KÍSÉRŐLEVÉL ELLENŐRZÉSI JELENTÉS MEGKÜLDÉSÉHEZ Iktatószáma: Ellenőrzés száma: Tárgy: Ellenőrzési jelentés megküldése Tóth László Jegyző Úr részére Tisztelt Hivatalvezető Úr! A 2015. évi belső ellenőrzési tervnek és az ellenőrzési programnak megfelelően a belső ellenőrzés elvégezte az Önkormányzat kizárólagos tulajdonában lévő gazdasági társaság közfeladat ellátásának, működésének, gazdálkodásának ellenőrzését. Az ellenőrzésről készült jelentést ezúton megküldöm. Tájékoztatom arról, hogy az ellenőrzés főbb megállapításait és javaslatait az ellenőrzési jelentés 4. oldalán található vezetői összefoglaló tartalmazza. Kérem, hogy a jelentés-tervezettel kapcsolatos véleményét annak kézhez vételétől számított nyolc napon belül részemre megküldeni szíveskedjék. Amennyiben észrevételt nem tesz, úgy a nemleges választ is jelezze a megadott határidőn belül. A Bkr. 42. (5) bekezdésére hivatkozva felhívom figyelmét, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek tekintem. Kérem, hogy a jelentésben részletezett javaslatok vonatkozásában az intézkedési terv kidolgozásáról, és a belső ellenőrzés részére történő megküldéséről a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül gondoskodni szíveskedjék. 1 Felhívom szíves figyelmét az intézkedési terv megfelelőségének kritériumaira: - Feltárt hiányosság megszűntetésére alkalmas, - végrehajtásáért felelős megnevezése, - a végrehajtás határidejének pontos megnevezése, - számon kérhető és ellenőrizhető. Dorog, 2015. május 28. Üdvözlettel Dr. Batka Brigitta Belső ellenőr 1 Bkr. 45. (1) Az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett intézkedésekről történő beszámolásért az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett szerv, illetve szervezeti egység vezetője felelős. (3) Az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a költségvetési szerv vezetője és a belső ellenőrzési vezetője részére. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a költségvetési szerv vezetője ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat.
Belső ellenőrzési jelentés Az Önkormányzat kizárólagos tulajdonában lévő gazdasági társaság közfeladat ellátásának, működésének, gazdálkodásának ellenőrzése Készítette: Dr. Batka Brigitta belső ellenőr Dorog, 2015. május 28. 2
Tartalomjegyzék Vezetői összefoglaló 4. Ellenőrzési program 11. Rövidítések jegyzéke 13. Részletes megállapítások 14. Záradék 34. Mellékletek: Tanúsítványok, Mellékletek 3
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A vizsgálat során áttekintettem az Önkormányzattal fennálló keretszerződést, a társaság szabályzatait, hatályos szerződéseit. A könyvelési anyagból érintőlegesen kiemelésre került néhány gazdasági esemény dokumentuma, de annak teljes körű ellenőrzésére nem került sor, figyelemmel arra, hogy a társaság a vizsgált időszakban rendelkezett könyvvizsgálóval, aki folyamatosan ellenőrizte a könyvvezetést. Meg vagyok győződve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy megalapozott véleményt formálhassak. Főbb megállapításaink, következtetéseink a következők: - Kiemelt jelentőségű megállapítások 2 : A Képviselő-testület döntése alapján [66/2013. (VI.26.)] - a közfeladat-ellátása érdekében a vizsgált időszakban bérbe adták a Pilis, Rákóczi út 40. szám alatti ingatlant, illetve annak lakásait, üzlethelyiségeit. A határozatban a vagyonra vonatkozóan a társaság és az Önkormányzat jogai és kötelezettségei külön nem került meghatározásra, csupán arról rendelkeztek, hogy a bérbe adásból származó bevételt telephelyfejlesztésre kell felhasználnia a társaságnak. A bérleti díj meghatározására vonatkozóan külön előkalkuláció nem készült, a társaság ügyvezetőjének tájékoztatása szerint a bérleti díj megállapítására négyzetméter arányosan kerül sor (500 Ft./m2). A bérlőkkel a bérleti szerződések megkötésre kerültek a vizsgált időszakban az alábbiak szerint. A helyszíni ellenőrzések során vizsgáltam a bérleti díjak vonatkozásában kiállított számlákat, melyek során az alábbiak kerültek megállapításra. A közüzemi díjakat valamennyi bérlő számára továbbszámlázták, kivéve Vető Szilvia részére, akivel az ügyvezető megállapodást kötött házmesteri, gondnoki feladatok ellátására, melyért az ellenszolgáltatása a közüzemi díjak megtérítése volt 180.000 Ft. összegig. Mindezekre figyelemmel Vető Szilvia részére közüzemi díj továbbszámlázása nem történt. Arra vonatkozóan nem állt rendelkezésre dokumentum, ill. adat, hogy az óraállásokat ellenőrizték volna. /Az 5. lakás bérlője részére havi nagyjából 14.000 Ft. került rezsiköltség címén továbbszámlázásra, aki a 46 m2 nagyságú ingatlant bérel, ez éves szintre megközelítőleg 150.000 Ft.!/ A bérleti díjak számlázása 2014. évben rendkívül rendezetlenül történtek, nem az Áfa tv.-ben és a bérleti szerződésekben meghatározott havi rendszerességgel, hanem pl. 2014. 11. hónapban számláztak ki 3 hónapot Vető 2 Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelentős költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban működhetne. A kiemelt jelentőségű megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részéről. Átlagos jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkitűzés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. Csekély jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentősen a cél vagy célkitűzések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos műveletek hatékonyságát és minőségét. 4
Szilvia részére, továbbá Tóth László részére 4 hónap bérleti díjat. 2015. évre ez a helytelen gyakorlat megszűnt, a számlákat havi rendszerességgel állítják ki. A jelentés mellékletét képezi a 2014. és 2015. évre vonatkozó jövedelem nyilvántartó karton, melyből megállapítható, hogy a társaság a jogszabályban meghatározott mértékű járulékokat vonta le a dolgozóktól. 2015. évben (május hónapig) az összes bérjövedelem 16.950.568 Ft., az adók és járulékok összesen 4.466.694 Ft., a befizetett szociális hozzájárulási adó 4.680.168 Ft. 2014. évben az összes bérjövedelem 54.160.912 Ft., az adók és járulékok összesen 13.934.516 Ft., a befizetett szociális hozzájárulási adó 13.903.551 Ft. Béren kívüli juttatás után fizetett 289.170 Ft. adót, járulékot. Béren kívüli juttatás 2014. december hónapban, Erzsébet utalvány formájában történt, 810.000 Ft. értékben. Jutalom, prémium kifizetés a Kft.-nél az ellenőrzött időszakban történt, 2013. évben mindösszesen bruttó 1.370.000 Ft., 2014. évben mindösszesen bruttó 2.391.556 Ft. összegben. 2015. évben jelen ellenőrzés idejéig 168.000 Ft. összegben Vető Szilvia gazdasági vezető részére a munkaviszonya megszűntetésére figyelemmel. A jutalom dokumentálására feljegyzés szolgált, melyben a gazdasági vezető kérte a külső megbízott könyvelő irodát, hogy a felsorolt személyeknek plusz munkáért jutalom számfejtésére kerüljön sor. A prémiumhoz kapcsolódó előzetes teljesítménykövetelmény meghatározás és teljesítmény értékelés nem történt. Kimutatás a dolgozóknak adott költségtérítésről, munkába járás költségtérítéséről 2015. január- április hónapban Dolgozó megnevezése Jogcím szerinti kifizetés Belföldi Munkába járás kiküldetés Megjegyzés Tóth Béla 47.736 Ft. 334.570 Ft. - Vető Szilvia - 98.502 Ft. - Miklós Nikolett - 10.260 Ft. - Molnárné Worum - 37.069 Ft. - Éva Détár Ferenc - 3.743 Ft. - Fenti táblázatból látható, hogy az ügyvezető és a gazdasági vezető részére nagyobb összegek kerültek kifizetésre belföldi kiküldetés címén. A Gt. tv. 120. (l) bekezdését figyelmen kívül hagyva, az Alapító Okiratban nem határozták meg azt a legmagasabb összeget, amelynek befizetésére a tag kötelezhető, továbbá a pótbefizetés teljesítésének módját, gyakoriságát, ütemezését, valamint a visszafizetés rendjét. Vizsgálva a társaság saját honlapját (www.gerjeforras.hu) megállapítást nyert, hogy a kötelező közzétételi kötelezettségét a társaság nem teljesítette a vizsgált időszakban, így javasolom annak mielőbbi pótlását. 5
- Átlagos jelentőségű megállapítások: A számviteli politika részeként elkészítésre került a pénzkezelési szabályzat is, mely tartalmazza az általános pénzkezelési szabályokat, a pénz kezelésével kapcsolatos feladatokat, a házipénztár kialakítására, és működtetésére, a pénzmegőrzés és tárolás, a pénzszállításra, a pénztári nyilvántartások vezetésére vonatkozó szabályokat. Rögzítésre került a szabályzatban a készpénz és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom rendje, nem rögzítették azonban a házipénztáron kívüli készpénzkezelés rendjét, a pénzkezelők, pénzbeszedőkre (pl. piaci helypénz beszedő) vonatkozó szabályokat, vagyis, hogy ki és milyen jogcímen jogosult pénzt beszedni, mivel kell bizonylatolnia, milyen időközönként kell elszámolnia. Nem került a pénzbeszedők részére felelősségvállalói nyilatkozat sem kitöltésre, mely a szabályzatuk mellékletét kellene, hogy képezze. Mindezekre figyelemmel javasolom, hogy a pénzkezelési szabályzatot vizsgálják felül és egészítsék ki a fentiekre figyelemmel. - Csekély jelentőségű megállapításokat az ellenőrzés nem tesz. Megállapításokhoz, következtetésekhez kapcsolódó javaslataim az alábbiak: 1./ Megállapítás: A Képviselő testület az SZMSZ-ben előírta a közfeladatok ellátásának kötelezettségét, de nem határozta meg konkrétan az ellátás módját, az abban résztvevők körét. A szilárd hulladék kezelés és szállítás közfeladat-ellátására a társaságot kizárólag megállapodásban jelölte ki. Javaslat: Javasolom az SzMSz. módosításakor a közfeladat ellátás módját, a részt vevők körét rögzítsék konkrétan. 2./ Megállapítás: Az ellenőrzött időszakban a Kft. alaptevékenysége kommunális szolgáltatási tevékenység, a települési szilárdhulladékok gyűjtése, kezelése, ártalmatlanítása, komposztálás, másodnyersanyagok gyűjtése, szelektálása és értékesítése volt. Tevékenysége 2012. december 4 -től bővült a településfejlesztési, településrendezési feladatok ellátása, az épített és természeti környezet védelme, vízrendezés és vízelvezetési, csatornázási helyi közutak és közterületek fenntartása, a parkolás biztosítása, valamint a köztisztaság és településtisztaság biztosítása feladatokkal, ez azonban a társaság e-cegjegyzek.hu közhiteles internetes oldalon nem köszön vissza. Javaslat: Javasolom a szükséges intézkedések megtételét, az alapító okirat módosítását. 3./ Megállapítás: A Kft. nem rendelkezett önköltségszámítási szabályzattal, mely a hulladékkezelési közszolgáltatási díj megállapításához a 64/2008. (III. 28.) Korm. rendelet alapulvételével készített kalkulációs sémát alkalmazta volna. Az ügyvezető tájékoztatása alapján a közszolgáltatás díjának meghatározásához szükséges elő- és utókalkuláció készítési kötelezettségének nem tett eleget. 6
Javaslat: Javasolom az önköltségszámítási szabályzat mielőbbi pótlását a 64/2008. (III.28.) Korm. rendelet előírásait alapul véve. 4./ Megállapítás: Az Önkormányzat a 224/2004. (VII. 22.) Korm. rendelet 12. (l) bekezdés f) pontjában előírt tájékoztatási kötelezettségen kívül szakmai beszámolási kötelezettséget nem határozott meg. Javaslat: Javasolom a Képviselő-testület részére szakmai beszámolási kötelezettség előírását különös figyelemmel az ellátott közszolgáltatásra. 5./ Megállapítás: A Képviselő-testület döntése alapján [66/2013. (VI.26.)] - a közfeladat-ellátása érdekében a vizsgált időszakban bérbe adták a Pilis, Rákóczi út 40. szám alatti ingatlant, illetve annak lakásait, üzlethelyiségeit. A határozatban a vagyonra vonatkozóan a társaság és az Önkormányzat jogai és kötelezettségei külön nem került meghatározásra, csupán arról rendelkeztek, hogy a bérbe adásból származó bevételt telephelyfejlesztésre kell felhasználnia a társaságnak. A bérleti díj meghatározására vonatkozóan külön előkalkuláció nem készült, a társaság ügyvezetőjének tájékoztatása szerint a bérleti díj megállapítására négyzetméter arányosan kerül sor (500 Ft./m2). A bérlőkkel a bérleti szerződések megkötésre kerültek a vizsgált időszakban az alábbiak szerint. A helyszíni ellenőrzések során vizsgáltam a bérleti díjak vonatkozásában kiállított számlákat, melyek során az alábbiak kerültek megállapításra. A közüzemi díjakat valamennyi bérlő számára továbbszámlázták, kivéve Vető Szilvia részére, akivel az ügyvezető megállapodást kötött házmesteri, gondnoki feladatok ellátására, melyért az ellenszolgáltatása a közüzemi díjak megtérítése volt 180.000 Ft. összegig. Mindezekre figyelemmel Vető Szilvia részére közüzemi díj továbbszámlázása nem történt. Arra vonatkozóan nem állt rendelkezésre dokumentum, ill. adat, hogy az óraállásokat ellenőrizték volna. /Az 5. lakás bérlője részére havi nagyjából 14.000 Ft. került rezsiköltség címén továbbszámlázásra, aki a 46 m2 nagyságú ingatlant bérel, ez éves szintre megközelítőleg 150.000 Ft.!/ A bérleti díjak számlázása 2014. évben rendkívül rendezetlenül történtek, nem az Áfa tv.-ben és a bérleti szerződésekben meghatározott havi rendszerességgel, hanem pl. 2014. 11. hónapban számláztak ki 3 hónapot Vető Szilvia részére, továbbá Tóth László részére 4 hónap bérleti díjat. 2015. évre ez a helytelen gyakorlat megszűnt, a számlákat havi rendszerességgel állítják ki. Javaslat: Javasolom, hogy a bérleti díjak kiszámlázására a jövőben is kiemelt figyelmet fordítsanak. 6./ Megállapítás: A jelentés mellékletét képezi a 2014. és 2015. évre vonatkozó jövedelem nyilvántartó karton, melyből megállapítható, hogy a társaság a jogszabályban meghatározott mértékű járulékokat vonta le a dolgozóktól. 7
2015. évben (május hónapig) az összes bérjövedelem 16.950.568 Ft., az adók és járulékok összesen 4.466.694 Ft., a befizetett szociális hozzájárulási adó 4.680.168 Ft. 2014. évben az összes bérjövedelem 54.160.912 Ft., az adók és járulékok összesen 13.934.516 Ft., a befizetett szociális hozzájárulási adó 13.903.551 Ft. Béren kívüli juttatás után fizetett 289.170 Ft. adót, járulékot. Béren kívüli juttatás 2014. december hónapban, Erzsébet utalvány formájában történt, 810.000 Ft. értékben. Jutalom, prémium kifizetés a Kft.-nél az ellenőrzött időszakban történt, 2013. évben mindösszesen bruttó 1.370.000 Ft., 2014. évben mindösszesen bruttó 2.391.556 Ft. összegben. 2015. évben jelen ellenőrzés idejéig 168.000 Ft. összegben Vető Szilvia gazdasági vezető részére a munkaviszonya megszűntetésére figyelemmel. A jutalom dokumentálására feljegyzés szolgált, melyben a gazdasági vezető kérte a külső megbízott könyvelő irodát, hogy a felsorolt személyeknek plusz munkáért jutalom számfejtésére kerüljön sor. A prémiumhoz kapcsolódó előzetes teljesítménykövetelmény meghatározás és teljesítmény értékelés nem történt. Kimutatás a dolgozóknak adott költségtérítésről, munkába járás költségtérítéséről 2015. január- április hónapban Dolgozó megnevezése Jogcím szerinti kifizetés Belföldi Munkába járás kiküldetés Megjegyzés Tóth Béla 47.736 Ft. 334.570 Ft. - Vető Szilvia - 98.502 Ft. - Miklós Nikolett - 10.260 Ft. - Molnárné Worum - 37.069 Ft. - Éva Détár Ferenc - 3.743 Ft. - Fenti táblázatból látható, hogy az ügyvezető és a gazdasági vezető részére nagyobb összegek kerültek kifizetésre belföldi kiküldetés címén. Javaslat: Javasolom, hogy a jövőben határozzanak meg teljesítménykövetelményeket, és időközönként, pl. félévente végezzenek teljesítményértékelést amely alapján a céljuttatás, prémium, jutalom kifizethető. Javasolom, hogy számoltassák be az érintett személyeket a kiküldetés szükségességéről, ugyanis a kiküldetés más munkahelyen való munkavégzésre utasítást jelent, pontosan mikor milyen célból volt szükség a kiküldetésre. 7./ Megállapítás: A Gt. tv. 120. (l) bekezdését figyelmen kívül hagyva, az Alapító Okiratban nem határozták meg azt a legmagasabb összeget, amelynek befizetésére a tag kötelezhető, továbbá a pótbefizetés teljesítésének módját, gyakoriságát, ütemezését, valamint a visszafizetés rendjét. 8
Javaslat: Intézkedjenek az Alapító Okiratban a Ptk-ban előírtaknak megfelelően annak a legmagasabb összegnek a meghatározásáról, amelynek befizetésére a tag kötelezhető, továbbá a pótbefizetés teljesítésének módjáról, gyakoriságáról, ütemezésér61, valamint a visszafizetés rendjéről. 8./ Megállapítás: Vizsgálva a társaság saját honlapját (www.gerjeforras.hu) megállapítást nyert, hogy a kötelező közzétételi kötelezettségét a társaság nem teljesítette a vizsgált időszakban, így javasolom annak mielőbbi pótlását. Javaslat: Javasolom, hogy a Taktv. 2. (1)-(2) bekezdéseiben rögzített közzétételi kötelezettségét teljesítse. 9./ Megállapítás: A számviteli politika részeként elkészítésre került a pénzkezelési szabályzat is, mely tartalmazza az általános pénzkezelési szabályokat, a pénz kezelésével kapcsolatos feladatokat, a házipénztár kialakítására, és működtetésére, a pénzmegőrzés és tárolás, a pénzszállításra, a pénztári nyilvántartások vezetésére vonatkozó szabályokat. Rögzítésre került a szabályzatban a készpénz és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom rendje, nem rögzítették azonban a házipénztáron kívüli készpénzkezelés rendjét, a pénzkezelők, pénzbeszedőkre (pl. piaci helypénz beszedő) vonatkozó szabályokat, vagyis, hogy ki és milyen jogcímen jogosult pénzt beszedni, mivel kell bizonylatolnia, milyen időközönként kell elszámolnia. Nem került a pénzbeszedők részére felelősségvállalói nyilatkozat sem kitöltésre, mely a szabályzatuk mellékletét kellene, hogy képezze. Javaslat: Fentiekre figyelemmel javasolom, hogy a pénzkezelési szabályzatot vizsgálják felül és egészítsék ki a fentiekre figyelemmel. A pénzbeszedők részére kerüljön kitöltésre felelősségvállalói nyilatkozat. 10./ Megállapítás: Az Önkormányzat a Szervezeti és Működési Szabályzatában a tulajdonosi jogok gyakorlásának, átruházásának rendjét nem szabályozta. Javaslat: Javasolom, hogy az alapító okiratban írják elő az ügyvezető írásbeli tájékoztatási kötelezettségét meghatározott időszakonként, optimálisan havonta, de legalább negyedévente a társaság üzleti tevékenységéről a Képviselő-testületnek és az FB-nek. Rendelkezzenek továbbá arról, hogy az FB elnökének évente legalább kétszer kötelessége a Kft. működéséről, közszolgáltatási tevékenysége ellátásáról az esetleges ellenőrzésekről a Képviselő-testületnek beszámolni. Javasolom, hogy a Képviselő-testület határozatban, vagy a SzMSz., adott esetben a vagyonrendelet részeként rendelkezzen a 100 %-os önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságai esetében az egységes elvekre épülő pénzügyi és számviteli információs beszámolórendszer kialakításáról. Ebben határozzák meg az üzleti terv kötelező elemeit, a tervezés folyamatában a tervezési dokumentumok benyújtási időpontját. Az éves beszámoló tartalmát az Szt. 19. (1) bekezdésének és a Gt. 35. 9
(3) és 40. (1) bekezdésének előírásai alapján határozzák meg, mely tartalmazza az üzleti jelentést és a könyvvizsgálati jelentést, valamint az FB írásbeli jelentését is. A megállapítások és a javaslatok részletes leírása az ellenőrzési jelentésben található. Az ellenőrzési jelentést az ügyvezetővel, a polgármesterrel és a jegyzővel egyeztettem. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő. Az ellenőrzés korlátozottan megfelelőnek ítélt területei a legtöbb tekintetben megfelelő kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak, hogy a belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben működtetik, illetve követik nyomon megfelelően. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezetője nem tesz megfelelő korrekciós intézkedéseket, akkor a belső irányítási és ellenőrzési rendszerben lényeges hiányosságok alakulhatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül. Iktatószám: 10
ELLENŐRZÉSI PROGRAM Az Önkormányzat kizárólagos tulajdonában lévő gazdasági társaság közfeladat ellátásának, működésének, gazdálkodásának ellenőrzéséhez AZ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ: Dr. Batka Brigitta belső ellenőr (regisztrációs szám: 5113657) AZ ELLENŐRZÖTT SZERV: Pilis Város Önkormányzat egyszemélyes tulajdonában lévő Gerje Forrás Nonprofit Kft. AZ ELLENŐRZÉS TÁRGYA: Az Önkormányzat kizárólagos tulajdonában lévő gazdasági társaság közfeladat ellátásának, működésének, gazdálkodásának ellenőrzése. AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA: annak értékelése, hogy az önkormányzat a jogszabályi előírásoknak és a helyi igényeknek megfelelően határozott-e a közfeladat ellátásáról, az ellátás módjáról, a gazdasági társaság rendelkezésére bocsátotta-e a közfeladat-ellátásához szükséges közvagyont, biztosította-e a tulajdonosi jogok érvényesülését, a társaság feladatellátásának felügyeletét, a társaságnál biztosított volt-e a vagyon jogszabályi előírásoknak megfelelő nyilvántartása, kezelése és gyarapítása, illetve annak sérülése esetén a tulajdonos intézkedett-e a vagyonvesztés megakadályozására, a gazdasági társaság a közfeladat-ellátási szerződésben megfogalmazott követelményeknek megfelelően látta-e el a rábízott közfeladatot. AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA: szabályszerűségi. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZEREI: adatbekérés, dokumentálás elemzés, interjúkészítés. ELLENŐRIZENDŐ IDŐSZAK: 2014-2015. év AZ ELLENŐRZÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA ÉS IDŐIGÉNYE: 2015.04.28. 2015.05.28. 21 munkanap VIZSGÁLATVEZETŐ NEVE, MEGBÍZÓLEVELÉNEK SZÁMA: Dr. Batka Brigitta, 3/2015. AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSÉNEK HATÁRIDEJE: 2015.május 31. AZ ELLENŐRZÖTT IDŐSZAKBAN AZ ELLENŐRZÖTT TERÜLETÉRT FELELŐS VEZETŐK NEVE: Simó Gáborné Polgármester Tóth László Jegyző Tóth Béla Ügyvezető Megjegyzések: Az ellenőrzés során a belső ellenőr a vonatkozó jogszabályok különös tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényre, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletre, és a Pilisi Polgármesteri Hivatal Belső Ellenőrzési Kézikönyvének vonatkozó iránymutatásai szerint jár el. 11
Részletes ellenőrzési feladatok/értékelési szempontok Ellenőrzött folyamatok, tevékenységek: 1./ A társaság általános működésének értékelése 1.1. A közfeladat meghatározása, feladat ellátásának választott módja 1.2. Az Önkormányzat tulajdonosi irányításának megítélése 2./ Szabályozottság kialakításának vizsgálata 2.1. Alapvető működési és pénzügyi- számviteli szabályzatok megléte, 2.2. A társaság vagyonnyilvántartása 2.3. A beszámolási kötelezettség teljesítése, a gazdasági évek ráfordításainak és bevételeinek, eredményének alakulása 3./ A társaság tervezési, könyvvezetési és beszámolási rendszere 3.1. Általános megállapítások, elkülönített könyvvezetés 3.2. Bérleti díj bevételek 3.3. Munkabérek, járulékok, személyi jellegű kifizetések értékelése 3.4. Az ellenőrzés idején érvényben lévő szerződések vizsgálata 3.5. üzemanyag fogyasztás vizsgálata. Kelt: Pilis, 2015. április 28. Jóváhagyásra jogosult: Aláírás (Tóth László mint a költségvetési szerv vezetője)* 3 Bélyegzőlenyomat * Az ellenőrzési program jóváhagyására a költségvetési szerv vezetője jogosult, tekintettel arra, hogy a belső ellenőrzési vezető és a vizsgálatot végző belső ellenőr személye megegyezik. 12
RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Taktv. Szt. Mötv. Áht. Ávr. Bkr. 2009. évi CXXII. törvény a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről; 2000. évi C. törvény a számvitelről. 2011. évi CLXXXIX. Törvény Magyarország helyi önkormányzatairól; 2011. évi CXCV. Törvény az államháztartásról; 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról; A költségvetési szervek belső kontrollrendszerről és belső ellenőrzésről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet. 13
RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A társaság általános működése, közfeladat ellátással kapcsolatos tevékenysége 1.1. A közfeladat meghatározása, a feladat-ellátásának választott módja A köztisztaság és a településtisztaság biztosítása az Mötv. 13. (l) bekezdése alapján az önkormányzat törvényi kötelezettsége. Az Önkormányzat közigazgatási területén a szilárd hulladék gyűjtése, ártalmatlanítása, hasznosítása és a közterületek tisztántartása feladatának ellátásáról közszolgáltatás megszervezése útján gondoskodott. Pilis Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az Ötv. 8. (1)-(2) bekezdése alapján 1998. évben műemlék és természetvédelemmel kapcsolatos feladatok ellátására hozta létre a társaságot. 2000.-ben az Önkormányzat kizárólagos tulajdonos lett a társaságban, és ezzel egyidejűleg a társaság fő feladata a települési kommunális szilárd hulladék begyűjtése és szállítása lett. A társaság a kötelező közfeladatok ellátása mellett üzemelteti az Önkormányzat tulajdonában lévő piacot és a homokbányát, karbantartja az önkormányzati közterületeket, és foglalkoztatja a közmunkásokat. Az ellenőrzött időszakban az Önkormányzat rendelkezett az Ötv. 91. (6) bekezdésében előírt gazdasági programmal. /Új ciklusra vonatkozó gazdasági program, fejlesztési terv jelen ellenőrzés megkezdéséig nem került elfogadásra, így azt a belső ellenőrzés nem vizsgálhatta./ A Képviselő-testület - az Ötv. 91. (7) bekezdésének megfelelően-a 127/2011. (IV.28.) számú határozatával fogadta el a 2010-2014. évekre vonatkozó gazdasági programját. A gazdasági program tartalmazta a társaság működésével kapcsolatos fejlesztési elképzelést, amelynek megvalósítására az ellenőrzött időszakban részben nem került sor. A gazdasági program szerint: A településüzemeltetési feladatok végrehajtására a 2009. évben, sajátos jogutódlással létrejött Gerje-Forrás Nonprofit Kft. hivatott, amelynek törvényes működtetéséért, a feladatok végrehajtása következetes, folyamatos beszámoltatásért a Képviselő-testület és annak szervei a felelősek. A Képviselő-testület céljai között rögzíteni szükséges, hogy az Önkormányzat fenntartásában álló intézmények mellett, a Gerje-Forrás Nonprofit Kft. jelenlegi működését, működtetését, gazdálkodását valamint irányítási, vezetési rendszerét is mielőbb - legkésőbb a 2011. pénzügyi évben, a belső ellenőrzés keretein belül - vizsgálni szükséges. A jelen önkormányzati ciklus időtartamára is a Gerje-Forrás Nonprofit Kft. fenntartásának és működtetésének feltételrendszere javítása érdekében, szükséges átvizsgálni az éves üzleti terv elkészítésén túlmenően, a víz és szennyvízdíj hatósági árának négy év időtartamra szolgáló képzésével párhuzamosan az ún. vízi közművek amortizációjával illetve a rendszerben cserére szoruló, nagyobb értékű tárgyi eszközök cseréjével összefüggésben, a Képviselő-testület részéről 2008. és 2009. évben meghozott átfogó műszaki és pénzügyi tervet. A Gerje-Forrás Nonprofit Kft. tárgyévi üzleti terveiben, költségvetéseiben a meglévő gépjárműpark gazdaságos üzemeltetése céljából, szükséges betervezni a gépjármű park működtetéséből adódó időszaki, vagy nagy javítások, felújítások költség elemeit is. Fentieken túlmenően meg kell vizsgálni azt is, hogy a Gerje-Forrás Nonprofit Kft. a részére kezelésbe, vagy használatra átadott, illetve tulajdonát képező gépjármű park milyen módon és 14
feltételek mellett adható nagyobb üzemóra hányadban vállalkozási tevékenységbe, illetve folytatható ezen gépjármű parkkal vállalkozási tevékenység, amely a Gerje-Forrás Nonprofit Kft. üzeleti terve részeként a bevételi díj emelkedését eredményezné. Az Önkormányzat a településüzemeltetési tevékenységet, mint közszolgáltatások ellátásának módját és mértékét a 2007. június 18. napján, határozatlan időre, a társasággal kötött együttműködési keretszerződésben határozta meg. Az együttműködési keretszerződést az ellenőrzött időszakban nem módosították. A keretszerződésben meghatározták a társaság vízrendezési, csapadékvíz elvezetési, településüzemeltetési, karbantartási feladatait. Az Önkormányzat a társaság által ellátott feladatok közötti keresztfinanszírozás szabályairól nem rendelkezett, elkülönített nyilvántartás vezetését nem írta elő. Az Önkormányzat a társaság közfeladat-ellátásával kapcsolatban nem fogalmazott meg annak mérésére, értékelésére alkalmas kritériumrendszert, mutatószámokat. A szerződés nem tartalmazta az Önkormányzat ellenőrzési jogosultságát a feladat teljesítésére vonatkozóan, továbbá a társaságnak külön beszámolási kötelezettsége sem volt kifejezetten az Önkormányzat felé, a szerződésben csupán annyi került rögzítésre, hogy az éves beszámolóval egyidejűleg éves és féléves szakmai beszámolót is szükséges benyújtaniuk a közszolgáltatási feladatok céljainak megvalósításáról. A szakmai beszámoló részletes tartalmára vonatkozó előírást nem rögzítettek. A szerződésben a felek úgy rendelkeztek, hogy a szerződést indokolás nélkül felmondani nem lehetséges. Az Önkormányzat és a társaság között külön vagyonkezelési megállapodás nem jött létre, az együttműködési keretszerződésben rendelkeztek az alábbiakról. 11. A Megbízó a Megbízott részére átadott feladatok teljes körű ellátásához, illetve működéséhez 2007.augusztus 31. napjáig ingyenes használatra átadja, Megbízott átveszi a Pilis, Kossuth L. út 47. sz. alatt a Polgármesteri Hivatal melléképületében található két helyiséget. 12./ A Megbízó a Megbízott részére átadott feladatok teljes körű ellátásához, illetve működéséhez 2007. augusztus 31. napjáig ingyenes használatra átadja, Megbízott átveszi a szintén Megbízó tulajdonát képező Pilis, Kossuth L. u. 49. sz. alatt lévő, Mikes Kelemen utcáról megközelíthető, és telekkönyvileg teljesen leválasztott földrészletet, a rajta lévő faházzal és a hozzá tartozó udvarral együtt. 13./ Megbízó a Megbízott részére a jelen együttműködési keretszerződésben is rögzített közhasznú feladatok átadásán túl, homokbánya üzemeltetése és hasznosítása céljából, a jelen együttműködési keretszerződés időtartamára, - határozatlan időtartamra ingyenes használatra és kezelésre átadja (bocsátja) a Pilis, Táncsics M. utcában fekvő új vízmű- telepen kivitelezett kiszolgáló iroda épületét, - és a hozzá kapcsolódó kiszolgáló létesítményeket. 14./ Megbízó a Megbízott részére jelen együttműködési keretszerződésben is rögzített közhasznú feladatok átadásán túl, homokbánya üzemeltetés és hasznosítás céljából 2009. december 31. napjáig ingyenes használatba átadja, Megbízott átveszi a Pilis Város ingatlannyilvántartásban 025/33 hrsz-ú külterületi ingatlant, hogy azon az ingatlanon vállalkozói tevékenységet folytasson. 15
15.1./ Megbízó a Megbízott részére a jelen együttműködési keretszerződésben is rögzített közhasznú feladatok átadásán túl, - átadja karbantartásra, üzemeltetésre és hasznosításra az együttműködési keretszerződés 1. számú mellékletében rögzített nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközöket. A keretszerződésbe a vagyonvédelem érdekében meghatározták, hogy a társaság köteles a részére átadott tárgyi eszközöket rendszer és üzemképes, jó állapotban karbantartani, e körben a jó gazda gondosságával eljárni. A Képviselő testület az SZMSZ-ben előírta a közfeladatok ellátásának kötelezettségét, de nem határozta meg konkrétan az ellátás módját, az abban résztvevők körét. A szilárd hulladék kezelés és szállítás közfeladat-ellátására a társaságot kizárólag megállapodásban jelölte ki. Javasolom az SzMSz. módosításakor a közfeladat ellátás módját, a részt vevők körét rögzítsék konkrétan. Az Önkormányzat vizsgált időszakra vonatkozó hulladékgazdálkodási tervét nem bocsátották az ellenőrzés rendelkezésére. Az ellenőrzött időszakban a Kft. alaptevékenysége kommunális szolgáltatási tevékenység, a települési szilárdhulladékok gyűjtése, kezelése, ártalmatlanítása, komposztálás, másodnyersanyagok gyűjtése, szelektálása és értékesítése volt. Tevékenysége 2012. december 4 - től bővült a településfejlesztési, településrendezési feladatok ellátása, az épített és természeti környezet védelme, vízrendezés és vízelvezetési, csatornázási helyi közutak és közterületek fenntartása, a parkolás biztosítása, valamint a köztisztaság és településtisztaság biztosítása feladatokkal, ez azonban a társaság e-cegjegyzek.hu közhiteles internetes oldalon nem köszön vissza, javasolom a szükséges intézkedések megtételét. A Kft. Pilisen kívüli környező településeken is végzett hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatot a települési önkormányzatokkal kötött közszolgáltatási szerződések alapján. A 2007. június 18. napján, határozatlan időre, a társasággal kötött együttműködési keretszerződés 4. pontja meghatározta mindazon feladatokat, amelyeket annak értelmében a társaság önállóan gazdálkodva folyamatosan köteles volt biztosítani. A keretszerződés 4. pontja értelmében a társaság feladat különösen, de nem kizárólagosan: - vízrendezési feladatok teljes körű ellátása, - csapadékvíz elvezetési feladatok teljes körű ellátása, - köztemető létesítés esetén, a köztemető zöldfelületének rendszeres fenntartásával, karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása, - a megbízó tulajdonában illetve kezelésében álló helyi közutak felületén keletkező hibák, kátyúk kijavításával, az élet- és balesetveszély megelőzésével, elhárításával kapcsolatos feladatok ellátása, - a megbízó kezelésében álló közutakhoz tartozó zöldfelület kezelés, - a megbízó fenntartásában álló önkormányzati intézmények házi bekötő ivóvíz vezeték- és szennyvíz vezeték rendszerének, valamint csapadék víz elvezető rendszerének karbantartásával, a köztisztasági feladatok végrehajtásával, az intézmények körüli zöldfelület rendszeres és folyamatos karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása, - Piac és vásártér teljes működtetése és fenntartása, - város vízi közműveinek üzemeltetése stb. 16
Mindezen közszolgáltatások fedezete a keretszerződésben megállapított intézményfinanszírozás volt. A szilárdhulladék kezelés, ártalmatlanítás és szállítás közfeladatának ellátására az Önkormányzat és a Kft. vel 2013.12.18. napján kötött Közszolgáltatási szerződést. A Közszolgáltatási szerződés megfelelt a 224/2004. (VII. 22.) Korm. rendelet 11-14. -aiban előírt tartalmi követelményeknek. Az Önkormányzat a Hgt. 23. -ában előírt kötelezettségének eleget tett és a hulladékkezelési rendeletben állapította meg az azzal összefüggő szabályokat. Az önkormányzati vagyon megőrzése, védelme érdekében az ellenőrzött időszakban a társaság kezelésébe, illetve bérletébe adott vagyon leltározásának szabályait 2014. és 2015. évben meghatározták. Az Önkormányzat a vizsgált időszakban felhalmozási célú támogatást nem nyújtott a társaság, kezességet azonban vállalt a társaság folyószámla hiteléhez kapcsolódóan. 1.2. Az Önkormányzat tulajdonosi irányításának megítélése Az Önkormányzat az Alapító Okiratban - a Gt. 19. -ának előírásaival összhangban - meghatározta a tulajdonosi joggyakorlás szabályait. A Kft. feletti tulajdonosi jogokat a Képviselőtestület gyakorolta. Az Önkormányzat a Gt. 33. (l) bekezdés c) pontja előírásának megfelelően gondoskodott az FB létrehozásáról, a Taktv. 4. (2) bekezdésének megfelelően a társasági törzstőke összegéhez igazodva három főben határozta meg az FB létszámát. Az Alapító Okirat rendelkezett az ügyvezető, az FB tagok, a könyvvizsgáló kijelölésének szabályairól és a Kft. gazdálkodása során elért eredmény felhasználásáról. A Képviselő-testület a Kft. ügyvezetőjének és az FB tagjainak megválasztásáról, valamint a könyvvizsgáló megbízásáról az Alapító Okirat előírásainak megfelelően határozatokban döntött. Az ellenőrzött időszakban a Gt. 34. (4) bekezdésének megfelelően az FB elkészítette ügyrendjét. Az Önkormányzatnál és a Kft.-nél rendelkezésre álltak az FB évközi elrendelt intézkedéseinek dokumentumai, jegyzőkönyvei, határozatai. Az Önkormányzat nem írt elő az FB számára az ellenőrzési tevékenységéről való beszámolási kötelezettséget, az FB nem számolt be a vizsgált időszakban a tevékenységéről és a feladatainak végrehajtásáról. Az FB a Gt. 35. (3) bekezdésében foglaltak ellenére nem csatolt írásbeli véleményt a Kft. 2013. évi mérlegbeszámolóihoz. A Kft. 2013. évi méreg- beszámolóját az FB tárgyalta és elfogadta. A 2014. évi beszámoló elfogadása jelen ellenőrzés idején folyamatban van, így arra vonatkozó megállapítást nem teszek. A Képviselő-testület a 2010. novemberétől a javadalmazási szabályzatban határozta meg a Kft. vezető tisztségviselői, felügyelő bizottsági tagjai és a vezető állású munkavállalói javadalmazásának főbb elveiről szóló szabályzatát. A javadalmazási szabályzat megfelelt a Taktv. 5. (3) bekezdésében meghatározott előírásoknak. Az ellenőrzött időszakban a Kft. ügyvezetőjének prémium célokat a Képviselő-testület tűzött ki, 2014. évben jutalomban, prémiumban részesült. 2015. évben jelen ellenőrzés idejéig kizárólag a gazdasági vezetőnek történt jutalom kifizetése 168.000 Ft. összegben. 17
A javadalmazási szabályzat tárgyi hatálya az ügyvezető, az FB és a vezető állású munkavállalók javadalmazásának módjára, mértékére, tovább azok főbb elveinek és rendszerének szabályozására terjedt ki. A szabályzat meghatározta a prémium és végkielégítés fizetési feltételeit, a döntési szinteket és az értékhatárokat. Pilis Város Önkormányzata, mint alapító és egyszemélyes tulajdonos az Alapító Okiratban az alapító kizárólagos hatásköreit igen, az évenkénti értékelésre és döntés meghozatalára vonatkozó feladatokat, továbbá a rendkívüli alapítói döntés szükségességének eseteit nem határozta meg. A Gt. tv. 120. (l) bekezdését figyelmen kívül hagyva, az Alapító Okiratban nem határozták meg azt a legmagasabb összeget, amelynek befizetésére a tag kötelezhető, továbbá a pótbefizetés teljesítésének módját, gyakoriságát, ütemezését, valamint a visszafizetés rendjét. A társaság szervezeti felépítését, feladat- és hatásköri rendszerét az ellenőrzött időszakban belső szabályzatban, SzMSz.-ben szabályozta, melyet Pilis Város Önkormányzat Képviselő-testülete a társaság szabályzataival együtt jóváhagyott. Az Önkormányzat a vagyongazdálkodási rendeletben rögzítette a tulajdonosi jogok gyakorlásának módját, a Szervezeti és Működési Szabályzatában a tulajdonosi jogok gyakorlásának, átruházásának rendjét azonban nem szabályozta. Javasolom előbbiek SzMSz.-ben történő rögzítését. A Gt. és a Ptk-ban előírtaknak megfelelően a Képviselő-testület döntött az ügyvezető kinevezéséről, munkaszerződésének feltételeiről, az FB személyi összetételéről és díjazásról, továbbá a társaság könyvvizsgálójáról és díjazása megállapításáról, valamint az éves üzleti terv és az éves beszámoló elfogadásáról. A vizsgált időszakban az FB rendszeresen ülésezett, a jogszabályban előírt kötelező feladatait teljesítette, külön cél szerinti, illetve egyéb ellenőrzést nem végzett. A társaság és a Polgármesteri Hivatal szervezeteinek a közfeladat-ellátására és a tulajdonosi joggyakorlásra vonatkozó operatív feladatait külön dokumentum nem határozta meg. Javasolom a Polgármesteri Hivatal SzMSz.-ében, vagy a gazdasági szervezet ügyrendjében rögzíteni az együttműködés főbb szempontjait, a kötelező adatszolgáltatás körét, azok határidőit. Javasolom továbbá, hogy az alapító okiratban írják elő az ügyvezető írásbeli tájékoztatási kötelezettségét meghatározott időszakonként, de legalább negyedévente a társaság üzleti tevékenységéről és a közszolgáltatási tevékenység tapasztalatairól a Képviselő-testületnek és az FB-nek. Rendelkezzenek továbbá arról, hogy az FB elnökének évente legalább kétszer kötelessége a Kft. működéséről, az esetleges ellenőrzésekről a Képviselőtestületnek beszámolni. A Kft. éves üzleti terveit a Képviselő-testület az ellenőrzött időszakban elfogadta, az FB javaslatának megfelelően. Javasolom, hogy a Képviselő-testület határozatban, vagy a SzMSz., adott esetben a vagyonrendelet részeként rendelkezzen a 100 %-os önkormányzati tulajdonú gazdasági társasága esetében az egységes elvekre épülő pénzügyi és számviteli információs beszámolórendszer kialakításáról. Ebben határozzák meg az üzleti terv kötelező elemeit, a tervezés folyamatában a tervezési dokumentumok benyújtási időpontját. Az éves 18
beszámoló tartalmát határozzák meg, mely tartalmazza az üzleti jelentést és a könyvvizsgálati jelentést, valamint az FB írásbeli jelentését is. Az Önkormányzat - az ellenőrzött időszakban az egyszemélyes tulajdonában lévő gazdasági társaság ügyvezetőjére vonatkozóan egységes éves prémium meghatározási, értékelési, jóváhagyási rendszert Képviselő-testület határozatban rögzített, amely alapján az ügyvezető 2014. évben jutalomban részesült. A köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvény 5. (3) bekezdése értelmében a köztulajdonban álló gazdasági társaság legfőbb szerve e törvény és más jogszabályok keretei között köteles szabályzatot alkotni a vezető tisztségviselők, felügyelőbizottsági tagok, valamint az Mt. 208. -ának hatálya alá eső munkavállalók javadalmazása, valamint a jogviszony megszűnése esetére biztosított juttatások módjának, mértékének elveiről, annak rendszeréről. A szabályzatot az elfogadásától számított harminc napon belül a cégiratok közé letétbe kell helyezni. A szabályzat rendelkezéseitől érvényesen eltérni nem lehet. A fentebb megjelölt szabályzatot a társaság megalkotta, és 2013. október 16. napjától hatályba léptette. A törvény 2012. július 1. napjától hatályos 2. (1) bekezdése előírja, hogy a köztulajdonban álló gazdasági társaság a közzététel időpontjában fennálló adatok alapján közzéteszi a vezető tisztségviselők, a felügyelőbizottsági tagok, a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 208. -a szerint vezető állású munkavállalók, valamint az önállóan cégjegyzésre vagy a bankszámla feletti rendelkezésre jogosult munkavállalók a) nevét, b) tisztségét vagy munkakörét, c) munkaviszonyban álló személy esetében ca) a munkavállaló részére a munkaviszonya alapján közvetlenül vagy közvetve nyújtott pénzbeli juttatásokat, ezen belül külön feltüntetve alapbérét, egyéb időbérét, teljesítménybérét, valamint az időbért megalapozó időtartamot, illetve a teljesítménybért megalapozó teljesítménykövetelményeket, cb) az Mt., kollektív szerződés, illetve a munkaszerződés alapján járó mértéket megjelölve a munkavállalóra irányadó végkielégítés, illetve felmondási idő időtartamát, cc) az Mt. 228. alapján kikötött időtartamot és a kötelezettség vállalásának ellenértékét, d) a gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban: Gt.) 22. (2) bekezdés a) pontja szerinti jogviszony, valamint a felügyelőbizottsági tagok esetén da) a megbízási díjat, db) a megbízási díjon felüli egyéb járandóságokat, dc) a jogviszony megszűnése esetén járó pénzbeli juttatásokat. (2) A köztulajdonban álló gazdasági társaság a közzététel időpontjában fennálló adatok alapján a másokkal együttesen cégjegyzésre vagy a bankszámla feletti rendelkezésre jogosult munkavállalók, valamint a munkáltató működése szempontjából meghatározó jelentőségű egyéb munkavállalók esetében az (1) bekezdés b)-c) pontjában meghatározott adatokat teszi közzé. (3) A köztulajdonban álló gazdasági társaság a közzététel időpontjában fennálló adatok alapján gondoskodik a pénzeszközei felhasználásával, a gazdasági társaság vagyonával történő gazdálkodással összefüggő - az egyszerű közbeszerzési eljárás értékhatárát elérő vagy azt meghaladó értékű - árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, 19
vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezésének (típusának), tárgyának, a szerződést kötő felek nevének, a szerződés értékének, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartamára vonatkozó adatoknak, valamint az említett adatok változásainak közzétehetővé tételéről. Önkormányzati rendelet a kötelezően közzétételre kerülő szerződések értékhatárát az egyszerű közbeszerzési eljárás értékhatáránál alacsonyabb összegben is meghatározhatja. Vizsgálva a társaság saját honlapját (www.gerjeforras.hu) megállapítást nyert, hogy a kötelező közzétételi kötelezettségét a társaság nem teljesítette a vizsgált időszakban, így javasolom annak mielőbbi pótlását. A Kft. a vizsgált időszakban nyereségesen működött, így nem volt szükséges a Képviselő-testület, mint a tulajdonosi jogokat gyakorló legfőbb szerv intézkedése. A Kft. közhasznú tevékenységet végző gazdasági társaság, eredménye a Közhasznúsági tv. 14. (1) bekezdése szerint nem osztható fel. A jogszabályokban foglaltaknak megfelelően eljárva az ellenőrzött időszakban a Képviselő-testület szabályszerűen határozott a Kft. mérleg szerinti eredményének elfogadásáról, a nyereség eredménytartalékba helyezéséről. 20
2. A szabályozottság kialakítása, vizsgálata 2.1. A Kft. szervezeti kialakítása, szabályozottsága A Kft.-nél az ellenőrzött időszakban két funkcionálisan elkülönülő egység volt, a gazdasági vezető és a műszaki vezető volt, meghatározásra kerültek az alá-fölérendeltségi viszonyok, illetve a döntési szintek meghatározásra kerültek. A Kft.-nél az ügyvezetőnek önálló képviseleti joga volt, és gyakorolta a munkáltatói jogokat a munkavállalók felett. A társaság szervezeti tagozódását a jelentés mellékletét képező szervezeti ábra tartalmazza. 2.1.1. A társaság alapvető működési szabályzatai A Kft. működtetésének feladat-, hatásköri- és felelősségi szabályozását az Alapító Okirat meghatározza. A társaság rendelkezett Szervezeti és Működési Szabályzattal, az arra vonatkozó megállapítások az 1. pontban rögzítésre kerültek. 2.1.2. A társaság pénzügyi- számviteli szabályzatai: A Számviteli törvény 14. (4) bekezdése alapján a számviteli politika keretében írásban rögzíteni kell - többek között - azokat a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentősnek, nem lényegesnek, nem jelentősnek, továbbá meghatározza azt, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell megváltoztatni. (5) A számviteli politika keretében el kell készíteni: a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát; b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát; c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot; d) a pénzkezelési szabályzatot. (8) A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.... (11) Az újonnan alakuló gazdálkodó a (3)-(4) bekezdés szerinti számviteli politikát, az (5) bekezdés szerint elkészítendő szabályzatokat a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül köteles elkészíteni. Törvénymódosítás esetén a változásokat annak hatálybalépését követő 90 napon belül kell a számviteli politikán keresztülvezetni. (12) A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős. 161. (1) A kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó az egységes számlakeret előírásainak figyelembevételével olyan számlarendet köteles készíteni, amely szerinti könyvvezetés az e törvényben előírt beszámoló készítését maradéktalanul biztosítja. 21
(2) A számlarend a következőket tartalmazza: a) minden alkalmazásra kijelölt számla számjelét és megnevezését, b) a számla tartalmát, ha az a számla megnevezéséből egyértelműen nem következik, továbbá a számla értéke növekedésének, csökkenésének jogcímeit, a számlát érintő gazdasági eseményeket, azok más számlákkal való kapcsolatát, c) a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, d) a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet. (3) Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, és a kettő között az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét biztosítani kell. (4) A számlarend összeállításáért, annak folyamatos karbantartásáért, a naprakész könyvvezetés helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. (5) Az újonnan alakuló - e törvény hatálya alá tartozó és kettős könyvvitelt vezető - gazdálkodó köteles számlarendjét a megalakulás időpontjától számított 90 napon belül, az egyszeres könyvvitelről a kettős könyvvitelre áttérő gazdálkodó az áttérés időpontjáig elkészíteni. E törvény változása esetén a számlarend szükséges módosítását a törvényi változás hatálybalépését követő 90 napon belül kell elvégezni. A Számv tv. 14. (5) bekezdés a) pontjában előírt leltárkészítési és leltározási szabályzat (mely 2013.10.16.-tól hatályos) tartalmazza a leltározás módját, időpontját, a leltározás előkészítésére, a leltározási bizonylatok, a leltár megfelelőségének kritériumait, nem tartalmazta az adófolyószámlák és más költségvetési kapcsolatok leltározásának időpontját, a leltározási körzetek kijelölését. A társaság rendelkezett értékelési szabályzattal, mely 2013.10.16. napjától hatályos. A szabályzatban rögzítésre kerültek a befektetett eszközök, a forgóeszközök értékelésének szempontjai, az időbeli elhatárolás szabályai. A számviteli politika részeként elkészítésre került a pénzkezelési szabályzat is, mely tartalmazza az általános pénzkezelési szabályokat, a pénz kezelésével kapcsolatos feladatokat, a házipénztár kialakítására, és működtetésére, a pénzmegőrzés és tárolás, a pénzszállításra, a pénztári nyilvántartások vezetésére vonatkozó szabályokat. Rögzítésre került a szabályzatban a készpénz és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom rendje, nem rögzítették azonban a házipénztáron kívüli készpénzkezelés rendjét, a pénzkezelők, pénzbeszedőkre (pl. piaci helypénz beszedő) vonatkozó szabályokat, vagyis, hogy ki és milyen jogcímen jogosult pénzt beszedni, mivel kell bizonylatolnia, milyen időközönként kell elszámolnia. Nem került a pénzbeszedők részére felelősségvállalói nyilatkozat sem kitöltésre, mely a szabályzatuk mellékletét kellene, hogy képezze. Mindezekre figyelemmel javasolom, hogy a pénzkezelési szabályzatot vizsgálják felül és egészítsék ki a fentiekre figyelemmel. A 2013.10.22. től hatályos számlarend tartalmazza az egyes főkönyvi számlák tartalmát, az analitikus nyilvántartásra, az analitika és a főkönyv kapcsolatára vonatkozó megállapításokat. Az Önkormányzat a vizsgált időszakban - az Áhsz. 37. (4) bekezdésében előírtak ellenére- a Kft-nek térítésmentesen használatba adott ingóságokat nem leltározta. A használatba adott eszközök leltározásával összefüggésben 2010-től az Áhsz. 37. (4) bekezdésében előírtak ellenére Önkormányzat a Kft. részére használatba adott ingóságokkal kapcsolatban a vagyonkezelő általi leltárkészítésre, azoknak az Önkormányzat részére történő megküldése rendjének előírásával kapcsolatban nem határozott meg szabályokat. 2014. évtől a használatba, vagyonkezelésbe adott eszközök leltározására vonatkozó szabályok a 2014. április 1. napjától hatályos leltározási szabályzatban meghatározásra kerültek, így erre vonatkozó javaslatot az ellenőrzés nem fogalmaz meg. 22