HATÁRON ÁTNYÚLÓ KEZDEMÉNYEZÉSEK KÖZÉP-EURÓPAI SEGÍTİ SZOLGÁLATA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Budapest, 2014. június 17.
Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata Iratkezelési szabályzat I. BEVEZETİ RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat kidolgozásának alapjai Jelen iratkezelési szabályzat kidolgozására - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), - a személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, - a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény, - az adózás rendjérıl szóló 1990. évi XCI. törvény, - az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény, - a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény rendelkezéseinek figyelembe vételével került sor. 2. A szabályzat célja 2.1 Az iratkezelési szabályzat célja annak a biztosítása, hogy - az iratkezelés megfeleljen a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek, - az iratkezelésben az irat, illetve az irat útja pontosan követhetı, ellenırizhetı és visszakereshetı legyen, - az iratkezelés szolgálja a szervezet feladatainak eredményes és gyors megoldását, az iratok biztonságos és használható állapotban való megırzését. 2.2 A fentiek megvalósítása érdekében jelen szabályzat meghatározza - az általános iratkezelési szabályokat, illetve - az iratkezelést végzı szervezeti egységek és személyek iratkezeléssel kapcsolatos feladat- és hatáskörét. 2
Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata Iratkezelési szabályzat 3. A szabályzat hatálya A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Határon Átnyúló Kezdeményezések Középeurópai Segítı Szolgálata mőködésével és tevékenységével összefüggésben keletkezett iratok kezelésére, személyi hatálya a Határon Átnyúló Kezdeményezések Középeurópai Segítı Szolgálata alkalmazottjaira. II. ALAPFOGALMAK 3
1. Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat a megjelentetés szándékával készül könyvjellegő kézirat kivételével amely valamely szerv mőködése, vagy személy tevékenysége során keletkezett, vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendı rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép, vagy bármely más formában lévı információ vagy ezek kombinációja. (1995. évi LXVI. törvény 3. c.) pontja) Irat továbbá a gépi feldolgozás útján rögzített adat, a papíralapú, továbbá a mágneses és elektrooptikai adathordozók, távirat és mikrofilm is. Nem kell iratként kezelni a számviteli és pénzügyi bizonylatokat, továbbá a közlönyöket, folyóiratokat, napilapokat, könyveket, valamint a reklám- és propagandakiadványokat. 1.1. Beérkezı irat: az Egyesület és munkavállalói címére (nevére) postán (postafiókcímre) vagy kézbesítı útján, valamint futárral, illetve elektronikus úton (faxon), számítógépen beérkezı mindennemő irat. 1.2. Kimenı irat: az Egyesület által postán vagy egyéb úton továbbított mindennemő irat. 1.3 Átmenı irat: az az irat, melyet az intézkedésre jogosult szervezeti egység véleményezés vagy tájékoztatás céljából egy másik szervezeti egységnek megküld. 1.4. Közirat: a keletkezés idejétıl és az ırzés helyétıl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. 1.5. Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévı irat. 1.6. Magánjellegő irat: névre szólóan érkezı küldemény, amelynek címzése a személy nevével kezdıdik és a Egyesület szervezeti egységeinek elnevezése semmilyen formában nem szerepel a címben. Ezen iratokra a jelen iratkezelési utasítás nem terjed ki. 1.7. Minısített irat: jogszabály által államtitoknak-, szolgálati- vagy üzemi titoknak minısített adatot, információt tartalmazó irat. 1.8. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával elektronikus formában rögzített elektronikus úton létrehozott, érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
2. Irattári anyag: az Egyesület mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége. 3. Irattár: megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség/ek, illetve annak részei. 4. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. (1995. évi LXVI. törvény 3. (h) pontja). 5. Iratkapcsolás: Az azonos szervezettıl, személytıl megegyezı témakörben már érkezett irat (elıirat) és az új irat egy győjtıhelyen való kezelése. 6. Iratkezelı: kijelölt munkavállaló, aki az iratkezelés konkrét munkaköri leírásában szereplı részfeladatait ellátja. 7. Irattári terv: az iratok megırzésének, rendszerezésének és selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot irattári tételekre (tárgyi csoportokra, esetenként iratfajtákra) tagolva az Egyesület szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok esetleges levéltárba adásának határidejét. 8. Küldemény: nem iratként kezelt levél, értesítés, prospektus, sajtótermék, csomag. 9. Csomag: az a papírmennyiség, mely a levélboríték méretét meghaladja, illetve a levélboríték mérető, de a súlyhatárt meghaladó küldemény, amely dokumentumok, nyomtatványok vagy kisebb mőszaki áruk továbbítására szolgáló forma. 10. Maradandó értékő irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, mővelıdési, mőszaki vagy egyéb szempontból jelentıs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetıleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetı adatot tartalmazó irat. 11. Levéltár: a maradandó, történeti értékő iratok tartós megırzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerő használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
III. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1. Az iratkezelés felügyelete és ellenırzése 1.1. Az iratkezelés általános felügyeletét a szervezet fıtitkára látja el, intézkedik az esetleges szabálytalanságok megszüntetésérıl, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására. 2. Az iratkezelés szervezete 2.1. Az iratkezelés a szervezet mindenkori irodájában történik. 2.2. Az iratkezelési feladatokat a szervezet vezetıje és az ezzel a feladattal megbízott munkatársak látják el. 3. Az adatvédelem és az üzleti titok védelmének általános szabályai 3.1. A személyes adatokat tartalmazó iratok kezelése során biztosítani kell a személyes adatok jogszabályban elıírt védelmét. 3.2. A Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata tevékenységéhez kapcsolódó és az egyes partnerekrıl a Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata rendelkezésére álló tények, információk, adatok üzleti titkot képezhetnek. Aki üzleti titkot tartalmazó irat birtokába jut, köteles a titkot idıbeli korlátozás nélkül megtartani. A titoktartási kötelezettség alapján az üzleti titok körébe tartozó tény, információ, megoldás vagy adat, a jogszabályokban meghatározott körön kívül a Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata, illetve a partner felhatalmazása nélkül nem adható ki harmadik személynek, és feladatkörön kívül nem használható fel. 3.3. Iratot munkahelyrıl kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan, a közvetlen vezetı engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg, nem számítva ide azokat az iratokat, amelyeknél az ügyintézés menete külsı helyszínen történı munkavégzést igényel. 4. Az iratkezelés helyiségei és ezek védelme 4.1. Az iratkezelés helyszíneit úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységektıl és helyiségektıl (pl. konyha stb.) elkülönítetten történjen. 4.2. A helyiségek és az irattároló szekrények zárásával és biztonsági védelmével kapcsolatban esetleg szükséges külön szabályokról a vezetı külön intézkedhet.
IV. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA 1. A küldemények átvétele A hagyományos úton érkezı küldemények átvétele 1.1 A hagyományos úton (postán, kézbesítı útján, futárszolgálattal) érkezı küldeményeket az iratkezelési feladatokkal megbízott munkatárs (a továbbiakban: iratkezelı) veszi át. 1.2 A szigorú elszámolás alá esı küldemények, tértivevényes, érték- és ajánlott küldemények esetén az átvétel tételes egyeztetéssel történik. Az átvevı a kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. 1.3 Az iratkezelı az átvétel során ellenırizni köteles: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, b) a kézbesítı okmányon és a küldeményen lévı azonosítási jel megegyezıségét, c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. 1.4 A téves címzés vagy helytelen kézbesítés következtében érkezett küldeményeket az iratkezelınek vissza kell juttatnia a postahivatalhoz. 1.5 A küldemény sérülésének átvételkor történı észlelése esetén, amennyiben a posta ennek tényét a küldeményen nem rögzíti, illetve érték- és ajánlott küldemény esetén errıl hivatalos jegyzıkönyvet nem biztosít, az iratkezelınek kérnie kell a sérülés küldeményen történı jelölését és megfelelı dokumentálását. A sérülésrıl készült jegyzıkönyvet, egyéb dokumentumot az irathoz kell szerelni. 1.6 A sérülés tényének utólagosan észlelése esetén az iratkezelı köteles a Sérülten érkezett, vagy Felbontva érkezett feljegyzést a küldeményen feltüntetni és azt aláírásával igazolni. 1.7 Az iratkezelı az átvett küldeményeket átadja a postabontást és szignálást végzı vezetı részére. Elektronikus úton érkezı küldemények kezelése 1.8 Amennyiben jogszabály vagy szerzıdés másként nem rendelkezik, az elektronikus levélben érkezett irat mindaddig nem tekinthetı jogi érvényőnek, amíg az hivatalos küldeményként hagyományos úton is meg nem érkezik, vagy az elektronikus levélrıl készült nyomtatott példányt az eredeti iratot kiadmányozó/ırzı szerv, szervezeti egység illetve személy nem hitelesíti. 1.9 Az elektronikus levélben (e-mail) érkezett hivatalos iratokat ki kell nyomtatni. 1.10 Egyebekben az elektronikus úton érkezett iratok kezelésére is az általános rendelkezések az irányadók.
2. A küldemények bontása és szignálása 2.1 Az átvett küldeményeket a fıtitkár, vagy a fıtitkár által megbízott munkatárs bontja fel és továbbítja az küldemény tárgya szerinti tevékenységet végzı ügyintézıhöz. 2.2 Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani: a) a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegő és b) az s. k. felbontásra szóló küldeményeket. 2.3 A küldemények téves felbontásakor, a borítékot újból le kell ragasztani, s rá kell vezetni a Tévesen felbontva feljegyzést valamint a felbontó nevét, majd továbbítani kell a címzett részére. 2.4 A küldemény felbontásakor ellenırizni kell a kiemelten is jelzett melléklet(ek) meglétét. Az esetlegesen felmerülı irathiány tényét rögzíteni kell az iraton. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézınek kell kezdeményeznie abban az esetben is, ha az irat tartalmából derül ki a mellékletek hiánya.) 2.5 Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, annak értékét az iraton fel kell tüntetni, majd az errıl született elismervényt az irathoz kell csatolni. 2.6 Amennyiben az irat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik vagy főzıdhet, gondoskodni kell, hogy annak idıpontja harmadik fél által megállapítható legyen. a) Papíralapú irat esetében a benyújtás idıpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható. b) Elektronikus úton érkezett irat esetében a benyújtás idıpontjának az érkezési dátum felel meg. 2.7 A fıtitkár, vagy a fıtitkár által megbízott vezetı kijelöli az intézkedésre jogosult személyt, közli az elintézésre vonatkozó külön utasításait és szükség esetén meghatározza az elintézési határidıt. 3. A küldemények nyilvántartása 3.1 A Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata iratainak nyilvántartása és megırzése az egyes irattípusoknak megfelelı irattári tároló egységbe (dossziéba) lefőzéssel történik mind a beérkezı, mind a kimenı iratok esetében 3.2 Nem kell irattípusoknak megfelelıen lefőzni, de egyes meghatározott esetekben meg kell tartani: a) a tájékoztatókat, meghívókat, prospektusokat, b) a hivatalos lapokat, közlönyöket, sajtótermékeket, folyóiratokat, c) a magánlevélként érkezett iratokat, d) az s. k. felbontásra érkezett iratokat, e) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, f) a visszaérkezett tértivevényeket.
3.3 A nem papír alapú elektronikus adathordozón érkezett, illetve tárolt iratokon (pl. CD ROM) fel kell tüntetni az adathordozó fıbb paramétereit. 4. Kiadmányozás 4.1 Külsı szervhez vagy személyhez küldendı iratot kiadmányként a szervezet elnöke vagy fıtitkára írhat alá. A kiadmányokat legalább két példányban kell elkészíteni, a kiadmányozó köteles a kiadmány visszamaradó, irattári példányát is aláírni 4.2. A kiadmány a Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata írásbeli képviselete során akkor hiteles, ha a társaság képviseletére jogosult kiadmányozó az iratokat hiteles cégaláírási nyilatkozatának megfelelıen saját névaláírásával látja el, vagy a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá ha a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzılenyomata szerepel. 4.3. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakhő aláírás-mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata. 4.4 A hivatalos cégjegyzést nem igénylı és belsı kiadmányok esetében a kiadmány akkor hiteles, ha a) azt az illetékes kiadmányozó, illetve a kiadmányozásra felhatalmazott személy saját kezőleg aláírja, b) a kiadmányozó neve mellett az s. k. jelzés szerepel és hitelesítési záradékkal látják el. 4.5 Az Egyesületnél keletkezett iratokról az adminisztratív ügyintézı jogosult hitelesítési záradékolással papíralapú másolatot is kiadni. Az iratok külalakja 4.6 A külsı szervekkel és személyekkel folytatott hivatalos levelezés során a Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata cégjelzéses levélpapírját kell alkalmazni. 4.7 A kiadmányozott kimenı iratokon az alábbiakat kell feltüntetni: a) baloldalon a címzésben: a címzett nevét, beosztását, és pontos címét, b) az irat elsı lapjának jobb felsı részén az irat tárgyát, c) a szöveg alatt, baloldalon: - a keltezést (év, hó, nap), - a mellékletek darab- és lapszámát, - a több példányban készülı iratok esetén minden példányon az összes címzettet (5 példánynál több esetén elosztójegyzéket kell mellékelni)
d) a szöveg alatt jobb oldalon: - a kiadmányozó aláírását, - a kiadmányozó nevét és beosztását, - a bélyegzı lenyomatát, 4.8 A kiadmányokon nem kötelezı, de bizonyos esetekben ajánlott feltüntetni: a) az irat elsı lapjának jobb felsı sarkán: - az ügyintézı nevét, telefonszámát, faxszámát, - válasz esetén a hivatkozási számot, b) a szöveg alatt bal oldalon: - a kiadmányt másolatban kapó személyek nevét és beosztását 5. Az iratok továbbítása, postázása 5.1 Az iratok továbbítását megelızıen az iratkezelınek ellenırizni kell az aláírás(ok) és a bélyegzınyomat meglétét, valamint hogy a szükség esetén a mellékleteket csatolták-e. 5.2 A kiadmányozott iratok továbbításra kerülı példányához az iratkezelı készíti el borítékot és a postázáshoz szükséges egyéb tartozékokat (pl.: feladóvevényeket, tértivevények stb.). 5.3 A borítékon fel kell tüntetni: a) a címzett nevét, pontos címét, b) esetenként a küldemény jellegét (pl.: pályázat, elszámolás stb.). 5.4 Az iratkezelı gondoskodik a kimenı küldemények postára adásáról, egyéb továbbítási módjáról, illetve személyes kézbesítés esetén a címzett részére történı átadásáról. 6. Irattár 6.1 Az irattárban kell elhelyezni a tudomásul vett vagy véglegesen elintézett iratokat. 6.2 Az irattárba kerülı iratokat lefőzıs dossziéban kell elhelyezni. 6.3. A dossziék típusait az iratok típusai alapján kell kialakítani. Az irattári ügyiratokat csak átvételi elismervény ellenében, a visszaadási határidı elıírásával szabad kiadni.
7. Az iratok selejtezése 7.1 Az irattárban ırzött iratanyagot az irattári tervben meghatározott megırzési idık figyelembe vételével folyamatosan felül kell vizsgálni. 7.2 A lejárt ırzési idejő, ügyviteli értékkel nem rendelkezı iratokat selejtezni szükséges. A selejtezésre kijelölt iratanyag megsemmisítésre kerül. 7.3 A jegyzıkönyvet a szervezet felelıs vezetıje ellenırzi. Egyetértése és az iratselejtezési jegyzıkönyv ellenjegyzése esetén a selejtezésre kijelölt iratanyag megsemmisítésre kerül. 8. Az iratok megsemmisítés 8.1 A selejtezésre engedélyezett iratokat az irat anyagától függı módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani. 8.2 A selejtezési jegyzıkönyvek nem selejtezhetık, azokat a társaság iratanyagával együtt idırendi sorrendben kell ırizni. V. IRATTÁRI TERV Az irattári tervet az egyesületi iratfajtákról tárgykörönkénti rendszerezéssel kell elkészíteni, feltüntetve az iratok megırzésének idıtartamát. Az iratokon a megırzési idıt az iktatás alkalmával az irattári terv tételszámával kell megjelölni. Az Egyesület irattári tervét az 1. sz. melléklet tartalmazza. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉS Jelen szabályzat, illetve annak módosításai a közgyőlés általi elfogadásával és az erre felhatalmazott személy aláírásával lépnek hatályba. Kelt: Budapest,... az Egyesület képviselıje
1. sz. melléklet IRATTÁRI TERV A Határon Átnyúló Kezdeményezések Közép-európai Segítı Szolgálata iratainak megırzésére Irattári tételszám Tárgykör megnevezése IGAZGATÁSI ÜGYEK Megırzési idı 1. Alapítással, átalakulással, megszőnéssel Nem selejtezhetı kapcsolatos iratok 2. Szabályzatok, belsı utasítások Nem selejtezhetı 3. Kártérítési, kötbér, szabálysértési ügyek 10 év 4. Peres ügyek 10 év 5. Vizsgálati, ellenırzési ügyek 10 év 6. Stratégiai tervek Nem selejtezhetı 7. Hosszú távú tervek Nem selejtezhetı 8. Éves tervek Nem selejtezhetı 9. Egyéb tervek 5 év 10. Jogtanácsosi ügyek 10 év 11. Belsı ellenırzési ügyek 10 év 12. Vagyonvédelmi ügyek 10 év 13. Munka- és tőzvédelmi ügyek 5 év 14. Számítástechnikai ügyek 5 év 15. Posta, távközlési ügyek 5 év 16. Iratátadási, selejtezési jegyzıkönyvek Nem selejtezhetı SZERZİDÉSEK 17. Vevıi szerzıdések Lejáratot követı 10 év 18. Szállítói szerzıdések Lejáratot követı 10 év PÁLYÁZATI ÜGYEK 19. Pályázati anyagok 20. Pályázatok pénzügyi elszámolása 21. Támogatási határozatok RENDEZVÉNYEK 22. Tanfolyamok ügyei 5 év 23. Tanulmányutak ügye 5 év 24. Konferenciák rendezése 5 év KOMMUNIKÁCIÓ Pályázati elszámolás után 10 év
25. Hirdetési, reklámügyek 5 év 26. Nyomtatott sajtóügyek 10 év 27. Könyvkiadási ügyek 15 év 28. Hangfelvétel Nem selejtezhetı 29. Fénykép, film, tv-sugárzás Nem selejtezhetı 30. Számlavezetı pénzintézet, aláírás-bejelentés Érvényesség lejárta 31. Egyéb bankszámla, aláírás-bejelentés után 10 év 32. Bankszámlakivonatok 10 év 33. Pénztárbizonylatok, jelentések 10 év 34. Társaság évenkénti költségvetése Nem selejtezhetı 35. Beruházás, beszerzési ügyek 10 év 36. Számviteli bizonylatok 10 év 37. Fıkönyvi kivonatok 10 év 38. Számviteli mérleg, eredménykimutatás, Nem selejtezhetı közhasznúsági jelentés 39. Leltárak 10 év 40. Statisztikai adatszolgáltatások 10 év 41. Adóbevallások 10 év MUNKAÜGYI IRATOK 42. Vezetıi kinevezés 50 év 43. Munkaszerzıdés, munkaügyi iratok 50 év 44. Megbízási szerzıdések lejáratot követı 20 év 45. Bérmegállapítási ügyek 50 év 46. Munkaügyi nyilvántartások 50 év 47. Betegséggel, szabadsággal kapcsolatos ügyek 20 év 48. Nyugdíjazási ügyek 20 év 49. Egyéb személyi, munkaügyi ügyek 20 év EGYÉB ÜGYEK 50. Általános levelezés 5 év Kelt: Budapest,... az Egyesület képviselıje