A MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR ZALA MEGYEI LEVÉLTÁRA 2012. ÉVI MUNKABESZÁMOLÓJA Vezetői összefoglaló Működési feltételeinket tekintve, 2012. évi bevételeink az év közben mutatkozott átmeneti gazdálkodási nehézségek ellenére - eredményesen fedezték tárgyévi kiadásainkat. A költségvetési támogatás teljes egészében elegendő volt bérjellegű személyi kiadásainkra, dologi kiadásainkat pedig saját tervezett intézményi bevételeink teljesítésével, valamint a bérmaradvány átcsoportosításával sikerült fedeznünk. Az év közbeni költségvetési elvonás, tartalékolás, illetve zárolás elsősorban a dologi kiadásainkat érintette, ezért azután az épületeinkkel és berendezéseinkkel kapcsolatos műszaki-technikai problémáinkból gyakorlatilag semmit sem sikerült megoldanunk, ráadásul újabb gondunk keletkezett raktárbázisunk vízellátásának elzárásával. Gazdasági, ügyviteli és szakmai munkánkban egyaránt nehézségeket okozott, és személyi változásokat is eredményezett pénzügyi munkatársaink 1 főre való csökkentése. Szakmai tevékenységünk során az átszervezésekkel járó átmeneti gazdálkodási és adminisztratív nehézségek ellenére jelentős eredményeket sikerült elérnünk valamennyi területen. Munkatársaink a költségtakarékos gépkocsi-futás dacára 66 iratképző szervet ellenőriztek 67 alkalommal, közülük hatszor a Zala Megyei Kormányhivatallal közösen. Ezen kívül 54 szerv 144 selejtezési jegyzőkönyvét és 79 szerv 1-1 iratkezelési szabályzatát (javarészt önkormányzati hivatalokét) hagytuk jóvá. 2012-ben 121,29 ifm új levéltári anyagot vettünk át, miközben 19,68 ifm levéltári anyagot selejteztünk ki. A technikai jellegű gyarapodás (vagy korrekció) mérlege összesen 27,8 ifm iratanyagot tett ki, így levéltárunk iratállománya ez évben összesen 129,41 ifm-rel nőtt statisztikailag, és az intézményünk által őrzött iartanyag teljes mennyisége 10.731,94 ifm-et tett ki 2012. december 31-én. Állományvédelmi munkánk területén, anyagi támogatás hiányában elmaradt a Széchenyi téri raktáraink fűtésének korszerűsítése, ill. a kedvezőbb raktári klíma kialakítása. Pályázati támogatás segítségével mindössze egyetlen dokumentumot, egy városi segédkönyvet sikerült restauráltatnunk. 2012-ben egyelőre lezárult az állami anyakönyvek levéltárunkban őrzött másodpéldányainak a Tolna Megyei Levéltárban évek óta zajló digitalizálása. Ez évben
rendezett és selejtezett irataink összesen 274 ifm terjedelemben lettek savmentes dobozba és palliumba átcsomagolva. Ami levéltári alapnyilvántartásunkat illeti, intézményünkben teljes körűen naprakész az e- Archívum integrált rendszer vezetése, mind a belső, mind a külső nyilvántartások esetében. Levéltárunkban középszinten 215,59 ifm, darabszinten 81,21 ifm, ellenőrző módon pedig 25,62 ifm iratanyagot sikerült rendeznünk 2012-ben. Egyetlen fond 26,76 ifm anyagának átselejtezésével 19,68 ifm selejtet távolítottunk el. A 2012. évi tervhez képest a rendezések teljesítésében mutatkozó számszerű elmaradás több okra vezethető vissza. A legfontosabb ezek közül egy technikai elem, ugyanis a tervezésnél mindig a rendelkezésre álló legutolsó mennyiségi értékkel tudjuk csak felvenni az iratanyagot a rendezési valamint a selejtezési és segédletkészítési tervbe. A szakszerű rendezés eredményeként azonban - a dobozok teljesebb, ésszerűbb feltöltésével, helykihasználásával - szinte kivétel nélkül csökken minimum tíz, nem ritkán húsz vagy még több százalékkal az anyag eredeti terjedelme. A másik, kisebb jelentőségű tényező az év folyamán váratlanul bekövetkezett, előre nem kalkulálható események sora (betegségek, üres állás be nem töltése), amihez a tárgyévben zajló átalakulások által generált, megnövekedett adminisztratív terhek is hozzájárultak, tekintettel arra, hogy az igazgatási és gazdasági munkatársak mellett ez a feladat több olyan munkatársat is érintett, akik a feldolgozó munkában is részt vettek. Kiemelkedő eredményeket hozott segédletkészítési munkánk: sikerült kifejlesztenünk egy saját segédletkészítő és adatbázis-kezelő programot, melynek segítségével 432 fondhoz és állaghoz (456,06 ifm anyaghoz) készült raktári jegyzék. Lajstromot 45,98 ifm anyaghoz készítettünk, míg 120 Mohács előtti oklevelünkről részletes regeszta készült. Integrált adatbázist hoztunk létre a levéltárunkban őrzött testületi jegyzőkönyvek (tanácsi és pártiratok) napirendi jegyzékei alapján, 9,68 ifm anyaghoz, 13.251 rekord terjedelemben. Kutatószolgálatunk 253 látogatói jegyet adott ki, kutatóink 687 kérőlapot nyújtottak be, és 1137 esetben végeztek kutatást. Kutatóink részére 1502 db másolatot adtunk ki, 54 kutatónk pedig napijegy megváltása ellenében használta digitális fényképezőgépét. Intézményünk részére 11 esetben kölcsönöztünk iratot, míg tőlünk 13 alkalommal történt iratkölcsönzés. Ügyfélszolgálatunkat 2012-ben 798 ügyfél kereste fel, részükre 2056 oldal terjedelemben adtunk ki másolatot. Ami a 2012. évi tudományos munkánkat illeti, támogatási lehetőségeink jelentős mértékű beszűkülése ellenére is két tudományos emlékülést rendeztünk, valamint két önálló kötetet jelentettünk meg a Zalai Gyűjtemény című kiadványsorozatunkban. Munkatársaink tollából ezen kívül egy önálló kötet jelent meg a Zalaegerszegi Füzetek sorozatban, 10 további 2
tudományos publikáció pedig szakmai folyóiratokban és tanulmánykötetekben látott napvilágot. Munkatársaink ezek mellett 8 további kéziratot készítettek el és adtak le megjelenésre, valamint 13 tudományos vagy ismeretterjesztő előadást tartottak különböző rendezvényeken. Levéltárunknak 2012-ben a XXII. Szlovén-magyar levéltári kutatótábor megszervezése és lebonyolítása volt a legjelentősebb közművelődési (egyben egyetlen nemzetközi) rendezvénye. Egy kisebb alkalmi kiállítást rendeztünk (Mindszenti Józsefről) a zalaegerszegi közgyűjteményekkel közösen, egy Vas megyei kiállításhoz pedig iratokat kölcsönöztünk. A Zalai Hírlap hasábjain ez évben egy-egy ismeretterjesztő cikksorozatot indítottunk a zalai honvédek Don-menti harcairól, valamint Zala megye történetének levéltárunkban őrzött érdekességeiről. Szakmai eredményeinket ez évben is jelentős mértékben elősegítette intézményünk informatikai rendszergazdájának nélkülözhetetlen háttérmunkája. Az ő közreműködése nélkül nem tudtuk volna fejleszteni nyilvántartásainkat és segédleteinket, és nem épült volna ki integrált adatbázisunk sem. Működési feltételek 1. Költségvetés, pénzügy 2012-ből teljes körűen csupán az első háromnegyed év bevételi és kiadási adatai állnak rendelkezésünkre a Zala Megyei Intézményfenntartó Központ könyvelése alapján, ezért a teljes évről nem, csak a szeptember 30-áig tartó időszakról tudjuk összesíteni gazdálkodásunk adatait. 2012. évben intézményünk bevételei a 2011. évhez viszonyítva az alábbiak szerint alakultak szeptember 30-ig (adatok ezer Ft-ban): Megnevezés 2011. évi összeg 2011. évi % 2012. évi összeg 2012. évi % Változás % 1. Intézményi működési bevétel 3.953 3,9 3.215 3,8 81,33 12. Működési célra átvett pénzeszköz 5.902 5,7 8.099 9,6 137,22 3. Felhalmozási célra átvett pénzeszköz - - - - - 3
4. Költségvetési támogatás 88.857 - - - - - működésre 88.857 86,5 71.331 84,5 80,28 - felhalmozásra 5. Pénzmaradvány 3.990 3,9 1.741 2,1 43,63 Bevétel összesen 102.702 100 84.386 100 82,16 Működési bevételünk 2012. szeptember 30-ig az előző (teljes) évi bevétel 82,16 %-át érte el. Intézményi működési bevételeink alakulását (ugyancsak szeptember 30-ig) a következő táblázat szemlélteti (adatok ezer Ft-ban): Megnevezés 2011. évi összeg 2011. évi % 2012. évi összeg 2012. évi % Változás % 1. Kiadvány értékesítés 358 9,0 204 6,3 56,99 2. Iratmásolás 235 6,0 674 21,0 286,80 3. Energiaköltségtérítés 151 3,9 92 2,9 60,93 4. Bérleti díjak 2.733 69,0 1.790 55,7 65,49 5. Vendégszoba használat 84 2,2 128 4,0 152,38 6. Egyéb bevételek 384 9,7 327 10,2 85,16 7. Kamatbevételek 8 0,2 - - - Működési bevételek össz. 3.953 100 3.215 100,0 81,33 Intézményi működési bevételeink 2012. szeptember 30-ig az előző évi bevételek 81,33 %-át érték el. A működési célra átvett pénzeszközök közé a Zala Megyei Intézményfenntartó Központ szeptember 30-ig 2.197 eft-tal többet, összesen 8.099 eft-ot könyvelt, mint amennyivel a teljes 2011. évben gazdálkodtunk. Ennek forrásai és céljai a következők voltak: Forrás Jogcím Összeg NKA Könyv, cd, dvd vásárlás 350 NKA NKA Adatbázis készítés (Tanácsi jkv-ek, Nagykanizsa) Adatbázis készítés (Tanácsi jkv-ek, Zalaegerszeg) 440 586 4
NKA NKA Adatbázis készítés (Pártiratok, I. ütem, 1948-1970) Zala megyei közgyűlési jegyzőkönyvek regesztái 244 560 NKA XXII. Levéltári kutatótábor 400 NKA NKA NKA Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Millecentenáriumi Közalapítvány Kemendy Géza Harctéri emlékeim kiadása Nagykanizsától a Donig. Emlékülés Zalai honvédek a Donnál. Fotóalbum Zalai honvédek a Donnál. Fotóalbum 720 326 400 100 Sármellék Művelődéséért Közalapítvány Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Önkormányzata Kemendy Géza Harctéri emlékeim kiadása 100 Átszervezés miatti pénzmozgás 882 Zalaegerszeg Megyei Jogú Város Önkormányzata Vonyarcvashegy Önkormányzata Nagykanizsa Megyei Jogú Város Önkormányzata Zalai honvédek a Donnál. Fotóalbum Kemendy Géza Harctéri emlékeim kiadása Nagykanizsától a Donig. Emlékülés 80 100 300 Központi költségvetés Átszervezés miatti pénzmozgás 2.511 Átvett pénzeszközök összesen: 8.099 A 2011. évihez viszonyított többlet csak látszólagos, mert a fenti összegből 3.393 eft csupán különböző költségvetési tételek technikai átvezetése, nem valódi átvett pénzeszköz. Intézményünk kiadásai 2012. szeptember 30-ig a következőképpen alakultak (adatok ezer Ftban): 5
Megnevezés 2011. évi 2011. évi 2012. évi 2012. évi Változás összeg % összeg % % 1. Személyi juttatás 64.944 64,05 46.105 56,1 70,99 2. Munkaadót terhelő járulék 17.163 16,93 12.274 14,9 71,51 3. Dologi kiadás 19.113 18,85 13.583 16,5 71,07 4. Felhalmozási kiadás - - - - - 5. Felújítási kiadás - - - - - 6. Támogatás értékű működési kiadás 168 0,17 10.276 12,5 - Kiadások összesen 101.388 100 82.238 100 81,1 Kiadásaink 2012. szeptember 30-ig (az első háromnegyed évben) összességében az előző teljes évi kiadások 81,1 %-át érték el, időarányosan tehát meghaladták azt. 2. Személyzet Intézményünk engedélyezett létszáma 2012. január 1-jétől 27 fő (26 teljes munkaidőben foglalkoztatott és 1 részmunkaidős) lett, eggyel kevesebb az előző évinél, mert új, ideiglenes fenntartónk, a Zala Megyei Intézményfenntartó Központ elvonta a 2011-ben nyugdíjba vonult gazdasági vezető üres álláshelyét. Dr. Gyimesi Endre főlevéltáros országgyűlési képviselői és levéltári miniszteri biztosi megbízatása idejére 2012-ben is fizetés nélküli szabadságon volt, Horváth Adrienn levéltári könyvtárosunk pedig májusban szülési szabadságra, majd GYES-re ment. Az álláshelyükön képződő bérmaradvány terhére - megbízás alapján - napi négy órás munkaidőben kisegítő alkalmazottat kívántunk foglalkoztatni a Balatoni úti raktárbázis takarítására, ezt azonban fenntartónk csak két hónapra engedélyezte, mert októberig az összes bérmegtakarítást a dologi kiadások fedezésére kellett átcsoportosítani. 2012-ben a következő személyi változások történtek még levéltárunkban: Negyven év munkaviszony után egy munkatársunk, Orbán Lászlóné levéltári kezelő, ügyfélszolgálati csoportvezető nyugdíjba vonult. Csoportvezetői beosztását decembertől Szakály Gabriella segédlevéltáros vette át, levéltári kezelői álláshelyét azonban 2012-ben még nem töltöttük be, mert annak bérmaradványából októbertől korábbi, nyugdíjas gazdasági vezetőnket foglalkoztattuk az átszervezéssel járó gazdasági többletfeladatok elvégzésére, ill. új gazdasági ügyintézőnk betanítására. 2012 szeptemberében lemondással távozott intézményünkből 6
Stollné Fitos Andrea gazdasági ügyintéző. Ezt az álláshelyet szeptembertől kezdve Osvald Rita tölti be. 3. Épületek, raktárak, infokommunikációs eszközök, más technikai felszerelések Tekintetbe véve az ország gazdasági helyzetét, különösen az egyre szűkülő kulturális kiadásokat, levéltárunk műszaki-technikai feltételeiben 2012-ben sem történt érdemi változás, illetve előrelépés. Intézményünk műszaki-technikai állapotát tekintve 2012-ben - éves munkatervünk szerint - az alábbi, előző évekről áthúzódó problémákat kellett volna leginkább megoldanunk: A Széchenyi tér 3-5. sz. alatti épületünk földszinti raktárait a 2006-ban elvégzett raktárminősítés során a csak szükségmegoldásként elfogadható kategóriába sorolták a klíma szempontjából (a magas hőmérséklet és az alacsony páratartalom miatt). A 3. sz. alatti épületrész raktáraiban 2010-ben saját költségvetésünkből elvégeztük a fűtőtestek csapjainak cseréjét, és hőfokszabályozós csaptelepek beépítésével oldottuk meg e helyiségekben a fűtési időszak alatt a hőmérséklet helyi szabályozását, 4-5 C-kal való csökkentését, így azok klímája már megfelel az állományvédelmi előírásoknak. 2011-ben e munkát folytatni kívántuk a fenntartónktól igényelt 300.000 Ft támogatás segítségével, ám azt nem kaptuk meg, így az 5. sz. épület raktáraiban anyagi fedezet hiányában elmaradt a hőfokszabályozó csaptelepek beszerzése és felszerelése. Ezt 2012-ben pótolni kívántuk, fenntartónk azonban nem biztosított rá anyagi fedezetet. Mivel 2012-ben is elmaradt a központi épületünket magában foglaló Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3-5. sz. épület, a Kvártélyház európai uniós pályázati támogatás segítségével remélt - homlokzati felújítása, külső tatarozása, elavult, elhasználódott nyílászáróink még rosszabb állapotba kerültek. 2012 őszén Zalaegerszeg MJV Önkormányzata saját költségvetési forrásból, önállóan felújíttatta a Széchenyi tér 3-5. sz. alatti központi épületünk földszinti részének vakolatát az utcai homlokzaton. Ennek során kisebb javításokat végeztek a földszinti nyílászárókon is, leginkább azonban csak újrafestették őket. Szerkezeti elemek cseréjére vagy érdemi felújításra nem került sor. 2012-ben gondoskodni kívántunk a levéltár 2010-ben ellopott, nagy értékű (tükörreflexes) digitális fényképezőgépének, fotóállványának és projektorának pótlásáról, elsősorban a biztosítótól remélhető kártalanítási összeg segítségével. Mivel a biztosító semmilyen kártérítést nem fizetett, nem hirdettek eszközbeszerzési pályázatot, és fenntartónktól sem 7
kaptunk e célra költségvetési támogatást, e technikai eszközök pótlására 2012-ben sem volt lehetőségünk. Balatoni úti raktárbázisunkon 2012-ben jelentkezett egy új műszaki probléma is. A Zalaegerszeg szélén, ipari-kereskedelmi övezetben lévő Balatoni úti raktárbázisunk, mely levéltárunk iratanyagának mintegy 55 %-át őrzi (5.831 ifm-nyi irat), s melyben folyamatosan, naponta iratrendezési és selejtezési munka, valamint ügyfélszolgálati adatkeresés és kutatószolgálati irat-előkészítés folyik, nem rendelkezik közvetlen, önálló vízellátással, hanem a szomszédos területről biztosított almérőn keresztül kapja a vizet. Intézményünknek a felszámolt Generál Suzuki Márkakereskedés egyik épületében működő Mega-Flóra Kft-vel van kapcsolata, a gyakorlatban ők biztosítják a vízellátást, ők számlázzák tovább számunkra a havonta kb. 9-10 ezer Ft értékű fogyasztást. Az említett vállalkozás budapesti felszámolója 2012. december 3-ai levelében arról tájékoztatta intézményünket, hogy a zalaegerszegi telephelyen a téli időszakban, erősebb fagy esetén nem tudják biztosítani a vízszolgáltatást a levéltár számára, mivel a gerincvezeték fűtetlen telephelyen, a légtérben helyezkedik el, ezáltal fennáll a csőhálózat elfagyásának veszélye. A vízellátás elzárása esetén a levéltári feldolgozómunka ugyan átütemezhető a tavasztól őszig tartó időszakra, az ügyfelek kiszolgálása azonban sajnos késedelmet szenvedhet, mert az ügyfélszolgálati adatszolgáltatás, ill. iratkeresés jelentős időráfordítást igénylő feladat, és mosdó használatának lehetősége nélkül csak rövidebb ideig lehet a raktárakban tartózkodni. A felszámoló 2012. december 17- én valóban elzárta a vízvezetéket, és a vízellátás azóta (2013 januárjának közepén is) gyakorlatilag folyamatosan szünetel. Szakmai tevékenység I. Az illetékességi terület felügyelete Az illetékességi körünkbe tartozó iratképző szervek ciklikus ellenőrzését, ennek megfelelően a vonatkozó tárgyévi vizsgálati programunk elkészítését és végrehajtását a levéltárakkal szemben támasztott szakmai követelményeket meghatározó 10/2002. NKÖM rendelet, valamint a 335/2005. Korm. rendelet alapján végeztük. Az előbbi jogszabály e munkákat szabályozó passzusai az illetékességi körbe tartozó szervek esetében minimálisan öt évenkénti ellenőrzést írnak elő. Ennek megfelelően 2012-ben lényegében a 2007. évben megvizsgált iratképző szervek újbóli ellenőrzését végeztük el. 8
Területileg a lenti és a letenyei kistérségekben működő iratképzőket önkormányzati és területi államigazgatási hivatalokat, jogszolgáltatási szerveket, valamint iskolákat és egyéb intézményeket, szervezeteket kerestük fel és vizsgáltuk meg az iratkezelésüket, valamint az irattáraikat a jogszabályokban előírt módon. E munkálatokban 14 munkatársunk vett részt, akik összesen 66 iratképző szervet ellenőriztek 67 alkalommal. (Az ellenőrzött szervek részletes jegyzékét lásd az 1. sz. mellékletben!) Tervünkben 68 szerv ellenőrzése szerepelt, a hiányzó két intézmény iratkezelésének ellenőrzése az épületük felújítása, pontosabban annak nem várt elhúzódása miatt 2013-ra tolódott át. A Zala Megyei Kormányhivatal illetékes szakembereivel tovább folytattuk a korábbi években megkezdett közös irattári ellenőrzéseket. Feladattervünket összehangolva, 2012-ben hat önkormányzati hivatalt látogattunk meg közösen. Ezen együttes ellenőrzések tapasztalatai változatlanul pozitívak voltak, annak ellenére, hogy az ellenőrzés pontos tárgya a jogszabályok által külön rendelten nincs teljesen szinkronban. Az illetékességi területen végzett ellenőrzési munka összegzéseként megállapítható, miszerint az iratkezelést és irattárolást illetően a változások tendenciája összességében pozitív. Ezzel együtt azonban az iratkezelési munka általános színvonala, különösen az irattárak minősége, nem egyszer még mindig elmarad a minimális kívánalmaktól, főként az optimálistól. Az iratok tárolására szolgáló helyiség kiválasztásánál sokszor még mindig a maradékelv érvényesül. A tárolási körülményeken túl, a megfelelő befogadóképesség hiánya jelenti a másik nagy problémát. Az utóbbi két megállapítás főként a körjegyzőségekre igaz. Az elektronikus iktatás esetén kötelezően használandó akkreditált programokhoz több helyütt, jellemzően az önkormányzati hivatalokban, szükséges rosszként viszonyulnak. Ezt a hatást a már megszokott munkamódszereket felváltó újtól való általános félelem és a felkészületlenség együttesen váltja ki. Ezeken a helyeken nem látják át a program igazi célját, minek következtében nem használják ki az iktatóprogram adta lehetőségeket sem. Így nem spórolnak meg munkát, időt, energiát, melynek természetes eredője a szoftverekkel való - kiindulásként említett - barátságtalan viszony. Sokszor nehéz eldönteni, hogy programhiba vagy felkészületlenség húzódik meg egy-egy funkció (pl. iratátadási jegyzék, selejtezési jegyzőkönyv, iktatókönyv generálása és kinyomtatása) nem megfelelőnek mondott/tapasztalt működése mögött. A szervellenőrzési munka felelősségteljes háttérterülete az iratképző szervek által levéltárunkhoz felterjesztett selejtezési jegyzőkönyvek ellenőrzése és jóváhagyása, melynek keretében 2012-ben 54 szerv 144 selejtezési jegyzőkönyvét hagytuk jóvá. Ezek a jegyzőkönyvek jelentős részt a területi államigazgatási szervektől (azon belül is a rendvédelmi 9
szervektől) érkeztek a levéltárunkba, míg a fennmaradó hányadot javarészt önkormányzatok, illetve intézmények tették ki. A selejtezés a területi államigazgatási és igazságszolgáltatási szerveknél változatlanul rendszeres és szakszerű. E tekintetben a legtöbb gondot szintén a körjegyzőségek, valamint az iskolák és egyéb intézmények jelentik, ahol az iratkezelés terén általában is a legtöbb probléma merül fel. Személyzeti, felkészültségbeli problémáik miatt itt van a legnagyobb jelentősége a szaktanácsadásnak. E téren igyekeztünk minden tőlünk telhetőt megtenni, tovább segítve az irattárosok és a szakterületért felelős vezetők munkáját. A honlapunkon 2010-ben létrehozott Iratkezelés felügyelete című menüpont jótékony hatása a megelőző évhez képest 2012-ben még jobban kiteljesedett, ami az iratkezelés ellenőrzésének és az iratátadások, valamint a selejtezések bonyolításának szakszerűsödésében, hatékonyabbá válásában nyilvánult meg. 2012-ben összesen 79 döntőrészt önkormányzatok, kisebb mértékben intézmények által keletkeztetett iratkezelési szabályzatot kellett elbírálnunk. Különösen az intézményekre, azon belül is az iskolákra igaz, hogy az iratkezelési szabályzataik rendkívül elavultak, nem feleltek meg a jogszabályoknak, mely tény leginkább az iratkezelés ellenőrzésekor derült ki. Az elbírált iskolai iratkezelési szabályzatok java része ennek megfelelően a szervellenőrzési munka során előkerült vagy éppen elő nem került, ezért újonnan készített szabályzatok közül való. Az iratkezelés ellenőrzését végző munkatársaink pendrive segítségével a helyszínről amennyiben az rendelkezésre állt elektronikus formában mindig elhozták a szükséges dokumentumokat (Iratkezelési szabályzat, SZMSZ, alapító okirat stb.), amelyeket az egységes elektronikus levéltári nyilvántartó rendszer (e-archivum) szervnyilvántartási programrészébe csatoltunk be. A Zalaegerszegi Törvényszéktől, mint Cégbíróságtól érkezett 1045 felszámolási ügyet az e célt szolgáló külön nyilvántartásunkba vezettük be. II. Állománygyarapodás 1. Iratátvétel 2012-ben 121,29 ifm új anyag került iratátvétellel illetékesség és ajándékozás jogcímén - a levéltárba. (Ennek részleteit lásd a 2. sz. mellékletben!) Az iratok többségét jogszolgáltatási 10
szervek, valamint önkormányzati hivatalok adták át. Iratátvételi stratégiánk nem változott 2012-ben sem: egyedül az önkormányzati hivatalok tanácskorszakbeli iratainak teljes átadását ösztönöztük a fond lezártságára való tekintettel, annak végleges feldolgozhatósága érdekében. Minden más esetben, de különösen az államigazgatási szerveknél, a jogszabályok adta lehetőségeken belül, igyekeztünk késleltetni az iratátadást. Tárgyévben 26,76 ifm levéltári anyag átselejtezésével 19,68 ifm-rel csökkentettük az állományunkat. A selejtanyag egyetlen fondból, a Magyar Államkincstár Zala Megyei Területi Igazgatósága és jogelődjei iratai közül került ki. Ez a selejtezés a minisztérium által korábban jóváhagyott selejtezési terv alapján történt. Az iratrendezés és a nyilvántartási revízió (átdobozolás, palliumozás, új felmérés stb.) során a technikai jellegű gyarapodás (58,68 ifm) és fogyás (30,88 ifm) eredőjeként 27,8 ifm technikai gyarapodás történt. Egybevetve az iratátvétellel történt gyarapodást, a selejtezést és a technikai gyarapodást, statisztikailag 129,41 ifm-rel nőtt az állomány, ennek megfelelően a Magyar Nemzeti Levéltár Zala Megyei Levéltára őrizetében lévő levéltári anyag 2012. december 31-én 10.731,94 ifm-t ért el. 2. Iratvásárlás, ajándékozás, letét, védettség Az 1. pontban említett iratátvételen belül egyetlen tétel (Angyalosi Dániel, megyei tanács tervosztálya vezetőjének iratai, 1973-1989) került levéltárunkba ajándékozás jogcímén 0,22 ifm terjedelemben. Tárgyévben iratvásárlással, letéti szerződéssel nem került hozzánk anyag, és védetté nyilvánítást sem kezdeményeztünk. III. Állományvédelem 1. Általános tevékenység A levéltár Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3-5. sz. alatti központi épületében lévő raktáraink klimatikus viszonyait (hőmérséklet és páratartalom) a fűtési rendszer korszerűsítésével, hőfokszabályozós csaptelepek beépítésével terveztük javítani 2012-ben, ám erre ideiglenes 11
fenntartónk (a Zala Megyei Intézményfenntartó Központ) ez évben nem tudott költségvetési forrást biztosítani. 3. Konzerválás, restaurálás Saját restaurátorműhely és intézményi költségvetési forrás hiányában e munkákat csupán külső vállalkozásokkal, az elnyert pályázati támogatások segítségével tudtuk elvégeztetni 2012-ben is. Az NKA 2011. évi állományvédelmi pályázatán 450.000 támogatást nyertünk restaurálásra. Ez mindössze egyetlen levéltári dokumentum, a Zalaegerszeg város levéltárához tartozó, Zalaegerszeg rendezett tanácsú város határozatainak mutatókönyve (1885-1929) című vaskos segédkönyv restaurálására és köttetésére volt elegendő. A munkát az OSZK Soros Restaurátorműhely munkatársai végezték el 2012 tavaszán. Az NKA Közgyűjtemények Kollégiumának 2012. évi állományvédelmi pályázatán 582.000 Ft támogatást nyertünk iratrestaurálásra. Ebből az összegből a pályázati tervnek megfelelően Zala vármegye 1848 előtti törvényszékének három segédkönyvét restauráltatjuk majd 2013-ban. Az 1813 és 1826 közötti tiszti fenyítő és büntetőperek mutatójának, az 1825 és 1832 közötti nemességvitató és válóperek segédkönyvének, valamint az 1831 és 1834 közötti polgári perek lajstromának restaurálását (a pályázathoz adott árajánlata alapján) szintén az OSZK Soros Könyvrestaurátor Műhely Kft. fogja elvégezni. 7. Digitalizálás A levéltárunkban őrzött, kutatási korlátozás alá már nem eső állami anyakönyvek másodpéldányainak 2011-ben kezdett digitalizálása 2012-ben befejeződött a Tolna Megyei Levéltárban. A Zala megyei születési anyakönyvekről az 1915 és 1921 közötti időszakról, a házasági anyakönyvekről az 1945 és 1951 közötti évekről, a halotti anyakönyvekről pedig 1975-1980-ból készült digitális másolat. E másolatok egyelőre még nem kutathatók, feldolgozásuk, adatbázisba építésük folyamatban van. 12
8. Dobozolás, savmentes palliumba helyezés A megelőző jellegű iratvédelemre 2012-ben is nagy hangsúlyt fektettünk. Az iratrendezési munka keretében (valamennyi rendezési és selejtezési munka során) az iratokról eltávolítottuk a kapcsokat, zsinegeket és gumiszalagokat, és folyamatosan elvégeztük az iratok savmentes védőborítóba, palliumokba történő átcsomagolását, a hagyományos tárolódobozokat pedig korszerű, savmentes papírdobozokra cseréltük. Intézményi költségvetési támogatásunk sajnos már évek óta nem teszi lehetővé savmentes dobozok vásárlását (csupán kisebb mennyiségű savmentes pallium megvételét), ezért e dobozokat 2012-ben is csupán a pályázati támogatások segítségével tudtuk beszerezni. Ez évben 1500 db savmentes irattároló doboz megvásárlásához nyertünk 500.000 Ft összegű pályázati támogatást az NKA közgyűjteményi Kollégiumától, beszerzésük 2013-ban fog majd megtörténni. 2012-ben valamennyi közép- és darabszinten rendezett iratunkat, valamint az ellenőrző rendezésre felvett egyes irategyütteseket (2011-ben NKA pályázati támogatással vásárolt) savmentes dobozba helyeztük, és átdobozoltuk a már rendezett irataink egy részét is, összesen mintegy 274 ifm terjedelemben. Savmentes palliumba döntően a darabszinten rendezett feudáliskori anyagot csomagoltuk át. IV. Levéltári anyag nyilvántartása Nyilvántartásainkat naprakészen és teljes körűen az e-archivumban vezettük. A gyarapodási és fogyatéki naplóban mindig azonnal regisztráltuk a beérkezést és kikerülést, amit a törzskönyvben is visszatükröztettünk. A kölcsönzéseket szintén jelöltük az idevonatkozó naplókban. Egy adott irategység feldolgozásának (rendezésének) befejezése után szintén mindig, azonnal módosítottuk az alapadatokat, a segédlet elkészülte után pedig minden esetben automatikusan becsatoltuk azokat a nyilvántartó program megfelelő helyére. Az iratkezelés ellenőrzése során a helyszínen papíralapon felvett adatokat a levéltárban felvittük az e-archivum szervnyilvántartásába, és a pendrive-on elhozott elektronikus dokumentumokat szintén becsatoltuk az elektronikus nyilvántartásba. Az e-archivum törzskönyvében lévő adatokat a honlapunkon is megjelenítjük, ideértve a csatolt elektronikus segédleteket is. Ezzel biztosítjuk a naprakész nyilvántartási adataink széleskörű elérhetőségét. 13
A Magyar Nemzeti Levéltár Zala Megyei Levéltára őrizetében lévő levéltári anyag 2012. december 31-én 10.731,94 ifm-t ért el. V. Rendszerezés, rendezés 1. Alapszintű rendezés Levéltárunk 2012-ben nem tervezett és nem is végzett alapszintű rendezést. 2. Középszintű rendezés Levéltárunk szakmai munkájában 2012-ben is súlyponti szerepet kapott az iratfeldolgozás, vagyis a rendezés, selejtezés és segédletkészítés, amely minden további szakmai feladatnak (pl. ügyfélszolgálat, kutatószolgálat), valamint a közművelődési és tudományos munkának is az alapját képezi. Az iratfeldolgozáson belül a ráfordított munkaidőt és energiát tekintve különösen a rendezési, leginkább a középszintű rendezési munkálatok jutottak főszerephez. (A rendezési munkák részletes kimutatását lásd a 3. sz. mellékletben!) A rendezés alá vont anyagok, és azok kiválasztásának szempontjai 2012-ben is a megelőző évek mintájára történtek, vagyis az ügyfelezési és kutatószolgálati munkában gyakran használt, valamint a tudományos munkánk során feldolgozandó források rendezésének elsődlegessége mellett az egységes (közép)szintre hozás volt a vezérlő elv. Ennek megfelelően 2012-ben is tovább folytattuk a levéltári anyagunk csaknem kilencven százalékát kitevő 20. századi iratanyag tervszerű, középszintű rendezését. A tervszerűséget illetően igyekeztünk nem szétforgácsolni az erőinket, hanem inkább kevesebb fondfőcsoportot, illetve fondcsoportot vettünk munka alá, viszont azokat egységes elvek alapján teljesen rendeztük. Ezeket az anyagokat nem egy esetben team-munkában, de ugyanakkor mindig jól körülhatárolható felelősségi körben dolgoztuk fel, így biztosítva a megfelelő minőséget és hatékonyságot. A középszintű rendezés döntőrészt intézményi, azon belül is iskolai anyagokat, 1950 előtti gazdasági szerveket, családi iratokat, különleges néphatalmi szerveket, tanácsi, önkormányzati, valamint államigazgatási iratokat érintett. Az összes középszintű rendezésünk 215,59 ifm volt. 14
3. Darabszintű rendezés Darabszinten, a munka jellegénél fogva a középszinthez képest kevesebbet, de a korábbi évekhez képest így is jelentősen több iratot rendeztünk, ami 81,21 ifm-t ért el. Ez a munka feudális, valamint családi iratokat érintett. 4. Ellenőrző rendezés A korábban már rendezett, de különböző okok miatt idővel keveredett iratállományokat, vagy a szakmai követelmények által mára meghaladottá vált korábbi rendezéseket rendszeresen felülvizsgáljuk, és ha szükséges, akkor áttekintő, helyreállító jellegű, ellenőrző rendezéseket végzünk bennük. 2012-ben 25,62 ifm-t érintett az ellenőrző rendezés. Állományvédelmi célkitűzéseink között a preventív védelem egyik fontos eleme a régi, korszerűtlen savas tárolódobozok fokozatos lecserélése. Ma már minden rendezési munka nélkülözhetetlen technológiai eleme a dobozok cseréje és újra címelése, de emellett ha a kizárólag pályázati úton beszerzett dobozmennyiségből kitelik rendezéstől függetlenül is végzünk átdobozolást, ami 2012-ben 20,6 ifm anyagot érintett. VI. Selejtezés 2012-ben egyetlen fond, a Magyar Államkincstár Zala Megyei Területi Igazgatósága iratainak darabszintű selejtezését folytattuk, melynek keretében 26,76 ifm anyag átselejtezésével 19,68 ifm selejtet távolítottunk el. (Lásd a 4. sz. mellékletet!) VII. Segédletkészítés Az iratfeldolgozási munka utolsó fázisa, és egyúttal fő célja, a szakszerűen rendezett és szükség szerint átselejtezett iratanyagról a megfelelő szintű segédlet elkészítése. A kutató vagy bárki más az anyag feldolgozottságáról, tartalmáról a hozzá tartozó segédleten keresztül 15
kap képet, tulajdonképpen ebben összegződik az iratfeldolgozó munka egésze. Minden lezárt közép- és darabszintű, valamint ellenőrző rendezés után raktári jegyzéket készítettünk. Valamennyi segédletünk elektronikus úton készült, megfelelve annak az elvárásnak, hogy az e-archivumba becsatolva, a honlapunkon keresztül a világhálón, a nagyközönség számára is elérhető legyen. Valamennyi segédletünket táblázatkezelő programban (MS Excel) készítettük, a könnyebb feldolgozhatóság és későbbi integrálhatóság végett. Emellett, meghaladni kívánván ezt az alkalmazást is, 2012-ben kifejlesztettünk egy integrált segédletkészítő és adatbázis-kezelő programot, annak érdekében, hogy még gyorsabban, hatékonyabban, tartalmilag és formailag is egységesebben, a potenciális hibaforrásokat a lehető legjobban kiküszöbölve készülhessenek segédleteink és az uniformizálható adatbázisaink. Részben már ezt a programot is használva, 2012-ben 456,06 ifm irathoz (432 fondhoz és állaghoz) készítettünk raktári jegyzéket. Az ugyancsak klasszikus segédletek sorába tartozó lajstrom 45,98 ifm-hez készült, míg a Mohács előtti okleveleink egy részéhez - 120 db-hoz - regesztát készítettünk. A segédletkészítés terén a korszerű informatikai technológiák adta előnyök leginkább a relációs adatbázisok építésekor érvényesülnek. Ezt felismerve levéltárunk több informatikailag egybe integrált relációs adatbázis építését kezdte meg, folytatta, illetve fejezte be 2012-ben. Ennek keretében készült el a Zalaegerszeg város képviselő-testülete 1918-1950 közötti ülésjegyzőkönyveiben szereplő napirendi pontok feldolgozása. Folytatódott a Zala Megyei Tanács tanácsülési és vb-ülési jegyzőkönyvei, valamint az MSZMP Zala Megyei Bizottsága vezető testületei napirendi jegyzékeinek adatbázisba rendezése. Adatbázis összesen 9,68 ifm anyaghoz, 13.251 rekord terjedelemben készült. (A segédletkészítés és adatbázis-építés részletes jegyzékét lásd az 5. sz. mellékletben!) VIII. Kutató- és ügyfélszolgálat 2012-ben a levéltárunk által kiadott és érvényesített látogatói jegyek száma 253 volt, tehát összesen ennyi kutató vette igénybe ez irányú szolgáltatásunkat. Közülük első ízben kapott látogatói jegyet (először kutatott levéltárunkban) 149 fő, míg a korábbi években kiadott látogatói jegyeket 104 alkalommal érvényesítettük. A kutatók közül kilencen érkeztek külföldről. Kutatóink összesen 687 kérőlapot nyújtottak be és 1137 esetben végeztek levéltárunkban kutatást. A kilenc külföldi kutató 29 esetben kereste fel intézményünket. A kutatást végzők számára 1502 db másolatot adtunk ki (hazai: 1202, külföldi: 300). Kutatóink 16
a digitális mikrofilmolvasó segítségével közvetlenül tudtak a nézett mikrofilmről átalánydíj fizetése ellenében elektronikus adathordozóra (CD, DVD, pendrive stb.) tetszés szerinti számban másolatot készíteni, illetve szintén átalánydíj fizetése mellett - a saját digitális fényképezőgépüket is használhatták. 2012-ben 54 (hazai: 39, külföldi: 15) esetben váltottak a kutatók napijegyet az előbbi szolgáltatások igénybevétele céljából. Írásbeli tájékoztatást 51 kutató kapott, akik közül 15 külföldi volt. A levéltári anyag kölcsönzése is nagyobbrészt a kutatási esetekkel függött össze. 2012- ben levéltárunk 11 esetben kölcsönzött más levéltárból (Magyar Országos Levéltár: 10, Hadtörténelmi Levéltár: 1) zömében kutatóink részére iratot, míg tőlünk 13 esetben vettek kölcsön iratot. A kutatók kiszolgálását nagyobb részt a három főből álló (két segédlevéltáros és egy levéltáros) kutatószolgálati csoport végezte. E mellett a fondreferencia kiosztásnak megfelelően valamennyi szakalkalmazott kisebb-nagyobb mértékben részt vett a kutatók kiszolgálásában. A kiadott levéltári anyaggal és a kiszolgálással kapcsolatban panasz nem merült fel. Levéltárunkat 2012-ben összesen 798 ügyfél kereste fel személyesen, írásban, vagy elektronikus formában. Az ügyfelek részére 2056 oldalnyi másolatot adtunk ki. A levéltárhoz befutott kérelmek típusai alapvetően nem tértek el a megelőző években tapasztaltakhoz képest. Ennek megfelelően a korábbiakhoz hasonlóan a munkaviszony és iskolai végzettség igazolások, valamint a különféle jogbiztosító (bírósági, földhivatali) és az építési engedélyekkel kapcsolatos iratok kiadása dominált 2012-ben is. Az ügyfelek kiszolgálását alapvetően az e feladatkörrel megbízott négy munkatársunk egy gyakorlott és egy betanuló félben lévő levéltári kezelő, illetve kettő segédlevéltáros végezték el, de mellettük még négy másik kollégának akadt néhány ügyfele, illetve segítettek be a bonyolultabb ügyek megoldásába. Az ügyfelek részéről a kiszolgálással kapcsolatban panasz nem merült fel. A tárgyévben, több mint negyvenévi levéltári szolgálat után nyugdíjba vonult az ügyfélszolgálati csoportvezetőnk, akinek a pótlásáról, egy szintén több évtizedes gyakorlattal rendelkező kollegina személyében azonnal gondoskodtunk. Ezen kívül a meglévő állományból kiegészítettük az ügyfélszolgálati csoportot, újra négy főre emelve a létszámot. IX. Tudományos munka, konferenciák, kiadványkészítés, kiadói tevékenység Mindszenty József születésének 120. évfordulója alkalmával, 2012. március 28-án Zalaegerszegen került sor a Mindszenty és Zalaegerszeg. Mindszenty (Pehm) József, 17
Zalaegerszeg apátplébánosa, 1917-1944 című tudományos emlékülésre. Konferenciánk bevezetéseként és zárásaként Mindszenty egyik elismert életrajzírója vázolta fel a hercegprímás életútjának legfontosabb állomásait és csomópontjait, további öt előadónk (történészek, levéltárosok, muzeológusok) pedig Mindszenty zalaegerszegi éveinek tevékenységét mutatta be, illetve elemezte különböző szempontok szerint. A magyar királyi 2. honvéd hadsereg doni tragédiájának 70. évfordulója alkalmával Nagykanizsán, 2012. október 3-án, a Thúry György Múzeummal együttműködve került megrendezésre a Nagykanizsától a Donig. A 9. könnyű hadosztály a keleti harctéren, 1942-1943 című tudományos emlékülés. Konferenciánkon országosan ismert hadtörténészek és a zalai közgyűjtemények munkatársai (összesen nyolc előadó) állítottak emléket az Oroszországban hősi halált halt vagy eltűnt zalai honvédeknek, a nagykanizsai 9. könnyű hadosztály egykori katonáinak. Utóbbi rendezvényünkhöz kapcsolódik a Zalai Gyűjtemény című kiadványsorozatunk 71., 2012-ben a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával megjelentetett kötete. Kemendy Géza sármelléki tanító (később keszthelyi tanácselnök helyettes) Harctéri emlékeim, 1942-1943. A magyar királyi 17. honvéd gyalogezred II. zászlóalja a Donnál című visszaemlékezését Molnár András és Szabó Péter rendezte sajtó alá. Ez évben, ugyancsak a Zalai Gyűjtemény című kiadványsorozatunkban jelent meg 72. kötetként Tóth Péter Zala vármegye közgyűlési jegyzőkönyveinek regesztái III. 1656-1716 című forrásgyűjteménye (a latin nyelvű jegyzőkönyvek magyar nyelvű tartalmi kivonatai). A zalaegerszegi Millecentenáriumi Közalapítvány kiadásában, a Zalaegerszegi Füzetek című kiadványsorozat 13. köteteként látott napvilágot 2012 elején munkatársunk, Paksy Zoltán főlevéltáros Zalaegerszeg társadalma és politikai élete 1919-1939 című kismonográfiája. A könyv kézirata Zalaegerszeg város támogatásával, az Előmunkálatok Zalaegerszeg monográfiájához elnevezésű kutatási program keretében készült el. 2012-ben a levéltár hat tudományos munkatársa összesen 10 további tudományos publikációt (hosszabb-rövidebb tanulmányt vagy forrásközleményt) jelentetett meg különböző tanulmánykötetekben és folyóiratokban, és öt levéltáros további 8 elkészült kéziratot adott le közlésre valamely kiadónak vagy szerkesztőségnek. (Lásd a 6. sz. mellékletet!) Hat munkatársunk összesen 13 tudományos vagy ismeretterjesztő előadást tartott különböző országos, regionális vagy helyi rendezvényen (konferencián, emlékülésen, megemlékezésen). Intézményünk 2012-ben a következő két 2014-ben kiadni tervezett - forrásgyűjtemény előkészítése, illetve kéziratának elkészítésére kapott pályázati támogatást a Nemzeti Kulturális Alap Közgyűjtemények Kollégiumától: 1. Bilkei Irén: A Zala Megyei Levéltár 18
középkori okleveleinek regesztái, 1241 (1019) 1526, 2. Csomor Erzsébet: Zalaegerszeg mezőváros polgárainak 18-19. századi végrendeletei. X. Közművelődés, oktatás segítése, PR-tevékenység Mivel levéltárunk 2012-ben elsősorban a szűkebb értelemben vett szakmai feladatokra, valamint a tudományos kutatómunkára koncentrálta személyi és anyagi erőforrásait, ez évben a korábbiaknál szűkebb körű, szerényebb méretű ismeretterjesztő, illetve közművelődési munkát végeztünk. Ez évben a Zala Megyei Levéltár volt a magyarországi házigazdája a Maribori Területi Levéltárral közösen szervezett 22. Szlovén-Magyar Nemzetközi Ifjúsági Levéltári Kutatótábornak, mely 2012. június 25. és 30. között a Zala megyei Szentkozmadombján és a szlovéniai Völgyifaluban került megrendezésre. A kutatótábort intézményünk részéről Paksy Zoltán főlevéltáros szervezte és vezette. A 2012. március 28-án rendezett Mindszenty József emléküléshez kapcsolódva kiállítást készítettünk a tanácskozás helyszínén Mindszenty zalaegerszegi éveinek intézményünkben, valamint más zalai közgyűjteményekben található eredeti dokumentumaiból, és iratokat kölcsönöztünk a Nádasdy Tamás halálának 450. évfordulóján a sárvári Nádasdy Ferenc Múzeumban 2012. október 12-étől rendezett emlékkiállításhoz. Levéltárunkban 2012-ben is rendhagyó történelemórákon vártuk az általános- és középiskolai diákcsoportokat (3 levéltárosunk 6 alkalommal). Munkatársaink külső helyszíneken is tartottak ismeretterjesztő történelmi előadásokat (2 levéltáros 4 előadást), többen levéltáros-történész szakértőként segítették a helyi sajtó közművelődési munkáját, igazgatóhelyettesünk pedig részt vett a Mindszenty József tevékenységéről készített diákpályázatok elbírálásában. 2012 novemberében indult a Zalai Hírlap hasábjain az a kéthetente megjelenő, képekkel illusztrált történelmi ismeretterjesztő cikksorozat, melyben munkatársaink Zala megye történetének érdekességeit, illetve levéltárunk különlegességeit mutatják be. E sorozatban év végéig 4 levéltárosunk 4 cikke jelent meg. Ugyancsak a Zalai Hírlapban, Zalaiak a Donnál címmel indított cikksorozatot Arany Horváth Zsuzsa újságíró Molnár András levéltárigazgató közreműködésével a nagykanizsai 9. könnyű hadosztály 1942-1943. évi történetéről. E sorozatban év végéig 4 rész látott napvilágot. 19
A Zalai Gyűjtemény kiadványsorozatban megjelent újabb köteteink közül a 70.-et (Riválisok polgárosodása) Nagykanizsán a Thúry György Múzeumban és Zalaegerszegen a Deák Ferenc Megyei Könyvtárban, a 71.-et pedig (Kemendy Géza: Harctéri emlékeim) Sármelléken az Általános Művelődési Központban mutattuk be nagyobb nyilvánosság előtt. Levéltárunk 2011. évi szakmai és tudományos tevékenységéről, valamint 2012. évi terveiről 2012. január 23-án, a Magyar Kultúra Napja alkalmával tartott hagyományos sajtótájékoztatónk keretében számoltunk be a helyi nyomtatott és elektronikus sajtó képviselőinek. Intézményünk és munkatársaink szakmai, illetve tudományos tevékenységéről 2012-ben 38 nyomtatott sajtóhíradás jelent meg különböző országos vagy zalai lapokban, folyóiratokban. Többségük a Zalai Hírlap és a Zalaegerszeg hasábjain látott napvilágot. Ez évben is figyelemmel kísértük a levéltárunkkal kapcsolatos elektronikus híradásokat, és 30 önálló híranyag közzétételét fedeztük fel kilenc különböző hírportálon vagy honlapon. XI. Könyvtári munka Levéltári szakkönyvtárunk 2012-ben 269 művel, 272 kötettel gyarapodott. (Közülük 2 darab elektronikus dokumentum, CD-ROM volt.) Teljes könyv-állományunk 2012. december 31-én 19.499 mű (a korábbi selejtezéseket levonva összesen 16.625 mű) volt. (Közülük 154 db az elektronikus dokumentum.) Állományunk gyarapodása ez évben is jelentős részben kiadványcserével és ajándékozással történt (110 mű, 110 kötet, illetve 55 mű, 55 kötet; közöttük 2 db elektronikus dokumentum), vétel útján mindössze 85 művet (88 kötetet) tudtunk beszerezni (336.462 Ft értékben). Ezeken kívül saját kiadványaink több példányát is állományba vettük (19 mű 19 kötetét). A beszerzési összeg jelentős mértékű növelését az tette lehetővé, hogy Nemzeti Kulturális Alap 2011-ben elnyert pályázati támogatásával 333.660 Ft értékben nyílt lehetőség szakkönyvtárunk állományának bővítésére, magyar történelmi, levéltári módszertani és igazgatástörténeti szakkönyvek megvásárlására. Hírlap és folyóirat beszerzésünket 2012-ben jelentős mértékben leszűkítettük, és csupán egy helyi napilapra, valamint 13 szakmai folyóiratra fizettünk elő. Mivel Horváth Adrienn levéltári könyvtáros ez év májusától szülési szabadságon, majd GYES-en volt, munkakörében (részlegesen) átmenetileg több munkatársunk helyettesítette. Emiatt 2012-ben csak a napi működéshez elengedhetetlenül szükséges, alábbi munkákat végeztük el levéltárunk szakkönyvtárában: állománygyarapítás és nyilvántartásba vétel, 20