Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat 5650 Mezőberény, Petőfi u.17-19. SZMSZ 3. sz. melléklet BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYZATA Érvényes: 2011. szeptember 1-től Jóváhagyta: Mezőberény Város Önkormányzati Képviselő-testülete Mezőberény, 2011. augusztus 29.
TARTALOM I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 3. oldal II. KONTROLLKÖRNYEZET 4. oldal 1. Belső szabályzatok 4. oldal 2. Szabálytalanságok kezelésének rendje 5. oldal 3. Ellenőrzési nyomvonal 8. oldal III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT 10. oldal 1. A kockázat fogalma 11.oldal 2. A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja 11. oldal 3. A kockázatkezelési rendszer szereplői 11. oldal 4. A végrehajtás általános szabályai 11. oldal 5. A kockázatok elemzése és kezelése 11. oldal 6. Ellenőrzés, felülvizsgálat 13. oldal IV. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 1. A FEUVE (folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés) rendszerének célja, tartalma 2. A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 14. oldal 14. oldal 15. oldal V. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 18. oldal VI. MONITORING 19. oldal VII. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÖTELEZETTSÉG, A BELSŐ ELLENŐRZÉS VÉGZŐ SZEMÉLY JOGÁLLÁSÁNAK, MEGHATÁROZÁSA 20. oldal 1. A belső ellenőrzési kötelezettség 20. oldal 2. A belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy, szervezet jogállása 20. oldal 3. A belső ellenőrzést végző személyek munkavégzésének keretei 21. oldal VIII. ZÁRÓ RENDELKZÉSEK 21. oldal MELLÉKLETEK 22. oldal 3/1. számú melléklet: ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 22. oldal 3/2. számú melléklet: A KOCKÁZATI KATEGÓRIÁK 42. oldal 3/3. számú melléklet: KOCKÁZAT-NYILVÁNTARTÁS 43. oldal 2
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Jelen szabályzat kiterjed a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálatra, mint önállóan működő és gazdálkodó, valamint a Mezőberényi Kistérségi Óvodára, mint önállóan működő intézményre. Az Államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv vezetője felelős: a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. Az Államháztartási törvényben meghatározott kötelezettség, a költségvetési szerv vezetőjének a feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. A költségvetési forrás felhasználásában résztvevő intézményvezetőnek az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, (a továbbiakban Áht.) valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ámr.) szabályozásának megfelelően kell megszerveznie és működtetnie a belső kontrollrendszert, valamint az annak részét képező belső ellenőrzést. A Belső Kontrollrendszer az alábbi öt fő területet szabályozza: Konrollkörnyezet (Szabálytalanságkezelési rend, Szabályzatok, Ellenőrzési nyomvonal), Kockázatkezelés, Kontrolltevékenységek (FEUVE). Információ és kommunikáció, Monitoringrendszer. Az intézményvezető a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat tevékenységéről szóló beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről. 3
II. KONTROLLKÖRNYEZET 1. Belső szabályzatok Az intézmény vonatkozásában a belső szabályzatok alatt valamennyi, az intézmény működését alapvetően meghatározó, írásban rögzített, a szervre nézve kötelező előírást, követelményt meghatározó dokumentumot érteni kell. Belső szabályozás körébe így a következők tartoznak: szervezeti és működési szabályzat a mellékleteivel, tervek (mint például az intézményre vonatkozó eljárási szabályok, egyéb megállapodások a fenntartóval, likviditási terv és előirányzat-felhasználási ütemterv stb.), működéssel, szakmai tevékenységgel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályzatok, pénzügyi és gazdálkodási szabályzatok. A Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szabályzatokkal rendelkezik a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat. A szabályzatok felülvizsgálatáért felelős személyek megnevezése szintén a Szervezeti és Működési Szabályzatban található. A szabályosságnak a hatályos központi, valamint a Belső Konrollrendszer és a belső szabályzatok témakörében meghatározott szabályzatoknak való megfelelés során kell érvényesülni. A gazdaságosság követelménye érvényesítéséhez az önköltségszámítás nyújt segítséget. Az eredményesség követelménye érvényesítéséhez a főkönyvi könyvelési és nyilvántartási, illetve egyéb statisztikák nyújtanak segítséget. Amennyiben a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség számításhoz szükséges adatokhoz nem áll rendelkezésre megfelelő részletezettségű adat, gondoskodni kell a pénzügyi-gazdálkodási szabályzatok nyilvántartásokkal foglalkozó szabályzatainak kiegészítéséről, megfelelő részletező nyilvántartások vezetésének előírásáról, hogy a gazdaságossági számítások elvégezhetőek legyenek. A szabályzatok között kiemelt fontosságú az Ámr. 156. -ának (3) bekezdésében előírt, a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálaton belül felmerült szabálytalanságok feltárásával, kivizsgálásával és kezelésével kapcsolatos eljárásokat tartalmazó szabálytalanságkezelési rend. 4
2. A szabálytalanságok kezelésének rendje Jelen fejezet meghatározza a szabálytalanság fogalmát, a szabálytalanságok észlelésének, az alkalmazandó intézkedések meghozatalának, végrehajtásának és nyomon követésének, továbbá mindezek nyilvántartásának rendjét. 2.1. A szabálytalanság A szabályzat alkalmazása során szabálytalanságnak minősül a FEUVE hatókörbe tartozó tevékenységek során a hatályos jogszabályok, így különösen: a) a Munka törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. Törvény, b) a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. Törvény, c) a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény; d) a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény, évi CXL. Törvény, e) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény, f) a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. Törvény, g) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet. az állami irányítás egyéb jogi eszközei, így különösen: a) országgyűlési-, kormány-, kormánybizottsági határozatok, b) a közoktatásról szóló 1993. évi LXXIX. törvény, c) az oktatási miniszter utasítása. az intézmény vonatkozó belső szabályzatai, belső utasításai, körlevelei, a szervezeti egységek ügyrendje, a munkaköri leírások, rendelkezéseinek megsértése, függetlenül attól, hogy a szabálytalanság szándékosan vagy gondatlanul, aktív magatartással, vagy mulasztással valósul meg. 2.2. A szabálytalanságok alapesetei A szabálytalanságok alapesetei: a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) 2.3. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az intézményvezető felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az intézményvezető felelőssége, hogy: a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön az intézmény, 5
a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését (megelőzés), keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. 2.4. A szabálytalanságok észlelése a Belső Kontrollrendszerben A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszerében történik a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 2.4.1. Az intézmény valamely munkatársa észleli a szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot az intézmény valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. A kisebb súlyú szabálytalanság jelentése a szabálytalanság észlelőjének választása szerint szóban vagy írásban történik. A vezető utasítja az észlelőt a szóban tett jelentés írásba foglalására. Nagyobb súlyú szabálytalanság, valamint a vezető érintettsége esetében a jelentés írásban történik. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén a felügyeleti szervet kell értesítenie. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 2.4.2. A vezető észleli a szabálytalanságot A vezető az általa észlelt vagy más által jelentett információt értékeli. Az értékelés során a elsősorban azt vizsgálja, hogy az információ valóban szabálytalanságra utale. Szabálytalanság esetén megvizsgálja továbbá annak jellegét (egyszeri vagy ismétlődő) és súlyát (szándékos, gondatlan, vétlen, a hatályos szabályozás ellentmondásaiból szükségszerűen fakadó). 2.4.3. A hivatal belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtania. 2.4.4. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot 6
A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (például felügyeleti szerv, stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az intézménynek az intézkedési tervet kell kidolgozni. 2. 5. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása Az intézkedés célja lehet: a szabálytalanság, valamint a szabálytalanság következményeinek felszámolása, a szabályszerű állapot helyreállítása, a felelősség megállapítása és érvényesítése, a szabálytalanság megismétlődésének megakadályozása, ideértve a FEUVE rendszer továbbfejlesztésére tett javaslatokat is. Jellemző intézkedések: hatósági döntés, valamint egyéb intézkedés, ügyirat, nyilvántartás esetében annak: a) kijavítása, b) visszavonása, c) módosítása, d) kiegészítése, a felelősség megállapítása, valamint polgári jogi és munkajogi igény érvényesítése érdekében: a) fegyelmi büntetés, eljárás indítása, b) munkajogi igény érvényesítése, c) polgári jogi igény érvényesítése, a szabálytalansághoz vezető körülmények, feltételek megváltoztatása, a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervek, szervezetek megkeresése (például rendőrség, ügyészség). Kisebb súlyú szabálytalanság esetén az intézkedés szóban is megtehető, nagyobb súlyú szabálytalanságok esetén az intézkedést írásba kell foglalni. A szabálytalanság súlyának és az írásba foglalás szükségességének megítélése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik. Az intézkedésre jogosult személy mérlegelés nélkül, írásban köteles intézkedni: bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésének gyanúja, polgári jogi vagy munkajogi igény esetén, amennyiben jogszabály az intézkedés írásba foglalását írja elő. 2. 6. Intézkedések, eljárások nyomon követése Az intézkedésre jogosult személy vagy az általa kijelölt vezető figyelemmel kíséri az intézkedés végrehajtását, a megindított eljárások helyzetét, annak során feltárja az esetleges további szabálytalanságok lehetőségeit és megszüntetésükre intézkedést, illetve javaslatot tesz. 7
Az intézkedés elrendelője a nyomon követés alapján, szükség szerint: újabb intézkedést hoz, újabb intézkedés meghozatalát kezdeményezi az arra jogosult személynél, információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 2. 7. A szabálytalanság, intézkedés nyilvántartása Az intézkedésre jogosult személy, nyilvántartást vezet a Nemzet Minisztérium által közzétett és javasolt formában, a bejelentett, illetve az általa észlelt szabálytalanságokról és a megtett intézkedésekről. Szabálytalanság szóbeli jelentése és szóbeli intézkedés esetén a szabálytalanság nyilvántartásban történő rögzítése az intézkedésre jogosult mérlegelési jogkörébe tartozik. Az írásban bejelentett, külön intézkedést nem igénylő szabálytalanságokat a nyilvántartásban minden esetben rögzíteni kell. A nyilvántartás minden esetben tartalmazza: a szabálytalanság észlelőjének nevét, a szabálytalanság észlelésének és jelentésének időpontjait, a szabálytalanság leírását olyan módon, hogy a kapcsolódó iratok visszakereshetőek legyenek, a meghozott intézkedések megnevezését, a végrehatás lépéseit és határidőit, meghozott intézkedések hiányában a mellőzés indokait, az intézkedés eredményét, az ügy lezárásának időpontját. A nyilvántartás elektronikusan és papíron is vezethető. A nyilvántartásban a szabálytalanságban érintett közalkalmazott (bejelentő, szabálytalanságot elkövető, tanú, stb.) neve és beosztása kivételével más személyes adat nem rögzíthető és nem tárolható. Az intézkedés elrendelője a szabálytalanságról készített éves összesítőt az eljárásrend alkalmazásának éves ellenőrzési jelentésben történő értékelése céljából másolatban megküldi a belső ellenőr részére. 3. Az ellenőrzési nyomvonal 3. 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezései szerint az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. (Ámr. 292/2009.(XII.19.) Korm. rendelet 156 -ának (2) bekezdés) 3. 2. A költségvetési szerv vezetőjének a kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során 8
Az intézményvezető köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak táblázatba foglalt leírása. 3.3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét, kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi szereplő, funkció együttes koordinálására kerül sor, valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak, megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő. 3.4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 3.4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége az intézményen belüli szervezetek együttműködésének erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható, Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis az intézmény hibátlan működtetésének egyik fontos eszköze. 3.5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége az intézmény szervezeti működés területén Feltárható az intézmény összes folyamatában rejlő működési kockázat. 9
A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja az intézmény folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 3.6. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítésének általános elvei Az intézmény folyamatai ( és egyéb eseményei) a célkitűzések elérése érdekében kerültek kialakításra, és ezeknek a folyamatoknak megfelelően kell az intézményt működtetni. Ezekhez kell hozzárendelni az ellenőrzési nyomvonalat, melynek készítésekor figyelembe vettük az intézményműködési sajátosságait is. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának szükségessége együttesen vonatkozik: az intézmény teljes tevékenységére, az intézmény szervezetét, szerkezetét jellemző működési folyamatokra, a folyamatokat működtető folyamatgazdákra, vagyis azon intézményi dolgozókra, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. Az érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni, és folyamatosan aktualizálni kell. Ennek érdekében kijelöltük az intézményi felelőst. 3.7. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: sorszám, feladat, téma, jogszabályi alap, feladatot végző, dokumentum, felelős, kötelezettségvállaló, határidő, ellenőrzés, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés, pénzügyi teljesítés, könyvvezetésben való megjelenés. A táblázatok elkészítése során hivatkoznak az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. 10
Az intézmény ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza. III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Jelen fejezet meghatározza a kockázatkezelési rendszer működtetésének és az annak során végzendő tevékenységeknek a szabályait, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet és a Békési Kistérségi Társulás által készített belső ellenőrzési kézikönyvének részét képező kockázatkezelési módszertan előírásait is figyelembe véve. 1. A kockázat fogalma A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat. 2. A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja A kockázatkezelési rendszert a Belső Kontrollrendszer hatókörben előforduló kockázatokra kell működtetni. A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja a kockázati tényezők hatásának mérséklése, vagy azok elkerülése. 3. A kockázatkezelési rendszer szereplői A kockázatkezelési rendszer működtetése az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott konkrét tevékenységek, feladatok ellátása az előkészítésért, végrehajtásért felelősként megjelölt vezetők (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban együtt: felelősök) feladata. A gazdálkodásért felelős szervezeti egység vezetőinek munkáját javaslataival és ajánlásaival a Békési Kistérségi Társulás belső ellenőre segíti. 4. A végrehajtás általános szabályai A gazdálkodásért felelős szervezeti egység vezetője évente meghatározza az általa vezetett szervezeti egység előtt álló feladatokat, célkitűzéseket, azokat rangsorolja és rögzíti, és egyidejűleg elvégzi az annak végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését és meghatározni azok kezelésének módját, a 5. alfejezetben foglaltak szerint. A szervezet munkafolyamatainak egyszeri, kockázati szempontból történő feltérképezése és a kockázatok elemzésén és kezelésén túl a folyamatos ellenőrzés és felülvizsgálat a felelősök feladata a 6. alfejezetben foglaltak szerint. 11
5. A kockázatok elemzése és kezelése 5.1. A kockázatok elemzése és kezelése többlépcsős folyamat, amelynek végeredménye egy kockázati térkép alapján meghatározott kockázati rangsor, amelyhez egyértelműen hozzárendelhetőek az egyes kockázatkezelési technikák. A folyamat a jelen alfejezet 5.5.-5.8. pontjaiban meghatározott lépésekből tevődik össze. 5.2. A kockázat vizsgálatánál a kockázati eseményből következő veszteség (a lehetséges kár) mértékét, illetve a kár bekövetkezésének valószínűségét szükséges kezelni, amelyek a tevékenységet alkotó munkafolyamatok megbízhatóságának függvényei. A két tényező eredője a kockázati érték, amely a kár bekövetkezésének valószínűség és a kockázati eseményből következő veszteség mértékének eredőjeként (szorzataként) határozható meg, amennyiben mód van mennyiségi (kvantitatív) elemzésre. 5.3. Az 5.6.2. pont szerinti űrlapon az adott folyamatokhoz rendelten kell meghatározni a lehetséges kockázati eseményeket, bekövetkezésüknek valószínűségét és várható hatását, valamint azok eredőjeként a kockázati értéket. 5.4. Az elfogadható kockázati szint a kockázati kitettségnek azt a szintjét jelenti, ami felett a szervezet válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatra. Az elfogadható kockázati szint nem haladhatja meg a 5.6.2. pont szerint számított közepes értéket. 5.5. Azonosítás 5.5.1. Az 5.6.2. pont szerinti űrlapon a munkafolyamatokhoz, tevékenységekhez rendelten kell azonosítani az egyes egyedi kockázatokat. 5.5.2. A munkafolyamatok jelentős része homogén csoportokba sorolható, ahol a csoportokon belüli azonos hiányosságokból, hibákból, szabályozatlanságból, az ellenőrzés hiányából várhatóan közel azonos kockázati események következnek. Ezekben az esetekben az egyes kockázatok alapvetően a lehetséges kár, veszteség mértékének különbözősége miatt lehetnek eltérőek. 5.5.3. A kockázatok azonosításánál különösen a következő fő kockázati típusokra célszerű tekintettel lenni: külső kockázatok (például pályázati támogatás esetén a potenciális kedvezményezettek tájékozatlansága és abból adódóan a vártnál alacsonyabb számú pályázat benyújtása), pénzügyi kockázatok (például a szükséges fedezet hiánya a meghatározott cél eléréséhez, a feladat ellátásához szükséges forrás helytelenül történt megállapítása miatt), tevékenységi kockázatok (például szakszerűtlenül előkészített pályázat, a célokat elérni nem képes pályázatok kiírása, vagy a pályázati kiírások időbeli csúszása), emberi erőforrás kockázatok, (például a megfelelő kompetenciák, illetve motiváltság hiánya). 5.5.4. Az egyes kockázati kategóriákat részletezve a 2. számú melléklet mutatja be. 12
5.6. Elemzés 5.6.1. Az elemzés során minden egyes, az előző pont alapján munkafolyamathoz rendelt és azonosított kockázatot vizsgálni kell a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűsége, illetve a kockázati eseményből következő veszteség szempontjából. 5.6.2. A minőségi (kvalitatív) vizsgálat kockázati mátrix felállításával történik, amelynek két dimenziója a kockázat valószínűsége és annak hatása: Hatás Jelentéktelen Alacsony Közepes Jelentös Meghatározó Valószínűség 1 2 3 4 5 Valószínűtlen 1 1 2 3 4 5 Ritka 2 2 4 6 8 10 Lehetséges 3 3 6 9 12 15 Valószínű 4 4 8 12 16 20 Majdnem biztos 5 5 10 15 20 25 Az egyes valószínűségekhez rendelt számértékek az egyszerűbb kezelhetőséget hivatottak szolgálni és nem tényleges valószínűségi értékeket jelölnek. A mátrixban szereplő értékek: 1 és 3 között alacsony, 4 és 6 között közepes, 8 és 12 között magas, 15 és 25 között szélsőséges kockázati értéket jelölnek. 5.7. Értékelés 5.7.1. Az előző alfejezetek alapján meghatározott és a jelen alfejezet 5.4. pontjában foglaltak szerint megállapított elfogadható szint feletti kockázatokat a vezetett nyilvántartásba (a továbbiakban: kockázati nyilvántartás) kell felvenni. A felvett kockázatokat folyamatok szerint csoportosítani, és az egyes folyamatokhoz kapcsolódóan prioritás szerint sorba rendezni szükséges. 5.7.3. Az elfogadható kockázati szinten felüli kockázatokat kezelni kell. 5.8. Kockázatkezelés. 5.8.1. Az elfogadható kockázati szinteken belüli az 5.6.2. pont szerinti űrlapon azonosított alacsony értékű kockázatok esetén alkalmazott külön intézkedés nélküli tudomásulvétel nem mentesíti a felelőst az 6. alfejezetben foglaltak szerint végzett ellenőrzés, felülvizsgálat kötelezettsége alól. 5.8.2. Az elfogadható kockázati szinten felüli magas értékű kockázatok kezelésére a felelős, illetve a felelős javaslatára az arra jogosult személy a következő döntéseket hozhatja: megelőzés, azaz a kockázatot generáló tevékenység megszüntetése, vagy döntés visszavonása, a kockázati esemény előfordulási valószínűségének csökkentése a munkafolyamatok szabályozásán, ellenőrzésén keresztül, 13
a kockázat hatásának csökkentése, azaz a lehetséges kár, veszteség mértékének csökkentése, a kockázat hatásának megosztása vagy áthárítása, például más minisztériumokkal, közreműködőkkel közös programok indítása, vagy biztosítási ügyletek révén. 5.8.3. A felelős köteles minden, a kockázat kezelésére javasolt és megtett intézkedést a kockázati nyilvántartásban rögzíteni, melyet a 3. sz. melléklet tartalmaz. 6. Ellenőrzés, felülvizsgálat Az ellenőrzés, felülvizsgálat során a felelős a 4. alfejezetben meghatározott rendelkezéseinek aktualizálását, a korábban azonosított kockázatok minősítésére és kezelésére hozott döntések rendszeres felülvizsgálatát, valamint a működés során az ellenőrzési nyomvonalakban meghatározott tevékenységekhez kapcsolódóan felmerült feladatokhoz tartozó kockázatoknak az 5. alfejezet szerint történő elemzését és kezelését végzi el. Az önálló szervezeti egységet vezető felelős félévente július, illetve a tárgyévet követő január jelentést készítenek az intézményvezető részére a szervezeti egység kockázatkezelési tevékenységéről. A féléves jelentésnek tartalmaznia kell a nyilvántartásba vett kockázati eseményeket, külön feltüntetve azokat a felmerült kockázati eseményeket, amelyek a munkaterv elkészítésekor még nem voltak előreláthatóak. A tárgyévet követően benyújtott jelentésnek tartalmaznia kell továbbá a szervezeti egység működése során alkalmazott kockázatkezelési technikákat, azok eredményességét és költségeit. IV. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 1. A FEUVE (folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés) rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálaton belül a által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért az intézményvezető felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. Az intézményi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják: a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is), az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, 14
a események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy: a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat gazdálkodásával kapcsolatosan, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. 2. A FEUVE rendszerben alkalmazandó legfontosabb fogalmak (szabályosság, a szabályozottság, gazdaságosság, hatékonyság, eredményesség) 2.1. Szabályosság A szabályosság azt jelenti, hogy az adott szervezet vagy szervezeti egység működése, tevékenysége megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak. 2.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy az adott intézmény vagy szervezeti egység működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek e a hatályos jogszabályoknak, előírásoknak, egyéb vezetői rendelkezéseknek. 2.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség biztosítása mellett. 2.4. Hatékonyság 15
A hatékonyság egy adott tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások és egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat. 2.5. Eredményesség Eredményesség egy adott tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat. Eljárások: Új belső szabályozás esetén ha addig még adott területre szabályozás nem történt, illetve a korábbi terület szabályozási igénye jelentősen megváltozott a szabályozás előtt: o előzetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdájával, o csak az előzetes tájékozódást követően lehet elkészíteni a szabályzat tervezetet, melyet véglegesítés előtt ismét meg kell beszélni az érintett dolgozókkal, illetve folyamatgazdákkal. A szabályozottság megfelelő minősége érdekében a szabályozottságot Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti időközönként felül kell vizsgálni: o a felülvizsgálatnál figyelembe kell venni a: a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a felügyeleti, illetve egyéb külső ellenőrzés észrevételeit, o a felülvizsgálat során a módosítási javaslatokat meg kell beszélni az adott szabályozási területtel közvetlen kapcsolatban lévő dolgozókkal, illetve a szabályozott működési folyamathoz (tartozó folyamatgazdákkal). A megfelelő szabályozottság kialakítása és fenntartása: Gondoskodni kell az intézményt közvetlenül érintő, a mindennapi tevékenységben alkalmazni szükséges valamennyi központi jogszabály, előírás, ajánlás (a továbbiakban szabályzat) könnyű hozzáférhetőségéről (papír, valamint számítógépes adathordozó segítségével). A központi szabályok megfelelő alkalmazása érdekében biztosítjuk az adott területen dolgozók számára a továbbképzésen, értekezleten, konzultáción való részvételt, illetve egyéb szakmai anyagok, pl.: szakkönyvek, segédletek, folyóiratok beszerzését, illetve az Internetes honlapokhoz való hozzáférést. A belső szabályok alkalmazhatósága érdekében a belső szabályzatok kezelése úgy történik, hogy az érintettek számára könnyen hozzáférhető legyen. A belső szabályzatok kiadásakor, a régi szabályozások felülvizsgálatakor, illetve egyes szabályzatok hatályon kívül helyezésekor az érintett dolgozókat, illetve a folyamatgazdákat részletesen tájékoztatni kell az új végleges szabályokról, szükség esetén munkaértekezlet, megbeszélés keretében kell gondoskodni a szabályzatok megismertetéséről. Az objektív kockázatkezelés eszközét felhasználva fel kell hívni a nagy kockázatot rejtő: o feladatok ellátásánál közreműködő dolgozók, illetve o tevékenységek folyamatgazdái figyelmét a szabályzatok, illetve a szabályzatok egyes elemei betartására. 16
A központi előírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot a következő eszközökkel kell biztosítsuk: o Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó Jogtárral, o előzetes vezetői ellenőrzéssel, o egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, o utólagos vezetői ellenőrzéssel, o független belső ellenőrzéssel. A szabályosság területén az előzetes vezetői ellenőrzés legfontosabb eszköze a területen dolgozók, illetve a folyamatgazdák szabályozottsági ismereteinek megismerése beszélgetés, megbeszélés, beszámoltatás stb. útján. Folyamatba épített ellenőrzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelnek arra, hogy adott tevékenység több részfolyamatból, feladatból álljon, s a folyamatokat, feladatokat ne ugyan az a személy lássa el, s az adott feladatot ellátó személynek kötelező legyen az előző feladat elvégzésének ellenőrzése is. Utólagos vezetői ellenőrzés eszköze a szabályosság vonatkozásában leginkább a szabályzatban foglaltak betartásának ellenőrzése beszámoltatással, dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel stb. A független belső ellenőrzés a szabályosság vonatkozásában a legnagyobb kockázatot képviselő területeken gyakrabban ellenőrzi a szabályzatok betartását. Gazdaságossági számításokat kell végezni: o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Erre azért van szükség, mert nem gazdaságos a kiadási előirányzatok felhasználása akkor, ha nem veszik figyelembe azt, hogy mikor, honnét lehet a legolcsóbban megszerezni a működéshez, feladatellátáshoz szükséges eszközöket, készleteket, vásárolt szolgáltatásokat. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám előirányzatok felhasználása akkor gazdaságos, ha a létszám szükségletet a legolcsóbban oldják meg. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során fontos a gazdaságossági számítás, mert ki kell számítani, hogy adott feladat ellátását hogyan lehetne a meglévő vagyonnal úgy ellátni, hogy az a legkevesebb költséggel járjon. (Nem működik egy szerv, szervezeti egység gazdaságosan akkor, ha egy indokoltnál nagyobb épületben működik, stb.). A gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni: o A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak gazdaságossága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a gazdaságossági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. o A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan ellenőrizni kell azokat a forrásokat, melyektől a szerv beszerzi a feladatellátásához szükséges külső forrásokat. A lehetséges beszállítókat is figyelemmel kell kísérni és mindig a legkedvezőbb ajánlatot kell választani. Kiemelt területek a gazdaságossággal kapcsolatban 17
A FEUVE rendszernek a gazdaságossággal kapcsolatos kiemelt területei a következők: o pénzügyi-gazdálkodási területen az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzésével foglalkozó tevékenységek, o a létszám és személyi juttatás előirányzatai és felhasználása. Hatékonysági számításokat kell végezni: o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a legtöbb, illetve legjobb minőségű feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás érdekében hogyan lehet a legkevesebb tárgyi eszközt igénybe venni, a legkevesebb készletbeszerzési kiadást teljesíteni, és a legkevesebb vásárolt szolgáltatást igénybe venni. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása vonatkozásában az intézménynek vizsgálnia kell, hogy a minőség javítása, vagy legalább is szinten tartása mellett, minél több feladatot hogyan tud a legkevesebb létszám, illetve személyi juttatás előirányzat igénybevételével ellátni. o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során a hatékonysági vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon megfelelően kihasznált-e, mivel a felesleges, a feladatellátáshoz nem szükséges, illetve a nem megfelelően hasznosított vagyon a szerv nem hatékony működését eredményezi. A hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak hatékonysága szempontjából. Felelősöket kell kijelölni a hatékonysági számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. A FEUVE és a hatékonyság vizsgálat kiemelt területei A hatékonyság szinte a működés teljes egészét érinti, így különösen: o a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ, o szakmai működésre vonatkozó szakmai, és egyes szolgáltatásra vonatkozó szakmai előírások. Hatékonysági számításokat kell végezni: o a bevételi és kiadási előirányzatok és azok felhasználása vonatkozásában. Ekkor vizsgálni kell, hogy a teljesített feladatellátás, illetve szolgáltatásnyújtás hogyan viszonyul az elvárásokhoz, az érintettekhez mennyiségben és minőségben. Adott feladatellátásnál, szolgáltatásnál mindig vizsgálni kell az igénybevevők, és a lehetséges igénybevevők közötti kapcsolatot. o a létszám-előirányzatok felhasználása tekintetében. A létszám-előirányzatok felhasználása milyen hatással van a nyújtott szolgáltatások mennyiségére, valamint annak lehetséges igénybevételére, illetve, hogy a létszám, illetve személyi juttatás felhasználása hogyan hat a szolgáltatást igénybevevőkre (pl. lehet, hogy adott feladat több személlyel, vagy nagyobb fizetéssel jobb minőségben, gyorsabban stb. történik, ezért az igénybevétel nő, illetve a szolgáltatás megítélése is javul). o a vagyongazdálkodás során. A vagyongazdálkodás során az eredményességi vizsgálat középpontjában az állhat, hogy a rendelkezésre álló vagyon valamely 18
feladatellátás kapcsán kapcsolatba kerül-e a lehetséges igénybevevőkkel, illetve az igénybevétel, vagy annak lehetősége milyen hatást gyakorol rájuk. Az eredményesség javítása érdekében: o számításokkal, o közvélemény kutatásokkal, o egyéb felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. A vagyongazdálkodás területét rendszeresen vizsgálni kell annak eredményessége szempontjából. Felelősöket kell kijelölni az eredményesség számítások elvégzésére, kedvezőbb vagyongazdálkodási javaslatok kidolgozására. V. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ A Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat Belső Kontrollrendszerében az információ és kommunikáció áramlása a hivatali út betartásával történik. Biztosítani kell a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat munkatársainak a munkájuk végzéséhez szükséges hiteles információkhoz való hozzáférést, a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálattal kapcsolatos szabályzatokban meghatározottak szerint. Minden ügyintézőnek lehetősége van az internet, a telefon, fax hozzáféréshez. A Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat belső szervezeti egységeinek vezetői, szükség szerint biztosítja az egyes vezetői döntések meghozatalához elengedhetetlen információkat. A vezetői döntésekről az intézményvezető szükség szerint munkaértekezleten vagy utasításban, körlevélben, szóban, írásban illetve a belső levelező rendszeren keresztül tájékoztatja az intézmény dolgozóit. VI. MONITORING Monitoring fogalma: folyamatos megfigyelés, adatgyűjtés, elemzés. Magába foglalja a monitoring rendszer felállítását, tervezését, az indikátorok meghatározását, a megvalósítás fázisában az adatgyűjtést, az elemzést, a javaslattételt az esetleges beavatkozásra. Az intézményvezető részére álljon rendelkezésre a FEUVE szabályozásban a munkafolyamatok folyamatos megfigyelésének, az adatgyűjtésnek és az elemzésnek a lehetősége. A kiépített monitoring rendszer biztosítsa és segítse a FEUVE szabályozásban foglaltak teljesülését, mind a tevékenységek céljának, 19
időbeliségének, fontos jellemzőinek vonatkozásában, mind pedig az ellenőrzés és értékelés hatékony megvalósításában. A Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat Belső Kontrollrendszerében feladat: a szervezet összefogása és irányítása, a működés során felmerült jogértelmezési problémák kezelése, a kiemelt fontosságú kérdések a jegyző elé történő terjesztése a hivatali út betartásával, az informatikai feladatokkal kapcsolatos tevékenység összehangolása, illetve a fentiek ellenőrzése, a szabályzatok és mechanizmusok érvényesítésével összefüggő szervezése, elemzése, ezen feladatokkal kapcsolatos kommunikációs tevékenységek hatásvizsgálat összefogása, összehangolása, segítése. A monitoring célja: a Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat tevékenységeivel kapcsolatos monitoring stratégia kialakítása, az egyes indikátorok megvalósulásának folyamatos monitoringja, értékelése felülvizsgálata, a meghatározott indikátorértékektől való eltérések okainak felderítése, és az okok megszüntetésére illetve mérséklésére szolgáló intézkedések megtétele, Az intézményvezető feladata Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat belső kontrollrendszerének legalább évenkénti felülvizsgálata és értékelése, önértékelés, illetve amennyiben a rendelkezésre álló források lehetővé teszik külső értékelő bevonásának segítésével, intézkedni kell a belső ellenőrzés, illetve egyéb belső vagy külső vizsgálat feltárt, a belső kontrollrendszert érintő hibák kijavításáról, a szükséges intézkedések azonnali megtételéről. Monitoring Ellenőrzés Értékelés TEVÉKENYSÉG ELLENŐRZÉS MONITORING ÉRTÉKELÉS CÉL IDŐBELISÉG A TEVÉKENYSÉG VÉGZŐJE A TEVÉKENYSÉG A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata Folyamatos a projekt végrehajtás során Külső vagy belső A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata Folyamatos a projekt végrehajtás során Belső A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi probléma viszonylatában Pontszerű, előzetes, közbenső és utólagos Külső 20
JELLEGE Operatív Operatív Elemző-tudományos A VISSZACSATOLÁS MÓDJA Szankció Kiigazítás a hatékonyság érdekében Tanulási folyamat VII. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÖTELEZETTSÉG, A BELSŐ ELLENŐRZÉS VÉGZŐ SZEMÉLY JOGÁLLÁSÁNAK, MEGHATÁROZÁSA A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet 4. (2) bekezdése alapján a szerv az alábbiak szerint rendelkezik a belső ellenőrzési kötelezettségről, a belső ellenőrzést végző személy/szervezet jogállásának, feladatának meghatározásáról. 1. A belső ellenőrzési kötelezettség A szerv köteles megszervezni és gondoskodni a vonatkozó jogszabályok, valamint a Békési Kistérségi Társulás által elkészített Belső ellenőrzési kézikönyve által meghatározott előírások szerinti belső ellenőrzésről. A belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről az államháztartási törvényben meghatározottak szerint a jegyző köteles gondoskodni. 2. A belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy, szervezet jogállása A Mezőberényi Kistérségi Általános Iskola, Alapfokú Művészetoktatási Intézmény, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat a belső ellenőrzési tevékenységet a következő formában szervezi meg: független belső ellenőrzési feladatok társulásban való elláttatása. (Békési Kistérségi Társulás) A belső ellenőrzést végző személy, feladatainak maradéktalan ellátása érdekében: az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység bármely helyiségébe beléphet, számára akadálytalan hozzáférést kell biztosítani valamennyi: o irathoz, o adathoz és o informatikai rendszerhez, kérésére az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység bármely dolgozója köteles szóban vagy írásban információt szolgáltatni. A belső ellenőrzést végző személy az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél: államtitkot, szolgálati titkot, üzleti titkot tartalmazó iratokba és más dokumentumokba is betekinthet, azokról másolatot, kivonatot kérhet, illetve személyes adatokat kezelhet, a jogszabályokban meghatározott adat- és titokvédelmi előírások betartásával. A belső ellenőrzési tevékenység során: 21
szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer ellenőrzéseket és teljesítmény-ellenőrzéseket, illetve informatikai rendszerellenőrzéseket kell végezni. 3. A belső ellenőrzést végző személyek munkavégzésének keretei A belső ellenőrzést végző személy munkáját: a vonatkozó jogszabályok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és nemzetközi belső ellenőrzésre vonatkozó standard-ok, továbbá a Belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi. VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. Ezen szabályzatot Mezőberény Város Önkormányzati Képviselő-testülete a /2011. (VIII. 29.) számú határozatával hagyta jóvá. 2. Ezen szabályzat 2011. szeptember 1. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a 2009. szeptember 28-án hatályba lépett FEUVE szabályzat hatályát veszti. Öreg István intézményvezető 22
3/1. sz. melléklet ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 23
1 2 3 4 1. Költségvetés tervezésének ellenőrzési nyomvonala Feladat, téma Szabályozás Feladatot végző Dokumentum/ Fel.Köt.vállaló Határidő Ellenőrzés, Utalványozás Pénzügyi Könyvvezetés Fellelhetőség érvényesítés ellenjegyzés teljesítés 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Intézményi Költségvetési Felelős: Nincs Nincs Nincs Nincs bevételek és javaslat kiadások tervezése elkészítése Költségvetés koncepciójának elkészítése, összeállítása Az intézmény költségvetési javaslatának elkészítése A költségvetés jóváhagyása és elkészítése 292/2009. (XII. 19.) SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend 292/2009. (XII. 19.) SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend 292/2009. (XII. 19.) SZMSZ Kollektív szerződés Ügyrend 292/2009. (XII. 19.) SZMSZ Ügyrend Előkészítő: számviteli dolgozók, részegység vezetők Előkészítő: számviteli dolgozók, részegység vezetők Előkészítő: fő Fenntartó Képviselőtestület, fő, Költségvetési javaslat elkészítése Költségvetési javaslat elkészítése Intézményi költségvetés Felelős: Felelős: Felelős: fő, Tárgyév nov. 30. a következő évre Tárgyév nov. 30. a következő évre (a helyi önk-i képv.-test tagjai ált választásá nak évében legkésőbb dec.15-ig) Tárgyév nov. 30. a következő évre Tárgyév február 15. 28. Nincs Nincs Nincs Nincs Nincs Nincs Nincs Nincs Nincs Ügyrend szerint Nincs Az eredeti előirányzatokat a főkönyvi könyvelésben könyvelni kell 24
1 2. Befektetett eszközök ellenőrzési nyomvonala Feladat, téma Szabályozás Feladatot végző Dokumentum Fel.Köt.vállaló Határidő Ellenőrzés, Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.) Utalványozás Pénzügyi Könyvvezetés érvényesítés ellenjegyzés teljesítés 1. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bevételezési Felelős: Folyamatos Bank vagy Negyedévenként bizonylat, pénztár összesítő feladás a politika Üzembe- főkönyvi könyvelés Értékelési helyezési felé szabályzat jegyzőkönyv Nyilvántartó fő karton 2 3 Állomány csökkenés (értékcsökkenés, értékvesztés, selejt, hiány, stb.) Befektetett eszközök értékesítése politika Értékelési szabályzat politika Értékelési szabályzat Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek Állománycsökkenési bizonylat és számla kiállítása Felelős: fő Felelős: Écs: negyedévet 10. nap Folyamatos Bank Negyedévenként, illetve szükség szerint összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Könyvvezetésben a bevétel megjelenik. 25
1 2 3 4 3. Készletek, követelések, értékpapírok ellenőrzési nyomvonala Feladat, téma Szabályozás Feladatot végző Dokumentum Fel.Köt.vállaló Határidő Ellenőrzés, Állománynövekedés (vásárlás, átadás, felújítás, stb.) Utalványozás Pénzügyi Könyvvezetés érvényesítés ellenjegyzés teljesítés 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bevételezési Felelős: Folyamatos Bank vagy Negyedévenként bizonylat, pénztár összesítő feladás a politika Nyilvántartó főkönyvi könyvelés Értékelési karton felé szabályzat fő Állomány csökkenés (értékvesztés, selejt, hiány, stb.) Követelések adósok, vevők nyilvántartásba vétele Adósok, vevők Állomány-változása politika Értékelési szabályzat politika Értékelési szabályzat politika Értékelési szabályzat Összesítő feladások, különféle jegyzőkönyvek Számla vagy nyugta kiállítása Összesítő feladás, jegyzék elkészítése Felelős: fő Écs: negyedévet 10. nap Folyamatos Negyedévet/ évet 15. nap Bank vagy pénztár Bank vagy pénztár Negyedévenként, illetve szükség szerint összesítő feladás a főkönyvi könyvelés felé Az nyilvántartásban könyvelni kell. A főkönyvi könyvelésben az állományváltozást könyvelni kell 26