesüljön a rá váró feladatról (pl pénzügy iroda jóváhagyása) 3 Nagymértékben csökkenthetı a papíralapú dokumentumok használata A rendszer mögött meghúzódó Oracle alapú adatbázis hatékony és biztonságos munkát tesz lehetıvé Az archíváló modul napi biztonsági mentést készít, így az adatvesztés lehetısége minimális 4 A rendszer által automatikusan készített dokumentumok sokkal kisebb hibalehetıséget rejtenek, mintha azokat kézzel állítanák elı A meghívó esetében például elegendı megadni a napirendi pontokat, a rendszer a készre formázott meghívót egy kattintással elıállítja, sıt, kérésre a teljes testületi anyaggal együtt ez érintettek számára kézbesíti is (elektronikus levélben) 5 Az Ülésvezetı használata a képviselık körében közkedvelt, mert használatával sokkal átláthatóbb egy-egy napirend sokszor nagy terjedelmő dokumentumainak halmaza A program segítségével néhány kattintással a teljes ülés bármelyik dokumentuma a képernyıre hivható, sıt, a döntések eredménye is megtekinthetı Tapasztalatok a rendszer használatáról A DocuBase rendszert Erzsébetváros Önkormányzata munkájába egy évvel ezelıtt vezettük be, néhány hónapos tesztidıszak után Azóta elértük, hogy a képviselık a testületi anyagot nem papíron, hanem kizárólag elektronikus formában kapják meg A képviselık az üléseken papírok helyett hordozható számítógéppel követik az eseményeket A rendszer használata teljes egységesítést eredményezett, mára valamennyi dokumentum formátuma egységessé vált Egy-egy kérdéses dokumentum elıkeresése csak másodperceket vesz igénybe, hasonlóan a kivonatok készítéséhez 3

Néhány képernyıkép 1 Érkeztetı 4

2 Elıterjesztés adatlapja 5

3 Meghívókészítı 6

4 Ülésvezetı Mőködési környezet A rendszer intranetes környezetben Windows (WIN 2k, XP) alapokon kliens-szerver felépítésben ORACLE adatbázis kezelı alatt mőködik Ez lehetıvé teszi a rendszer funkcióinak (jogosultsággal szabályozott) elérését az önkormányzati intranet tetszıleges pontjáról VPN opcionális kiegészítéssel lehetséges a szabályozott elérés a képviselık otthoni gépeirıl is (módosító készítés, visszakeresés stb) A rendszer hatékony mőködése érdekében javasolt erıs központi szerver alkalmazása, a megfelelı ORACLE licensz beszerzése mellett 7