A SZABOLCS-SZATMÁR-BEREG MEGYEI LEVÉLTÁR SZAKKÖNYVTÁRÁNAK SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA
I. Általános rész 1. A könyvtár adatai 1.1. Megnevezése: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár [a továbbiakban: Levéltár] Szakkönyvtára [a továbbiakban: Könyvtár] 1.2. Székhelye és címe: 4400 Nyíregyháza, Széchenyi u. 4. 1.3. Elérhetıségei: Telefon: 00-36-42/414-313, 00-36-42/311-280 Fax: 00-36-42/414-313 E-mail: leveltar@szabarchiv.hu 1.4. Fenntartója: Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár [a továbbiakban: Levéltár] 1.5. Szakmai felügyeleti szerve: Oktatási és Kulturális Minisztérium könyvtári ügyekben illetékes szervezeti egysége 1.6. A könyvtár típusa: Zártforgalmú tudományos szakkönyvtár 1.7. A könyvtár jogi személyisége: Nem önálló jogi személy 2. A könyvtár gazdálkodási jogköre A Könyvtár személyi és dologi kiadásai a Levéltár költségvetésében szerepelnek. Az állománygyarapításra és esetleges egyéb kiadásra, valamint köttetésre a könyvtáros által javasolt és a Levéltár igazgatója által jóváhagyott éves keret áll a Könyvtár rendelkezésére. 3. A könyvtár feladata A Szabályzat 1 sz. mellékletében meghatározott módon a győjtıkörébe tartozó könyvek, periodikák, elektronikus kiadványok győjtése, feldolgozása és szolgáltatása, ezáltal az intézmény szakmai és tudományos tevékenységének támogatása. II. A Könyvtár mőködését meghatározó jogszabályok, szabályzatok 1. Jogszabályok 1.1. A Könyvtár mőködését szabályozza a muzeális intézményekrıl, a nyilvános könyvtári ellátásról és közmővelıdésrıl szóló 1997. évi CXL. törvény. A fentiek értelmében a Könyvtár: a) győjteményét folyamatosan fejleszti, feltárja, megırzi, gondozza és meghatározott olvasói kör számára rendelkezésre bocsátja; b) tájékoztat a Könyvtár dokumentumairól és szolgáltatásairól; c) biztosítja más könyvtárak állományának és szolgáltatásainak elérését; d) részt vesz a könyvtárak közötti információ- és dokumentumcserében; e) könyvtárközi kölcsönzést végez; f) dokumentumai a 2. sz. mellékletben felsoroltak szerint használhatóak; g) a könyvtári anyag használatát a kutatóteremben biztosítja. 1
1.2. Az állomány nyilvántartását, ellenırzését és állományapasztását a könyvtári állomány ellenırzésérıl (leltározásáról) és az állományból történı törlésrıl szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII. 17.) KM PM együttes rendelet alapján végzi. A rendelettel összhangban: a) a könyvtári állományt tulajdoni bélyegzıvel látja el; b) a Könyvtár állományát egyedi címleltárkönyvben tartja nyilván; c) a leltárkönyvet minden év végén a pénzügyi elıírásoknak megfelelıen lezárja. 1.3 A Könyvtár állományában található muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról szóló 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet alapján a jelen Szabályzat 3. sz. melléklete rendelkezik. 2. Szabályzatok, rendelkezések 2.1. Az állomány gyarapítását a 1. sz. mellékletben lévı győjtıköri szabályzata alapján végzi. 2.2. A Könyvtár használatáról, a felhasználók körérıl a 2. sz. mellékletet képezı könyvtárhasználati szabályzat rendelkezik. 2.3. Az állományban lévı muzeális dokumentumok kezelési szabályzatát a 3. sz. melléklet tartalmazza. 2.4. A könyvtári nyilvántartásokat a 4. sz. melléklet sorolja fel. III. Szervezeti felépítés 1. A Könyvtár szervezete, irányítása 1.1. A Könyvtár közvetlenül a Levéltár igazgatóhelyettese irányítása alá tartozik. 1.2. A könyvtárosi feladatokat az intézményben 1 fı szakirányú, felsıfokú végzettségő könyvtáros látja el. 1.3. A könyvtáros feladata, hogy legjobb tudása szerint fejlessze, feltárja, gondozza a Könyvtár anyagát, a Könyvtárra vonatkozó statisztikai és egyéb adatszolgáltatási kötelezettségeknek eleget tegyen. 1.4. A könyvtárosi munkakört teljes körő állományleltárral kell átadni és átvenni. IV. Záró rendelkezések A Szabályzat 2010. január 4-én lép hatályba, ezzel a 1980. november 13-án jóváhagyott Szabolcs-Szatmár Megyei Levéltár Szakkönyvtárának szervezeti és mőködési szabályzata érvényét veszti. 2
Mellékletek 1. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárának győjtıköri szabályzata 2. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárának könyvtárhasználati szabályzata 3. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárában található muzeális dokumentumok kezelési szabályzata 4. Könyvtári nyilvántartások Nyíregyháza, 2010. január 4. Kujbusné dr. Mecsei Éva Ph.D. igazgató 3
A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárának győjtıköri szabályzata I. Az állománygyarapítás módja 1. sz. melléklet A szakkönyvtár győjtıkörét és az állománygyarapítás módját a könyvtári szabályzatban megfogalmazott feladatok határozzák meg. 1. Hivatalból 1.1. A Levéltár valamennyi kiadványa. 1.2. A Levéltár dolgozóinak máshol megjelent kiadványai. 2. Vétel útján 2.1. A kurrens anyag beszerzése elsısorban a Könyvtárellátó Közhasznú Társaságon keresztül történik, szükség esetén a Könyvtár igénybe veszi más könyvforgalmazó cégek szolgáltatásait is. 2.2. A helyismereti, helytörténeti szakirodalmat a Könyvtár vásárlás útján helyi könyvesboltokból, illetve közvetlenül a szerzıktıl szerzi be. 2.3. A kereskedelmi forgalomba nem kerülı, de tartalmi értékük szempontjából a Könyvtár számára jelentıs kiadványokat a Könyvtár a kiadótól közvetlenül vásárolja. 2.4. A már meglévı sorozatok hiánypótlása, valamint régebbi kiadású győjtıkörbe tartozó kiadványok megvásárlása céljából a Könyvtár igénybe veszi antikváriumok szolgáltatásait is. 2.5. Magánszemélyektıl vételre felajánlott dokumentumok beszerzése, ha azok beleillenek a Könyvtár győjtıkörébe. 2.6. A periodikák vásárlása fıként a Könyvtárellátó Közhasznú Társaságon keresztül, valamint a Magyar Posta Zrt-tıl történik. 3. Csere Önkormányzati és szaklevéltárak, múzeumok és megye területén mőködı közmővelıdési könyvtárak, intézmények kiadványait a Könyvtár kiadványcsere útján szerzi be. 4. Ajándék 4.1. Levéltári anyagot használók, kutatásukból publikálók ajándékai. 4.2. Hagyatéki ajándékozás. 4.3. Közgyőjtemények ajándékai. 4.4. Fölös példányok. 5. Saját elıállítás 5.1. Gyarapítási célú másolatkészítés a) állománykiegészítésként, olyan dokumentumok esetén, amelyek a győjtıkör szempontjából alapvetıen fontosak, de eredeti példányban nem szerezhetıek be; b) a példányszám növeléséhez, amikor az állományban meglévı dokumentumokból nem áll rendelkezésre a felhasználói igényeknek megfelelı számú példány; c) állományvédelmi céllal. 4
II. Az állománygyarapítás más szempontjai 1. Dokumentumtípusok szerint A szakkönyvtár a következı dokumentumtípusokat győjti: a) könyv; b) periodika; c) különlenyomat; d) elektronikus kiadvány (CD, DVD). 2. Példányszám 2.1. A szakkönyvtár általában 1 példányban szerzi be a dokumentumokat. 2.2. A fentiektıl eltérı kivételek: a) a Levéltár kiadványai 5 példányban; b) fontosabb helytörténettel kapcsolatos kiadványok 2-3 példányban beszerzendık. 3. A dokumentumok tartalma szerint 3.1. Fıgyőjtıkör A szakkönyvtár elsıdlegesen győjti mindazokat a kiadványokat, amelyek: a) levéltári munka elméletére és gyakorlatára vonatkoznak; b) a saját levéltári anyag használhatóvá tételét a levéltáros számára, illetıleg a saját levéltári anyag használatát a kutató számára elısegítik; c) más levéltárak anyagában való tájékozódást segítik; d) saját és más levéltárak kiadványai; e) a Levéltár illetékességi, illetıleg győjtıkörébe tartozó intézmények, vállalatok mőködésére és történetére vonatkoznak; f) a mindenkori Szabolcs, Szatmár, Bereg megye területére és településeire nézve helytörténeti jellegőek; g) a levéltár iratanyagának felhasználásával készültek; h) a könyvtári szakirodalom alapvetı kézikönyvei és szabványai; i) levéltári, történelmi és megyei periodikák. 3.2. Mellékgyőjtıkör A szakkönyvtár válogatással győjti a következı tematikájú mőveket: a) Magyarország történelme; b) a történelem segédtudományai és határterületei; c) forráskiadványok; d) igazgatás- és hivataltörténeti munkák; e) általános segédkönyvek (lexikonok, enciklopédiák, szótárak stb.); f) jogforrások (törvénytárak, közlönyök, rendeletek, határozatok, jogszabálygyőjtemények); g) helységnévtárak, név- és címtárak; h) egyháztörténet; i) történeti és népesség statisztika; j) mővelıdéstörténet; k) néprajz; l) szociológia, szociográfia; m) nemzetiségekre vonatkozó szakirodalom (elsısorban a megye területén élı vagy élt nemzetiségek); n) levéltári közalkalmazottakat érintı jogszabályok. 5
A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárának könyvtárhasználati szabályzata I. A használók (olvasók) köre 2. sz. melléklet 1. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárát használhatják 1.1. Helyben olvasással: az intézmény kutatótermében a Levéltár által kiállított, érvényes látogatói jeggyel rendelkezı kutatók, valamint a Levéltár alkalmazottai. 1.2. Kölcsönzéssel: a) a Levéltár alkalmazottai; b) a helyben mőködı intézmények tudományos munkakörben foglalkoztatott dolgozói a Levéltár igazgatójának írásbeli engedélyével. 1.3. Könyvtárközi kölcsönzéssel: a) az intézmény kutatótermében a Levéltár által kiállított, érvényes látogatói jeggyel rendelkezı kutatók, valamint a Levéltár alkalmazottai; b) minden könyvtár. II. A használat módja 1. Helyben olvasás 1.1. A kutatóterem polcain lévı köteteket az olvasó szabadon használhatja. A könyvtári raktárban elhelyezetteket, valamint az állományba tartozó CD-ket, DVD-ket a kutatószolgálatos munkatárstól kell kérni. 1.2. A kutató az általa használt kötetek adatait a könyvtárhasználati naplóba vezeti be. 1.3. A vonalkódos rendszer bevezetését követıen a dokumentumok használatának regisztrálása elektronikus úton történik. 2. Kölcsönzés 2.1. Az e melléklet I. 1.2. b. alpontjában meghatározott kutatók (olvasók) részére az ott meghatározott feltételek szerint elvitelre maximum 3 mő (6 kötetben) kölcsönözhetı. 2.2. Az intézmény dolgozója egyszerre legfeljebb 10 mővet (20 kötetet) kölcsönözhet, amelyekbıl egyszerre legfeljebb 5 mővet (10 kötetet) vihet haza a könyvtáros engedélyével. 3. A kölcsönzés idıtartama 3.1. Az intézmény dolgozói esetében: a) a könyv kölcsönzési idıtartama: 30 nap, amely kölcsönzési idı szükség szerint meghosszabbítható; b) a folyóirat kölcsönzési idıtartama: folyóiratszám esetében 1 hét, bekötött évfolyam esetében 2 hét. 3.2. Kutató (olvasó) részére: jelen melléklet I. 1.2. b. alpontjában meghatározott kutatók (olvasók) részére 14 nap, amely kölcsönzési idı szükség esetén egyszer meghosszabbítható. 6
4. Könyvtárközi kölcsönzés: a) az érvényes látogatói jeggyel rendelkezı kutatóink és Levéltárunk dolgozói számára van lehetıség a győjteményünkbıl hiányzó dokumentumok esetén, betartva a kölcsönadó könyvtár feltételeit (helyben használhatóság, kölcsönzési határidı). A könyvtárközi kölcsönzés során felmerült költségek a szolgáltatás igénybevevıjét terhelik. b) a Könyvtár állománya eredetiben nem kölcsönözhetı. Az állományából csak elektronikus dokumentumszolgáltatást vállal, melynek során a dokumentumok digitalizált formában, elektronikus úton kerülnek továbbításra a könyvtárakhoz, akik a kapott anyagot kinyomtathatják, illetve helyi számítógépen vagy akár az Interneten archiválhatják. A dokumentumok elektronikus továbbítására elsısorban folyóiratcikkek, kötetekben megjelent tanulmányok esetében kerülhet sor, maximum 20 oldal terjedelemben. 5. Nem kölcsönözhetık: a) a 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet hatálya alá esı muzeális könyvtári dokumentumok (lásd 3. sz. melléklet); b) kézikönyvtári könyvek; c) az egy példányban megtalálható kötetek csak rövid határidıvel. 6. A könyvtár használói kötelesek: a) a szükségtelenné vált könyveket a Könyvtárnak haladéktalanul visszaszolgáltatni; b) a kölcsönzési idı lejártakor Könyvtár visszaadási felszólításának 3 (három) munkanapon belül eleget tenni; c) a tételes állományellenırzés alkalmával valamennyi kölcsönzött mővet a Könyvtár által megszabott határidıre visszaadni; d) az elveszített vagy megrongált könyvet saját költségen eredetiben vagy másolatban pótolni és azt a Könyvtárnak átadni, e) a Levéltár alkalmazottai munkaviszonyuk megszüntetésekor a Könyvtárból kölcsönzött dokumentumokkal elszámolni. 7. Eljárás károkozás esetén 7.1. A régi, ritka, nagy értékő könyv elvesztése vagy megrongálása esetén a másolati pótlási kötelezettség mellett az intézmény egyéb szankció alkalmazásával is élhet. 7.2. Ha a könyvtárhasználó visszaszolgáltatási vagy pótlási kötelezettségének nem tesz eleget, vele szemben a Levéltár követelését jogi úton érvényesíti. 7.3. A könyvtári vagyon (bútor, dokumentum) szándékos rongálása esetén a használati jogot a könyvtáros azonnal megvonhatja. A szabályok súlyos megsértıitıl a használati jogot a Levéltár igazgatója meghatározott idıtartamra megvonhatja. 8. Másolatkészítés 8.1. A könyvtári dokumentumokról az érvényben levı szerzıi jogok figyelembe vételével készíthetı másolat. Az 1900. kiadási évnél régebbi vagy rosszabb állapotú könyvek, bekötött folyóiratok esetén csak fotó kérhetı, vagy fotójegy ellenében a saját digitális fényképezıgép használata engedélyezett. 8.2. A másolatkészítés térítésköteles szolgáltatás. Az aktuális díjszabás a levéltár honlapján, illetve a Kutatóteremben tekinthetı meg. 7
III. Egyéb rendelkezések 1. A Könyvtár használatának felügyelete A Könyvtár állománya egyrészt zárt raktári térben, másrészt a Kutatóteremben szabadpolcokon található. Használata a mindenkori kutatótermi szolgálatot ellátó személy felügyeletével és tudtával történik. 2. A forgalom nyilvántartása A Könyvtár mind a kutatók által használt könyvtári állományt, mind a kölcsönzéseket nyilvántartja. 3. Nyitva tartás A Könyvtár csak a Kutatószolgálat nyitva tartási ideje alatt látogatható. 8
A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárában található muzeális dokumentumok kezelési szabályzata 3. sz. melléklet 1. A muzeális dokumentumok köre 1.1. Muzeális dokumentumnak minısül a Könyvtár állományában található minden olyan dokumentum, amely a 22/2005. (VII. 18.) NKÖM rendelet [továbbiakban Rendelet] (2) bekezdés hatálya alá esik: a) középkori kódex vagy nyelvemlék, b) középkori, koraújkori kézirat, c) 1701 elıtt megjelent könyvtári dokumentum, d) 1851 elıtt Magyarországon megjelent könyvtári dokumentum, e) 1851 elıtt külföldön megjelent hungarikum, továbbá f) amely jogszabály vagy a könyvtár győjtıköri szabályzata szerint végleges megırzési (archiválási) kötelezettséggel található a könyvtár győjteményében. 1.2. A Rendelet alapján az intézmény igazgatója is nyilváníthat muzeális dokumentummá könyvtári kötetet. 2. A muzeális dokumentumok kezelése A Könyvtár a Rendelet értelmében köteles a muzeális dokumentumokat épségben megırizni, szakszerő kezelésükrıl és megóvásukról gondoskodni. Ennek megfelelıen a Könyvtár köteles: a) a muzeális könyvtári dokumentumokat kizárólag a szakkönyvtári raktárban tartani, ahol a számukra megfelelı hımérsékleti, pára- és fényviszonyokról gondoskodik; b) az állapotuk megırzése érdekében 3 évente leltározás során állapotukat ellenırizni és szükség esetén restauráltatni; c) a dokumentumokat az intézmény dolgozói, valamint a kutatók számára kizárólag helyben használatra rendelkezésre bocsátani. 3. Nyilvántartás A muzeális könyvtári dokumentumok nyilvántartása a Könyvtár egyedi nyilvántartású leltárkönyvében történik. 4. Bejelentési kötelezettség A Könyvtár köteles a muzeális könyvtári dokumentumait, valamint a velük kapcsolatos bármilyen változást az Országos Széchényi Könyvtár MOKKA-R adatbázisába bejelenteni. 5. Jogszabályi háttér A jelen Mellékletben nem érintett kérdéskörökben a Rendelet, valamint a kulturális örökség védelmérıl szóló 2001. évi LXIV. törvény rendelkezései az irányadóak. 9
A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár Szakkönyvtárában található könyvtári nyilvántartások 4. sz. melléklet 1.1. Címleltárkönyv. 1.2. Kölcsönzési napló. 1.3. Könyvtárhasználati napló. 1.4. Cédulakatalógus. 1.5. SR LIB számítógépes könyvtári rendszer. 10