BUDAPESTI KOMMUNIKÁCIÓS ÉS ÜZLETI FŐISKOLA ÜZLETI PREZENTÁCIÓ TRÉNING HALLGATÓI TANANYAG (kizárólag belső használatra)
Az Üzleti Prezentáció tréning eredeti anyagát Dr. Németh Erzsébet szakmai vezető állította össze. A felújított változatot Tar Katalin készítette Németh Mária, Horváth Judit és Major Szilvia közreműködésével. Ez a hallgatói tananyag, illetve annak tartalma kizárólag zárt körben, oktatási céllal, a Budapesti Kommunikációs és Üzleti Főiskola képzésein használható.
ASSZERTÍV KOMMUNIKÁCIÓ KOMMUNIKÁCIÓ NYÍLTSÁGA NYITOTT AGRESSZÍV ASSZERTÍV (MAGABIZTOS) REJTETT AGRESSZÍV PASSZÍV (ALÁRENDELŐDŐ) (Asszertív viselkedés: céltudatos és együttműködő.) PASSZÍV Önbizalom hiány Másnak van joga hozzá Áldozatnak érzi magát Bosszúságot, ellenállást nem mutat, belül tartja Azt érzi, lenyomják, megalázzák lehet, hogy nincs igazam, de AGRESSZÍV MÁSOK FIGYELEMBE VÉTELE Kontrollálja a helyzetet mindig Nem fél attól, hogy megbánt másokat Joga van ahhoz, hogy őszintén elmondja, mit szeretne. Érvényre juttatja Bosszúságot, ellenérzést, frusztrációt, stresszt érez és mutat. Hangos, erőteljes, direkt REJTETT AGRESSZÍV Tudja, hogy joga van ahhoz, amit el akar érni Kerüli a szemkontaktust, rideg/rigid Megoldások kerülő úton. Szabotál.
ASSZERTÍV Önbizalom (helyzetek, nem emberek irányában) Szemkontaktust tart, tiszta, normális hangerő. Közepes gesztusok Joga van ahhoz, amit akar, de mások jogait nem sérti Bevezetés A LÁMPALÁZ Az előadást tartani sokak számára rendkívül félelmetes, veszélyes esemény. Egyrészt félünk magunktól, hogy nem sikerül valami: túlságosan zavarban leszünk, bakizunk, elfelejtjük hol tartottunk, nem tudjuk tartani az időt, elromlik a technika vagy egyéb okból megszégyenülünk a nyilvános szereplés alkalmával. Másrészt tartunk a közönségtől: a váratlan reakcióktól, az ellenséges légkörtől, az unalomtól, a zavaró incidensektől, a nem odaillő, vagy számunkra megválaszolhatatlan kérdésektől. A lámpaláz A lámpaláz kínzó, szorongó érzés, amivel legtöbb előadó küzd, és szeretne a megküzdésben segítséget kapni. A lámpaláz az előadást megelőző feszültségből, szorongásból táplálkozik. Ahhoz azonban, hogy jó teljesítményt nyújtsunk, szükség van bizonyos mértékű izgalomra. Amennyiben az előadó egyáltalán nem motivált, valójában nem érdekli sem az előadás sikere, sem a közönség reakciója, nem fogja kommunikációs teljesítménye legjavát nyújtani. Szükség van tehát bizonyos mértékű készültségi állapotra. Azonban a túlzott feszültség, a szorongás kellemetlen, árulkodó, hitelességet rontó megnyilvánulásait kezelni kell. Vagyis a félelmet kordában kell tartani. Mint az 1. számú ábrán látható, az éberség fokozódásával arányosan először nő a teljesítmény, majd nem változik, később egyre több hiba, zavarjel keletkezik (baki, elszólás, koncentrációzavar, szorongásjelek, kapkodás stb.), végül a szorongás teljes dezorganizációt eredményez. Ilyenkor az előadó lebénul, nem jut eszébe semmi, képtelen bármilyen teljesítményt nyújtani. A lámpaláz kezelésénél tehát nem a feszültség megszüntetésére, hanem olyan szinten tartására törekszünk, amelynél az előadó teljesítménye még nem romlik számottevően.
1. ábra: Az izgalmi szint fokozódása és a teljesítmény közötti összefüggések Irreális félelmeink A túlzott, az előadón eluralkodó lámpaláz leggyakoribb oka, hogy irreálisan félelmetesnek tartja a helyzetet. Ilyenkor gondolataink folyamatosan a lehető legrosszabb verziók, félelmetes események körül járnak. Leértékeljük saját előadó képességünket. Élményszerűen elképzeljük, hogyan fogunk belesülni a beszédbe, elmegy a hangunk, látványos zavarjeleket produkálunk. Veszélyesnek képzeljük le a szituációt, ellenségesnek, vagy éppen érdektelennek a közönséget. Sorba vesszük, mit nem szeretnénk, ha mondanának, vagy kérdeznének. Előre átéljük az ilyenkor keletkező kínos történéseket, és egyre jobban félünk tőle.túlértékeljük az esetleges sikertelenség következményeit. Úgy érezzük végzetes következménye lesz, ha ez a beszéd nem sikerül: végérvényesen megszégyenülünk, elveszítjük hitelességünket, mások megbecsülését. Mindez önbeteljesítő jóslatként valóban fokozza szorongást, és növeli a sikertelenség veszélyét.vegyük tudomásul ezek a félelmek nem reálisak! Ne engedjük, hogy eluralkodjanak rajtunk! Gondoljunk arra, valójában legtöbbször minden különösebb baj nélkül sikerült az előadásunk, vagy ha történt is valami probléma, annak sem lett súlyosabb következménye. Egy baki nem a világ. Vegyük számba a sikereinket: amikor sikerült lekötni a közönség figyelmét, megnyerni rokonszenvüket. Ne engedjük, hogy csupán egy-egy rosszul sikerült momentumon rágódjunk, és annak következményeit felnagyítsuk! Ha reálisan végiggondoljuk a közönség reakcióit, általában nincsen különösebb félnivalónk. Ha minket kértek fel előadást tartani, akkor fölösleges
azt feltételezni, hogy nem fognak érdeklődni a mondanivalónk iránt, vagy nem tartanak eléggé hozzáértőnek. Ha alaposan felkészülünk a nehéz helyzetekre, nem is lesznek azok olyan kezelhetetlenek. Higgyünk abban, hogy akik eljönnek, azokat valóban érdekli a mondanivalónk. Ha tudjuk, hova megyünk, és felkészülünk, nem kell váratlan helyzetektől tartanunk. A leggyakoribb, és teljesen alaptalan félelem abból adódik, hogy az esetleges sikertelenség következményeit felnagyítjuk. Általában nem igaz, hogy egy-egy baki végzetes következményekkel jár. Más is kerülhet, és kerül is hasonló helyzetbe. A közönség megérti az izgalmat, még akár szimpatikus is lehet nekik, hiszen ez azt mutatja, hogy fontos az előadónak ez a szereplés. Reálisan mérjük fel az esetleges hibák következményeit! Ha ez sikerül, rájövünk, nem kell végzetes következményektől tartanunk. Nem dől össze a világ. Máskor majd jobban sikerül. Ne feledjük, a kommunikáció javítható, van újabb esély újabb gyakorlási/bizonyítási lehetőség. Mit tegyünk? Próbáljuk reálisan szemlélni saját képességeinket, a közönség várható reakcióit, és a szituáció veszélyességét. Ha úgy érezzük, túlságosan fokozódik az izgalom, tereljük el a figyelmünket az előadás előtti fél órában, például beszélgessünk másról valakivel. Igyekezzük azt elképzelni, hogy sikeresen megoldottuk a feladatot, és a közönség elégedett! Pozitív képeket vetítsünk magunk elé! Relaxáljunk! Optimalizáljuk a helyzetünket! Ha van pulpitus, támaszkodjunk rá, rendezzük el a jegyzeteinket. Ha ülünk, mélyen üljünk a székben, támasszuk meg a kezünket a karfán, vagy lazán helyezzük az ölünkbe, kényelmesen keresztezzük a lábunkat. Ebből a rendezett tartásból tudjuk a legjobb teljesítményt nyújtani. Ha beszélünk, már ne figyeljünk a metakommunikációnkra! Használjunk szemléltető eszközöket, mutatópálcát, lézersugarat. Amennyiben a közönség megosztja a figyelmét az előadó és a kivetített, felrajzolt ábra között, úgy az izgulós előadó lámpaláza érezhetően csökken. Készüljünk fel alaposan az előadásra. Írjunk vázlatot, és ez alapján többször mondjuk el a beszédet. Ne ijedjünk meg, ha a többszöri elmondás nem azonos szövegű. Sőt! Ez azt jelenti, hogy sajátunkká vált a szöveg. Ne készüljünk túl! Ne toldozgassuk a vázlatunkat, az éppen eszünkbe jutó gondolatok leírásával. Egy idő után használhatatlanná válik a jegyzetünk. Ha úgy döntöttünk, hogy nem akarunk felolvasni, ne írjunk szó szerinti szöveget, csak egy olyan vázlatot, amely alapján eszünkbe jut, milyen témákról akartunk beszélni. Álljunk ellen a szöveg bemagolásának! Ha kötött szöveget akarunk mondani, inkább olvassunk fel, feltéve, hogy tudunk élményszerűen olvasni. Készüljünk fel a várható reakciókra, kérdésekre. Ha számítunk rájuk, nem kell félni tőlük, frappánsan fogjuk kezelni őket.
Spontán beszéd: memorizált vázlat A jó előadó, ha csak nem akar olvasni, sohasem írja le a teljes beszédet. Megtervezi a mondandóját, aztán memorizálja a vezérgondolatokat. Az ilyen felkészülés kevesebb munkát igényel, mint a teljes szöveg leírása, bemagolása, vagy fölolvasása. Mi több az előadó valóban beszél, vagyis a gondolatait ott helyben, a hallgatóság előtt önti szavakba. Ez olyan spontaneitást, természetességet, és meggyőzőerőt kölcsönöz a beszédnek, amely sem felolvasással, sem felmondással nem érhető el. A spontán, papír nélküli beszéd sok előadó számára rendkívül vonzó, és elegáns megoldásnak tetszik. Gyakran nincs is idő a felkészülésre, rögtönöznünk kell. Mit tehetünk, ha mégis jól szerkesztett, tagolt, hatásos, és nyelvileg is hibátlan beszédet akarunk tartani? A spontán beszéd alapja is a vázlat: 1. először gondoljuk ki, mi is lesz a fő mondanivaló, 2. ezután tervezzük meg a megszólítás, a felütést, 3. végül gondoljuk át, melyek lesznek a vezérgondolatok. Ha van rá mód, írjuk le a hívószavakat, és ez alapján mondjuk el a beszédet magunknak. Rögtönzött beszéd esetén sokszor csak a vezérgondolatokig jutunk el, és azonnal következik a szónoklat maga. Máskor van időnk arra, hogy akár többször is elmondjuk a beszédünket, míg végül egyáltalán nem kell a papírra pillantanunk. A helyszín, a hallgatók száma és távolsága A szónoknak mind a mondanivaló megformálásában, mind a beszédmódban alkalmazkodnia kell a következő változókhoz: - az előadás helye, (zárt vagy nyitott terület), - a közönség száma, - a közönség távolsága az előadótól - MAGABIZTOSSÁG Mi a titka az összeszedettségnek? Kivárás Szokjon hozzá, hogy egy kicsit kivár, mielőtt válaszol egy kérdésre vagy beleszól a telefonba. Néhány másodperces szünet megszólalás előtt összeszedettséget sugall. Miért beszélünk gyorsan nyilvános szerepléskor? Gyorsan túl akarunk lenni rajta, nem akarjuk untatni az embereket, nem akarjuk feltartani őket
Azért állunk meg beszéd közben, mert elfogyott a levegő a helytelen légzéstechnika miatt. Ha elég levegőt veszünk be, hosszabb egységekben tudunk beszélni kifulladás nélkül, ott állunk meg, ahol logikus. Lehet magnóval gyakorolni. A beszéd sebessége 130 szó/perc (angol adat) kb. háromszor ilyen gyorsan hallunk, így képesek vagyunk megérteni a hadarást is de zavaró, parttalanná válik. (Ez teszi lehetővé a szinkrontolmácsolást is.) Milyen az optimális hangerő? A hangerőt a közönség magabiztosságnak veszi, bár ennek nincs logikai alapja. A hangos beszéd figyelemfelkeltő. Ha feszülést érzünk a torkunkban fellépés előtt, ásítsunk. Relaxál. Ha a közönségen látszik, hogy nem érti, pontosabban nem hallja, amit mondunk, emeljük fel a hangunkat. Ha hajlamosak vagyunk a halk beszédre, időnként kérdezzük meg, hallatszik-e eléggé. Különösen ha mikrofonba beszélünk. Miért kell ügyelni a kiejtésünkre? Törődjünk a tiszta kiejtéssel. Fokozottabban artikuláljunk, tisztán ejtsük a szóvégeket. Vigyük le a hangsúlyt a mondat végén. Hogyan kell biztosítani, hogy a hallgatók megértsék, amit mondunk? Időt kell hagyni a megértésre! Fejezzük be a mondatainkat, mielőtt továbbfűzzük a gondolatot. Beszéljünk rövidebb mondatokban átgondoltabb lesz az előadás, könnyebb követni a hallgatónak. Sokszor előfordul, hogy az előadó beszél valamiről, gyorsan és bonyolultan, a hallgatónak nincs ideje felfogni, végiggondolni, amit hallott. A hallgató visszakérdez. Sokszor az értelmező kérdéstől az előadó megijed, még gyorsabban, még részletesebben elkezdi magyarázni a témát, mintegy védekezik és nem hagy időt a hallgatónak, hogy végiggondolja, amit hallott. A hallgató meg akarja érteni, így elzárkózik a további információ áradat elől. Nem csoda, ha nem értik meg egymást. Miért előnyös, ha tudunk mosolyogni? A mosoly barátságos reakciót vált ki, mosolyt, jó indulatot. Erősíti a magabiztosságot, belülről és kívülről is magabiztosnak is látszunk. Nyitottnak, receptívnek látszunk mosolyogva. Mi a véleményünk arról, ha valaki hm-get, öö-zik? Bizonytalanságot sugall, felesleges időkitöltés, zavar jele. Helyette vigyük le a hangsúlyt és várjunk. Vagy gesztikuláljunk, az is kitölti az időt és segíti a gondolkodást. A hatékony prezentáció szerkesztése Az egyik legizgalmasabb kommunikációs helyzet: több embernek egy konkrét céllal előadást tartani. Egy volt Fehér Házi tanácsadó szerint a hallgatóság három
dolgot nem bocsát meg: a felkészületlenséget, ha nem lelkesedünk, és ha unalmasak vagyunk. Egyesek szerint szövegelni egyszerűbb, mint megírni egy témát. Ez többszörös tévedés, hiszen az előadásnál nincs korrekciós lehetőség, egyedül állunk szemben a kihívással (a hallgatósággal) és döntő szerepe van a testbeszédnek. Ezeket a buktatókat könnyen elkerülhetjük a prezentáció gondos megtervezésével. Az alábbi témákban készült rövid összefoglalók segítséget nyújthatnak a felkészülésnél. A felkészülés fontossága nem hangsúlyozható eléggé: vannak, akik azt tartják, hogy a beszéd minden percére 30 perc felkészülést kell hagyni. Jegyezzük meg, hogy a felkészülés elmulasztása egyet jelenthet a kudarcra való felkészüléssel. Mint a legtöbb vállalkozás esetén, itt is a célok meghatározásával kell kezdenünk. Tegyük fel a következő kérdést: Mi a célom a prezentációmmal? - Tanítani, oktatni: olyan megértési szinten kommunikálni, hogy a hallgatóság utána A-tól Z-ig tudja az előadás tartalmát - Nevelni, tájékoztatni: olyan előadás, aminek világossága és logikus felépítettsége a legjellemzőbb sajátossága - Lelkesíteni, rábeszélni: felkelteni az érdeklődést és másokkal elfogadtatni saját gondolatainkat - Információt átadni és szórakoztatni: egy show-t csinálni. A jó cél öt feltételnek tesz eleget: - Eredményorientált - A hallgatóságra irányul - Reális - Konkrét - Lehetőleg egyes szám első személyben szól A stratégia szempontjából fontos, hogy melyik út vezet a célomhoz. Miután eldöntöttük, hogy mit akarunk, és ezt kitől várjuk, ki kell még dolgoznunk, hogy hogyan kaphatjuk azt meg. A jó stratégia a prezentálót és hallgatóságát egyaránt elvezeti a célhoz. Határozzuk meg stratégiánkat a következő két kérdés megválaszolásával: - Milyen következtetéseket kell a hallgatóságnak levonni ahhoz, hogy elérjem prezentációm célját? - Milyen érveket kell felhasználnom ahhoz, hogy hallgatóim ezekre a következtetésekre jussanak? Hosszú távú felkészülés Felkészülés Célok meghatározása: a téma kiválasztása, mit kívánunk elérni a prezentációval. A cím (esetleg magyarázó alcím) megfogalmazása. A cím funkciói: iránytű, sugallja a szerző véleményét és felkelti a figyelmet. Minél többet tudunk a hallgatóságról, annál jobban sikerül felkészülnünk, annál eredményesebb lesz az előadás. A hallgatóságot a következő szempontok szerint vizsgálhatjuk:
- Létszám, összetétel (kor, nem, hierarchia viszonyok) - a jelenlévők témában való jártassága (szakértők) - érdeklődésük hőfoka, várható viszonyok a felvetendő témához és az előadóhoz - ellenségeskedők, kétkedők aránya a hallgatóságon belül Rövid távú felkészülés Fizikai körülmények, terem, berendezés, technikai eszközök biztosítása, ellenőrzése (check-listák). Összefoglalva tehát, ha meghatároztuk céljainkat, megtervezhetjük a beszédet. Ne engedjünk annak a kísértésnek, hogy a téma első megközelítésekor eldöntsük, hogy mit fogunk tananyagként tárgyalni. Gyűjtsünk anyagot a rendelkezésünkre álló forrásokból: saját tapasztalatainkból, mások tudásából (olvasás, meghallgatás, ötletroham, stb.). Hagyjuk, hogy a gondolatok néhány napig a tudatalattinkban dolgozzanak és azután tervezzük meg a beszédet. Fontos, hogy legyünk meggyőződve annak helyességéről, amiről beszélünk. Hitelesebb a mondandónk, ha magunk is hiszünk benne. Készítsünk vázlatot, ne írjuk le a beszédet! Ennek segítségével rendszerezzük gondolatainkat. Ennek eredménye a prezentáció tagolása, kicsit leegyszerűsítve: - Mondd meg nekik, hogy miről fogsz beszélni - Mondd el nekik, amit akartál - Emlékeztesd őket arra, amit hallottak tőled. Vázlatkészítés Bevezetés, téma kifejtés (tárgyalás), befejezés szerkezet kialakítása. A bevezetésben elmondjuk miről lesz szó, a tárgyalásban részletesen kifejtjük, a befejezésben összefoglaljuk miről volt szó. Bevezetés - az előadás pontos címe (esetleg magyarázó alcím) - megnyitás, a jóindulat felkeltése - a tulajdonképpeni bevezetés Az előadás pontos címe: ne a téma legyen meglepetés a hallgatóságnak. A megnyitás és bevezetés szétválasztása: az előbbi a figyelem megragadása, a hallgatóság jóindulatának felkeltése, míg az utóbbi az előadás vázlatának ismertetése. Minden kezdet nehéz különösen a prezentáció startjára igaz. Az első szavakkal többet kockáztatunk, mint amennyit a legjobb diákkal és kijelentésekkel valaha is jóvá tehetünk. A Neked mindig hatnod kell szlogennek döntő szerepe van itt is. Ami tilos: mentegetőzéssel kezdeni (ha mégis, a lehető legrövidebben) és az inkompetencia (szakmai) hangsúlyozása. A bevezetőben szükséges a téma lehatárolása, a kívánt témakörök bemutatása után, mintegy azok ellenpontjaként (szakmai kompetenciánk határainak korrekt ismertetése, azaz hamis várakozások
elkerülése). Összefoglalva tehát mindenek előtt el kell érned, hogy figyeljenek rád, ezért Tárgyalás - Mondandód keltse fel a közönség érdeklődését. Kezdd valami különlegesen érdekessel szokatlannal amit nem várnak. - Demonstráld a közönség igényét. Tedd mindenkinek személyessé. Értesd meg, hogy miért kell mindenkinek egyenként figyelnie rád. Mutasd meg a téma fontosságát a közönség minden tagjának személyesen. Legyél lelkesítő és őszinte. Ha sikerült a figyelmet magadra irányítani, avasd be a hallgatóságot: - Add meg a beszéd címét. - Jelezd a beszéd terjedelmét. Mondd el, hogy miről fog szólni, és mit kellett kihagynod. Közöld, hogy mennyi ideig fog tartani, és hogy kérdésekre utána kerülhet-e sor, vagy közben is lehet kérdésekkel jelentkezni. - Ismertesd a beszédednek a célkitűzéseit. Ne felejtsd el, hogy a célkitűzések legyenek pontosan körülírtak, mérhetőek és elérhetőek. Mond el mit fognak tudni a végén. Milyen reakciót vársz, remélsz a mondandóddal kapcsolatban? - a téma kifejtése - érvelés: (bizonyítás, cáfolat) - szemléltető példák. Az előadás témájának kifejtése a meghatározás, állítás, bizonyítás hármasán át (példákkal fűszerezve). Ha a hallgatóság számára is tiszta és követhető gondolatmenetet kívánunk nyújtani, akkor néhány fontos megkülönböztetésre van szükségünk: - A kifejtés (tárgyalás) elválasztása a bevezetéstől. - Melyek az előadás fő pontjai, szerkezeti tartóoszlopai és melyek a kitérők, mellékesen említett összefüggések. Ezeket az időbeosztással is jól tudjuk érzékeltetni. - Az előadó nem veszhet el az apró részletekben. - A jó előadó tekintettel van a hallgatóság befogadóképességére és a témában való jártasságára. Így nem zsúfolja teli az előadást gondolatokkal, összefüggésekkel, adatokkal, hivatkozásokkal. Az előadás menetében kiemeli a fő gondolatokat, a kardinális megállapításokat, és még megemészthető mennyiségűre szorítja össze őket. A lényeges pontokat akár több példával is meg lehet világítani. A témát kétféleképpen mutathatjuk be: - Egyoldalú kifejtés: amikor csak a saját álláspontunkat igazoló érveket, tényeket adjuk elő.
- Kétoldalú kifejtés: különösen hatékony, ha ellenállásra számítunk a hallgatóság körében. Ekkor az ellenérveket nem söpörjük a szőnyeg alá, hanem sorra megcáfoljuk, de legalábbis kételyeket ébresztünk velük kapcsolatban. Kettős hatást érünk el, egyrészt szakmailag többre értékel a hallgatóság, másrészt így mintegy immunizáljuk a résztvevőket az ellenérvekkel szemben. A különböző szempontú arányokra tárgyalásnál érdemes figyelnünk: - értelmi-érzelmi arány függ a témától, tartalomtól, az alkalomtól és a szónoktól is. - elbeszélés és bizonyítás-cáfolat aránya a beszéd műfajától függ - az objektív-szubjektív tényezők aránya a témából következik - a felhasznált források, hivatkozások mennyisége műfaj illetve stílusfüggő. Összefoglalva tehát, a bevezetésben jelöld ki azt az utat, amin haladni kívánsz. Jelezd, hogy miről fogsz beszélni, aztán lásd el jelzésekkel a hadműveletet. Határozd meg, hogy milyen üzenetet kívánsz átadni, majd a főrészt szerkeszd ezen üzenet köré: Befejezés - Tartsd fenn a közönség érdeklődését. - Fejben lásd világosan a gondolatok és elképzelések logikai sorrendjét. - Tartsd magad azokhoz a pontokhoz, amelyek a cél elérésében segítenek. - Ne ismétléssel tudatosítsd a főbb pontokat, hanem példákkal, analógiákkal és vizuális megjelenítéssel erősítsd meg. - Légy személyes közelíts Önök és én szemszögből. - Beszélj személyes tapasztalataidról. - Használj megfelelő nyelvet, a tényeket egyszerűsítsd. - Ha lehet, élj túlzásokkal. - Pontosan idézz. - összefoglaló ismétlés - értelmi-érzelmi egyensúly megteremtése - záró ( búcsú ) mondatok Ahogy a biciklizésnél is: nehezebb megtanulni megállni, leszállni a bicikliről, mint elindulni, felülni rá. Egy rossz befejezéssel is tönkre lehet tenni egy amúgy jó előadást. A befejezéskor érzelmi (élményszerű) és értelmi útravalóval kell ellátni a hallgatóságot. A lezárás ne tartalmazzon új gondolatot a kifejtéshez (tárgyaláshoz) képest, de azt összesűrítve az egyes részek közti logikai kapcsolatot kiemelve fogalmazzuk meg. Baklövések záráskor:
- gyakori hiba kifutván az időből az előadó elhagyja a zárást, így a hallgatóban a tökéletlenség, hevenyészettség érzését hagyja. - az elhúzódó befejezés. Következménye: türelmetlen hallgatóság, nem hagyjuk lecsengeni az élményt, még ha volt is. Összefoglalva tehát: - Ne fejezd be hirtelen, se váratlanul. - Gondolj arra, hogy az utolsó mondatok fognak visszacsengeni. - Ismételd el az üzenetet, a főbb pontokat, de más szavakkal. - Vonj le következtetéseket, hívj fel cselekvésre. - Ne vezess be új kérdéseket, új anyagot, bizonyítékot vagy érveket. - Ismételd meg a javasolt következő lépést / hívj fel cselekvésre. A fentiek az általános rendező elvek, ezért nem mindig követhetőek, de jó kiinduló alapot adnak az előadás elkészítéséhez és lebonyolításához. Léteznek olyan prezentációs iskolák is, amelyek erősen hangsúlyozzák az előadás kezdetének és zárásának jelentőségét. Az alábbi áttekintés ilyen gondolatok mentén mutatja be az előadás szerkesztésének lehetséges módszertanát. A prezentáció szerkesztése - Célmeghatározás mi az előadás elvárt eredménye? (tájékoztatás, informálás / meggyőzés, javaslattétel / érzelmek ébresztése / cselekvésre ösztönzés) - A hallgatóság ismerete az összetételből adódó ismeretek (érdeklődés) / a stílus kialakítása / nyelvhasználat - A felépítés a jól felépített előadás (az érdeklődés szintje és az idő) / a mondd el hármas szabálya / szerkesztési alapelvek (az egység és az összefüggés elve, a haladás elve, a folytonosság elve, az arányosság elve, a teljesség és a befejezettség elve) - Időzítés - Bevezetési módszerek történelmi hivatkozás / személyes hivatkozás / időszerű hivatkozás / idézet / kérdés / vicc - Befejezési technikák összefoglalás + rövid történet / idézet / kérdés / felszólítás Ellenőrző lista a prezentációs anyagok kialakításához - Vesse össze a prezentáció címét és témáját. Ezek összhangban vannak? - Minden címsornak van tényleges mondanivalója? - A prezentáció elegendő látványos képet és grafikát tartalmaz? - Az előadás szövegét sok igével fogalmazta? - A lehető legtömörebb megfogalmazásokat használta? - Kerülte a túlburjánzó idegen szavakat?
- A diákon a címsorok és tartalom összhangban vannak? - A helyesírási hibákat kijavította? Ellenőrizze a legkisebb bizonytalanság esetén mégegyszer! - Ügyelt az optikai megjelenítésre? Ellenőrző lista a hallgatóság felbecsüléséhez - Hány hallgatót vár? - Kik a vezető személyiségek? - Kik az Ön potenciális barátai? - Kik az ellenfelek? - Milyen tudásszint szint rendelhető az egyes hallgatókhoz? - Milyen beállítottsága van a hallgatóságnak a témához? - Milyen igényekkel, elvárásokkal kell Önnek számolnia? - Mi az, ami nagy érték a hallgatóságnak, amit emiatt feltétlenül érinteni kell? - Mit gondol Önről a publikum? Ellenőrző lista a prezentáció alatt és utáni ellenőrzéshez - A hallgatók megértették Önt? - Tudott állandó szemkapcsolatot tartani a publikummal? - Figyelt a bizalmas "mi" forma használatára - Az Ön üzenetét sikerült közvetítenie? - Elegendő szünetet tartottak? - Elérte a kívánt lelkesedést? - Sikerült Önnek hiteles benyomást kelteni a hallgatóságban? - Gondolt a mondatra: "Neked mindig hatnod kell!"? Ellenőrző lista a projektor használatához - írás mérete (messziről, még a legutolsó sorból is mindent jól lehet látni?) - nem hat-e a dia egy szöveg-sivatagnak, mivel túl sok szöveget helyezett el rajta? - valóban olyan benyomást keltenek-e a diák, mint amik egyszerre készültek, vagy felismerhető, hogy több bemutató alapján ollózta ezeket össze? - igazak-e a kijelentések? - ellenőriztesse valakivel a diákat a helyesírási szabályok betartását illetően - jók-e a képek az adott szövegrészhez? - a grafikák is azt ábrázolják-e, amit kommentál az előadásban? - a megfelelő grafikai típust alkalmazta-e?
- betartotta-e intézménye előírásait? - hogyan hatnak a színek? Ezt ellenőriztesse egy külső szemlélővel! - ne használjon túl sok szakkifejezést - nem túl bonyolultak-e a grafikák? (ezt is tesztelje egy barátja segítségével) - A prezentáció értékelése, visszajelzés adás Visszajelzés Olyan információ, melynek célja a magatartás pozitív megváltoztatása konkrét leíró ügyekkel kapcsolatban kemény világos jövőre orientáló megoldást kereső Kritika A haragunk kimutatása abból a célból, hogy közöljük követelményeinket általános kiértékelő emberekkel kapcsolatban kemény zavaros múltra orientáló hibáztatni akaró 1. Világos volt az előadás célja? Visszajelzés a prezentációról 2. Megszerkesztett, logikus, és könnyen követhető volt az előadás? 3. Érdekesen. átéléssel adta elő a témát? 4. Sikerült bevonni a közönséget? 5. Érthetően beszélt az előadó? 6. hasznosak voltak a szemléltető eszközök? Kielégítő volt a kérdés-felelet rész? 7. Érdekesen, átéléssel adta elő a témát? 8. Magabiztos volt az előadó? 9. Mi járulna hozzá még inkább az előadói készségek fejlesztéséhez? 10. Egyéb megjegyzések